INFORME FINAL

LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y SU IMPORTANCIA EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y

PRIVADAS

DEPARTAMENTO DE GESTIÒN DOCUMENTAL

FUNDACIÒN UNIVERSITARIA PARA EL DESARROLLO HUMANO- UNINPAHU

ASESOR ACADÈMICO

HECTOR ELÍAS PINZÓN TORRES

ESTUDIANTE

ANGIE LIZETH JIMENEZ MOCETON

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÒN PÙBLICA – ESAP SEDE CENTRAL

BOGOTÀ

FACULTAD DE PREGRADO

BOGOTÀ D.C.

JUNIO, 2022

1
 TABLA DE CONTENIDO

Introducción …………………………………………………………………………………… 3

1. Glosario………………………………………………………………………………... 4

2. Generalidades………………………………………………………………………….. 6

3. Objetivos Institucionales………………………………………………………………. 7

3.1 Misión……………………………………………………………………………… 9

3.2 Visión …………………………………………………………………………….... 9

4. Oferta Académica …………………………………………………………………….... 9

5. Estructura Orgánica y Funciones ……………………………………………………… 11

5.1 Organigrama ………………………………………………………………………. 11

5.2 Funciones ………………………………………………………………………….. 12

6. Coordinación de Gestión Documental ………………………………………………… 12

6.1 Objetivos de la oficina de gestión documental ……………………………………. 13

6.2 Misión de la Oficina de gestión documental ……………………………………… 13

6.3 Visión de la Oficina de gestión documental ……………………………………… 14

6.4 Normativa ………………………………………………………………………… 14

7. Bitácora de actividades ………………………………………………………………. 15

8. Aprendizaje …………………………………………………………………………… 26

9. Referencias Bibliográficas …………………………………………………………… 29

10. Anexos ……………………………………………………………………………… 30

Introducción

2
 La gestión documental se ha logrado mantener hasta hoy gracias a la necesidad de

garantizar a los ciudadanos la información pública y estatal, a partir de la normatividad existente

en nuestro país y como lo es la Ley 594 de 2000, las cuales buscan asegurar el correcto uso y

manejo de la información no solo en las entidades públicas, sino también en privadas, esto con el

fin de hacerlas más eficientes y eficaces bajo los principio de la transparencia, administración,

acceso, responsabilidad y organización, esto según lo que se encuentra establecido en la ley 594

de 2000.

La ley 594 de 2000 tiene como objetivos lograr categorizar los archivos de interés

Público, lo que también es implementado en las instituciones privadas pero que prestan algún

servicio público, como en este caso en UNINPAHU, siendo una institución educativa; también

busca que haya mayor control en cuanto a los documentos que se manejan en las entidades e

instituciones y por supuesto la disposición final de aquellos documentos, además de evitar la

aglomeración o acumulación de documentación no necesaria.

En el caso de las actividades que más adelante se trataran, este objetivo se cumplió, ya que se

hizo la clasificación y así mismo se dio uso a esa documentación no importante como papel

reciclado, esto para poder aportar al medio ambiente y cumplir los lineamientos de la política de

cero papeles; también está el facilitar la gestión documental y sobre todo la transparencia, ya que

como se mencionaba anteriormente es muy importante y hace parte de un principio de la ley 594;

así como también busca que se promueva la organización y consulta de todos los archivos,

especialmente los que sean de interés económico, social y tecnológico; entre otros que se

encuentran determinados en la ley. Asi pues, se busca mejorar el desarrollo de las actividades que

3
se realizan en entidades e instituciones publico privadas. Como es en el caso de UNINPAHU, el

cual busca con el adecuado desarrollo de la Gestión Documental agilizar y mejorar el desarrollo

de las tareas administrativas. Además de tener en cuenta que esta institución educativa cuenta con

una trayectoria de aproximadamente 48 años en la formación académica, a partir de un concepto

humanístico, en donde se pueden resaltar los valores fundamentales para la formación de

excelentes seres humanos capaces de aportar a la sociedad.

1 Glosario

Archivo Central “En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de

gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo

vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”. (Ley 594 de

2000)

Archivo de Gestión “Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y

consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o

trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados” (Ley 594 de 2000)

Archivo Histórico “Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de

archivo de conservación permanente”. (Ley 594 de 2000)

Series, subseries y tipos documentales “Hace alusión al nombre asignado a un conjunto de

documentos de estructura y contenidos homogéneos, emanado de un mismo órgano productor en

el ejercicio de sus funciones. En este campo, se registra el nombre de la serie, subserie y tipos

documentales que conforman los expedientes” (Manual Gestión Documental de Uninpahu, 2017)

Tiempo de Retención Se entiende por tiempo de retención, el periodo asignado en años, meses y

días en que deben conservarse los documentos en cada etapa de archivo (de gestión y central) una

4
vez cumplido el trámite para el cual fueron creados o pierdan sus valores primarios. (Manual

Gestión Documental de Uninpahu, 2017)

Disposición Final

Hay varias modalidades con respecto a la disposición final de los documentos, las cuales son:

1. Conservación Total: “Es la disposición final aplicada a las series documentales que

tienen valor histórico, son de vital importancia para la Institución y tienen relevancia para

la ciencia y la tecnología. Cumplen el objetivo de dar testimonio de las funciones de la

Institución y permiten la reconstrucción futura de la memoria institucional” (Manual

Gestión Documental de Uninpahu, 2017)

2. Eliminación: “Es la destrucción de los documentos, que han perdido su valor

administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable que no tienen valor histórico y que no

tienen relevancia para la ciencia y la tecnología” (Manual Gestión Documental de

Uninpahu, 2017)

3. Microfilmación y/o digitalización: “Es el proceso mediante el cual los documentos se

conservan en medios técnicos que garanticen su reproducción exacta. Entre los medios

técnicos aprobados por la ley (Decreto 2620/93) se tienen: la Microfilmación, Micrografía

y los discos ópticos” (Manual Gestión Documental de Uninpahu, 2017)

4. Selección: “Es el proceso mediante el cual se determina el destino final de la

documentación bien sea para su eliminación o su conservación total o parcial” (Manual

Gestión Documental de Uninpahu, 2017)

2 Generalidades

La Fundación Universitaria para el Desarrollo Humano – UNINPAHU fue creada en el

5
año de 1974 por el psicólogo Hernán Linares Ángel con el fin de formar profesionales

emprendedores y líderes con el desarrollo de su proyecto de vida personal y con el desarrollo

productivo y comercial del país.

Este desarrollo humanista es con el fin de que sus estudiantes lleguen a familiarizarse con la

institución y así sea más ameno y logren tomar un sentido de pertenencia hacia la institución y el

país.

Uninpahu está sujeta bajo el método M.A.R, método de alto rendimiento, el cual busca obtener

un rasgo diferenciador de otras instituciones educativas. Ya que este método busca un desarrollo

continuo de las competencias de quienes hacen parte de la comunidad educativa, para asi

fortalecer el aprendizaje y lograr un crecimiento tanto profesional como personal, partiéndose de

los valores.

En UNINPAHU se han destacado por la fuerza dinámica de su transformación académica la cual

ha permitido una evolución, antes de un centro educativo para el desarrollo humano orientado a

la formación en oficios y ocupaciones, a hoy, en una Institución universitaria, que cumple con

los criterios y requerimientos de calidad exigidos por las leyes colombianas para desarrollar

programas de titulación en distintas modalidades de formación profesional y en diferentes

campos y disciplinas del conocimiento. Igualmente ha sido notoria la creciente inversión en

equipamiento, transformación tecnológica y en el adecuado mantenimiento del estilo

arquitectónico. Aunque cabe resaltar que por su ubicación no puede ser modificada, ni se ha

podido brindar los acondicionamientos necesarios, ya que estas casas hacen parte del IDPC y no

pueden ser modificadas porque son patrimonio arquitectónico y deben ser conservadas según los

establecido por ellos.

6
Sin embargo, para brindar un excelente y adecuado desarrollo académico de los programas, sus

instalaciones cuentan con una “infraestructura física y tecnológica compuesta por una biblioteca

central, laboratorios, salas de informática, talleres y diferentes espacios como: estudios de radio,

televisión y fotografía, cocina, mesa y bar, pista para entrenamiento en alturas, los cuales han

sido diseñados para la realización de prácticas de los estudiantes, y dotados con el equipamiento

necesario para apoyar a la investigación y la aplicación del aprendizaje teórico-práctico”

(Identidad institucional – Uninpahu)

3 Objetivos Institucionales

Para lograr el desarrollo académico y administrativo en Uninpahu, se hace necesario unos

objetivos los cuales llegar a cumplir, por eso a continuación se encuentran dichos objetivos

institucionales que la institución tiene y están actualmente en desarrollo y que se encuentran a

disposición del público en general en su pagina web:

1. Formar integralmente a la comunidad institucional para el ejercicio de la autonomía intelectual,

ética y social (Identidad institucional – Uninpahu)

2. Estimular de manera interdisciplinaria la búsqueda de la verdad, a través de la recreación y

divulgación de los saberes. (Identidad institucional – Uninpahu)

3. Promover el reconocimiento del bien común, la creación de la comunidad, la libre expresión de

la diversidad cultural, la importancia de la calidad de vida y el sentido de la participación, la

solidaridad y la autogestión. (Identidad institucional – Uninpahu)

4. Fortalecer la integración de los saberes y los servicios educativos, a través de acciones

interdisciplinarias e interinstitucionales. (Identidad institucional – Uninpahu)

7
5. Garantizar la calidad académica a través de la articulación de la docencia, la investigación y la

proyección social, para suscitar un espíritu crítico que dote al estudiante de capacidad intelectual

para ejercitar, con plena responsabilidad, las acciones teóricas y prácticas, encaminadas a su

perfeccionamiento personal y al desarrollo social. (Identidad institucional – Uninpahu)

6. Proponer alternativas que posibiliten el reconocimiento y el respeto de los principios y valores

en el contexto social y cultural. (Identidad institucional – Uninpahu)

7. Desarrollar en los estudiantes la actitud y capacidad para formular estrategias de autogestión,

para la comprensión y búsqueda creativa e innovadora de solución a los problemas contemporáneos

del orden social y económico. (Identidad institucional – Uninpahu)

8. Impartir educación superior como medio eficaz para la realización plena del ser humano, con la

mira de contribuir a la organización de una sociedad más justa, equilibrada y autónoma que

participe dignamente de la comunidad internacional. (Identidad institucional – Uninpahu)

9. Procurar la integración de sus planes de educación superior con las demás manifestaciones

básicas de la actividad nacional. (Identidad institucional – Uninpahu)

10. Promover la formación integral, científica, académica y pedagógica del personal docente e

investigador, para garantizar la buena calidad de la educación. (Identidad institucional – Uninpahu)

11. Fomentar todas las manifestaciones científicas para conocer e interpretar la realidad, en un

ámbito de respeto a la autonomía y libertad académica, de investigación, aprendizaje y cátedra.

(Identidad institucional – Uninpahu)

A continuación, se puede evidenciar la misión y visión que actualmente están vigentes

8
en la institución, cabe resaltar que ya se inició las actividades por área para la actualización de

ellas, ya que su vigencia está a meses de terminar y necesitan ser modificadas con el fin de suplir

cumplir las metas que se tengan propuestas y esperen llevar a fin termino.

3.1 Misión

La Fundación Universitaria UNINPAHU, tiene como misión la formación integral de personas

con competencias para asumir, aplicar y transferir los conocimientos e impactar positivamente la

realidad social y contribuir al desarrollo sostenible de la nación. (Identidad institucional –

Uninpahu)

3.2 Visión

En el año 2023, la Fundación Universitaria para el Desarrollo Humano – UNINPAHU, será

reconocida regionalmente por la calidad académica y, especialmente, por el Método de Alto

Rendimiento – M.A.R., así como, por el buen desempeño laboral de sus egresados y el aporte a la

sociedad a través de la investigación y la proyección social. (Identidad institucional – Uninpahu)

4 Oferta Académica

 Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas

 Administración de empresas

 Seguridad y salud en el trabajo.

 Turismo y gastronomía.

 Tecnología en comercio y negocios internacionales.

 Tecnología en administración del talento humano.

9
  Tecnología en gestión turística y hotelera.

 Tecnología en seguridad y salud en el trabajo.

 Facultad de Comunicaciones, Periodismo y Artes.

 Profesional en Comunicación Social.

 Tecnología en Comunicación Social y periodismo.

 Tecnología en producción digital en medios audiovisuales.

 Técnico profesional en fotografía

 Facultad de Ingeniería y tecnologías de la información.

 Especialización en Gerencia de proyectos informáticos.

 Especialización en seguridad informática.

 Especialización en innovación educativa.

 Ingeniería de software.

 Ciencias de la información y bibliotecología.

 Tecnología en computación y desarrollo de software.

 Tecnología en administración de sistemas de información y documentación.

 Programas de extensión

 Centro de idiomas

 Centro gastronómico

 Centro de entretenimiento en alturas

 Centro de educación continua (Cursos y diplomados)

Sin embargo, estos no son todos los servicios que se ofertan. Pues la UNINPAHU

también presta algunos servicios adicionales y corporativos como lo son el desarrollo de

consultorías, asesorías y asistencias técnicas. También, el desarrollode “actividades y eventos

10
culturales, recreativos y deportivos; prácticas empresariales proyectos y servicios de

intervención social; proyectos de investigación social y proyectos de emprendimiento”

(UNINPAHU, 2020)

5 Estructura orgánica y funciones

5.1 Organigrama

Fuente: UNINPAHU, 2020)

11
 Según la imagen anteriormente apreciada, se puede ver la estructura orgánica de la

institución, teniendo en cuenta que esta es del año 2020, puede que se hayan creado nuevas

oficinas en el transcurso de estos dos años y por eso no se encuentran en la imagen.

Como se puede apreciar la coordinación de gestión documental se encuentra encuentra bajo la

dirección de la vicerrectoría administrativa y financiera, la cual es la encargada de toda la parte

misional de la entidad.

5.2 Funciones

Según la resolución 2070 del 05 de marzo de 2019 la UNINPAHU tiene las siguientes funciones:

a. Desarrollar programas académicos. (Resolución 2079, 2019)

b. Realizar y promover la investigación. (Resolución 2079, 2019)

c. Adelantar labores de proyección social. (Resolución 2079, 2019)

d. Desarrollar relaciones académicas, científicas, artísticas y culturales con instituciones

nacionales y extranjeras que persigan los mismos fines. (Resolución 2079, 2019)

e. Prestar servicios especializados asociados al quehacer universitario. (Resolución 2079,

2019)

f. Adelantar las demás actividades y servicios relacionados con el cumplimiento de sus

objetivos. (Resolución 2079, 2019)

6 Coordinación de Gestión Documental

La oficina de Gestión documental es “la encargada de liderar, coordinar y administrar

el diseño, la creación de políticas para los procesos técnicos de archivos. La implementación, el

mantenimiento, seguimiento y mejora continua de los procesos correspondientes al manejo de

12
documentos institucionales, desde su recepción u origen hasta su disposición final, son el pilar de

las funciones archivísticas de UNINPAHU.” (Manual Gestión Documental de Uninpahu, 2017)

Por lo tanto, la oficina de Gestión documental cuenta con ciertos objetivos a cumplir, estos son:

6.1 Objetivos de la Oficina de Gestión documental

Objetivo General: Ser una herramienta que ayude a la organización de archivos y la

aplicación de tablas de retención documental de Uninpahu, esto a partir de las indicaciones

establecidas por el Archivo General de la Nación, por medio de su normativa.

Esta también cuenta con unos objetivos específicos los cuales son:

 Orientar la organización de los documentos de archivo.

 Crear y fomentar conciencia en la producción racional de información, el debido

almacenamiento y facilitar el acceso a ellos.

 Consolidarse como guía para el desarrollo del trabajo optimo en los archivos y la unidad

de correspondencia.

6.2 Misión de la oficina de gestión documental

Esta oficina también cuenta con una misión y visión las cuales son:

Misión: “Velar por la conservación y salvaguardar la memoria institucional de UNINPAHU

desde la concepción de archivo total, además de servir como proceso de apoyo para la toma de

decisiones académicas y administrativas; con el más alto sentido de la confidencialidad y con la

tecnología como factor determinante para el desarrollo de programas documentales.” (Manual

Gestión Documental de Uninpahu, 2017)

6.3 Visión de la oficina de gestión documental

13
Visión: “Ser la herramienta fundamental para los procesos investigativos y el rescate de la

historia Uninpahuista” (Manual Gestión Documental de Uninpahu, 2017)

Ya por ultimo en cuanto a disposiciones generales encontramos las funciones que debe cumplir la

oficina de Gestión documental, las cuales son las siguientes:

1. Fijar las políticas y procedimientos técnicos que permitan normalizar y racionalizar la

producción y el manejo de los documentos, así como el flujo de los mismos y su

conservación y preservación en el tiempo.

2. Suministrar las pautas necesarias para una adecuada gestión de la documentación

producida y recibida por UNINPAHU en desarrollo de sus funciones.

3. Sensibilizar a las personas involucradas en la producción y trámite de los documentos

sobre la importancia de la conservación de la información institucional, de la misma

manera, crear el sentido de responsabilidad en el manejo de los documentos.

4. Administrar el sistema de control de correspondencia estableciendo las normas y

procedimientos para la elaboración, recibido, distribución y despacho de la

correspondencia oficial UNINPAHU.

6.4 Normativa

 Ley 594 del 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan

otras disposiciones.

 Acuerdo No. 042 del 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de

los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones

públicas se regula el inventario único documental y se desarrollan los artículos 21,22,23,y

26 de la ley general de archivos.

14
  Según el acuerdo 027 de 2006 el Archivo de Gestión se tipifica como Archivo de la

oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua

utilización y consulta administrativa.

 ACUERDO No. 060 del 2002, Por el cual se establecen pautas para la administración de

las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen

funciones públicas artículos 1 al 8 y el 10

 NTC 5092 DE 2001 (Norma Técnica Colombiana), esta norma específica métodos para la

medición de archivos con soporte en papel de manera fácil y rápida, con un mínimo

margen de error. Se aplica a todo archivo que contenga documentación con soporte en

papel y preferiblemente de tamaños carta u oficio, o ambos

7 Bitácora de actividades

Mi contrato de aprendizaje se inició el 18 de enero de este año, en el cual realice los

trámites formales de vinculación a la entidad, como la firma del contrato y el recorrido a la

entidad. Ya en horas de la tarde, tuve la reunión con el jefe de la oficina de gestión documental,

en donde me presento el Manual de gestión documental, me indico las actividades que se

esperaban desarrollar durante los cuatro meses que fui contratada y por último, me índico las

funciones que debía realizar durante este proceso.

Ese día mi jefe Santiago, me índico que la Secretaría General había solicitado la colaboración

para realizar una actividad en la Oficina de registro y control académico, la cual inicio al

siguiente día, el 19 de enero.

COORDINACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL- UNINPAHU

INGRESO: 18 ENERO 2022

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 FECHA FECHA DE
No TAREA OFICINA CANTIDAD
INICIO TERMINACIÓN
Registro en el libro Secretaria
de acta de grado, de General y
1 los graduandos de Registro y 414 Registros 19/01/2022 24/01/2022
los periodos 2021-1 Control
y 2022-2 Académico
Fuente: Elaboración propia, 2022

La tarea que tuve que realizar, como se puede evidenciar, se inició el 19 de enero y

consistía en actualizar el Libro de Grados, ya que estaba pendiente de los años 2020- 2 hasta

2021-2. En él se debía colocar el nombre y cedula de la persona, el programa del cual se graduó

y, por último, el folio y el número de acta de grado. Hay que tener en cuenta que esta tarea debía

hacerse a mano, ya que el libro se encuentra en físico y por tanto, debía hacerse el registro con

mucho cuidado con el fin de que cada graduando quedara con los datos correspondientes. Esta

tarea la finalice el 24 de enero, obteniendo como resultado 414 registros pasados al Libro de

Grados.

Búsqueda de las

carpetas

correspondientes a

las Historias Registro y

175 Carpetas y
2 académicas de las Control 25/01/2022 28/01/2022
verificaciones
personas que Académico

estaban para

grados del mes de

Marzo, se realizó

16
 la verificación de

documentos

Fuente: Elaboración propia, 2022

Como se puede apreciar esta tarea que realice, también fue un apoyo a la Oficina de

registro y control, pero esta fue más enfocada a mis funciones como aprendiz de gestión

documental, en la cual debía trabajar desde el archivo de la Oficina de registro y control

académico, allí debía buscar las carpetas de los estudiantes que aparecían en el consolidado

entregado, para así luego, hacer la revisión y verificar que el estudiante se encontrara a paz y

salvo para graduarse.

En el desarrollo de esta actividad tuve varios inconvenientes:

1. El archivo de registro y control no se encuentra organizado y actualizado, lo cual hizo que

me demorara en la búsqueda de carpetas.

2. Algunas de las carpetas que no encontré en el primer punteo de las carpetas, tuve que

hacer la verificación si habían hecho el técnico o el tecnólogo en la Uninpahu, en varios

casi si fue así, entonces la carpeta no se encontraba en el profesional, sino que aún estaba

en el anterior programa.

3. Otros de los cuales no encontré en el archivo de la Oficina de registro y control, fue

porque se habían graduado del técnico o tecnólogo hace varios semestres atrás y hasta

ahora estaban terminando el profesional. Entonces según lo dispuesto en este archivo, se

guarda la historia académica de los graduandos de solo un año, es decir que en el archivo

17
 solo debía haber graduandos del 2020 – 2 en adelante. Por tanto, debía ir al archivo

central y buscarlos allá. En donde logre encontrar varios, pero otros no, debido a que el

archivo central se encuentra desactualizado y apenas se está empezando hacer

levantamiento de la base de tablas de retención.

4. Ya en otros casos no se encontraban en el archivo debido a un atraso administrativo por

parte del área encargada de realizar el ingreso de los estudiantes, la Oficina de

admisiones, la cual no enviaba información a la Oficina de registro y control académico

desde 2020-2.

Clasificación,

organización,

creación de

carpetas, cajas y Coordinación

3 base de datos de Gestión 119 Carpetas 31/01/2022 10/02/2022

documentos Documental

encontrados en la

oficina de gestión

documental

Fuente: Elaboración propia, 2022

Esta tarea ya la realicé en la sede donde se encuentra el archivo central, las unidades

documentales se encontraban en mal estado, dentro de un salón en unas bolsas, debido a que se

había mojado y lo tenían allá desde el 2021.

18
La tarea la inicie con la revisión y clasificación de las unidades documentales: en lo que era papel

reciclado, documentación importante y lo que era para eliminación; para así luego crear las

carpetas y a su vez agregarla a la base datos y ya por último la ubicación correspondiente en las

cajas. Ya para el caso del papel que clasifique como reciclaje, le puse el sello correspondiente y

lo deje para disposición de las demás oficinas de la institución. Ya para finalizar la tarea, procedí

a eliminar las unidades documentales restantes, es así como se rompieron y quedaron en bolsas

para que después fueran llevadas por el personal de servicios generales.

Verificación de Secretaria

Datos personales General y

4 de estudiante y Registro y 60 Verificaciones 11/02/2022 23/02/2022

egresados en la Control

plataforma SNIES Académico

Fuente: Elaboración propia, 2022

Esta tarea la realicé también en calidad de apoyo a la Oficina de registro y control, esta

tarea en particular fue donde tuve un acercamiento en si con mi carrera, el cual consistía en que, a

partir de un listado enviado por el ministerio de educación, con el nombre de personas que

iniciaron, están activos o ya se encontraban graduadas o retiradas de algún programa académico

de Uninpahu y que en la plataforma SNIES presentaban inconsistencias. En este caso el

ministerio de educación no especifica cuáles son los perfiles que presentan la inconsistencia, sino

que envían todo para que sea verificado uno a uno.

Siendo así, tuve que dirigirme al archivo de registro y control, buscar las carpetas para hacer la

debida verificación; en este proceso había unas que tampoco se encontraban allí, así que tuve que

19
buscar en archivo central, algunas las encontré, pero otras no. Se hizo la solicitud en la oficina de

admisiones y algunas si se encontraban, así que nos facilitaron la carpeta, ya en cuanto a las que

no se encontraron tuve que comunicarme con cada uno de ellos por medio de llamada y por

medio del correo institucional. Ya después de esto se debía hacer la verificación de los datos

personales y en los casos que estaba mal la información, debida hacer la corrección y guardar.

Para así un total de 60 verificaciones, en donde quedaron faltando 10, pero porque no recibimos

respuesta o la documentación por parte de la persona.

Se encuentran 1435

carpetas que van de la

A-Z. De las cuales,

Clasificación de
1198 corresponden a 30/03/2022
Historias
Historias Laborales. De SIN
Laborales en Dirección de
estas, 329 Carpetas COMPLETAR
Activas e Gestión
correspondientes a 286 POR FALTA
5 Inactivas. Humana, 24/02/2022
Historias Laborales, las DE LOS
Inserción de Oficina de
cuales son del Estado RECURSOS
documentos, Nómina
activo y en Estado PARA
creación de base
inactivo hay 1099 DIGITALIZAR
de datos.
carpetas las cuales

corresponden a 906

historias laborales.

Fuente: Elaboración propia, 2022

20
 Esta tarea ha sido la más larga y extensa de todas las que tuve la oportunidad de realizar

en Uninpahu, ya que fue del 24 de febrero hasta el 30 de marzo, este fue un apoyo que preste a la

Oficina de nómina, la cual se encuentra bajo la dirección de gestión humana. Es importante

mencionar que todo lo planeado de esta tarea no alcanzo a terminarse, quedo pendiente la

digitalización de las historias laborales del estado activo y no se alcanzó a realizar, no por falta de

tiempo, sino que en el momento no se tenía los recursos en donde iban a ser almacenada dicha

digitalización, es decir el repositorio.

Esta tarea consistía en poder dejar el archivo de nómina lo más actualizado posible, ya que este

no se intervenía desde antes de la pandemia. Entonces al no realizarse ningún tipo de

intervención, había documentos que no se encontraban insertados en sus respectivas historias

laborales, también algunas historias ya no pertenecían al estado activo de la institución y aun se

encontraban en este, o en algunos casos se presentó al revés, se encontraban en el estado inactiva,

pero se habían vuelto a incorporar a la institución.

A continuación, se presentará como se desarrolló y los resultados obtenidos al realizada la tarea

en el archivo especializado de la Oficina de gestión humana (archivo de nómina), el cual fue

intervenido en varias fases como parte de un proceso de actualización de datos. Más

específicamente historias laborales.

Es así que se logró dar orden, clasificar y crear una base de datos que incluye la clasificación del

personal inactivo y activo de la entidad.

Dentro del archivo especializado de Gestión humana se encuentra un total de 1.435 unidades

documentales que van desde la letra A a la Z. Adicionalmente, y para efectos de este documento,

21
estas se dividen en dos tipos: Carpetas e historias laborales de las ultimas mencionadas fueron

halladas 1198.

Las unidades documentales fueron clasificadas y ordenadas según el estado (personal activo e

inactivo) en el cual se encuentran a partir de la base de datos suministrados por el área de Gestión

Humana.

El proceso de actualización se inició con la inserción de documentos que estaban pendientes en la

oficina de gestión humana desde el año 2020. Lo cual implico: alistamiento, verificación y

clasificación de documentos por orden alfabético, dando paso a la creación de 42 historias

laborales, asignándoles carpetas con sus respectivos rótulos. En total, fueron insertados 463

documentos, los cuales se repartieron entre el personal en estado inactivo y activo de la

institución.

Llegados a este punto, se inició con la clasificación de las unidades documentales, probablemente

las correspondientes al estado activo. de este proceso se obtiene un total de 329 carpetas

concernientes a 286 historias laborales (59 se conservan en la oficina de gestión humana), de las

cuales son reincorporadas 21 que se encontraron en el estado inactivo.

Además, en el proceso se encontraron 214 carpetas que estaban dentro de las activas y ya no

coincidían a este estado.

Continuando con la actualización, se pasó a las unidades documentales que se clasificaban como

inactivas. En estas fueron encontradas 1099 de 906 historias laborales. Ahora bien, en este

proceso se hallaron 48 carpetas que no coinciden o no se encuentran en la información

proporcionada por la oficina de gestión Humana, de esta cifra anterior 37 se encontraron dentro

del estado inactivo.

Por último, hay 21 carpetas que estaban en la base de datos (Excel) y no fueron halladas en el

archivo especializado de gestión humana.

22
 Colocar sello Coordinación
70 valeras
institucional a las Administrativa.
6 correspondientes a 1400 17/03/2022 17/03/2022
valeras para el uso Oficina de
sellos puestos
del parqueadero Logística

Colocar sello Coordinación

152 valeras
institucional a las Administrativa.
8 correspondientes a 3040 25/03/2022 25/03/2022
valeras para el uso Oficina de
sellos puestos
del parqueadero Logística

Fuente: Elaboración propia, 2022

Estas tareas las realice en apoyo a la Oficina de logística, el cual era sencilla y

consistía en colocar el sello institucional a unas valeras, esto con el fin de ser distribuidas a los

estudiantes que necesitara usar el parqueadero institucional, para guardar su moto.

Radicación de Oficina de

diplomas para la Registro y

7 67 Diplomas Radicados 19/03/2022 22/03/2022
Ceremonia de Control

Grados Académico

Organizar a los

Oficina de graduandos en orden

Ceremonia de
Registro y alfabético, según el
9 Graduandos 28/03/2022 28/03/2022
Control programa. Fueron dos
Uninpahu
Académico jornadas a las 10 am y a

las 2:30pm

Fuente: Elaboración propia, 2022

23
 Estas dos actividades las realice como se puede apreciar en la tabla en diferentes

días, pero con el mismo fin, estas fueron en caminadas al desarrollo de los grados 2022-1, la

primera tarea fue marcar cada diploma con su respectivo número de radicado, folio y fecha de

grado, fueron solamente 67, debido a que estaba realizando la actividad con la practicante que la

Oficina de registro y control académico tiene.

Ya la segunda parte de la tarea fue de logística, pero igual de importante, en donde el día de los

grados tuvimos que organizar a los graduandos en orden de lista y por programas, además de

estar pendientes de cualquier imprevisto que se diera durante la ceremonia. Ya finalizada la

ceremonia debíamos estar pendientes de que entregaran las togas y los birretes, a las personas

encargadas del préstamo de estas prendas. Los grados se realizaron en dos jornadas, una a las 10

am y la otra a las 2pm.

Digitalizar los

procesos

administrativos y

jurídicos que han

Coordinación
tenido las 32 digitalizaciones,
Administrativa.
10 diferentes sedes de correspondientes a la 1/04/2022 4/04/2022
Oficina de
la Universidad, Carpeta Sede 1
Logística
con el fin de tener

más clara y

oportuna la

información

Fuente: Elaboración propia, 2022

Este fue otro apoyo que se realice a la Oficina de logística, en donde se debía pasar
24
documentos que se encontraran en algún proceso jurídico o normativo, de los documentos que yo

alcance a digitalizar, es decir de los 32, estos documentos se caracterizaban por ser resoluciones

institucionales. Se estaban digitalizando para tener una información más concisa y que permitiera

que el presidente de Uninpahu, el rector, los vicerrectores y demás oficinas competentes tuvieran

el acceso a estos documentos de manera rápida y les evitara remitirse al físico.

Organización y

creación de base de

datos del Coordinación 206 Carpetas de

11 Archivador Gestión Proveedores y 7/04/2022 9/04/2022

correspondiente a Documental Contratista

Inicio de proceso

de Proveedores

Fuente: Elaboración propia, 2022

Como en el archivo Central de la institución lo estábamos organizando, esto debido a que

el coordinador había ingresado al cargo en diciembre de 2021, se estaba mirando que había y de

paso clasificando lo que realmente se necesita para conservar la historia institucional. Por lo

tanto, se organizó un archivador, en donde se acomodaron algunos proveedores de la institución y

a su vez se fueron incorporando en la base datos del archivo central.

Clasificación, 589 carpetas creadas

Coordinación
organización y 199 carpetas creadas,
12 Gestión 18/04/2022 23/05/2022
creación de base de pero no ubicadas en
Documental
datos, de caja

25
 documentos que se

mojaron hace unos

meses y se

encontraban en

bolsas.

Fuente: Elaboración propia, 2022

El proceso que realice con esta tarea fue: clasificación y alistamiento de documentos, ya que

había documentos y carpetas que ya tenían hongo y no era posible incorporarlos en las carpetas o

cajas. Estas que estaban bajo esa condición fueron apartadas y se realizó el listado del contenido

que cada una tenía para así remitirlo al vicerrector administrativo y financiero y recibir las

indicaciones a seguir.

Para la documentación que se encontraba en buen estado, se cambió la carpeta y se integraron en

una caja nueva, lo que quiere decir que todo esto no se encontraba en la base de datos, por tanto,

hubo que crearse y ubicar en el lugar correspondiente.

Mi proceso de aprendiz en el área de Gestión documental, tuvo un percance en su etapa final, en

donde el día 26 de mayo me realizaron un procedimiento quirúrgico en mi ojo izquierdo, dado

que tenía una afectación llamada queratótomo y por ya estar al límite de pasar mi caso a un

trasplante de córnea, por eso no pude esperar a terminar mi proceso en Uninpahu. Mi contrato de

aprendizaje iba hasta el día 30 de mayo, pero dado esta circunstancia, tuve que después de

cumplida mi incapacidad, retornar a la entidad para cumplir con los 5 días faltantes para cumplir

con mi contrato. Es así, como mi proceso con la Uninpahu termino el dia 7 de junio y con todo a

paz y salvo.

26
 8 Aprendizaje

A partir de esta experiencia es necesario aclarar qué cuando ingrese a la institución, para

ser más exactos el 18 de enero del 2022 yo no tenía ningún conocimiento sobre la gestión

documental, sí había escuchado hablar de ella, pero por algunos compañeros que habían trabajado

en el archivo de alguna entidad. Al principio estaba muy temerosa por qué la escuela tiene una

falla y es que nosotros como administradores públicos no recibimos cátedra sobre gestión

documental y durante todo este proceso yo pensaba y me interrogaba porque no la tenemos, así

fuera solo una materia que sea agregada en el pensum, porque claro la gestión documental es

indispensable en las entidades y cualquier institución ya sea pública o privada. Sobre todo, por la

importancia que actualmente tiene la información y lo necesaria que es para el correcto desarrollo

de la institución.

Por tanto, cuando inicie las prácticas sentí temor de que de pronto no me fueran a servir según lo

que yo aprendí y pude trabajar durante toda mi carrera, no tenía alguna relación con la práctica

insisto mi ignorancia me jugó una mala pasada, porque como mencionaba anteriormente, no

sabía la importancia y la relación que tenía la gestión documental con la administración pública,

así por tanto que el aprendizaje durante toda esta experiencia fue mucho, porque no sabía

absolutamente nada, no sabía cómo era el tema de las tablas de retención, las cuales tuve la

oportunidad de observar, ya que la institución se encontraba actualizándolas, pude aprender y

trabajar en la clasificación, creación y ubicación de la documentación que aporta al histórico

institucional y que es importante para las varias funciones que cumple la institución, también de

la importancia de la conservación de la documentación y de la clasificación de la que es necesaria

y de la que no.

27
En cuanto a la gestión documental en la Uninpahu, aún le hace falta fortalecer esta área porque,

aunque para ellos es importante, hasta ahora le están brindando el apoyo y la atención necesaria.

Ya que la institución cuenta con el archivo, pero no cuenta con las condiciones mínimas para

mantenerlo, los espacios no son los adecuados, ni la infraestructura, lo cual no permite la correcta

conservación de la documentación, dos de las tareas realizadas fue por como antes no había un

lugar establecido para el archivo, lo fueron dejando en varios lugares y por las fuertes lluvias de

hace unos años se mojaron y algunos se vieron muy afectados por moho.

Además de que las demás dependencias aun no ponen de su parte con el uso de las tablas

retención, lo que no permite que inicie un ciclo correcto del uso de la información. Por tanto, en

este aspecto se encuentran un poco atrasado, además de que en las capacitaciones no le dan la

importancia que se necesita, es más ni asisten, por darle importancia a otras actividades igual de

importantes.

Un tema de aprendizaje fue la interrelación que pude tener con personas ya profesionales y que

en el día a día, le van enseñando a uno como trabajar en equipo, le van dando trucos para la vida

laboral y sobre todo para desarrollar las actividades para el eficiente desarrollo de las funciones

institucionales.

También cabe resaltar la paciencia que tuvo mi jefe para enseñarme porque él era consciente de

que era administrada pública, pero cuando me pregunta que se sobre la gestión documental él

evidencia que no es mucho lo que se, así pues, que se tomó el trabajo de explicarme y de hacerlo

lo más claro y entendible posible. Y así fue con todas las tareas, anteriormente descritas,

explicaba y nos decía que cualquier duda o inquietud se la dijera sin ningún temor.

28
A partir de esta experiencia, puedo decir que hace un año cuando decidí esperar a que la

emergencia sanitaria por el covid- 19 bajara, para poder realizar mis prácticas administrativas

presencial, fue lo mejor que pude hacer.

Hoy que ya me encuentro en la etapa final de mi proceso académico, puedo con toda seguridad

decir: que cada esfuerzo ha valido la pena; esfuerzo que no solo ha sido mío, sino también el de

mi madre y los seres queridos que yo tanto amo y han aportado a mi formación, no solo como

persona, sino también profesional.

Hoy he podido descubrir lo valioso e importante que fue este periodo de aprendizaje, el cual no

solo aporto a mi vida profesional, sino también a mi vida personal. Hoy al finalizar las practicas,

puedo ver que me ha quedado de esta experiencia: aprender a trabajar en equipo, a recibir la

opinión de los otros y ver desde otro punto de vista las cosas, aprendí a escuchar y hoy puedo ver

lo importante y valioso del saber escuchar, sobre todo para mi carrera, que depende de muchos

aspectos sociales, económicos, culturales, y etc. También a actuar con responsabilidad, seguridad

y decisión de lo que estoy haciendo, de lo que se y de quien soy, de lo ágil que puedo llegar a ser

al momento de aprender cosas nuevas.

También como al inicio de este apartado mencionaba el temor que tenía al inicio del proceso,

porque no conocía nada sobre gestión documental, con esto logre salirme de mi zona de confort,

lo cual hace mucho más valioso e importante este tiempo de aprendizaje. Hoy puedo ver como mi

timidez y desconfianza, los he podido vencer a través de la seguridad y amor por lo que hago.

Por tanto, hoy finalizando esta etapa siento mucha alegría, satisfacción y sobretodo gratitud por

todo lo que ha sido este camino de aprendizaje que inicie en el año 2016- 2 y me siento orgullosa

de haber escogido una carrera que realmente me gusta, me llena y me motiva a darle un camino a

29
nuestra sociedad. Esto no hubiera sido posible sin el apoyo de mi mama, familia y seres queridos

que tanto amo, tampoco había sido posible sin la ayuda y misericordia de Dios, mucho menos sin

la enseñanza y aprendizaje de todos y cada uno de los docentes que pasaron por las aulas de

clases a las que tuve el honor de asistir y sobretodo el de mi tutor y jefe en la universidad

Uninpahu.

30
 9 Referencias Bibliográficas

Acuerdo 8 de 2014. "Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la

prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de

documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos

13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000"

Ley 594, 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos

Manual de Gestión Documental, 2017. Aplicación y actualización de tablas de retención

documental (TRD), gestión de documentos digitales y unidad de correspondencia. UNINPAHU

Resolución 2070, 2019. Por el cual se ratifica una reforma estatutaria a la Fundación

Universitaria para el Desarrollo Humano.

UNINPAHU. (21 de 08 de 2020). Proyecto Educativo Institucional P.E.I. Obtenido de

https://www.uninpahu.edu.co/wp-content/uploads/2020/09/Proyecto- Educativo-

Institucional-PEI.pdf

UNINPAHU. Identidad Institucional. Obtenido de

https://portaltest.uninpahu.edu.co/wp-content/uploads/2017/11/PEI.pdf

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 10 Anexos

Evidencia de la tarea 2 y 4 de la bitacora

Fuente: Archivo de Registro y control. Elaboración propia, 2022

Evidencia de la tarea 5 de la bitacora. ANTES

Fuente: Archivo Especializado de Gestión Humana. Elaboración propia, 2022

32
Evidencia de la tarea 5 de la bitacora. DESPUES

Fuente: Archivo Especializado de Gestión Humana. Elaboración propia, 2022

Evidencia de la tarea 12 de la bitacora. Antes:

Los archivos se encontraban en mal estado, en malas condiciones de almacenamiento y sin

clasificación en un de los rincones situados en el archivo central, junto a los estantes rodantes.

33
Fuente: Archivo Central Gestión Documental. Elaboración propia, 2022

Después:

El proceso realizado en este caso fue: inserción, creación, clasificación y asignación de un

espacio en las estanterías rodante # 18 y 19.

34
35
Fuente: Archivo Central Gestión Documental. Elaboración propia, 2022

Ya en los dos últimos días se realizó la organización del Archivo Histórico

Antes:

A continuación, se demuestra el estado del “archivo histórico antes de ser intervenido:

36
37
Fuente: Archivo Histórico Gestión Documental. Elaboración propia, 2022

Después:

El archivo histórico fue ordenado clasificando tipo de caja, separando las x100, x200 y x300, se

organizó papelería y se clasifico archivo contenido en CD y fotografías.

38
Fuente: Archivo Histórico Gestión Documental. Elaboración propia, 2022

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40