Guia 011 Microfilmación
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GFPI-F-019 V3
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
GUÍA DE APRENDIZAJE
Reproducir en inglés frases o enunciados simples que permitan expresar de forma lenta
ideas o conceptos
Buscar de manera sistemática información específica y detallada en escritos en inglés, mas
estructurados y con mayor contenido técnico.
2. PRESENTACION
Las normas archivistas colombianas, dan un sinnúmero de alternativas para la preservación de
los documentos y por ende de la información que ellos contienen. Por tal motivo, hubo la
necesidad de crear procesos como la microfilmación, que al igual que la digitalización, logra
conservar y preservar la información para el futuro.
Estudio de caso:
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Usted trabaja en el Archivo Central de una empresa X y es el responsable del área. Dentro de sus
funciones está el trámite y ejecución de la preservación de la memoria documental de la empresa.
Encuentra lo siguiente:
- ¿Cómo puede hacer la empresa para mantener la información durante mucho tiempo?
- ¿Cómo haría usted para saber los tiempos de retención de los documentos?
- ¿Cómo hace para dar la información que necesitan del año 1975 y cómo se pudiera evitar esa
situación?
- ¿Cuáles serían las recomendaciones para poder preservar los documentos importantes y
vitales para la entidad y los documentos de valor histórico?
Todas las Actividades desarrolladas se planeado pedagógicamente con el fin de lograr el mayor
grado de aprehensión Cognitivo – Procedimental – Actitudinal.
- Actividad Cognitiva:
La instructora indaga sobre los saberes previos entre el grupo de aprendices y después de una
introducción, usted debe apropiarse de ciertos conocimientos.
Señor aprendiz, de forma individual, una vez realizada la inducción al tema, usted deberá apropiar
para su buen desempeño como archivista, investigación de:
La microfilmación comenzó en el año 1950 y el Archivo Nacional de Colombia no fue ajeno a este
proceso. En 1974, el Archivo Nacional adquiere una cámara planetaria Recordak MR2 Kodak, una
procesadora de películas Prostar DVR y una máquina duplicadora de microfilmes de marca
EXTEK. Es de anotar que hasta ese momento esta institución no hacía microfilmación de
conservación, solo se limitaba a microfilmar los documentos seleccionados por investigadores del
Archivo para su trabajo, a fin de evitar un fotocopiado excesivo.
Son dos los objetivos por los cuales se ha hecho microfilmación en Colombia y en el mundo:
seguridad y reducción de espacio. El primero, aplicado a aquellos documentos que, por su valor
informativo, se hace indispensable preservarlos a largo plazo, a fin de evitar su desaparición
causada por un posible evento catastrófico de origen natural o provocado por el hombre. En este
caso las películas de microfilm de tipo original o también llamado máster, deben estar guardadas
en sedes diferentes y distantes (cuando menos 300 kilómetros) al sitio donde se conservan los
papeles, que para este caso no deben ser destruidos. En el segundo se aprovecha del valor legal
que tiene la microfilmación en Colombia para evitar acumular grandes volúmenes de papel que
tienen tiempos de conservación limitados entre 2 y 20 años; así, una vez microfilmada la
documentación se procede a la eliminación del soporte papel (preferiblemente mediante procesos
de reciclado), ahorrando espacio de almacenamiento en depósitos de archivo.
Normas Técnicas:
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Normas Archivísticas:
Las normas que se han expedido en Colombia y que regulan el uso de la microfilmación:
Equipos, elementos, mobiliario e insumos para Microfilmación. Alistamiento de equipos. Insumos para el proceso de
microfilmación. Operación de equipos
Rotativas: equipos diseñados para microfilmar documentación de formatos carta y oficio a gran velocidad,
(hasta 120 hojas por minuto), mediante un sistema automático de alimentación de papeles. Se requiere que la
documentación se encuentre en buen estado de conservación y adicionalmente suelta, sin material metálico,
adhesivos, ni pliegues.
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Planetarias: Cámaras usadas para la microfilmación de documentos que se encontraban en mal estado de
conservación, manuscritos, grandes formatos y en general documentación empastada (siempre y cuando el
libro abriera lo suficiente para permitir la total reproducción de la información).
Procesado: son los equipos que permiten revelar la imagen de los rollos. Una vez estos son microfilmados con
la cámara de microfilmación utilizan químicos reveladores y fijadores para su funcionamiento, además de
agua a 100°F, para el correcto lavado de las películas
Para hacer control de calidad de microfilmes se requieren por lo menos los siguientes equipos:
Inspectómetro o pantalla de visualización de microfilmes, con lupa accesoria.
Densitómetro
Microscopio de 100 aumentos
Empalmadoras ultrasónicas
Insumos
Los insumos directos usados para realizar el proceso de microfilmación son:
-Películas
-Químicos de revelado y fijado
-Carretes plásticos
-Cajas de cartón para los rollos, tanto desacidificadas como corrientes.
-Cinta adhesiva para procesado
-Tarjetas técnicas de resolución Todos estos insumos están disponibles en varias empresas distribuidoras
colombianas; no obstante, en el caso de las películas solo existen a nivel internacional dos marcas
productoras, lo cual ha conducido a que este insumo sea casi un monopolio en Colombia, lo que
consecuentemente ha aumentado considerablemente el precio.
Equipos:
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El principal equipo utilizado para realizar la microfilmación digital o electrónica es el Escritor de Microfilmes,
el cual se gestiona a través de un equipo computador que tiene a su vez el software de manejo.
Al computador se le cargan las imágenes digitales de los documentos y con ellas se genera el rollo de
microfilm.
Insumos:
A excepción de una de las marcas de Escritores de Microfilm, que requiere una referencia especial de rollo, las
demás usan el mismo tipo de película que se usa para las cámaras de tipo análogo.
Nota: Las normas técnicas que aplican a la microfilmación análoga o tradicional, son las mismas que aplican
para la microfilmación digital o electrónica.
Preparación de la documentación a microfilmar teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Estad, orden y clasificación de los
documentos y su posterior recuperación.
Microfilmación: que comprende el proceso fotográfico de los documentos.
Proceso de revelado del microfilm, que consiste en hacer visible la imagen latente en la película.
Inspección y control de calidad del microfilm, que comprende: Revisión en pantalla, densitometría poder resolutivo y test químico.
Indización y archivo de microfilm, o sea la manera como se indiza y archiva para su posterior consulta.
Consulta y recuperación de la información microfilmada: comprende la manera como se obtiene y distribuye la información
microfilmada cuando esta se requiera.
Destrucción de los documentos microfilmados, una vez cumplidos los requisitos legales y los términos de retención hallados para
cada caso.
En este cuadro se ilustra el flujograna y la simbología a utilizar en el procedimiento de la microfilmación y cada una de sus etapas.
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se debe analizar la calidad el papel, color de tintas y papel, estado del papel, volumen a microfilmar, tamaño del papel, gramaje del papel, tipo
de unidad de conservación, calidad de impresión o imagen, tipo de texto (texto, manuscrito, impresos, mapas, planos, etc.) y si es posible la
edad de la documentación a microfilmar)
Las hojas, páginas, fólderes, folios y otras unidades de archivo mal colocadas, deben ser ubicadas en el orden correcto y los
documentos que no pertenezcan a las mismas deben ser removidos.
Todas las imperfecciones tales como: mutilaciones, rasgaduras, manchas y omisiones que afecten la legalidad del documento deben
ser reparadas en lo posible sin afectar la originalidad de este.
Deben hacerse todos los esfuerzos para obtener documentos faltantes, de modo que la película pueda ser un registro del archivo tan
completo como sea posible. Si las paginas, documentos u otras unidades faltantes no pueden ser localizadas, se debe microfilmar una
tarjeta con el título “página faltante” o “documento faltantes”.
La persona encargada de la preparación, y expurgo del archivo deberá colocar las tarjetas apropiadas entre las hojas o paginas antes
de que los documentos sean entregado al operario de microfilmación.
Después se debe realizar la foliación a cada expediente con el fin de determinar el número de imágenes o documentos, que probamente se
pueden acomodar en el rollo de película; el fin de rollo debe hacerse en puntos lógicos, teniendo en cuenta el archivo, tema o volumen. El
número de tomas en un rollo se determina por:
1. Longitud de la película
2. Ancho de la película
3. Reducción
4. Tamaño del documento
5. Tamaño dela área fotográfica
6. Orientación
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Luego el operario debe retirar cualquier doblez que pueda ocultar información importante del documento a microfilmar, al tiempo deben ser
removidos todos los ganchos, clips, material metálico y cualquier otro elemento extraño.
Acta Inicial:
Número de orden del rollo y fecha en que se comienza; nombre de la entidad o persona a quien pertenezca el
archivo; la determinación de lo que se va a copiar en él, el nombre y firma de las personas responsables de la
microfilmación (Operador de microfilmación y Director de Certificación y Gestión Documental).
Acta Final
Se microfilma después del último documento y debe constar: fecha en que se terminó de microfilmar el respectivo
rollo; número de orden del rollo y cantidad de imágenes que contiene (a ser posible con una lista o detalle de ellos, Si
aplica); identificación del último documento microfilmado, estado en que haya quedado microfilmada la cinta,
expresando los vicios que tenga: los espacios en blanco que hayan quedado, las correcciones que se le hayan hecho,
etc.; el nombre y firma de las personas responsables de la microfilmación (Operador de microfilmación y Director de
Certificación y Gestión Documental).
Tarjeta de Iniciación de Rollo: Símbolo descrito en la norma NTC 4080 o la palabra “COMIENZO”
Tarjeta de Identificación: Descripción total o abreviada del documento a ser encontrado en la película: nombre del
operador, nombre de la Institución/Empresa, especificaciones de la película, equipo utilizado y reducción utilizada
Tarjeta de Aprobación de la Microfilmación: Acto Administrativo interno que aprueba el procedimiento de
microfilmación
Tarjeta de Identificación de la Unidad Responsable de la Microfilmación: Logo de la empresa que va a realizar la
microfilmación (Dirección de Certificación y Gestión Documental).
Tarjetas aclaratorias: Se utilizan a lo largo de la película para dar información acerca de la condición del documento
original, la reproducción o para separar un grupo de documentos en el mismo rollo.
Tarjeta de Título Nombre (Contenido General)
Tarjeta de Identificación del contenido del rollo: Nombre de la Unidad donde pertenece el archivo, número de rollo
y contenido (Tipo documental, año, número de fólderes y número de cajas)
Tarjeta de finalización del rollo: Símbolo descrito en la norma NTC 4080 o la palabra “FINAL”.
En cajas: en caso de utilizar cajas, estas deben ser de cartón ya que permiten que las películas reciban oxigenación, siempre y cuando tengan
un mínimo índice de acidez para evitar contaminación química. Las cajas plásticas y metálicas so recomendadas en lugares donde hay mucho
polvo y contaminación ambiental.
En gabinetes, estantes o archivadores rodantes: los gabinetes, estantes y archivadores rodantes deben ser metálicos, que tengan orificios en
cada uno de sus compartimientos para garantizar que entre aire y así evitar la oxidación y otros problemas.
NTC 3723: Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y
35mm. Técnicas de operación.
NTC 4080: Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y localización.
Clasificación de Microfilmes.
NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
NTC 5238: Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación.
NTC 5421: Microfilmación. Microformas de gelatina y plata de primera generación. Especificaciones de densidad y
método de medida.
NTC 5768: Micrografía. Películas de duplicación en plata y diazo. Densidad visual. Especificaciones y medición.
NTC 5912: Micrografía. Tabla de prueba de resolución. Descripción y uso.
ISO 9001: Gestión de Calidad
Reproducción de documentos: el servicio de reproducción de documentos está concebido y organizado como apoyo a las consultas de
documentos. El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos.
Los equipos de reproducción de documentos son aquellos que permiten reproducir una pieza al igual que un modelo dado.
Existen dos tipos de reproducción: la reprografía y la xerografía.
La reprografía: es el proceso que permite reproducir documentos impresos mediante técnicas como la fotocopia, el facsímil y la fotografía.
La Xerografía: es el proceso mediante el cual una superficie es cargada con electricidad estática de forma uniforme para la reproducción de
documentos e imágenes.
Lector de microfilmes:
Lector de Microfichas
Lector de Microfilm en rollo de 16 mm y microfichas
Lector de Microfilm en rollo de 16 y 35 mm
que está en la base del lector se van ubicando los fotogramas en su orden, con este sistema se revisa la posición exacta de cada fotograma de
acuerdo con las coordenadas X- Y. En cada fotograma se revisa:
Después de haberse apropiado de los conocimientos, con instrucciones previamente dadas, procederá a preparar la máquina y los documentos
que va a microfilmar. Deberá colocar el rollo en la cámara y hacer la práctica requerida. Posteriormente visualizará en el lector impresor,
documentos microfilmados.
Actividad Actitudinal:
- ¿Usted recomendaría a su empresa la microfilmación de sus documentos? ¿Cuál sería su reacción ante una total negativa de sus jefes
para la preservación de los documentos?
Actividades de transferencia
Señor aprendiz, de forma individual realice un ensayo sobre la microfilmación y su experiencia en la preparación de la documentación a
microfilmar y operación de la máquina microfilmadora. Debe decir en el ensayo cuáles son sus expectativas con respecto a los procesos de
preservación a largo plazo de la información teniendo en cuenta la tecnología. El ensayo debe enviarse a la blackboard en la fecha estipulada
por su instructora.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Conocimiento :
Respuesta a preguntas sobre: -Identifica el concepto de Técnica: preguntas
- Microfilmación microfilmación. Instrumento: Cuestionario y análisis
-Identifica los procesos para la documental.
microfilmación.
5. GLOSARIO DE TERMINOS
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
Webgrafía:
www.archivogeneral.gov.co
Sistema de Bibliotecas SENA, link: biblioteca.sena.edu.co, ingresar al repositorio, finanzas y administración.