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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y

CODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
(Documento de uso exclusivamente pedagógico en
la materia de Gestión de Calidad - UPDS)

COPIA CONTROLADA Nro. DE COPIA ____

COPIA NO CONTROLADA

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Nombre: Nombre:

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha de elaboración: Fecha de revisión: Fecha de aprobación:

REVISIÓN: FECHA: DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN:

REV. 00 16 de agosto del 2019 Revisión Inicial
REV. 01 20 de marzo del 2020 Nuevo sistema de codificación
REV. 02 27 de mayo del 2021 Actualización y correcciones

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INDICE

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
4. RESPONSABILIDADES
5. DEFINICIONES
6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
7. MODIFICACIONES
8. FORMATOS Y REGISTROS
9. ANEXOS

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1. OBJETIVO
Definir la metodología para la elaboración y codificación de los Procedimientos
de la empresa con la finalidad de establecer criterios y unificar formatos.
2. ALCANCE
Esta Guía aplica a los documentos generados para desarrollar las actividades
y operaciones de los procesos dentro de todas las áreas de la empresa como
parte del SGC.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Norma Internacional ISO 9001:2015, Sistemas de Gestión de Calidad –
Requisitos.
• Norma Internacional ISO 9000:2015, Sistemas de Gestión de Calidad –
Fundamentos y Vocabulario.
• Manual de la Calidad de la empresa
4. RESPONSABILIDADES
Gerente General: responsable de aprobar el presente documento.
Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad: es responsable de
supervisar la implementación de esta Guía, controlar la distribución de los
documentos y los cambios efectuados en estos, mantener actualizada la
documentación del Sistema Gestión de Calidad que se encuentra en la Intranet
y/o computadoras personales, y documentos impresos en cada puesto de
trabajo.
Jefes de área o encargado del proceso: son responsables de cumplir con lo
descrito en este documento y generar la información necesaria para
desarrollarlo.
5. DEFINICIONES
Manual de la Calidad: documento que describe y especifica el Sistema de
Gestión de la Calidad de la empresa.
Procedimientos: conjunto de especificaciones, relaciones, responsabilidades,
controles y ordenamiento de las actividades y tareas requeridas para cumplir
con el proceso.
Proceso: conjunto de entradas tangibles o intangibles, suministradas por un
proveedor. A estas entradas se les asigna recursos y se le aplican controles,
obteniendo salidas tangibles o intangibles, destinadas a un usuario, generando
un impacto en los mismos. Se clasifican en estratégicos, operativos y de apoyo.

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Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte de los

documentos puede ser papel, CD, discos duros, memorias USB, fotografía,
muestra patrón o una combinación de éstos.
Información documentada: Información que una organización tiene que
controlar y mantener, y el medio que la contiene.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades realizadas.
Diagrama de flujo: Es la representación gráfica de las etapas de un proceso o
procedimiento de acuerdo a unas convenciones universales.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación
y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos
establecidos.
Aprobación: acción de verificar que indica que lo que ha sido documentado
corresponde con las políticas, objetivos y/o requisitos de SGC HSEQ y
constituye autorización para continuar o iniciar su aplicación.
Documento obsoleto: Documento cuya versión ha sido modificada y debe
prevenirse su uso indebido o malintencionado.
6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
6.1 Elaboración, Revisión, Aprobación y Actualización.
La persona que ejecuta la actividad conjuntamente con el apoyo de su
personal a cargo elabora el documento (Procedimiento o Instructivo Técnico),
detallando todas las operaciones y actividades que se realizan. De la misma
manera, se debe mencionar y elaborar los registros, tablas, gráficos, anexos,
etc., que se necesiten para la ejecución de las labores.
Las diversas actividades pueden estar sujetas a condiciones, requisitos y
exigencias de diferentes normas, otros procedimientos y legislación pertinente.
Los mismos deben ser adecuadamente mencionados en las referencias.
Una vez elaborado el documento, debe ser revisado por el inmediato superior
o designado especialista, de no tener observaciones, el Gerente General
aprueba su emisión con la firma del documento en su primera hoja en caso de
los Procedimientos y firma en el pie de página en el caso de los Instructivos
Técnicos. Deberán existir al menos dos autoridades diferentes para revisar y
aprobar la elaboración.
De haber observaciones las escribe en el documento o en hoja adjunta y las
envía a la persona que lo elaboró para su modificación; una vez corregido el
documento, el Gerente General, aprueba su emisión.

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El mismo ciclo de revisión, aprobación se repite en caso de ser necesaria la

modificación de los documentos ya aprobados. Identificando la versión
correspondiente en orden correlativo.
Anualmente y/o cuando sea necesario todos los documentos del SIG deben
ser revisados y actualizados para asegurar la vigencia de los mismos por las
mismas autoridades que originalmente elaboraron, revisaron y aprobaron.
En el caso de proyectos, los responsables de elaboración, revisión y
aprobación serán definidas contractualmente con el cliente.
6.2 Emisión
El Coordinador del SGC edita el documento de acuerdo al formato establecido
e imprime el original para la/s firma/s necesarias. Bastará que esté firmada la
primera hoja de cada procedimiento para darle la validez correspondiente.
6.3 Control y Distribución
Toda la documentación que hace parte del SGC y a la que puede acceder todo
el personal que cuente con una computadora, se encuentra en el sistema
informático de la empresa; estos documentos están protegidos contra
escritura.
Así mismo el Coordinador del SGC mantiene toda la documentación vigente
en formato físico a disposición del personal.
También podrá poner a disponibilidad copias físicas con carácter de copias
controladas, asegurándose su disponibilidad en los puntos de uso. Los
destinatarios de los documentos físicos distribuidos deben mantener la
legibilidad de éstos, evitando que los mismos sean tachados, marcados,
rayados o presenten borrones; de suceder algunos de éstos casos se debe
comunicar al Gestor del SCG quien procederá al retiro del documento y
entrega de una nueva copia al usuario.
El Coordinador del SGC controla la distribución de los documentos mediante
la Lista Maestra de Control y Distribución, la cual contiene:
1. Código.
2. Nombre del documento.
3. Revisión.
4. Fecha.
5. Fecha de Recepción
6. Medio Digital / Físico.
7. Tiempo de Retención.
8. Responsable / Destinatario.
El destinatario de copias controladas físicas, conserva las mismas en un lugar
seguro y accesible en el área de trabajo.

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Cualquier copia o fotocopia de documentos internos del SGC que no hayan

sido distribuidas por el Coordinador del SGC, serán consideradas como copias
NO CONTROLADAS.
6.4 Custodia de Documentos
El Coordinador del SGC deberá conservar en custodia los originales en físico
de los documentos, así mismo deberá escanearlos y tenerlos disponibles en
la red para los usuarios. Tendrá control centralizado de la Intranet. Con
carácter mensual, efectuará un back up de los archivos magnéticos.
6.5 Documentos Obsoletos
El Gestor SGC, identifica las copias de versiones antiguas que por alguna
razón se conservan, los mismos deben ser identificados usando un sello con
la palabra OBSOLETO y ser archivados en el archivo de pasivos, separados
de la documentación actualizada a objeto de prevenir su uso no intencionado.
6.6 Formato
6.6.1 Tipo de Letra, Márgenes y hoja
• Se utiliza la letra Arial, tamaño 12.
• Interlineado: Simple.
• Margen superior: 2.5 cm. Margen inferior: 2.5 cm.
• Margen izquierdo: 3 cm. Margen derecho: 3 cm.
• Tamaño carta, orientación vertical.
6.6.2 Encabezado de Pagina
El cuadro de encabezado que identifica el documento contiene la siguiente
información:
1. Logo de la empresa.
2. Tipo y nivel del documento (Ver Anexo 1).
3. Título del documento.
4. Código de identificación del documento con la última versión vigente.
5. Fecha de emisión.
6. Número de páginas en el formato x de y.
Ejemplo:

(2) (4)

(5)
(1) (3) (6)

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El encabezado tiene que estar en todas las páginas del documento ya que
se tiene que identificar con el título, el número de página y la fecha, para no
confundir con alguna edición anterior u obsoleta.
6.6.3 Recuadro de Control de Emisión
Este recuadro se situará únicamente al pie de la primera hoja del
procedimiento. Se compone de los siguientes apartados:
1. Elaborado por: Se refiere a la persona que elaboró el procedimiento.
2. Revisado por: Es la persona responsable del área, jefe de
departamento, especialista, subdirector o director de área;
normalmente el responsable del proceso que revisa el documento.
3. Aprobado por: Es la persona que aprueba y autoriza el procedimiento,
es el que asume la responsabilidad final de lo que se ejecute en el
mismo.
Tiene que tener el nombre, cargo, fecha y firma correspondiente.
Ejemplo:

6.6.4 Registro de Ediciones

En todos los procedimientos tiene que constar un registro de ediciones con
su fecha y el motivo por el que se ha modificado.
Ejemplo:

Usualmente se utilizan letras para denominar al documento cuando está en

borrador: REV. A, REV. B, etc. Cuando supera la etapa de aprobación y se
ha emitido para su uso oficial se denomina como REV. 00. A partir de ahí,
para posteriores ediciones, se usa el número secuencial: REV. 01, REV. 02,
etc.

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6.6.5 Formato del Cuerpo del Documento por Niveles de Redacción.

NIVEL FORMATO FUENTE

NIVEL 1 1. TITULO 1 Negrita, mayúscula sostenida Arial 12
NIVEL 2 1.1 Titulo 2 Negrita, mayúscula inicial Arial 12
NIVEL 3 1.1.1 Titulo 3 Normal, mayúscula inicial Arial 12
NIVEL 4 • Viñeta Normal, mayúscula inicial Arial 12
1. Numeración
6.7 Codificación
La codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se
hará en una combinación de números arábigos y letras mayúsculas, tomando
como referencia el tipo de documento, el área funcional, el número consecutivo
y el estado de revisión:
Código (XX-YY-ZZ-REV##)
XX: Siglas que identifican el tipo de documento.
YY: Siglas que identifican el área al cual corresponde el documento y/o formato
creado.
ZZ: Identifica el consecutivo numérico de los documentos y/o registros del
proceso.
REV##: Estado de la revisión/versión.

NIVEL TIPO DE DOCUMENTO

Nivel 1 MC = Manual de Calidad
PC = Plan de Calidad
SIG = Lista Maestra del SIG
PO = Política
Nivel 2 PR = Procedimiento
PG = Programa
GU = Guía
PL = Plan
Nivel 3 IT = Instructivo de Trabajo
NS = Nota de Servicio
Nivel 4 RG = Registro
FO = Formulario
PA = Planilla
LS = Lista
CL = Catálogo
AX = Anexo

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AREA AL QUE PERTENECE EL DOCUMENTO

PRO = Proyectos, licitación y adjudicación de Proyectos
OPE = Operaciones
MNT = Mantenimiento
ADM = Administración
RHU = Recursos Humanos
LOG = Logística
ING = Ingeniería
CSSA = Calidad, Seguridad, Social y Ambiental
SIS = Sistemas
MKV = Marketing y Ventas
ADQ = Compras y adquisiciones
JUR = Jurídica
FIN = Finanzas
TIC = Tecnologías de la Información y Comunicación
Ejemplos:
PR-CSSA-05-REV00: Procedimiento para Manejo y Control de
Residuos Sólidos perteneciente al área de Calidad, Seguridad y Medio
Ambiente, documento 5 en su versión 0 (Inicial).
FO.LOG.01.02: Formulario 1 para enlistar proveedores habilitados por
el área de Logística, segunda versión.
LS-ADQ-03-03: Solicitud de cotización de alquiler de equipos (03) bajo
lista, versión 3 revisada.
RG-OPE-20-01: Pedido de materiales de Producción a Almacén,
formulario 20 en su primera revisión.
Nota: De acuerdo al desarrollo de las actividades de la Organización, al
incorporar nuevas áreas, se agregará una nueva codificación en los
documentos y/o formatos del sistema de gestión, esto previamente consultado
con el representante del sistema quien aprobará y designará el nuevo código o
siglas.
6.8 Diagrama de Flujo del Proceso
Es la representación gráfica de la secuencia de las etapas y de los órganos o
puestos que intervienen en el procedimiento.
El diagrama se elabora con base en la descripción del procedimiento. Los
símbolos básicos y el contenido de cada representación a utilizar son:

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SIMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Muestra el principio y el final del diagrama de flujo,
INICIO - FIN especificando con ello las fronteras del proceso de
transformación. Las palabras INICIO y FIN deben
escribirse en la parte interior del símbolo
Denota un paso operacional o una actividad que
ACTIVIDAD - deberá ejecutarse. Se escribe una muy breve
OPERACIÓN descripción de lo que se debe hacer.

Representa una decisión, una evaluación o una

condición (SI-ENTONCES) que tiene dos resultados
No posibles. La decisión debe escribirse adecuadamente
DECISIÓN
dentro del símbolo, cada rama de la flecha de
decisión/evaluación debe estar bien etiquetada para
Si saber a dónde se dirigirá el resultado.

Expresa la dirección del flujo dentro del diagrama; el

flujo podría ser de materiales, información o
personas.
Se utilizarán únicamente líneas horizontales y
LINEA DE FLUJO verticales, no inclinadas. En los casos en que no sea
posible conectar las actividades con líneas rectas, se
utilizarán ángulos rectos.
Las líneas no deberán cruzarse entre ellas, si no es
posible, se debe cruzar con un pequeño puente.
Se usa este símbolo cuando se requiere saltar a otra
CONECTOR sección no contigua dentro la misma hoja, debe
identificarse mediante una letra.
Se emplea para realizar la conexión del diagrama de
CONECTOR DE
una página a otra. Los dos conectores se relacionan
PAGINA
mediante números arábigos.
DIFERENTE
Representa cualquier tipo de documento que entra,
DOCUMENTO se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Pueden se registros, listas, reportes, formularios,
etc.

Las actividades se separan por columnas donde se registra el nombre del

órgano de la estructura autorizada o responsable de la unidad que interviene.
En la primera columna de la izquierda, se da inicio al procedimiento. El trazo
inicia de arriba hacia abajo y de izquierda hacia la derecha; posteriormente el
flujo puede retroceder dependiendo del procedimiento.

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El diagrama de flujo que se utilizará es el llamado “de bloques”, pues permite

tener una visión global de los participantes en el procedimiento y se compone
de tantas columnas como órganos o puestos intervengan en el procedimiento.
Ejemplo:
RESPONSABLE A RESPONSABLE B RESPONSABLE C

A
INICIO

Actividad Decisión No
1 2

Si
Actividad Actividad
2 3 Actividad
Lista 7
1

Actividad No Decisión
Actividad
4 1
Reporte 8
1 Si

Actividad Actividad
5 9
Reporte
2

Actividad
6 FIN

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6.9 Descripción de las Actividades

6.9.1 Etapas
Son las partes en que se divide el procedimiento, y cada una de ellas integra
un conjunto afín de actividades.
La secuencia de la etapa deberá coincidir con el orden de las actividades
plasmado en el Diagrama de Flujo del Proceso.
6.9.2 Descripción de las Actividades
La redacción de cada actividad, iniciará con un verbo conjugado en el tiempo
presente de la tercera persona del singular.
Es la descripción detallada de las operaciones; de manera tal que permita al
personal comprenderlas, seguirlas y aplicarlas, aun cuando sea de recién
ingreso al área.
Si es importante, deberán considerarse en la redacción de las actividades,
los elementos necesarios para su realización, así como los productos que se
generen: otros documentos, listas, formularios, registros, insumos,
indicadores, etc.
6.9.3 Responsable
Se refiere a los órganos o puestos de la estructura autorizada, responsables
de la ejecución y cumplimiento de las actividades del procedimiento.
En el caso del personal operativo habrá de señalarse el nombre del puesto
por funciones reales desempeñadas: jefe de almacén, analista, secretaria,
mensajero, operador, etc.
Ejemplo:
Secuencia Etapa Descripción de Actividades Responsable
1 Nombre de la Etapa 1 Actividades Responsable A
.
.
.
2 Nombre de la Etapa 2 Actividades Responsable B
.
.
.
3 Nombre de la Etapa 3 Actividades Responsable B
.
.
.
4 Nombre de la Etapa 4 Actividades Responsable C
.
.

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6.10 Cuerpo del Documento

La organización del contenido del documento debe mantenerse bajo el
siguiente orden:

1. Objetivo Describe el propósito para el cual fue

diseñado el documento, plantea la razón de
ser del procedimiento.
2. Alcance Especifica el área, función o personal al que
aplica el procedimiento.
3. Documentos de Referencia Lista de documentos que contienen
información requerida para entender y poner
en práctica el documento. Son los que
pueden ser consultados para el
entendimiento de las actividades
establecidas.
4. Responsabilidades Se mencionan los cargos de las personas
que tienen responsabilidad en la aprobación,
revisión, seguimiento, operación, etc. De
todas las actividades dentro del proceso
5. Definiciones Incluye el vocabulario, los conceptos, la
jerga institucional y los términos técnicos
que se consideren necesarios para el mejor
entendimiento del texto.
6. Descripción del Procedimiento / Descripción detallada de las actividades,
Desarrollo del Contenido para lo cual se utiliza diagrama de flujo y
tabla de descripción de actividades.
7. Control de Cambios / Describe brevemente los cambios con
Modificaciones relación a la versión anterior.
8. Formatos y Registros Se indica cuales son los registros que genera
y usa el procedimiento actual (formularios,
listas, registros, etc.)
9. Anexos Hojas de registro de datos en blanco, y toda
información adicional que se crea necesaria
para entender el procedimiento.

7. MODIFICACIONES
FECHA VERSIÓN DESCRIPCION DE LOS CAMBIOS
16/08/2019 Revisión 00 Documento inicial puesto en vigencia a partir de la fecha.
20/03/2020 Revisión 01 Se modifica el sistema de codificación de los documentos,
aumentando nuevas áreas de operaciones. Además se
adecua su vocabulario a la ISO 9000:2015.
16/05/2021 Revisión 02 Revisión de estilo y redacción.

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8. FORMATOS Y REGISTROS
Son todos los documentos de Nivel 4 que el procedimiento genera o utiliza e
incluyen formularios, registros, listas, etc. Su formato sigue los mismos principios de
identificación señalados en esta guía y deben ser adaptados de acuerdo a su uso
para un fácil manejo y consulta.
Los registros tienen que estar claramente identificados en los manuales,
procedimientos, planes de calidad, instructivos, y otros documentos que hagan
parte del SGC.
Ejemplo: El listado de formatos y registros que se utiliza en el Procedimiento de
Compras sería el siguiente:
• LS-ADQ-01 Listado de proveedores y contratistas
• FO-ADQ-01 Formato selección y evaluación de proveedores y contratistas
• FO-ADQ-02 Solicitud de Pedido
• FO-ADQ-03 Solicitud de cotizaciones
• FO-ADQ-05 Cuadro comparativo de cotizaciones
• FO-ADQ-04 Orden de Compra y Servicios
• FO-ADQ-04 Entrada de Almacén
• FO-ADQ-05 Kárdex de Almacén
Los registros de origen interno se identificarán por el nombre que se les asigne a
los formatos, los registros de origen externos se identificarán según el nombre del
documento.
Los registros del SGC deben ser redactados de forma legible, no deben presentar
tachaduras ni enmendaduras, se deben diligenciar todos los espacios necesarios
para los datos además de identificar claramente a los responsables.
9. ANEXOS
ANEXO 1: Estructura Documental del Sistema de Gestión de Calidad.
ANEXO 2: Ejemplo Formulario para Solicitud de Cotización.

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ANEXO 1.
Niveles de la Estructura Documental del Sistema de Gestión de la Calidad

NIVEL 1

NIVEL 2

NIVEL 3

NIVEL 4

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ANEXO 2.
Formulario para Solicitud de Cotización (Ejemplo)

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