Sistemas de control del inventario

Los sistemas de control de inventario cuentan con el apoyo de bases de datos de

transacciones, costos contables y proyecciones sobre el sistema en general, sobre
lo cual se apoyan para dictaminar las políticas que controlen los distintos
componentes y artículos que forman parte del inventario. Los sistemas de control
de inventario deben valerse de una gran cantidad de componentes que controlen
las distintas secciones del inventario. Secciones en las cuales se debe identificar
el comportamiento de las variables que se presentan, para enmarcar este
comportamiento de las variables en un modelo de inventario que las contemple, y
que ejerza políticas acordes a cada comportamiento de las secciones del
inventario.

Existen distintos modelos de inventarios que son de utilidad y que permiten

manejar las secciones del inventario.

Importancia
La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:
1. Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.

2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.

3. Que artículos del inventario merecen una atención especial.

4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del
inventario.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden

ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede
recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que
termine el cargo proceso de producción.
Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda
del cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene
inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, sino una cantidad
adicional para satisfacer la demanda inesperada.
El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en
el proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de
precios y contra la escasez de materia prima.

Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas

básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio más
bajo que predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una
continuación normal de las operaciones y una buena destreza de inventario.

La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción

ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa,
lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción.
Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la
continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad
razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de
inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar
enmarcado dentro de la política de la administración de inventario:

1. Implantar relaciones exactas entre las necesidades probables y los

abastecimientos de los diferentes productos.

2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la

categoría adecuada.

3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.

4. Mantener un nivel adecuado de inventario.

5. Satisfacer rápidamente la demanda.

6. Recurrir a la informática.

Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario

porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún
tipo de inventario porque:

1. La demanda no se puede pronosticar con certeza.

2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se

pueda vender.

Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los
inventarios insuficientes, porque los clientes podrían dirigirse a los competidores si
los productos no están disponibles cuando los demandan y de esta manera se
pierde el negocio. La administración de inventario requiere de una coordinación
entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de
coordinación nos podría llevar al fracaso financiero.

En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los

inventarios necesarios para sostener las operaciones en el más bajo costo posible.
En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel óptimo de
inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que
posteriormente, en qué punto se podrían minimizar estos costos.

http://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/535/5/CAPITULO%20III.pdf
Técnicas de administración de inventarios
El método comúnmente empleado en el manejo de inventarios es: El sistema
ABC.

Método ABC de gestión de inventarios

En empresas industriales o comerciales que operan con gran variedad de

artículos está comprobado que un % reducido de artículos representa un alto %
del valor de los inventarios. Y al contrario, un % elevado de artículos representa un
pequeño % de dicho valor. El método ABC clasifica por importancia relativa las
diversas existencias de una empresa cuando hay mucha variedad de productos y
no puede destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos a cada uno de ellos.
Cuanto mayor sea el valor de los elementos inventariados mayor será el control
sobre ellos. El método ABC clasifica las existencias en tres categorías:

Existencias A: los artículos más importantes para la empresa, son en torno al

20% de los artículos de almacén y equivalen en torno al 70-80% del valor total de
las existencias. La empresa debe controlar sus stocks detalladamente, reducir
todo lo posible las existencias y minimizar el stock de seguridad. Ejemplo: Para
una empresa que confecciona pantalones: telas de mayor valor.

Existencias B: existencias menos relevantes que las A. Se debe mantener un

sistema de control aunque mucho menos estricto que el anterior. Son en torno al
30% de los artículos del almacén, con un valor de 10-20% del total de las
existencias. Ejemplo: cremalleras y botones.

Existencias C: existencias con muy poca relevancia para la gestión de

inventarios, por lo que no se controlan específicamente. Se usan métodos
simplificados y aproximados. Representan en torno al 50% de las existencias, pero
tan solo el 5-10% del valor total del almacén. Ejemplo: folios (material oficina).
Para las existencias B y C la mera observación puede ser un método de control
válido. Para ellas se pueden usar modelos periódicos de inventario.

Debe recordarse que para el análisis del sistema de manejo de inventarios según
la clasificación ABC, es necesario involucrar los costos de cada artículo o ítem, y
también su utilización o total de consumo para el periodo a analizar.

http://centros.edu.aytolacoruna.es/maristas/62-68.pdf

Control interno sobre inventarios.

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas
tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control
interno sobre los inventarios incluyen:

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando
cual sistema se utilice.

2. Protección eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

3. Proteger al inventario contra el robo, daño o descomposición.

4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los

registros contables.

5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo

unitario.

6. Comprar el inventario en cantidades económicas.

7. Conservar suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, o

cual conduce a perdidas en ventas.

8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el

gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

Con el pasar del tiempo, los avances tecnológicos y las exigencias empresariales
los procesos y técnicas contables han evolucionado. Actualmente se puede
afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una
manera más simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar
que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad
empresarial.

Bodega Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de

mercadería. La formulación de una política de inventario para un departamento de
almacén depende de la información respecto a tiempos de adelantes,
disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras,
es la fuente mejor de esta información. Esta función controla físicamente y
mantiene todos los artículos inventariados, se deben establecer resguardo físicos
adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a
procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros se
deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata de los artículos.
Funciones
* Entrega de materiales
* Devoluciones
* Aprovisionar
* Recibir
* Certificar
* Inventariar
* Informes
* Reorden
* Entrada de artículos nuevos
* Identificar excedentes y mermas.
* Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las
existencias reales de mercadería.
* Lleva en forma minuciosa controles sobre las mercaderías (entradas y salidas)
* Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).
Función de las existencias Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de:
* Retraso en el abastecimiento de materiales.
* Abastecimiento parcial
* Compra o producción en totales económicos.
* Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.
Equipos de almacén Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de
los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo
adecuado. En algunas compañías, el departamento de conservación constituye las
estanterías, los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera
ordinaria y contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de acero se ha hecho
ya, de uso general que las madera y pueden compararse a los fabricantes
especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños. Función de
Recepción: La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un
transportador común, es la misma. Si el material se recibe de cualquier otra fuente
u otro departamento de la compañía, las actividades de construcción, el
procedimiento será el mismo. Importancia: La recepción adecuada de materiales y
de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas
tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepción total bajo un
departamento único, las excepciones principales son aquellas grandes empresas
con plantas múltiples. La recepción está estrechamente ligada a la compra, ya que
probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del
departamento de compra.

Proceso Al recibir un envió:

Se le someterá a verificación para comprobar si está en orden y en buenas
condiciones, si el producto está dañado o no se recibió el número de paquetes
requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se
podrá dar recibo de conformidad por él envió, esto es esencial sin tomar en cuenta
si el transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar
fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envíos ocultos. Técnicas de
almacenamiento Depende de la dimensión y características de los materiales su
almacenamiento, estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas
complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías y su
elección depende de los siguientes factores:
1. Espacio disponible para el almacenamiento de las mercaderías.
2. Tipos de mercaderías que serán almacenadas.
3. Tipos de materiales que serán almacenados.
4. Número de artículos guardados.
5. Velocidad de atención necesaria.
6. Tipo de embalaje. Sistema de control y registro de Inventario.

Los sistemas de control de los inventarios para la venta (mercaderías)

reconocidos por la Ley de régimen tributario interno, y avalados por las normas
contables son las siguientes:
- Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico
- Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo

Sistema de Cuenta múltiple o Inventario Periódico Las características de

este sistema son:
a) El inventario final se obtendrá de la bodega, tomando físicamente el inventario
(pesando, midiendo) y valorando al último precio de costo.
b) Se debe realizar asientos de regulación para poder determinar el valor de la
utilidad en ventas e introducir en los registros contables el valor del inventario final.
c) Utiliza diversas cuentas, entre otras: ventas, compras, inventario de
mercaderías, devoluciones en ventas, descuentos en ventas, devoluciones en
compras, descuentos en compras, transporte (compras y ventas), seguros
(compras y ventas) costo de ventas y ganancia bruta en ventas. Asiento tipo que
registra las Ventas:
Costo de Ventas:
El valor de las ventas registradas al costo se conoce como Costo de ventas. Es
una cuenta de resultados en la cual se anotan los valores de adquisición de las
mercaderías vendidas en un periodo determinado.
El Costo de ventas se obtiene aplicando la siguiente fórmula:

KÁRDEX O AUXILIAR DE LA CUENTA

Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben
implementar procedimientos de rutina que permitan controlar con exactitud el
movimiento de las mercaderías. Para visualizar claramente esta información se
requiere un Kárdex.
El kárdex está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos
de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocer las
existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico.
Cada tarjeta kárdex constituye un auxiliar de la cuenta Mercancías no fabricadas
por la empresa, donde la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de
las mercancías en existencia, a precio de costo.
DESCRIPCIÓN DE UNA TARJETA DE KÁRDEX
Encabezamiento: la empresa puede consignar los siguientes datos: Razón social,
nombre de la cuenta principal “inventario de mercancías”, el método seleccionado
para fijar el costo, nombre del artículo (subcuenta) con la referencia y el código.

http://josevillacisy.wikispaces.com/file/view/INVENTARIOS.pdf

Fecha: día, mes y año en que se efectúa la transacción por registrar.

Detalle: descripción del movimiento que se registra de acuerdo con el soporte de
compra, venta, devolución en compra o devolución en venta.
Comprobante diario de contabilidad (C.D.): número del comprobante del cual se
traslada los movimientos.
Entradas: En esta columna se registran las compras y las devoluciones en
compras de mercancías y se divide en dos columnas para registrar la cantidad y
costo total de los artículos comprados. Las entradas se registran con los datos
tomados de las facturas de compra liquidadas con el factor de costo.
Las devoluciones en compras se registran entre paréntesis, porque representan
disminución de la compra o entrada. Al final del periodo esta columna informa el
valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo, este es:

INVENTARIO INICIAL + COMPRAS - DEVOLUCIONES EN COMPRAS

Salidas: esta columna está igualmente dividida en dos columnas para registrar la
cantidad y costo de la mercancía vendida. Las devoluciones en ventas se
registraran a precio de costo, entre paréntesis, porque representan una
disminución de las ventas o salidas. Al final del periodo esta columna informa el
costo total de mercancía vendida.
Saldos: en esta columna se registra la cantidad y costo de las mercancías en
existencia. Los saldos se determinan así: Las compras se suman al saldo anterior,
las ventas se restan del saldo anterior, las devoluciones en compras se restan del
saldo anterior y las devoluciones en ventas se suman al saldo anterior.
Costo unitario: Como su nombre lo dice, en esta columna se registra el valor de
costo por unidad de la mercancía en existencia. Para calcular el costo unitario, en
cada renglón, después de registrar las entradas o las salidas y los saldos, se
divide el costo total por la cantidad total de la columna de los saldos,
El costo unitario se utiliza para registrar el costo de ventas en la columna de
salidas, multiplicando la cantidad vendida por el costo unitario de las mercaderías
en existencia al final de cada período, se utiliza también para liquidar el inventario
final de mercancías. Localización: al pie de cada tarjeta se registra la ubicación de
la mercancía en el almacén o en la bodega, con la cantidad mínima y máxima
requerida.
Proveedor: Nombre o razón social, ciudad y teléfono de la persona o empresa a
quien se le compra el artículo.

Métodos de costeo de inventarios

Las empresas multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos
unitarios para determinar el costo de los inventarios.
Los métodos de costeo de inventario son:
costo unitario específico, costo promedio ponderado, costo de primeras entradas
primeras salidas (PEPS) y costos de últimas entradas primeras salidas (UEPS)
bienes raíces, estas empresas costean, por lo general sus inventarios al costo
unitario especifico de la unidad particular.
El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente
de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías
vendidas.
Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos
que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de
Primeras Entradas, Primeras Salidas.
El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes.
Costo de últimas entradas, primeras salidas (ueps): El método últimas
entradas, primeras salidas dependen también de los costos por compras de un
inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al
inventario son los primeros costos que salen al costo de mercaderías vendidas.
Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las
compras primeras del periodo) en el inventario final.
http://aderezosparatortillaseat.blogspot.com/2009/03/kardex_31.html
http://www.inventario.us/activos/balances/metodos-de-costeo-de-inventarios-2/