Evidencia Aplicacion de Tablas de Retencion Documental

ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
ACTIVIDAD 2
APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ENSAYO “APLICACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL”
INSTRUCTOR
CARLOS ALBERTO PEREZ ESPAÑA
APRENDIZ
LUIS ALBERTO PERALTA CIFUENTES
FICHA 2357729
SENA
11 DE JULIO 2021
INTRODUCCION
Es importante tener en cuenta el objetivo de conocer los conceptos y metodología

para la elaboración, aprobación, convalidación y aplicación e implementación de
las tablas de retención documental, el cual son productos de la valoración
documental que realiza las instituciones.
Es un instrumento archivístico que es de gran importancia para las instituciones

públicas y privadas permitiendo que la gestión y la administración de los archivos
sean más eficientes, teniendo gran importancia a la metodología de la elaboración
y aplicación de las TRD.
EVIDENCIA DE PRODUCTO
EVIDENCIA. “Ensayo Aplicación De Tablas De Retención Documental”. El

aprendiz deberá entregar un ensayo mediante el cual reflexione sobre la
aplicación de tablas de retención documental en el contexto institucional
colombiano. Deberá analizar la importancia del cumplimiento de la normativa
vigente y de la política institucional para lograr el cumplimiento de los principios
archivísticos.
Aplicación de tablas de retención documental en el contexto institucional

colombiano. Importancia del cumplimiento de la normativa vigente y de la
política institucional para lograr el cumplimiento de los principios
archivísticos.
Las tablas de retención documental son un instrumento archivístico, donde se

identifica el tiempo de retención y la disposición final de las series, subseries y
tipos documentales producidos o recibidos por una entidad de acuerdo a sus
funciones. Teniendo en cuenta su construcción a partir de identificar las series y
subseries de una entidad por sus funciones de acuerdo con el cronograma,
partiendo de la encuesta documental y el cuadro de clasificación documental.
Realizando para cada unidad de la empresa generando beneficios donde, facilitan

el manejo de la información, contribuyen a la racionalización de la producción
documental, facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos
de retención en ella estipulados.
De igual manera antes de la publicación y obligatoriedad de la elaboración de

tablas de retención documental establecida en la Ley 594 del 2000, los archivos se
manejaban por asuntos y generalmente su nombre era alfabético. Teniendo en
cuenta las condiciones en que este archivaba no permitía la durabilidad del
mismo, el cual se deterioraban los documentos al punto de perder la información.
Ya que al tener intenciones y metodología de obtener un archivo sistematizado y
organizado no permitía lograr tener una información eficiente e inmediata.
A medida que se actualiza la información se puede evidenciar gran avance en la

gestión documental, permitiendo en las tablas de retención documental manejar
información de manera organizada y estandarizada con series y subseries el cual
permite una organización generar una metodología de trazabilidad en el archivo.
Es importante tener en cuenta que la implementación para la organización
archivística y que ha permitido la obligatoriedad de las tablas de retención
documental a las entidades del estado el poder saber el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación y aprobación. Conociendo desde el inicio
hasta el final del desarrollo del documento. Ya que anteriormente se desconocía el
ciclo vital de los documentos y archivos a diferencia de la actualidad el cual
permite conocer y poder implementar las fases por las que se debe realizar el
procedimiento de un archivo y su valor primario o secundario dentro de la
organización archivística.
Con la implementación de las tablas de retención documental y su manejo desde
la gestión archivística permite su aplicación a cada empresa u organización
privada, pública o persona natural o jurídica. Organizar la gestión documental de
acuerdo a la normatividad vigente y aplicable con base a sus necesidades y
estructura orgánica en el desarrollo del ciclo vital de la documentación que se
genera. Para dar cumplimiento a su aplicación se debe realizar un diagnóstico en
facilitar y optimizar los procesos en cada una de sus áreas y dependencias en
relación a sus funciones, contribuyendo a las herramientas de procedimiento
documental y las personas productoras de documentos para generar el desarrollo
de la elaboración e implementación de las TRD y las TVD.
En la Importancia de los archivos nos aplica para la administración y la cultura,

porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional, teniendo en
cuenta los principios generales que rigen la función archivística en particular los
de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y
deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la
comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten.
CONCLUSIONES
Las tablas de retención documental en su gestión archivística nos garantizan que

los documentos seleccionados para su conservación tengan un carácter de
permanencia y fidelidad en la información con el fin de efectuar y facilitar tanto en
la gestión documental como en la organización de los archivos del Estado.
Como objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación

organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso
de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
Bibliografía.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (15 de Marzo de 2013). Acuerdo 4

de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609
de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación,
evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención
Documental y las Tablas de Valoración Documental.
 Ley 594 de 2000
 https://youtu.be/cMT0VcQaXgg
 https://youtu.be/XVhJ2Lo0eNE
 https://youtu.be/-L58h-dU7m8

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