Materia: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

Grupo n°: 3

Nombre elegido: Quality & Improvement

Integrantes del grupo:

● Coordinador: Lizana Venegas, Juan José ( N° Reg. 875093)
● Editor: Guzmán Ramírez, Fidel E. ( N° Reg. 893216)
● Analista: Reverón Muñoz, Daniel A. ( N° Reg. 897363)
● Analista: Sarvi, Desireé ( N° Reg. 905941)
● Controller: Campo, Jordi Martin ( N° Reg. 907835)
● Contacto: Vocero, Fernando ( N° Reg. 910720)

Tutor a cargo: Paz Marcelo.

Buenos Aires 07 de septiembre de 2023

 Holding Factory

Holding Factory es una PYME, unipersonal con categoría Responsable Inscripto.

Fue creada y registrada en el año 2019, con el objetivo de dedicarse al rubro textil, específicamente destinada a un mercado de
indumentaria masculino, femenino e infantil; tanto en el estilo clásico, urbano y deportivo. En el año 2020 ante la situación de
confinamiento por el Virus COVID-19, la empresa se enfocó en producir barbijos, debido a la imposibilidad de generar su
producción habitual. Posteriormente, pudieron retomar a la actividad original y empezar a utilizar envíos a domicilio para
maximizar sus ventas, teniendo en cuenta el contexto.

Actualmente, su planta de producción se encuentra en Vicente López y poseen un local comercial en el barrio de Barracas,
Ciudad de Buenos Aires, en el que ofrecen diversos productos de indumentaria masculina e infantil. A su vez, en la planta de
producción se ofrece los servicios de: estampado en serigrafia, corte de telas, subliminado, diseños, bordado y fasón de
indumentaria deportiva. Mayormente dichos productos tienen como destinatario clubes de Rugby.

Entre sus competencias podemos destacar: El conocimiento de la industria textil y gestión empresarial, ya que el titular ha
integrado anteriormente una sociedad dedicada al mismo rubro. El Diseño y creatividad que caracteriza a la empresa, la gestión
de la cadena de suministros, el control de calidad y el Marketing y ventas. En cuanto a líneas de producto, podemos encontrar
indumentaria urbana, clásica, moderna, deportiva y personalizada. Entrando a lo que es la legislación aplicable, tenemos:

-Propiedad intelectual: la organización cuenta con marcas registradas

-Normativas medioambientales: En la actualidad no cuenta con Normas IRAM e ISO registradas ( es un punto para integrar como
mejora en lo legislativo.) La organización separa la basura y recicla.
-Normativas de etiquetado de tallas y medidas: la empresa cuenta con talles especiales
-Impuestos y contabilidad: las cuentas impositivas están en orden.

Adentrándonos en lo que es la dotación del personal, actualmente se encuentra compuesta por 10 integrantes. En la dirección se
encuentra el dueño, que es el jefe del área comercial, financiera, contable y administración de personal.
En la línea media podemos ubicar a: el encargo de producción de indumentaria deportiva, entre sus funciones se puede destacar
el sublimado, corte, diseño y planificación de tareas del área. También hay un encargado de producción de indumentaria urbana,
quien se encarga de planificar y comunicar los encargos solicitados al taller de costura, además de coordinar las tareas de corte
de tela.
El sector operativo está compuesto por 6 empleados: 2 estampadores, 2 dobladores y 2 planchadores. Es necesario aclarar, que
la confección de las prendas es realizada por talleres textiles, por lo que no forman parte de la Pyme, sino que es un servicio
tercerizado.

Para tener un conocimiento global en relación con los distintos aspectos relacionados con la PYME bajo análisis, confeccionamos
un cuadro en el que se reflejan las diversas variables ambientales relacionados al entorno, las entradas, procesos, salidas y
retroalimentación de la organización.

Variables
Ambientales Entradas Procesos Salidas Retroalimentación
Producción:
*Corte de telas
*Mano de obra *Sublimado *Información de los
*Insumos *Estampado proveedores sobre los
*Proveedores *Energía *Diseño textiles más demandados
*Cambios *Maquinaria *Confección *Producto terminado
tecnológicos *Materia prima *Bordado * Control de calidad
*Órdenes de corte *Residuos: retazos

*Regulación del Administración: *Paritarias

mercado laboral *Empleados *Sistema de gestión *Bonos
(Grinsoft) *Remuneraciones *Ajuste por inflación
Excel
 *Cambios en los *Estadísticas *Redes sociales como medio
gustos de *Productos de información
consumidores *Encuestas generales *Innovación en diseños exclusivos por
cliente. *Estadística de ventas
*Cambios según
estaciones del año

*Modificación de
*Normativas *Ley de talles *Confección de tabla de *Indumentaria con diseños según demanda de
talles diversidad de talles la clientela habitual.

*Proceso comercial,
utilización de redes para *Ventas
*Pérdida de clientes ofrecimiento de *Encuesta de mercado
* Los competidores productos.
*Ganancia de clientes *Mejora de producto
(Por disconformidad con *Análisis del mercado
la competencia) *Estudio de los nuevos
gustos de consumidores
*Análisis de
competidores
*Variables *Solicitud de *Apertura del local
ambientales documentación para
* El gobierno habilitación *Trámites burocráticos *Habilitaciones *Reintegros impositivos
* Requisitos aceptadas
municipales
*Demanda de * Logística
servicio *E- * Productos en proceso * Envíos: Vía Cargo, *Devoluciones
commerce Expresso

Los proveedores más importantes para la PYME son : CRISTEX: WWW.CRISTEX.COM.AR, TOCKI: WWW.TOCKI.COM.AR y
finalmente WORLDTEXT: WWW.WORLDTEXT.COM.AR. Los mayores competidores son ‘Imago deportes’ y ‘Flash sports’.
La organización se encuentra muy bien posicionada en el mercado deportivo, más específicamente en el mundo del rugby.
Actualmente fabrican indumentaria para 200 clubes nacionales e internacionales. Otra característica que hace destacable con
relación a su competencia; es el ofrecimiento de diversidad de talles. Ya que es una de las pocas marcas que cuenta con talles
hasta “8xl”.

Adentrándonos en la situación económica, la organización está en una situación estable a pesar de la alta inflación y las
complicaciones que ello conlleva en el proceso de financiación y producción. Actualmente la mayoría de las compras que realizan
son a contado, ya que debido a la inflación son pocos los proveedores que ofrecen financiar a crédito las compras.
Sobre la perspectiva para los próximos meses, actualmente las ventas que realiza la empresa a los clubes se dan por medio de
intermediarios, lo que conlleva una menor ganancia para la organización, con lo cual la organización buscaría ir sustituyendo
progresivamente a los intermediarios e ir directamente a venderles a los clubes con el objetivo de poder tener un contacto más
directo con los clubes para maximizar la rentabilidad de la empresa. Así, se procura poder generar un contacto aún más cercano
con aquellas instituciones que son clientes de la empresa para lograr la fidelización de estas instituciones con la marca.

Nuestro equipo se integrará a la organización como una consultora tercerizada tomando el análisis como “grupo de mejora”.
Actualmente, la organización desea reducir el tiempo de entrega de los productos gestionados por encargo; para que los clientes
estén satisfechos con el servicio y el producto. Y así destacarse sobre la competencia. Si bien ellos se encargan de parte de la
producción como la creación de moldes, tizado y corte de telas; el trabajo de confección es tercerizado a distintos talleres
textiles. Por lo que nuestro proyectó buscará mejorar el canal de comunicación con estos talleres procurando conseguir disminuir
ese tiempo de entrega.

La organización en la actualidad no cuenta con un organigrama, se realizó uno a como está conformado y organizado hoy en día
la empresa. Que se muestra a continuación:
Funciones de cada sector:

CUMBRE ESTRATEGICA (Dirección y Toma de Decisiones):

∙ Dirección General: La alta dirección establece la visión estratégica de la empresa y toma decisiones importantes.
∙ Planificación Estratégica: Define la dirección a largo plazo de la organización y establece objetivos estratégicos.
∙ Marketing y Ventas: Desarrolla estrategias de marketing y ventas para promocionar y vender los productos textiles.
∙ Relaciones Externas: Gestiona las relaciones con clientes, proveedores y otros actores clave en el entorno empresarial.
TECNOESTRUCTURA (Coordinación y Normativas):

∙ Análisis de Datos y Estadísticas: Realiza análisis y recopilación de datos para la toma de decisiones basada en
datos.

NUCLEO OPERATIVO (Producción):

∙ Diseño de Productos: Esta parte se encarga de la creación y el diseño de nuevos productos textiles.
∙ Fabricación y Producción: Aquí se realizan las actividades de fabricación de los productos textiles, incluyendo el corte,
cosido, y ensamblaje.
∙ Control de Calidad: La verificación de la calidad de los productos es esencial para asegurar que cumplan con los
estándares de la empresa.
∙ Almacenamiento y Logística: La gestión de inventario y la distribución de productos terminados a los clientes.

En la organización, el mecanismo de coordinación principal que prevalece es el de coordinación por supervisión directa. Esto se
debe a que el jefe asume un papel central en la coordinación y supervisión de las actividades de los empleados. El jefe está
directamente involucrado en la toma de decisiones, en la asignación de tareas y en la evaluación del desempeño de los
empleados.

Dado que el jefe desempeña un papel central en la supervisión y coordinación, este mecanismo de coordinación puede ser
efectivo para mantener el control y la dirección en una organización de estructura simple con un número limitado de empleados.
Sin embargo, es importante asegurarse de que la comunicación sea fluida y que las expectativas sean claras para evitar
problemas de coordinación y malentendidos.

Además, es posible que se utilicen otros mecanismos de coordinación en menor medida, como la coordinación informal a través
de interacciones diarias entre los empleados y el jefe, pero el mecanismo de supervisión directa es el dominante en este
contexto.

En cuanto al puesto de trabajo, seleccionamos un puesto de trabajo operativo, en concreto el de un estampador de la empresa.
Las funciones que tiene que desempeñar el estampador son las siguientes:

- Realizar el proceso de estampado de la prenda, esto es, colocar la prenda en la mesa de estampado, efectuar el
estampado, colgar la prenda para que se seque, una vez ya seca descolgarla y hornearla en el horno textil.
- Empaquetar las prendas y enviarlas al expreso para que luego este se las remita al cliente.

Aquí lo que podemos observar es que la especialización horizontal del puesto es baja, ya que el estampador tiene bastantes
tareas a su cargo, no se centra únicamente en una sola tarea. Mientras que, si vamos al plano de la especialización vertical
podemos ver que esta es alta, el operador trabaja únicamente en un nivel de ejecución, su responsabilidad recae exclusivamente
sobre la ejecución.

Sobre lo que respecta a que si el diseño real de este puesto en concreto es el correcto según las funciones o tareas que deberían
llevarse a cabo en este, podemos ver que el diseño real difiere del ideal de funciones o tareas que debería llevar a cabo el
estampador, debido a que el estampador debería tener una especialización horizontal más alta, esto es, se deberían reducir las
tareas que tiene y centrarse únicamente en lo que es el proceso del estampado, la función de empaquetado podría ser realizada
por otro operario. En cuanto a la especialización vertical, si encaja bastante con el ideal del operario trabajando y
responsabilizándose únicamente sobre la ejecución del proceso.

TIPOS DE AGRUPAMIENTO observados en la organización

En el caso de la empresa Holding Factory, para poder identificar el o los tipos de agrupamiento que conforman a dicha empresa,
debemos tener en cuenta el tipo de base que predomina según las necesidades que esta tiene y el tipo de organización que
posee. La cual la podemos identificar según (Mintzberg) que predomina una Base por mercado, aunque también cuenta con una
Base funcional. Esto lo podemos deducir ya que la empresa Holding Factory la cual se dedica al mundo textil se especializa en la
personalización de indumentaria textil al por mayor, por lo cual pone más atención a las necesidades de respuesta de la
demanda.

Ya sabiendo con qué tipo de base se identifica la empresa, podemos identificar que existen dos tipos de agrupamiento. Ya que
Holding Factory aparte de tener una tienda física la cual vende productos al por mayor y menor, cuenta con una cartera de
clientes que requieren otro tipo de servicio a la del consumidor común. Para esto la empresa cuenta con una planta de
producción, la cual se encarga de hacer los pedidos mayoristas. Por lo cual cuenta con distintos tipos de agrupamiento
dependiendo del producto.

La empresa como tal está conformada como se puede apreciar en el organigrama anteriormente presentado por distintos
sectores, lo cual hace ver que tiene un Agrupamiento por proceso de trabajo y función, ya que existen distintos tipos de
departamentos encargados de una tarea específica como lo son: Departamento de Producción, Departamento de Recursos
humanos, Departamento comercial, Departamento de administración y el Departamento de finanzas.

Ahora la empresa también al realizar productos personalizado con un tipo de Agrupamiento por cliente. Ya que, al fabricar
prendas al por mayor personalizadas, la fabricación de la prenda está dedicada a las demandas específicas que pueda tener cada
cliente en particular, ya sea: tamaño, color, estampado, tela, entre otros factores. Los cuales la empresa Holding Factory tiene en
cuenta a la hora de entregar su producto al consumidor final. El área de Producción desempeña un rol importante en la cual está
conformada por: Control de calidad, Limpieza, Confección, Diseño y corte, Serigrafía y Sublimado.

En el caso de que sea un pedido mayorista personalizado para un club, se toma en cuenta las especificaciones que desea el
cliente para su producto final. Teniendo en cuenta el tipo de tela según el deporte que se practique; sea para entrenamiento,
juego o tiempo libre y el tipo de estampado que se utilice.

Ventajas y desventajas en base a estos tipos de agrupamiento:

Ventajas por proceso de trabajo y función:

· Se tiene una visión completa de la empresa: Con los procesos se controla cada aspecto de la organización y se sabe
en todo momento lo que se hace y cómo se hace.

· Se eliminan procesos que no son productivos: Se puede identificar lo que no aporta un valor al cliente.

· Se pueden realizar mediciones: comparar los resultados que se obtienen con cada proceso, así mejorar
continuamente y a saber si se está alcanzando los objetivos marcados.

Desventajas por proceso de trabajo y función:

· La necesidad de más instrucciones y entrenamiento para acoplar al operario en nuevas tareas.

· Flujos de producción más complejos

Ventajas de agrupamiento por cliente:

· Mejor relación entre la empresa y los clientes: Naturalmente se establece una mejor relación con el cliente, porque
la empresa siempre busca generar experiencias totalmente diferentes para cada tipo de cliente

· Se orienta a las necesidades de los clientes: Además, las necesidades diferentes de cada cliente son más
importantes que los productos o servicios que ofrece una empresa.

· Se mejora la comunicación con los clientes: Además, las necesidades diferentes de cada cliente son más
importantes que los productos o servicios que ofrece una empresa.
 · Se pueden identificar a los mejores clientes: Además, las necesidades diferentes de cada cliente son más
importantes que los productos o servicios que ofrece la empresa. Una vez identificados podrá darle un seguimiento
y trato especial para mantener clientes leales y rentables para el negocio.

Desventajas de agrupamiento por cliente:

· Agrupación incorrecta de grupos de clientes: La empresa puede encontrar la dificultad de que los clientes no
tengan en claro lo que quieren en su producto final o no se encuentren claramente definidos.

. Que el cliente no valore el esfuerzo de la empresa: Podría darse el caso que el cliente considere que la experiencia y
los beneficios que ofrece la empresa no tienen ninguna diferencia frente a lo que ofrece la competencia. Por lo que
todo el esfuerzo de departamentalización se puede considerar como un fracaso.

Ejercicio de la Autoridad:
Concentración de Autoridad: La autoridad principal se concentra en el jefe de la organización. El jefe tiene la capacidad de tomar
decisiones clave, asignar tareas y supervisar directamente el trabajo de los empleados.

Poder para la Toma de Decisiones:

Jefe: El jefe tiene el poder y la autoridad para tomar decisiones estratégicas y operativas en la organización. Esto incluye la toma
de decisiones sobre la producción, finanzas, personal y otras áreas importantes.

Descentralización:

Baja Descentralización: Dado que la autoridad principal recae en el jefe y éste supervisa directamente a los empleados, es
probable que exista una baja descentralización en la organización. Esto significa que la toma de decisiones clave se centraliza en
la figura del jefe, y los empleados tienen un grado limitado de autonomía en la toma de decisiones.

Factores de contingencia

Para analizar los factores de contingencia que afectan a la empresa, hemos tomado como referencia la clasificación propuesta
por Henry Mintzberg, quien identificaba como factores: el ambiente, la tecnología, el poder, la edad y el tamaño.

A continuación, detallaremos cada uno e identificamos aquellos que consideramos que son de gran importancia o afectan a la
organización.

Consideramos que el ambiente es estable, en cuanto a que las variaciones que ocurren en el mismo son predecibles. A modo de
ejemplo, podemos mencionar la ropa de “temporada”. Si bien la producción se modifica en determinadas épocas del año es algo
que se puede prever y planificar en consecuencia.

Podemos definirlo como complejo, debido a que es necesario cierto grado de capacitación para poder realizar el producto.

Y es munificiente, entendiendo que el contexto acompaña al desarrollo de la organización. Teniendo en cuenta que no hay
escasez de los recursos necesarios para la producción, y si bien hay competidores, al realizar pedidos personalizados para los
equipos de Rugby, se ven beneficiados por los eventos que realizan los clubes a lo largo del año. Ya que les asegura una demanda
continua del producto.

Es necesario mencionar qué a nivel económico, factores como la inflación afectan de manera negativa a la organización.

En cuanto a la tecnología, consideramos que la organización no se encuentra expuesta a grandes cambios tecnológicos de
manera constante. Cuentan con las herramientas necesarias para la facilitación del proceso productivo. Aunque, consideramos
que se podrían considerar otro tipo de tecnología a nivel gestión.
En relación con el poder, el interno se encuentra ejercido principalmente por la cumbre estratégica, ya que se encarga del control
de las tareas que realiza cada integrante.

En cuanto al poder externo, podemos identificar que mayormente son ejercidos por los clientes, proveedores y la competencia.
Los 3 mencionados pueden generar cambios importantes en la organización, sobre todo en la planificación de la producción.

También, nos parece necesario mencionar en este punto que hay normativas y políticas que repercuten. Podemos mencionar la
ley de talles, que dictamina que los comercios del rubro textil deben contemplar una tabla de talles diversos.

Como la organización es reciente, pudo adecuarse y adaptarse a esta ley, tomándola como una oportunidad, ya que si bien es
algo obligatorio muchos comercios no cumplen con dicha ley.

En cuanto a la edad y tamaño, es una empresa joven y pequeña que cuenta con 4 años de antigüedad que está en crecimiento.
La falta de antigüedad consideramos que se ve reflejado en el bajo grado de formalización que posee. Y el hecho de poseer
pocos integrantes trae como consecuencia una baja especialización en las tareas.

Fallas del Diseño:

∙ Especialización Baja: Dado que la especialización vertical y horizontal es baja, esto podría estar afectando la eficiencia
en la producción. Podría haber empleados que no estén aprovechando al máximo sus habilidades y experiencia debido
a la falta de especialización.

∙ Problemas de Comunicación: El mecanismo de coordinación a través del jefe puede generar problemas de
comunicación si no se gestiona adecuadamente. Es importante asegurarse de que la información fluya de manera
efectiva entre el jefe y los empleados para evitar malentendidos, ya que la información no se transmite por escrito.

Debilidades en el Control Interno:

∙ Evaluación de Desempeño: La evaluación del desempeño a cargo del jefe puede ser subjetiva. Sería beneficioso
establecer procesos de evaluación de desempeño más formales y objetivos para medir el rendimiento de los empleados
de manera justa.

∙ Desorden: El problema del desorden puede ser una debilidad en el control interno. Implementar procesos de
organización, así como manuales de procedimientos y control de calidad podría ayudar a abordar este problema y
mejorar la eficiencia en la producción.

∙ Cultura de Responsabilidad: Dado que no hay un código de comportamiento escrito, en cuanto a cultura de
responsabilidad, podría ser útil promover una mayor responsabilidad y rendición de cuentas entre los empleados para
mejorar la gestión de la producción y la calidad del trabajo.