MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

David Andrés Ávila Garzón

Santiago Chamorro Hernández
Lorena Ramírez

SENA CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

COORDINACION DE ARTICULACION CON LA MEDIA
INSTITUCION EDUCATIVA REPUBLICA DE MEXICO
BOGOTA D.C.
2022
 MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

David Andrés Ávila Garzón

Santiago Chamorro Hernández
Lorena Ramírez

DOCENTE
ESMERALDA CASTRO MORENO

SENA CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

COORDINACION DE ARTICULACION CON LA MEDIA
INSTITUCION EDUCATIVA REPUBLICA DE MEXICO
BOGOTA D.C.
2022
 3 INTRODUCCIÓN
En el entorno empresarial actual, la información es un activo de vital importancia para el
éxito de cualquier organización. La capacidad de gestionar adecuadamente los
documentos y registros empresariales se ha convertido en un aspecto crítico para
garantizar la eficiencia operativa, el cumplimiento normativo y la toma de decisiones
informadas. Es en este contexto que surge la necesidad de implementar un Manual de
Gestión Documental, una herramienta esencial para la organización, control y acceso
efectivo a la información empresarial.

El presente trabajo tiene como objetivo presentar y analizar las principales

características, beneficios y etapas clave de un Manual de Gestión Documental.
Comenzaremos definiendo qué es la gestión documental y su importancia en el
contexto actual, destacando los desafíos que enfrentan las organizaciones en la
administración de sus documentos en formato físico y digital.

4 OBJETIVOS (GENERAL Y ESPECIFICO)

General: El objetivo general de este Manual de Gestión Documental es proporcionar a
la organización una guía completa y práctica para establecer un sistema eficiente de
gestión de documentos, que permita la organización, control y acceso efectivo a la
información empresarial, tanto en formato físico como digital.

Específicos:

 Definir los conceptos fundamentales de la gestión documental, incluyendo la

importancia de la administración de documentos en el entorno empresarial
actual.

 Identificar los desafíos y problemáticas comunes que enfrentan las

organizaciones en la gestión de sus documentos, tanto en formato físico como
digital.

 Establecer políticas y procedimientos claros para la creación, captura,

clasificación, conservación y disposición de los documentos, con el fin de
garantizar su integridad, disponibilidad y confidencialidad.

5 MARCO TEROICO
$ Normatividad de la gestión documental
Ley 594 del 2000
Tiene como objetivo principal regular y promover la gestión documental y archivística en
el país, garantizando la conservación, el acceso y el uso adecuado de los documentos
como patrimonio cultural e información para la administración pública y la sociedad en
general.
Esta establece una serie de principios fundamentales para la gestión documental, como
la integridad, la eficiencia, la participación ciudadana, la interoperabilidad, la
confiabilidad, la autenticidad, la accesibilidad y la preservación.

Esta también establece la creación y organización del Sistema Nacional de Archivos

(SNA), el cual tiene como objetivo coordinar y promover la gestión documental y
archivística en el ámbito nacional.
Acuerdo 049 de 2000
Este acuerdo se centra en las generalidades sobre la forma de crear documentos y
como marcarlos de una forma segura y adecuada de modo que estos se preserven en
su mayoría, además de reglamentar sitios para guardar documentos en lugares físicos
con estructuras predeterminadas por el mismo acuerdo
Acuerdo 50 de 2000
Este acurdo tiene el propósito de prevenir el deterioro y degradación de los archivos
que se guardan por un gran lapso de tiempo, para así evitar pérdidas de información ya
se por el mal clima o por una mala administración
Gestión documental
Es un conjunto de normas técnicas y practicas las cuales son usadas para administrar
los documentos de cualquier tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la
recuperación de información desde ellos, también determina el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los documentos que ya no sirven y asegurar la
conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando distintos
principios de racionalización y economía
$ Tipos de gestión documental
Digitalización de documentos
Al escanear documentos, evitamos que acumules grandes cantidades de papel en tus
estanterías durante años. Con tanto material archivado en los estantes, es una tarea
casi imposible encontrar documentos cuando los necesita. Sin embargo, una vez que el
material está digitalizado, es más fácil de encontrar. Almacenamos el material en
recursos informáticos para que puedas acceder a él lo más rápido posible sin moverte
de tu lugar de trabajo.
Digitalización de fotos
El escaneo de fotos es otra gestión de documentos que nos ayuda a conservar sus
mejores recuerdos y sus fotos y negativos o diapositivas actuales. Es importante tener
el material convenientemente a mano, para que puedas usarlo como quieras, ya sea
para consultas o para el sinfín de aplicaciones que aparecen todos los días, como
álbumes digitales, regalos o decoración de fotos.
Digitalización de microfilms
El microfilm ha sido y sigue siendo una importante fuente de información en archivos
históricos y en campos tan diversos como la banca, la sanidad o la industria. Incluso si
la película fotográfica se almacena correctamente, muchos peligros, como hongos,
fuego, humedad o contaminación química, pueden afectar su estabilidad. El escaneado
de microfilmes es la solución adecuada para su conservación.
Cabe agregar que el acceso a la información contenida en los microfilmes depende de
costosos equipos de visualización, donde el acceso es lento. En los últimos años,
muchas instituciones y empresas han decidido digitalizar microfilmes para aumentar la
seguridad y el acceso a la información.
Digitalización de planos
Cada vez son más las empresas que trabajan con planos, mapas, grandes carteles o
dibujos técnicos y deciden digitalizar estos archivos para conservarlos adecuadamente
y ponerlos a disposición en formato digital.
Un plano o cartel histórico digitalizado es más fácil de almacenar y archivar. Se puede
utilizar, por ejemplo, en una reunión; un dispositivo electrónico es suficiente para
manejarlo.
Destrucción de documentos
Una vez que se completa el procesamiento y la digitalización de documentos, la
siguiente parte de la gestión de registros debe pasar al inicio de la forma de un servicio
de destrucción de documentos certificados a través de varios pasos, como el uso, la
eliminación y el reemplazo de contenedores que permiten la limpieza de documentos.
información confidencial.
$ Ciclo vital del documento (archivo de gestión, general e histórico)
El ciclo de vida de un documento se asigna a diferentes fases o etapas del documento
desde la creación hasta la eliminación o selección su almacenamiento y establecimiento
a perpetuidad se basa en el valor del documento y frecuencia de uso. La Ley de
Archivos del Distrito Federal prevé tres etapas: la tramitación administrativa o
gestión de archivos, el archivo centralizado y el archivo histórico.
$ Tipos de comunicaciones

Comunicaciones oficiales recibidas:

Es la comunicación que se recibe por entidades públicas, entidades privadas, y

personas naturales.

Comunicaciones oficiales enviadas:

Es la comunicación que se envía a entidades públicas, entidades privadas, y a

personas naturales.

Trámite de las comunicaciones (comunicación externa recibida – recepción y

radicación, registro de las comunicaciones recibidas,)

Comunicación externa recibida

Agrupa los documentos emitidos por personas o entidades externas con destino a
cualquier entidad o empresa

Recepción y radicación

Es el procedimiento por medio del cual las entidades a medida que van
recibiendo correspondencia ya sea de clientes u otras entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la
fecha y hora de recibo o envío.

Registro de comunicaciones recibidas

Es el procedimiento por el cual una empresa incorpora a su sistema de control

manual o automático todas las comunicaciones generadas o recibidas.

Principios de la organización archivística

Los principios generales de la organización archivística de los fondos documentales son

el respeto al origen y al orden natural de los documentos, los cuales están dados por la
oficina productora de los mismos.

Principio de Origen:
Este es el principio que todo archivo debe seguir colocado en la colección de literatura
de la que provino, tomado en cuenta la unidad e independencia de cada fondo debe
mantenerse internamente también Integridad y continuidad de episodios, series
y documentos. Éste principios de los archivos históricos y Administrativamente, porque
la información debe ser conocida o reconstruida en todos los casos.

El desarrollo histórico estructural de la institución, donde determinó Dependencias y

funciones que usted crea o desarrolla previamente, Documentación relevante
agrupada en torno a cada integración en la serie Para aplicar el principio
de descendencia, es necesario determinarla entidad que elabora el
documento, la autoridad emisora, Las características desarrolladas y
los archivos producidos se agrupan en series. La clasificación de archivos es necesaria
para reconstruir la estructura del archivo. Antecedentes documentales.

Principios del orden natural: se aplica a documentos en cada carpeta o archivo,

insértelos De acuerdo con la continuidad de la actividad administrativa
derivados de su producción.

Cuando una serie documental Consistiendo en múltiples archivos o

carpetas, estos también deben ser Un posicionamiento coherente que respete el orden
natural en el que se sitúan ellos son sumisos.

6. Gráfico de 8 pasos para la gestión documental:

7. tabla de retención documental y de inventario documental:

Tabla de Retención Documental:

Paso 1: Identificar las categorías de documentos
- Revisar la legislación y regulaciones aplicables a su organización para determinar las
categorías de documentos requeridas. Estas pueden incluir categorías generales como
administración, recursos humanos, finanzas, etc.
- Determinar cuánto tiempo es necesario conservar cada tipo de documento. Esto
puede basarse en los requisitos legales o en las necesidades internas de su
organización.

Paso 2: Diseñar la estructura de la tabla

- Crear una tabla que incluya las categorías de documentos y las fechas de retención
correspondientes.
- Agregar columnas adicionales para proporcionar detalles sobre cada categoría de
documento, como el tipo de documento, descripción, número de referencia y ubicación
física o electrónica.

Paso 3: Completar la tabla

- Llenar la tabla con la información correspondiente para cada categoría de documento.
Asegurarse de incluir las fechas de inicio y fin de retención, así como cualquier otro
detalle relevante.
- Si hay variaciones en los requisitos de retención según la jurisdicción o el tipo de
documento, asegúrese de reflejar eso en la tabla.

Paso 4: Revisar y validar la tabla

- Solicitar la revisión de expertos legales o de cumplimiento para asegurarse de que la
tabla cumpla con todas las regulaciones aplicables.
- Realizar una revisión interna para asegurarse de que la tabla abarque todos los tipos
de documentos relevantes para su organización.

Tabla de Inventario Documental:

Paso 1: Identificar las categorías de documentos

- Analizar los tipos de documentos que se manejan en su organización, como contratos,
facturas, informes, correspondencia, etc.
- Determinar los criterios para clasificar y agrupar los documentos en categorías.

Paso 2: Diseñar la estructura de la tabla

- Crear una tabla que incluya las categorías de documentos y las columnas
correspondientes para los detalles del inventario.
- Las columnas pueden incluir el nombre del documento, número de referencia,
ubicación física o electrónica, fecha de creación, fecha de vencimiento, propietario del
documento, etc.

Paso 3: Completar la tabla

- Llenar la tabla con los detalles de inventario para cada categoría de documento.
- Asegurarse de registrar la información necesaria para identificar y rastrear cada
documento de manera efectiva.
Paso 4: Revisar y validar la tabla
- Verificar la exactitud de la información ingresada en la tabla.
- Solicitar la revisión de los responsables de los departamentos correspondientes para
asegurarse de que todos los documentos relevantes estén incluidos en el inventario.

Recordar que tanto la tabla de retención documental como la tabla de inventario

documental deben ser revisadas y actualizadas periódicamente para reflejar los
cambios en los requisitos legales y las necesidades de su organización.

8. Formatos de control y registros de correspondencia:

A continuación, se presentarán los formatos de control y registros de correspondencia
pertenecientes a la entidad PHYSICAL STRENGTH realizados por el equipo de trabajo
de la empresa.
9. Conclusiones: Teniendo en cuenta lo expuesto se puede inferir que la gestión
documental en general sirve para tener un orden, seguimiento y resguardo de los
documentos que pueden existir en una empresa, tales como:
-memorandos
-cartas
-hojas de vida
-circulares
-entre otros.
Para tener una buena organización documental se debe tener en cuenta la normativa
de la gestión documental, observando cada apartado como uno solo para el mejor
desarrollo posible.

Hay que resaltar los acuerdos 049 y 50 así como la ley 594 del 2000 por la claridad que
brindan sobre empresas públicas y privadas dentro del marco del archivo general de la
nación, estableciendo normas claras para la participación y responsabilidades de en
tema de preservación documental.

Las nuevas tecnologías brindan una nueva forma de almacenar y guardar documentos,
permitiendo tener un respaldo en la nube, así como también solventando la dificultad de
guardar documentos en espacios sin adaptar evitando que estos se deterioren.