Manual Módulo de Gestión - SUDOCU

SUDOCU SISTEMA ÚNICO DOCUMENTAL PRIMER MANUAL DE LA UNLPAM (DE LA
VERSIÓN
SUDOCU
SISTEMA ÚNICO DOCUMENTAL
PRIMER MANUAL DE LA
UNLPAM (DE LA VERSIÓN 1.0.9)
Elaboración: Lic. Cindi DISTEL
Resolución N° 249/2020 del Rector, Implementación del Expediente Electrónico Integrado en la UNLPam
Marzo 2021
SUDOCU
Módulo de Gestión
APARTADO 1°
Ingreso al sistema:
Se ingresa al Portal “Huarpe” y a partir de ahí al subsistema “SUDOCU” por medio del
siguiente enlace:
https://huarpe.unlpam.edu.ar/
Una vez seleccionada la opción SUDOCU, se habilita el uso de los siguientes MÓDULOS:
● GESTIÓN
● DIGESTO Y PUBLICACIONES
● PARAMETRIZACIÓN Y CONFIGURACIÓN
SUDOCU Versión 1.0.9. UNLPam

El MPC solo está disponible para los administradores del sistema. Para la administración de
documentación y trámites, se utiliza el MÓDULO GESTIÓN.
APARTADO 2°
Pasos para la creación de Expediente:
Para la creación de Expediente → el usuario interesado de una determinada área debe dar
inicio, a través del ícono “NUEVO DOCUMENTO”, a un TRÁMITE.

Completamos los campos obligatorios (Título), cambiamos a visibilidad “pública” y
guardamos.

Una vez creado el Trámite, el paso es siguiente es crear, a través de un “Nuevo
Documento”, una “SOLICITUD DE ALTA DE EXPEDIENTE”.

Elegida la opción “SOLICITUD ALTA DE EXPEDIENTE”, completar:
• TÍTULO
• VISIBILIDAD: Pública
Una vez completos estos datos, la solicitud debe ser GUARDADA EN EL ÁREA.

Una vez guardada la solicitud de alta de expediente, nos dirigimos al “LISTADO DEL ÁREA”
→ “DOCS”. Seleccionamos la solicitud y clickeamos el botón CERRAR
La opción CERRAR nos requerirá que indiquemos el área donde se guardará la solicitud y
debemos indicar el usuario que deberá autorizarla.

Una vez enviada para autorizar, el usuario responsable de la autorización encontrará la
SOLICITUD DE ALTA DE EXPEDIENTE en su PANEL DE AUTORIZACIONES. Allí, podrá
autorizarla a través del PANEL DE AUTORIZACIONES.
Una vez autorizada la “SOLICITUD DE ALTA DE EXPEDIENTE” es necesario incorporarla al

“TRÁMITE” anteriormente creado. Para ello, desde el Listado del Área, en el apartado
Expedientes/Trámites, seleccionamos el Trámite creado y mediante el botón “MODIFICAR”
(disponible en la barra de herramientas).

Seleccionada la opción “Modificar” y disponible trámite para edición, mediante el apartado
“Documentos tramitados”, incorporamos la Solicitud de Alta de Expediente.
A continuación, el/la usuario debe REMITIR el TRÁMITE a la Mesa de Entrada para la

creación de Expediente.

PROCEDIMIENTO PARA MESA DE ENTRADA:
Desde la barra superior, en el Listado del Área, el/la usuario de Mesa de Entrada selecciona
el apartado Expedientes/Trámites. Allí podrá visualizar el Trámite enviado y lo selecciona.
Una vez seleccionado, mediante el botón “TRANSFORMAR”, convierte este Trámite en un
Expediente.
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Creado el Expediente, lo REMITE al Área correspondiente.
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El área receptora del EXPEDIENTE DIGITAL, podrá encontrar el mismo en su LISTADO en
el apartado EXPEDIENTES/TRÁMITES. Allí, seleccionando el Expediente se habilitará la
barra de tareas con las siguientes opciones de trabajo:
● Modificar: permite incorporar documentos al Expediente, por ejemplo: Notas, Actas,
Informes, Proyectos de Resolución. En el caso de los archivos PDF creados por fuera
del sistema SUDOCU, estos deben estar incorporados en documentos de SUDOCU
como es el caso de una NOTA.
● Vista avanzada: habilita la visualización del historial del Expediente, ello implica:
pases entre áreas, eventos (creación, numeración, modificación, etc.), etc.
● Mapa: grafica el recorrido de la documentación y sus eventos.
● Vista previa: del PDF del contenedor.
● Abrir: apertura del Expediente con los documentos incorporados.
● Descargar: el documento en PDF.
● Remitir: movimiento para enviar o transferir el expediente a un área. Es procedente
aclarar que los Expedientes y Trámites se remiten entre áreas, mientras que los
documentos se remiten entre usuarios.
● Compartir: permite que otro/s usuario/s puedan visualizar el documento y
descargarlo, pero no habilita la opción de modificarlo.
● Transformar: dependiendo de la configuración otorgada por los/as
administradores/as a cada tipo de documento o trámite, los mismos pueden ser
iniciados en un formato por ejemplo “Nota” y luego ser transformados en otro, por
ejemplo “Memorandum”
● Archivar: almacenar el Expediente en Archivo, el mismo será administrado por el Área
de Archivo de la Dirección de Despacho, Mesa de Entradas y Archivo de la Secretaría
Legal y Técnica.
Todos los movimientos realizados y descriptos en el presente manual pueden ser visualizados
en el PANEL DE NOVEDADES, el que se encuentra en el margen derecho de la pantalla.
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APARTADO 3°
Pasos para la tramitación de una Nota
El/la usuario/a logueado/a en SUDOCU, selecciona el Módulo Gestión.
Para la creación de una nueva Nota selecciona la opción “NUEVO DOCUMENTO”.
Seleccionamos la opción “NOTA”. SUDOCU ofrece la posibilidad de seleccionar dos (2)

tipos de Notas: “Nota” y “Nota Interna”.
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En este caso y a modo de ejemplo, elaboramos una “Nota interna”, la que puede ser utilizada
por ejemplo por un empleado para solicitar a un superior inmediato un artículo de mobiliario.
Seleccionada la opción “Nota Interna”, completamos los campos obligatorios (Título y
visibilidad). En el ejemplo, colocamos la visibilidad “pública”, agregamos título a la Nota
Interna y sumamos contenido.
Una vez realizados estos pasos, clickeamos el botón “crear” . Si el/ la usuario/a
se dirige al archivo público, en al apartado “docs” podrá visualizar su nota ya creada. En esta
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oportunidad y en virtud del caso elegido como ejemplo, agregaremos un documento a la Nota
Interna, también creado en SUDOCU. En este caso, relacionamos la Nota Interna con un
“informe técnico”. Para poder realizarlo, en el archivo público, apartado “docs”, seleccionamos
la Nota creada y seleccionamos el botón “modificar”
Abierta la “Nota Interna” creada, desplegamos y llegamos al apartado “Relación con otros
documentos”
Seleccionamos la opción “agregar documento”, nos aparecerá el listado de documentos que

se encuentran en el área del usuario o de la usuaria logueada. Tildamos el documento que
quisiéramos agregar, en este caso un “informe técnico” de especificaciones para la compra
de un teclado.
Asimismo, agregaremos a la “Nota Interna” un archivo adjunto. En el caso del ejemplo,

adjuntamos un “presupuesto de teclado” en virtud de las especificaciones técnicas del
“informe técnico” ya relacionado a la nota.
Para adjuntar el archivo, desplegamos la nota y nos encontramos con el apartado
“ARCHIVOS ADJUNTOS”
Seleccionamos la opción “subir archivo”
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Seleccionamos la opción “Archivo PDF”
Una vez vinculada la Nota a los documentos y agregado el archivo adjunto, clickeamos
nuevamente el botón . Luego, volvemos al listado de documentos y seleccionamos
la herramienta “Exportar a PDF” para verificar que el documento contenga el documento

relacionado y el pdf. Exportado a PDF veremos la “Nota Interna” creada de la siguiente
manera:
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Posteriorme, dirigirse al Archivo del Área, seleccionar la Nota Interna creada y el/ la
usuario/a podrá enviar el documento a su superior para que la visualice y la autorice

si así lo considera.
El/la usuario/a que haya recibido el documento podrá verlo en el listado de documentos del
área. Es importante aclarar que es conveniente verificar en qué área se encuentra
logueado/a dado que puede tener acceso a más de una. Esto se verifica en la barra
superior. Lo graficamos a continuación:
Al clickear sobre el documento recibido, en este caso la Nota Interna, al usuario se le

habilitan las siguientes herramientas:
Ellas (en orden de izquierda a derecha) son:
● Modificar
● Eliminar
● Vista avanzada
● Copiar
● Abrir
● Exportar a PDF
● Enviar
● Compartir
● Transformar
● Cerrar
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Si el usuario que recibe la Nota Interna, en el caso de este ejemplo la Nota de pedido de
adquisición de un Teclado, autoriza el inicio de la compra, debe CERRAR la Nota, es decir,
autorizarla haciendo un click en el siguiente ícono . Se habilitará la siguiente ventana:
Para la AUTORIZACIÓN es preciso:

● seleccionar el área en la que se encuentra el usuario que va a autorizar
● seleccionar el método de firma
● corroborar el área de archivo del documento sujeto a autorización.
Una vez corroborados estos datos, seleccionada el área del usuario autorizante, aparecerá
el siguiente recuadro:
Seleccionamos el usuario autorizante, corroboramos datos en el margen derecho (Nombre,

Apellido y DNI) y enviamos a autorizar. En el caso de este ejemplo, el usuario que autoriza
es el superior inmediato, quien aprueba la compra del Teclado.
A quien autoriza, el documento pendiente de aprobación le aparecerá en su PANEL DE
AUTORIZACIONES.
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Clickeando el documento, el usuario autorizante encontrará habilitada las siguientes acciones:
Autorizar el documento
Visualizarlo
Descargarlo
Si el usuario autorizante, aprueba el documento, este se encuentra listo para que se dé inicio
al Expediente (en caso de que la actuación deba ser tramitada por expediente) e incorporarse
al mismo. Para ver este paso, remitirse al Apartado 2).
Los pasos detallados en el presente apartado son los idénticos a los que deben realizarse en
otros tipos de documentos, por ejemplo: Memorándum, Nota, Informe Técnico, Pase,
Proyecto de Resolución, entre otros.
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Anexo
Preguntas Frecuentes
¿Puedo colaborar con el desarrollo de SUDOCU e informar fallas o errores?

● Contactarse con sudocu@unlpam.edu.ar
¿Cómo puedo visualizar el circuito que siguió un expediente?

● Desde la herramienta de vista avanzada, se podrán visualizar los movimientos
que se realizaron con el expediente, indicando el área de origen y el área de
destino. Para poder utilizar esta herramienta el expediente debe estar
disponible en el área.
¿Cómo hago para visualizar todos los documentos que hay dentro de un
expediente/trámite?
● A través de la herramienta de live preview se habilita la opción que

permite ver de manera continua todos los documentos contenidos en un
trámite/expediente, inluyendo los archivos adjuntos de cada documento.
¿Puedo enviar un documento ya cerrado a otra área para que sea incoporado
?#
● Es importante saber que los documentos en estado borrador se pueden
enviar entre personas, ya sean de la misma área o no, en cambio, los
documentos cerrados y autorizados no pueden viajar entre áreas. Para ello
hay dos opciones:
i. Teniendo el expediente en el área, incorporar el documento y luego
remitirlo al área correspondiente. De no existir el expediente y ser
necesario, crear un expediente e incorporar el documento.
ii. Crear un trámite, incorporar el documento y remitirlo al área
correspondiente.
¿Cómo puedo saber en qué área se encuentra un expediente o trámite?

● Desde la búsqueda simple y avanzada se podrá visualizar la ubicación actual
del documento en cuestión.
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Una vez autorizada la “SOLICITUD DE ALTA DE EXPEDIENTE” es necesario incorporarla al

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A continuación, el/la usuario debe REMITIR el TRÁMITE a la Mesa de Entrada para la

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El/la usuario/a logueado/a en SUDOCU, selecciona el Módulo Gestión.

Para la creación de una nueva Nota selecciona la opción “NUEVO DOCUMENTO”.

Seleccionamos la opción “NOTA”. SUDOCU ofrece la posibilidad de seleccionar dos (2)

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la Nota creada y seleccionamos el botón “modificar”

Seleccionamos la opción “agregar documento”, nos aparecerá el listado de documentos que

Asimismo, agregaremos a la “Nota Interna” un archivo adjunto. En el caso del ejemplo,

Seleccionamos la opción “subir archivo”

SUDOCU Versión 1.0.9. UNLPam

nuevamente el botón . Luego, volvemos al listado de documentos y seleccionamos

la herramienta “Exportar a PDF” para verificar que el documento contenga el documento

SUDOCU Versión 1.0.9. UNLPam

usuario/a podrá enviar el documento a su superior para que la visualice y la autorice

Al clickear sobre el documento recibido, en este caso la Nota Interna, al usuario se le

Ellas (en orden de izquierda a derecha) son:

SUDOCU Versión 1.0.9. UNLPam

autorizarla haciendo un click en el siguiente ícono . Se habilitará la siguiente ventana:

Para la AUTORIZACIÓN es preciso:

Seleccionamos el usuario autorizante, corroboramos datos en el margen derecho (Nombre,

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¿Puedo colaborar con el desarrollo de SUDOCU e informar fallas o errores?

¿Cómo puedo visualizar el circuito que siguió un expediente?

● A través de la herramienta de live preview se habilita la opción que

¿Cómo puedo saber en qué área se encuentra un expediente o trámite?

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