Unidad 2

Unidad 2.
Elementos básicos de Access 2016 (I)
Microsoft Access 2016 es la aplicación de bases de datos de Microsoft Office 2016,

dirigida a usuarios domésticos y pequeñas empresas.
Ofrece numerosas plantillas y una interfaz gráfica muy intuitiva que permite que
cualquier usuario (sin ser experto informático) pueda aprender a manejarla rápidamente
como pretendemos enseñarte con este curso.
Después de ver el apartado de novedades que ofrece Access 2016 frente a versiones
anteriores, veremos cuáles son los elementos básicos de Access 2016 para saber
diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para
qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no
sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en
disposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.
1.1. Novedades de Access 2016
La verdad es que versión 2016 de Access no contiene apenas novedades sobre la versión
anterior,
. A continuación vamos a ver las principales novedades.
¿Qué desea hacer?
Esta es la novedad más interesante ya que permite buscar comandos de forma muy
efectiva, basta empezar a escribir el nombre del comando en la caja de búsqueda para
que aparezcan los comandos relacionados. Hasta ahora, cuando buscábamos en la ayuda
nos remitía a una página donde se explicaba el tema en cuestión, la novedad es que
ahora podemos hacer clic y ejecutar el comando directamente.
Por ejemplo, si no nos acordamos donde está el comando Reemplazar, empezamos a
escribir "reemplazar" en la caja de búsqueda de ¿Qué desea hacer? y al escribir las
primeras letras veremos como aparece el comando Reemplazar, tal y como muestra la
siguiente imagen.
Si hacemos clic en Reemplazar se ejecutará ese comando y nos aparecerá el cuadro de

diálogo correspondiente.
También disponemos de la opción clásica de buscar ayuda sobre un tema en las páginas
de Ayuda de Access, para ello tenemos la última opción, en este caso Obtenga ayuda
sobre "reemp". Si queremos buscar ayuda en Internet disponemos de la segunda
opción, Buscar.
Con esta nueva herramienta ya no perderemos tiempo buscando en que parte de la cinta
de opciones se encuentra un determinado comando, será mucho más rápido escribir su
nombre en la caja de búsqueda. Incluso si no recordamos en nombre del comando
podemos escribir una palabra relacionada y, posiblemente, Access sea capaz de
encontrarlo. Por ejemplo si escribimos "asistente" nos aparecerán los asistentes
disponibles para que elijamos el que estabamos buscando.
Unidad 1. Elementos básicos de Access 2016 (II)

Nuevos temas de Office
Estéticamente lo único que ha cambiado en el nuevo Access 2016 es el color rojo pálido
de la zona superior y algunos otros detalles incluidos en el tema Multicolor, como
puedes ver en esta imagen.
Si te gusta más el tema anterior de aspecto blanco que ves en la siguiente imagen,
puedes cambiarlo desde Archivo, Opciones, apartado General, y en Tema de

Office elegir Blanco, como puedes ver en la siguiente imagen.
Exportar información de datos vinculados a Excel

Las tablas vinculadas continen datos ubicados fuera de la base de datos actual de
Access, bien en otra base de datos o bien en otros archivos. Para ver las tablas
vinculadas basta ir a la pestaña Datos Externos y hacer clic en Administrador de tablas
vinculadas, tal y como vemos en la siguiente imagen.
Si esto no es suficiente para nosotros y queremos tener esta información en un

documento Excel, en esta versión de Access 2016 se ha creado una nueva opción que
crea un documento Excel con esta información de las tablas vinculadas. Esto esta
pensado para cuando existen gran cantidad de tablas vinculadas.
Para ello basta marcar la casilla de las tablas que deseemos y se activará el
botón Exportar a Excel de la parte derecha. Al pulsarlo nos pedirá la ruta donde
queremos guardar el documeto de Excel y se creará el documento. Este documento
tendrá el aspecto similar que ves en la siguiente imagen, en este caso hemos
seleccionado tres tablas vinculadas.
Ampliación del cuadro de diálogo Mostar tabla

En ocasiones el cuadro de diálogo Mostrar tabla se quedaba pequeño cuando había
muchos elementos, en Acces 2016 es un poco más grande.
A este cuadro de diálogo se accede desde varios sitios, por ejemplo, desde la
pestana Crear, pulsando en Diseño de consulta.
Plantillas mejoradas
En Access 2016 se han rediseñado varias plantillas para tener un aspecto más moderno.
Por ejemplo, las plantillas Seguimiento de asuntos, Contactos, Administración de
proyectos, Alumnos y Tareas de administración.
Y para acabar este punto de novedades de Access 2016 diremos que con la próxima
versión de SharePoint 2016, los clientes con SharePoint 2016 con servicios de Access
dentro de sus organizaciones verán nuevas características y obtendrán ventajas de las
mejoras de servicio.
Como ves Access 2016 no cambia mucho respecto a Access 2013, ademas todo lo que
funcionaba en Access 2013 sigue funcionando igual en Access 2016, por esto muchos
de los vídeos de este curso son los mismos que los del curso anterior ya que son
exactamente igual.
1.2. Conceptos básicos sobre Bases de Datos
Si quieres aprender o repasar conceptos básicos sobre bases de datos o quieres conocer
los objetos que maneja Access 2016, consúltalo aquí .
1.3. Arrancar y cerrar Access 2016
Veamos las formas básicas de iniciar Access 2016.
- Desde el botón Inicio de Windows 10 , situado normalmente en la esquina inferior
izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio , veremos una pantalla similar

a a la que se muestra a continuación.
En la columna de la izquierda aparece un listado de todas las aplicaciones que tenemos

instaladas en nuestro equipo. Si usamos Access habitualmente, aparecerá en la parte
superior de la lista, en le apartado Más usadas, en otro caso bastará utilizar la barra de
desplazamiento vertical para desplazarnos hasta encontrar el icono de Access. Una vez
localizado el icono acompañado del texto Access 2016, sólo deberemos pulsar en
él para abrir Access.
- Desde la baldosa de Access 2016 del menú inicio. Como vemos en la imagen anterior,
en la parte derecha hay una baldosa con el icono de Access. Para crearla basta pulsar el
botón derecho del ratón y elegir la opcioón Anclar a Inicio.
- Desde el icono de Access 2016 del escritorio. Para crearlo basta arrastrar la baldosa
que acabamos de citar hasta el Escritorio.
- Desde el botón Inicio de Windows 7, situado, normalmente, en la esquina
inferior izquierda de la pantalla.
Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú.
Colocar el cursor en Todos los programas, aparecerá la lista de los programas que hay
instalados en tu ordenador.
Localiza la carpeta Microsoft Office 2016, haz clic en ella, luego pulsa sobre Access
2016, y se iniciará el programa.
Puedes iniciar Access 2016 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Cuando
realices los ejercicios también puedes compaginar dos sesiones de la forma que te
explicamos aquí.
Para cerrar Access 2016, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
- Hacer clic en el botón cerrar

- Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
1.4. La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como esta:, vamos a ver sus componentes
fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más
fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general
todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador,
ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento,
como veremos más adelante.
La zona de la derecha nos permite crear una nueva base de datos utilizando plantillas o
crear una nueva base de datos en blanco seleccionando el icono que ves remarcado en la
imagen (Base de datos en blanco).
Como vemos en la parte superior izquierda hemos Iniciado sesión con el usuario aula
Clic para obtener el máximo rendimiento de Office sobre todo para compartir
documentos y guardarlos en OneDrive.
A la izquierda aparecen listadas las últimas bases de datos abiertas (Recientes).
Haciendo clic sobre una de ellas se abrirá directamente.
O podemos Abrir otros archivos, en tal caso se abrirá la siguiente ventana sobre la que
volveremos en el siguiente tema:
La pestaña ARCHIVO
La pestaña ARCHIVO es especial, no es realmente una pestaña sino un botón

que nos lleva a la vista Backstage de Microsoft Office.
En la vista Backstage podemos encontrar todas las acciones que permiten gestionar los
archivos incluídos en la base de datos. La ventana de la vista Backstage es diferente a la
del entorno de trabajo y en ella predomina el color granate, color distintivo del
programma Access de la suite Office 2016, todos los programas incluídos en la suite
tienen esa vista Backstage pero cambiando el color predominante según el programa,
por ejemplo en Word el color es el azul.
La ficha ARCHIVO reemplaza al botón Microsoft Office y al menú Archivo usados en
versiones anteriores de Microsoft Office.
En la parte izquierda tenemos un menú, al seleccionar una opción del menú, en la parte
derecha nos aparecen más opciones o directamente se ejecuta la acción del menú.
Por ejemplo si seleccionas la opción Información (la que ves en la imagen anterior)
puedes realizar las acciones Compactar y reparar y Cifrar con contraseña.
Si seleccionas la opción Imprimir la ventana aparece así con otras opciones:
Mientras que si pulsas sobre Guardar, el documento se guardará y se vuelve al entorno
de trabajo anterior.
Para salir de la vista Backstage y volver al entorno de trabajo anterior pulsa en la
flecha Atrás que hay en la esquina superior izquierda de la ventana.

La barra de estado
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene

indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la
pantalla en la que estemos en cada momento.
Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (BLOQ
NUM), que estamos en la vista Formulario y podemos cambiar la vista a Hoja de
datos, Presentación y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha. Los
nombres de los botones se muestran en un pequeño cuadro informativo al dejar el cursor
sobre uno de ellos, de forma que no es necesario que los memorices. Con el uso ya irás
aprendiendo la forma de los botones que más utilices.
1.7. La ayuda
Access incorpora una documentación muy útil que explica las distintas opciones y
características del programa. Su consulta frente a una duda es muy recomendable. Para
acceder a ella podemos:
Hacer clic en el botón de Ayuda de la barra de título.
Pulsar la tecla F1 del teclado.
La ventana de Ayuda tiene el siguiente aspecto:
Solo tenemos que elegir uno de los temas que nos ofrece o introducir un texto a buscar
en el cuadro de búsqueda que se encuentra en la parte superior.
Access se conectará a Internet para buscar la ayuda en línea, pero si usas Office 365, ya
no está disponible la ayuda almacenada en el equipo, como ocurría en las versiones
anteriores.
1.8. Iniciar sesión

Si iniciamos sesión podemos conectarnos a Internet para subir nuestros archivos a
OneDrive y acceder a ellos desde cualquier ubicación. Volveremos sobre el tema más
adelante.

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Microsoft Access 2016 es la aplicación de bases de datos de Microsoft Office 2016,

Si hacemos clic en Reemplazar se ejecutará ese comando y nos aparecerá el cuadro de

Unidad 1. Elementos básicos de Access 2016 (II)

puedes cambiarlo desde Archivo, Opciones, apartado General, y en Tema de

Exportar información de datos vinculados a Excel

Si esto no es suficiente para nosotros y queremos tener esta información en un

Ampliación del cuadro de diálogo Mostar tabla

izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio , veremos una pantalla similar

En la columna de la izquierda aparece un listado de todas las aplicaciones que tenemos

- Hacer clic en el botón cerrar

La pestaña ARCHIVO es especial, no es realmente una pestaña sino un botón

flecha Atrás que hay en la esquina superior izquierda de la ventana.

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene

1.8. Iniciar sesión

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