CAPÍTULO I

REGLAMENTO Y CREACIÓ N DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL DE

SERVICOM S.A.S

ART. 1. Objetivo. El Comité de Convivencia Laboral tiene por objeto contribuir con la
prevenció n y solució n de las situaciones causadas por cualquiera de las modalidades y
conductas de acoso laboral de los trabajadores al interior de la empresa. El Comité
propenderá por el logro de una conciencia general conviviente entre las Directivas,
los jefes, supervisores y cualquier otro que tenga una posició n de direcció n y mando y
los trabajadores y entre los mismos trabajadores, los subalternos y los jefes, con el fin
de promover el trabajo en condiciones dignas y justas, la armonía y el buen ambiente
ocupacional para todos los trabajadores de la Empresa, protegiendo la intimidad, la
honra, la salud mental y la libertad de los trabajadores en desarrollo de la relació n
laboral.

ART. 2. Conformación del comité de convivencia laboral. Acorde con la Ley 1010
del 23 de enero de 2006, por medio de la que se adoptan medidas para prevenir,
corregir y sancionar el acoso laboral en las relaciones de trabajo, y dando cabal
cumplimiento a los lineamientos de la Resoluciones 652 del 30 de marzo de 2012 y
1356 del 18 de julio de 2012 del Ministerio de Trabajo, la empresa crea el Comité de
Convivencia Laboral que estará integrado en forma bipartita por dos (2)
representantes de los trabajadores con sus suplentes y dos (2) representante del
empleador con sus suplentes, que será n elegidos:

a) Los representantes de los trabajadores por votació n abierta mediante elecció n

popular.
b) Los Representantes del empleador, que será n designados por la Gerencia de la
empresa.

ART. 3. El período del Comité será de 2 añ os, contados a partir de la fecha de su

instalació n. Los representantes de los trabajadores pueden ser reelegidos por una
sola vez de manera consecutiva.

ART. 4. Obligaciones especiales. Ademá s del cabal cumplimiento de las normas

contractuales, legales y reglamentarias, los miembros del Comité deberá n cumplir con
las siguientes obligaciones:

a) Asistir puntualmente a las reuniones programadas y en caso imposibilidad

comprobada, dar aviso con la debida antelació n para citar a un suplente.
b) Mantener celosamente la confidencialidad de la informació n que conozcan
por y con ocasió n del ejercicio de sus funciones.
c) Contribuir al logro de los consensos necesarios para las decisiones del Comité.
 d) Asistir y comprometerse con las capacitaciones que sean requeridas para el
buen desempeñ o de sus cargos en el comité.
e) Realizar todas las tareas que le correspondan, designadas por el mismo
Comité.

ART. 5. Inhabilidades. Cuando algú n integrante del Comité considere que existe
algú n factor, un conflicto de intereses que lo involucren con el conflicto y que impidan
que su actuació n sea libre, autó noma e imparcial, tiene la obligació n de informar en
forma inmediata a los demá s miembros del comité deberá manifestarlo, para que si
se comprueba la inhabilidad, sea nombrado un suplente, sin que se vea entorpecida la
tarea del Comité

ART. 6. Si algún miembro del Comité resulta recusado por razones válidas y
comprobables, según el criterio de los demás integrantes del Comité, se procederá de la
misma forma del artículo que antecede.

ART. 7. Causales de retiro: Son causales de retiro de los miembros del Comité de
Convivencia Laboral, las siguientes:

a) La terminació n del contrato de trabajo

b) Haber sido sancionado disciplinariamente por falta grave, como trabajador, en

aplicació n del Reglamento Interno de Trabajo de la Empresa. La decisió n de retiro la
toma el resto de los integrantes del Comité.

c) Haber violado el deber de confidencialidad de informació n que haya conocido por y

en el ejercicio de sus funciones en el Comité. La decisió n de retiro la toma el resto de
los integrantes del Comité.

d) Faltar a má s de tres (3) reuniones consecutivas, sin excusa vá lida a criterio del
Comité. La decisió n de retiro la toma el resto de los integrantes del Comité.

e) Incumplir en forma reiterada las obligaciones que le correspondan en desarrollo

de las funciones propias del Comité. La decisió n de retiro la toma el resto de los
integrantes del Comité.

f) La renuncia del integrante del Comité. En cualquiera de los casos de retiro, este
debe ser socializado a los demá s trabajadores para que se proceda a elegir el
reemplazo.

PARAGRAFO: En caso de ausencia temporal o definitiva de alguno de los principales

integrantes del Comité por cualquier causal, será n convocados por el resto de
miembros del Comité los suplentes.
 ART. 8. Son suplentes los convocados en el orden de votació n en que hayan sido
elegidos y en caso de ausencia definitiva de un principal el suplente toma su lugar y se
convoca a elecció n del suplente como quedó establecido en el Artículo 2 literal “a” de
este Reglamento.

CAPITULO II

FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

ART. 9. Instalació n. Una vez elegidos los miembros del Comité, se procederá a la
instalació n formal del Comité, y de dicha instalació n se dejará constancia en un acta,
que contendrá :

a) Nombramiento del Presidente del Comité de entre los miembros del mismo.
b) Elecció n de secretario(a) del Comité.
c) Definició n de fechas de reuniones segú n la periodicidad prevista en el capítulo
especial del RIT y en la Resolució n 1356 de 2012, del Ministerio del Trabajo,
que modificó la Resolució n 652 de 2012 ibídem.
d) Aprobació n del reglamento de funcionamiento del Comité y los demá s temas
que los miembros quieran tratar. De la instalació n del Comité debe informarse
a toda la comunidad laboral.

CAPITULO III

FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL.

ART. 10. El Comité de Convivencia Laboral tendrá únicamente las siguientes

funciones:
1. Recibir y dar trá mite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones
que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.
2. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se
formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso
laboral, al interior de la entidad pú blica o empresa privada.
3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que
dieron lugar a la queja.
4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diá logo entre las partes
involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solució n efectiva
de las controversias.
5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y
promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la
confidencialidad.
6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la
queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.
7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan
las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia
Laboral, deberá remitir la queja a la Procuraduría General de la Nació n, tratá ndose del
sector pú blico. En el sector privado, el Comité informará a la alta direcció n de la
empresa, cerrará el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el inspector de
trabajo o demandar ante el juez competente.
8. Presentar a la alta direcció n de la entidad pú blica o la empresa privada las
recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas
del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la gestió n del comité de
convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de control.
9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de
Convivencia a las dependencias de gestió n del recurso humano y salud ocupacional de
las empresas e instituciones pú blicas y privadas.
10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestió n del Comité que incluya estadísticas
de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales será n
presentados a la alta direcció n de la entidad pú blica o empresa privada.

CAPITULO IV
FUNCIONES ESPECIALES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ .

ART. 11. Son funciones del Presidente del Comité:

1. Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.

2. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma diná mica y
eficaz.
3. Tramitar ante la administració n de la entidad pú blica o empresa privada, las
recomendaciones aprobadas en el Comité.
4. Gestionar ante la alta direcció n de la entidad pú blica o empresa privada, los
recursos requeridos para el funcionamiento del Comité.
ART. 12. Secretaría del Comité de Convivencia Laboral. El Comité de Convivencia
Laboral deberá elegir entre sus miembros un Secretario(a), por mutuo acuerdo, quien
tendrá las siguientes funciones:
1. Recibir y dar trá mite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las
situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las
soportan.
2. Enviar por medio físico o electró nico a los miembros del Comité la convocatoria
realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el
día, la hora y el lugar de la reunió n.
3. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin
de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.
4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de
establecer compromisos de convivencia.
5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentació n soporte y velar por la
reserva, custodia y confidencialidad de la informació n.
6. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del Comité.
7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el Comité a las
diferentes dependencias de la entidad pú blica o empresa privada.
8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al
cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.
9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestió n del Comité que incluya estadísticas
de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales será n
presentados a la alta direcció n de la entidad pú blica o empresa privada.

ART. 13. Reuniones. El Comité de Convivencia Laboral se reunirá ordinariamente por

lo menos una (1) vez cada tres (3) meses, sesionará con la mitad má s uno de sus
integrantes y extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su
inmediata intervenció n y podrá ser convocado por cualquiera de sus integrantes.

CAPÍTULO V

DE LAS SESIONES DEL COMITÉ

ART. 14. De las actas: 1. De cada reunió n se elevará un acta en la cual se señ alará la
naturaleza de la reunió n, la fecha y lugar de reunió n y los asuntos tratados. Toda acta
deberá ser firmada por los miembros del Comité que asistieron a la reunió n
correspondiente y por los involucrados cuando la reunió n verse sobre casos de acoso
laboral.

2. El manejo y conservació n de las actas se llevará en un archivo confidencial especial

que será de libre consulta para los miembros del Comité. Este archivo se encontrará
bajo la custodia de Secretaría del Comité.

ART. 15. Decisiones del Comité. El Comité adoptará en principio decisiones por la vía
del consenso, es decir, acuerdo de todos los miembros; sin embargo, en caso de no
llegarse a él, las decisiones se tomará n a través del sistema de mayoría simple. En caso
de empate, se convocará a un suplente del Comité, de conformidad con el orden de
votació n, para que con su voto se dirima el empate.

ART. 16. Trámite de las quejas: 1. Recepción. Las quejas de acoso laboral se
recepcionan, como quedó establecido en el Artículo 12 numeral primero de este
Reglamento, junto con las pruebas que la soportan.

ART. 17. Procedimiento conciliatorio: El procedimiento interno de la empresa para

avocar, tramitar y decidir sobre las quejas de las posibles conductas constitutivas de
acoso laboral es el siguiente:

1. Recibida la queja o denuncia de acoso laboral por cada uno de los integrantes
del Comité, este deberá reunirse dentro de los 8 días há biles siguientes a su
recibo por parte de la secretaria (o) con el fin de valorar las posibles conductas
de acoso laboral.
 2. En caso de que encuentre que la queja tiene fundamento y las conductas y
hechos del posible sujeto activo pueden ser consideradas acoso laboral, deberá
citar inmediatamente a las partes en conflicto para que por separado sean
escuchadas por el Comité.
3. Si encuentra que la queja carece de fundamento para ser considerada como
acoso laboral rechazará la queja.
4. Luego de oír a las partes, si lo considera pertinente practicará las pruebas que
considere o las que las partes hayan pedido o aportado para lo cual contará con
un término de 8 días há biles. De estas pruebas dará traslado a las partes para
que ejerzan su derecho de contradicció n dentro de los tres días siguientes al
traslado.
5. Surtido lo anterior el Comité deberá deliberar para adoptar una de las
siguientes decisiones:
a) Decretar el archivo de la queja si encuentra que no se ha demostrado la
conducta constitutiva de acoso laboral.
b) Celebració n de compromisos efectivos entre l os involucrados.
c) Hacer las recomendaciones de medidas de correcció n, prevenció n de la
alteració n del orden y la armonía del ambiente laboral.
6. De no concertar los acuerdos efectivos propuestos a las partes involucradas o
que no se cumplan las recomendaciones que prevengan o corrijan las
conductas constitutivas de acoso, o la conducta persista, el Comité informará a
la alta Direcció n de la empresa, cerrará el caso y el trabajador víctima de la
conducta puede presentar la queja ante el Inspector del Trabajo o ante el Juez
competente.
7. De la decisió n, cualquiera que sea, se dejará constancia en un acta que
contendrá los nombres de los involucrados, los hechos de la conducta de acoso
laboral, los fundamentos y motivos razonados por los que se considera o no
acoso laboral, los acuerdos de las partes y en caso de ser necesario las
recomendaciones para la correcció n y o prevenció n de las conductas de acoso
laboral. El acta deberá ser firmada por todos los intervinientes.

ART. 17. Una vez integrado el comité, la empresa deberá capacitar a sus miembros en
cuanto al contenido de la Ley de acoso laboral y en cuanto a las habilidades que deben
tener los miembros de este Comité para la conciliació n y resolució n de conflictos,
acorde con las normas de acoso laboral, para los cual puede convocar a la
Administradora de Riesgos Laborales y al personal calificado que considere la
empresa, de conformidad con el artículo 12 de la Resolució n 652 de 2012 del
Ministerio de Trabajo.

ART. 18. La empresa deberá garantizar los recursos y un espacio físico para las
reuniones y demá s actividades del Comité de Convivencia Laboral.
 ART. 19. El presente Reglamento rige a partir de su publicació n y podrá modificarse
con la intervenció n de los miembros del Comité mediante decisió n adoptada a través
de una reunió n especial.

Bogotá , D.C., Julio 01 de 2016.

GERENTE.