ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ARLEY RIVERA UREÑA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

INFORME
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
23 DE MARZO 2023
 INTRODUCCION

El siguiente informe describe el proceso de gestión documental, establecido por el

archivo general de la nación. Dichos procesos son: producción, recepción,
distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los
documentos de archivo. Dentro de este informe se darán a conocer los objetivos y
la importancia de la gestión documental.
Con el objetivo de dar a conocer la importancia de la gestión documental en la
administración de documentos, teniendo en cuenta sus objetivos y las
consideraciones básicas para elaborar un programa de gestión documental.
Mediante la Socialización del tema gestión documental de una forma dinámica y
creativa ante mis compañeros teniendo en cuenta la claridad del tema.
Este informe será guía y apoyo para los estudiantes que necesiten información
sobre gestión documental y su proceso.
GESTIÓN DOCUMENTAL
Gestión documental se define como el conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final facilitando su
utilización y su conservación.

IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Detalla las operaciones al interior de una entidad, tales como producción,
recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición
final de los documentos.

OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

 Resaltar la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de
cualquier institución pública o privada.
 Normalizar la utilización de materiales, utilizando equipos y materiales
ecológicos.
 Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
Controlar el uso y la circulación de los documentos.
 Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia
de versiones caducadas. Simplificar los procedimientos.
 Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada
explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.
 Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de
crisis o emergencia.
 Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida,
efectiva y exacta.
 Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como
verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración
sino también para la cultura

CONSIDERACIONES BÁSICAS
Los siguientes aspectos son considerados para elaborar un programa de gestión
documental:
1.3.1. Administrativo: aspectos de transparencia, la rapidez y eficiencia de la
administración.
1.3.2. Económico: reducción de costos derivados de la conservación de
documentos innecesarios.
1.2.4. Archivístico: Ley 594 de 2000. El concepto de archivo total, el ciclo vital del
documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

PLANEACION
1.4.1. Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental,
obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación
de manera efectiva contempla la identificación de problemas, oportunidades y
objetivos. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo
plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que
garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas
generales de la gestión documental. Se debe implementar la elaboración de tablas
de retención documental y las tablas de valoración documental.
1.4.2. Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos
previos como:
 Manuales de procesos y procedimientos
 Tablas de retención documental
 Tablas de valoración documental
 Normas técnicas y normatividad en general
Archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia
Para lo anterior, se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes
condiciones:
 Centralización de la recepción y envío de los documentos.
 Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y
externos.
 Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nación.
 Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su
reglamento y funciones.
 Disponer de un reglamento de archivos para la entidad basados en el
archivo general de la nación.
1.4.3. Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el
programa de gestión documental con todas las funciones administrativas de la
entidad. Teniendo en cuenta las siguientes condiciones:
Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad
(centralizado, o descentralizado).
El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones
de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.
La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los
funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la
gestión documental y la organización de los archivos.
La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la
entidad, con el apoyo de la alta dirección.
Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el
adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo
General de la Nación, teniendo en cuenta las condiciones arquitectónicas y
medioambientales.

2. PROCESO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La ley 594 de 2000. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto
de archivo total, comprende ocho (8) procesos tales como la producción,
recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y la
disposición final de los documentos, los cuales se desarrollaran durante las etapas
del ciclo vital del documento (archivo de gestión, archivo central y archivo
histórico).
2.1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Es la generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus
funciones.
2.1.1. ACTIVIDADES
La producción documental: Comprende los aspectos de origen, creación y diseño
de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de
cada entidad o dependencia. Se desarrollan funciones específicas tales como:
 Creación y diseño de documentos.
 Medios y técnicas de producción y de impresión.
 Determinación y selección de soportes documentales.
 Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
 Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
 Determinación de uso y finalidad de los documentos.
 Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la
entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
 Adecuado uso de la reprografía.
 Normalización de la producción documental Identificación de dependencias
productoras.
 Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios
regulados en los manuales de la tabla de retención documental.
  Control de la producción de nuevos documentos. Determinación de la
periodicidad de la producción documental.

2.2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Son el Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona
natural o jurídica.
2.2.1. ACTIVIDADES
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que
correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su
radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
 En este proceso se pueden realizar las siguientes actividades:
 Identificación de medios de recepción. Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (legalidad).
 Radicación de documentos
 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
 Impresión de rótulo de la radicación.
 Registro impreso de planillas de radicación y control.
 Registro de documentos Recibo de documentos oficiales. Verificación y
confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo.
 Asignación de datos, tales como: Nombre de la persona o Entidad
Remitente o destinataria, Nombre o código de la Dependencia competente,
Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite,
Anexos y Tiempo de respuesta según el Acuerdo AGN 060 de 2001
Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
 Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de
documentos recibidos y enviados.

2.3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Son las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.

2.3.1. ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior
de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe
contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los
mismos. Este proceso se realizan actividades como:

Distribución de documentos externos

Se realiza la identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la
competencia, la clasificación de las comunicaciones, la organización de
documentos en buzones o casilleros, el enrutamiento de documentos a
dependencia competente, la reasignación de documentos mal direccionados y el
registro de control de entrega de documentos recibidos

Distribución de documentos internos

Dentro de esta actividad se realiza la identificación de dependencias, el
enrutamiento de documentos a dependencia competente y registro de control de
entrega de documentos internos.

Distribución de documentos enviados

Dentro de esta actividad se realizan tareas:
 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional,
correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
 Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Peso y porteo de documentos.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma
de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos.

2.4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS

Comprende el curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
2.4.1. ACTIVIDADES
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de
documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus
respectivas series documentales
En este proceso se señalan las actividades de:
 Recepción de solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla
de control y ruta del trámite.
 Identificación del trámite.
 Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
 Respuesta Análisis de antecedentes y compilación de información.
Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la
producción de documentos hasta finalizar del asunto.

2.5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Es el Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción
de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos
archivísticos.

2.5.1. ACTIVIDADES

Clasificación documental.
 Comprende las actividades de: Identificación de unidades administrativas y
funcionales.
 Aplicación de la tabla de retención y valoración de la dependencia.
 Conformación de series y subseries documentales.
 Control en el tratamiento y organización de los documentos.

Ordenación documental
Comprende la ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series
en el orden previamente acordado, tales como: las relaciones entre unidades
documentales, series, subseries y tipos documentales, la conformación y apertura
de expedientes, la determinación de los sistemas de ordenación, la organización
de series documentales y la foliación.
Descripción documental
Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones,
que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la
investigación.
Comprende las siguientes actividades:
 Análisis de información y extracción de contenidos.
 Diseño de instrumentos de recuperación (Guías, Inventarios, Catálogos e
Índices). Actualización permanente de instrumentos
 La organización de los documentos permite una rápida identificación de los
expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las
oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los
usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o
disposición final.
Donde se realizan actividades como:
 Elaboración de inventarios documentales.
 Organización y entrega de transferencias documentales.
 Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD.

2.6. CONSULTA DE DOCUMENTOS

Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario
de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser
necesario a obtener copia de los mismos. Dicha consulta se puede hacer
mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario
responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.

2.6.1. ACTIVIDADES
Las actividades básicas en esta fase son:
Formulación de la consulta, donde se realizan las siguientes actividades:
 Determinación de la necesidad, precisión y competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
 Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por
conservación. Reglamento de consulta.
  Estrategia de búsqueda Disponibilidad de expedientes y fuentes de
información. Establecimiento de herramientas de consulta.
 Ubicación de los documentos.
 Respuesta a consulta Atención y servicio al usuario.
 Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de
préstamo.
 Uso de testigos y formatos para el control de devolución.
 Implantación de medios manuales o automáticos para localización de
información.

2.7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Es el Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la
integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

2.7.1. ACTIVIDADES
El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. En
este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema
Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:
 Diagnóstico integral.
 Sensibilización y toma de conciencia.
 Prevención y atención de desastres.
 Inspección y mantenimiento de instalaciones.
 Monitoreo y control de condiciones ambientales.
 Limpieza de áreas y documentos.
 Control de plagas.
 Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
 Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y
equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento).
 Apoyo a la reproducción.
 Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
 Establecimiento de medidas preventivas.
 Implantación de Planes de contingencia.
 Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.

2.8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a
su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto
en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

2.8.1. ACTIVIDADES
Se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo
será facilitar el acceso a la información, evitando la manipulación del original y su
deterioro. algunas series con el propósito de destruir los documentos originales
debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida
y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que
los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de
prescripción aplicables en cada caso.
Después de aplicar las técnicas de reprografía válidas es conveniente conservar
algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores
puedan analizar caracteres diplomáticos
La conservación total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal. Dentro de esta
actividad se realiza:
 Recepción de transferencias secundarias.
 Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
 Conservación y preservación de los documentos.
Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final
señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio
de conservar su información en otros soportes. Se realiza:
 Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD.
 Valoración avalada por el Comité de Archivo.
 Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las

tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo
central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter
representativo, para su conservación permanente. Aplicación de método
elegido. Elección de documentos para conservación total y/o reproducción
en otro medio.
 Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener
pequeñas imágenes en película.

 Determinación de metodología y plan de trabajo.

 Fines en la utilización de la técnica.
 Control de calidad durante todo el proceso
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilm y otros) en
otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador.
 Determinación de la metodología y plan de trabajo.
 Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
 Control de calidad durante todo el proceso.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de series y correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia a cada etapa del ciclo vital de los documentos. Éstas,
deberán elaborarse y adoptarse para la implementación del Programa de Gestión
Documental, siguiendo las etapas:
PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes
documentales. Compilar la información institucional contenida en disposiciones
legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional,
organigrama vigente, resoluciones y actos administrativos de creación de grupos
de trabajo, funciones y manuales de procedimientos. Y aplicar la encuesta a los
productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales
que producen y/o tramitan.
SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada.
Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones
asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. Identificar los
valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos,
contables y fiscales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos
documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y
subseries documentales en cada fase de archivo.
Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la
consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinar
el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o
eliminación.
TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención
Documental para su aprobación.
 El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de
la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada
dependencia.
Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces,
o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos,
remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención
Documental para su evaluación y aprobación.
CUARTA ETAPA: Aplicación Aprobadas las Tablas de Retención Documental por
la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo, que
ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad. La Unidad de
Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo
en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención
Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación,
eliminación del material metálico, identificación de material afectado por
biodeterioro.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se
destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del
Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.
QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención
Documental. La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de
seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención
Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo,
para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos,
reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones a la Tabla de
Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la
dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y
aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

IMPORTANCIA DE LAS TRD

 Facilitan el manejo de la información.
 Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen
carácter permanente.
 Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
 Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
 CONCLUSIONES

La gestión documental aporta ventajas como ahorro de tiempo, organizar y

mantener correctamente los documentos de la empresa y es una tarea clave que
nos puede ahorrar muchísimo tiempo y dinero al querer encontrar un documento o
información, también permite conservar documentos teniendo como base la
normatividad de la ley general de archivos.
El reto de la gestión documental es buscar soluciones adecuadas, funcionales y
tecnológicas que garanticen su originalidad e integridad. También debe cuenta con
un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y
recuperar la información, es vital para la permanencia de cualquier organización,
sin importar su tamaño.
Como recurso, la gestión documental provee información, y como activo, proveen
documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la
información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y
desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.
 GLOSARIO

Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la

información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por
la Ley.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al orden original.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en
las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
información en otros soportes.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con
el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.