ADMINISTRACION
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ADMINISTRACION 1B
ATENCION Y SERVICIO AL
CLIENTE
¿Qué es atención?
2. Omnicanalidad
Algunos clientes utilizan un solo canal para
comunicarse y resolver problemas. Otros, escogen
el canal de servicio más apropiado para el
problema que están tratando de resolver. Por
ejemplo, correo electrónico, teléfono, redes
sociales o chat.
Brindar a los clientes un acceso fácil a una
variedad de canales y al mismo tiempo ofrecer
una experiencia integrada y omnicanal, optimiza
recursos dentro de tu empresa, potencia a tu
equipo de atención al cliente, y lo mejor de todo,
ofrece una atención rápida y eficiente a tus
clientes.
3. Agilidad de respuesta
Brindar un servicio agradable a los clientes
también tiene que ver con eficiencia y velocidad.
¿Cómo puedes ofrecer un servicio rápido y
eficiente?
Según el informe de Zendesk ya citado, resolver el
problema rápidamente y contar con un soporte
disponible 24 horas y en tiempo real encabezan la
lista de los aspectos más importantes de las buenas
experiencias de los clientes.
La rápida respuesta ofrecida a los clientes es uno
de los elementos que conforman la satisfacción del
cliente y además de ello, hará que tu empresa se
distinga de la competencia.
La buena noticia es que existen herramientas que
posibilitan generar respuestas rápidas. Support
suite facilita el soporte por mensajería social, chat
en vivo, sms y voz. Además, cuenta con
herramientas de autoservicio para que tus clientes
consulten directamente el contenido de la base de
conocimientos a través de un Centro de Ayuda
personalizado.
4. Representantes informados
Muchas veces los usuarios se frustran porque
tienen que explicar su problema a varios agentes
de atención al cliente. Este problema de
comunicación se puede superar usando
herramientas para equipos de soporte. Un sistema
de gestión de tickets con un registro y
acompañamiento de consultas, es ideal para
dirigirse a los clientes correctamente; pues, integra
todos los canales para que los mensajes no se
pierdan y la información del cliente quede
almacenada.
Comunicación eficiente: Los extremos nunca son
buenos. La saturación de mensajes o la ineficiencia
en la comunicación puede obstaculizar las
negociaciones. Es importante conseguir el
equilibrio.
Empatía: Colocarse en el lugar del cliente para
entender sus necesidades y por qué son
importantes para él, es fundamental a la hora de
brindar una excelente atención de soporte.
Honestidad: No siempre tienes las respuestas para
todo. Es preferible ser honesto y llamar
nuevamente al cliente para ofrecer la respuesta
que merece y no improvisar al intentar ofrecer
una atención adecuada, que puede resultar en
nuevos reclamos.
5. Buscar comentarios
Obtener comentarios de los clientes puede
mejorar la forma en que una empresa aborda los
problemas de los usuarios. Anima a tus clientes a
emitir feedbacks, mantente atento a sus
comentarios, analízalos y considéralos para
realizar mejoras en la operación y procesos. Esto
puede generar mucho valor para tu negocio. Por
1. Inicio y duración
La atención al cliente inicia cuando uno de tus
consumidores se pone en contacto con tu empresa
de forma puntual para recibir asesoría o resolver
un problema relacionado con tu producto o
servicio. Por lo tanto, la atención al cliente durará
el tiempo que demores en ofrecer una solución
que satisfaga al cliente.
El servicio al cliente inicia antes de conocer al
cliente (incluso nace con el desarrollo del
proyecto o producto). Es la estrategia que tu
empresa ha implementado para que los
consumidores se relacionen y se vinculen con el
producto o servicio.
A diferencia de la atención, el servicio al cliente
está en marcha durante todo el ciclo de ventas, de
inicio a fin.
2. Objetivos
La atención al cliente está dedicada a dar solución
a los problemas que surjan con el funcionamiento
del producto o las condiciones del servicio.
Requiere que tu equipo proporcione el soporte
técnico efectivo.
El servicio al cliente tiene un espectro mucho más
amplio, pues se esmera en descubrir las
necesidades futuras o recurrentes que los clientes
tendrán. Además, trabaja en la relación con el
cliente antes, durante y después de la compra para
reforzar su fidelización.
5. Participantes
Otro aspecto que marca la diferencia entre el
servicio al cliente y la atención al cliente son las
partes que están involucradas. En el proceso de la
atención al cliente participa el comprador y un
encargado del centro de atención al cliente; en
pocos casos entran en juego otros trabajadores de
la empresa.
Pero el servicio al cliente es muy distinto: en él
participan vendedores, gerentes comerciales,
personal de marketing, el community manager, el
servicio de paquetería, el encargado de atención
al cliente o cualquier colaborador que intervenga
en la experiencia del cliente.
ATRIBUTOS DE SERVICIO AL CLIENTE
Atributos
Calidad
OPORTUNIDAD: El servicio se debe ejecutar
sencillo y oportuno
Cualidades
TANGIBILIDAD: Puede ser percibido por los
sentidos en su beneficio básicos, antes del
consumo o de su uso, el servicio mantiene la
expectativa en el usuario.
INSEPARABILIDAD: El servicio depende
directamente de la fuente que lo presta
VARIABILIDAD: Puede variar dependiendo de
quien y cuando se preste.
PERMANENCIA: No puede ser almacenado. Si
no hay demanda se pierde la oportunidad
PERSONA ACERTVA
5. Se conocen a sí mismos
Las personas asertivas se conocen a sí mismas y
saben el camino que siguen en la vida. Son
personas conscientes que tienen un gran
autoconocimiento. Entienden sus emociones por
lo que no les temen.
6. Se aceptan incondicionalmente
Una de las claves de la confianza en sí mismos es
que no piensan en lo que los demás piensan de
ellos. Eso sucede porque se aceptan tal y como
son y, por tanto, se abren ante los demás sin
esperar nada a cambio. Tienen una gran fuerza
interior, y esto les permite ser más exitosos en sus
vidas.
Definiciones
Petición: derecho fundamental que tiene toda
persona a presentar solicitudes respetuosas por
motivos de interés general o particular y a obtener
su pronta resolución.
Queja: manifestación de protesta, censura,
descontento, inconformidad o insatisfacción que
formula una persona a causa del incumplimiento
de una norma legal vigente, afiliada o no a una
caja de compensación familiar.
Reclamo: derecho que tiene toda persona de
exigir, reivindicar o demandar una solución o una
atención no satisfactoria, ya sea por motivo
general o particular, referente a la prestación
indebida de un servicio o a la falta de atención de
una solicitud, afiliada o no a una caja de
compensación familiar. Sugerencia: es la
manifestación de una idea o propuesta de un
ciudadano afiliado o no a una caja de
compensación familiar para mejorar el servicio ya
sea de la Superintendencia del Subsidio Familiar o
de una Caja de Compensación Familiar.
Forma de presentación
Presencial
Punto de Radicación Centro de
Documentación e Información (CDI)
Cra.69 No.25 B-44 Piso 4
Por teléfono
Teléfono: (571) 3487777 (Horario de
atención: De lunes a viernes de 7 am a 4 pm
en jornada continuada)
Por correo electrónico
ssf@ssf.gov.co
Sede Electrónica
https://gtss.ssf.gov.co/SedeElectronica
Correo electrónico
Chatbot
Base de conocimientos
Mensajería
Correo electrónico
A pesar del incremento de canales de
comunicación directos, como chat en vivo y redes
sociales, las consultas por correo electrónico no
dejaron de realizarse. Según Website Builder, el
19,4% de los clientes utilizan este medio que tiene
la posibilidad de enviar archivos adjuntos, es fácil
de automatizar y de medir.
Chatbot
Si bien muchos usuarios no comulgan con la idea
de hablar con un robot, lo cierto es que un
chatbot proporciona respuestas automatizadas que
pueden ser muy útiles e instantáneas. Además,
permite realizar un seguimiento del
comportamiento del cliente y de cuáles son las
preguntas más frecuentes.
Según el informe de Zendesk ya mencionado, los
clientes también quieren ocuparse de los
problemas por su cuenta mediante el autoservicio,
y están dispuestos a usar bots e inteligencia
artificial (IA) si esto significa una resolución rápida
y eficiente a sus problemas.
¿Quieres entender cómo funciona esta tecnología?
Lee: Chatbot desde cero: 5 pasos para programar
mensajes.
Base de conocimientos
¿Sabías que solo un tercio de las empresas ofrece
algún tipo de autoservicio, ya sea a través de un
centro de ayuda, una base de conocimientos o
una sección de preguntas frecuentes?
NORMATIVIDAD
Las empresas necesitan aprender a comunicar sus
normas de servicio al cliente de manera más
efectiva. Este es uno de sus retos más importantes
sobre atención al cliente.
Las normas de servicio al cliente se refieren a un
conjunto de condiciones, reglas y procedimientos
que una empresa establece para poder ofrecer sus
productos.
A veces las empresas las llaman normas, otras
veces le dicen requisitos, políticas de servicio,
condiciones de garantía, reglas, reglamentos, etc.
CRITERIOS ETICOS
son las capacidades intelectuales individuales y que
se usan para poder determinar cuándo una acción
está mal o no socialmente hablando; por
ejemplo, el respeto es un criterio ético que nos
permite actuar de forma racional para con el
prójimo bien sea mayor o no.
De esta manera aplicamos el criterio del
respeto conforme a lo que creemos está bien y es
respetable dentro de la sociedad; así mismo
aplicamos la honestidad, la responsabilidad, la
puntualidad etc.; criterios éticos que nos ayudan a
promulgar la ética social.
DATOS PERSONALES
La administración de datos de los clientes es un
tema muy actual. Según un informe, los datos de
los consumidores ya son el recurso más valioso del
mundo —“el petróleo de la era digital”— y deben
tratarse y protegerse como tales. Lo contrario
puede provocar graves perjuicios.
Tomemos como ejemplo el servicio de transporte
Uber. La compañía sufrió una filtración de datos
en 2016, cuando unos hackers consiguieron
acceder a los datos privados de unos 57 millones
de personas, incluidos 600.000 números de
licencia para conducir. Este incidente le costó a
Uber 148 millones de dólares solo como solución
extrajudicial, pero además causó un importante
daño a la reputación de Uber, sobre todo cuando
se supo que la empresa había intentado ocultar la
filtración al público.
Esto no es un caso aislado. Otras empresas,
como Yahoo, Under Armour, eBay y Equifax, se
han visto afectadas por filtraciones de datos en los
últimos años. Probablemente te estés
preguntando, como la mayoría de la
gente, ¿cómo ha podido suceder algo así? Para
decirlo en pocas palabras: es producto de una
mala administración de los datos de los clientes.
Recabar y administrar los datos de forma
adecuada es absolutamente esencial para
garantizar que tu empresa evite las filtraciones de
datos y la consiguiente pérdida de confianza de
los clientes. Además, una administración eficaz de
los datos de los clientes es beneficiosa para tu
negocio, nadie lo puede negar.
En este artículo explicamos qué implica la
administración de los datos de los clientes y los
diferentes tipos de datos de clientes que puedes
reunir, además de cómo aprovechar estos datos
para que tu empresa obtenga un beneficio
máximo.
Y también te propondremos ocho de las mejores
prácticas para administrar con eficacia los datos de
tus clientes:
1. Tómate la seguridad en serio.
2. Recaba la información de forma
ética.
3. Decide qué es lo
que realmente necesitas.
4. Invierte en un software de base de
datos de clientes.
5. Haz copias de seguridad de los
datos.
6. Limpia los datos de los clientes.
7. Capacita a tu equipo.
8. Piensa en el acceso.
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
La seguridad y salud en el trabajo es una disciplina
que se encarga de la prevención de lesiones y
enfermedades causadas por las condiciones de
trabajo. Al mismo tiempo se interesa por la
protección y promoción de la salud de los
trabajadores.
En la actualidad, por medio de la Legislación
vigente se exige a todas las empresas del país,
independientemente de su actividad económica,
realizar actividades relacionadas con este tema.
El reconocimiento del sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo por parte de todos
los integrantes de una organización, facilita el
cumplimiento del marco legal normativo vigente;
al mismo tiempo favorece el desarrollo de
medidas de intervención que promueven
ambientes seguros de trabajo por medio de la
mitigación, control y eliminación de peligros y
riesgos en el contexto laboral.
POSTURAS ERGONOMICAS
¿Cuáles son las posturas ergonómicas correctas
para trabajar?
Practicar ciclismo
A la hora de competir o usar la bicicleta con
frecuencia, es necesario llevar a cabo las posturas
y las técnicas correctas. También será clave
realizar ejercicios que apunten a fortalecer la
musculatura y lograr mayor flexibilidad.
Trabajar la zona lumbar y todo el Core es
indispensable. De esa forma, estaremos
preparados para afrontar el desafío con menos
probabilidades de lastimarnos.
Un trabajo científico publicado en 2016
manifiesta que la prevención de lesiones
relacionadas con el ciclismo, tanto en el atleta
como en el ciclista recreativo, implica
comprender los mecanismos comunes para las
lesiones traumáticas y por uso excesivo. Así
como la corrección temprana de los
desequilibrios.
Jugar al fútbol
El fútbol es uno de los deportes más populares
en todo el mundo. Es común que se trabajen
algunos aspectos para potenciar el rendimiento
individual y colectivo de los jugadores.
Los ejercicios en espacios reducidos exigen
dinámica, cambios de ritmo y de dirección.
Trabajar en forma complementaria para
fortalecer la musculatura involucrada, de
acuerdo con la exigencia de cada actividad, será
muy importante. De lo contrario, los futbolistas
aumentarán el riesgo de lesionarse.