UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO NUEVA ESPARTA

ESCUELA DE HOTELERÍA Y TURISMO
PROGRAMA DE LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN
COMERCIAL Y CONTADURÍA PÚBLICA

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA EL

REGISTRO Y CONTROL DE LAS CUENTAS DE HACIENDA
APLICADAS POR LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO
NUEVA ESPARTA.

Trabajo de Grado, Modalidad Pasantías, presentado como requisito parcial exigido para optar
al título de Licenciada en Contaduría Pública.

Br. JOVIBER MILAGROS RAMOS MARCANO

Guatamare, de 2.005
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA EL
REGISTRO Y CONTROL DE LAS CUENTAS DE HACIENDA
APLICADAS POR LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO
NUEVA ESPARTA.

Trabajo de Grado, modalidad pasantías, presentado como requisito parcial exigido

para optar el título de Licenciada en Contaduría Pública.

___________________________
Br. Joviber Ramos Marcano
C.I. 15.896.125.
Autor

___________________________ ___________________________
Abg. Estílita Rojas Lic. Ana Vásquez
C.I. 8.380.428. C.I. 5.479.457
Asesor Académico Asesor Laboral
 DEDICATORIA

En primer lugar, a la Virgencita del Valle y a Dios por haberme permitido

lograr mi principal meta.

A mi madre, Bernarda, ya que ella es el ser que me dio la vida y es una de las
personas que me motivan a seguir adelante, ya que es una mujer trabajadora y
luchadora por sus hijos que como ha podido los ha sacado adelante.

A mi esposo Ángel Tomás, a mi hijo y a mis hermanos Luis Ángel, Claritza,

Beriangel y Feliber, para que lo tomen como un ejemplo y sepan que cuando uno se
propone algo lo logra, y que de una u otra forma sea una motivación para ellos.

A mis abuelos Ángel y Bernarda, quienes me cuidaron desde pequeña y me

brindaron todo lo que estaba a su alcance. Por último, a una persona muy especial en
mi vida y a la que quiero mucho, mi TIA ADELINA, que es como una segunda
mamá para mí y logro guiarme por el camino de la formación profesional por lo que
le dedico éste título con todo mi corazón.
AGRADECIMIENTO
 INDICE GENERAL

Págs.

DEDICATORIA iii

AGRADECIMIENTOS iv

ÍNDICE GENERAL vi

ÍNDICE DE FIGURAS xi

Fase I. – Introducción

1.1. Denominación del organismo.

1.2. Procedimiento objeto de estudio

1.3. Introducción (Situación a evaluar)

1.4. Objetivos

1.4.1. Objetivo general

1.4.2. Objetivos específicos

 1.5. Técnicas de recolección de datos

1.5.1. Observación directa del área de estudio

1.5.2. Entrevista semi-estructurada.

1.5.3. Revisión documental

Fase II. – Aspectos generales de la Gobernación del Estado Nueva Esparta.

2.1. Reseña histórica

2.2. Estructura organizativa

2.2.1. Tipo de actividad

2.3. Objetivos

2.4. Misión y visión

2.5. Descripción del Departamento de Contabilidad Fiscal.

2.5.1. Funciones básicas que realiza el departamento de Contabilidad

Fiscal.
2.5.2. Funciones del personal que labora en el departamento de
Contabilidad Fiscal.

Fase III. – Cuentas de Hacienda manejadas por el Departamento de

Contabilidad Fiscal de la Gobernación del Estado Nueva Esparta.
 3.1. Activos:

3.1.1. Situación Fiscal del Tesoro

3.1.2. Bienes Inmuebles
3.1.3. Bienes muebles
3.1.4. Responsabilidades fiscales
3.1.5. Otros activos.

3.2. Pasivos:

3.2.1. Obligaciones diferidas

3.2.2. Hacienda del Estado

Fase IV. – Normas y procedimientos contables para el registro y

control de las cuentas de Hacienda establecidas en la Publicación N 20

4.1. Normas y procedimientos contables para el registro y

control de los activos de las cuentas de Hacienda establecidas
en la Publicación 20.

4.1.1. Situación fiscal del Tesoro.

4.1.2. Fondos para pago Deuda Pública Estadal
4.1.3. Intereses prepagados Deuda Pública Estadal
4.1.4. Aportes de capital y acciones.
4.1.5. Bienes inmuebles
4.1.6. Bienes muebles
4.1.7. Proveeduría y almacenes
4.1.8. Responsabilidades fiscales
 4.1.9. Otros activos
4.2. Normas y procedimientos contables para el registro y
control de los pasivos de las cuentas de Hacienda establecidas
en la Publicación 20.

4.2.1. Deuda Pública Estadal

4.2.2. Obligaciones diferidas
4.2.3. Reservas para activos dudosos

Fase V. – Análisis comparativo de las normas y procedimientos contables

Para el registro y control de las cuentas de Hacienda, según lo
Establecido en la Publicación 20 con las aplicadas en el
Departamento de Contabilidad Fiscal.

5.1. – Análisis comparativo de las normas y procedimientos contables

Para el registro y control de las cuentas de Hacienda, según lo
establecido en la Publicación 20 con las aplicadas en el
Departamento de Contabilidad Fiscal.

Fase VI. Evaluación de las normas y procedimientos contables para el registro

y control de las cuentas de Hacienda aplicadas por el Departamento de
Contabilidad Fiscal.

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

PROPUESTA
BIBLIOGRAFÍA

ANEXOS

Anexo N° 1.- Estructura Organizativa de la Gobernación

Del Estado Nueva Esparta
Anexo N° 2.-

Anexo N° 3.-

Anexo N° 4.-

Anexo N° 5.-

Anexo N° 6

Anexo N° 7.

Anexo N° 8.-

Anexo N° 9.-

Anexo N° 10.-

ÍNDICE DE FIGURAS
Figura N° 1.- Gobernación del Estado Nueva Esparta.

Figura N° 2.- Croquis ubicación de la Gobernación del Estado

Nueva Esparta

Figura N° 3.- Estructura organizativa de la Gobernación del

Estado Nueva Esparta

Figura N° 4.- Estructura organizativa de la Gobernación del

Estado Nueva Esparta recalcando el Departamento
de Contabilidad Fiscal

Figura N° 5.-
 Fase I

Introducción.
1.1. DENOMINACIÓN DEL ORGANISMO

La pasantía se realizó en la Gobernación del Estado Nueva Esparta,

específicamente en el Departamento de Contabilidad Fiscal (ver figura N° 1),
ubicada en la Avenida Constitución de la Asunción, Municipio Arismendi
(ver figura N° 2).

Figura N° 1

GOBERNACIÓN DEL ESTADO NUEVA ESPARTA

Fuente: Elaboración Propia. 2.004.

 Figura N° 2

Croquis ubicación de la Gobernación del Estado Nueva Esparta

Fuente: Elaboración propia 2.004.

1.2 OBJETO DE ESTUDIO

El objeto de estudio fue la evaluación de las normas y procedimientos

contables para el registro y control de las cuentas de Hacienda, aplicadas por el
departamento de Contabilidad Fiscal de la Gobernación del Estado Nueva Esparta.

1.3 INTRODUCCIÓN (Situación a evaluar)

Toda organización, sea pública o privada, busca alcanzar el mayor beneficio

posible con el uso adecuado de los recursos disponibles, por lo cual es indispensable
que exista una buena planificación que conlleve a administrar sanamente los mismos,
es decir, las empresas deben planificar sus operaciones tomando en cuenta los
recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos que poseen para obtener así
los mejores resultados posibles.

Es por ello, que las organizaciones se ven en la necesidad de incorporar

nuevas herramientas administrativas que le permitan controlar sus recursos, con el fin
de lograr que se desarrolle el proceso administrativo en cualquiera de sus fases:
planificación, organización, dirección, control y evaluación.

Ahora bien, una de las herramientas generalmente utilizadas para el registro y

control de las operaciones contables de estas instituciones, son los Manuales de
Normas y Procedimientos. En este sentido, Gómez (1.997:125), los define como
“documentos que registran y transmiten, sin distorsiones, la información básica
referente al funcionamiento de las unidades administrativas, además, facilitan la
actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y
desarrollo de las funciones”. De igual forma, la Fundación Latinoamericana de
Desarrollo Municipal (FULADEM), en un curso dictado el 18 de Noviembre del año
2.003, sobre la elaboración de manuales de normas y procedimientos, explica que las
Normas vienen siendo “las reglas a seguir para la ejecución de los procedimientos” y
éste último, es considerado como “una sucesión cronológica de operaciones
concatenadas entre sí, que constituyen una unidad en función de una actividad
específica dentro de un ambiente determinado”.

Por consiguiente, las instituciones deberían tener sus normas y procedimientos

para el registro de las transacciones contables que se generen, a fin de mantener un
control sobre sus aspectos contables.

De ahí que, se asume que las instituciones públicas elaboran sus manuales de
normas y procedimientos basados en la Contabilidad Gubernamental o Fiscal, para el
registro y control de sus transacciones contables, ésta Contabilidad es definida por la
Universidad Nacional Abierta (UNA; 1.995: 120) como:

“el conjunto de normas, métodos y convenciones, establecidos para

registrar las operaciones y mostrar la situación financiera y
patrimonial de las entidades de derecho público que administran el
fisco nacional, los estados, los municipios y abarca también los
institutos y las empresas constituidas con participación del estado”
 En este sentido, la Gobernación del Estado Nueva Esparta, por ser un ente
público, al aplicar esta contabilidad debe regirse por los instrumentos legales emitidos
por la Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela: Plan Único de
Cuentas y la Publicación N° 20, siendo ésta última una ordenanza que está derogada
desde el año 2.001, donde se establecen las instrucciones y modelos para la
contabilidad fiscal de los Estados de la República. Dicha publicación, fue sustituida
por la nueva Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, que
en su capítulo IV, artículo 122, establece el Sistema de Contabilidad Pública, el cual
tendrá como propósito el logro de los siguientes objetivos:

1. El registro sistemático de todas las transacciones que afectan la

situación económico-financiera de la República y de sus entes
descentralizados funcionalmente.
2. Producir los Estados Financieros básicos: Estado de Resultado
(ingresos y gastos), Estado de Origen y Aplicación de Fondos, y
Balance General, que muestren los activos, pasivos, patrimonios,
ingresos y gastos de los entes públicos sometidos al sistema.
3. Producir información financiera necesaria para la toma de
decisiones por parte de los responsables de la gestión financiera
pública y para los terceros interesados en la misma.
4. Presentar la información contable, los estados financieros y la
respectiva documentación de apoyo, ordenados de tal forma que
facilite el ejercicio del control previo y la auditoria interna y
externa.
5. Suministrar información necesaria para la formación de las
cuentas nacionales.
 Es importante señalar, que estos objetivos no se están llevando a cabo en la
Gobernación del Estado Nueva Esparta, debido a que no se ha implementado el
Sistema de Contabilidad Pública establecido en la Ley Orgánica de Administración
Financiera del Sector Público, por el contrario, en el registro de sus operaciones
siguen rigiéndose por la Publicación N° 20.

En consecuencia, se hace necesario la actualización del sistema contable en la

Gobernación del Estado Nueva Esparta, debido a que en estos momentos se requiere
información oportuna y confiable de la gestión administrativa y la situación
financiera del sector público que permita la toma de decisiones acertadas, por lo que
el Ministerio de Finanzas ha creado el Sistema Integrado de Gestión y Control de las
Finanzas Públicas (SIGECOF), fundamentado en las Normas Generales y Principios
de Contabilidad del Sector Público, dictadas por la Contraloría General de la
República.

Cabe destacar, que el SIGECOF es un sistema que prevé el registro de las

operaciones relacionadas con la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos,
Crédito Público, Movimientos de Fondos de la Tesorería Nacional y demás
operaciones financieras fundamentales efectuadas en el ámbito de la administración
central, que afecten la Hacienda Pública Nacional, también aquellas que en principio
no lleguen a afectarlas pero si pudieran hacerlo en un futuro.

Es por ello, que la Gobernación del Estado Nueva Esparta, debe enfrentar el
reto de implementar estos sistemas, específicamente en el departamento de
Contabilidad Fiscal, puesto que es éste el que se encarga de registrar los ingresos y
egresos generados por la institución, contribuyendo así con el buen funcionamiento e
inspección de sus recursos, por medio de la coordinación de las distintas
dependencias que la integran. El departamento de Contabilidad Fiscal maneja cuatro
(4) grupos de cuentas principales: Cuentas del Tesoro, Cuentas de Presupuesto,
Cuentas de Orden y las Cuentas de Hacienda.

Siendo las cuentas de Hacienda, definidas por la publicación N° 20, como:

“las cuentas donde figuran los bienes patrimoniales del Estado representados en
activos fijos y otros derechos de carácter económicos enfrentados a los pasivos a
largo plazo, de cuya comparación se determina el monto de la Hacienda Pública del
Estado”. Representada, por sus respectivos activos y pasivos, entre los primeros se
encuentran: la situación financiera del tesoro, bienes inmuebles, bienes muebles,
responsabilidades fiscales y otros activos;

mientras, que en los pasivos están: las obligaciones diferidas y la Hacienda del
Estado, representando ésta última, el patrimonio contable neto del Fisco Estadal, que
resulta de la comparación del activo con el pasivo del balance.

En la actualidad, para el manejo de estas cuentas, en el departamento de

Contabilidad Fiscal, se presentan una serie de fallas, entre las cuales se destacan:

 El registro de las cuentas antes mencionadas se lleva a cabo por medio de la

publicación N° 20, estando ésta derogada, por lo que no existe uniformidad de
criterio con respecto a las instrucciones emitidas por la Oficina de
Contabilidad Pública.
  No existe una integración de la información, por lo que pueden llegar a
omitirse y provocar incongruencias numéricas en los saldos presentados en los
Estados Financieros, por lo que no se reflejará la situación real de la
institución.

 Existe retraso de información por parte de las dependencias involucradas, lo

que ocasiona que los registros contables, producto de las operaciones
generadas, no estén actualizados y por ende la demora en la elaboración de los
Estados Financieros.

Tomando en cuenta lo antes mencionado, surge la motivación de evaluar las

normas y procedimientos contables para el registro y control de las cuentas de
Hacienda del departamento de Contabilidad Fiscal de la Gobernación del Estado
Nueva Esparta.

1.4. OBJETIVOS

1.4.1. OBJETIVO GENERAL

Evaluar las normas y procedimientos contables de las cuentas de

Hacienda aplicadas por el departamento de Contabilidad Fiscal de la Gobernación del
Estado Nueva Esparta.
1.4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Identificar la estructura organizativa y administrativa

de la Gobernación del Estado Nueva Esparta.
 Identificar las cuentas de Hacienda, registradas y
controladas por el departamento de Contabilidad
Fiscal de la Gobernación del Estado Nueva Esparta.
 Describir las normas y procedimientos para el registro
y control de las cuentas de Hacienda establecidas en la
Publicación N° 20.
 Identificar las normas y procedimientos para el
registro y control de las cuentas de Hacienda aplicadas
por el departamento de Contabilidad Fiscal de la
Gobernación del Estado Nueva Esparta.
 Describir las normas y procedimientos para el registro
y control de las cuentas de Hacienda aplicadas por el
departamento de Contabilidad Fiscal de la
Gobernación del Estado Nueva Esparta.
 Comparar las normas y procedimientos para el
registro y control de las cuentas de Hacienda
establecidas en la Publicación N° 20, con las aplicadas
por el departamento de Contabilidad Fiscal de la
Gobernación del Estado Nueva Esparta.

NOTA: ME FALTA AGREGAR UN OBJETIVO

BUSCAR EN LO DE ADELINA
1.5. TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

En el desarrollo de éste informe, se utilizaron ciertas técnicas que

fueron de gran utilidad para la obtención de información clara y necesaria. Las cuales
son:

1.5. 1. OBSERVACIÓN DIRECTA DEL ÁREA DE ESTUDIO

Esta técnica se baso en percibir los hechos tal cual como suceden y así
se pudo conocer de forma detallada los pasos de los procesos realizados en el
departamento de Contabilidad Fiscal de la Gobernación del Estado Nueva Esparta,
tales como: conocer el procedimiento para el registro de las cuentas de Hacienda,
revisar los libros de Contabilidad, participar en la elaboración de los Estados
Financieros, realizar registros contables en los libros.

1.5.2. ENTREVISTA SEMI-ESTRUCTURADA

Por medio de esta técnica se realizaron una serie de preguntas al

personal que se encuentra en el departamento de Contabilidad Fiscal, con la cual se
conoció mas detalladamente sus funciones y procedimientos aplicados en dicho
departamento. Entre las preguntas realizadas al personal están:
Al jefe de Contabilidad Fiscal:

 ¿ Cuáles son sus funciones?

 ¿ Cómo está estructurada la Gobernación del Estado Nueva
Esparta?
 ¿ Cómo está estructurado el departamento?
 ¿ Cuáles son las leyes que regulan el manual de funciones del
departamento?
 ¿ De quién depende el Departamento?

Al Contador:

 ¿ Cuáles son sus funciones?

 ¿ Cuáles son las cuentas de Hacienda que se manejan en el
departamento?
 ¿ Cuáles son las normas y procedimientos para el registro y
control de las operaciones que se generan en el
departamento?
 ¿Qué sabe acerca del Sistema de Contabilidad Pública? y
¿ Por qué no se ha implementado?

1.5.3. REVISIÓN DOCUMENTAL

Para la elaboración del informe final, fue necesario obtener información

relacionada con el tema de estudio, a través de fuentes documentales, como: Ley de
Administración Pública, Ley de la Contraloría General de la República Bolivariana
de Venezuela, Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela, entre
otras. También se reviso el libro de Fernando Catacora de Sistemas y Procedimientos
Contables, así como el manual de normas y procedimientos del departamento y las
paginas web.
 Fase II

Generalidades del Organismo

2.1. RESEÑA HISTÓRICA DE LA GOBERNACIÓN DEL ESTADO
NUEVA ESPARTA.

La Gobernación del Estado, fue fundada el 14 de Junio del año 1.547 como
agente del ejecutivo Nacional y conforme a las disposiciones del Presidente de la
República y los Ministros de Despacho, coordina la acción de la administración de
los recursos provenientes de la administración central para el provecho del Estado.

En sí, la gobernación fue fundada durante la época colonial que para esa era se
encontraba ubicada en el colonial convento de San Francisco, ubicado en la Ciudad
de la Asunción del Estado Nueva Esparta.

El 30 de Junio de 1.542 Aldonza Manrique tomo posesión de la Gobernación,

puesto que, en 1.527, cuando se le confirma la capitulación obtenida por su padre
Marcelo Villalobos la cual no pudo aprovechar debido a su muerte, por lo que se le
otorga a su hija, ella contaba con la edad de seis (6) años, siendo su madre quién
ejerció la función de Gobernadora.

A partir de 1.593 los Gobernadores de Margarita fueron designados por el Rey

de España, generalmente por un periodo de cinco (5) años, esto conllevo a que
Margarita fuera gobernada por los Españoles hasta 1.810.

Después tuvo sede la conocida casa de gobierno, hasta el año 1.974, que se
comienza a construir la nueva sede bajo el gobierno del Dr. Virgilio Avila Vivas, con
un costo de Diez Millones de Bolívares (10.000.000,00) siendo su diseñador el
Arquitecto José Fonturvel, quien para esa época era el Director de Obras Públicas del
Estado Nueva Esparta.
 Fue entonces, en el año 1.983, cuando estaba gobernando el Lic. Augusto
Hernández, que comienza a funcionar la nueva sede de la Gobernación con un
presupuesto de Ciento Veinte Millones de Bolívares (120.000.000,00). Dicha sede se
encuentra ubicada en la Avenida Constitución de la Asunción Capital del Estado. En
el año 1.997 se le hizo una nueva edificación.

Actualmente, la Gobernación del Estado se encuentra en el mismo lugar y esta

bajo el mandato de el Sr. Morel Rodríguez Ávila, escogido por el pueblo por medio
de las elecciones realizadas el 31 de octubre del año 2.004.

2.2. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ORGANISMO

El organigrama que presenta la Gobernación del Estado Nueva Esparta es de

tipo vertical, donde las líneas de mando vienen dadas de forma descendientes, es
decir, desde el nivel jerárquico superior, hasta los niveles inferiores, siendo el
Gobernador del Estado la máxima autoridad, el que puede tomar decisiones
basándose en la problemática que se presenta en el Estado; así mismo tiene la
autoridad para asignar y remover a cualquier persona de su cargo. (ver anexo ¿)

Esta estructura se encuentra conformada por el Despacho del Gobernador, la

Oficina de Relaciones Públicas, la Oficina de Presupuesto, la Oficina de Personal, la
Secretaria General de Gobierno y 6 direcciones, las cuales se encuentran conformadas
por: Hacienda, Civil y Política, Planificación y Desarrollo, Obras Públicas,
Educación.

A continuación, se describen, de forma breve, la función de cada una de estas

dentro del organismo:
 Despacho del Gobernador: se encarga de establecer las medidas
necesarias para que exista un buen control del Estado, su objetivo es
velar por la conservación del orden público, administrativo y
económico del Estado.
 Oficina de Relaciones Públicas: por medio de esta, la imagen de la
gobernación se propaga hacia la comunidad, organizan actos oficiales
y extra-oficiales brindándole apoyo a entes autónomos, ya sean
públicos o privados, en el montaje de los mismos.
 Oficina Estadal de Presupuesto: esta oficina se encarga de todo lo
relacionado a la elaboración, control y manejo del presupuesto anual
y de disminuir cada partida en el momento de conocerse el gasto.
 Oficina de Personal: se encarga de canalizar, tramitar y coordinar
todo lo concerniente a los ingresos o egresos del recurso humano.
Además procesa la elaboración de nómina de personal, vacaciones,
destitución, notificación de despido, permiso, calculo de prestaciones
sociales, etc.
 Secretaria General de Gobierno: supervisa las actividades de las
dependencias administrativas, conforme a las instrucciones
impartidas por el gobernador, ya que esta está bajo su orden.
 Dirección de Hacienda Pública: se encarga del manejo y control de
los recursos disponibles.
 Dirección de Civil y Política: tiene que ver con todo lo relacionado
con la policía del Estado, así como la seguridad de reuniones y
manifestaciones, etc.
 Dirección de Planificación y Desarrollo: se encarga de elaborar
planes de desarrollo cada cuatro (4) años, análisis y certificación de
los proyectos sociales y productivos del Estado que va al FIDES y
 ley de asignaciones económicas (LAE); También realiza la memoria
y cuenta del Gobernador del Estado.
 Dirección de Obras Públicas: A través de esta dirección se ejecutan
las obras públicas, se realizan presupuestos para la contratación de
obras; de acuerdo a las normas establecidas en el Sistema Nacional
de Coordinación y Planificación.
 Dirección de Educación: esta dirección es la responsable de lo
relacionado a la creación, dotación, administración y supervisión de
los institutos y servicios educativos, que dependen del Estado.

2.2.1. TIPO DE ACTIVIDAD

 Su actividad se centra en el ámbito regional.

 La Gobernación del Estado como agente del Ejecutivo
Nacional y conforme de disposiciones del Presidente
de la República y los Ministros de Despacho;
coordina la acción de la Administración Central o
Descentralizada que actúan en el Estado.
 Es un ente autónomo destinado a garantizar el
bienestar socioeconómico de los pueblos de
Margarita, Coche y Cubagua así como el desarrollo
cultural de la región.
 Se encarga del mantenimiento de los sectores
culturales, educativos y de salud.
 Se encarga de realizar el análisis de las solicitudes de
modificaciones presupuestarias.
  La institución tiene la propia administración de sus
recursos económicos a través de la Dirección de
Hacienda y maneja el Situado Constitucional y
ordinario. La Dirección de Hacienda realiza su gestión
apoyándose en la función de la oficina de presupuesto
donde se lleva el control y la clasificación de los
gastos.

2.3. OBJETIVOS

El objetivo general de la Gobernación del Estado Nueva Esparta es lograr un

desarrollo integral de la geografía Estatal prestando los servicios necesarios a sus
habitantes:

 Seguridad y Defensa:

Planifica y lleva a cabo la ejecución de todas las tendentes a garantizar

la seguridad de la ciudadanía, el mantenimiento del orden público y la frecuencia del
delito.

 Agrícolas:

Coordina y controla las actividades que contribuyen al desarrollo

agropecuario, vigilancia, conservación y canalización de cuencas y limpieza de plazas
y creación de infraestructuras.
  Turismo:

Tiene como finalidad firmar un conjunto de acciones tendentes a

convertir el turismo en una industria de estimulo para el desarrollo de la región como
fuente de bienestar y progreso para los diversos sectores de la población.

 Transporte y Comunicación:

En el sector se agrupan aquellas acciones que permiten establecer

políticas, planificar y realizar actividades exigidas por la entidad federal, para la
consolidación de la infraestructura vial. Dentro de estas actividades se encuentran: la
construcción y el mantenimiento de las carreteras, vías de transporte terrestre
interurbanas, así como otras acciones que permitan un mayor desenvolvimiento de
esas áreas.

 Educación:

Este sector comprende los programas de orientación, programación,

desarrollo, promoción, supervisión, control y evaluación del sistema educacional en
todos sus aspectos y niveles, satisfaciendo así los requerimientos de la comunidad.

 Cultura y Comunicación Social:

Le corresponde llevar a cabo las acciones destinadas al logro de las

manifestaciones intelectuales y espirituales de la comunidad. Asimismo, conservar,
fomentar, defender y promocionar la dotación y mantenimiento de bibliotecas,
museos, monumentos históricos, espectáculos públicos, culturales, en las diversas
comunidades del Estado.

 Vivienda, Desarrollo Urbano y Servicios Conexos:

Dentro de este sector encontramos todas aquellas actividades que

realiza el Ejecutivo Regional en el área urbanística, que comprende programas de
desarrollo urbano, financiamiento y construcción de viviendas, así como también, la
formulación y ejecución de políticas de desarrollo orientadas al bienestar colectivo y
al mejoramiento de la calidad de vida de la población.

 Salud:

Este sector comprende la programación referente a la protección,

fomento y restitución de la salud, coordinación, reglamentación, supervisión,
inspección técnica y orientación de las actividades y servicios estatales y municipales
en materia de salud, el establecimiento de normas técnicas sanitarias en lo relativo a
los alimentos destinados al consumo humano, preservar y sanear el medio ambiente a
través de campañas destinadas a lograr el control o el exterminio de los agentes
productores o transmisores de enfermedades.

2.4. MISIÓN Y VISIÓN

2.4.1. MISIÓN
 Mejorar la calidad de vida neoespartana mediante la atención integral, con
especial énfasis en la salud, educación, seguridad, deporte, cultura y ambiente, que
conduzcan a un desarrollo social y económico sustentable a través del empleo
productivo para el beneficio de residentes y visitantes de esta tierra insular.

2.4.2. VISIÓN

Un Estado con un desarrollo armónico, sustentable, ambientalmente

responsable, culturalmente fortalecido, basado en actividades económicas, tales
como: turismo, pesca, agricultura, comercio, construcción y pequeñas y medianas
industrias, en un entorno social, digno y seguro con eficientes servicios públicos y
donde la gente y su desarrollo integral sean las principales prioridades.

2.5. DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD FISCAL

La unidad de Contabilidad Fiscal se encarga de recibir la documentación,

soportes, facturas, valores y movimientos del inventario, la emisión para los reportes
de asientos y balance general, estos son utilizados como soportes contables y
mantienen un control sobre el movimiento económico financiero. Se complementa
con el procedimiento de “Emisión de Estados Financieros”.
Este departamento está al mando de la Dirección de Hacienda; la cual se
encuentra en un nivel inferior al de la Secretaria General de Gobierno. (ver figura N
¿)
 Figura N
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA DIRECCIÓN DE HACIENDA
PÚBLICA
Recalcando al departamento de Contabilidad Fiscal

Fuente: Contabilidad Fiscal, G.E.N.E.1.998.

A su vez, la dirección de Hacienda se encarga del manejo y control de los

recursos que se encuentran disponibles. Esta dirección cuenta con una estructura
organizativa que le permite un mejor desarrollo de las actividades.
2.5.1. FUNCIONES BASICAS QUE REALIZA EL DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD FISCAL

El departamento de Contabilidad Fiscal es donde se registran los ingresos y

egresos que realiza la Gobernación, en el periodo económico, cumpliendo con lo
exigido por la Ley de Presupuesto Vigente y Plan único de Cuentas.
Entre sus funciones se pueden mencionar:
 Registrar contablemente todas las transacciones hechas por la
Gobernación del Estado e institutos autónomos y entes
descentralizados que reciben aportes por parte del Ejecutivo
Regional.
 Cada vez que se realice una modificación al plan de cuentas, es
responsabilidad de la oficina de contabilidad fiscal emitir
nuevamente el catálogo y archivarlo.
 Emitir un listado de cuentas bancarias conciliadas, indicando
los ajustes a realizar por la Tesorería General.
 Realizar un resumen de las cuentas de las conciliaciones y de
todas las cuentas de la Gobernación e informar a los
departamentos de Tesorería y a la Dirección de Hacienda
Pública del Estado.
 Procesar las transacciones contables...

Este departamento esta constituido por nueve (9) empleados que

cumplen las siguientes funciones:

JEFE DEL DEPARTAMENTO.

  Responsable de todo lo concerniente al departamento de Contabilidad
Fiscal.
 Coordina y supervisa todo lo inherente al trabajo que realiza cada
empleado del departamento.
 Analiza todo lo relacionado a los servicios públicos.
 Concilio de todos los fondos en avance de dependencias que tienen
asignados fondos.
 Vela por el funcionamiento de la oficina.

CONTADOR JEFE.

 Responsable de coordinar el proceso de información contable,

suministrada por las dependencias involucradas dirigidas al personal
de la unidad.
 Revisa y conforma los Estados Financieros para la aplicación de
ajustes y su configuración definitiva.
 Coordina todos los programas de base de datos a nivel del programa
Excel, diseñado por su persona, supervisando a los funcionarios
operadores: Conciliaciones bancarias, ejecución presupuestaria,
asientos y registros contables, etc.
 Asesora a los empleados en general en materia contable presupuestaria
y financiera, así como la que bien puedan solicitar.
 Todas las demás que sean asignadas u ordenados por sus superiores.

CONTADOR IV.

 Recopila y revisa la información proveniente de las diferentes oficinas.

 Responsable de la elaboración de los comprobantes contables.
  Responsable del análisis de todas las cuentas que conforman el
Balance General según la Publicación 20.
 Elabora los Estados Financieros mensuales.
 Elabora los Balances de Comprobación, Libro Diario y Mayor.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO IV.

 Realiza las actividades referentes al registro y control del libro de

órdenes de pagos permanentes.
 Transcribe órdenes de pagos en la computadora para luego conciliar
con el libro de órdenes de pagos.
 Control del total de órdenes de pagos emitidas en el mes, indicando la
cantidad da anuladas, permanentes, especiales y coordinado.
 Control de archivos de las órdenes de pagos.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO IV.

 Registra Libro diario, las órdenes de pagos, cheques y anulaciones de

los mismos.
 Registra libro diario de Estados Financieros.
 Registra libro diario de órdenes de compra.
 Informe mensual computarizado de órdenes de compras emitidas,
canceladas, anuladas y en tránsito.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO III.

 Registro del informe mensual de los inmuebles.

  Trascripción del Estado Financiero y sus anexos en el
computador.
 Control de archivo de los contrato de ejecución de obras.
 Operadora y transcriptora en el computador de cualquier información
que se necesite.

AUXILIAR DE ARCHIVO III.

 Recoger Diariamente órdenes de pagos, así como documentos

cancelados en tesorería para bajarlos al sótano donde funciona el
archivo.
 Proceder a ordenar en forma numérica dichas órdenes de pagos.
 Asentar las órdenes de pagos en un libro, para que así se facilite la
búsqueda de las mismas.
 Ordenar de nuevo en orden cronológico.
 Ubicar cualquier tipo de documento que solicite la Dirección de
Administración.

CONTABILISTA III.

 Recopilar, revisar y organizar información referente a las actividades

relacionadas con los Estados Financieros.
 Procesar la información para elaborar posteriormente los Estados
Financieros.
 Analizar las cuentas que conforman los Estados Financieros para la
elaboración de los anexos respectivos.

CONTABILISTA II.
 Todo lo relacionado con las conciliaciones bancarias de los diferentes
bancos.
 Fase III.

Cuentas de Hacienda manejadas por el departamento de

Contabilidad Fiscal.

3.1. ACTIVOS:
 3.1.1. Situación Fiscal del Tesoro:

Ésta cuenta sirve como rubro de enlace entre el grupo de cuentas del
Tesoro y el grupo de cuentas de Hacienda. Tiene como finalidad restituir en el
Balance de las cuentas de Hacienda, el saldo neto (crédito o débito) que autoequilibra
las cuentas del Tesoro.

3.1.2. Bienes Inmuebles:

Representa el valor de los terrenos, edificios e instalaciones

pertenecientes al Fisco Estadal, con las siguientes excepciones:

 Las construcciones de uso y domicilio público, tales como las obras

viales, sanitarias, hidráulicas y similares.
 Los recursos naturales como baldíos, bosques, minas y yacimientos.

3.1.3. Bienes Muebles:

Representa el valor de los objetos y equipos de naturaleza móvil y de

carácter permanente o semipermanente, es decir, que no desaparezcan al primer uso y
que estén al servicio de las dependencias del Gobierno Regional. Los semovientes
también se incluyen dentro de este rubro.

3.1.4. Responsabilidades Fiscales:

Representa el monto de las cantidades dejadas a cargo de funcionarios

o ex-funcionarios de manejo, contratistas y otras personas por reparos confirmados o
sentencias de autoridad competente, que se hayan originado por desfalco o faltantes
de fondos, bienes muebles, materiales, o por cualquier otro perjuicio cuantificable que
afecte al Fisco Estadal.

3.1.5. Otros Activos:

Ésta cuenta agrupa todos los demás activos del Fisco Estadal no
comprometidos expresamente en los rubros mencionados. En tal caso, se encuentran
los depósitos constituidos en los bancos para la apertura de la carta de crédito, los
reparos por faltantes de fondos o bienes, pendientes de confirmación; así como los
demás derechos y acciones de contenido económico de propiedad del Estado.

3.2. PASIVOS:

3.2.1. Obligaciones Diferidas:

Representa las deudas administrativas, contraídas excepcionalmente

por el Gobierno Regional sin autorización presupuestaria, tales como las obligaciones
originadas por sentencias judiciales o causas similares, para cuyo pago no existe
apropiación en el presupuesto.

Aunque contraer obligaciones sin autorización presupuestaria

constituye un procedimiento irregular, se presentan situaciones de hecho como las
señaladas que es necesario reflejar en la contabilidad.

3.2.2. Hacienda del Estado:

 Representa el patrimonio contable neto del Fisco Estadal que resulta de
la comparación del activo con el pasivo del Balance.

Fase IV.
Normas y procedimientos contables para el registro y control
de los activos de las Cuentas de Hacienda establecidas en la
publicación Nº 20 y las aplicadas por el departamento de
Contabilidad Fiscal de la Gobernación del Estado Nueva
Esparta.
4.1. Normas y procedimientos contables para el registro y control de los
activos de las cuentas de Hacienda establecidas en la publicación Nº 20.

4.1.1. Situación fiscal del tesoro:

Esta cuenta se debita con abono a la Situación Financiera del Tesoro

por la diferencia favorable que resulte de la comparación de los saldos del activo

corriente con los del pasivo exigible y las reservas de previsión, al final de cada mes.

Se acredita con cargo a la Situación Financiera del Tesoro por la diferencia

desfavorable que resulte de la comparación de las referidas cuentas del tesoro, al

finalizar las operaciones mensuales.

Una vez producidos los balances mensuales, los saldos de las cuentas

Situación Financiera del Tesoro y Situación Fiscal del Tesoro deben ser objeto de

asientos de contrapartidas para dejarlas en cero y así volver a registrar la nueva

situación que resulte al cierre de cada mes.

Si el saldo de la cuenta Situación Financiera del Tesoro es crédito, hay

un Superávit Fiscal, por lo que la Situación Fiscal del Tesoro será débito, porque este

remanente favorable del tesoro viene a incrementar la Hacienda Estadal. Mientras

que, si se establece una situación deficitaria del tesoro, los saldos en referencia se

invierten y la Situación Fiscal del Tesoro aparece como un pasivo que pesa sobre la

Hacienda.
 4.1.2. Fondos para pago Deuda Pública Estadal:

Esta cuenta se debita por los fondos que sitúe la Tesorería del Estado,

en la entidad fideicomisaria o en una cuenta bancaria especial para atender el servicio

de la deuda, con abono a la cuenta Hacienda del Estado, simultáneamente a los

asientos que afectan las cuentas del tesoro y del presupuesto. Se acredita con cargo a

la cuenta Deuda Pública Estadal por los pagos que se efectúen de las cuotas de capital

e intereses vencidos; y con cargo a la cuenta Intereses Prepagados Deuda Pública

Estadal por el monto de los intereses pagados antes de su vencimiento.

El saldo será detallado por las entidades bancarias donde se depositen

los fondos.

4.1.3. Intereses Prepagados Deuda Pública Estadal:

Se debita con abono a la cuenta Hacienda del Estado, por el monto de

los intereses descontados con antelación a su vencimiento; y con abono a la cuenta
Fondo para pago Deuda Pública Estadal, por el monto de los intereses pagados antes
de su vencimiento. Se acredita con cargo a la cuenta Hacienda del Estado, por el
monto vencido de los intereses descontados o pagados por anticipado, al irse
venciendo los periodos respectivos.

El saldo de esta cuenta estará discriminado por las operaciones de

crédito público que ocasionaron los descuentos o los pagos anticipados de intereses.

4.1.4. Aportes de capital y acciones:

 Estos aportes y acciones por lo general corresponden a inversiones en
institutos autónomos, corporaciones regionales, compañías o sociedades anónimas y
deben estar representados, unos y otras, en títulos correspondientes. Dichas entidades
deben presentar anualmente a la oficina de Contabilidad del Estado sus balances e
informes financieros, indicando la cuantía de los derechos o acciones que
corresponden al fisco regional, para los efectos de sus análisis y registro contable.

Esta cuenta se debita con abono a la Hacienda del Estado, al registrarse

dichas inversiones, simultáneamente a los asientos que afecten el tesoro y el
presupuesto o cuando por cualquier motivo se incremente el valor de tales aportes. Se
acredita con cargo a la Hacienda del Estado por la disminución de los referidos
aportes y acciones. En caso de venta, el producto ingresara a la tesorería como
Ingresos Extraordinarios.

El saldo debe detallarse por empresas o entidades en las cuales el

estado tenga aportes o acciones.

4.1.5. Bienes Inmuebles:

Esta cuenta se debita con abono a la Hacienda del Estado, por el valor
del inventario inicial de los bienes y luego por las nuevas adquisiciones, por compras,
construcciones, adiciones, mejoras y demás conceptos de incorporación para la
formación de inventarios y cuentas de los bienes muebles e inmuebles de los Estados
y Municipios de la República. Se acredita por las ventas de inmuebles legalmente
autorizadas, así como demolición y demás conceptos de desincorporación, con debito
a la Hacienda del Estado.
 El saldo estará discriminado por propiedades, clasificados de acuerdo
con su naturaleza, uso y destinación. Además se llevaran los registros de todos y cada
uno de los inmuebles, con indicación de su ubicación, área y demás características.

4.1.5. Bienes Muebles:

Se debita con abono a la cuenta Hacienda del Estado, por el mont de

los inventarios iniciales de bienes muebles en uso, en todas las unidades de trabajo de
la Administración Estadal y luego, mensualmente por el valor de la incorporación por
compras, traspasos, etc. Se acredita con cargo a la cuenta Hacienda del Estado, por
concepto de desincorporaciones de bienes muebles en uso, debidamente autorizados y
comprobadas.

El saldo de esta cuenta debe corresponder al valor total de los bienes

muebles en uso, discriminados por las unidades de trabajo que los tengan a su
servicio, guardia o custodia.

El registro de las incorporaciones y desincorporaciones se realizará

con base en las rendiciones de cuentas de las unidades de trabajo, cuyo resumen
deberá remitir mensualmente la oficina de Bienes Estadales al departamento de
Contabilidad.

4.1.5. Proveedurías y Almacenes:

Se debita por el monto de los inventarios iniciales que deben

verificarse en las fechas de apertura de las cuentas; y por el valor de las entradas