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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO
Rector
José Narro Robles
Secretario General
Eduardo Bárzana García
Director General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación
Felipe Bracho Carpizo
Directora de Docencia en Tecnologías de Información y Comunicación
Adela Castillejos Salazar
Hoja de cálculo EXCEL
Coordinación de la publicación
María Guadalupe Izquierdo Dyrzo
Compilador
Jesús Díaz Barriga Arceo
Diseño editorial
Lidia A. Castillo Peña
Editor
DR © Universidad Nacional Autónoma de México
Ciudad Universitaria, Coyoacán, CP. 04510, México, DF.
Todos los nombres propios de programas, sistemas operativos, equipos hardware, etc. que aparecen en
estas notas son marcas registradas de sus respectivas compañías u organizaciones.
DIRECIÓN GENERAL DE CÓMPUTO Y DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y

COMUNICACIÓN
Circuito exterior s/n, Ciudad Universitaria, Coyoacán, CP. 04510, México DF.
Prohibida la reproducción total o parcial por cualquier medio
sin la autorización escrita del titular de los derechos patrimoniales
1ª. edición 2011

Impreso y hecho en México
Hoja de cálculo EXCEL® I
CONTENIDO
CONTENIDO ................................................................................................................................................ I
1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 3
1.1. Características del programa (terminología y conceptos) ............................................................ 4
1.2. Requisitos de hardware y software ................................................................................................. 4
1.3. Inicio y fin de sesión ........................................................................................................................... 5
2. ENTORNO DE TRABAJO ...................................................................................................................... 7

2.1. Elementos de la ventana de la aplicación ....................................................................................... 7
2.2.1. Cinta de opciones....................................................................................................................................... 8
2.2.2 La barra de herramientas de acceso rápido ............................................................................................ 9
2.2.3. El botón de Office .................................................................................................................................... 10
2.2. Elementos de la ventana del libro de trabajo................................................................................ 10
2.3. Menú contextual ............................................................................................................................... 11
2.4. Modificaciones al entorno de trabajo ............................................................................................. 11
2.4.1. Cinta de opciones..................................................................................................................................... 11
2.5. Ayuda ................................................................................................................................................. 16
2.5.1. Información en pantalla .......................................................................................................................... 16
2.5.2. Cuadro de diálogo Ayuda ...................................................................................................................... 16
3. OPERACIONES BÁSICAS EN UNA HOJA DE CÁLCULO................................................................ 18

3.1. Desplazamiento dentro de una hoja de trabajo ........................................................................... 18
3.1.1. Desplazamientos utilizando el teclado ................................................................................................. 18
3.1.2. Desplazamientos utilizando el mouse (ratón) ...................................................................................... 20
3.1.3. Orden “Ir a” ............................................................................................................................................. 21
3.1.4. Barras de desplazamiento....................................................................................................................... 21
3.2. Selección de rango ............................................................................................................................ 21
3.2.1. Selección de filas y columnas completas .............................................................................................. 21
3.2.2. Selección de toda la hoja de cálculo ...................................................................................................... 24
3.2.3. Selección de rango con el teclado .......................................................................................................... 24
3.2.4. Selección de rango con el mouse (ratón)................................................................................................ 24
3.2.5. Desplazamiento de la celda activa en un rango .................................................................................. 25
4. INTRODUCCIÓN DE DATOS ........................................................................................................... 26

4.1. Tipos de datos ................................................................................................................................... 26
4.1.1. Datos numéricos ...................................................................................................................................... 26
I
II Compilado por: Jesús Díaz Barriga Arceo
4.1.2. Datos de texto ........................................................................................................................................... 27

4.1.3. Datos de fecha y hora .............................................................................................................................. 27
4.1.4. Datos lógicos............................................................................................................................................. 27
4.2. Introducción de datos en una selección ........................................................................................ 28
4.3. Edición del contenido de una celda ............................................................................................... 29
4.4. Generación automática de series .................................................................................................... 31
4.5. Inserción de comentario .................................................................................................................. 34
5. FORMATO............................................................................................................................................... 35
5.1. Celdas ................................................................................................................................................. 35
5.2. Columnas ........................................................................................................................................... 46
5.3. Filas ..................................................................................................................................................... 46
5.4 Tablas................................................................................................................................................... 46
5.5. Hojas ................................................................................................................................................... 49
6. FÓRMULAS............................................................................................................................................. 50
6.1. Valores (operandos) ......................................................................................................................... 50
6.1.1. Constantes ................................................................................................................................................. 50
6.1.2. Referencia .................................................................................................................................................. 51
6.2. Operadores ........................................................................................................................................ 51
6.2.1. Tipos de operadores ................................................................................................................................ 52
6.2.2. Prioridad ................................................................................................................................................... 52
6.2.3. Vínculos entre hojas de cálculo y entre libros de trabajo ................................................................... 53
6.3. Valores de error ................................................................................................................................ 54
7. FUNCIONES ........................................................................................................................................... 56
7.1. Estructura general de una función ................................................................................................. 56
7.2. Insertar una función ......................................................................................................................... 56
7.2. Funciones matemáticas .................................................................................................................... 59
7.3. Funciones de fecha y hora ............................................................................................................... 61
7.4. Funciones estadísticas ...................................................................................................................... 62
7.5. Funciones lógicas .............................................................................................................................. 66
7.6. Funciones de texto ............................................................................................................................ 66
8. EDICIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO ................................................................................................ 68

8.1. Copiar información .......................................................................................................................... 68
8.1.1. Controlador de relleno ............................................................................................................................ 69
8.1.2. El comando copiar ................................................................................................................................... 69
8.1.3. Copiado de fórmulas ............................................................................................................................... 71
8.2. Mover información ........................................................................................................................... 74
II
Hoja de cálculo EXCEL® III
8.3. Pegado especial ................................................................................................................................. 75

8.4. Uso del portapapeles........................................................................................................................ 76
8.5. Eliminar e insertar ............................................................................................................................ 77
8.5.1. Celdas ........................................................................................................................................................ 77
8.5.2 Filas ............................................................................................................................................................. 78
8.5.3 Columnas ................................................................................................................................................... 79
8.6. Búsqueda y reemplazo..................................................................................................................... 79
8.7. Deshacer la última acción ................................................................................................................ 81
8.8. Repetir la última acción ................................................................................................................... 82
9. GRÁFICOS .............................................................................................................................................. 83
9.1. Componentes de los gráficos .......................................................................................................... 83
9.2. Creación de gráficos ......................................................................................................................... 84
9.2.1. Incrustados ............................................................................................................................................... 84
9.2.2. En hoja de gráfico incrustados ............................................................................................................... 86
9.3. Cambio del tipo de gráfico .............................................................................................................. 86
9.4. Edición y formato de un gráfico ..................................................................................................... 87
9.5. Minigráficos ..................................................................................................................................... 103
10. MANEJO DE LIBROS DE TRABAJO ........................................................................................... 109

10.1. Manejo de hojas ............................................................................................................................ 109
10.1.1. Cambiar nombre .................................................................................................................................. 109
10.1.2. Copiar .................................................................................................................................................... 110
10.1.3. Mover..................................................................................................................................................... 111
10.1.4. Insertar .................................................................................................................................................. 111
10.1.5. Eliminar ................................................................................................................................................. 112
10.1.6. Ocultar ................................................................................................................................................... 112
10.1.7. Edición simultánea de hojas ............................................................................................................... 113
10.1.8. Color de etiqueta .................................................................................................................................. 114
10.2. Manejo de ventanas ...................................................................................................................... 115
11. ARCHIVOS ......................................................................................................................................... 119

11.1. Libro nuevo ................................................................................................................................... 119
11.2. Guardar .......................................................................................................................................... 120
11.3. Guardar con contraseña ............................................................................................................... 121
11.4. Abrir ............................................................................................................................................... 122
11.5. Imprimir ......................................................................................................................................... 123
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................................ 129
III
3 Compilado por: Jesús Díaz Barriga Arceo
1 INTRODUCCIÓN
Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office system. Permite crear y aplicar formato
a libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre
aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear
modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos datos, dinamizar los
datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de gráficos con aspecto profesional.
Entre los escenarios más comunes de uso de Excel se incluyen:
§ Contabilidad: Se pueden usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos
informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de
ingresos o estados de resultados).
§ Definición de presupuestos: Ya sea para necesidades personales o empresariales, puede
crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de
marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilación).
§ Facturación y ventas: Excel también es útil para administrar datos de ventas y facturación,
y en éste se pueden crear fácilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo:
facturas de ventas, albaranes u órdenes de compra).
§ Informes con Excel: se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar resúmenes o
análisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que
muestran la variación entre los resultados reales y los proyectados, o que se pueden usar
para pronosticar datos).
§ Planeación: Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u
organizadores útiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de
marketing, planes de impuestos para fin de año u organizadores para ayudarlo con la
planificación de comidas semanales, fiestas o vacaciones).
§ Seguimiento. Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla
de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del
trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario).
§ Uso de calendarios: Gracias a su área de trabajo con cuadrícula, Excel se presta para crear
cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios académicos para hacer el
seguimiento de las actividades durante el año escolar o calendarios del año fiscal para
hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).
Hoja de cálculo EXCEL® 4
1.1. Características del programa (terminología y conceptos)

Microsoft Excel es un programa que permite ingresar diferentes tipos de datos a los cuales se les
pueden aplicar procesos matemáticos, financieros, estadísticos, de texto, lógicos y tratamiento de
bases de datos, con objeto de obtener un resultado deseado según nuestras necesidades, además
agrega la generación de gráficos y la automatización de procesos mediante la creación y edición
de Macros.
Microsoft Excel utiliza como medio el Libro de Trabajo, conformado inicialmente por tres hojas
electrónicas de cálculo, dando la posibilidad de agregar más hasta donde lo permita la memoria
RAM con que cuente el equipo. La hoja electrónica de cálculo es una matriz de columnas y filas
que al interceptarse forma las celdas y dentro de éstas es donde se ingresan los diversos tipos de
datos y se realizan los cálculos. Además se pueden crear hojas de gráficos.
1.2. Requisitos de hardware y software

Los requisitos en hardware que se necesitan para la instalación de Excel son:
Excel 2010
Componente Requisito
Equipo y procesador Procesador de 500 MHz o más rápido.

Memoria 256 MB de RAM o más.
Disco duro 2,0 GB de espacio en disco disponible.
Pantalla Monitor con resolución 1024x576 o superior.
Sistema operativo Windows XP con Service Pack (SP) 3 (sistema operativo (SO) de 32 bits
únicamente) o Windows Vista con SP1, Windows 7, Windows Server 2003
R2 con MSXML 6.0, Windows Server 2008 o SO de 32 o 64 bits posterior.
Multitoque Las características de multitoque requieren Windows 7 y un dispositivo
táctil habilitado.
Entradas de lápiz Determinadas características de entradas de lápiz requieren Windows XP
Tablet PC Edition o posterior.
Voz La funcionalidad de reconocimiento de voz requiere un micrófono para
hablar de cerca y un dispositivo de salida de audio.
IRM Las características de Information Rights Management requieren acceso a
una versión de Windows 2003 Server con SP1 o posterior que esté
ejecutando los Servicios de Windows Rights Management.
SharePoint Determinadas funcionalidades de colaboración avanzadas requieren
conectividad con Windows Server 2003 con SP1 o posterior ejecutando
Windows SharePoint Services.
Componente Requisito
Internet Microsoft Internet Explorer 6.0 o posterior, explorador de 32 bits

únicamente. La funcionalidad de Internet requiere una conexión a
Internet.
Específico de Excel Se requiere conectividad a un clúster de cálculo para ejecutar funciones

definidas por el usuario en un clúster de cálculo.
Fax de Internet Fax de Internet no está disponible en Windows Vista Starter, Windows
Vista Home Basic ni Windows Vista Home Premium.
LiveID Determinadas funcionalidades en línea requieren una cuenta de Windows

LiveTM ID.
Otros La funcionalidad del producto y los gráficos pueden variar de acuerdo

con la configuración del sistema. Algunas características pueden requerir
hardware adicional o avanzado, o conectividad del servidor;
www.office.com/products.
1.3. Inicio y fin de sesión

Antes de empezar, es necesario comentar que para trabajar con Excel 2010, siempre hay un
proceso de encendido de la microcomputadora, a lo cual sigue la ejecución de Windows; cuando
se trabaje con Excel, se asumirá que estos procesos ya se realizaron.
Para ejecutar el programa de Microsoft Excel desde Windows, realice las siguientes instrucciones:
1. Dé un clic en el botón Iniciar de la barra de tareas de Windows (se abre el menú de inicio).
2. Coloque el puntero del mouse (ratón) sobre la opción Todos los programas, como respuesta se
abre un submenú de opciones.
3. Dentro de las opciones que se visualizan, coloque el puntero del mouse (ratón) en Microsoft
Office y dé un clic sobre el icono Microsoft Excel 2010; después de la ejecución del programa,
se muestra la ventana de trabajo de Excel.
Para cerrar el programa de Excel, realizaremos los siguientes pasos:

1. Seleccione la pestaña archivo.
2. Dé clic en la opción Salir.
En caso de no haber guardado el documento, el programa le preguntará si desea hacerlo o no,
mediante la siguiente ventana:
Con lo cual guardará su información, no la guardará o cancela la instrucción y seguirá

trabajando con Excel.
2 ENTORNO DE TRABAJO
2.1. Elementos de la ventana de la aplicación
Al abrir Excel nos muestra esta ventana con los elementos gráficos que se muestran a continuación:
Tarjeta Archivo. El nuevo diseño de Microsoft Office 2010 que incluye la ficha Archivo que
reemplaza el botón Microsoft Office incluido en la versión de 2007 Microsoft Office System
en los siguientes programas: Word, Excel, PowerPoint, Access y Outlook (en las ventanas de
composición y lectura).
Al hacer clic en la pestaña Archivo, verá los mismos comandos básicos que estaban disponibles
al hacer clic en el Botón de Microsoft Office o en el menú Archivo en algunos programas
de 2007 Microsoft Office System y en Microsoft Office 2003 y versiones anteriores. Estos
comandos básicos incluyen, entre otros, a los siguientes: Abrir, Guardar e Imprimir. Algunos
comandos, tales como Importar, se han trasladado a la cinta, que forma parte de Interfaz de
usuario de Microsoft Office Fluent.
§ Barra de herramientas de acceso rápido. Permite al usuario mostrar, incorporar y retirar
los controles de su preferencia con la finalidad de acceder a éstos de manera inmediata.
§ Barra de título. Cuando se trabaja con un archivo presenta el nombre de éste, de lo
contrario mostrará Libro 1 para indicar que ha colocado un libro nuevo. Del lado derecho
de la barra se encuentran los botones de Minimizar, Maximizar/Restaurar (según sea el
caso) y Salir en este orden respectivamente.
§ Cinta de opciones. También conocida como la interfaz de usuario Ribbon. A través de las
siete fichas (Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista) se
presentan grupos que contienen controles que al pulsarse realizan tareas dentro del libro de
trabajo de Excel.
§ Columnas de la hoja. De la misma manera que los encabezados de fila, para hacer referencia a
cada columna, se cuenta con una(s) letra(s) en la parte superior que la identifica.
§ Filas de la hoja. Una hoja de cálculo está formada por columnas y filas, para hacer referencia
a cada fila éstas cuentan con un número del lado izquierdo para su identificación.
§ Celda activa. Es un rectángulo que resalta la celda con un borde más negro. Se desplaza a
través de las flechas de dirección del teclado (sobre la hoja de cálculo) y/o por medio del
ratón. Este será el lugar donde se podrán realizar modificaciones.
§ Cuadro de nombres. Despliega el nombre de la celda actida, en la pantalla de ejemplo A1.
§ Barra de Fórmulas. Muestra y permite editar el contenido de la celda activa (se explicará
su empleo posteriormente).
§ Etiquetas de hoja. Se despliegan las hojas de cálculo que contiene el libro.
§ Barra de desplazamiento horizontal y vertical. Permiten visualizar diferentes partes de la
hoja de cálculo y se requiere del maouse para su uso.
§ Zoom sobre la hoja. Estos controles permiten ampliar o reducir el porcentaje de “zoom”
de forma rápida y precisa.
§ Botones para cambiar la vista de la página. Le permite modificar la forma de visualizar el
libro de trabajo las opciones que se tienen son: Vista normal, Diseño de página, Vista
previa salto de página.
§ Barra de estado. Permite mostrar, activar e inactivar controles (modo de celda, permisos,
Bloq Mayús, Bloq despl, Bloq Núm, grabación de macros, promedio, zoom, etcétera) para
apoyar las tareas realizadas dentro de las hojas del libro de Excel.
2.2.1. Cinta de opciones

La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios
para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas.
Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para
reducir la confusión, algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha
Herramientas de imagen sólo se muestra cuando se selecciona una imagen.
No existe ninguna opción disponible actualmente que permita modificar la interfaz de usuario
para que los comandos, las barras de herramientas y el menú Archivo se vean como en
Microsoft Office 2003 y versiones anteriores. Sin embargo, se puede minimizar la cinta para que
haya más espacio disponible en pantalla o personalizar la cinta de opciones como desee. Por
ejemplo, puede crear fichas personalizadas y grupos personalizados para que contengan los
comandos que usa con más frecuencia.
Cinta de opciones completa
Cinta de opciones minimizada
2.2.2 La barra de herramientas de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas que se puede
personalizar y que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se está
mostrando. Su comportamiento es muy parecido al de las otras barras de herramientas, salvo
algunas excepciones: sólo puede cituarse en dos lugares y no puede ser cerrada u ocultada.
Puede ubicarse en uno de los siguientes sitios:
En la esquina superior izquierda junto al icono del programa (ubicación predeterminada).
Debajo de la cinta de opciones, que es parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.
Para cambiar la ubicación de la barra de herramientas de acceso rápido

• Despliegue el menú de la barra de acceso rápido dando clic en el botón con el tríangulo
hacia abajo.
• Seleccione la opción Mostrar debajo de opciones (Mostrar encima de la cinta de opciones).
2.2.3. El botón de Office

En la versión 2010 se incluye la ficha Archivo para reemplazar el botón Microsoft Office
incluido en la versión 2007. Por lo que al hacer clic en la pestaña Archivo, tendrá acceso a los
comandos básicos que ofrecía el botón Microsoft Office ver 2007 (Abrir, Guardar e Imprimir).
2.2. Elementos de la ventana del libro de trabajo

La ventana del libro es un área rectangular a través de la cual sólo podrá ver una parte de la hoja
de cálculo, por lo que en algunos casos deberá modificar su posición para poder acceder a zonas
“alejadas” de la actual. La siguiente figura muestra una ventana de libro como un elemento
flotante (ni maximizada ni minimizada).
Los elementos que componen la ventana del libro son:

A Cuadro Seleccionar todo J Flecha de desplazamiento
B Menú de control de ventana K Cuadro de desplazamiento
Cuadro de división horizontal de la
C Barra de título de ventana L
ventana
Cuadro de redimensionamiento
D Encabezados de columna M
diagonal
E Encabezado de filas N Barra de desplazamiento
F Botones de desplazamiento de fichas O Botón Cerrar
G Fichas de hojas P Botón Maximizar
H Cuadro de división de fichas Q Botón Minimizar
I Cuadro de división vertical de la ventana
2.3. Menú contextual

Los menús contextuales contienen sólo aquellos comandos que se aplican al elemento
seleccionado o señalado por el apuntador del ratón cuando se activa el menú (clic con el botón
secundario del ratón). Proporcionan una forma cómoda de acceder a los comandos que con
mayor probabilidad serán requeridos. Además, ayudan a disminuir las acciones de ratón, lo que
redunda en una mayor rapidez de trabajo.
2.4. Modificaciones al entorno de trabajo

Excel 2010 proporciona las opciones de personalizar varios elementos del entorno de trabajo
como son la cinta de opciones y la barra de herramientas de acceso rápido.
2.4.1. Cinta de opciones

Excel 2010 ofrece la posibilidad de organizar los grupos de comandos, cambiar el orden y la
posición de las pestañas, eliminar grupos y crear comandos, grupos y pestañas personalizadas.
Por otra parte, no está disponible la opción de eliminar o añadir comandos de los grupos
existentes, ni eliminar las pestañas existentes.
Use personalizaciones para personalizar la cinta de opciones, que es parte de la interfaz de usuario
de Microsoft Office Fluent, de la forma en que desee. Por ejemplo, puede crear fichas personalizadas
y grupos personalizados para que contengan los comandos que usa con más frecuencia.
Aunque se pueden agregar comandos para personalizar grupos, no es posible cambiar las fichas
y los grupos predeterminados integrados en Microsoft Office 2010. Los comandos en los grupos
predeterminados no están disponibles, o están en gris, y no pueden editarse.
En la lista Personalizar la cinta de opciones, las fichas y grupos personalizados incluyen la
palabra (personalizado) o (personalizada) después del nombre, aunque ésta no aparece en la
cinta de opciones.
CAMBIAR FICHAS, GRUPOS O COMANDOS PREDETERMINADOS

Puede cambiar el nombre y cambiar el orden de las fichas y grupos predeterminados que vienen
integrados en Microsoft Office 2010. Sin embargo, no puede cambiar el nombre de los comandos
predeterminados, cambiar los iconos asociados a los comandos ni cambiar el orden de esos
comandos.
Para agregar comandos a un grupo, debe agregar un grupo personalizado a una ficha nueva o
predeterminada. En la lista Personalizar la lista de opciones, las fichas y grupos personalizados
incluyen la palabra (Personalizado) o (Personalizada) después del nombre, aunque dicha
palabra no aparece en la cinta de opciones.
1. Ficha y grupo predeterminados con comandos que no pueden cambiarse.

2. Grupo personalizado con comandos nuevos agregados.
Para empezar a personalizar la cinta de opciones, vea los siguientes pasos.
Agregar una ficha personalizada y un grupo personalizado

Para agregar una ficha personalizada y un grupo personalizado, haga clic en Nueva ficha. Sólo
se pueden agregar comandos a grupos personalizados.
1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. En Ayuda, haga clic en Opciones.
3. Haga clic en Personalizar la cinta de opciones.
4. Haga clic en Nueva ficha.
5. Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar.
Cambiar el nombre de una ficha o un grupo

1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones,
haga clic en la ficha o grupo cuyo nombre desea cambiar.
2. Haga clic en Cambiar nombre y, a continuación, escriba otro nombre.
NOTA: Mientras cambia el nombre de un grupo personalizado, también puede hacer clic en un icono para
representar a ese grupo.
Agregar un grupo personalizado a una ficha

Puede agregar un grupo personalizado a una ficha personalizada o a una ficha predeterminada.
haga clic en la ficha a la que desea agregar un grupo.
2. Haga clic en Nuevo grupo.
3. Para cambiar el nombre del Nuevo grupo (personalizado), haga clic con el botón
secundario en el grupo, haga clic en Cambiar nombre y, a continuación, escriba otro
nombre.
4. Para ocultar las etiquetas de los comandos que agregue a este grupo personalizado, haga
clic con el botón secundario del mouse en el grupo y, a continuación, haga clic en Ocultar
las etiquetas de comando.
NOTAS:
- También puede agregar un icono que represente el grupo personalizado haciendo clic en el grupo personalizado y,
a continuación, en Cambiar nombre. Para obtener más información sobre los usos del icono, vea el tema sobre las
razones por las que veo una bola verde.
- Para ver las etiquetas de los comandos en el grupo personalizado después de haberlas ocultado, haga clic con el
botón secundario del mouse en el grupo y, a continuación, haga clic en Ocultar las etiquetas de comando.
Agregar comandos a un grupo personalizado

Sólo se pueden agregar comandos a un grupo personalizado que esté en una ficha personalizada
o predeterminada. No es posible agregar comandos a un grupo predeterminado. Sólo se puede
cambiar el nombre a los comandos agregados a grupos personalizados.En la lista Personalizar la
cinta de opciones, las fichas y grupos personalizados incluyen la palabra (personalizado) o
(personalizada) después del nombre, aunque ésta no aparece en la cinta de opciones.
haga clic en el grupo personalizado al que desea agregar un comando.
2. En la lista Comandos disponibles en, haga clic en la lista que contiene los comandos que
desea agregar; por ejemplo, Comandos más utilizados o Todos los comandos.
3. Haga clic en un comando de la lista que elija.
4. Haga clic en Agregar.
NOTA. También puede cambiar el nombre de un comando y agregar un icono que represente al comando haciendo
clic en el comando y luego en Cambiar nombre.
Ocultar una ficha

Es posible ocultar fichas personalizadas y predeterminadas, pero sólo se pueden quitar fichas
personalizadas.
NOTA En la lista Personalizar la cinta de opciones, las fichas y grupos personalizados incluyen la palabra
(personalizado) o (personalizada) después del nombre, aunque ésta no aparece en la cinta de opciones.

desactive la casilla de verificación junto a la ficha predeterminada o personalizada que
desea ocultar.
Quitar una ficha personalizada

Es posible ocultar fichas personalizadas y predeterminadas, pero sólo se pueden quitar fichas
personalizadas.
NOTA. En la lista Personalizar la cinta de opciones, las fichas y grupos personalizados incluyen la palabra
(personalizado) o (personalizada) después del nombre, aunque ésta no aparece en la cinta de opciones.

haga clic en la ficha que desea quitar.
2. Haga clic en Quitar.
Cambiar el orden de las fichas o los grupos

haga clic en la ficha o grupo que desea mover.
2. Haga clic en la flecha Subir o Bajar hasta obtener el orden deseado.
Quitar un grupo
Puede quitar grupos en fichas personalizadas o predeterminadas.
haga clic en el grupo que desea quitar.
Quitar un comando de un grupo

Sólo se pueden quitar comandos de grupos personalizados.
haga clic en el comando que desea quitar.
Cambiar el nombre de un comando agregado a un grupo personalizado

haga clic en el comando cuyo nombre desea cambiar.
2. Haga clic en Cambiar nombre y, a continuación, escriba otro nombre.
NOTA. Mientras cambia el nombre de un comando que agregó a un grupo personalizado, también puede hacer clic
en un icono para representar a ese comando.
Restablecer la cinta de opciones

Puede elegir restablecer a su estado original todas las fichas de la cinta de opciones o sólo las
seleccionadas. Si restablece todas las fichas de la cinta de opciones, también restablecerá la barra
de herramientas de acceso rápido, que mostrará solo los comandos predeterminados.
Restablecer la cinta de opciones a la configuración predeterminada

1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones, haga clic en Restablecer valores
predeterminados.
2. Haga clic en Restablecer valores predeterminados y, a continuación, haga clic en
Restablecer todas las fichas de la cinta de opciones y personalizaciones de la barra de
herramientas de acceso rápido.
Restablecer sólo la ficha seleccionada

Las fichas predeterminadas sólo se pueden restablecer a su configuración predeterminada.
1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones, seleccione la ficha predeterminada que
desea restablecer a la configuración predeterminada.
2. Haga clic en Restablecer valores predeterminados y, a continuación, haga clic en
Restablecer únicamente la ficha de cinta seleccionada.
Exportar una cinta de opciones personalizada

Puede exportar las personalizaciones de la cinta de opciones y la barra de herramientas de
acceso rápido a un archivo que puede ser importado y usado por un compañero de trabajo o en
otro equipo.
1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones, haga clic en Importar o exportar.
2. Haga clic en Exportar todas las personalizaciones.
Importar una cinta de opciones personalizada
Puede importar archivos de personalización para reemplazar el diseño actual de la cinta de
opciones y de la barra de herramientas acceso rápido. Al poder importar la personalización,
puede hacer que los programas de Microsoft Office presenten la misma apariencia que usan sus
compañeros de trabajo o de diferentes equipos.
Importante. Al importar un archivo de personalización de la cinta de opciones, perderá todas las
personalizaciones de la cinta de opciones y de la barra de herramientas de acceso rápido anteriores. Si cree
que quizás desee volver a la personalización que tiene actualmente, debe exportarla antes de importar las
personalizaciones nuevas.
1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones, haga clic en Importar o exportar.

2. Haga clic en Importar archivo de personalización.
2.5. Ayuda
El sistema de ayuda de Excel 2010 es extremadamente útil y versátil, muy comprensible y fácil
de usar.
2.5.1. Información en pantalla

Uno de los recursos disponibles medianto los cuales el usuario de Excel recibe explicaciones son
las etiquetas dinamicas emergentes denominadas “información en pantalla” que propocionan
pistas visuales relativas a los elementos de la interfaz.
Para activarlas basta con situar el apuntador del ratón sobre cualquier botón o comando de la
cinta de opciones y de la barra de herramientas de acceso rápido para que aparezcan.
La ayuda en forma de información en pantalla también está disponible para diversos cuadros de
diálogo. Podrá identificarlos mediante iconos con pequeñas “i” (de información), que aparecen junto
a los elementos del cuadro de diálogo que indican la posibilidad de información adicional. Bastará
con ubicar el apuntador del ratón sobre el icono para que aparezca la información en pantalla.
2.5.2. Cuadro de diálogo Ayuda

Si la información en pantalla no es suficiente, se puede acudir al cuadro de diálogo Ayuda, para lo
cual se deberá dar clic sobre el botón de ayuda (el icono del signo de interrogación ?) disponible
siempre en la esquina superior derecha de la pantalla (o cualquier cuadro de diálogo).
Al abrir por vez primera el cuadro de diálogo Ayuda, Excel 2010 intentará conectarse al sitio
web Microsoft Office OnLine. De tener éxito la conexión, se mostrará un menú de apertura de
temas similar al de la figura.
Si pierde la conexión a internet, o bien, selecciona el enlace denominado “Mostrar la ayuda sin
conexión desde mi equipo”, sólo tendrá acceso a los temas de ayuda instalados en su equipo.
Como se aprecia en la figura, el cuadro de diálogo Ayuda dispone de una pequeña barra de
herramientas con botones de avance y retroceso, similares a los de un navegador.
El botón detener detiene la llegada y salida de datos en caso que se desee suspender la descarga
de algún contenido web. El botón actualizar vuelve a cargar el tema actual. El botón inicio le
envía a la pantalla de apertura de la ayuda, en tanto que el botón de imprimir envía a la
impresora el tema actual.
El panel tabla de contenido incluye los temas disponibles de primer nivel, Al dar clic en alguno
de los libros cerrados se abrirán y mostrarán los los distintos subtemas que componen el tema
original.
3 OPERACIONES BÁSICAS EN
UNA HOJA DE CÁLCULO
En este capítulo se explican las formas de desplazamiento que existen en Excel, así como la
selección de rangos y herramientas básicas para utilizar la hoja de cálculo.
3.1. Desplazamiento dentro de una hoja de trabajo

Trasladarse dentro de la hoja de cálculo, es esencial para todas las actividades que se desean
desarrollar con la información; aquí se muestran los desplazamientos que Excel permite realizar.
3.1.1. Desplazamientos utilizando el teclado

A continuación se presenta un resumen de los movimientos que se pueden realizar con el
teclado.
TECLA DESPLAZAMIENTO
£ Una celda arriba.
¤ Una celda abajo.
¡
o
Una celda a la izquierda.
ñ + F
¢ o F Una celda a la derecha.
Re Una pantalla hacia arriba.

Pág
Av Una pantalla hacia abajo.

Pág
Inicio A la primera celda de la fila actual.
Bloq
Inicio
A la celda superior izquierda de la pantalla.
Despl
,
Bloq A la celda inferior derecha de la pantalla.

Despl Fin
,
Si la celda de arriba está vacía, se desplaza hacia arriba a la
Ctrl + £
celda más próxima con datos.
FIN activa el Modo final. En el Modo final, puede

presionar una tecla de dirección para desplazarse a la
siguiente celda que no está en blanco dentro de la misma
columna o fila que la celda activa. Si las celdas están en
Fin
blanco, al presionar la tecla FIN seguida de una tecla de
dirección puede desplazarse a la última celda de la fila o
columna.
FIN también permite seleccionar el último comando del
menú cuando un menú o un submenú están visibles.
Si la celda de abajo está vacía, se desplaza hacia abajo a la

Ctrl + ¤
celda más próxima con datos.
Si la celda izquierda está vacía, se desplaza hacia la

Ctrl + ¡
izquierda a la celda más próxima con datos.
Si la celda derecha está vacía, se desplaza hacia la derecha

Ctrl + ¢
a la celda más próxima con datos.
Ctrl + Inicio
Se ubica en la celda A1.
Ctrl + Fin Se coloca en la última celda que contiene información.
Av Activa la siguiente hoja ubicada al lado derecho de la hoja

Ctrl + Pág original.
Ctrl Re Activa la siguiente hoja ubicada al lado izquierdo de la

+ Pág hoja original.
A continuación se presenta un resumen de los movimientos que se pueden realizar con el

teclado, cuando se tiene activada la tecla Bloq Despl.
TECLAS DESPLAZAMIENTO
£ Una fila arriba.
¤ Una fila abajo.
¡ Una columna a la izquierda.

TECLAS DESPLAZAMIENTO
¢ Una columna a la derecha.
Ctrl + £
o Una pantalla hacia arriba.

Re
Pág
Ctrl + ¤
o Una pantalla hacia abajo.

Av
Pág
Ctrl + ¡ Una pantalla a la izquierda.
Ctrl + ¢ Una pantalla a la derecha.
3.1.2. Desplazamientos utilizando el mouse (ratón)

A continuación se presentan los comandos de desplazamiento que se pueden realizar con el
mouse (ratón):
ACCIÓN RESULTADO
Clic sobre cualquier celda. Convierte la selección en la celda activa.
Doble clic sobre el borde Si la siguiente celda hacia arriba está vacía, se desplaza
superior de la celda activa. hacia arriba a la más próxima con datos.
Si la siguiente celda hacia arriba contiene información,
se mueve hacia arriba a la más próxima en blanco.
Doble clic sobre el borde Si la siguiente celda hacia abajo está vacía, se desplaza
izquierdo de la celda activa. hacia abajo a la más próxima con datos.
Si la siguiente celda hacia abajo contiene información,
se desplaza hacia abajo a la más próxima en blanco.
Girar la rueda hacia delante o Se desplaza hacia arriba/abajo varias filas.
hacia atrás.
Recorre una hoja de cálculo.
Presionar el botón de rueda
y alejar el puntero de la marca
de origen en la dirección que
desea desplazarse.
3.1.3. Orden “Ir a”

Para colocarnos en una celda específica en la cual conocemos su posición (su columna y su
renglón), utilizamos la orden “Ir a”, no importa la posición del cursor en la hoja de cálculo, el
cursor se colocará en la celda que se solicite de forma inmediata.
Hay tres formas de utilizarse:
1. Utilizando la ficha Inicio:

a) Dar un clic en el grupo Modificar.
b) Seleccionar con un clic Buscar y seleccionar.
c) Seleccionar el comando Ir a….
d) Escribir la referencia de la celda y dar clic en Aceptar (el
cursor se colocará en la celda solicitada).
2. Utilizando el método abreviado Ctrl + I:
a) Oprimir las teclas Ctrl + i (aparecerá la ventana de diálogo
Ir a).
b) Escribir la referencia de la celda y dar clic en Aceptar (el
3. Utilizando la tecla F5:
a) Oprima la tecla F5 (aparecerá la ventana de diálogo Ir a).
b) Escribir la referencia de la celda y dar clic en Aceptar (el
3.1.4. Barras de desplazamiento

Otra de las alternativas dentro de Excel, para desplazarse por la hoja de cálculo son las barras de
desplazamiento horizontal y vertical.
3.2. Selección de rango

Un rango de celdas se define como un conjunto de celdas que se han seleccionado para realizar
una operación con ellas. La selección de un rango de las operaciones que más frecuentemente se
utilizan en la hoja de cálculo, de ahí la importancia de hacer diferentes selecciones de rango, en
esta sección las describiremos.
3.2.1. Selección de filas y columnas completas

La selección de filas y columnas es similar, la diferencia está en seleccionar la cabecera de la
columna y/o renglón. Para seleccionar una columna/renglón realizar los siguientes pasos:
1. Colocar la señal del mouse (ratón) en la cabecera de la columna/renglón que se quiere
seleccionar.
2. Dar un clic, se selecciona (se pone en color oscuro) toda la columna o renglón que se solicitó.
Columna
Fila o renglón
Para seleccionar varias columnas/renglones:

1. Dar un clic en la columna/renglón donde comenzará el rango.
2. Oprimir y mantener oprimida la tecla Mayúsculas.
3. Dar un clic en la columna/renglón donde finalizará el rango, se pondrá en color oscuro
todo el rango seleccionado y soltar la tecla Mayúsculas.
NOTA. Si se requiere ampliar el rango, vuelva a oprimir la tecla Mayúsculas y dé un clic en la columna/renglón
para ampliar/disminuir el rango.
Para seleccionar varias columnas/renglones independientes

1. Dar un clic en la columna/renglón donde comenzará el rango.
2. Oprimir y mantener oprimida la tecla Ctrl.
3. Dar un clic en las columnas/renglones para formar el rango, se pondrá en color oscuro
todo el rango seleccionado y soltar la tecla Ctrl.
NOTA. Si se quiere ampliar el rango, debe mantenerse oprimida la tecla Ctrl y dar clic en las columnas/renglones que
se quieran agregar.
3.2.2. Selección de toda la hoja de cálculo

Si requiere como rango toda la hoja de cálculo, sólo es necesario dar clic en el botón Seleccionar
todo que se localiza en la unión de las cabeceras de columnas y filas (ver figura), al oprimirlo se
marcarán todas las celdas de la hoja de cálculo.
3.2.3. Selección de rango con el teclado

Se pueden hacer rangos por medio del teclado, a continuación se presentan las instrucciones
para llevarlo a cabo:
1. Colocarse en la celda donde comenzará el rango.
2. Oprimir y mantener pulsada la tecla Mayúsculas.
3. Llevar el cursor hasta el final del rango mediante las flechas de navegación.
4. Soltar la tecla Mayúsculas.
Si se quiere aumentar el rango en otra zona de la hoja de cálculo:
1. Una vez que ya se realizó el primer procedimiento, al estar colocados en el final del primer
rango, oprimir la combinación de teclas Mayúsculas + F8.
2. Colocarse en la celda en la cual se quiere aumentar el rango.
3. Oprimir y mantener oprimida la tecla Mayúsculas.
4. Llevar el cursor hasta el final del rango mediante las flechas de navegación.
5. Soltar la tecla Mayúsculas.
3.2.4. Selección de rango con el mouse (ratón)

Para marcar rangos por medio del mouse (ratón), se presentan las siguientes técnicas:
§ Dar un clic en la celda que inicia el rango.
§ Arrastrar el mouse (ratón) hasta el final del rango u oprimir la tecla Mayúsculas y dar un
clic en la celda donde será el fin del rango.
Si se quiere aumentar el rango en otra zona de la hoja de cálculo:

§ Una vez que ya se realizó el primer procedimiento, oprima la tecla Ctrl y mantenerla
oprimida.
§ Colocar la señal del mouse (ratón) en la celda en la cual se quiere aumentar el rango.
§ Dar un clic y soltar la tecla Ctrl.
§ Arrastrar el mouse (ratón) hasta el final del rango u oprimir la tecla Mayúsculas y dar un
clic en la celda donde será el fin del rango (los resultados serán iguales a la figura
anterior).
NOTA. Se pueden agregar más zonas al rango repitiendo las últimas instrucciones cuantas veces sea requerido.
Para seleccionar columnas a la derecha y/o renglones hacia abajo, al arrastrar el mouse (ratón)
colóquelo en el marco derecho para desplazar las columnas hacia la derecha y/o en el marco
inferior, para desplazar las filas hacia abajo.
3.2.5. Desplazamiento de la celda activa en un rango

Se observará que en todos los métodos explicados en este capítulo cuando se crea un rango, al
inicio se visualiza una celda en color blanco, es la celda activa en el rango, la cual nos sirve para
realizar operaciones dentro de éste, dándonos la oportunidad de desplazar la celda activa.
En la tabla siguiente se presentan los movimientos de desplazamiento que se pueden realizar
con la celda activa dentro de un rango.
F Una celda a la derecha o al principio de la siguiente fila.
ñ + F Una celda a la izquierda o al final de la fila anterior.
Una celda hacia abajo o al principio de la siguiente

8 columna.
ñ + 8 Una celda hacia arriba o al final de la columna anterior.

4 INTRODUCCIÓN DE DATOS
En este capítulo conoceremos los tipos de datos que se pueden manejar dentro de la hoja de
cálculo, y cómo introducir los datos en las celdas.
4.1. Tipos de datos

En Excel se manejan los siguientes tipos de datos:
4.1.1. Datos numéricos

En la hoja de cálculo, los datos con valor numérico sólo pueden ser formados por los siguientes
caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
Se ignora el signo de más (+) a la izquierda, y se trata al punto como separador de decimales
(tener presente la Configuración regional del Panel de control que se tenga en Windows).
Todas las demás combinaciones de números y caracteres no numéricos son consideradas texto.
Los números que se introducen en una celda son valores constantes.
Para los números negativos, se teclea un signo menos (-), o bien se encierran los números entre
paréntesis ( ).
Al introducir los números dentro de la celda, se alinearán a la derecha.
Las hojas tienen predeterminado el formato numérico General; al introducir los números se
visualizarán como enteros (789) o fracciones decimales (7.89), o bien en notación científica
(7,89E+08), en caso de que el número sea más largo que el ancho de la celda.
Excel guarda números con una precisión de hasta 15 dígitos. Si un número es mayor de 15 dígitos
significativos, se convertirán los dígitos adicionales en ceros (0).
Para introducir un número en una celda:
a) Colocar el cursor en la celda donde se
quiere insertar el número.
b) Teclear el número.
c) Finalizar oprimiendo la tecla Enter.
Indicador de
la posición
del cursor
4.1.2. Datos de texto

Estas cadenas de letras permiten precisar la información, al ser utilizados como títulos, etiquetas
o notas dentro de las celdas.
§ Texto es cualquier combinación de letras, espacios y caracteres no numéricos.
§ El texto que se introduce en una celda, queda alineado a la izquierda de la misma.
§ Si el texto satura el ancho de la columna se visualizará en la siguiente columna siempre y
cuando no tenga información, de lo contrario se trunca la información al ancho de la
celda.
§ Para insertar un salto de línea en una celda, presione Alt+Enter.
§ Para introducir un texto en una celda:
a) Colocar el cursor en la celda donde se quiere insertar el texto.
b) Teclear el texto.
4.1.3. Datos de fecha y hora

El manejo de espacios de tiempo es posible con la captura de las fechas y horas.
§ Las fechas y horas son tratadas como valores numéricos.
§ Se utilizan los separadores de fecha “/” o “-” y el separador de horas “ : ”.
§ Las fechas y horas se alinean hacia la derecha cuando son introducidas en una celda. Si no
se puede reconocer el formato de fecha o de hora quedará introducida como texto
(quedando alineado hacia la izquierda).
§ Las opciones en Configuración regional del Panel de control determinarán el formato
predeterminado de la fecha y hora actual.
§ Para escribir una fecha y hora en la misma celda, sepárelas con un espacio.
§ Para utilizar una hora basada en el reloj de 12 horas, detrás de la hora inserte un espacio
seguido de AM o PM.
§ Las horas y las fechas pueden sumarse, restarse e incluirse en otras operaciones.
NOTA. Para evitar introducir una fracción como fecha, coloque un cero (0) delante de cada fracción; por ejemplo,
escriba 0 1/2.
§ Para introducir una fecha/hora en una celda:

a) Colocar el cursor en la celda donde se quiere insertar la fecha/hora.
b) Teclear la fecha/hora.
4.1.4. Datos lógicos

Con los valores lógicos (“VERDADERO” y “FALSO”) aumentan las posibilidades de maniobrar
las operaciones con la información dentro de la hoja de cálculo.
Son dos, VERDADERO y FALSO, los datos lógicos por lo general se presentan como resultado de
fórmulas, aunque también es posible teclearlos; al insertarlos por omisión, se alinean en el centro.
La forma de introducir estos valores, es similar a los ejemplos anteriores con la única diferencia
de que se debe teclear el valor lógico: VERDADERO y FALSO.
4.2. Introducción de datos en una selección

Cuando se tiene mucha información para capturar dentro de la hoja de cálculo, una de las
mejores opciones para introducirlo, es por medio de un rango que se desplace conforme se va
tecleando la información (numérica, texto, fecha, hora o lógica). A continuación se describen los
pasos para lograr este propósito:
1. Se marca el rango que se requiere capturar, como se señala en la figura (se puede marcar
cualquier tipo de rangos como se mostró en el capítulo 3).
Se insertan datos de cualquier

tipo en el rango.
Se marca el rango de la celda B3
a la celda B12.
2. Se introducen los datos (numéricos, texto, fecha, hora o lógicos) y se oprime la tecla Enter
para que los datos sean aceptados en la celda.
3. El cursor se coloca en la celda siguiente del rango y se repite la operación anterior hasta
recorrer todo el rango.
NOTA. Si se requiere mover el cursor dentro del rango establecido, se pueden utilizar los movimientos de
Desplazamiento de la celda activa en un rango presentado en el capítulo tres.
4.3. Edición del contenido de una celda

Para editar los datos de una celda y realizar modificaciones a la información, realizar los
siguientes pasos:
1. Colocar el cursor en la celda que contiene los datos.
Colocar el cursor sobre la celda a editar.
2. Oprimir la tecla F2 o dar doble clic sobre la información de la celda, dará como resultado la
edición de los datos. Se podrá agregar, eliminar, modificar, copiar, mover o formatear la
información; cuando esto se haya realizado, terminar pulsando la tecla Enter.
Se insertan datos de cualquier tipo en el rango.
Otra alternativa de edición es a través de la Barra de fórmulas, una vez que se ha colocado el cursor en la
celda por editar, con la señal del mouse (ratón) apuntando sobre los datos de la Barra de fórmula, al dar
doble clic, los datos se editarán en la barra. Una vez que se realicen las modificaciones sobre los datos y
para que los cambios ingresen en la celda, termine oprimiendo Enter o el botón Introducir (botón con la
figura de una paloma).
Edición de la celda usando la Barra de Fórmula,

Observe el cursor (línea vertical) ubicado en la barra de fórmula.
Cuando se tiene en edición una celda, Excel nos permite realizar diferentes tipos de operaciones
para modificar los datos, a continuación se presentan los comandos que se pueden realizar cuando
se editan datos:
§ Desplazamiento del cursor en la línea de edición
¡ Se desplaza una posición a la izquierda.
¢ Se desplaza una posición a la derecha.
Inicio Se coloca al inicio del dato.
Fin Se ubica al final del dato.
Ctrl + ¡ Se desplaza una palabra completa a la izquierda.
Ctrl + ¢ Se mueve una palabra completa a la derecha.
§ Borrado en la línea de edición
TECLA RESULTADO
Supr Elimina el caracter del lado derecho del cursor.
¡ Borra el caracter del lado izquierdo del cursor.
¡
ñ +
Se marca el rango a eliminar hacia la
(Shift) ó
izquierda/derecha a partir del cursor.
¢
ñ
Supr Al oprimir Supr se borra el rango marcado.
Esc
Cancela todas las modificaciones que se realizaron
en la celda (si no se ha tecleado antes Enter).
§ Escritura en la línea de edición
TECLA RESULTADO
Insert
Activa/desactiva modo de insertar/sobrescribir,
por omisión está activado el modo insertar.
§ Mover y/o copiar información en la línea de edición.
RESULTADO
ñ + ¡
Se marca el rango a copiar hacia la
izquierda/derecha a partir del cursor.
(Shift) o
ñ + ¢
Para copiar la información que está en el rango (Ctrl

Ctrl + C
+ C).
Para mover la información que está en el rango (Ctrl

Ctrl + X
+ X).
Se desplegará la información que se solicitó

Ctrl + V copiar/mover a partir de la posición donde se
encuentre el cursor.
Utilizando los comandos anteriores, se podrán realizar las modificaciones necesarias a la

información que contenga la celda; y para que queden realizados, se deberá oprimir Enter y/o
dar un clic en el botón Introducir que aparece en la Barra de fórmula (aparece una palomita de
color verde); si se quiere rechazar las modificaciones se deberá oprimir ESC y/o dar un clic en el
botón Cancelar que aparece también en la Barra de fórmula (aparece con una marca en color rojo).
Si se realizaron cambios en la celda y se desea regresar al dato original, use el comando Deshacer
(Edición/Deshacer).
4.4. Generación automática de series

Dentro de la hoja de cálculo se cuenta con la posibilidad de generar series de tipo lineal,
geométrica, cronológica y de autorrellenado, a continuación se presentan ejemplos de cada serie:
SERIE EJEMPLO
Lineal 1, 2, 3, 4, 5, 6...
1, 3, 5, 7, 9, 11...
100, 95, 90, 85, 80...
Geométrica 1, 2, 4, 8, 16...
1, 3, 9, 27, 81...
2, 3, 4, 5, 6, 75, 10, 125...
Cronológica 9:00, 10:00, 11:00, 12:00...
lun, mar, mie, jue...
lunes, martes, miércoles, jueves...
ene, feb, mar, abr...
SERIE EJEMPLO
ene, abr, jul, oct, ene...
ene-96, abr-96, jul-96, oct-96, ene-97...
15-ene, 15-abr, 15-jul, 15-oct...
1994, 1995, 1996, 1997, 1998...
Autorrellenado Trim3, Trim4, Trim1, Trim2,...
Producto 1, Pedido parcial, Producto 2, Pedido parcial, Producto 3, Pedido
parcial,...
Texto1, textoA; texto2, textoA; texto3, textoA;...
1er período, 2do período, 3er período,...
Comenzaremos a explicar el proceso para incorporar una serie en la hoja de cálculo, empezando
con la serie lineal y geométrica, dado que son semejantes:
a) Se debe introducir el dato numérico en la celda donde comenzará la

serie (para realizar la serie 100, 95, 90, 85.... introduciremos el
número 100).
b) Marcar el rango (incluyendo el número que se tecleó) donde se
quiere generar la serie (esto puede ser en forma horizontal o
vertical).
c) Dar clic en la ficha Inicio → Grupo Modificar →dar clic en el icono Rellenar →
comando Series...
d) En la ventana de diálogo seleccionar las opciones de Fila, Lineal y en incremento teclear
el valor “—5”.
Se detecta si es por filas o columnas. Por omisión el tipo es Lineal. Se activan las
opciones de Unidad de tiempo cuando se selecciona Cronológica. La opción Tendencia
calcula la mejor línea de ajuste (serie lineal) o curva (serie geométrica). El Incremento
puede ser positivo o negativo y tenemos la opción de especificar un Límite a la serie.
e) Se obtendrá la serie deseada.
Para generar una serie Cronológica:

1. Colocar el cursor en la celda donde se encuentra el dato para comenzar la serie.
2. Teclee el primer elemento de la serie, en este caso lunes.
3. Posicione el apuntador en el Controlador de relleno, (el pequeño cuadro que se visualiza en la
esquina inferior derecha de la celda), véase que cambia de imagen a una cruz; cuando esto
suceda, arrastre el mouse (ratón) hasta la celda donde se quiere el final de la serie.
4. Suelte el mouse (ratón), se llenará el rango que se solicitó por la serie cronológica.
Controlador de
relleno
Botón opciones de
autorrellenado
NOTA. Al terminar el rango aparece el botón de opciones de autorrellenado que ofrece otras alternativas de
rellenado, por omisión es el rellenado de serie.
Ahora veremos la serie con el tipo de Autorellenar, sólo hay que tener en cuenta que se introduce un
texto seguido de un valor o número. El número será el que varíe según se solicite en la opción
Incremento. Realice lo siguiente:
a) Introducir el dato de la serie en una celda (por ejemplo para hacer la serie Producto 1,
Producto 2, Producto 3,...debemos teclear en la celda “Producto 1”).
b) Realizar el rango que sea necesario (se debe iniciar en la celda donde se tecleó el dato).
c) Dar clic en la ficha Inicio → Grupo Modificar →dar clic en el icono

Rellenar → comando Series...
d) Aparecerá la ventana Serie, donde deberá solicitar el tipo
Autorrellenar
e) Dar un clic en el botón Aceptar y se realizará la serie.
4.5. Inserción de comentario

Los comentarios son una parte importante dentro de la hoja de cálculo, pueden explicar fórmulas
complejas, pasos que no son muy entendibles o datos que faltan introducir en las celdas.
Para introducir un comentario, se debe colocar el cursor en la

celda en donde se desea ingresarlo; elegir la ficha Revisar,
dentro del grupo Comentarios, escoger Nuevo comentario.
También puede realizarlo con el menú Contextual, con la
opción insertar comentario. Aparecerá un cuadro de texto en el
cual se podrá escribir la información del comentario, y al
terminar dé un clic fuera del cuadro de texto o teclear dos
veces la tecla de Esc.
El comentario incorporado solo pertenece a la celda a la que se introdujo, y se distingue porque
tiene un pequeño triángulo rojo en la parte superior derecha.
Para eliminar un comentario, coloque el cursor en la celda que lo contiene, seleccione la ficha
Revisar, dentro del grupo Comentarios y enseguida dé clic en Eliminar. También se puede
solicitar el menú Contextual y se da un clic en la opción Eliminar comentario.
5 FORMATO
5.1. Celdas
Excel permite realizar Operaciones aritméticas, también darle presentación por medio de los
formatos resaltando la información más importante, así se pueden obtener conclusiones de forma
rápida y eficiente. Por ejemplo puede llevar la cuenta de todos sus gastos y sus ganancias del año
y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta manera tomar
decisiones más eficientes.
A continuación se verán las diferentes opciones disponibles para cambiar el aspecto de las
celdas de una hoja de cálculo y aplicarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la
alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.
Números
Excel permite modificar la visualización de los números en la celda. Por medio de la Ficha de
Inicio o por medio de menú contextual.
a) Seleccionar el rango de celdas a m o d ific a r.

b) En la ficha Inicio dentro del grupo Número (el cuadro mostrado a
continuación), se tienen diversas opciones; éstas le permiten definir si
el número debe ir precedido por un signo de $, un signo de porcentaje
%, cambiar a estilo millares, aumentar o disminuir decimales.
Si da clic en General, se despliega una lista que tiene las opciones que se explican a
continuación
La otra forma es por medio de un menú alterno, lo obtenemos de la siguiente forma:

1. Coloque apuntador en la celda a modificar y presione el botón derecho para obtener el menú
que se muestra del lado derecho.
2. Seleccionar el comando Formato de celdas.

3. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
4. Hacer clic sobre la pestaña Número.

5. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría: Hacer clic sobre el botón Aceptar.
6. Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría: se elegirá de
la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías más
utilizadas son:
§ General. Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza

Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma
exponencial si la cifra no toma por completo en la celda.
§ Número. Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales,
también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números
negativos.
§ Moneda. Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se
puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de visualizar los números
negativos.
§ Contabilidad. Difiere el formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
§ Fecha. Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede
escogerse entre diferentes formatos de fecha.
§ Hora. Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
§ Porcentaje. Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda
por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
§ Fracción. Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
§ Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el
número de decimales.
§ Texto. Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se
encuentre algún número en la celda.
§ Especial. Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el
número de teléfono, etc.
§ Personalizada. Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.
En el grupo Número de la ficha Inicio se dispone de una serie de

botones que permitirán modificar el formato de los números de forma
más rápida.
Si acciona este botón, las celdas seleccionadas tengan el símbolo $ y dos decimales.Si se
hace clic sobre el botón, aparece un menú en donde elegiremos el tipo de
formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el tipo moneda en
la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo $). En la
siguiente imagen se muestran las diferentes opciones:
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el

símbolo %).
Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de

alineación).
Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
Tarjeta Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados
u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
2. Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas.
3. Aparecerá la siguiente ficha.
4. Elegir las opciones deseadas.

5. Una vez elegidas todas las opciones requeridas, hacer clic sobre el botón Aceptar.
A continuación se explican las distintas opciones de la ficha.
§ Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir, respecto de la anchura de las celdas.
Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes
opciones:
- General. Es la opción por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo
de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.
- Izquierda (Sangría). Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de
éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor
en uno, la entrada de la celda comienza un caracter más a la derecha, para que el
contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.
- Centrar. Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
- Derecha (Sangría). Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de
éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un
recuadro de Sangría, que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este
valor en uno, la entrada de la celda comienza un caracter más a la izquierda, para
que el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.
- Rellenar. Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para
rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la
opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.
- Justificar. Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto
por la derecha como por la izquierda.
- Centrar en la selección. Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en
blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene
datos.
§ Alineación del texto Vertical. Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá
sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic
sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
- Superior. Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.
- Centrar. Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
- Inferior. Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.
- Justificar. Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior
como por la inferior.
§ Orientación. Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre
en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en
sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj.
Excel2007 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación
vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.
§ Ajustar texto. Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las
celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el
contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará
la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
§ Reducir hasta ajustar. Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se

reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
§ Combinar celdas. Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
§ Dirección del texto. Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se
utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo
árabe, hebreo, etc.
Algunas de estas opciones están disponibles en la ficha Inicio dentro del grupo Alineación.
• Para cambiar la alineación vertical del contenido de las celdas, haga clic en:
1. Alinear en la parte superior ,
2. Alinear en el medio o
3. Alinear en la parte inferior .

• Para cambiar la alineación horizontal del contenido de las celdas, haga clic en;
1. Alinear texto a la izquierda ,
2. Centrar o
3. Alinear texto a la derecha .

• Para cambiar la sangría del contenido de las celdas, haga clic en:
1. Disminuir sangría o
2. Aumentar sangría .
• Para girar el contenido de las celdas, haga clic en Orientación y luego seleccione la
opción de rotación que desee.
• Para ajustar el texto en una celda, haga clic en Ajustar texto.
Sugerencia: Para centrar o alinear datos que ocupan varias columnas o filas, como las
etiquetas de columnas y filas, primero haga clic en Combinar y centrar .
Tarjeta Fuente
Excel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el
tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Realizamos los siguientes pasos:

1. Posiciónese en la celda que desea modificar.
2. Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, hacemos clic sobre la pestaña
Fuente, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.
3. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.
4. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa
un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
5. Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos.
A continuación pasamos a explicarte:
§ Fuente. Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la
fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la
impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente
aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).
§ Estilo. Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles
con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita
Cursiva.
§ Tamaño. Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se
puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
§ Subrayado. Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la
derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.
§ Color. Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrás elegir un color para la letra.
§ Efectos. Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para
activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a
la izquierda.
Fuente normal. Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que
Excel2007 tiene por defecto.
En el grupo Fuente que está en la ficha Inicio disponemos

de unos botones que nos permiten modificar algunas de las
opciones vistas anteriormente y de forma más rápida,
enseguida se da una breve explicación de éstos.
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la

que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la
flecha de la derecha para elegir otro tipo.
Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para
cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo
directamente en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se
activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para
poner o quitar la Cursiva.
Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado
simple.
Oermite poner un borde o línea a las celdas seleccionadas. Puede colocar línea arriba a
la derecha, a la izquierda, a bajo o a todo el rededor, dependiendo de la opción que
seleccione. En el dibujo aparece la líne inferior.
Permitir definir un color de fondo para las celdas seleccionadas. Si abre las opciones,
aparecerán los colores disponibles.
Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una
línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón
cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha
de la derecha y elegirlo.
Tarjeta Bordes
Excel permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para lograrlo, realicer lo siguiente:
1. Seleccione el rango→Botón derecho del mouse (ratón)→Formato de celdas.
2. Hacer clic sobre la pestaña Bordes. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.
3. Elegir las opciones deseadas del recuadro.

4. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
5. Al seleccionar cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo
A continuación se explican las distintas opciones del recuadro.
§ Estilo. Se elegirá de la lista un estilo de línea.
§ Color. Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la
derecha podrá elegir un color para los bordes.
§ Preestablecidos. Se elegirá una de estas opciones:
- Ninguno. Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
- Contorno. Para crear un borde únicamente alrededor de las Celdas seleccionadas.
- Interior. Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la selección.
§ Borde. Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...)
hacer clic sobre los botones correspondientes.
NOTA: Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto
para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.
También puede realizarlo desde la cinta de opciones:

1. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, siga uno de los procedimientos siguientes:
2. Para aplicar un estilo de borde nuevo o distinto, haga clic en la

flecha que aparece junto a Bordes y haga clic en un estilo de
borde.
3. Para aplicar un estilo de borde personalizado o un borde
diagonal, haga clic en Más bordes. Tendrá la pantalla explicada
anteriormente.
Para quitar bordes de celda, haga clic en la flecha que aparece
junto a Bordes y a continuación haga clic en Sin borde .
Tramas
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de
cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los
siguientes pasos:
1. En la ficha Inicio, haga clic en el iniciador del cuadro de
diálogo situado junto a Fuente.
2. Hacer clic sobre la pestaña Relleno.
3. Elegir las opciones deseadas del recuadro.

4. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo
A continuación se explican las distintas opciones del recuadro.
§ Color de fondo. Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el
efecto de sombreado, bastará con elegir Sin Color.
§ Color de Trama. Permite definir un color para el tramado.
§ Estilo de Trama. Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de
la trama.
En la Barra de Herramientas disponemos del botón que nos permitirá modificar el
sombreado en forma más rápida:
Si se hace clic sobre este botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en
nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo
desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrá añadir trama a la celda, para ello
deberá utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Ficha Proteger
Las opciones que presenta esta ficha son las siguientes:
Bloqueado. Evita que las celdas seleccionadas se cambien, muevan, cambien de tamaño
o se eliminen. El bloqueo de celdas no tiene ningún efecto a menos que la hoja esté
protegida.
Oculta. Oculta una fórmula de una celda para que no aparezca en la barra de fórmulas
cuando la celda está seleccionada. Si selecciona esta opción, no tiene efecto a menos que
la hoja esté protegida.
5.2. Columnas
Las columnas pueden cambiar sus características originales para mejorar la presentación de la
información. En la ficha Inicio grupo celdas, se tiene el comando formato:
§ Ancho. Solicita mediante una ventana de diálogo, una medida para

ampliar o disminuir el ancho de la columna (o las columnas si se
marcó un rango).
§ Autoajustar a la selección. Ajusta el ancho de la columna al
ancho del texto; si se marcó un rango de celdas tomará el dato
más grande para ajustar el ancho de columna.
§ Ocultar y mostrar. Seleccione la opción Oculatar Columnas
para ocultar/mostrar la columna o columnas si se marcó un
rango. para mostrarlas es necesario colocarse en la columna o
marcar en un rango las columnas que no se están visualizando.
§ Ancho predeterminado. Regresa a la columna el ancho original
que tenía la columna (ancho estándar).
5.3. Filas
De la misma manera que las columnas, las filas también pueden cambiar
sus características originales para mejorar la presentación de la
información. Dentro del menú Formato se tiene acceso a estos comandos.
§ Alto. Mediante una ventana de diálogo se puede definir una
medida para ampliar o disminuir el alto de la fila (o las filas si se
marcó un rango).
§ Autoajustar. Ajusta el alto de la fila al alto del texto; si se marcó
un rango de celdas tomará el dato más grande para ajustar el
alto de fila.
§ Ocultar y mostrar. Seleccione la opción Oculatar Columnas
para ocultar/mostrar la columna o columnas si se marcó un
rango. para mostrarlas es necesario colocarse en la fila o marcar
en un rango las columnas que no se están visualizando.
5.4 Tablas
Una vez creada una tabla, puede aplicar formato a toda la tabla usando Estilos de tabla. Al
colocar el puntero sobre cada uno de los estilos de tabla con formato previo, puede obtener una
vista previa de la apariencia que tendrá la tabla antes de aplicarle el estilo.
También puede personalizar la presentación de la tabla dividiendo o combinando celdas,
agregando o eliminando columnas o filas, o cambiando el ancho y el alto de la tabla.
Utilizar estilos de tabla para aplicar formato a toda una tabla

1. En la vista Edición, haga clic en la tabla a la que desee aplicar formato.
2. En Herramientas de tabla, haga clic en la pestaña Diseño.
3. En el grupo Estilos de tabla, coloque el puntero sobre cada estilo de tabla hasta que
encuentre el estilo que desee utilizar.
4. Haga clic en un estilo para aplicarlo a la tabla.
5. Si desea mostrar formatos especiales para la primera o última fila o columna de la tabla,
active la casilla de verificación que aparece junto al elemento de tabla adecuado en el grupo
Opciones de estilo de tabla.
§ Seleccione Fila de encabezado para aplicar un formato especial a la primera fila
de la tabla.
§ Seleccione Primera columna para aplicar un formato especial a la primera
columna de la tabla.
§ Seleccione Fila de pie de página para aplicar un formato especial a la primera
fila de la tabla.
§ Seleccione Última columna para aplicar un formato especial a la última columna
de la tabla.
Ajustar el tamaño de la tabla

Puede cambiar el alto o ancho de la tabla o el alto de una fila específica y el ancho de una
columna específica dentro de la tabla.
• Para ajustar el tamaño de la tabla, en Herramientas de tabla, en la ficha Diseño, en el

grupo Ancho y alto, haga clic en la flecha arriba o abajo en Ancho de tabla y Alto de tabla
hasta que la tabla tenga el tamaño que desee.
• Para ajustar el tamaño de una fila o columna, haga clic en la columna o fila específica que
desee modificar y, a continuación, haga clic en la flecha arriba o abajo en Ancho de columna
o Alto de fila hasta que la columna o fila seleccionada tenga el tamaño que desee.
NOTA. También puede cambiar el ancho y el alto de una tabla, columna o fila escribiendo %, para el porcentaje de
la página, después del número o escribiendo el ancho y alto deseado en el cuadro.
Mostrar u ocultar las líneas de la cuadrícula

Las líneas de la cuadrícula muestran en la pantalla los límites de las celdas de una tabla siempre
que ésta no tenga aplicados bordes. A diferencia de los bordes, las líneas de la cuadrícula
aparecen en la pantalla; no se muestran en el modo de vista.
• En la ficha Diseño, en el grupo Tabla, haga clic en Mostrar líneas de la cuadrícula para
mostrar las líneas de la cuadrícula.
Agregar una fila a la tabla

1. Haga clic en una celda justo encima o debajo de la cual desea agregar una fila.
2. En Herramientas de tabla, en la ficha Diseño, siga uno de estos procedimientos:
§ Para agregar una fila justo encima de la celda en la que hizo clic, dentro del grupo Filas y
columnas, haga clic en Insertar arriba.
§ Si desea agregar una fila justo debajo de la celda en la que hizo clic, dentro del grupo Filas
y columnas, haga clic en Insertar debajo.
Agregar una columna a la tabla

1. Haga clic en una celda situada justo a la derecha o a la izquierda del lugar donde desea
agregar una columna.
2. En Herramientas de tabla, en la ficha Diseño, siga uno de estos procedimientos:
§ Para agregar una columna justo a la izquierda de la celda en la que hizo clic, dentro del
grupo Filas y columnas, haga clic en Insertar a la izquierda.
§ Si desea agregar una columna justo a la derecha de la celda en la que hizo clic, dentro del
grupo Filas y columnas, haga clic en Insertar a la derecha.
Combinar y dividir celdas

Puede unir dos celdas de la misma fila o columna en una sola celda. Por ejemplo, puede unir
dos celdas en sentido horizontal para crear un título que ocupe varias columnas.
1. Haga clic en una de las celdas que desee combinar.
2. En Herramientas de tabla, en la ficha Diseño, en el grupo Combinar, seleccione la opción
que desee. Puede elegir combinar la celda en la que hizo clic con la celda sobre ella, debajo
de ella o a la izquierda o derecha de ella.
NOTA. No puede combinar dos o más celdas a la vez.
Si desea dividir celdas, haga clic en la celda que desee dividir, haga clic en Dividir celdas y, a
continuación, haga clic en Dividir horizontalmente o en Dividir verticalmente.
Eliminar una tabla de una página

1. Desde la página donde se muestra la tabla, en la cinta, haga clic en la pestaña Página y, a
continuación, haga clic en el comando Editar.
2. Haga clic en la tabla que desee eliminar.
3. En la cinta de opciones, en Herramientas de tabla, haga clic en la pestaña Diseño.
4. En el grupo Filas y columnas, haga clic en Eliminar y, a continuación, en el menú
desplegable, elija Eliminar tabla.
5.5. Hojas
Se cuenta con opciones para aplicar un formato a las hojas de cálculo
que contiene el libro, nuevamente despliegue las opciones del
comando Formato para acceder a las instrucciones requeridas.
§ Oculta y mostrar. Seleccione la opción Ocultar hoja, esto
Ocultará la hoja activa. Por el contrario, al seleccionar
Mostrarhoja nuevamente visualiza la hoja de cálculo que haya
seleccionado.
§ Cambiar el nombre de la hoja. Permite modificar el nombre de
la hoja de cálculo activa (el nombre que aparece en la parte de
Etiquetas de hoja). Permite un máximo de 31 caracteres.
§ Mover o copiar hoja: Permite cambiar de ubicación una hoja (mover), este cambio puede
ser dentro del mismo libro o para otro. Si desea crear un duplicado de la hoja activa,
active la casilla “crear una copia” con lo cual tendrá la hoja en el libro original y en el libro
destino.
Al seleccionar esta opción tendrá la siguiente ventana donde debe indicar a donde moverá
la hoja y en qué posición dentro del libro (al inicio, al final, etc.)
§ Color de etiqueta. Esta opción permite seleccionar un color, el cual será el color de fondo
de la etiqueta de la hoja activa.
6 FÓRMULAS
Las fórmulas dentro de la hoja de cálculo son herramientas muy poderosas que a partir de los
datos existentes permiten realizar cálculos y obtener resultados. Excel es sensible al cambio y/o
modificación de datos y como consecuencia de esto se actualizan las fórmulas de una forma
eficiente y rápida, facilitando el trabajo dentro de la hoja de cálculo. En este capítulo se trata el
tema de las fórmulas que se pueden realizar dentro de Excel.
6.1. Valores (operandos)

Dentro de la hoja de cálculo se pueden utilizar dos tipos de valores para la realización de
fórmulas: los valores constantes y los valores por referencia.
6.1.1. Constantes
Los valores constantes son los datos numéricos, texto, fecha, hora y lógicos que se analizaron en
el capítulo cuatro y pueden formar parte de una fórmula. No se pueden mezclar los diferentes
tipos de datos entre sí, esto provocaría un error al tratar de operar los diferentes tipos de datos
(existen funciones que convierten un tipo de dato a otro). Al utilizar los datos texto, fecha y hora
dentro de las fórmulas se deben introducir entre comillas.
A continuación se presenta un ejemplo de utilización de valores constantes dentro de una fórmula:
1. Colocar el cursor en la celda donde se quiere

introducir la fórmula.
2. Teclear el signo “=” (esto le indica a Excel que se
trata de una fórmula, de lo contrario se tratará la
información como un dato).
3. Introducir los valores constantes con operadores, como se muestra a continuación.
4. Al terminar de introducir la fórmula se oprime la tecla Enter, con lo cual se visualizará en la
celda el resultado; si se coloca el cursor en la celda, a su vez, se visualiza la fórmula en la
Barra de fórmulas, como se muestra:
6.1.2. Referencia
Los valores por referencia son aquellos que al proporcionar la dirección de la celda; implica
tomar el dato que está contenido en la misma.
Se presenta a continuación una fórmula que suma dos valores y que están en dos celdas
diferentes, finalmente se multiplica por un valor constante para demostrar que los valores
constantes y por referencia se pueden combinar para crear fórmulas más elaboradas:
1. Colocar el cursor en la celda donde se quiere introducir la fórmula.
2. Teclear el signo “=” (esto le indica a Excel que se trata

de una fórmula).
3. Teclear la dirección y/o se puede dar un clic en la
celda que contiene el valor para que aparezca su
dirección en la fórmula que se está creando, después
se continúa introduciendo el resto de la fórmula.
4. Al terminar de introducir la fórmula, se oprime la tecla Enter, con lo cual se visualizará el

resultado.
NOTA. Escribir fórmulas en las celdas, puede realizarse de tres formas: por referencia relativa, referencia absoluta y
referencia mixta.
§ Referencia relativa. Se escribe la dirección de la celda como en el ejemplo anterior

(=A2+A4*23), cuando se copia la fórmula a otra celda la referencia relativa permite
reajustar la posición de las celdas a la nueva posición.
§ Referencia absoluta. Se escribe la dirección anteponiendo signo de pesos “$” antes de la
posición de la columna y el renglón (ej. $A$2) para fijar la posición de la celda a la cual se
hace referencia, si se copia la fórmula, no se cambiarán las referencias de las celdas, es
decir, permanecerá la dirección de la celda.
§ Referencia mixta. Es la combinación de las dos características anteriores, incluye celdas
con referencias relativas y celdas con referencias absolutas, es decir, se puede fijar la
columna (ej. $A15) o la fila (ej. A$15).
6.2. Operadores
Dentro de la hoja, los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los
elementos (valores constantes y/o valores por referencia) de una fórmula.
6.2.1. Tipos de operadores

Excel maneja cuatro tipos de operadores: aritmético, comparación, texto y referencia.
TIPO OPERADOR OPERACIÓN

Aritmético + Suma
- Resta o signo negativo
* Multiplicación
/ División
% Porcentaje
^ Exponente o Potencia
Comparación = Igual que
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> Distinto de
Texto & Concatena
Referencia : (dos puntos) Rango
, (coma) Unión
(un espacio) Intersección
6.2.2. Prioridad
Es importante la colocación de los operadores dentro de una fórmula, ya que se realizan las
operaciones de izquierda a derecha tomando en cuenta la prioridad de los operadores. Así, un
operador con prioridad 2 se ejectua primero que uno de prioridad 4.
OPERADOR PRIORIDAD
: (dos puntos) 1
, (coma) 2
(un espacio) 3
- (sig. neg.) 4
% 5
^ 6
*y/ 7
+y- 8
& 9
=, <, >, <=, >=, <> 10
NOTA. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un
operador de multiplicación y otro de división) se evaluarán los operadores de izquierda a derecha. Si se quiere
realizar operaciones alterando la prioridad de los operadores, se deben utilizar los paréntesis, al encerrar las
expresiones, ésas se calculan en primer lugar, también se tiene la opción de anidar paréntesis, Excel calcula en
primer lugar las expresiones encerradas en los paréntesis más interiores.
A continuación se presenta un ejemplo de cómo se puede alterar un resultado introduciendo

paréntesis.
OPERACIÓN RESULTADO
56 + 89 / 12 * 9 122.75
( ( 56 + 89 ) / 12 ) * 9 108.75
( 56 + 89 ) / ( 12 * 9 ) 1.3425
6.2.3. Vínculos entre hojas de cálculo y entre libros de trabajo

Crear un vínculo entre celdas de la misma hoja de cálculo o del mismo libro.
1. Haga clic en la celda que contiene los datos a los que desee vincular y, a continuación, haga
clic en Copiar en la barra de herramientas Estándar.
2. Haga clic en la celda desde la que desee vincular y, a continuación, haga clic en Pegar.
3. Haga clic en Opciones de pegado y después en Vincular celdas.
Crear un vínculo entre celdas de libros diferentes

1. Abra el libro que vaya a contener el vínculo (denominado el libro de destino) y el libro que
contenga los datos con los que desee establecer el vínculo (denominado el libro de origen).
2. En el libro de destino, haga clic en Guardar.
3. Seleccione la celda o las celdas desde las cuales desee establecer el vínculo.
4. Si crea una nueva fórmula, escriba un signo igual (=).
Si introduce el vínculo en otro lugar de la fórmula, escriba el operador o función que debe
preceder al vínculo.
5. En el menú Ventana, haga clic en el nombre del libro de origen y, a continuación, en la hoja
de cálculo que contenga las celdas con las que desee establecer el vínculo.
6. Seleccione las celdas que desee vincular.
Complete la fórmula. Una vez introducida, presione ENTRAR.
Establecer un vínculo con un nombre de otro libro

Puede crear nombres descriptivos para representar una celda o un rango de celdas en otro libro.
Establecer un vínculo con un nombre definido en otro libro
2. En el libro de destino, haga clic en Guardar.
3. Seleccione la celda o las celdas desde las cuales desee establecer el vínculo. Si crea una
nueva fórmula, escriba un signo igual (=).
Si introduce el vínculo en otro lugar de la fórmula, escriba el operador o función que debe
preceder al vínculo.
5. Presione F3 y seleccione el nombre con el que desee establecer el vínculo.
Definir un nombre que haga referencia a las celdas de otro libro

2. En el libro de destino, elija Nombre en el menú Insertar y, a continuación, haga clic en
Definir.
3. En el cuadro Nombres en el libro, escriba el nombre del vínculo.
4. Borre el contenido del cuadro Se refiere a y mantenga el cursor dentro del cuadro.
Si el nombre es una fórmula, escríbala y sitúe el cursor en la posición donde desee colocar
el vínculo. Por ejemplo, escriba =SUMA() y sitúe el cursor entre los paréntesis.
6. Seleccione la celda o el rango de celdas con las que desee establecer el vínculo.
7. En el cuadro de diálogo Definir nombre, haga clic en Agregar.
6.3. Valores de error

Hay ocasiones en que las fórmulas no están bien elaboradas (probablemente se estén mezclando
tipos de datos) o su lógica no es la adecuada (se hacen referencias a celdas que no contienen
datos), Excel utiliza mensajes de error para dar aviso de este tipo de fallas.
A continuación se presentan los mensajes de error que se presentan cuando una fórmula es
incorrecta.
ERROR DESCRIPCIÓN
##### La fórmula en la celda genera un resultado demasiado largo para que se

muestre en el ancho de la celda.
En Microsoft Excel, las fechas y las horas deben ser valores positivos. Si la
fórmula de fecha o de hora genera un resultado negativo, Microsoft Excel
presentará #### a lo ancho de la celda.
#¡VALOR! Aparece cuando se utiliza un tipo de argumento u operando incorrecto.
#¡DIV/0! Se produce cuando se divide una fórmula entre 0 (cero).

ERROR DESCRIPCIÓN
#¿NOMBRE? Aparece cuando Microsoft Excel no reconoce texto en una fórmula o el nombre
de la función utilizada.
#N/A Se presenta cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula.
#¡REF! Se presenta cuando una referencia de celda no es válida o ha sido eliminada de

la hoja de cálculo.
#¡NUM! Se presenta cuando hay un problema con algún número en una fórmula o función,
o el resultado es demasiado grande para presentarse en la celda.
#¡NULO! Se visualiza cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se cruzan.
7 FUNCIONES
Existen cálculos que se realizan con mayor frecuencia, por ejemplo la desviación estándar,
coseno de un ángulo, suma de un rango, promedio, etc.; ara evitar estar elaborando y repitiendo
dichas operaciones en cada cálculo, Excel facilita esta labor con funciones o fórmulas
predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos (constantes o de referencia),
denominados argumentos, en un orden determinado que se denomina sintaxis, lo cual además,
permiten combinar las fórmulas con elementos y operadores.
7.1. Estructura general de una función

La estructura o sintaxis de una función es importante, a continuación se presentan los elementos
generales de una función:
= NOMBRE FUNCIÓN (ARGUMENTOS)
Donde:
= El símbolo igual indica a Excel que empieza una fórmula y/o función,
cuando una función es parte de una fórmula no necesita empezar con “=“,
por ejemplo: =5*A1*SUMA(A45:B5).
NOMBRE Es el nombre definido de la función; que nos indicará el tipo de operación

FUNCIÓN. que se realizará, por ejemplo SUMA, MÁXIMO, PROMEDIO, etcétera.
(ARGUMENTOS). Entre los paréntesis se colocan los argumentos, pueden ser valores
constantes por ejemplo =SUMA(23,67,89), o valores por referencia por
ejemplo =SUMA(A10:B5,C34) o una combinación de ambos por ejemplo
=SUMA(23,A10:B5,89).
Se pueden utilizar rangos de celda en los argumentos, para indicarlos se tiene que poner la dirección de la celda que
inicia el rango, así como de la última celda y entre ellas colocar “:” (dos puntos), por ejemplo E20:F56: es un rango que
inicia en la celda E20 y termina en la celda F56. También pueden utilizarse funciones o fórmulas como argumentos.
7.2. Insertar una función

Dentro de Excel se tiene la opción Insertar cualquier función que además proporciona una breve
ayuda sobre las funciones, de tal forma que no es necesario aprenderse el nombre y la sintaxis de
la función, bastará recurrir a este módulo para seleccionar de entre todas las funciones, cuál es la
que necesitamos, e incorporarla a nuestra fórmula para poder realizar los cálculos necesarios.
A continuación, se presentan los pasos para insertar la función PROMEDIO, el procedimiento

será el mismo para insertar cualquier otra función:
a) Con la siguiente lista de valores se obtendrá el PROMEDIO.
b) Se debe colocar el cursor en la celda donde se quiere el resultado (para nuestro caso es la
celda B6).
c) En la Ficha Fórmulas en el grupo Biblioteca de Funciones, seleccionamos el

icono.
d) Se presentará la ventana de diálogo Insertar función.
e) Para localizar una de las funciones, escriba en el primer cuadro de texto el nombre de la
función y oprima el botón Ir y en el área Seleccionar una función se mostrarán las
funciones que coincidan con lo que se solicitó. También en el área O seleccionar una
categoría dé un clic en la lista desplegable, tendráuna lista por categorías, seleccione una,
aparecerán todas las funciones de la categoría elegida en el área Seleccionar una función.
f) Realizar un clic en la función Promedio (se deberán utilizar las barras de desplazamiento
para visualizar todas las funciones), aparecerá la sintaxis y una breve explicación de la
función en la parte inferior de la ventana; se puede cambiar la selección de función,
obteniéndose la sintaxis y explicación de la nueva función.
g) Dar un clic en el botón Aceptar, se presenta la siguiente ventana para introducir los
argumentos en la función; cuando los valores por calcular están ubicados
consecutivamente en columna o renglón, Excel los detecta y automáticamente se
incorporan en la zona de argumentos, de lo contrario se deben escribir los valores
(escribiendo valores constantes, haciendo referencia a celdas o también por rangos).
NOTA. Los botones que están del lado derecho de los cuadros de texto al ser oprimidos ocultan/visualizan la
ventana de diálogo, permitiendo visualizar la hoja de cálculo para escribir las referencias de celdas o inclusive
seleccionar el rango de argumentos con el mouse (ratón) o el teclado.
h) Una vez que se han introducido los

argumentos dar un clic en Aceptar, en la
celda tendrá el resultado de la fórmula, en el
ejemplo 586. Véase que en la Barra de
fórmulas se despliega la fórmula utilizada
para generar el resultado (PROMEDIO)
7.2. Funciones matemáticas

Las funciones de la categoría Matemáticas que nos proporciona Excel, son las siguientes:
NOMBRE DESCRIPCIÓN
ABS Devuelve el valor absoluto de un número.

ACOS Devuelve el arco coseno de un número.
ACOSH Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.
ALEATORIO Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.
ALEATORIO.ENTRE Devuelve un número aleatorio entre los números que especifique.
ASENO Devuelve el arco seno de un número.
ASENOH Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número.
ATAN Devuelve el arco tangente de un número.
ATAN2 Devuelve el arco tangente de las coordenadas X e Y.
ATANH Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número.
COCIENTE Devuelve la parte entera de una división.
COMBINAT Devuelve el número de combinaciones para un número
determinado de objetos.
COS Devuelve el coseno de un número.
COSH Devuelve el coseno hiperbólico de un número.
ENTERO Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
EXP Devuelve elevado a la potencia de un número determinado.
FACT Devuelve el factorial de un número.
FACT.DOBLE Devuelve el factorial doble de un número.
GRADOS Convierte radianes en grados.
LN Devuelve el logaritmo neperiano de un número.
LOG Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada.
LOG10 Devuelve el logaritmo en base 10 de un número.
M.C.D Devuelve el máximo común divisor.
M.C.M Devuelve el mínimo común múltiplo.
MDETERM Devuelve la matriz determinante de una matriz.
MINVERSA Devuelve la matriz inversa de una matriz.
MMULT Devuelve la matriz producto de dos matrices.
MULTINOMIAL Devuelve el polinomio de un conjunto de números.
MULTIPLO.INFERIOR Redondea un número hacia abajo, hacia cero.
MULTIPLO.SUPERIOR Redondea un número hasta el entero o múltiplo significativo más
próximo.
NUMERO.ROMANO Convierte un número arábigo en número romano con formato de
texto.
NOMBRE DESCRIPCIÓN
PI Devuelve el valor de Pi.

POTENCIA Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una
potencia.
PRODUCTO Multiplica sus argumentos.
RADIANES Convierte grados en radianes.
RAIZ2PI Devuelve la raíz cuadrada de un número multiplicado por PI
(número * pi).
RCUAD Devuelve la raíz cuadrada de un número.
REDOND.MULT Redondea un número al múltiplo deseado.
REDONDEA.IMPAR Redondea un número al entero impar más próximo.
REDONDEA.PAR Redondea un número al entero par más próximo.
REDONDEAR Redondea un número a un número especificado de dígitos.
REDONDEAR.MAS Redondea un número hacia arriba, en dirección contraria a cero.
REDONDEAR.MENOS Redondea un número hacia abajo, hacia cero.
RESTO Proporciona el residuo después de dividir un número por un
divisor.
SENO Devuelve el seno de un ángulo dado.
SENOH Devuelve el seno hiperbólico de un número.
SIGNO Devuelve el signo de un número.
SUBTOTALES Devuelve un subtotal en una lista o base de datos.
SUMA Suma sus argumentos.
SUMA.CUADRADOS Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos.
SUMA.SERIES Devuelve la suma de potencias basadas en la fórmula.
SUMAPRODUCTO Devuelve la suma de los productos de los componentes de la
matriz correspondiente.
SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
SUMAX2MASY2 Devuelve el sumatorio de la suma de los cuadrados de los valores
correspondientes de dos matrices.
SUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores
correspondientes de dos matrices.
SUMAXMENOSY2 Devuelve el sumatorio de los cuadrados de las diferencias entre
los valores correspondientes en dos matrices.
TAN Devuelve la tangente de un número.
TANH Devuelve la tangente hiperbólica de un número.
TRUNCAR Trunca un número y lo convierte en entero.
7.3. Funciones de fecha y hora

Para el tratamiento de espacios de tiempo, las funciones de fecha y hora proporcionan
alternativas, así como la determinación de fechas con base en la fecha registrada en el sistema
del equipo de cómputo.
NOMBRE DESCRIPCIÓN
AHORA Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales.
AÑO Convierte un número en el año correspondiente.
DIA Convierte un número que representa una fecha en el día del mes
correspondiente.
DIA.LAB Devuelve el número que representa una fecha con un determinado
número de días laborables anterior o posterior a la fecha especificada.
DIA.LAB.INTL Devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior a un
número especificado de días laborales con parámetros de fin de
semana personalizados.
DIAS.LAB Devuelve el número de días laborables completos entre dos fechas.
DIAS.LAB.INTL Devuelve el número de días laborales completos entre dos fechas
con parámetros de fin de semana personalizados.
DIAS360 Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360
días.
DIASEM Convierte un número en el día de la semana correspondiente.
FECHA Devuelve una fecha determinada.
FECHA.MES Devuelve el número que representa una fecha que es un número
determinado de meses anterior o posterior a la fecha inicial.
FIN.MES Devuelve el número correspondiente al último día del mes, que es un
número determinado de meses anterior o posterior a la fecha inicial.
FRAC.AÑO Devuelve la fracción de año que representa el número de días
enteros entre fecha_inicial y fecha_final.
HORA Convierte un número en la hora correspondiente.
HOY Devuelve el número que representa la fecha actual.
MES Convierte un número en el mes correspondiente.
MINUTO Convierte un número en el minuto correspondiente.
NUM.DE.SEMANA Convierte un número en un número que indica dónde cae la
semana numéricamente dentro de un año.
SEGUNDO Convierte un número en el segundo correspondiente.
TIEMPO Convierte horas, minutos y segundos dados como números en un
número de serie de Excel con formato de hora.
VALFECHA Convierte una fecha representada por texto en un número que
representa la fecha en código fecha y hora de Microsoft Excel.
VALHORA Convierte una hora representada por texto en un número de serie.
7.4. Funciones estadísticas

Las funciones de la categoría Estadística que proporciona Excel son las siguientes:
NOMBRE DESCRIPCIÓN
COEF.DE.CORREL Devuelve el coeficiente de correlación de dos conjuntos de

datos.
COEFICIENTE.ASIMETRIA Devuelve la asimetría de una distribución.
COEFICIENTE.R2 Devuelve el cuadrado del coeficiente de correlación del

momento del producto Pearson.
CONTAR Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos.
CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango.
CONTAR.SI Cuenta el número de celdas que no están en blanco dentro de

un rango que coincida con los criterios especificados.
CONTAR.SI.CONJUNTO Devuelve el coeficiente de correlación de dos conjuntos de

datos.
CONTARA Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos.
COVAR Devuelve la covarianza, el promedio de los productos de las

desviaciones pareadas.
COVARIANCE.P Devuelve la covarianza de población, el promedio de los

productos de las desviaciones para cada pareja de puntos de
datos en dos conjuntos de datos.
COVARIANCE.M Devuelve la covarianza, el promedio de los productos de las

desviaciones para cada pareja de puntos de datos en ds
conjuntos de datos.
CRECIMIENTO Devuelve valores en una tendencia exponencial.
CUARTIL Devuelve el cuartil de un conjunto de datos.
CUARTIL.EXC Devuelve el cuartil de un conjunto de datos en función de los

valores del percentil 0..1, exclusivo.
CUATIL.INC Devuelve el cuartil de un conjunto de datos en función de los

valores del percentil 0..1, inclusive.
CURTOSIS Devuelve la curtosis de un conjunto de datos.
DESVEST.M Calcula la desviación estándar basada en una muestra.
DESVESTA Calcula la desviación estándar de una muestra, incluidos

NOMBRE DESCRIPCIÓN
números, texto y valores lógicos.
DESVEST.P Calcula la desviación estándar de la población total.
DESVESTPA Calcula la desviación estándar de la población total, incluidos

números, texto y valores lógicos.
DESVIA2 Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones.
DESVPROM Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la

media de los puntos de datos.
DISTR.GAMMA.INV Devuelve el inverso de la función gamma acumulativa.
DIST.WEIBULL Devuelve la distribución de Weibull.
DISTR.BETA.N Devuelve la función de distribución acumulativa beta.
DISTR.BETA.INV Devuelve el inverso de la función de distribución acumulativa

para una distribución beta especificada.
DISTR.BINOM.N Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta

siguiendo una distribución binomial.
DISTR.CHICUAD Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua

siguiendo una distribución chi cuadrado de una sola cola.
DISTR.EXP.N Devuelve la distribución exponencial.
DISTR.F.CD Devuelve la distribución de probabilidad F (cola derecha).
DISTR.F.N Devuelve la distribución (de cola izquierda) de probabilidad F.
DISTR.GAMMA.N Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria siguiendo

una distribución gamma.
DISTR.HIPERGEOM.N Devuelve la distribución hipergeométrica.
DISTR.F.INV. Devuelve el inverso de una distribución de probabilidad F.
DISTR.LOG.INV Devuelve el inverso de la distribución logarítmico-normal.
DISTR.LOG.NORM Devuelve la distribución logarítmico-normal acumulativa.
DISTR.NORM.N Devuelve la distribución normal para la media y la desviación

estándar especificadas.
DISTR.NORM.ESTAND.N Devuelve la distribución normal estándar.
DISTR.NORM.ESTAND.INV Devuelve el inverso de la distribución normal acumulativa

estándar.
NOMBRE DESCRIPCIÓN
DISTR.NORM.INV Devuelve el inverso de la distribución normal acumulativa.
DISTR.T.N Devuelve la distribución t de Student de cola izquierda.
DISTR.T.INV Devuelve el inverso de dos colas de la distribución t de

Student.
ERROR.TIPICO.XY Devuelve el error típico del valor de y previsto para cada x de

la regresión.
ESTIMACION.LINEAL Devuelve los parámetros de una tendencia lineal.
ESTIMACION.LOGARITMICA Devuelve los parámetros de una tendencia exponencial.
FISHER Devuelve la transformación Fisher.
FRECUENCIA Devuelve una distribución de frecuencia como una matriz

vertical.
GAMMA.LN Devuelve el logaritmo natural de la función gamma.
INTERSECCION.EJE Devuelve la intersección de la línea de regresión lineal.
INTERVALO.CONFIANZA.N Devuelve el intervalo de confianza para la media de una

ORM población con una distribución normal.
INTERVALO.CONFIANZA. Devuelve el intervalo de confianza para una media de

T población con distribución de T de Student.
JERARQUIA.EQV Devuelve la jerarquía de un número en una lista de números.
K.ESIMO.MAYOR Devuelve el k-ésimo mayor valor de un conjunto de datos.
K.ESIMO.MENOR Devuelve el k-ésimo menor valor de un conjunto de datos.
MAX Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos.
MAXA Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos,

incluidos números, texto y valores lógicos.
MEDIA.ACOTADA Devuelve la media del interior de un conjunto de datos.
MEDIA.ARMO Devuelve la media armónica.
MEDIA.GEOM Devuelve la media geométrica.
MEDIANA Devuelve la mediana de los números dados.
MIN Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos.
MINA Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos,

NOMBRE DESCRIPCIÓN
incluidos números, texto y valores lógicos.
MODA.UNO Devuelve el valor más frecuente en un conjunto de datos.
NEGBINOMDIST Devuelve la distribución binomial negativa.
NORMALIZACION Devuelve un valor normalizado.
PEARSON Devuelve el coeficiente de correlación del momento del

producto Pearson.
PENDIENTE Devuelve la pendiente de la línea de regresión lineal.
PERCENTIL Devuelve el k-ésimo percentil de los valores de un rango.
PERMUTACIONES Devuelve el número de permutaciones para un número

determinado de objetos.
POISSON.DIST Devuelve la distribución de Poisson.
PROBABILIDAD Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se

encuentren entre dos límites.
PROMEDIO Devuelve el promedio de los argumentos.
PROMEDIOA Devuelve el promedio de los argumentos, incluidos números,

texto y valores lógicos.
PRONOSTICO Devuelve un valor en una tendencia lineal.
PRUEBA.CHICUAD Devuelve la prueba de independencia.
PRUEBA.CHI.INV Devuelve el inverso de una probabilidad dada, de una sola

cola, en una distribución chi cuadrado.
PRUEBA.F.N Devuelve el resultado de una prueba F.
PRUEBA.FISHER.INV Devuelve el inverso de la transformación Fisher.
PRUEBA.T.N Devuelve la probabilidad asociada con la prueba t de Student.
PRUEBA.Z.N Devuelve el valor de probabilidad de una cola de una prueba

Z.
RANGO.PERCENTILEXC Devuelve el rango de un valor en un conjunto de datos como

porcentaje del conjunto.
TENDENCIA Devuelve valores en una tendencia lineal.
VARP Calcula la varianza en función de lapoblación total,

NOMBRE DESCRIPCIÓN
VAR.S Calcula la varianza de una muestra.
VARA Calcula la varianza de una muestra, incluidos números, texto y

valores lógicos.
VARP Calcula la varianza en función de toda la población.
VARPA Calcula la varianza de la población total, incluidos números,

texto y valores lógicos.
7.5. Funciones lógicas

Para la realización de operaciones controladas a partir de un dato lógico, se cuenta con las
funciones lógicas.
Las funciones lógicas son:
NOMBRE DESCRIPCIÓN
FALSO Devuelve el valor lógico FALSO.
NO Invierte la lógica de sus argumentos.
O Devuelve VERDADERO si algún argumento es VERDADERO.
SI Especifica un texto lógico para ejecutar.
VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO.
Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos.
7.6. Funciones de texto

Las funciones de texto nos permiten realizar operaciones con los datos de texto y/o convertir datos
de texto a otro tipo de dato y viceversa, Excel proporciona las siguientes funciones de texto.
NOMBRE DESCRIPCIÓN
ASC Cambia letras inglesas o katakana de ancho completo (bit doble) dentro de
una cadena de caracteres a caracteres de ancho medio (bit sencillo)
CAR Devuelve el carácter especificado por el número de código.
CODIGO Devuelve el número de código del primer carácter del texto.
CONCATENAR Une varios elementos de texto en uno solo.

NOMBRE DESCRIPCIÓN
DECIMAL Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales.
DERECHA Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de texto.
DESPEJAR Elimina caracteres que no se pueden imprimir.
ENCONTRAR Busca un valor de texto dentro de otro (distingue entre mayúsculas y

minúsculas).
RECORTAR Elimina espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras..
HALLAR Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue entre mayúsculas y
minúsculas).
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son exactamente iguales.
IZQUIERDA Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de

texto.
LARGO Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
MAYUSC Convierte el texto en mayúsculas.
MINUSC Convierte texto en minúsculas.
MONEDA Convierte un número en texto, usando el formato de moneda $ (dólar).
NOMPROPIO Escribe en mayúsculas la primera letra de cada palabra de un valor de texto.
REEMPLAZAR Reemplaza caracteres dentro de texto.
REPETIR Repite el texto un número determinado de veces.
SUSTITUIR Sustituye el texto nuevo por el texto previo en una cadena de texto.
T Convierte los argumentos en texto.
TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto.
TEXTOBAHT Convierte un número en texto, usando el formato de moneda ß (baht).
VALOR Convierte el argumento de un texto en un número.

8 EDICIÓN DE HOJAS DE
CÁLCULO
8.1. Copiar información

En la construcción de hojas de cálculo de Excel existe la necesidad de copiar o mover
información (números, texto, imágenes, formatos) dentro de la hoja donde originalmente se
encuentra la información, a otra hoja o a un libro diferente. Excel copia o mueve bloques de
celdas de forma sencilla.
Algunas tareas que se pueden hacer son:
§ Copiar de una celda a otra.
§ Copiar de una celda a un bloque de celdas, la celda origen se copia a cada una de las celdas
del bloque.
§ Copiar un bloque a otro bloque, los dos bloques deben ser del mismo tamaño. Los
bloques pueden ser por:
- Columnas.
- Renglones.
- Columnas y renglones.
Para realizar la copia Excel utiliza el portapapeles de Office y se realiza de la siguiente forma:
8.1.1. Controlador de relleno

Se puede copiar la información de una celda a varias utilizando el Controlador de relleno (cuadro
negro que se visualiza en la parte inferior del cursor de la hoja de cálculo), de la siguiente forma:
a) Ubicar el cursor de la hoja de cálculo en la celda que

se quiere copiar.
b) Colocar la señal del mouse (ratón) en el Controlador
de relleno como se muestra en la figura siguiente.
c) Utilizando la técnica de arrastre, cubrir las celdas

que se desean copiar; cuando se suelte el botón, se
copiará el contenido a las celdas que se cubrieron en
un rango como se muestra a continuación.
Con esta técnica también es posible extender el copiado de un rango de celdas en forma horizontal,
para ello, realice el siguiente procedimiento:
a) Marcar en un rango todas las celdas que se quieren copiar.
b) Con la técnica de arrastre, desplace el Controlador de relleno cubriendo el área en la cual se

quiere dejar una copia hacia las columnas siguientes, al soltar el botón se realizará el copiado.
8.1.2. El comando copiar

También se puede utilizar el comando Copiar para realizar el copiado del contenido de una
celda, lo cual se hace de la siguiente forma:
1. Marque las celdas a copiar.
2. Dé clic al botón copiar ubicado en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

Al hacer este comando al bloque origen, se marca con una línea punteada
intermitente como se muestra a continuación:
3. Posicione el cursor en el inicio del bloque destino.
4. Seleccione al botón pegar ubicado en el grupo Portapapeles de la

ficha Inicio. Enseguida tendrá el duplicado en la posición de destino.
También puede realizar lo anterior por medio del teclado:

1. Seleccione el bloque a copiar.
2. Presiones CTRL + C.
3. Posiciónese al inicio de las celdas donde desea el duplicado.
4. Presione CTRL+V. Enseguida tendrá la información seleccionada, repetida en las celdas de
destino.
Otra alternativa es realizarlo con el menú secundario:
2. Presione el botón secundario del ratón.
3. Dé clic en Copiar.
4. Posiciónese en la ubicación donde requiere la copia.
5. Abra nuevamente el menú emergente.
6. Dé clic en Pegar.
También puede utilizar el control de relleno si lo que requiere es copiar la información en celdas
aledañas, por ejemplo, se tienen los siguientes datos:
Requiere copiarlos a las filas 5,6,7 y 8, para ello, dé clic en el control de relleno y arrastre hasta la
ubicación deseada. Vea la siguiente imagen.
Suelte el botón y habrá realizado la copia como lo muestra la siguiente figura:
8.1.3. Copiado de fórmulas

Es importante mencionar las características de copiado de fórmulas dentro de la hoja de cálculo
ya que se tienen dos tipos de copiado: Copiado Relativo y Copiado Absoluto.
Copiado relativo
El copiado relativo consiste en copiar una fórmula (que contiene valores constantes y valores
por referencia) de una celda a otra, los valores por referencia tendrán un tratamiento especial, se
reubicarán las posiciones para reaprovechar la fórmula. A continuación se describe un ejemplo:
§ Vamos a copiar una fórmula que calcula el costo total de un pedido y el 15% del precio
total de una lista de artículos que se muestra en la figura siguiente.
§ Se marcan las celdas que contienen las fórmulas en D4 y E4 para proceder a copiarlas.
§ Utilizando uno de los métodos anteriores de copiado por ejemplo el de Control de Relleno,
copiar las fórmulas en las celdas donde nos interesa, desde D5 hasta E7.
§ Observar que al copiar la fórmula, se obtienen diferentes resultados, esto se debe a que
Excel emplea la posición de las celdas para reajustar las posiciones, y la fórmula es
aprovechada. A continuación se presenta una secuencia de cómo se realiza este copiado.
Al copiar la fórmula en otra celda, se retoma la filosofía de la fórmula original y se trasladan las
posiciones a las nuevas referencias (ver que las flechas reubican posiciones).
Copiado absoluto
La característica de este copiado consiste en fijar permanentemente la(s) referencia(s) a una o
varias celdas dentro de una fórmula, que al ser copiada, las referencias conservan la(s)
dirección(es) de la(s) celda(s) de la fórmula original.
Para entender mejor este copiado, se presenta a continuación un ejemplo.
§ En la figura se presenta una lista de artículos y se desea obtener su costo el cual depende
del valor del dólar que nos indica en la celda C1.
§ Para obtener el costo en moneda nacional, se debe escribir la fórmula en la celda C4,
utilizando para esto la columna de Costo dólar (celda B4) y multiplicarla por la celda que
contiene el precio del dólar en moneda nacional (celda C1).
§ Observe los signos de pesos que se escribieron ($C$1, referencia absoluta) en la fórmula,
esta nueva notación le indica a Excel que cuando se realice una copia de esta fórmula a
otra celda, debe de respetar aquellas direcciones que tengan el signo de pesos. A
continuación se presenta el Copiado Absoluto utilizando el método de Cuadro de Relleno.
§ Para este copiado se emplea una combinación de copiado relativo y copiado absoluto, la
gráfica que se presenta en la figura siguiente muestra cómo se realiza.
Para fijar una posición dentro de una fórmula se emplea el signo de pesos “$” tanto en la columna
como en la fila (ejemplo $C$1); esto garantiza que al copiar la fórmula, se respetarán las referencias
que tienen el signo de pesos “$”, de aquí el nombre copiado absoluto, porque se utiliza la referencia
absoluta de las celdas.
No es obligatorio poner los signos de pesos en la columna y en el renglón; puede colocarse sólo
el signo de pesos en la columna (por ejemplo $C1), esto provocaría que se fije únicamente la
columna y al copiarse la fórmula a otras celdas, el renglón se comportará como un copiado
relativo; por el contrario al colocarse el signo de pesos en el renglón (por ejemplo C$1), se fija
solamente el renglón y al copiar la fórmula a otras celdas, la columna se comportará como un
copiado relativo.
Un método para incorporar el símbolo de “$” a la dirección de celda es el uso de la tecla F4, cuando
se estén elaborando las fórmulas. Se sitúa el cursor en la dirección de celda y se oprime la tecla F4,
como respuesta inserta el signo de pesos (ej. =8*$A$5), si se pulsa F4 varias veces presentará
diferentes combinaciones del signo de pesos para la dirección de la celda (ej. =8*$A5, =8*A$5, etc).
Mucho dependerá del objetivo que se persiga dentro de la hoja de cálculo para utilizar el Copiado
Relativo y/o el Copiado Absoluto con sus variantes.
8.2. Mover información

Para mover información utilizando cortar-pegar, del origen pasa al destino, no hay duplicado de
información, en este comando solo existe la información en el destino.
El portapapeles se utiliza para almacenar la información, en el momento que se aplica el
comando pegar se borra la información del origen.
Los pasos a seguir en el movimiento de la información son los siguientes:

1. Se marca el bloque origen.
2. Se utiliza el comando cortar , ubicado en el grupo Portapapeles de la

ficha Inicio. Vea que el bloque origen se marca con una línea punteada
intermitente como se muestra en la imagen de la derecha:
3. Posicione el cursor en el inicio del bloque destino.
4. Seleccione al botón pegar ubicado en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

Enseguida la información estará en la posición de destino.
Si quiere realizarlo por medio del teclado:
1. Marque el bloque a mover.
2. Presione CTRL + X (vea que el bloque aparece con una línea punteada alrededor).
3. Ubiquesé en la posición donde desea ubicar los datos.
4. Presione CTRL + V.
Otra alternativa es realizarlo con el menú secundario:
2. Presione el botón secundario del ratón.
3. Dé clic en Cortar.
4. Posiciónese en la ubicación donde requiere la copia.
5. Abra nuevamente el menú emergente.
6. Dé clic en Pegar.
8.3. Pegado especial

El comando pegar tiene acceso al portapapeles, de esta memoria toma la información
para los comandos de copiar-pegar o cortar-pegar y enviar los datos al destino que puede ser la
misma hoja, otra hoja u otro libro.
Al hacer copias puede que no desee todas las

características del bloque origen, se puede copiar
solo el formato numérico de un bloque, los valores
sin las fórmulas, o escribir solo el formato de un
bloque a otro sin sobreescribir fórmulas o números.
Esto se puede hacer a través del comando Pegado
Especial, siga la Ficha Inicio en el grupo
Portapapeles elegir el icono Pegar, seleccionar el
comando Pegado especial. Se despliega el siguiente
cuadro de control.
Para que funcione este comando se debe hacer uso
del comando copiar una o un bloque de celdas, de
otra forma no funciona.
§ Todo. Se copia todas las características del bloque origen.

§ Fórmulas. Solo Fórmulas.
§ Valores. Los resultados de las fórmulas, es decir solo los valores.
§ Formatos. Pega el formato de la celda.
§ Comentarios. Copia solo los comentarios, nada de formatos o contenido de la celda o
bloque.
§ Validación. Las reglas de validación que se encuentran en el bloque origen son copiadas al
destino.
§ Todo utilizando el tema de origen. Pegar todo el contenido y formato de celda mediante el
tema que se aplicó a los datos de origen
§ Todo excepto bordes. Formato y contenido es pegado sin los bordes.
§ Ancho de columnas. Solo el ancho de la celda o bloque es pegado al destino.
§ Formatos de números y fórmulas. Pega fórmulas y todos los formatos de números del
bloque marcado.
§ Formatos de números y valores. Pega valores y todos los formatos de número del bloque
marcado.
§ Operación. Efectúa una fórmula sin escribirla en el bloque destino. Si desea multiplicar
valores del bloque origen con valores del bloque destino, emplee la opción de multiplicar
que hace la operación y sustituye en el bloque destino con los nuevos valores.
§ Saltar Blancos. Copia celdas con valor, las celdas en blanco no son tomadas en cuenta.
§ Transponer. Utilice esta opción si desea invertir la posición de los datos, es decir si están
de forma verticasl se pegarán horizontalmente y viceversa.
8.4. Uso del portapapeles

El portapapeles es un área de memoria en la que se va almacenando la
Información utilizada para cortar y pegar, De acuerdo a la aplicación de
donde se origina la información el portapapeles de Windows puede
almacenar la información en diversos formatos y permite pasar la
información a otras aplicaciones independientemente de donde se originó.
Se utiliza como alternativa de copiado es el portapapeles de Office, para
activarlo se debe seleccionar la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, y dar
clic en el selector de cuadro de diálogo).
Aparece el portapapeles en el Libro de trabajo.
Cada vez que inicia Excel y solicita el comando Copiar, se integrará una copia en el
portapapeles. En el momento que lo desee, puede pegar una copia de uno de los elementos del
portapapeles en la hoja electrónica de cálculo, solamente deberá colocar el cursor en la celda
donde quiera dejar la copia y de la lista, dar un clic en el elemento del cual desea pegar.
Oprimir el botón Borrar todo para eliminar la lista y volver a generar una nueva.
Cuando se agregan fórmulas a la lista, solo se añade el resultado de la fórmula, en este sentido si
quiere aplicar el copiado relativo, absoluto o mixto, no podrá hacerlo a través de este método.
Para desactivar el portapapeles, solicitar la ficha Inicio en el grupo Portapapeles, hacer clic en el
selector de cuadro de diálogo Portapapeles, y como resultado se retirará el portapapeles del
Libro de Trabajo.
8.5. Eliminar e insertar

Excel cuenta con opciones para eliminar e insertar celdas, filas y/o columnas, comandos muy
útiles para facilitar las labores dentro de la hoja de cálculo que a continuación se explicarán.
8.5.1. Celdas
Si desea eliminar celdas, efectuar los siguientes pasos:
a) Seleccionar las celdas que se desean borrar.
b) Dentro de la ficha Inicio desplegar las opciones de Eliminar y seleccionar Eliminar

celdas…
c) Excel ofrece las alternativas mostradas en la ventana siguiente, en este caso defina la
opción que mejor responda a sus necesidades, y para terminar, dé un clic en Aceptar. El
rango de celdas que se marcó será eliminado.
Con el comando Insertar podrá agregar celdas, su

forma de aplicación es similar:
a) Marcar las celdas que se desean añadir (de la
misma forma que se señaló para el caso de
eliminar).
b) Dentro de la ficha Inicio mostrar las opciones
de Insertar.
c) Elegir la opción Insertar Celdas…, se presentará la ventana siguiente.
d) Como se agregan nuevas celdas, las celdas contiguas (lado derecho e inferior) se verán
afectadas para reubicarlas, por tal motivo Excel ofrece las alternativas que, al terminar dé
un clic en Aceptar. Se realizará la inserción de celdas.
8.5.2 Filas
Para eliminar filas, llevar a cabo el procedimiento señalado
a continuación:
1. Seleccionar la fila o filas que se van a borrar; para
hacerlo se debe colocar la señal del ratón en el
encabezado de fila señalando la que iniciará el rango y
con la técnica de arrastre marcar las que se quitarán.
2. Dentro de la ficha Inicio desplegar las opciones del control Eliminar.
3. Dar un clic en la opción Eliminar filas de hoja, se borrarán las filas seleccionadas.
Con el comando Insertar se agregan filas, a continuación se explica la forma de aplicación:

a) Marcar las filas que desea agregar (de la misma forma que se señaló para eliminar).
b) Dentro de la ficha Inicio desplegar las opciones del control Insertar.
c) Dar un clic en la opción Insertar Filas de hoja. Se incluirán las filas solicitadas.
8.5.3 Columnas
Para eliminar una o varias columnas, se efectúa este procedimiento:
a) Seleccionar las columnas que desea

eliminar, para marcar una o varias
columnas, colocar la señal del ratón en el
encabezado de la columna señalando la
que iniciará el rango y con la técnica de
arrastre abarcar las que se vayan a borrar.
b) Dentro de la Ficha Inicio mostrar las opciones del control Eliminar.
c) Al dar un clic en Eliminar columnas de hoja, se borrarán los rangos de columna marcados.
Con el comando Insertar se incorporan celdas, renglones y columnas. Su forma de aplicación es:
a) Seleccionar las columnas que se desean agregar (de la misma forma que se señaló para el
caso de eliminar).
b) Dentro de la ficha Inicio desplegar las opciones del control Insertar.
c) Escoger Insertar columnas de hoja, y se incluirán las columnas solicitadas.
8.6. Búsqueda y reemplazo
Buscar
Debido a la gran cantidad de información contenida en una Hoja de
cálculo, puede ser de gran utilidad el buscar información. Para buscar un
dato en la hoja de cálculo, abrimos hoja y seguimos la siguiente ruta: Ficha
Inicio en el grupo Modificar, elegir el icono Buscar y seleccionar el
comando Buscar.
Se despliega un cuadro de diálogo como el que sigue.
En el cuadro buscar escribimos la información que deseamos buscar, se pueden utilizar

comodines:
§ La “?” funciona para un caracter, sin importar que caracter sea el localizado.
§ El “*” para buscar por una cadena de caracteres.
Por ejemplo, Lista?? Puede encontrar "Lista1", "lista01",.. ,Lista99.
En el caso del comodín * se puede usar de la siguiente forma, buscar todos los datos que inicien
con L y la parte que sigue de la cadena no es importante, quedaría así: L* encontraría las
palabras siguientes Lista, Luis, Lente.
Haga clic en Opciones para definir en más detalle su búsqueda y, a continuación, siga uno de
estos procedimientos:
§ Para buscar datos en una hoja de cálculo o en un libro entero, en el cuadro Dentro de,
seleccione Hoja o Libro.
§ Para buscar datos en filas o columnas, en el cuadro Buscar, haga clic en Por filas o Por
columnas.
§ Para buscar datos con detalles específicos, en el cuadro Buscar dentro de, haga clic en
Fórmulas, Valores o Comentarios.
Nota: Los cuadros Valores y Comentarios sólo están disponibles en la pestaña Reemplazar.
§ Para buscar datos distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas, active la casilla

Coincidir mayúsculas y minúsculas.
§ Para buscar celdas que contienen sólo los caracteres que escribió en el cuadro Buscar,
active la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda.
Si desea buscar texto o números que además tienen un formato específico, haga clic en Formato
y elija sus opciones en el cuadro de diálogo Buscar formato.
Sugerencias. Si desea buscar celdas que tienen un determinado formato, puede eliminar los criterios del cuadro
Buscar y seleccionar un formato de celda determinado como ejemplo. Haga clic en la flecha situada junto a
Formato, después en Elegir formato de celda y, por último, en la celda que tiene el formato que desea buscar.
Para iniciar la búsqueda presionamos el botón Buscar siguiente, cuando encuentre el valor
buscado se detiene y lo que localizó se encuentra seleccionado en otro color, para seguir la
búsqueda presionamos nuevamente el botón Buscar siguiente.
Reemplazar
Se puede reemplazar la información una vez localizada, cambiar el valor de 325 por 500, el
cuadro de diálogo es como el siguiente:
En el primer cuadro introducimos el valor que se va a reemplazar y en el segundo cuadro el

nuevo valor. Luego presionamos el botón Reemplazar para reemplazar el primer valor que
coincida con la búsqueda o Reemplazar todas, para reemplazar todas las coincidencias de la
hoja. Si selecciona el botón opciones, se despliegan las explicadas anteriormente.
8.7. Deshacer la última acción

Para deshacer una acción, siga uno o varios de estos procedimientos:
1. Haga clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido. También puede

presionar CTRL+Z.
2. Para deshacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha que aparece junto a
Deshacer, seleccione las acciones de la lista que desea deshacer y a continuación haga clic
en la lista.
3. Excel invertirá todas las acciones seleccionadas.
Algunas acciones no se pueden deshacer, como por ejemplo, hacer clic en cualquier comando
del botón de Microsoft Office o guardar un libro. Si no se puede deshacer una acción, el
comando Deshacer cambiará a No se puede deshacer.
Las macros pueden borrar todos los elementos de la lista deshacer.
Rehacer las acciones que se han deshecho
§ Para rehacer una acción deshecha, haga clic en Rehacer en la barra de herramientas
de acceso rápido. También puede presionar CTRL+Y.
NOTA: Al rehacer todas las acciones que se han deshecho, el comando Rehacer cambia a Repetir .
8.8. Repetir la última acción

Para repetir la última acción, haga clic en Repetir en la barra de herramientas de acceso rápido.
También puede presionar CTRL+Y.
NOTA: Determinadas acciones, como utilizar una función en una celda, no se pueden repetir. Si no puede repetir la
última acción, el comando Repetir cambiará a No se puede repetir.
9 GRÁFICOS
Los gráficos son una representación visual de los resultados elaborados en las tablas dentro de
las hojas de cálculo, por tal motivo son una herramienta importante dentro de Excel, en este
capítulo se aprenderá a crear e incorporar gráficos dentro de la hoja de cálculo.
9.1. Componentes de los gráficos

A continuación, se presenta un gráfico de barras para ejemplificar sus componenetes.
Título del Etiquetas de
grafico datos
$1,400
Eje de valores
$1,200 $1,250.00
Leyenda
Gráfico $1,000
$800.00
$800 $800.00
$700.00
Eje de
Precio
$600
categorías
COSTO
$400
Tabla de datos
$200
$-‐
WINDOWS
WORD
EXCEL
Títulos ejes ANIMATOR
WINDOWS WORD EXCEL ANIMATOR

COSTO $700.00 $800.00 $800.00 $1,250.00
Cursos disponibles
Los componentes realzan de manera visual a la gráfica, se hace una breve descripción de éstos:
§ Título del gráfico. Etiqueta de texto en la parte superior del gráfico que sirve para
describirlo.
§ Eje de valores. Muestra la escala de valores de los datos graficados.
§ Gráfico. Presenta los diferentes tipos de gráficas que se pueden visualizar (columnas,
barras, líneas, circular, dispersión, áreas, anillos radial, superficies, burbujas, cotizaciones,
cilíndrico, cónico, piramidal, entre otros).
§ Leyenda. Describe por medio de colores o tramas los tipos de datos que se están graficando.
§ Títulos Ejes. Estas etiquetas definen los valores que se están manejando en los ejes, su
visualización dependerá del tipo de gráfica seleccionada.
§ Etiquetas de datos o rótulos. Detalla los valores actuales de la serie.

§ Eje de categorías. Muestra las categorías de los datos graficados (eje de las X).
§ Tabla de datos. Permite incorporar a la gráfica la tabla de datos para tener una mejor
referencia de los datos que se están graficando.
9.2. Creación de gráficos

A continuación, se explicarán los pasos para generar una gráfica dentro de Excel y de manera
conjunta se creará la gráfica presentada en la figura anterior.
Para la creación de un gráfico, en principio, se marca en un rango la información a graficar; se
recomienda cubrir en el rango los títulos de la tabla ya que Excel los incorpora de forma
automática en la gráfica. En las figuras subsecuentes se muestran rangos válidos para el
desarrollo de una gráfica.
a) b)
c) d)
Se muestran los diferentes tipos de rango que se pueden marcar para realizar una gráfica:
a) el rango es continuo, b) se pueden definir columnas separadas, c) se detallan los renglones y
d) los títulos no necesariamente deben estar junto a los datos.
9.2.1. Incrustados
Es posible incrustar un gráfico dentro de la hoja de cálculo de trabajo con la finalidad de
enriquecer visualmente la información.
La gráfica que se creará para mostrar esta característica estará basada en la tabla d), observar
cómo los títulos (CURSO, COSTO, WINDOWS, WORD, EXCEL y ANIMATOR) son marcados
dentro del rango.
El siguiente paso es darle la instrucción a Excel para la creación de la gráfica:
a) Dentro de la ficha Insertar, oprimir el Selector del cuadro de diálogo.
Dentro del círculo se muestra el selector del cuadro de diálogo Gráficos.

b) Como respuesta, se despliega la ventana Insertar gráfico donde podrá seleccionar un tipo
de gráfico, para este ejemplo elegir de la lista el tipo de gráfico Columna y en la zona
donde se muestran los gráficos, en el área Columna definir la gráfica Columna agrupada
3D y terminar la operación pulsando el botón Aceptar.
Se genera el gráfico y aparece incrustado en la hoja activa.
El gráfico se genera, notar que al tener la gráfica activa se muestra la Herramientas de gráficos
que incluyen las fichas Diseño, Presentación y Formato.
Otra alternativa para elaborar el gráfico Columna agrupada 3D, es dentro del grupo Gráficos de
la ficha Insertar, seleccionar botón Columna. Si requiere otro tipo de gráfica, puede utilizar los
botones de este grupo o las opciones del cuadro de diálogo presentado anteriormente.
9.2.2. En hoja de gráfico incrustados

Excel le ofrece la oportunidad de llevar el gráfico dentro de una hoja de gráfico, de tal manera
que se encuentra independiente de la hoja de cálculo.
Para mostrar la gráfica que se incrustó en el tema anterior dentro de una hoja, se tendrán que
llevar a cabo las siguientes acciones:
a) Activar el gráfico incrustado y, dentro de las Herramientas de gráficos, seleccionar la ficha
Diseño. Dar un clic en el botón Mover gráfico , como respuesta se mostrará la ventana
Mover gráfico como se aprecia en la siguiente figura.
b) Activar la opción Hoja nueva (si lo desea puede escribir un nombre para identificar la hoja
de gráfico) y terminar la operación pulsando el botón Aceptar. Como resultado, la gráfica
aparece dentro de una hoja de gráfico como se a continuación.
9.3. Cambio del tipo de gráfico

Si requiere cambiar el gráfico a otro tipo, Excel es flexible, ya que aprovecha toda la información
que se haya definido en el gráfico para que una vez establecido el nuevo, éste se configure con la
información del gráfico anterior.
Para modificar el gráfico existente a otro tipo, realizar las siguientes acciones:
a) Seleccionar el gráfico que se cambiará (ya sea grafico incrustado o dentro de una hoja de
gráfico).
b) Dentro de la Herramienta de gráficos, seleccionar la ficha Diseño, localizar el grupo Tipo y
oprimir el botón Cambiar tipo de gráfico , como respuesta se presentará la ventana
Cambiar tipo de gráfico.
c) Especificar de la lista el nuevo tipo de gráfico, así como el subtipo de la zona visual de
gráficos, posteriormente presionar el botón Aceptar. Se mostrará el nuevo gráfico solicitado.
COSTO
$1,400.00
$1,200.00
$1,000.00
$800.00
$600.00
COSTO
$400.00
$200.00
$-‐
WINDOWS
WORD COSTO
EXCEL
ANIMATOR
9.4. Edición y formato de un gráfico

Si requiere realizar cambios a los elementos del gráfico, las herramientas de gráficos incorporan
una serie de controles ubicados en sus tres fichas (Diseño, Presentación y Formato) con el objeto
de brindar la oportunidad de hacer las mejoras necesarias al gráfico. Aquí se explicarán los más
relevantes.
Dentro de la ficha Diseño se cuenta con:

§ Diseños de Gráfico, Se visualizarán los diferentes diseños que se pueden aplicar al gráfico
activo. Se sugiere utilizar el control Más , para desplegar todos los que se tienen
disponibles para el gráfico que se tiene activo.
Para aplicar un diseño, dar un clic sobre el diseño de su elección, como respuesta el gráfico
se mostrará con las características del diseño solicitado.
COSTO
$1,400.00
$1,200.00
$1,000.00
$800.00
$600.00
$400.00
$200.00
$-‐
WINDOWS
WORD COSTO
EXCEL
ANIMATOR

COSTO $700.00 $800.00 $800.00 $1,250.00
§ Estilos de Diseño, se muestran los estilos de diseños que se pueden aplicar al gráfico activo, de
igual forma el control Más despliega todos los que se tienen disponibles para el gráfico
activo.
Para aplicar un estilo de diseño, dar un clic sobre el deseado y el gráfico se mostrará con las
especificaciones particulares del estilo solicitado.
COSTO
$1,400.00
$1,200.00
$1,000.00
$800.00
$600.00
$400.00
$200.00
$-‐
WINDOWS
WORD COSTO
EXCEL
ANIMATOR

COSTO $700.00 $800.00 $800.00 $1,250.00
Dentro de la ficha Presentación se cuenta con:

§ Selección actual, el objetivo es modificar las características de los elementos con que cuenta
el gráfico.
Se mostrará el uso de los controles para iniciar la escala del eje vertical con el valor de $500,
además de retirar los decimales de los valores del eje vertical del El proceso que se describa,
se podrá aplicar a cualquier elemento del gráfico.
Para comenzar, abrir la lista de elementos del control Área del gráfico, y seleccionar la
alternativa Eje Vertical (valor). Otra opción para realizar la selección es mediante el gráfico,
colocar el puntero del ratón sobre cualquier valor de la escala del eje vertical y dar clic, a
través de estas operaciones se podrá elegir cualquier elemento del gráfico.
Lado izquierdo lista de elementos del control, lado derecho se visualiza el elemento seleccionado.
El siguiente proceso es pulsar el control Aplicar formato a la selección, se muestra la

ventana Dar formato a eje, la cual del lado izquierdo despliega en una lista las
características que se pueden modificar, de esta forma una vez que se selecciona alguna, del
lado derecho incorporará las opciones a modificar.
Para cada elemento del gráfico se visualizará la ventana de formato respectivo, en este caso se muestra la ventana Dar
formato a eje con la lista de opciones que se pueden realizar con el elemento Eje vertical.
Para definir el inicio de la escala con valor $500, seleccionar Opciones del Eje, y en la
etiqueta Mínima activar Fija y dentro del cuadro de texto capturar 500.
Si desea retirar las dos posiciones decimales de los valores de la escala, seleccionar Número
y del lado derecho en Posiciones decimales colocar cero y por último, oprimir Cerrar. El
gráfico tendrá el aspecto que se muestra en la figura siguiente.
COSTO
$1,300
$1,200
$1,100
$1,000
$900
$800
$1,250.00
$700
$700.00 $800.00
$600 $800.00
$500
WINDOWS
WORD COSTO
EXCEL
ANIMATOR

COSTO $700.00 $800.00 $800.00 $1,250.00
El uso del control Restablecer para hacer coincidir el estilo se aplica en aquellos casos
donde al modificar los elementos que contiene el gráfico se ha perdido el estilo original,
para tenerlo nuevamente, se pulsa el control y se aplicarán los formatos necesarios para
restablecer el estilo original del gráfico.
§ Etiquetas, este grupo está orientado a los textos (Título del gráfico, rótulos del eje, leyenda,
etiquetas de datos y tabla de datos) que se colocan dentro del gráfico.
- Título del gráfico, al pulsar el botón se muestran las opciones de título que se pueden
aplicar en el gráfico, seleccionar la que se desee incorporar.
La última opción Más opciones del título abre la ventana Formato del título del gráfico,
donde se ubican todas las características de formato que se pueden modificar para el título
(esta opción también se puede ejecutar con el grupo Selección actual), al realizar las
modificaciones en las diferentes alternativas, pulsar el botón Cerrar para que se realicen.
Más opciones … se presentará en las diferentes opciones de los controles y estará orientada
al tema que se esté realizando.
Si requiere modificar el texto del título, edítelo, dar un clic sobre el título del gráfico, de esta
forma aparecerá el cursor de texto para realizar los cambios necesarios; al terminar de editar
pulsar la tecla ESC.
- Rótulos del eje, incorpora textos a los ejes del gráfico. Para integrar un rótulo, activar el
gráfico y solicitar Herramientas de gráficos/Presentación/Rótulos del eje/Título de eje
horizontal primario/Título bajo el eje.
Se incorpora un rótulo al eje horizontal, el cual debe editarse para incluir el texto deseado
en el eje (“Cursos disponibles” texto para el eje horizontal y “Precio” para el eje vertical).
Observe que si requiere modificar más características del rótulo, en las opciones se cuenta
con Más opciones del título del eje horizontal primario… (la opción que comentamos
aparecerá en las diferentes listas personalizada al ámbito en cuestión), así como también,
la opción Ninguno que retira el rótulo. Estas posibilidades también se presentan para
Título de eje vertical primario y de profundidad.
- Leyenda, describe las series de datos que intervienen en el gráfico. Para aplicar alguna de
las alternativas de Leyenda, seleccionar el gráfico, dentro de la ficha Presentación, y
desplegar las opciones que presenta el control Leyenda .
Pulsar aquella que ubique la leyenda donde la requiere o en su caso, aplicar la opción
Ninguno. La figura siguiente presenta un gráfico circular, donde se aprecia la leyenda del
lado derecho y se le han aplicado las opciones que se han descrito hasta el momento.
COMPARACIÓN DE COSTOS POR CURSO
19.72% WINDOWS
35.21% WORD
22.54% EXCEL
ANIMATOR
22.54%
- Etiquetas de datos, agrega, quita o modifica las características de las etiquetas de datos
de la gráfica.
En la figura que sigue se muestran las etiquetas de datos, dentro de Más opciones de la
etiqueta de datos… se modificó el atributo de Relleno para lograr el fondo blanco.
− Tabla de datos, muestra, modifica o retira la tabla de datos con que se basa el gráfico, al
presionar el control Tabla de datos se incorporan las opciones visualizadas en la figura
siguiente.
§ Ejes, los controles de este grupo están orientados a modificar en el gráfico todo lo
relacionado con los ejes y las líneas de la cuadrícula de fondo, que sirven de referencia a los
valores de la escala del gráfico.
Para las modificaciones de los ejes, seleccionar el control Ejes. En el gráfico mostrado a
continuación se ha modificado su visualización de derecha a izquierda (eje/eje horizontal
primario/mostrar eje de derecha a izquierda) y se ha retirado la etiqueta COSTO del eje de
profundidad (eje/eje de profundidad/mostrar eje sin etiquetas).
Para realizar las modificaciones de la cuadrícula, hacer uso del control Líneas de la
cuadrícula. Se colocaron las líneas principales y secundarias horizontales (Líneas de la
cuadrícula/líneas horizontales de la cuadrícula primaria/líneas de división principales y
secundarias), también las verticales (Líneas de la cuadrícula/líneas verticales de la
cuadrícula primaria/líneas de división principales y secundarias).
§ Fondo, usar los controles de este grupo para realizar modificaciones a las características de
fondo del gráfico.
Si requiere modificar el área de trazado, utilizar el control Área de trazado, a través de las
opciones que se presentan logrará cambiar la apariencia del gráfico.
COSTO
$1,500.00
$1,000.00
$500.00 COSTO
$-‐
Emplear el control Cuadro Gráfico para colocar un color que contraste con los tonos del
gráfico o en su caso, retirarlo.
A través del control Plano inferior del gráfico se hacen las modificaciones que requiera el
plano inferior.
Para rotar el gráfico, se cuenta con el botón Giro3D. En seguida, del lado izquierdo se
despliega la ventana Formato del área del gráfico (una vez que se pulsó el control 3D) con
las modificaciones para obtener el gráfico que se observa del lado derecho.
§ Análisis, a partir de la información del gráfico se

puede obtener otro tipo de información. Las opciones
existentes se visualizan en la siguiente figura.
- Líneas de tendencia, Excel nos da la oportunidad de aplicar al gráfico diferentes líneas

de tendencia.
Para aplicar alguna de las líneas de tendencia, activar el gráfico al cual desea incorporar una
línea de tendencia. Al pulsar el control Línea de tendencia seleccionar la línea de tendencia
requerida.
Papelería
$31,000
$30,000
$29,000
y = -‐13x + 28185
R² = 8E-‐05
$28,000
$27,000
Papelería
Lineal (Papelería)
$26,000
$25,000
$24,000
$23,000
1er. 2do. 3er. 4to.
Bimestre Bimestre Bimestre Bimestre
- Líneas, muestra o retira las líneas de unión de un gráfico.
- Barras ascendentes o descendentes, en un gráfico de líneas con dos o más series de datos,
permite agregar barras ascendentes o descendentes.
- Barras de error, permite incorporar un grado de incertidumbre o de error para aquellos

datos estadísticos. Las opciones de Barra de error que se pueden aplicar a un gráfico X – Y.
Si desea personalizar las características de la barra de error, acceder a la opción Más

opciones de las barras de error.
La ficha Formato cuenta con opciones que alteran la presentación del gráfico o sus elementos,
éstas son:
§ Selección actual, la funcionalidad es la misma que se presentó dentro de la ficha Presentación.
§ Estilos de forma, los controles que conforman este grupo, están orientados a modificar la
visualización de los objetos que conforman el gráfico.
Para aplicar un efecto de estilo, seleccionar el área completa del gráfico o de uno de sus
componentes (áreas, barras, leyenda, etcétera) y posteriormente pulsar el estilo deseado.
Si se requiere de un estilo más personalizado se pueden utilizar las listas Relleno de forma,
Contorno de forma y Efectos de forma para el gráfico o alguno de sus elementos.
§ Estilos de WordArt, este grupo está orientado a modificar el estilo del

texto dentro del gráfico.
Para cambiar el estilo del texto, seleccione uno o más elementos tipo
texto del gráfico y posteriormente elija el deseado, como se muestra
a continuación, donde se ha seleccionado el título del gráfico y se
está aplicando el estilo.
Si el texto requiere de un estilo particular, utilice las listas Relleno de texto , Contorno de
texto y Efectos de texto .
§ Organizar, cuando se aglomeran un conjunto de elementos, los controles de este grupo
permiten manipularlos para lograr un orden de colocación visual.
Cuando requiera colocar un elemento adelante de todo, seleccionarlo y pulsar Traer al

frente.
Para enviar un elemento al fondo, seleccionarlo y presionar Enviar al fondo.
El Panel de selección permite realizar algunas operaciones con los gráficos, al pulsar el
control, aparece el panel Selección y visibilidad, donde los gráficos aparecen enlistados. Si
requiere ocultar algún gráfico de la lista oprimir el control , para mostrar el gráfico
presionar el botón . Para ocultar todos los gráficos elegir Ocultar todas y para
visualizarlos seleccionar Mostrar todo, si requiere dar otro orden a la lista, usar los botones
Reordenar .
Alinear cuenta con las opciones necesarias para lograr que los elementos tengan una
posición conveniente en conjunto. Para usarla, se deben seleccionar los elementos y de la
lista del control Alinear, pulsar la que se requiera.
Usar el control Agrupar para integrar o desintegrar un conjunto de elementos. Seleccionar el o

los elementos y de la lista del control mencionado elegir Agrupar, Reagrupar o Desagrupar.
El control Girar, mueve o voltea el elemento seleccionado, en este sentido primero debe
especificarse y de la lista de opciones del control Girar, pulsar la que se requiera.
§ Tamaño, modifica el alto y ancho del gráfico; para ello deberá seleccionarse
y a través de los botones aumentar/disminuir se podrá cambiar el alto o
ancho de éste.
9.5. Minigráficos
Se pueden usar minigráficos (gráficos muy pequeños que se ajustan dentro de una celda) para
resumir visualmente las tendencias junto a los datos. Dado que los minigráficos muestran
tendencias en un espacio reducido, son especialmente útiles para paneles u otros lugares donde
necesite mostrar una instantánea de su empresa en un formato visual de fácil comprensión. En

la siguiente imagen los minigráficos que aparecen en la columna Tendencia permiten mostrar de
un vistazo el rendimiento de cada departamento en mayo.
A diferencia de los gráficos en una hoja de cálculo de Excel, los minigráficos no son objetos, un
minigráfico en realidad es un pequeño gráfico en el fondo de una celda. La siguiente imagen
muestra un minigráfico de columna en la celda F2 y un minigráfico de línea en F3. Ambos
minigráficos obtienen sus datos de las celdas A2 a E2 y muestran un gráfico dentro de una celda
con el rendimiento de una cotización. Estos gráficos muestran los valores por trimestre, resaltan
el valor alto (31/3/08) y el valor bajo (31/12/08), muestran todos los puntos de datos y la
tendencia hacia abajo del año.
Un minigráfico en la celda F6 muestra el rendimiento de 5 años de la misma cotización, pero

muestra un gráfico de barras de Pérdidas y ganancias que indica únicamente si en el año se
produjo pérdida (como en los años 2004 a 2007) o ganancia (2008). Este minigráfico usa valores
de las celdas A6 a E6.
Dado que un minigráfico es un pequeño gráfico incrustado en una celda, se puede escribir texto
en una celda y usar un minigráfico como fondo, como se muestra en la siguiente imagen.
En este minigráfico, el marcador de valor alto es de color verde y el marcador de valor bajo es de
color naranja. El resto de los marcadores es de color negro.
Para aplicar una combinación de colores a los minigráficos, elija un formato integrado de la
Galería de estilos (pestaña Diseño, disponible cuando se selecciona una celda que contiene un
minigráfico). Puede usar los comandos Color de minigráfico o Color de marcador para elegir
un color para los valores alto, bajo, primero y último (como verde para alto y naranja para bajo).
Ventajas del uso de minigráficos

Los datos que se presentan en una fila o columna son útiles, pero los patrones pueden resultar
difíciles de reconocer a simple vista. El contexto de estos números se puede proporcionar
insertando minigráficos junto a los datos. Al ocupar una pequeña cantidad de espacio, un
minigráfico puede mostrar una tendencia basándose en datos adyacentes en una representación
gráfica clara y compacta. Aunque no es obligatorio que una celda de minigráfico esté
directamente junto a los datos subyacentes, es muy recomendable.
Puede ver rápidamente la relación entre un minigráfico y los datos subyacentes y, cuando los
datos cambian, puede ver el cambio en el minigráfico de inmediato. Además de crear un
minigráfico único para una fila o columna de datos, puede crear varios minigráficos al mismo
tiempo seleccionando varias celdas correspondientes a los datos subyacentes, como se muestra
en la siguiente imagen.
También puede crear minigráficos para filas de datos que agregará más adelante usando el
controlador de relleno sobre una celda adyacente que contenga un minigráfico.
. Rango de datos usados por un grupo de minigráficos.

. Un grupo de minigráficos.
Una ventaja de usar minigráficos es que, a diferencia de los gráficos, los minigráficos se
imprimen cuando se imprime una hoja de cálculo que los contiene.
Crear un minigráfico
1. Seleccione una celda vacía o un grupo de celdas vacías en las que desee insertar uno o más
minigráficos.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Minigráficos, haga clic en

el tipo de minigráfico que desea crear: Línea, Columna o
Pérdida y ganancia.
3. En el cuadro Rango de datos, escriba el rango de celdas que
contienen los datos en los cuales desea basar los minigráficos.
Nota: Puede hacer clic en para contraer el cuadro de diálogo de forma temporal, seleccionar el rango de celdas
que desea en la hoja de cálculo y, a continuación, hacer clic en para restaurar el cuadro de diálogo a su tamaño
normal.
Cuando se seleccionan uno o más minigráficos en la hoja de cálculo, aparecen las Herramientas
de minigráficos, que muestran la pestaña Diseño. En la pestaña Diseño, puede elegir uno o más
comandos entre los siguientes grupos: Minigráfico, Tipo, Mostrar, Estilo y Grupo. Use estos
comandos para crear un minigráfico nuevo, cambiar el tipo, darle formato, mostrar u ocultar
puntos de datos en un minigráfico de línea o dar formato al eje vertical en un grupo de
minigráficos. Estas opciones se describen detalladamente en la siguiente sección.
Si el rango de datos incluye fechas, puede seleccionar Tipo de eje de

fecha en las opciones de Eje (Herramientas para minigráfico, pestaña
Diseño, grupo Grupo, botón Eje) para organizar los puntos de datos en
el minigráfico para que reflejen períodos irregulares. Por ejemplo, si los
primeros tres puntos de fechas están separados cada uno exactamente
por una semana y el cuarto punto de fecha es un mes más tarde, el
espacio entre el tercer y el cuarto punto de fecha aumenta
proporcionalmente para reflejar el período más grande.
También puede usar las opciones de Eje para establecer valores mínimos y máximos para el eje
vertical de un minigráfico o grupo de minigráficos. Establecer estos valores lo ayuda explícitamente
a controlar la escala de manera que la relación entre los valores se muestre de una forma más lógica.
También puede usar la opción Representar datos de derecha a izquierda para cambiar la dirección
en que se representan los datos en un minigráfico o grupo de minigráficos.
Agregar texto a un minigráfico

Puede escribir el texto directamente en una celda que contenga
un minigráfico y aplicar un formato a dicho texto (por ejemplo,
cambiar el color, el tamaño o la alineación de la fuente), y
también puede aplicar un color de relleno (fondo) a la celda.
En este minigráfico, el marcador de valor alto es de color verde y el marcador de valor bajo es de
color naranja. El resto de los marcadores es de color negro. El texto descriptivo se ha escrito
directamente en la celda.
Personalizar minigráficos
Después de crear minigráficos, puede controlar qué puntos de valor se muestran (como alto,
bajo, primero, último o cualquier valor negativo), cambiar el tipo de minigráfico (Línea,
Columna o Pérdida y ganancia), aplicar estilos de una galería o establecer opciones de formato
individuales, establecer opciones en el eje vertical y controlar cómo se muestran los valores
vacíos o cero en el minigráfico.
Controlar qué puntos de valor se muestran

Puede resaltar marcadores de datos individuales (valores) en un minigráfico de línea haciendo
que algunos o todos los marcadores queden visibles.
1. Seleccione el minigráfico o los minigráficos a los que desea aplicar formato.
2. En Herramientas para minigráfico, haga clic en la pestaña Diseño.
3. En el grupo Mostrar, active la casilla de verificación Marcadores para mostrar todos los
marcadores de datos.
4. En el grupo Mostrar, active la casilla de verificación Puntos negativos para mostrar los
valores negativos.
5. En el grupo Mostrar, active las casillas de verificación Punto alto o Punto bajo para
mostrar los valores más altos o más bajos.
6. En el grupo Mostrar, active las casillas de verificación Primer punto o Último punto para
mostrar los primeros o los últimos valores.
Cambiar el estilo o el formato de los minigráficos

Use la Galería de estilos en la pestaña Diseño, que está disponible cuando selecciona una celda
que contiene un minigráfico.
1. Seleccione un minigráfico único o un grupo de minigráficos.
2. Para aplicar un estilo predefinido, en la pestaña Diseño, en el grupo Estilo, haga clic en un
estilo o en el botón Más en la esquina inferior derecha del cuadro para ver estilos adicionales.
3. Para cambiar el color de un minigráfico o sus marcadores, haga clic en Color de

minigráfico o en Color de marcador y, a continuación, elija la opción que desee.
Mostrar u ocultar marcadores de datos

En un minigráfico con estilo de Línea, puede mostrar marcadores de datos de manera que
pueda resaltar valores individuales.
1. En la hoja de cálculo, seleccione un minigráfico.
2. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar, active cualquiera de las casillas de verificación
para mostrar marcadores individuales (como alto, bajo, negativo, primero o último) o
active la casilla de verificación Marcadores para mostrar todos los marcadores.
Al desactivar una casilla se oculta el marcador especificado.
Controlar celdas vacías o valores cero

Puede controlar la manera en que un minigráfico trata celdas vacías en un rango (y por lo tanto
cómo se muestra el minigráfico) mediante el cuadro de diálogo Configuración de celdas ocultas
y vacías (Herramientas para minigráfico, pestaña Diseño, grupo Minigráfico, botón Editar
datos).
10 MANEJO DE LIBROS
DE TRABAJO
El manejo de las hojas dentro de un Libro de trabajo es muy importante, ya que permite crear,
copiar, mover, consultar y borrar información entre hojas de cálculo para un mejor manejo y
optimización de recursos.
10.1. Manejo de hojas

Excel cuenta con comandos especiales para el manejo de las hojas de cálculo que están
contenidas en un Libro de trabajo, a continuación se describen las opciones.
10.1.1. Cambiar nombre

Cambiarle el nombre a una hoja de cálculo nos permite asociar el tipo de información que
contiene; Excel nos permite escribir un nombre (etiqueta de hoja) más acorde con la información
que contenga la hoja de cálculo, para realizar esto es necesario:
1. Activar la hoja de cálculo a la cual se le va a cambiar el nombre.
2. Seleccionar de la Ficha Inicio→grupo celdas→ Opción Formato→ Cambiar el nombre de la
hoja.
Opción Cambiar nombre de la hoja.

3. La Etiqueta de la hoja se edita ver figura indicando que se puede sobreescribir en ella, ahí
teclear el nuevo nombre y oprimir la tecla Enter para que se reemplace, se recomienda
darle un nombre acorde con el contenido de la hoja.
4. El máximo permitido es de hasta 31 caracteres.
El nombre de la hoja cambió a “contabilidad”.

Se activa la etiqueta de la hoja.
5. Se escribe una nueva etiqueta que reemplaza a la anterior.

NOTA. Otra alternativa para cambiar la etiqueta de la hoja de cálculo es dando doble clic en la etiqueta y se editará
permitiendo cambiar el nombre.
10.1.2. Copiar
Si se quiere aprovechar la información de una hoja de cálculo para comenzar a trabajarla en otra
hoja, se debe realizar una copia, el procedimiento es el siguiente:
1. Solicitar la Ficha Inicio→Grupo celdas→Formato→Mover o copiar hoja
Opción Mover o copiar hoja.

2. Se mostrará la ventana Mover o copiar.
3. Por omisión se puede copiar la hoja de cálculo en el Libro de trabajo activo, si se desea
copiar a otro libro, éste tendrá que estar previamente abierto y se deberá seleccionar de la
lista o en su caso seleccionar “(libro nuevo)” para crear un nuevo libro, el cual contendrá
una copia de la hoja que se desee duplicar.
4. Es posible colocar la copia antes de alguna de las hojas existentes del Libro de trabajo, esto
se realiza en la zona Antes de la hoja, se activa la hoja que funcionará como referencia para
que la copia quede ubicada antes de la hoja seleccionada.
5. Para que se realice la copia se debe activar la opción Crear una copia y finalmente se debe
oprimir el botón Aceptar para que se realice la copia.
10.1.3. Mover
La opción Mover hoja de cálculo es casi en su totalidad parecida a la Copia de Hoja de Cálculo,
con la única diferencia que debe permanecer desactivada la opción Crear una copia, así, en lugar
de realizar una copia, se moverá la hoja de cálculo.
10.1.4. Insertar
Si se desea insertar o agregar una hoja de cálculo nueva al Libro de trabajo actual, se deben
realizar alguno de los siguientes pprocedimientos:
§ Para insertar una hoja de cálculo nueva al final de las hojas de cálculo existentes, haga clic
en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla.
§ Para insertar una hoja de cálculo nueva antes de otra ya

existente, seleccione esa hoja de cálculo y, a
continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga
clic en Insertar y, a continuación, en Insertar hoja.
Al dar clic en la opción Insertar Hoja se inserta una
hoja de cálculo nueva en el Libro de trabajo activo.
Opción Insertar hoja de cálculo.
10.1.5. Eliminar
Para eliminar una hoja de cálculo que pertenezca a
un Libro de trabajo se deben realizar los siguientes
pasos:
1. Activar la hoja de cálculo a eliminar.
2. Solicitar la Ficha Inicio→ Grupo celdas→
Eliminar→ Eliminar hoja.
Opción Eliminar hoja.
NOTA. Una vez ejecutado este comando Excel no puede deshacerlo; tenga la precaución al aplicarlo.
10.1.6. Ocultar
Si se requiere ocultar una hoja de cálculo se deberá hacer lo siguiente:
1. Activar la hoja de cálculo a ocultar.
2. Solicitar la Ficha Inicio→Grupo celdas→Formato→Ocultar y Mostrar →Ocultar hoja.
Opción Ocultar.
Para mostrar una hoja de cálculo oculta:

1. Solicitar la Ficha Inicio→Grupo celdas→Formato→Ocultar y Mostrar →Mostrar hoja.
Opción Mostrar.
2. Se mostrará la caja de diálogo de la figura

siguiente, aquí se visualizarán las hojas de
cálculo que están ocultas, seleccionar la hoja que
interese y oprimir el botón Aceptar, se mostrará
la hoja de cálculo en el Libro de trabajo.
Ventana Mostrar.
10.1.7. Edición simultánea de hojas

Cuando se requiere que un grupo de hojas de cálculo reciban la misma información, se debe
utilizar la edición simultánea de hojas.
Para realizar este proceso se deben realizar los siguientes pasos:
1. Seleccionar las hojas de cálculo, manteniendo presionada la tecla CTRL, dar un clic en la
etiqueta de las hojas para formar el grupo de hojas, una vez seleccionadas soltar la tecla CTRL.
Al seleccionar las hojas, las etiquetas se visualizan en un color claro.

2. Capturar la información en la hoja de cálculo activa, se pueden utilizar todos los comandos
de Excel.
3. Al terminar de capturar la
información, dar un clic en una de
las etiquetas para deshacer el
grupo de hojas de cálculo, para
visualizar cada hoja; en la figura
se muestra un ejemplo de lo que
es la edición simultánea de hojas
al definirse un formato, a la par lo
adoptaron las demás hojas.
NOTA. Se puede emplear esta técnica con
información ya existente en las hojas de
cálculo haciendo más versátil esta opción, sólo
hay que tener precaución con las celdas donde
se capture ya que si existe información (en las Se muestra el resultado de la edición simultánea de hojas, puede observarse
que se muestra cada hoja con el mismo contenido.
otras hojas) será reemplazada.
10.1.8. Color de etiqueta

Excel le permite modificar elcolor de la etiqueta de las hojas, para realizarlo, siga el
procedimiento descrito a continuación:
1. Posiciónese en la etiqueta a modificar.
2. Solicitar la Ficha Inicio→Grupo celdas→Formato→Color de etiqueta.
3. Dé clic en el color que requiere.

10.2. Manejo de ventanas

Cuando se tienen varias ventanas y se requiere estar trasladándose continuamente de una
ventana a otra es más conveniente utilizar los comandos que Excel ofrece, en la figura se
muestran las opciones de manejo de ventanas que se encuentran en la Ficha Vista → Grupo
ventana:
Opciones con que cuenta el menú Ventana.
A continuación se detalla cada opción:

§ Nueva ventana. Se abre una nueva ventana, por omisión se muestra la hoja del Libro que
se está trabajando; se visualiza en dos ventanas (o más si se continúa abriendo ventanas) el
Libro de trabajo dando oportunidad de seleccionar una hoja diferente del Libro; la ventana
al abrirse cubre las ventanas que estuviesen visualizándose.
§ Organizar todo. Nos permite organizar las ventanas en diferentes presentaciones, al
seleccionar esta opción se presenta la siguiente ventana:
Opciones que se presentan en Organizar ventanas.

§ Mosaico. Distribuye las ventanas para que todas sean visualizadas.
§ Horizontal. La distribución de ventanas es horizontal (ver figura b).
§ Vertical. La distribución de ventanas es vertical (ver figura c).
§ Cascada. Coloca las ventanas en fila y desniveladas simulando un tarjetero (ver figura d).
§ Ventanas del libro activo. Sólo se organizarán las ventanas del Libro de trabajo cuya ventana
está activa.
a) Mosaico. b) Horizontal.
c) Vertical. d) Cascada.
Presentación de las diferentes formas de organizar a las ventanas.
§ Inmovilizar. Mantiene una parte visible durante el desplazamiento por la hoja, las
opciones que se proporcionan se muestran en la figura siguiente.
a) Inmovilizar paneles: para inmovilizar las filas y columnas en la hoja se toma como
referencia la posición del cursor, al pulsar esta opción inmoviliza las columnas que estén
del lado izquierdo del cursor y las filas ubicadas en la parte superior del cursor.
b) Inmovilizar fila superior: bloquea la fila superior de la hoja.
c) Inmovilizar primera columna: bloquea la primera columna.

d) Movilizar paneles: aplicar esta opción para retirar la inmovilización que haya ejecutado
previamente. (Esta opción se despliega cuando ya se activó “inmovilizar paneles”).
§ Ocultar. Se oculta la ventana activa.
§ Mostrar. Al solicitarla se presenta la ventana Mostrar en la cual se visualizan las

ventanas que están ocultas, para volver a mostrar una de estas ventanas, debe seleccionarse
la ventana a mostrar y oprimir el botón Aceptar, se obtendrá como resultado la
visualización de la ventana.
Ventana Mostrar.
§ Dividir. Al elegir este comando Excel coloca dos divisiones en la hoja de cálculo
creando cuatro secciones en la hoja (las divisiones también se desplazan a otra posición
colocando la señal del mouse sobre ellas o una de ellas y aplicando la técnica de arrastre),
con el mouse se logra activar cualquiera de las secciones o utilizando la tecla F6 también
nos permite activar cada sección para trabajar en ella, una vez que una sección es elegida
las demás se sincronizan, este comando es muy versátil ya que nos permite visualizar
diferentes áreas del Libro de trabajo que están muy separadas.
§ Ver en paralelo. Permite comparar dos hojas de cálculo simultáneamente y con

movimientos sincronizados.
§ Desplazamiento sincrónico. Sincroniza o desincroniza el desplazamiento de los dos

documentos para que de manera conjunta se desplacen. Para usar este control se requiere
haber ejecutado previamente el control Ver en paralelo.
§ Restablece posición de la ventana. Restituye la posición de la ventana que se está

comparando en paralelo para compartir la pantalla.
§ Guardar área de trabajo. Si requiere conservar el ambiente de ventanas de libros de

trabajo dentro de Excel para su posterior uso, pulsar el control Guardar trabajo, la siguiente
imagen muestra la ventana que le permite guardar el área de trabajo (los libros que están en
uso y la organización de las ventanas) bajo un nombre de archivo, Excel a este tipo de archivos
les coloca la extensión *.xlw, escribir un nombre y guardarlo en la carpeta de su preferencia.
Cuando desee recuperar el área de trabajo, solicitar Tarjeta Archivo, y se desplegará la

ventana Abrir, ubicar la carpeta y el nombre del archivo y pulsar el botón Abrir. El ambiente
de trabajo que se definió en el archivo se presentará.
§ Cambiar ventanas. Permite cambiar a otra ventana que contiene un libro de trabajo
abierto.
11 ARCHIVOS
Las operaciones de archivos representan la parte fundamental de las operaciones que se pueden
realizar con Excel, en este capítulo se tratarán las opciones que manipulan a los archivos.
11.1. Libro nuevo

Siempre que se comienza en Excel, se abre por omisión el Libro 1 de
trabajo con el único fin de dar la oportunidad al usuario de tener un
lugar donde iniciar su trabajo, pero si se desea comenzar con un libro
nuevo para crear nuevas tablas de información, formatos, gráficas, etc.,
se deben seguir los siguientes pasos:
1. Solicitar del Botón Archivo la opción Nuevo.
2. Se presentará en el Panel de tareas la ventana Nuevo libro, la cual se
muestra en la figura siguiente.
Se presentan diferentes secciones, en la sección Plantillas dar un clic en Blanco, y se abre un libro nuevo (si ya existía el Libro 1,
el nuevo libro tendrá como nombre provisional Libro 2).
NOTA. También es posible utilizar las teclas rápidas que se indican del lado derecho del comando que se quiera
ejecutar, para el caso de ejecutar el comando Nuevo también puede utilizarse las teclas rápidas Ctrl + U.
11.2. Guardar
Es muy importante guardar periódicamente el trabajo realizado en su(s) libro(s) de trabajo(s), ya
que así se puede evitar la pérdida de información por cualquier falla por parte del sistema o del
propio programa.
Excel cuenta con dos métodos para guardar su información:
§ Guardar. Cuando el libro ya tiene un nombre, usar esta opción para que Excel ya no
pregunte el nombre del libro, así como la ubicación, directamente actualiza la información
del libro que se esté trabajando.
Hay tres formas para ejecutar esta opción:
§ Ir al Botón Archivo y seleccionar la opción Guardar.
§ Utilizando las teclas rápidas Ctrl + G.
§ Haciendo uso del botón cuyo dibujo es un disquete, que se

encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido.
§ Guardar como. Esta opción se utiliza para los siguientes casos:

§ Cuando un Libro de trabajo es nuevo y se quiere cambiar el nombre de libro1 a otro
nombre.
§ Cuando se quiere cambiar de nombre a un Libro de trabajo (quizás para sacar una
copia del archivo o cuando hay cambios que alteran el contenido final y se quiere
conservar los datos anteriores de respaldo).
§ Cuando se quiere grabar el libro a otra unidad de almacenamiento.
Para realizar este comando se debe acceder al la ficha

Archivo y dar un clic en Guardar como.
Se muestra el siguiente cuadro de dialogo:
A continuación se explican las opciones de esta ventana:

§ Guardar como. Nos permite cambiar de carpeta y/o de unidad de almacenamiento al lugar
donde se desea guardar el Libro de trabajo.
§ Nombre de archivo. En esta caja de texto se puede cambiar el nombre del libro.
§ Tipo. En caso de que sea necesario cambiar el tipo del libro para que pueda ser leído por
otra versión de Excel u otro software, se deberá oprimir el botón situado del lado derecho
de la caja de texto, para que se muestren las diferentes opciones que brinda esta
herramienta.
Atrás. Regresa a la carpeta o unidad anterior.
Crear nueva carpeta. Crea una nueva subcarpeta en la carpeta o unidad en la

que está ubicada.
Vista. Nos permite visualizar la información de diferentes formas (Lista,

Detalles, Mozaicos): esto permite manejar de una forma organizada los
archivos o unidades seleccionadas.
§ Herramientas. Muestra comandos que complementan el manejo de las carpetas y archivos.

También se muestran íconos del lado izquierdo de la ventana (Mis documentos recientes,
Escritorio, Mis Documentos, Mi PC y Mis sitios de red) y al activarlos, se muestra la información
que contienen en el visor.
Una vez que se hayan realizado los cambios pertinentes en la ventana Guardar como, oprimir el
botón Guardar para efectuar la operación o el botón Cancelar para cancelar la operación.
11.3. Guardar con contraseña

1. Para incluir una contraseña al Libro de
trabajo, solicite dentro de la ventana Guardar
como Herramientas → Opciones generales
(como se muestra en la figura).
2. Se muestra la ventana Proteger Libro.
Opción generales dentro de la ventana Guardar como.
Ventana Opciones para guardar.

3. Proporcione la(s) contraseña(s) para apertura y/o escritura y oprima el botón Aceptar, Excel
solicitará una confirmación de la contraseña que se proporcionó para cada rubro (apertura
y/o escritura).
Ventana Confirmar contraseña
Esto es, con el fin de tener la seguridad de que la contraseña que se tecleó es la correcta,
misma que nos solicitará cada vez que se quiera acceder al Libro de trabajo, si no se
proporciona la contraseña no se podrá abrir y/o escribir (según las opciones de contraseña
que se hallan activado en el Libro de trabajo), sobre la hoja de cálculo.
11.4. Abrir
Para abrir los libros de trabajo y modificarlos a través de Excel, seleccionar el menú Archivo y
dentro de sus opciones escoger Abrir o también se puede utilizar las teclas rápidas Ctrl + A, se
mostrará la ventana Abrir, las características son iguales a la ventana Guardar como que se explicó
anteriormente:
Ventana Abrir.
Una vez localizado el archivo, oprimir el botón Abrir para que sea recuperado y mostrado
dentro de Excel.
11.5. Imprimir
Para imprimir cualquier información realizada
en una hoja de cálculo se debe marcar en un
rango la información, como se muestra en la
figura.
De la Ficha Diseño de página → grupo
Configurar página→ área de impresión→
Establecer área de impresión de; otra de las
opciones que también se muestran es Borrar
área de impresión que borra el rango de
impresión cuando ya no se requiere.
Se muestra cómo se marca un rango para

mandar a imprimir.
El rango que se marque puede ser desde una celda hasta toda la hoja de cálculo, en ocasiones
esto crea un poco de problemas dado que los cortes de hoja los hace Excel automáticamente
(colocando líneas discontinuas), para indicar cortes de hoja a nuestro gusto se recomienda
utilizar el comando Salto de página de la siguiente forma:
1. Colocar el cursor donde se desea que sea un salto de página.
2. Activar Insertar de la Barra de Menú y elegir Salto de página.
Se pondrá una línea indicando que en ese punto se realizará un salto de página en la
impresora. Para remover el salto de página repetir los mismos pasos pero en lugar de
solicitar Salto de página aparecerá Quitar salto de página (Excel detecta la orden que se dio
anteriormente), dar un clic en esta opción para eliminar el salto de página.
3. Dar un clic en el Tarjeta Archivo → Imprimir, otra alternativa es oprimir la combinación de
teclas Control + P.
4. Se presentará la ventana Imprimir, cuando la hoja de trabajo está lista para ser enviada a la
impresora, oprima el botón Aceptar. A continuación se explica cada característica para configurar
la hoja de trabajo y poder enviarla a impresión:
Ventana Imprimir.
§ Copias. Se define el número de copias que se quieren imprimir a través de Números de copia;
la opción Intercalar organiza las páginas numeradas cuando se imprimen varias copias de un
documento.
§ Impresora. Apoyo para localizar otra impresora que se haya dado de alta dentro de
Windows o en la red.
§ Propiedades. Nos permite realizar cambios de configuración en la impresora que se tenga
seleccionada.
§ Imprimir Hojas Activas. Se define el tipo de impresión que se quiere realizar:
§ Hojas activas. Imprime la hoja activa.
§ Todo el libro. Imprime todas las hojas de trabajo que contiene el libro.
§ Imprimir selección. Imprime sólo la lista seleccionada en la hoja de cálculo.
§ Intercaladas. La impresión intercalada es cuando imprime dos copias de un archivo que
página 1 y 2 de la página de la primera copia se imprimen y, a continuación, página 1 y 2 de
la página de la segunda copia se imprimen. En contraste, imprimir sin intercalar podría
imprimir página 1 y, a continuación, otra página 1 y, a continuación, página 2 y, a
continuación, otro 2.
§ Orientación. La impresión se efectua en forma vertical u horizontal en la hoja de papel.
§ Vista previa. Se muestra en el monitor la apariencia que tendrán los datos en una página
como se muestra en la figura siguiente. Al ejecutar el comando Archivo → Impresión la vista
previa es mostrada por omisión.
Vista previa.
A continuación se explican los botones que contiene esta opción:

§ Página Siguiente. Cuando el rango de impresión es muy grande, se extenderá el número
de páginas a imprimir y para poder ver la vista preliminar de cada hoja se deberá realizar
con la ayuda de este botón, al ir oprimiéndolo avanzará a la siguiente página para
visualizar su presentación preliminar.
§ Página Anterior. Es la contraparte del botón Siguiente, al oprimirlo regresa una página
para visualizar su presentación preliminar.
§ Mostrar margenes. Al ser presionado realiza la colocación de los márgenes en la pantalla
de vista previa.
§ Toda la pagina. Muestra la pagina al tamaño definido Carta, Oficio.

§ Configura páginar. Al oprimir este comando aparece la ventana Configurar página que se
muestra en la figura.
Ventana Configurar página.

Esta ventana está conformada por cuatro separadores:

§ Separador “Página”
§ Orientación. Se puede orientar la hoja en forma horizontal o vertical.
§ Ajuste de escala. Se puede ajustar a un porcentaje deseado (ampliación o reducción); o
ajustar el rango de información en un número deseado de páginas de ancho por
páginas de alto.
§ Tamaño de papel. Se puede elegir el tamaño de papel con el cual se imprimirá el
trabajo (use el botón de opciones del lado derecho de la caja de texto para visualizar
todos los tamaños de papel).
§ Calidad de impresión. Seleccionar el tipo de impresión final que se quiere para el
documento, utilizar el botón de opciones del lado derecho para ver las diferentes
calidades de impresión.
§ Primer número de página. Se puede definir el número de página a imprimirse como
número de hoja en el trabajo.
§ Separador “Márgenes”. Se puede indicar el tamaño de los márgenes Superior, Inferior,
Izquierdo, Derecho, Encabezado y Pie de página.
También se puede centrar en la página en forma horizontal y/o vertical.
Separador Márgenes.
§ Separador “Encabezado y pie de página”.

§ Encabezado. Permite escribir el encabezado que se quiere para todas las hojas que se
van a imprimir; seleccione una de las alternativas que propone Excel mediante el botón
Opciones del lado derecho de la caja de texto.
§ Pie de página. Escribir el pie de página que se quiere para todas las hojas que se
impriman o seleccionar una de las alternativas que propone Excel mediante el botón
Opciones.
Separador Encabezado y pie de página.
§ Botones Personalizar encabezado/pie de página. Si requiere realizar un

encabezado/pie de página más elaborado, oprimir estos botones.
§ Separador “Hoja”
§ Área de impresión. Se puede indicar el rango por imprimir.
§ Imprimir títulos. Se pueden definir rangos de títulos tanto en filas como en columnas
para que sean impresos en todas las páginas.
§ Líneas de división. Se imprimen las líneas de división de la hoja de cálculo.
§ Títulos de filas y columnas. Se imprimen los encabezados de filas y los encabezados de
columnas del rango de celdas que se están utilizando en la hoja de cálculo.
Separador Hoja.
§ Blanco y negro. El rango por imprimirse se realizará en blanco y negro.

§ Calidad de borrador. Se obtendrá una impresión con formato básico (no se imprimirán
divisiones de celda ni la mayoría de los gráficos), será rápida la impresión pero de baja
calidad.
§ Comentarios. Se da la oportunidad de imprimir también los comentarios en diferentes
formas, utilizar el botón de opciones.
§ Errores de celda como. Imprime los errores que se muestran en las celdas.
§ Orden de las páginas. Se puede solicitar como se desea imprimir el rango que se tiene:
“Hacia abajo y luego hacia la derecha” o “Hacia la derecha y luego hacia abajo”.
Configurar página es una herramienta muy útil, recomiendo de ser posible configurar la hoja de cálculo antes de
comenzar a trabajar, se facilitarán muchos pasos. También puede solicitarse a través del menú Archivo y
seleccionando la opción Configurar página.
BIBLIOGRAFÍA
§ Huerta Molina, Gregorio
Guías y Textos de Cómputo: Hoja de cálculo EXCEL 2007
México: Universidad Nacional Autónoma de México, 2007.
ISBN 978-607-02-1225-3
§ http://office.microsoft.com/es-es/excel-
§ Hernández Hernández, Arturo

Material de Apoyo al Curso: Elementos Básicos de Manejo de la Hoja Electrónica de Cálculo con
Excel. México: DGSCA – UNAM 2008
§ Arturo Hernández Hernández (compilador)

Hoja de cálculo EXCEL 2007, material de apoyo al curso.
México, Universidad Nacional Autónoma de México. 2007
§ http://www.aulaclic.es/excel2007/index.htm
§ Izquierdo Dyrzo María Guadalupe (compilador)

Material de apoyo al curso Elementos básicos de manejo de la hoja electrónica de cálculo
con EXCEL. México:DGTIC – UNAM 2010
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO
DR. JOSÉ NARRO ROBLES
Rector
DR. EDUARDO BÁRZANA GARCÍA

Secretario General
LIC. ENRIQUE DEL VAL BLANCO

Secretario Administrativo
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Secretaria de Desarrollo Institucional
MC. RAMIRO JESÚS SANDOVAL

Secretario de Servicios a la Comunidad
LIC. LUIS RAÚL GONZÁLEZ PÉREZ

Abogado General
DIRECCIÓN GENERAL DE CÓMPUTO Y DE

TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
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Director General
I.Q. ADELA CASTILLEJOS SALAZAR

Directora de Docencia en Tecnologías de Información y Comunicación
MTRO. JESÚS DÍAZ BARRIGA ARCEO

Subdirector de Planeación Académica
MTRA. ALEJANDRINA SAN JUAN REYES

Coordinadora del Centro Nuevo León de Extensión Académica
en Tecnologías de Información y Comunicación
ING. SERGIO ALVA ARGUINZONIZ

Coordinador del Centro Mascarones de Extensión Académica
LIC. PATRICIA ROMERO ELÍAS

Coordinadora del Centro Polanco de Extensión Académica
LIC. JOSÉ LUIS JANITZIO MEDINA FLORES

Coordinador del Centro San Agustín de Extensión Académica
ING. PABLO DE LA O CRUZ

Coordinador del Centro Tlatelolco de Extensión Académica
Octubre, 2011
Hoja de cálculo EXCEL
Fue editado e impreso por la Dirección General
de Cómputo y de Tecnologías de Información y
Comunicación, Circuito Exterior, Ciudad
Universitaria, Coyoacán, C.P. 04510,
México DF., Octubre de 2011
El tiraje consta de 100 ejemplares.
Se utilizaron tipos Arial de 16/22, 26/42 pts.

Book Antiqua de 8/10, 9/15, 11/13 pts. Y discos
compactos de 700 MB de capacidad.

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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

Hoja de cálculo EXCEL

DIRECIÓN GENERAL DE CÓMPUTO Y DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y

1ª. edición 2011

2. ENTORNO DE TRABAJO ...................................................................................................................... 7

3. OPERACIONES BÁSICAS EN UNA HOJA DE CÁLCULO................................................................ 18

4. INTRODUCCIÓN DE DATOS ........................................................................................................... 26

4.1.2. Datos de texto ........................................................................................................................................... 27

8. EDICIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO ................................................................................................ 68

8.3. Pegado especial ................................................................................................................................. 75

10. MANEJO DE LIBROS DE TRABAJO ........................................................................................... 109

11. ARCHIVOS ......................................................................................................................................... 119

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................................ 129

1.1. Características del programa (terminología y conceptos)

1.2. Requisitos de hardware y software

Equipo y procesador Procesador de 500 MHz o más rápido.

Internet Microsoft Internet Explorer 6.0 o posterior, explorador de 32 bits

Específico de Excel Se requiere conectividad a un clúster de cálculo para ejecutar funciones

LiveID Determinadas funcionalidades en línea requieren una cuenta de Windows

Otros La funcionalidad del producto y los gráficos pueden variar de acuerdo

1.3. Inicio y fin de sesión

Para cerrar el programa de Excel, realizaremos los siguientes pasos:

Con lo cual guardará su información, no la guardará o cancela la instrucción y seguirá

2.2.1. Cinta de opciones

Cinta de opciones completa

Cinta de opciones minimizada

2.2.2 La barra de herramientas de acceso rápido

Para cambiar la ubicación de la barra de herramientas de acceso rápido

2.2.3. El botón de Office

2.2. Elementos de la ventana del libro de trabajo

Los elementos que componen la ventana del libro son:

2.3. Menú contextual

2.4. Modificaciones al entorno de trabajo

2.4.1. Cinta de opciones

CAMBIAR FICHAS, GRUPOS O COMANDOS PREDETERMINADOS

1. Ficha y grupo predeterminados con comandos que no pueden cambiarse.

Agregar una ficha personalizada y un grupo personalizado

Cambiar el nombre de una ficha o un grupo

Agregar un grupo personalizado a una ficha

Agregar comandos a un grupo personalizado

Ocultar una ficha

1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones,

Quitar una ficha personalizada

1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones,

Cambiar el orden de las fichas o los grupos

Quitar un comando de un grupo

Cambiar el nombre de un comando agregado a un grupo personalizado

Restablecer la cinta de opciones

Restablecer la cinta de opciones a la configuración predeterminada

Restablecer sólo la ficha seleccionada

Exportar una cinta de opciones personalizada

1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones, haga clic en Importar o exportar.

2.5.1. Información en pantalla

2.5.2. Cuadro de diálogo Ayuda

3.1. Desplazamiento dentro de una hoja de trabajo

3.1.1. Desplazamientos utilizando el teclado

£ Una celda arriba.

¤ Una celda abajo.

¢ o F Una celda a la derecha.

Re Una pantalla hacia arriba.