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UNIVERSIDAD DE
PANAMÁ
Facultad De
Administración
De Empresas Y
Contabilidad
Licenciatura en
Administración de Empresas

Organización de los Procesos

Operativos
 Folleto para la asignatura de
ORGANIZACIÓN DE LOS PROCESOS
OPERATIVOS
2

Fig. 18

Módulo Nº4

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA OPERATIVO

Competencias
• Aplica los procedimientos de la implementación de un Sistema Operativo.
presentar el proyecto de implantación de
4.1. Presentación del proyecto un sistema operativo empresarial. Se
entenderá la razón de los muchos puntos
final repasados en el Módulo Nº3, y algunos de
En este módulo se desarrolla cómo los del Módulo Nº2, en cuanto a diseños
de sistemas de producción, estrategias de como administrativas. Pero para ello, hay
organización, gestión de la capacidad que alimentar este tipo de software con
instalada de la empresa, planeación y datos de cada uno de los diferentes
control de la producción, cada uno de los grandes sistemas, en sus respectivas
sistemas operativos y las transacciones áreas de trabajo.
que la componen, acerca de las
herramientas y técnicas de los procesos Es aquí entones cuando entra en juego un
productivos y de la relación entre la “ERP” “(Enterprise Resource Planning –
demanda y la planeación de la Planificación de
producción. Entendiéndose comúnmente Recursos
por sistema operativo a aquel software Empresariales) el
principal que cual es un conjunto
administra los demás softwares de sistemas de
(programas de aplicación) con los que se información a manera
ejecutan las diferentes tareas en una de software que
computadora (siendo los más conocidos permite la integración de ciertas
Windows y Linux para PC’s y Mac Os para operaciones de una empresa,
computadoras “Mac” de la marca especialmente las que tienen que ver con
desarrolladora Apple), se recuerda que la producción, la logística, el inventario,
para efectos de esta materia, es el los envíos y la contabilidad” (¿Qué es un
conjunto de sistemas que por sí solos ERP?, 2019). A su vez, este ERP, como
permiten diferentes operaciones de la software, es lo que hace funcionar a un
empresa (abastecimiento, fabricación, sistema de gestión empresarial, como
distribución y ventas, y otros sistemas logística, que es cuando se gestionan los
administrativos), pero que en armonía procesos administrativos, de
hacen funcionar integralmente a la compraventa, comunicación y recursos
empresa. humanos de una empresa (Equipo de
Marketing, 2017), entre otros como los
Para que estos sistemas puedan ser mencionados como “sistemas” en el punto
administrados debidamente, separados, 3.2. del módulo anterior.
pero en armonía, de manera que se 41
pueda conocer día a día, operación por

Al momento de diseñar un ERP, lo que se

busca es lo siguiente (Herraez Bóveda,
operación, y en su conjunto, cómo está 2009, p. 12 y Equipo de Marketing, 2017):
funcionando la empresa, existen sistemas • optimización del flujo de la información,
informáticos especializados que generan
• cálculo de costos,
información en todo momento, además de
• agilidad en la comunicación entre los
que ofrecen soluciones tanto operativas
diferentes departamentos y/o procesos
 operativos,
• integración de los sistemas productivos 4.2. Proyecto para un Sistema
(abastecimiento fabricación) con los de
distribución y ventas y los meramente Operativo Empresarial
administrativos (finanzas y recursos Para desarrollar un proyecto de “Sistema
humanos). Operativo Empresarial” (denominar mejor
bajo el término “sistema de gestión
Fig. 19
empresarial”) es porque la empresa lo
Representación
necesita, ya que se ha tenido que dar
esquemática de
cómo funciona cuenta de que las planificaciones de
un sistema ERP. producción y la logística de
abastecimiento se tienen que dar cada
vez que se va a producir, el plan de
• minimización de las pérdidas por ventas y los procesos administrativos se
problemas productivos, discuten periódicamente, y los registros
• minimización de desechos, de cada una de las transacciones y su
rectificaciones y quejas de los clientes, • consecuente información se hace en
aumento en el nivel de competitividad diferentes sistemas informáticos, los que
con las empresas de la competencia, • no se alimentan uno de otros, por lo que
eliminación de cuellos de botella en la habría que digitar varias veces los datos
producción. de diferentes operaciones que conllevan
a un solo resultado, en vez de digitarlo
A la vez, los beneficios de un ERP serán una sola vez. Se capturan datos en una
los siguientes: hoja electrónica de Excel en cada uno de
• administración integral de la compañía, • los diferentes departamentos, sus
mejora en la eficiencia de cada proceso, • resultados se imprimen como informes y
integración de los diferentes equipos de el Departamento de Contabilidad,
trabajo y de toda la empresa, Finanzas o Administración toma esta
• acceso a la información de los procesos información para volver a capturar datos y
en tiempo real, de ahí calcular los estados financieros;
mientras que el Departamento de
• mejora de la comunicación interna,
Recursos Humanos o el propio de
Administración requiere los informes de
cada uno de los demás
• automatización de las diferentes tareas, • 42

mejora en el diseño y calidad del

producto,
departamentos en cuanto a la asistencia
• mejora de la imagen de la empresa.
de sus colaboradores para entonces ellos
capturar datos de estos papeles y así
 poder calcular las planillas, las que para usar, tiene que ser diseñado a la
después tendrán que ser remitidas al de medida de la empresa, según su tamaño,
Contabilidad. capacidad instalada, tipo de producción, y
otros factores y necesidades
Ante esto, ya es tiempo de que la administrativas que identifican a la
empresa diseñe su propia base de datos empresa como tal. Y claro está, ninguna
por medio de un sistema de gestión empresa es similar a otra. Lo que sí es
empresarial por medio de un ERP. Y para cierto es que el software ERP es una
ello, se necesitan repasar los siguientes plataforma, diseñada por especialistas en
aspectos: este tipo de software de gestión
empresarial, adaptada para modificarse y
4.2.1. Reconocerse la diseñarte a la medida de la empresa que
lo necesite.
empresa a sí misma
El sistema ERP no es un software listo
de los departamentos, de
manera que se logre hacer
uno general de toda la
empresa;
• diagramas de flujo que
expliquen los procesos
operativos, y cuáles de ellos
se relacionan entre sí;
• resultados
financieros vs.
los
Fig. 20 presupuestados, para
conocer qué tanto se
cumplen las metas y
objetivos propuestos;
• un análisis de mercado en
donde se

Analista estableciendo un
organigrama de jerarquía
organizacional.
43

• organigramas de cada uno

El diseñador del sistema (o: analista de
sistemas”) tiene que ser una persona o un 4.2.3. Diseño del sistema
equipo de analistas propio de la dueña de
ERP
la plataforma del sistema ERP que la
Este es el momento en el que ambas
empresa hubiera contratado. Este
partes: la empresa, junto con el analista
diseñador tiene que conocer a la empresa
de sistemas del ERP propuesto, empiezan
contratante y sus necesidades, lo que a su
a trabajar en conjunto para diseñar el
vez ayudará a que la misma empresa se
software de gestión empresarial, de la
reconozca así misma, en cuanto a su
siguiente manera:
identidad corporativa, normativas y
reglamentaciones, manual de • los funcionarios de la empresa, le
procedimientos, manual de funciones y los explican al analista cómo funcionan
diferentes pasaos que conforman cada cada uno de los procesos operativos y
administrativos, analizándolos en el
uno de sus procesos operativos, sobre
todo en los cinco grandes sistemas de
abastecimiento, fabricación, ventas y
distribución, finanzas y recursos humanos;
momento en el que se presentan para
entre otros que pudiera tener la empresa
encontrar fallas y proponer mejoras; y • el
según su tamaño.
analista de sistemas, posteriormente
diseña los diferentes proseos
4.2.2. Situación de la sistematizados de “entrada – proceso –
empresa salida – archivo”, para después
Para conocer la empresa, los funcionarios transcribirse al lenguaje de programación
de la misma, junto con el analista de propio del software ERP para irlo
sistemas tendrán que trabajar en conjunto adecuando a las necesidades de la
para tener listo la siguiente información: empresa;
conozca la posición de la empresa con el único objetivo de que este software
respecto la de la competencia en el de gestión, preparado por módulos (por
mercado. las áreas principales) logre adaptarse a la
capacidad de inversión y volumen del
negocio.
Una vez obtenida y presentada toda esta
información, se analiza para esclarecer,
entre ambas partes, (analista de sistemas Para lograr esto, se deben repasar cada
y funcionarios de la empresa) dónde están uno de los principales sistemas de la
los problemas por resolver y áreas en la empresa, en cuanto a sus procesos,
cual mejorar, para saber cómo proponer normas y manuales.
soluciones medibles, y sobre todo
informatizar las operaciones para ser lo Esto se logra estableciéndose, entre
más eficiente posible. ambas partes lo siguiente:
• Definición de objetivos: en donde se • Presupuesto: de acuerdo al
plantean aspectos como el tiempo a cronograma, se establecerá el costo de
analizar un sistema o área de la cada una de las tareas y/o actividad,
empresa, su costo, los aspectos a que determine la inversión del módulo
mejorar e innovar en los procesos para del ERP a diseñar; y así determinar
incluirse en el sistema de gestión, y una cuál módulo -o sea, cuál área o
fecha propuesta de implantación de sistema de la empresa- es el más
prueba del ERP en ese sistema, antes costoso a mejorar.
de empezar con el otro. • Programa de implantación: una vez
• Cronograma del proyecto: por diseñados y probados los módulos, se
sistema, se establece un cronograma debe establecer el cómo
de tareas y actividades que permitan, interrelacionarlos entre sí, de manera
en un tiempo medible, lograr analizar, de conformar el ERP de forma integral,
diseñar, probar y presentar el módulo a ver si cumple con el orden de gestión
44 empresarial según la orientación del
negocio y su necesidad como empresa.

del ERP propuesto para cada una de

4.3. Técnicas y procesos de
ellas. Es recomendable que no se
trabajen en varios o en todos los gestión de operaciones de
sistemas a la vez, se debería trabajar acuerdo a la actividad
en uno para conocer cómo su
resultado, como módulo, se económica de la empresa Al
relacionaría con el otro. En el orden, analizarse cada uno de los sistemas,
debe trabajarse primero en áreas, departamentos o centros
abastecimiento, después en el de operativos de la empresa (depende de su
fabricación, y así mismo su orden con tamaño), se revisan sus necesidades,
ventas, distribución, finanzas y procesos
recursos humanos.
45

operativos, estrategias y planificaciones,

las que obviamente van a ser muchas, o
pocas, pero todas necesarias para la
empresa según su tamaño, para el
producto con el que se representa y
demanda en el mercado.
 4.3.1. Sistema de
empresa analizando una orden
abastecimiento Fig. 21
de despacho en una bodega
Para que una empresa se de suministros.
abastezca de
Analista y colaborador de la
sus recursos empresariales, bienes Para que una empresa industrial
industriales y servicios superiores (los que (fabricante) logre desarrollar
si se recuerdan se explicaron en el eficientemente su correspondiente tipo de
Módulo Nº1 de este documento) se debe sistemas de producción, sus estrategias
realizar una gestión de compras y pagos, de organización y de mantenimiento de
las que necesita de información relevante maquinaria fabricante, su gestión del
para diseñar el módulo respectivo a este inventario, la capacidad de sus
sistema en el ERP, como: instalaciones, la planeación y control de
• referencias y datos de cada uno de los su producción y las técnicas escogidas de
proveedores, proceso productivo (aspectos todos estos
• listado como opción de todos los que si se recuerdan se explicaron en
proveedores, detalle en los Módulos Nº2 y Nº3 de este
• gestión de descuentos y promociones documento), se debe realizar una gestión
acordados con los proveedores, de inventario en almacenes de materias
• control de facturas pagadas y primas y demás insumos de fabricación,
pendientes por pagar, de tareas de producción y de depósito de
• integración con el sistema financiero
(contabilidad),
• integración con el control de inventarios
producto terminado, para lo cual se
(sistema de fabricación).
necesita de la siguiente información para
Toda esta información debe diseñarse el diseño del módulo respectivo a este
como submódulos del módulo de compras sistema en el ERP:
o abastecimiento para poderse relacionar • información de existencias, por nombre
con el de Finanzas para llevar un control y códigos de ítem, ubicación en
de lo comprado, en el tiempo oportuno y almacén de las mismas,
su correspondiente pago a tiempo a los • información de artículos por proveedor,
proveedores. disponibilidad de fechas de recibo,
fechas de vencimiento,
4.3.2. Sistema de • consumos por grupos, subgrupos,
fabricación familias y artículos,
• pedidos pendientes de recibir, (los que si se recuerdan se explicaron en
• pedidos pendientes de emitir, el Módulo Nº3 de este documento), la que
• inventario de almacén por, grupos, a su vez conlleva posteriormente a la de la
familias y artículos, producción, se requiere de la siguiente
• técnica de organización productiva (JIT, información para para diseñar el módulo
Kanban o alguna otra), respectivo a este sistema en el ERP: •
• técnica de proceso productivo (5S’s, SIx información de ventas por tipo de
Sigma, 8D’s, TOC, TPM o cualquiera de producto y categoría,
las tantas que requiera usar la • información de la demanda de
empresa), productos por tipología de cliente, •
• programación de calibración de información del módulo del sistema de
maquinaria de fabricación, producción en cuanto a volumen de
• trazabilidad de los productos, productos terminados en depósito de
mercancías disponibles para la venta, •
• control de stocks de seguridad de
almacenes. con alertas al alcanzar gestión de control por medio de
cifras mínimas que se han presupuestos, órdenes y entregas, •
preestablecido anteriormente. acceso a documentos como flujo de
ventas, ventas al contado o al crédito,
comparativo con los informes de control
Toda esta información debe diseñarse
(viñeta anterior).
como submódulos del módulo de
fabricación para poderse relacionar con el • control de facturación.
de Finanzas, lo que determinará llevar un
control de los costos de fabricación, con el Toda esta información debe diseñarse
módulo de Ventas para conocer la como submódulos del módulo de ventas y
planificación de la producción en base a la distribución (o “Marketing”) para poderse
46 relacionar con el de Finanzas, lo que

de la demanda del producto en el

mercado, y con el módulo del sistema de determinará llevar un control de los costos
recursos humanos, para el control de las de ventas y de los ingresos generados por
horas trabajadas por los colaboradores. la venta y cobro de la mercancía, con el
de fabricación para rebajar los productos
terminados del inventario en su
4.3.3. Sistema de ventas y
correspondiente depósito, y con el módulo
distribución del sistema de recursos humanos para el
Para que una empresa, sin importar si es control de las horas trabajadas y pagos de
industrial o comercial (compra y venta), comisiones por la fuerza de ventas.
logre desarrollar correctamente su
Proyección y Planificación de la demanda 4.3.4. Sistema Financiero
Llámese también “de Contabilidad”, los bancos con los que la empresa
“Contraloría”; para que una empresa, tenga cuentas bancarias.
tenga un correcto control sobre sus
operaciones y su relación “Costo -
47

• acceso total y/o restringido a la

información sobre facturas y demás
documentos comerciales, tanto por
proveedor como a clientes,
• información actualizada “en línea” con
Volumen – Utilidad” (los que financiero generando reportes
Fig. 22
gráficos.
si se recuerdan se
explicaron en el Módulo Nº3
Pantallazo de un módulo
dependiendo del tamaño de la empresa)
de este documento), se requiere de la
para poderse relacionar con todos los
siguiente información para para diseñar el
otros módulos.
módulo respectivo en el ERP:
• información de presupuestos de las
distintas áreas, “sistemas” o
4.3.5. Sistema
departamentos, lo que conllevaría al Administrativo o de
diseño del presupuesto general de la Recursos Humanos
empresa, y su comparativo con las Dependiendo del tamaño o de las políticas
transacciones comerciales realizadas. de la empresa, para que ésta tenga un
• registros de todas las transacciones correcto control sobre sus medidas de
comerciales por compras de cualquier desempeño y logre un claro
tipo y ventas de mercancía establecimiento de sus normas y políticas,
• generación de todos reportes, informes y se permita una oportuna corrección de
de movimientos comerciales las variaciones a estas normas y demás
presupuestos y estados financieros “al planes a futuro (los que si se recuerdan se
momento”, explicaron en el Módulo Nº3 de este
• períodos de vencimientos de deuda, documento), se requiere que este módulo
tanto de compras realizadas a
proveedores como de cuentas cobrar a
clientes;
Toda esta información debe diseñarse propuesto se relacione con todos los
como submódulos del módulo de módulos de los sistemas explicados en los
Finanzas (o “de Contabilidad”, puntos anteriores.
 se esperaban por área, los que se
Así se lleva un control y seguimiento del presentan en un solo software, el
activo más valioso que pueda tener una denominado ERP de gestión empresarial
empresa, sus colaboradores, con los que como sistema integral.
se pueda así mismo mejorar en cuanto a
su situación de comodidad y permanencia, Desde una determinada planificación de la
y en cuanto a su rendimiento laboral demanda para la producción de un lote de
dentro de la empresa. fabricación de productos (el lote
“experimental”, por así decirlo), se
prueban todos los módulos, de manera
que los datos capturados generen
información acerca de los suministros
disponibles para transformar hasta los
necesarios por comprar, del cómo
establecer los procesos productivos, hasta
sus resultados en los estados financieros
y medición del desempeño de los
48 colaboradores como consecuencia de su

venta, todo esto a manera de reportes e

validados como funcionales, tal como así

Fig. 23 módulo control de
informes.

Pantallazo de un recursos humanos.

Se recuerda que, una vez terminado el En una presentación formal, los analistas
diseño, programación y prueba de estos y representantes de la consultora dueña
módulos, los mismos deben de la plataforma del sistema ERP
implementarse como sistema oficial en solicitado, sustenta cómo cada uno de los
cada una de las mencionadas áreas (o diferentes submódulos de todos los
sistemas) para validar su funcionamiento, módulos, han permitido que dicho lote de
de manera que puedan ser cada uno los producción se diera hasta su consecuente
estos que conformarán de forma integral cobro como ingreso a la empresa, y como
el ERP propuesto. motivo de identidad en los colaboradores
con la empresa, haciendo posible que
funcione esta gestión empresarial integral.
4.4. Creación del proyecto
A su vez, en dicha presentación
final participarían funcionarios de la empresa
El proyecto final no es más que la ofreciendo testimonios en el uso de estos
integración de todos los módulos módulos.
debidamente diseñados, programados y 49
 Fig.
Presentación oficial ante una Junta Directiva y
directores de la

empresa del funcionamiento integral de un

sistema ERP
24
propuesto.
50