GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

01. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE 011

 Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL
 Código del Programa de Formación: 521213
 Nombre del Proyecto: PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO EN
UNIDADES DE CORRESPONDENCIA, ARCHIVOS DE GESTIÓN, CENTRALES Y
FONDOS ACUMULADOS
 Fase del Proyecto: Ejecución.
 Actividad de Proyecto: ORGANIZAR DOCUMENTOS PRODUCIDOS Y RECIBIDOS, DE
ACUERDO CON LA LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA VIGENTE Y NORMAS MEDIO
AMBIENTALES
 Actividad de Aprendizaje: PREPARAR Y MICROFILMAR DOCUMENTOS, DE ACUERDO
CON NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
 Competencia: ORGANIZAR FONDOS ACUMULADOS DE ACUERDO CON
NORMATIVIDAD VIGENTE Y POLÍTICAS INSTITUCIONALES.
- Archivar los documentos teniendo en cuenta las tablas de valoración documental, los
principios archivísticos, las normas técnicas y la legislación vigente.
- Elaborar cuadros de clasificación documental teniendo en cuenta las diferentes estructuras
organico-funcionales, aplicando los principios archivísticos, normas de seguridad industrial
y salud ocupacional, normas y técnicas de preservación y conservación documental, y la
legislación vigente.
- Elaborar instrumentos de descripción documental, teniendo en cuenta las normas técnicas,
la tecnología disponible y la política institucional, para la posterior recuperación de la
información.
- Recopilar la información requerida para planear de la organización del fondo acumulado,
de acuerdo con las normas establecidas y las políticas documentales de la organización.
 Competencia: PRODUCIR TEXTOS EN INGLÉS EN FORMA ESCRITA Y ORAL
 Resultados de aprendizaje a alcanzar:
 Comprender una amplia variedad de frases y vocabulario en inglés sobre temas de interés
personal y temas técnicos
 Comprender las ideas principales de textos complejos en inglés que tratan de temas tanto
concretos como abstractos, incluso si son de carácter técnico, siempre que estén dentro de
su campo de especialización
 Leer textos complejos y con un vocabulario más específico, en inglés general y técnico
 Relacionarse con hablantes nativos en un grado suficiente de fluidez y naturalidad, de
modo que la comunicación se realice sin esfuerzo por parte de los interlocutores
 Encontrar y utilizar sin esfuerzo vocabulario y expresiones de inglés técnico en artículos de
revistas, libros especializados, páginas web, etc.
 Identificar formas gramaticales básicas en textos y documentos elementales escritos en

GFPI-F-019 V3
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 Reproducir en inglés frases o enunciados simples que permitan expresar de forma lenta
ideas o conceptos
 Buscar de manera sistemática información específica y detallada en escritos en inglés, mas
estructurados y con mayor contenido técnico.

Duración de la Guía: 25 horas

2. PRESENTACION
Las normas archivistas colombianas, dan un sinnúmero de alternativas para la preservación de
los documentos y por ende de la información que ellos contienen. Por tal motivo, hubo la
necesidad de crear procesos como la microfilmación, que al igual que la digitalización, logra
conservar y preservar la información para el futuro.

Si bien existen otras técnicas para la preservación de la información y la documentación, la

microfilmación sigue siendo utilizada para transformar documentos electrónicos o en papel a un
material sintético más resistente y durable: una cinta de material plástico flexible sobre la que se
deposita material fotográfico de excelente calidad. En este se fotografían los documentos con
reducciones que, a pesar de ser de mínimo tamaño, nunca pierden la calidad o la información que
contienen.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 REFLEXION INICIAL

Fuente: Archivo General de la Nación (Colombia)

Analice las imágenes y diga ¿qué ve en ellas?

R/ En ellas se ve claramente como realizan el proceso de la microfilmación y los insumos y

equipos necesarios para convertir los documentos en imágenes guardadas en cintas.

3.2 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN

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Estudio de caso:

Usted trabaja en el Archivo Central de una empresa X y es el responsable del área. Dentro de sus
funciones está el trámite y ejecución de la preservación de la memoria documental de la empresa.
Encuentra lo siguiente:

a. Tienen documentos guardados en cajas no de archivo que datan desde 1970.

b. No cuentan con tablas de retención documental
c. Se encuentran además documentos y fotografías en sobres
d. Necesitan información del año 1975 y no la encuentran
e. Existen documentos importantes y vitales para la entidad guardadas en bolsas plásticas

De acuerdo con la situación planteada anteriormente diga:

- ¿Cómo puede hacer la empresa para mantener la información durante mucho tiempo?

R/ La empresa debe digitalizar y microfilmar los documentos de acuerdo a lo establecido en

las TRD para preservar y conservar la información a través del tiempo.

- ¿Cómo haría usted para saber los tiempos de retención de los documentos?

R/ A través de la Tabla de Retención Documental, ya que en ella está estipulado el tiempo de

retención de los documentos en cada una de las etapas del archivo, además de conocer que
documentos tiene valores primarios y que otros tienen valores secundarios.

- ¿Cómo hace para dar la información que necesitan del año 1975 y cómo se pudiera
evitar esa situación?

R/ Se tendría que reconstruir la memoria institucional de la entidad, a través de una

investigación y una recopilación de documentos desde el momento en que fue creada la
empresa. Sin embargo, esta situación se podría evitar si la empresa digitalizará y microfilmara
los documentos que hacen parte de su memoria institucional, ya que mediante estas técnicas
la conservación se preservar y conservar a través del tiempo y se puede consultar fácilmente.

- ¿Cuáles serían las recomendaciones para poder preservar los documentos importantes
y vitales para la entidad y los documentos de valor histórico?

R/ Les recomendaría adoptar la microfilmación y digitalización, ya que con ellas la información

no solo se preservaría y conservaría a través del tiempo, sino que también se podría acceder
a ella más fácilmente, se ahorrarían costos en papel, cajas, estantes, y se evitaría la
duplicidad de documentos.
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3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACION

Todas las Actividades desarrolladas se planeado pedagógicamente con el fin de lograr el mayor
grado de aprehensión Cognitivo – Procedimental – Actitudinal.

- Actividad Cognitiva:

La instructora indaga sobre los saberes previos entre el grupo de aprendices y después de una
introducción, usted debe apropiarse de ciertos conocimientos.

Señor aprendiz, de forma individual, una vez realizada la inducción al tema, usted deberá apropiar
para su buen desempeño como archivista, investigación de:

Microfilmación: Concepto. Evolución histórica. Normas archivísticas. Normas Técnicas de

microfilmación

Concepto: La microfilmación es una técnica de reproducción de documentos, es decir es el

proceso fotográfico de los documentos.

Evolución Histórica: La microfilmación como técnica de reproducción de documentos se viene

usando en Colombia desde 1950, fecha en la cual se autorizó su uso mediante el Decreto Ley
2527 de 1950. Los principales usuarios han sido las entidades del Estado, seguidas por la
empresa privada, en la que se destaca el sector bancario.

La microfilmación comenzó en el año 1950 y el Archivo Nacional de Colombia no fue ajeno a este
proceso. En 1974, el Archivo Nacional adquiere una cámara planetaria Recordak MR2 Kodak, una
procesadora de películas Prostar DVR y una máquina duplicadora de microfilmes de marca
EXTEK. Es de anotar que hasta ese momento esta institución no hacía microfilmación de
conservación, solo se limitaba a microfilmar los documentos seleccionados por investigadores del
Archivo para su trabajo, a fin de evitar un fotocopiado excesivo.

En el año de 1974, la Organización de Estados Americanos – OEA, capacitó en los Estados

Unidos al señor Jorge Alberto Montoya, funcionario del Archivo Nacional, en las técnicas de
microfilmación y control de calidad y desde ese momento comenzó la microfilmación de
conservación en esta entidad; al mismo tiempo y con el fin de aprovechar los equipos de
procesado y duplicación, el Archivo Nacional comenzó a prestar un servicio de revelado y
duplicación a las empresas de servicios que existían en la época. También aquí debemos aclarar
que hasta esta fecha el único control de calidad que se realizaba era la inspección de las
imágenes, con el fin de ver si alguna era ilegible y si se debería repetir el trabajo; fue entonces
cuando el Archivo Nacional compró un densitómetro Macbeth y un inspectómetro, con lo cual
comenzó una tarea de concientizar a las empresas de servicios de microfilmación y otros usuarios
del microfilm, de la necesidad de elaborar microfilmes basados en normas técnicas
internacionales para obtener resultados de calidad.
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En el año de 1975, la Federación de Cafeteros, el Archivo Nacional, Kodak, 3M y Animex (Canon,

en ese entonces), conformaron la Asociación Colombiana de Microfilmación con el ánimo de
propender por la expansión del uso de la microfilmación y fue así que llegaron expertos en el
tema, provenientes de Brasil (Algunos de ellos José Roberto Vascocellos, Antonio Andrade e
Silva y al técnico en control de calidad de Kodak Wilson Camuso;) después la Asociación se
diluyó debido a intereses particulares y personales con lo que se perdió el rumbo y los objetivos
que se tenían.

Son dos los objetivos por los cuales se ha hecho microfilmación en Colombia y en el mundo:
seguridad y reducción de espacio. El primero, aplicado a aquellos documentos que, por su valor
informativo, se hace indispensable preservarlos a largo plazo, a fin de evitar su desaparición
causada por un posible evento catastrófico de origen natural o provocado por el hombre. En este
caso las películas de microfilm de tipo original o también llamado máster, deben estar guardadas
en sedes diferentes y distantes (cuando menos 300 kilómetros) al sitio donde se conservan los
papeles, que para este caso no deben ser destruidos. En el segundo se aprovecha del valor legal
que tiene la microfilmación en Colombia para evitar acumular grandes volúmenes de papel que
tienen tiempos de conservación limitados entre 2 y 20 años; así, una vez microfilmada la
documentación se procede a la eliminación del soporte papel (preferiblemente mediante procesos
de reciclado), ahorrando espacio de almacenamiento en depósitos de archivo.

Normas Técnicas:

 NTC 3723 Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y

sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnicas de operación.
 NTC 4080 Micrografía. Símbolos gráficos para uso en procesos de microfilmación.
 NTC 5174 Procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
 NTC 5238 Micrografía. Microfilmación de series. Procedimientos de operación.
 NTC 5421 Microfilmación. Microformas de gelatina y plata de primera generación.
Especificaciones de densidad y método de medida.
 NTC 5768 Micrografía. Películas de duplicación en plata y diazo. Densidad visual.
Especificaciones y medición.
 NTC 5912 Micrografía. Tabla de prueba de resolución. Descripción y uso.

Normas Archivísticas:

Las normas que se han expedido en Colombia y que regulan el uso de la microfilmación:

 Ley 141 de 1961

 Decreto Ley 2527 de 1950.
 Ley 39 de 1981
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 Ley 80 de 1989
 Ley 6 de 1992. Artículo 74
 Ley 594 de 2000
 Ley 962 de 2005
 Decreto 2527 de 1950
 Decreto 3354 de 1954
 Decreto 2620 de 1993
 Código de Comercio. Conservación de libros y papeles de comercio Artículo 60
 Acuerdo 07 de 1994. Artículo 58
 Acuerdo del AGN 037 de 2002

Equipos, elementos, mobiliario e insumos para Microfilmación. Alistamiento de

equipos. Insumos para el proceso de microfilmación. Operación de equipos

R/ Microfilmación tradicional o análoga:

Rotativas: equipos diseñados para microfilmar documentación de formatos carta y oficio a

gran velocidad, (hasta 120 hojas por minuto), mediante un sistema automático de
alimentación de papeles. Se requiere que la documentación se encuentre en buen estado
de conservación y adicionalmente suelta, sin material metálico, adhesivos, ni pliegues.

Planetarias: Cámaras usadas para la microfilmación de documentos que se encontraban

en mal estado de conservación, manuscritos, grandes formatos y en general documentación
empastada (siempre y cuando el libro abriera lo suficiente para permitir la total reproducción
de la información).

Procesado: son los equipos que permiten revelar la imagen de los rollos. Una vez estos
son microfilmados con la cámara de microfilmación utilizan químicos reveladores y fijadores
para su funcionamiento, además de agua a 100°F, para el correcto lavado de las películas

Para hacer control de calidad de microfilmes se requieren por lo menos los siguientes
equipos:
Inspectómetro o pantalla de visualización de microfilmes, con lupa accesoria.
Densitómetro
Microscopio de 100 aumentos
Empalmadoras ultrasónicas
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Para la consulta de los microfilmes se usan lectores, existen de 3 tipos:

Solo consulta
Copiadores: permiten realizar fotocopia
Digitalizadores: de estos solo se pueden conseguir nuevos los digitalizadores o escáner de
microfilmes que realizan la digitalización del fotograma de microfilm y lo envían al
computador para que sea visualizado, consultado y procesado por este;

Insumos
Los insumos directos usados para realizar el proceso de microfilmación son:
-Películas
-Químicos de revelado y fijado
-Carretes plásticos
-Cajas de cartón para los rollos, tanto desacidificadas como corrientes.
-Cinta adhesiva para procesado
-Tarjetas técnicas de resolución

Todos estos insumos están disponibles en varias empresas distribuidoras colombianas; no

obstante, en el caso de las películas solo existen a nivel internacional dos marcas
productoras, lo cual ha conducido a que este insumo sea casi un monopolio en Colombia, lo
que consecuentemente ha aumentado considerablemente el precio.

Microfilmación digital o electrónica

Equipos:
El principal equipo utilizado para realizar la microfilmación digital o electrónica es el Escritor
de Microfilmes, el cual se gestiona a través de un equipo computador que tiene a su vez el
software de manejo.
Al computador se le cargan las imágenes digitales de los documentos y con ellas se genera
el rollo de microfilm.

Insumos:
A excepción de una de las marcas de Escritores de Microfilm, que requiere una referencia
especial de rollo, las demás usan el mismo tipo de película que se usa para las cámaras de
tipo análogo.

Nota: Las normas técnicas que aplican a la microfilmación análoga o tradicional, son las
mismas que aplican para la microfilmación digital o electrónica.
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Procedimientos para la microfilmación. Preparación física de los documentos por

microfilmar.

El proceso de la microfilmación se resume de la siguiente manera:

 Preparación de la documentación a microfilmar teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Estad, orden y clasificación de los documentos y su posterior recuperación.
 Microfilmación: que comprende el proceso fotográfico de los documentos.
 Proceso de revelado del microfilm, que consiste en hacer visible la imagen latente en la
película.
 Inspección y control de calidad del microfilm, que comprende: Revisión en pantalla,
densitometría poder resolutivo y test químico.
 Indización y archivo de microfilm, o sea la manera como se indiza y archiva para su
posterior consulta.
 Consulta y recuperación de la información microfilmada: comprende la manera como se
obtiene y distribuye la información microfilmada cuando esta se requiera.
 Destrucción de los documentos microfilmados, una vez cumplidos los requisitos legales y
los términos de retención hallados para cada caso.

En este cuadro se ilustra el flujograna y la simbología a utilizar en el procedimiento de la

microfilmación y cada una de sus etapas.
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Preparación física de los documentos por microfilmar.

Se debe analizar la calidad el papel, color de tintas y papel, estado del papel, volumen a
microfilmar, tamaño del papel, gramaje del papel, tipo de unidad de conservación, calidad de
impresión o imagen, tipo de texto (texto, manuscrito, impresos, mapas, planos, etc.) y si es posible
la edad de la documentación a microfilmar)

Luego se debe verificar o tener en cuenta:

 Las hojas, páginas, fólderes, folios y otras unidades de archivo mal colocadas, deben ser
ubicadas en el orden correcto y los documentos que no pertenezcan a las mismas deben
ser removidos.

 Todas las imperfecciones tales como: mutilaciones, rasgaduras, manchas y omisiones que
afecten la legalidad del documento deben ser reparadas en lo posible sin afectar la
originalidad de este.

 Deben hacerse todos los esfuerzos para obtener documentos faltantes, de modo que la
película pueda ser un registro del archivo tan completo como sea posible. Si las paginas,
documentos u otras unidades faltantes no pueden ser localizadas, se debe microfilmar una
tarjeta con el título “página faltante” o “documento faltante”.

 La persona encargada de la preparación, y expurgo del archivo deberá colocar las tarjetas
apropiadas entre las hojas o paginas antes de que los documentos sean entregados al
operario de microfilmación.

Después se debe realizar la foliación a cada expediente con el fin de determinar el número de
imágenes o documentos, que probamente se pueden acomodar en el rollo de película; el fin de
rollo debe hacerse en puntos lógicos, teniendo en cuenta el archivo, tema o volumen. El número
de tomas en un rollo se determina por:

1. Longitud de la película
2. Ancho de la película
3. Reducción
4. Tamaño del documento
5. Tamaño dela área fotográfica
6. Orientación
7. Requerimientos fílmicos para cada archivo

Estos factores determinan la cantidad de película que avanza por cada toma.

Luego el operario debe retirar cualquier doblez que pueda ocultar información importante del
documento a microfilmar, al tiempo deben ser removidos todos los ganchos, clips, material
metálico y cualquier otro elemento extraño.
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Actas Inicial y Final. Tarjetas

El Operador de Microfilmación realiza el acta inicial del respectivo rollo a microfilmar.

Se preparan, organizan y microfilman los documentos. El contenido y orden de los documentos a
microfilmar es el consignado en la tabla siguiente.
Terminado el proceso de microfilmación se elaborará por parte del Operador de Microfilmación el
acta final

Acta Inicial:

Número de orden del rollo y fecha en que se comienza; nombre de la entidad o persona a quien
pertenezca el archivo; la determinación de lo que se va a copiar en él, el nombre y firma de las
personas responsables de la microfilmación (Operador de microfilmación y Director de
Certificación y Gestión Documental).

Acta Final:

Se microfilma después del último documento y debe constar: fecha en que se terminó de
microfilmar el respectivo rollo; número de orden del rollo y cantidad de imágenes que contiene (a
ser posible con una lista o detalle de ellos, Si aplica); identificación del último documento
microfilmado, estado en que haya quedado microfilmada la cinta, expresando los vicios que tenga:
los espacios en blanco que hayan quedado, las correcciones que se le hayan hecho, etc.; el
nombre y firma de las personas responsables de la microfilmación (Operador de microfilmación y
Director de Certificación y Gestión Documental).

Tarjetas:

Tarjeta de Iniciación de Rollo: Símbolo descrito en la norma NTC 4080 o la palabra

“COMIENZO”

Tarjeta de Identificación: Descripción total o abreviada del documento a ser encontrado en la

película: nombre del operador, nombre de la Institución/Empresa, especificaciones de la película,
equipo utilizado y reducción utilizada

Tarjeta de Aprobación de la Microfilmación: Acto Administrativo interno que aprueba el

procedimiento de microfilmación

Tarjeta de Identificación de la Unidad Responsable de la Microfilmación: Logo de la empresa

que va a realizar la microfilmación (Dirección de Certificación y Gestión Documental).
Tarjetas aclaratorias: Se utilizan a lo largo de la película para dar información acerca de la
condición del documento original, la reproducción o para separar un grupo de documentos en el
mismo rollo.
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Tarjeta de Título Nombre (Contenido General)

Tarjeta de Identificación del contenido del rollo: Nombre de la Unidad donde pertenece el
archivo, número de rollo y contenido (Tipo documental, año, número de fólderes y número de
cajas)

Tarjeta de finalización del rollo: Símbolo descrito en la norma NTC 4080 o la palabra “FINAL”.

Almacenaje y protección Y conservación de microfilmes. Requerimientos para el

almacenaje de los microfilmes.

Almacenamiento en carretes: la mejor forma de archivar los microfilmes son los carretes
plásticos, puesto que evitan la oxidación y protegen a la película de cualquier tipo de alteración

En cajas: en caso de utilizar cajas, estas deben ser de cartón ya que permiten que las películas
reciban oxigenación, siempre y cuando tengan un mínimo índice de acidez para evitar
contaminación química. Las cajas plásticas y metálicas so recomendadas en lugares donde hay
mucho polvo y contaminación ambiental.

En gabinetes, estantes o archivadores rodantes: los gabinetes, estantes y archivadores

rodantes deben ser metálicos, que tengan orificios en cada uno de sus compartimientos para
garantizar que entre aire y así evitar la oxidación y otros problemas.

De acuerdo con el AGN (Acuerdo 8 de 2014) Para los documentos en formato análogo como
microfilm, cintas fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos, fotografía entre otros, se
tendrá en cuenta, por lo menos, lo siguiente:

 Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH

neutro; los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente estables, no
desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrán emplear
siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los
rangos establecidos para cada tipo de soporte.

 Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en

material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente
debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acorde con
el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

 Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT, entre otros, deberán
almacenarse completamente rebobinadas en sus respectivas cajas alejadas de campos
magnéticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado
periódico y verificación de datos, los cuales se darán en relación directa con las
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condiciones de humedad del área de depósito de tal manera que a mayor humedad mayor
frecuencia en el proceso.

 Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las
condiciones ambientales que incluyan el control, registro y análisis permanente de
temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación,
evitando fluctuaciones en las condiciones, que puedan causar alteraciones a los
documentos y pongan en riesgo su preservación en el tiempo.

 Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, los

depósitos, la estantería y de las unidades de almacenamiento, utilizando productos que no
afecten la integridad física de los documentos.

 El prestador del servicio, debe contar con el plan de prevención y atención de desastres y
llevar el registro permanente, de la aplicación de todas las medidas preventivas y
correctivas necesarias para minimizar al máximo cualquier riesgo de daño, pérdida o uso
indebido de los archivos que custodia.

Normas de calidad ISO y Normas Técnicas Colombianas NTC sobre microfilmación:

NTC 3723: Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de
plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación.
NTC 4080: Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación
y localización. Clasificación de Microfilmes.
NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
NTC 5238: Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación.
NTC 5421: Microfilmación. Microformas de gelatina y plata de primera generación.
Especificaciones de densidad y método de medida.
NTC 5768: Micrografía. Películas de duplicación en plata y diazo. Densidad visual.
Especificaciones y medición.
NTC 5912: Micrografía. Tabla de prueba de resolución. Descripción y uso.
ISO 9001: Gestión/ control de Calidad
ISO 446, 3272, 3334, 4087, 6196, 6197, 6199, 6428, 6829, 9848, 10196

Control de Calidad en microfilmación. Concepto.

El control de calidad consiste en verificar el cumplimiento de las normas técnicas que regulan la
microfilmación.
El control de la calidad se hace para conseguir los resultados esperados, para esto, controlamos
para evitar los defectos o no conformidades.
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Consulta y lectura de microfilmes.

Reproducción de documentos: el servicio de reproducción de documentos está concebido y

organizado como apoyo a las consultas de documentos. El derecho de acceso conlleva el de
obtener copias o certificados de los documentos.
Los equipos de reproducción de documentos son aquellos que permiten reproducir una pieza al
igual que un modelo dado.
Existen dos tipos de reproducción: la reprografía y la xerografía.

La reprografía: es el proceso que permite reproducir documentos impresos mediante técnicas

como la fotocopia, el facsímil y la fotografía.

La Xerografía: es el proceso mediante el cual una superficie es cargada con electricidad estática
de forma uniforme para la reproducción de documentos e imágenes.

Lector de microfilmes:
 Lector de Microfichas
 Lector de Microfilm en rollo de 16 mm y microfichas
 Lector de Microfilm en rollo de 16 y 35 mm

Consulta en el lector convencional o análogo:

El encargado del lector verifica que la magnificación sea de 24 X y que estén libres de polvo, el
lente, pantalla, espejos y porta microficha y ubica en pantalla el encabezamiento de la microficha.
Verifica el test, el título, el código y el número de la microficha, con ayuda del localizador que está
en la base del lector se van ubicando los fotogramas en su orden, con este sistema se revisa la
posición exacta de cada fotograma de acuerdo con las coordenadas X- Y. En cada fotograma se
revisa:

Posición de los documentos

Legibilidad y contraste
Paginación y Secuencia
Posición y verificación del índice
Iniciación y terminación del documento
Defectos fotográficos
Dobleces y estiramientos
Manchas en la película
Suciedad y rayones

Actividad Procedimental: Preparar la máquina microfilmadora para el proceso de

microfilmación.

Después de haberse apropiado de los conocimientos, con instrucciones previamente dadas,

procederá a preparar la máquina y los documentos que va a microfilmar. Deberá colocar el rollo
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en la cámara y hacer la práctica requerida. Posteriormente visualizará en el lector impresor,

documentos microfilmados.

Actividad Actitudinal:

Después de conocer y apropiarse de los conocimientos, individualmente diga…….

- ¿Usted recomendaría a su empresa la microfilmación de sus documentos? ¿Cuál sería

su reacción ante una total negativa de sus jefes para la preservación de los
documentos?

R/ Claro que recomendaría a la empresa la microfilmación de los documentos, ya que esta

técnica ofrece muchos beneficios, entre ellos la conservación y preservación de la memoria
institucional de la entidad a lo largo del tiempo.
En caso de que la empresa rechace la recomendación, elaboraría un proyecto en donde
exponga todo lo relacionado con la microfilmación, su importancia y los benéficos que le
aportaría a la empresa tanto en su organización documental y la preservación de su
información, como en la parte económica, esto con el fin de que la empresa se concientice y
adopte esta técnica.

 Actividades de transferencia

Señor aprendiz, de forma individual realice un ensayo sobre la microfilmación y su experiencia en

la preparación de la documentación a microfilmar y operación de la máquina microfilmadora. Debe
decir en el ensayo cuáles son sus expectativas con respecto a los procesos de preservación a
largo plazo de la información teniendo en cuenta la tecnología. El ensayo debe enviarse a la
blackboard en la fecha estipulada por su instructora.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

de Evaluación
Evidencias de Conocimiento :
Respuesta a preguntas sobre: -Identifica el concepto de Técnica: preguntas
- Microfilmación microfilmación. Instrumento: Cuestionario y
-Identifica los procesos análisis documental.
para la microfilmación.

Evidencias de Desempeño: -Prepara los documentos a Técnica: Observación

microfilmar -Prepara la Instrumento: Lista de
máquina microfilmadora. chequeo
-Realiza el procedimiento
para la microfilmación de
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documentos.

Evidencias de Producto:
Técnica: Observación
-Presenta cinco Instrumento: Lista de
documentos chequeo
microfilmados.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

 Manual de Microfilmación del SENA

 Microfilmación, uso actual y futuro. Archivo General de la Nación
 Decreto 2527 de 1950
 Normas Técnicas Colombianas sobre microfilm

Webgrafía:
 www.archivogeneral.gov.co
 Sistema de Bibliotecas SENA, link: biblioteca.sena.edu.co, ingresar al repositorio, finanzas y
administración.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependenci Fecha

a
Autor Deniris Zambrano Instructora CLPE Enero de 2019
(es) Nancy Pinedo Instructora CLPE