Proceso Compra

Emisión:
PROCEDIMIENTO DE COMPRA Página: 1 de 3

CÓDIGO
1. Objetivo.
Obtener en tiempo y en forma los recursos y servicios para la ejecución de órdenes de

servicio con la mayor calidad.
2. Alcance.
Este procedimiento de compras se aplica a:
1. Tipo de Compras.
a. La adquisición de bienes tangibles, como equipos suministros y materiales.
b. La contratación de servicios, incluyendo consultorías, mantenimiento y
servicios.
2. Áreas y departamentos
a. Departamento de operaciones.
b. Departamento de costos e inventarios.
3. Proveedores y contratistas.
a. Selección, evaluación y contratación de proveedores y contratistas externos.
b. La gestión de relaciones y contratos con estos proveedores y contratistas.
4. Procesos y actividades.
a. La identificación de necesidades de compras y elaboración de requisiciones.
b. La búsqueda y evaluación de proveedores.
c. La solicitud y análisis de ofertas o cotizaciones.
d. La negociación y adjudicación de contratos.
e. La gestión de pedidos y recepción de bienes o servicios.
f. La verificación y proceso de pagos.
5. Exclusiones.
a. No cubre la adquisición de activos fijos.
3. Definiciones y Terminología.
Emisión:

CÓDIGO
Términos Definiciones
Procedimiento Forma especifica para llevar una actividad.
Instructivo Secuencia específica de tareas que se
deben cumplir para realizar una actividad
determinada.
Compras Acción mediante la que alguien adquiere
un bien o un servicio de otra persona, a
cambio de una contraprestación monetaria
o en especie.
Bien Es un elemento tangible o material
destinado a satisfacer alguna necesidad del
público.
Servicio Es la actividad o actividades que satisfacen
las necesidades o deseos de los
consumidores/clientes con respecto a uno
o varios productos.
Proveedor Es aquella persona física o jurídica que
suministra profesionalmente un
determinado bien o servicio a otros
individuos o sociedades, como forma de
actividad económica y a cambio de una
contra prestación.
4. Procedimiento
No. Actividad Responsable Documento

1 Recepción de requisiciones y solicitudes de Área de compras Solicitud de Materiales ### -
compra de parte del área de operaciones o ########- Casas ###### -
gerencia general. Fase #
2 Validación de Solicitud. Coordinador de Costos
Si la solicitud no es válida se procede a
notificar al solicitante.
Si la solicitud es válida proceder con el
proceso de compra.
3 Verificación de existencias en bodega. Analista de Compras Inventario General
Si hay existencias en bodega se deben de
retirar los productos de bodega.
Si no hay se procede con el siguiente paso
del proceso de compra.
4 Se procede a solicitar la cotización por los Analista de Compras
materiales sin existencia. (Mínimo deben
de ser 3 proveedores)
Emisión:

CÓDIGO
5 Realizar un detalle de comparación de las Analista de Compras

cotizaciones de los proveedores.
6 Seleccionar el proveedor con el que se hará Coordinador de Costos
la compra.
7 Generar orden de compra. (Tomar en Analista de Compra.
cuenta que la documentación que debe de
acompañar la OC debe de ser: Solicitud o
confirmación por msj y Cotización.)
8 Revisión de orden de compra. Coordinador de Costos
9 Autorización de orden de compra. Gerente General
10 Envío de la orden de compra al proveedor. Analista de Compras
11 Envío de confirmación y fechas de entrega Proveedor
de material.
12 Envío de información para solicitud de Analista de Compras /
ingreso en Condado de Minerva y en Coordinador de Costos
Arboleda los Encinos.
13 Alimentar información en documento de Analista de Compras
inventario en la pestaña de INGRESO.
14 Confirmación de recepción de pedidos. Bodega
15 Alimentar información del material Bodega
recepcionado en documento de inventario
en la pestaña de INGRESO.
16 Si hubiese un producto en mal estado al Bodega
momento de la recepción, se debe de
iniciar un reclamo.
17 Comunicar al proveedor sobre el reclamo. Analista de Compras
18 Indicar si se procede con el reclamo. Proveedor
19 Si no se procede con el reclamo se debe de Bodega
realizar una salida del inventario ya que
este material no sería de funcionamiento.
20 De proceder con el reclamo se hace la Bodega
elaboración y autorización del documento
de salida de materiales físicos de bodega
como salida de inventario.
21 Llenado de documento para seguimiento Analista de Compras
de reclamos.
22 Confirmación de recepción de reclamo. Bodega
23 Alimentar información en documento de Bodega
inventario en la pestaña de ENTRADA.
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