Descripción General

y Trabajo Previo
Manejo del tiempo
y prioridades

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Manejo del Tiempo y Prioridades
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MÓDULO
Ser un Líder Responsable por lo general significa asumir una carga de trabajo mayor y más
amplia. Los gerentes enfrentan prioridades cambiantes y competitivas a medida que distintas
personas y funciones exigen su atención. Además, enfrentan cantidades abrumadoras de
información y plazos urgentes. Todos necesitamos estrategias para aumentar nuestra
productividad personal para alcanzar el éxito que merecemos y los resultados finales que
nuestra organización necesita en el mundo actual. Manejo del Tiempo y Prioridades se
centra en las destrezas fundamentales necesarias para priorizar de forma eficaz su tiempo y
garantizar que usted aporte para su organización en el nivel adecuado.
En este módulo aprenderá lo siguiente:
 Cómo identificar las prioridades fundamentales
 Un proceso claro de toma de decisiones para las nuevas tareas
 Prácticas que garantizan que las tareas de prioridad máxima se completen

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Trabajo Previo para Manejo del Tiempo y
Prioridades
SUS PRIORIDADES
Indique sus cinco tareas o actividades de alta prioridad en el trabajo.

REGISTRO DE TIEMPO DE UN DÍA

El registro de tiempo de un día es una herramienta que permite hacer observaciones sobre
cómo distribuye actualmente su tiempo.
Complete los registros de tiempo y tráigalos a la próxima sesión.

Ejemplo:

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 Para que esta auditoría de horas sea valiosa, complete el registro en tiempo real (y no trate de
completarlo después de hecho en su calendario o correo enviado). Para completar el registro,
ingrese los siguientes cuatro puntos:
 Tarea: Incluya una descripción breve de la actividad.
 Planificar con Anticipación: Indique si la actividad se planificó o no (tanto la tarea en sí,
como el plazo de la tarea).
 Cálculo correcto del Tiempo: Cuando se planificó el tiempo para la tarea en el calendario,
¿el tiempo real fue el mismo que el tiempo calculado?
 Conteo de Interrupciones: Registre todas las interrupciones que cambian su foco (por
ejemplo, decidir revisar los correos electrónicos nuevos cuando llegan, alguien que irrumpe
en su espacio de trabajo y le hace una pregunta, responder una llamada telefónica, a
menos que se relacionen con el trabajo).
 Notas: Incluya las perspectivas útiles (por ejemplo, su nivel de frustración, ya sea que haya
terminado o no una tarea, ya sea que haya planificado la actividad con anticipación).

Registro de Tiempo

¿Se planificó Cálculo

Intervalo Conteo de Notas (para
Tarea con correcto del
de tiempo interrupciones análisis)
anticipación? tiempo

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 ¿Se planificó Cálculo
Intervalo Conteo de Notas (para
Tarea con correcto del
de tiempo interrupciones análisis)
anticipación? tiempo

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Compartamos Ideas
 Tiene $10 para gastar en lo que quiera. ¿Cómo determinaría en qué gastarlo?

― ¿Cómo puede asegurarse que obtiene el máximo por el dinero pagado?

 Tiene 10 minutos gratuitos para gastarlos en lo que quiera. ¿Cómo determinaría en qué
gastarlos?

― ¿Cómo puede asegurarse que obtiene el máximo por su tiempo?

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Desafíos de la Administración del Tiempo y las
Prioridades
 ¿Qué desafíos enfrenta cuando administra su tiempo?

ESTRÉS Y DESEMPEÑO

El nivel de organización que podemos lograr en nuestro trabajo está directamente relacionado
con el estrés. Nuestro nivel de estrés afecta nuestro desempeño.

Adaptado de *Depression & Work Function: Bridging the Gap between Mental Health Care & the Workplace*, un proyecto
patrocinado por Healthcare Benefit Trust, Great-West Life y la Unidad de Evaluación de Salud Mental y Consulta para la
Comunidad (Mheccu, por sus siglas en inglés) en UBC.

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AUTOCONCIENCIA Y AUTOGESTIÓN
¿Cuántos de los siguientes enunciados son verdaderos para usted?
 La tendencia a la perfección puede retrasarme.
 Muy pocas veces priorizo y planifico mis actividades laborales.
 Tengo problemas para encontrar las cosas cuando las necesito.
 Malgasto demasiado tiempo en el teléfono, correo electrónico o mensajería.
 Por lo general, estoy en modo reactivo o de alerta.
 Dejo para más tarde algunas actividades importantes.
 Me estreso cuando no puedo terminar todo lo que hay en mi lista de lo que debo hacer.

Notas:

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¿Cuáles Son Sus Prioridades?
COMPARAR Y CONTRASTAR
 Anote cinco cosas que hizo ayer en el trabajo.

 ¿Cómo se compara esta lista con las prioridades principales que identificó en el trabajo
previo?

 ¿Qué dice esto sobre cómo usa su tiempo?

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REPASO DEL TRABAJO PREVIO: CINCO ACTIVIDADES DE
PRIORIDAD MÁXIMA
 Revise las cinco actividades de prioridad máxima que identificó en el Trabajo Previo.
¿Qué hace que sus elecciones sean de prioridad máxima?

 ¿Cómo tomó la decisión?

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FILTRAR LAS PRIORIDADES

¿Cuáles son algunos indicadores clave de que sus prioridades están alineadas con las
prioridades de la organización?

Evaluar sus actividades. Si la respuesta a alguna de estas preguntas es "Sí", es probable

que la actividad sea una prioridad para su organización.

 ¿Tiene la actividad un valor obvio en tiempo y dinero?

 ¿Esta actividad se controla, mide o evalúa regularmente?

 ¿La evaluación de su desempeño se basa en esto?

 ¿Es esta actividad fundamental para las prioridades de la organización ?

 ¿Llevar a cabo la actividad evitará la aparición de problemas en el futuro?

 Si no se lleva a cabo de forma correcta, ¿serán graves las consecuencias de largo

plazo?

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EVALUAR LA FORMA EN QUE USAMOS NUESTRO TIEMPO
Revise su registro de tiempo de un día y considere las perspectivas que proporciona.

 ¿Se usó el tiempo en las prioridades más importantes?

 ¿Pudo centrarse durante un tiempo continuo en una tarea importante? ¿O el trabajo se vio
constantemente interrumpido?
 ¿Cómo se llevó a cabo el trabajo? ¿Podría haberse usado un método más corto para lograr
el mismo resultado?
 ¿Qué reuniones sostuvo? ¿Fueron tan productivas como se esperaba?
¿Asistió a las reuniones correctas y fue productivo el tiempo que pasó en ellas?
 ¿Cuántas horas extra trabaja? ¿Está alineado con sus propios valores o considera que las
cosas deben cambiar?
 ¿Hay algún factor externo que dificulte la administración o el cambio de las cosas?

¿Qué cree que funciona?

Notas:

¿Qué cree que no está funcionando o necesita mejorar?

Notas:

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IMPORTANCIA Y URGENCIA

Si bien todas las acciones son importantes, no tienen la misma importancia. Todos los días nos
enfrentamos a una gran cantidad de tareas. Uno de los desafíos más importantes es decidir
qué hacer y cuándo hacerlo.

Factor Abreviación Explicación

Esta es cualquier actividad que esté estrechamente alineada

con sus prioridades. Esta actividad tendrá un gran impacto
Importancia I
en sus propias responsabilidades, las de su equipo, su
unidad comercial u organización como un todo.

Esto se refiere a cualquier actividad que le haga sentir la

necesidad de responder inmediatamente. Esta actividad es
Urgencia U
urgente. Si no la aborda con rapidez, se perderá cualquier
valor potencial de la actividad.

MODIFICAR LA FORMA EN QUE USAMOS NUESTRO TIEMPO

En su tabla de resumen del uso del tiempo en la página siguiente, asigne una clasificación de
Importancia (I) y Urgencia (U) (de acuerdo con la siguiente escala) a las tareas que dedicó su
tiempo de acuerdo con el registro de tiempo.

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RESUMEN DEL USO DEL TIEMPO

Indique los 5 a 10 elementos más importantes que consumen la mayor parte de su tiempo de
acuerdo con su hoja de registro. De acuerdo con la escala de clasificación anterior, evalúe los
siguientes puntos en relación con su Importancia y Urgencia.

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 I = Importancia U = Urgencia

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LOS CUATRO CUADRANTES

Si bien las demandas específicas de cada profesión son únicas; por lo general, lo deseable es
dedicar el mayor esfuerzo posible a las tareas de mayor importancia.

Importancia

Notas:

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PRIORIDADES DEL CUADRANTE II

Piense en actividades que podrían tener un mayor impacto en la organización a futuro, un

impacto positivo si se hacen bien y un impacto negativo si no se realizan.

Ejemplos:

Revisiones

Reflexión

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ALGUNAS RAZONES IMPORTANTES DE POR QUÉ NO SE HACEN
LAS COSAS

Notas:

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Optimización De Su Flujo De Trabajo

PLANIFICACIÓN

Lo fundamental de la administración del tiempo es la planificación. La capacidad de planificar

de forma eficaz es, por lo general, la diferencia entre los empleados más productivos y los
menos productivos. Se debería planificar en detalle una vez a la semana, con modificaciones
diarias para no desviarse de la meta. A continuación, se sugiere un enfoque:

Consejos Para La Planificación Consejos Para La Planificación

Semanal Por Hora

Notas: Notas:

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USAR EL SISTEMA DE FLUJO DE TRABAJO CON LAS 4D
Clasificar el trabajo a medida que llega
 Cuando llega trabajo nuevo, tiene cuatro opciones básicas sobre lo que puede hacer con él.
En muchos casos, dejamos las cosas para más tarde y terminamos revisando la misma
solicitud más de una vez.
 Además, a muchas personas les cuesta decir no y fijar límites adecuados y terminan
sintiéndose sobrepasados o no pueden cumplir sus compromisos.
 A medida que llega trabajo nuevo, trate de desarrollar y mantener una disciplina estricta en
la clasificación inmediata del trabajo en una de las "4D".

*Eliminar = Delete en inglés

*Hacer = Do en inglés

Notas:

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ORGANIZACIÓN: UN FLUJO DE TRABAJO ÓPTIMO CON LAS 4D

Notas:

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FLUJO DE TRABAJO: RESUMEN Y CONSEJOS
 Identificar y programar el tiempo para completar sus tareas.
 Hacer todo lo posible para disminuir las interrupciones y las tareas de menor importancia.
 Agrupar las tareas similares para optimizar el tiempo (llamadas telefónicas, revisar el correo
electrónico, tareas administrativas).
 Desactivar su correo electrónico para no perder la concentración.
 Usar las horas de mayor y menor energía de forma eficaz y tomar descansos para evitar el
cansancio.

Notas:

CONSEJOS SOBRE EL MANEJO DE REUNIONES

 Enfocarse en lo importante
 Determinar quién es dueño de la reunion
 Considerar estructura antes, durante y después para cada reunion:
o Antes: Preparación de la reunion (objetivos, participantes, agenda, responsables
y qué aportes se deben lograr)
o Durante: recorder el objetivo, cumplimiento de la agenda, cerrar con un resumen
de acuerdos, compromisos y responsables de llegar las ideas a la acción
o Después; ejecución de acuerdos y seguimiento

CONSEJOS SOBRE EL CORREO ELECTRÓNICO

 Reconozca las limitaciones del correo electrónico
 Mande mensajes breves
 Identifique las solicitudes de acción con claridad
 Tenga cuidado de no reenviar a otras personas correos electrónicos sin consentimiento
del remitente
 Compórtese como si su correo electrónico no fuera confidencial ni seguro

Notas:

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Reflexiones
 ¿Qué tuvo más impacto en usted?

 ¿Qué dudas tiene aún?

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 Trabajo Práctico:
Administrar el
Tiempo y las
Prioridades

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Trabajo Práctico
¿Qué cambiaría para ganar más tiempo para lo que es más importante?

Prioridades Planificación

Ejemplo: Distribuir mi tiempo de forma Ejemplo: Planificar con mayor regularidad

distinta (centrarse más en las tareas de (programar tareas en el calendario para que
mayor importancia). las expectativas sean más realistas).
Notas: Notas:

Foco (4D) Organización

Ejemplo: Practique las 4D, en especial Ejemplo: Reduzca las distracciones y las
Demorar y Eliminar con mayor frecuencia. interrupciones debido al correo electrónico
(revisarlo con menor frecuencia).
Notas:
Notas:

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OPORTUNIDADES PARA EXIGIRSE

Si quiere emplear al máximo sus destrezas de administración del tiempo y las prioridades,
considere las siguientes oportunidades:

Reúnase con su gerente para confirmar cuáles son sus prioridades principales y compartir la
lista de sus cinco prioridades principales para corroborar que enfoca su tiempo y energía en
las tareas que apoyan las estrategias y las metas de la organización.

Reflexión

¿Cuáles son las prioridades de su gerente?

¿Qué tan alineadas están sus prioridades con las prioridades de su gerente?

¿Dónde necesita hacer modificaciones o enfocarse?

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En la próxima reunión de equipo, pregunte a su equipo cuáles piensan que son las cinco
prioridades principales para corroborar y alinear lo que el equipo considera que es más
importante enfocarse.

Reflexión

¿Cuáles son las prioridades principales de su equipo?

¿Qué tan alineadas están sus prioridades con las prioridades de su equipo?

Cómo puede apoyar a su equipo para volver a centrarse en las prioridades correctas?

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Lee Hecht Harrison ayuda a las empresas a simplificar la complejidad asociada con
la transformación de su liderazgo y fuerza de trabajo, para que puedan acelerar los
resultados con menos riesgo. Para hacerlo, ayudamos a sus empleados a navegar por el
cambio, a convertirse en mejores líderes, a desarrollar mejores carreras y en la transición a
sus nuevos trabajos. Como la empresa integrada de desarrollo de talento y transición líder
en el mundo, tenemos la pericia local, la infraestructura global y la tecnología y analítica
líderes en la industria para proporcionar conocimientos y desarrollar soluciones
personalizadas para iniciativas de talento y fuerza de trabajo fundamentales, y ejecutarlas
de forma rápida y coherente a fin de reducir el riesgo operacional y de marca.

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