ACTIVIDAD AA1

RESULTADO DE APRENDIZAJE: Identificar las características y función de la

información documentada, de acuerdo a lo establecido en la norma NTC ISO 9001

EVIDENCIA AA1: INFORME

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la

comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un
informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de
compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el
cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que
se generarían en el desarrollo del proceso.
RECURSOS:
Guía de Aprendizaje
Material OA: Características y Función dela Información Documentada.

INFORME AA1

Nombre de la empresa: Bethel Computer Ltda.

Actividad empresarial: Proveedores de maquinaria, equipos y suministros de tecnología.

Líder de Compras: Paula Castelblanco

Para la empresa en mención el proceso de compras se basa en un control interno inicial

administrativo que se fundamenta en la intervención constante de la Gestión de Calidad
donde los procesos de compras van de la mano con el departamento de ISO 9001, ya que
esta gestión impacta directamente en los resultados y logros de la empresa, la calidad del
producto final y la satisfacción del cliente.

El proceso de compras como lo dije anteriormente va ligado a un proceso administrativo el

cual se desarrolla así:

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 1. Requerimiento de la 3. Elaboración, registro y
2. Nacimiento del pedido
orden de compra seguimiento del pedido.

6. Conciliación de
5. Controles efectuados 4. Recepción, supervisión
documentos y chequeo para la recepción del y colocación en lo
de operaciones para su
articulo. almacenes.
distribución.

El proceso de abastecimiento y compras de la empresa se basa en los consumos reportados

por el área de producción semanalmente, los notificadores encargados realizan los
respectivos cálculos del gasto de materias primas, y con estos datos montan las solicitudes
de compra, para la semana siguiente teniendo en cuenta un corto inventario en bodegas de
almacenamiento, el departamento de compras, activa sus funciones cuando las solicitudes
han sido liberadas, el tiempo de búsqueda, negociación, y generación de órdenes de
compra, tienen un rango de 5 a 8 días, periodo durante el cual se debe hacer el proceso
completo de adquisición de materias primas y atender las diferentes solicitudes de servicio
y compra de toda la empresa.

Dentro del abastecimiento, el proceso o ciclo de compra lo podemos dividir en 5 etapas, las
cuales se deben desarrollar de la mejor manera posible, e ir mejorando con el transcurso del
tiempo, para mantener este ciclo tan importante funcionando sin contratiempos; estas etapas
son:

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 DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES DEL
PROCESO DE
DOCUMENTO DOCUMENTO
COMPRAS O
INTERNO EXTERNO
ADQUISICIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
X
Requisición: La requisición
de compra es el documento Utilidad: la requisición
con el que se autoriza al sirve para comunicar la
departamento de compras necesidad de un
el suministrar algún bien o departamento de la empresa
servicio, la cual, debe ser al área de compras, sobre
previamente autorizada en algún suministro que se
base al monto de la requiera para la operación
solicitud, y debe ser emitida del mismo.
por los usuarios Función: la función de la
responsables de realizar la requisición es indicar todos
requisición correctamente. los requerimientos como
cantidad, fecha en que se
necesita, especificaciones,
características y/o
propiedades que debe
poseer el suministro para
que éste sea de utilidad para
la empresa.
X
Cotización: La cotización es Utilidad: la cotización
el documento en el cual se sirve para comunicar al
estipula el precio de un bien vendedor las características
o servicio, su disponibilidad y cantidades que se
y las características de la necesitan del suministro, y
oferta, para participar en el además, agrupar todas las
proceso de compra. necesidades similares de la
empresa para facilitar la
compra del suministro.

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 Función: la función de la
cotización es indicar todos
los requerimientos que se
realizaron en la requisición
a los proveedores que
puedan suministrar el
producto o servicio que
necesitamos, y además,
sirve como guía para el
comprador a la hora de
elegir al proveedor, ya que,
con esto podemos comparar
precios, características y
condiciones de entrega.
Orden de compra: es un X
acuerdo que realiza el Utilidad: la orden de
departamento de compras a compra sirve para que el
un proveedor para solicitar proveedor cuente con un
un bien o servicio, con el documento que le permita
cual, el proveedor saber qué es lo que debe
dependiendo los términos vender, además es una
de pago, puede comenzar a promesa de pago, para que
prestar el servicio o realizar el proveedor comience a
el producto, sin recibir un gestionar la venta, sin
pago en ese instante. necesidad de haberle pagado
(en la mayoría de los casos)
Función: la función de la
orden de compra es
confirmar el precio y las
condiciones de entrega, de
los requerimientos que se
realizaron en la requisición
a los proveedores.
Recepción de suministros: es X
el proceso por el cual uno o Utilidad: la recepción de
más suministros que suministros sirve para que
fabricó , distribuyó o podamos asegurarnos que
realizó un proveedor el material o servicio que
arriban a nuestro almacén compramos, cumple con las
para ser inspeccionados, condiciones en que lo
validados, clasificados e solicitamos al proveedor.
ingresados a nuestro Función: la función de la

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 “stock” o inventario, para recepción de suministros es
lograr almacenarlo hasta recibir los materiales que
que la empresa lo necesite. envío o que recogimos del
proveedor, y cotejar lo que
solicita la orden de compra
contra lo que se recibió
físicamente, e impedir el
pase a “stock” en caso de
existir alguna diferencia.
Pago a proveedores: es el Factura comercial y
proceso donde después de proforma: son sólo
validada y aceptada la informativas y sirven para
mercancía o el servicio, confirmar el valor de una
realizamos una transacción, especialmente
transferencia bancaria o en el comercio
deposito en efectivo de internacional.
acuerdo a los días de Factura electrónica: Se
crédito estipulados en la realiza igual que la
orden de compra, en base a ordinaria pero su diferencia
la factura entregada es que no se entregará
durante la recepción del físicamente sino que se
material. enviará en formato
electrónico.

BIBLIOGRAFIA

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