UNIDAD 3 ANÁLISIS DE LAS TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

3.1 Análisis de los manuales administrativos

Definición de manual.
Es un documento en el que se encuentra de manera sistemática, las instrucciones, bases o procedimientos
para ejecutar una actividad. Es un instrumento de control sobre la actuación del personal, ofrece la posibilidad
de dar una forma definida a la estructura organizacional. Según el autor Continolo “un manual contiene las
rutas por las cuales opera todo el aparato organizacional, son la manifestación concreta de la mentalidad
directiva orientada hacia la relación sistemática de las diversas funciones y actividades”. (Rodríguez, 2002,
pág. 55)
Los manuales son compendios de todos los documentos administrativos, relativos a la estructura, sus
organigramas, la organización de los procesos, los puestos y las funciones, que van acompañados de cartas
de presentación, la misión, la visión y los valores, además de la historia de la organización. Facilitan, entre
otras cuestiones, el proceso de integración a la organización, a las áreas de trabajo y a los puestos a
desempeñar. ( (Hernández, 2012, pág. 219)
Los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración concernientes a
objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, etc. Deben ser actualizados tan seguido como sea
necesario para capitalizar oportunidades y enfrentar a la competencia. Ayudan a normalizar y controlar los
trámites de procedimientos y a resolver conflictos jerárquicos. (Rodríguez, Cómo elaborar y usar los manuales
administrativos, 2002)
Los manuales son el medio que permite comunicar decisiones referentes a organización, procedimientos,
políticas, antecedentes, aspectos técnicos a la dirección. Son el medio que ayuda al personal a determinar por
sí mismo lo que espera y cuándo y cómo lograrlo.

Los manuales administrativos. (Rodríguez, 2002, págs. 56,57)

Los manuales administrativos hacen que las instrucciones sean definitivas, permiten resolver rápidamente
las malas interpretaciones, muestra a cada uno de los empleados cómo encaja su puesto en el total de la
organización e indica la manera en que pueden contribuir tanto al logro de los objetivos como al
establecimiento de buenas relaciones con los demás empleados. Las instrucciones y descripciones de
procesos llegarán a los jefes a través de los manuales y es una herramienta muy útil para el entrenamiento del
personal.
Para elaborarlos deben plantearse preguntas como:
a) ¿Se debe limitar a dar consejos o se debe orientar al usuario de los detalles de lo que tiene que hacer?
b) ¿Qué relación se tiene con los usuarios y cómo se debe proceder?
c) ¿Se continuará tratando a los usuarios del manual?
d) ¿Quién va a ser el responsable del contenido del manual?

Objetivos de los manuales administrativos: (Rodríguez, 2002, pág. 57)

 Instruir al personal acerca de aspectos como objetivos, funciones, relaciones, políticas,

procedimientos, normas, etc.
  Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades,
evitar duplicidad y detectar omisiones.
 Ayudar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el
trabajo.
 Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, y facilitar su
incorporación a las distintas funciones operacionales.
 Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

Ventajas de los manuales administrativos: (Rodríguez, 2002, pág. 58)

 Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

 Ayudan a institucionalizar y establecer los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones,
normas, etc.
 Evitan discusiones y malentendidos de las operaciones.
 Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas a través del tiempo.
 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
 Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del
supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Desventajas de los manuales: (Rodríguez, 2002, pág. 58)

 Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el desarrollo de las

operaciones.
 El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
 Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.
 Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los informales, que también son
importantes.
 Si se sintetizan demasiado pierden utilidad, pero si abundan en detalles pueden volverse complicados.

Clasificación de los manuales administrativos: (Rodríguez, 2002, pág. 60)

Por su contenido: Por su función específica:

 Historia de la organización  Producción

 Organización  Compras
 Políticas  Ventas
 Procedimientos  Finanzas
 Contenido múltiple (incluye a parte o  Contabilidad
todos los anteriores).  Crédito y cobranza
 Adiestramiento  Personal
 Técnico  General
Por su ámbito de aplicación, los manuales administrativos se clasifican en: (Rodríguez, 2002, pág. 63)

General: Específico:

 Incluye al organismo en su conjunto, los  Reclutamiento y selección

manuales son de organización,  Auditoría interna
procedimientos o políticas.  Políticas de personal
 Procedimientos de tesorería.

Planeación para la elaboración de los manuales administrativos. (Rodríguez, 2002, págs. 64-70)
a) Determinar el área de la organización que le corresponde elaborar los manuales, la cual debe estar
situada en el más alto nivel jerárquico posible. También existe la posibilidad de contratar un despacho
de consultores externos.
b) Planeación de la elaboración de los manuales
Estudiar la acción futura, precisando las operaciones que se deberán llevar a cabo, en qué orden y
relacionando aspectos económicos, instrumentos y personal necesarios. Se requiere el conocimiento
de los objetivos de la organización y la situación real de la empresa.
c) Programación del plan.
Consiste en tener las estimaciones de tiempo para la recolección de la información, redacción y
elaboración de gráficas, revisión, impresión y demás aspectos de la elaboración. Se usa la
programación PERT y CPM y las gráficas de Gantt.
d) Presupuesto
Se deben incluir todos los costos pertinentes como los probables costos generales y costos
potenciales de las personas. (Encuadernación, comunicaciones, distribución, dibujo, papel, captura e
impresión, tiempos de analistas, supervisor, capturistas, etc.).

El proceso de elaboración.
Proceso de elaboración de los manuales administrativos. (Rodríguez, 2002, págs. 70-77)
a) Recopilación de la información.
Enviar oficios a los funcionarios de las unidades administrativas para pedirles su apoyo y cooperación
para la elaboración de los manuales.
Los métodos para recolectar información son: investigación documental, observación, cuestionarios y
entrevistas.

b) Procesamiento de la información.
Organizar en forma lógica y en un esquema de trabajo el proyecto del manual. Se debe depurar y
ordenar la información, uniformar los criterios de terminología a usar, hacer uso de la sensibilidad,
buen trato y adecuadas relaciones humanas, para obtener la colaboración del personal, la aceptación
del formato y para que los manuales cumplan con su función.
 c) Redacción.
Definir los objetivos y la materia de la que va a tratar el manual (políticas, procedimientos, etc.). Se
debe utilizar un lenguaje claro, sencillo, preciso y comprensible para quien va dirigido. Cuidar el
tiempo que se dedicará a la redacción.

d) Elaboración de gráficas.
Ciertas técnicas visuales pueden realzar considerablemente el manual y contribuir a que las personas
entiendan mejor su contenido, tales como organigramas, diagramas de flujo, cuadros de distribución
de actividades, distribución del espacio, formas, etc.

e) Formato y composición.
La composición debe permitir hacer referencias rápidas y precisas, inspirar confianza por su apariencia
y orden.

f) Revisión y aprobación.
La revisión se hace para hacer las correcciones necesarias. Durante la revisión se debe considerar los
siguientes aspectos:
o Revisar el material de manera justa y objetiva.
o Proporcionar críticas constructivas.
o Indicar lo que está bien y lo que necesita correcciones
o Revisar con detalle y hacer todos los cambios desde el principio.
o Revisar rápidamente y devolver el material en el periodo acordado.
o Evitar hacer cambios sólo por gustos personales.
Una vez terminada la revisión, las autoridades correspondientes deben aprobar el manual para
reproducirlo y distribuirlo.
g) Distribución y control.
Quien debe recibir el manual es quien sea que lo necesite para realizar bien su trabajo, y no por ser una
persona específica, se distribuye según el puesto que lo necesite no por la persona. No se debe
distribuir innecesariamente porque los manuales tienen un costo. Para controlarlos se les debe asignar
y registrar un número a cada ejemplar y quien lo recibió para evitar su extravío, quien lo reciba será el
responsable de su existencia y mantenimiento, incluso de su actualización.

Los manuales están sujetos a revisiones y correcciones su utilidad depende de la veracidad de la

información que contienen, se deben revisar periódicamente por lo menos cada 6 meses, a los dos
años es posible que el 10% de su contenido sea información inexacta. La actualización debe ser una
tarea permanente.

3.2 El manual de organización.

Exponen con detalle la estructura organizacional de la empresa, señalando los puestos y la relación que existe
entre ellos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad, y las funciones y actividades de
las unidades orgánicas de la empresa. Contienen gráficas de la organización y la descripción de puestos. Es el
producto final tangible de la planeación organizacional. El manual de organización es imprescindible en todo
tipo de organizaciones, sin importar su tamaño, porque la superposición de funciones y tareas, los conflictos
de autoridad y la dilución de la responsabilidad pueden ser comunes.
Los objetivos del manual de organización son:

 Presentar una visión de conjunto de la organización.

 Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgánica para deslindar responsabilidades, evitar
duplicidades y detectar omisiones.
 Ayudar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en
el trabajo.
 Evitar la repetición de instrucciones para ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo.
 Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
 Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a las distintas unidades orgánicas.
 Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Tipos de manuales de organización, según el área de aplicación:

 Manual general de organización, abarcan a toda la empresa, incluyendo los antecedentes históricos.
 Manual específico de organización, se ocupan de una función operacional, un departamento en
particular o una sección de la organización. Contienen además una descripción de puestos.

El contenido del manual de organización.

Organigramas, objetivos de la empresa, canales de comunicación, bases sobre las que se diseñó la estructura
orgánica (por proceso, por funciones, por productos, etc.), las relaciones del personal con la autoridad de línea
y de asesoría y los deberes y responsabilidades de cada puesto específico.
a) Identificación: nombre de la organización, o unidad orgánica; título y extensión del manual (general o
específico); lugar y fecha de publicación; número de revisión, en su caso; unidad orgánica responsable
de su expedición.
b) Índice.
c) Introducción: se explica qué es el documento, cuando se elaboró, cuándo se realizó la última revisión y
los objetivos del manual, así como el ámbito de aplicación. Indicar al usuario el tema del manual, cómo
les afecta y cómo pueden usarlo.
d) Directorio: es la relación de los funcionarios principales comprendidos en el área descrita en el manual
y los respectivos cargos, si es una manual general se incluyen los miembros del consejo de
administración.
e) Antecedentes históricos. Es la génesis de la organización, indicar ley o decreto por el que se creó, en su
caso. Mencionar la información sobresaliente del desarrollo histórico.
f) Base legal, en caso de organismos públicos. Debe contener una relación de los títulos de los
principales ordenamientos jurídicos de los que se derivan las atribuciones de la entidad, debe contener
un orden jerárquico de las disposiciones jurídicas.
g) Organigrama. Es la representación gráfica de la estructura orgánica que refleja la posición de las
unidades administrativas que componen a la organización, sus respectivas relaciones, nivel jerárquico,
canales de comunicación, líneas de autoridad y de asesoría.
 h) Estructura funcional. Describir las actividades inherentes a cada uno de los cargos y o unidades
administrativas contenidas en la estructura orgánica, se recomienda registrar las objetivos de la
unidad administrativa, coincidencia de títulos con los señalados en la estructura funcional, que la
descripción de funciones siga el orden establecido en la estructura organizacional, que la descripción
de las funciones se inicie con un verbo en tiempo indefinido, descripción de las atribuciones y
limitaciones del personal que ocupe los puestos de trabajo (jerarquía, funciones, alcance de autoridad
que recibe y delega, responsabilidad, integración en el sistema de información, relaciones lineales y de
asesoría.

3.3 El manual de procedimientos.

Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que
precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo rutinario. Los manuales de procedimientos son
los instrumentos de información en los que se consigna, en forma metódica, los pasos y operaciones que
deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa. Se describen los diferentes
puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos y se precisa su responsabilidad y
participación, incluyen diagramas basados en símbolos para aclarar los pasos a seguir. También se le
denomina manual de operación, de rutinas de trabajo, de trámite y método de trabajo.

Objetivos del manual de procedimientos:

 Presentar una visión integral de cómo opera la organización.

 Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.
 Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
 Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
 Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar
su incorporación a su unidad orgánica.
 Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Tipos de manuales de procedimientos:

 Manuales de procedimientos de oficina

 Manuales de procedimiento de fábrica
 Manuales de procedimiento general
 Manuales de procedimiento específico
Contenido del manual de procedimientos.
a) Índice. Lista de los apartados del manual.

b) Introducción. Explicar al usuario qué es el documento, cuál es su objetivo, alcance, cómo se debe usar
y cuando se harán las revisiones y actualizaciones.

c) Organigrama. Es la representación gráfica de la estructura orgánica que contiene el sistema de

organización, método de departamentalización, tipo de centralización y descentralización.
d) Gráficas. Es la representación de los procedimientos de manera gráfica, siguiendo la secuencia en que
se realizan las operaciones de un determinado procedimiento y o el recorrido de las formas o
materiales. Se refiere a los diagramas de flujo.

Los diagramas de flujo son idóneos para representar el flujo de los pasos de un procedimiento,
muestran desde las unidades administrativas que intervienen en el procedimiento hasta los puestos
que intervienen. Cada operación o paso descrito puede indicar el equipo que se utilice en cada caso.
Proporcionan una descripción sintética de conjunto que facilita la comprensión.

A continuación se aprecia la simbología más común para la elaboración de los diagramas de flujo:

TRANSPORTE

Pasos para crear un diagrama de flujo

 Se identifica el comienzo y el final del proceso.

 Se observa todo el proceso desde el comienzo hasta el final.
 Se definen los pasos del proceso (actividades, decisiones, entradas, salidas).
 Se elabora un proyecto de diagrama de flujo para representar el proceso.
 Se revisa el proyecto del diagrama de flujo las personas involucradas en el proceso y se compara con
diagramas preexistentes si los hubiere.
 Se mejora el diagrama con base en esta revisión.
 Se verifica el diagrama de flujo frente al proceso real.
 Se fecha el diagrama de flujo para referencia y uso futuro. Sirve como registro de cómo funciona
realmente el proceso y también se puede utilizar para identificar oportunidades de mejoramiento.
 Reglas para crear un diagrama de flujo

 Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda a derecha.
 Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la dirección que
fluye la información, se deben de utilizar solamente líneas de flujo horizontal o verticales (nunca
diagonales).
 Se debe evitar el cruce de líneas, si requerimos separar el flujo del diagrama a un sitio distinto, se
utilizan los conectores. Se debe tener en cuenta que solo se van a utilizar conectores cuando sea
estrictamente necesario.
 No deben quedar líneas de flujo sin conectar
 Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.
 Los símbolos de decisión tienen una línea de entrada y dos de salida.

e) Estructura procedimental.

Se trata de presentar por escrito, en forma narrativa y secuencial, cada uno de los pasos que hay que
realizar dentro de un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, con qué, dónde, y en
qué tiempo se llevan a cabo, indicando las unidades administrativas responsables de su ejecución. Los
manuales de procedimientos deben ser directos, concisos y claros para que los usuarios no se vean
obligados a interpretar ni obtener conclusiones, solo se debe hacer lo que indica el manual.

Un texto eficaz se logra al usar un verbo al inicio de cada paso u operación, redactar en tiempo presente,
suprimir las palabras innecesarias, evitar las incorrecciones en la expresión, evitar las palabras ostentosas
y usar expresiones claras.

La estructura procedimental describe y representa gráficamente los procedimientos, por medio de

diagramas de flujo, de manera uniforme y orientadora de los responsables.
f) Formas.

Uno de los principales componentes del trabajo de oficina es el manejo de impresos o formatos que
recogen de manera sistemática y coordinada datos e información, todos los que usen el formato deben
respetar su diseño y sus objetivos porque la forma es el instrumento principal para la obtención de datos
que justifican la creación del procedimiento. Existe una estrecha relación entre el estudio y análisis de las
formas y el estudio y análisis de los sistemas y procedimientos administrativos.

Las formas forman parte del manual de procedimientos se deben intercalar en el procedimiento en que
se originan o incluyéndolas como apéndice del manual. El diseño de las formas debe seguir una secuencia
lógica:
 La identificación. Es el título y número de la forma.
 Las instrucciones. Es la explicación de cómo se debe llenar la forma.
 La introducción. Es la información que prepara la acción inmediata que se va a tomar.
 El cuerpo. Es la parte principal de la forma, su parte más amplia, requiere de un cuidadoso diseño.
 La conclusión. Consiste en obtener las firmas de autorización, aprobación u otro dato que le dé
validez oficial.

Preparación del manual.

Se inicia la integración propiamente dicha del proyecto del manual, se elabora un borrador, las sugerencias
que se aprovechan para la redacción definitiva pueden provenir de los diversos niveles jerárquicos pero debe
estar al nivel de los usuarios. Los analistas deben hacer uso de una gran sensibilidad para obtener el consenso
sobre el contenido de este documento para lograr que sea funcional.

Distribución y control del manual de procedimientos.

Una vez elaborado el manual este debe ser autorizado por las partes que intervienen en su elaboración, luego
se imprime y se procede a su distribución y control, sólo los directivos, los ejecutivos y los jefes de
departamento pueden recibir las ediciones completas, es suficiente con que el personal subalterno reciba solo
las instrucciones relacionadas sólo de los procedimientos en los que participa.

Es recomendable hacer un listado de los directivos y unidades administrativas que cuentan con los manuales
para facilitar su control y para mantener su actualización.

Revisión y actualización.

En especial el valor de un manual de procedimientos depende de la validez de la información que contiene,

cuando menos, de un 10 a un 20% de la información será inexacta al pasar un año, un 30 o 35% será inexacta a
los dos años, y en consecuencia, se pierde la confianza en estos. Para evitar la obsolescencia se debe planear
revisiones y actualizaciones. Existen actualizaciones regulares cuando se hacen en forma planeada, por lo
menos una vez al año, e irregulares cuando sean necesarias.

Uno de los problemas de la actualización es la mantener la motivación para lograrla, es recomendable

practicar auditorías internas y realizar una verificación de los manuales como parte del proceso de evaluación
del rendimiento de los usuarios para asegurar de que estos soliciten la actualización.

3.4 Manual de políticas.

Samuel C. Certo define a la política como “un plan permanente que proporciona guías generales para
canalizar el pensamiento administrativo en direcciones específicas”. Las políticas permiten implantar
acciones consistentes con el logro de los objetivos organizacionales. Una política es una guía básica para la
acción porque prescribe los límites generales en los que se registrarán las actividades.

Un manual de políticas es el documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración
que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Las políticas escritas establecen líneas de
guía, un marco en que el personal operativo pueda obrar para balancear las actitudes y objetivos de la
dirección según convenga a las condiciones de la organización.

Objetivos del manual de políticas:

 Presentar una visión de conjunto de la organización

 Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad
administrativa.
 Proporcionar expresiones para agilizar el proceso de toma de decisiones.
 Orientar e informar al personal.
  Facilitar la descentralización al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a seguir en la
toma de decisiones.
 Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

Ventajas de los manuales de políticas:

 Las políticas escritas requieren que los administradores se apoyen y predeterminen qué acciones se
tomarán en diversas circunstancias.
 Proporcionan un panorama general de acción para los asuntos rutinarios, los no rutinarios requieren
de la intervención de los directivos.
 Proporcionan un marco de acción donde el administrador puede operar libremente.
 Ayudan a asegurar un trato equitativo a todos los empleados.
 Generan seguridad en la comunicación interna en todos los niveles
 Son fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto a nuevos empleados.
 Facilitan el desarrollo de las auditorías administrativas.

Tipos de manuales de políticas:

 Manuales generales de políticas. Abarcan a toda la organización

 Manuales específicos de políticas. Se ocupan de una función operacional, un departamento o sección.

Contenido del manual de políticas:

a) Índice.
b) Introducción. Explicar al usuario lo que es este documento, qué se pretende lograr con él, qué alcance
tendrá, cómo usar el manual y cuándo se harán las revisiones y actualizaciones.
c) Organigrama. Es la representación gráfica de la estructura orgánica.
d) Declaración de políticas. Se presentan por escrito las políticas a seguir por cada una de las unidades
administrativas, éstas establecen los límites o marcos de referencia en los que el personal puede actuar en
forma equilibrada de acuerdo con los objetivos y actitudes y las condiciones de la organización.
Se sugiere el siguiente método:
o Formular una lista de políticas por función operacional como Finanzas, Personal, etc.
o Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función para determinar las que son
necesarias, sus límites, prioridad, aceptación o modificación
o Solicitar la aprobación
o Integrar las políticas al manual

Para redactar las políticas se debe centrarse en los siguientes aspectos: propósitos, definición, contenido y
responsables de su observación.

Preparación del manual de políticas.

Se deben contestar las siguientes cuestiones: ¿Cuál es el objetivo al crear este manual?, ¿Qué beneficio
proporciona a los usuarios? ¿Qué se espera lograr en el departamento con el manual?

Se prepara un borrador y se pone a consideración de los directivos, jefes de departamento y a algunos

empleados clave.
Se elabora el manual con el cuidado de sortear las dificultades de la resistencia o desinterés que se presentan
por intereses particulares, se debe obtener un acuerdo sobre estos documentos para que sean funcionales. El
formato debe brindar la facilidad para ser leído, consultado o estudiado.

Autorización del manual de políticas.

Debe ser autorizado por escrito por la alta dirección, el responsable de la unidad administrativa, de la unidad
responsable de su elaboración y del consultor externo.

Distribución y control del manual de políticas.

Es suficiente con que el personal subalterno reciba las instrucciones relacionadas con las políticas que debe
observar. Sólo los administradores, los ejecutivos y los jefes de departamento pueden recibir las ediciones
completas. Cada ejemplar tendrá un número de identidad y se anotará el responsable que lo recibió.

Revisiones y actualizaciones.

Para mantener la efectividad del manual de políticas debe ser revisado periódicamente y actualizado de
acuerdo con las oportunidades y condiciones existentes. Las actualizaciones pueden ser regulares e
irregulares. Es recomendable recabar opiniones tanto a favor como en contra de una política existente, pero
se deben analizar los hechos y aplicar el criterio de la forma más imparcial posible.

3.5 Los manuales por función específica.

Se refieren a una función específica o área de actividades de la que trate el manual. Puede haber manuales de
producción, ventas, contabilidad, personal, crédito y cobranza, etc. son un recurso para ayudar a la
orientación de los empleados, contribuye a que las instrucciones sean definidas, a fijar la responsabilidad, a
proporcionar soluciones rápidas a malentendidos y mostrar cómo un empleado puede lograr los objetivos
organizacionales.

Objetivos de los manuales de por función específica.

 Presentar una visión de conjunto de un área específica.

 Precisar instrucciones para realizar las actividades de determinada área.
 Establecer responsabilidades de determinada área
 Proporcionar soluciones rápidas en los malentendidos.
 Facilitar la descentralización
 Servir de base para una constante revisión y evaluación administrativa.

Tipos de manuales por función específica.

 De producción.
 De almacén.
 De ventas.
 De publicidad.
 De finanzas.
 De contabilidad.
  De crédito y cobranza.
 De personal.
 De reclutamiento y selección
 Otras funciones.

Proceso para la elaboración del manual por función específica.

 Definición de objetivos a cumplir.

 Elección de los responsables de la preparación. Se deberá contar con la colaboración de los
subordinados.
 Estudio preliminar la organización.

Contenido de los manuales por función específica:

a) Identificación.
b) Índice.
c) Introducción.
d) Secciones.
e) Glosario, en su caso.

Ejemplo de manual por función específica de: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN.

Agrupa pautas e instrucciones de aplicación específica sobre reclutamiento y selección de personal en una
determinada organización.

Es recomendable hacerlo cuando el número de empleados que los utiliza es tan grande como para justificar su
elaboración.

Los usuarios pueden ser: el personal en general, los supervisores, al personal del departamento de recursos
humanos en la sección de reclutamiento y selección.

Preparación del manual específico de Reclutamiento y Selección.

¿Cuál es el objetivo de crear el manual? Su principal propósito es entrenar y capacitar a empleados del
departamento de personal. El manual proporciona un elemento de consulta para la realización de las tareas
asignadas. Al final se pretende lograr los objetivos de la organización y del departamento.

Contenido del manual específico de Reclutamiento y Selección.

a) Identificación. Nombre de la unidad orgánica, título del manual, lugar y fecha de publicación, número
de revisión, en su caso, unidad responsable de su expedición.
b) Índice. Se enlistan los apartados que comprenden el documento con su página.
c) Introducción. Explicación al usuario de lo que es el documento, los objetivos, ámbito de aplicación, a
quién va dirigido, cómo se usará, cómo y cuándo se harán las revisiones y actualizaciones, mensaje de
la autoridad máxima y su autorización por escrito.
 d) Políticas. Se describen los lineamientos a seguir por los usuarios en la toma de decisiones para el logro
de los objetivos del área, por ejemplo: requisición o necesidad de personal, reclutamiento interno y
externo y selección del personal de acuerdo al perfil del puesto y aceptación definitiva.
e) Proceso de reclutamiento. Son las reglas para seguir en el proceso de reclutamiento.
f) Proceso de selección. Aspectos que se relacionan con el proceso de selección, mediante el cual se
obtiene y elige al candidato de acuerdo con los requisitos específicos para el puesto a cubrir. Se
describen las técnicas de selección (análisis de puestos, descripción del puesto y perfiles del puesto).
También los elementos de selección (solicitud de empleo, entrevista, pruebas y baterías de pruebas).
g) Procedimiento de reclutamiento y selección.
Se describen los procedimientos mediante los cuales se canaliza la actividad operativa de
reclutamiento y selección de la empresa y se establecen las normas de funcionamiento básicas a las
que sus miembros deberán ajustarse. Este manual es muy útil a los niveles intermedios e inferiores.

Consulta bibliográfica de: Rodríguez Valencia Joaquín, Cómo elaborar y usar los manuales
administrativos, Thomson Learning, ECAFSA, 3° edición, México, D. F., 2002.

UNIDAD 4 ANÁLISIS DE LAS TÉCNICAS PARA EL DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS

4.1 Diagramas de flujo
4.2 Elaboración del manual de procedimientos

LA PRESENTE UNIDAD Y SU CONTENIDO FUE ESTUDIADO EN LA UNIDAD 3 COMO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y ELABORACIÓN DEL DIAGRAMA DE FLUJO.