Base de Datos

En Microsoft Excel una Base de Datos es una estructura sobre una hoja de trabajo que
constituye la base para diferentes espacios de administración de datos.

¿Cómo se constituye?

La estructura de una Base de Datos es sencilla, la misma se compone por columnas y

filas tal como se demuestra en el siguiente ejemplo.

Una Base de datos no podrá

tener filas o columnas
totalmente en blanco.

La primera fila se denomina

título de fila y contiene los
nombres de los campos.

Un campo es la unidad más

pequeña a la cual se puede
referir un programa o
aplicación. En el ejemplo
CODIGO, TITULO,
EDITORIAL, AUTOR etc. son
campos.

Existen al menos cuatro tipos de campos, numéricos (CODIGO, COSTO, VENTA,

STOCK1, STOCK2 TOTAL y UNIDADES VENDIDAS), de texto (TITULO, EDITORIAL,
AUTOR), de fecha y lógicos (SI/NO).

• Todas las filas ubicadas debajo del título de fila son registros.
• Un registro es un conjunto de campos relacionados.

Ahora veamos un ejemplo.

Una librería tiene dos sucursales y administra su stock en forma centralizada utilizando
como herramienta una planilla de Microsoft Excel.

Abra el archivo 0501.xls de la carpeta de la Unidad en Biblioteca.

En la Hoja 1 encontraremos una lista con los libros disponibles incluyendo datos como
CODIGO, TITULO, EDITORIAL etc. los cuales podremos ordenar y seleccionar según las
necesidades del usuario.

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 Ordenar
Si observamos la lista de libros podemos ver que la misma se encuentra ordenada en
forma creciente o ascendente por el campo CODIGO.

Se necesita saber cuántos libros existen para la venta de cada Editorial por lo cual
necesitaríamos ver la lista de libros ordenada alfabéticamente o en forma ascendente
según el nombre de la EDITORIAL de cada libro.

Ubíquese en cualquier celda del rango de la Base de Datos (A1:J114).

Seleccione en la ficha Datos de la cinta de opciones el botón ordenar.

El botón nos permitirá ordenar una base de datos por tres criterios o columnas diferentes
seleccionando la jerarquía en la cual lo hará.

En la parte inferior del cuadro del diálogo

seleccione Sí para indicar que la lista tiene
fila de encabezamiento. Esto es necesario
puesto que, dentro del rango de lista, que fue
seleccionado automáticamente por Microsoft
Excel han quedado incluidos los nombres de
campos (títulos), los cuales no constituyen un registro a ordenar.

Si en cambio el rango hubiera sido seleccionado por el usuario, sin incluir los nombres de
campo, se debería haber aceptado la opción No, que por defecto es propuesta por
Microsoft Excel.

Opte en la primera lista despegable de este cuadro de diálogo por EDITORIAL.

Seleccione orden A a Z y Sí para Mis datos tienen encabezado. Pulse Aceptar.

Como podemos ver un autor puede tener varias publicaciones en la editorial.

Para que la lectura de los libros de cada editorial sea aún más correcta, los mismos
deberían ordenarse en segundo lugar o criterio por autor para lo cual, presione el botón
Agregar Nivel y repita los pasos del punto anterior y escoja como segundo criterio el
nombre de campo AUTOR. Pulse Aceptar.

Como mencionábamos anteriormente esta herramienta de Microsoft Excel nos permite

establecer jerarquías al ordenar una Base de datos. Esto significa establecer la
importancia de los datos y por lo tanto el orden en que estos se mostrarán.

Ordene la Base de Datos de tal manera que muestre los libros más vendidos de las
editoriales. De existir idénticas cantidades se mostrarán ordenados alfabéticamente por
editorial.

Autofiltro
Una vez ordenada la tabla supongamos que necesitemos visualizar la información de los
libros, pero de una determinada editorial solamente.

Microsoft Excel nos presenta una forma muy simple de buscar o filtrar información la cual
se denomina Autofiltro.

Veamos un ejemplo.

Supongamos que queremos ver los libros de la editorial EMECE.

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 Ubíquese en cualquier celda de la Base de Datos.

Acceda a la ficha Datos y seleccione botón Filtro. Observe que cada

nombre de campo se convirtió en una lista desplegable.

Despliegue la lista Editorial y seleccione EMECE.

Notemos como Microsoft Excel ha filtrado la información de la Base

de Datos ya que sólo estamos viendo todos los registros de la
editorial seleccionada.

Supongamos ahora que vamos a filtrar información con otros

criterios.

Despliegue nuevamente la lista de Editorial y elija Todas. Esta opción nos permitirá ver
nuevamente toda la información de nuestra Base de Datos.

Cuando filtramos la Base de Datos anteriormente lo hicimos de acuerdo a un criterio que

la editorial sea EMECE.

Supongamos que queremos ver los libros cuyo precio

de venta sea mayor o igual a $1000 y menor a $1700.

Repita los pasos anteriores seleccionando Personalizar

la lista desplegable.

Este cuadro de diálogo nos permite indicar dos criterios

para un mismo nombre de campo. Estableciendo que
deba cumplirse al menos una condición para que se
listen los datos.

Seleccione la opción es mayor o igual que de la primera

lista desplegable. En la lista de la derecha y escriba o seleccione el precio de venta en
nuestro ejemplo 1000. Repita los pasos para seleccionar en la segunda lista el segundo
criterio por el que se va a filtrar, es decir, es menor que 1700. Opte por el conector lógico
correcto (para nuestro ejemplo Y). Pulse Aceptar.

Supongamos que queremos mostrar de la Base de

datos los 10 libros más vendidos.

Repita los pasos para mostrar todos los registros.

Ubíquese en cualquier registro del nombre de campo

Unidades Vendidas y despliegue la lista seleccionando Los 10 más…

Opte por los criterios correctos en cada lista desplegable. Pulse Aceptar.

Para quitar el Autofiltro debemos posicionarnos en cualquier celda de la tabla y acceder a

la ficha Datos y quitar la selección al botón Filtro.

Si desea conservar este archivo resuelto guárdelo en su PC.

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Ejercicios de autoevaluación:

Ejercicio 1:
Ordene la lista por los campos Editorial y Costos ambos en forma ascendente.
Ejercicio 2:
Utilizando Autofiltro muestre los libros de la editorial GRUPO EDITOR cuyo costo es
entre 500 y 1000 pesos.
Ejercicio 3:
Muestre solamente los libros con ventas superiores a las 3 unidades.

Aplicación de Subtotales
Total Salud es una pyme que presta servicios de logística de medicamentos y descartables

Administra las compras de sus artículos mediante una planilla de Excel, a los fines de
analizar la licitación mensual, utilizaremos Subtotales para condensar la información a
presentar al Directorio.

Para ello contamos con una planilla de la compra mensual detallada de los insumos
médicos.

Abra el archivo 0503.xls que se encuentra en la carpeta de la Unidad.

En la primera columna se encuentra la Descripción de los productos, en la siguiente

columna figura la marca, la cantidad adquirida, el importe total de la compra, el Tipo de
artículo y finalmente el proveedor seleccionado, medicamentos o descartables
correspondientes al mes en curso.

Los artículos están ordenados por nombre en forma alfabética creciente. La empresa
necesita obtener la suma total de las cantidades adquiridas por tipo de artículo. Dentro de
cada tipo de artículo, la empresa necesita discriminar subtotales de Importe de cada
proveedor.

Ordene la lista en forma ascendente por Tipo.

Seguidamente ordene la lista por Proveedor también en
forma ascendente.

Este orden es necesario para poder obtener los

subtotales requeridos.

Nos situamos en una celda. Accedemos

al menú Datos|Subtotal.

Esto nos permite acceder al cuadro de

diálogo de subtotales.

La primera lista desplegable contiene todos los campos

de la tabla. Aquí debemos especificar la columna que
contiene los grupos cuyos subtotales queremos
calcular.

Despliegue la misma y seleccione el campo Tipo puesto que queremos obtener los
subtotales de los importes para cada uno de los sectores de la empresa.

La siguiente lista desplegable contiene las funciones de las que podemos hallar subtotales.
En este caso deje la función suma que aparece seleccionada.

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Seguidamente tenemos la posibilidad de seleccionar el campo que vamos a utilizar para
hallar los subtotales. En este caso deje el campo Cantidad que es el que contiene la
cantidad comprada de cada artículo. Presione Aceptar.

Por cada Tipo se muestra el subtotal correspondiente.

En la parte izquierda de la hoja tenemos símbolos de esquematización. Estos símbolos

nos permiten mostrar y ocultar los detalles del resumen.

Haciendo clic en el primer símbolo de esquematización mostramos la

cantidad general de las compras considerando todos los artículos sin
especificar ningún detalle.

Haciendo clic en el segundo símbolo de esquematización mostramos los

subtotales de cada tipo (para todos los artículos) y el total general. No
mostramos en detalle los artículos.

Con el tercer símbolo de esquematización volvemos a obtener todos los

artículos, los subtotales por tipo y el total general.

Debemos ahora obtener los subtotales por proveedor.

Para lograr esto vuelva a acceder al menú Datos|Subtotales.

Dentro del cuadro de diálogo de subtotales, en la lista desplegable “Para cada cambio en”,
seleccione el campo Proveedor. Siga utilizando la función seleccionada (suma) y
seleccione la columna Importe, como columna de cálculo. En la parte inferior del cuadro
está seleccionado “Reemplazar subtotales actuales”.

Importante debemos quitar la tilde puesto que queremos conservar los subtotales
calculados anteriormente. Finalmente presione Aceptar.

Obtenemos un resumen conteniendo los subtotales por tipo y por cada proveedor.

Nuevamente contamos con los símbolos de esquematización para las diferentes opciones
de resumen.

Para obtener nuevamente el listado original de facturas sin los subtotales hallados
accedemos al menú Datos|Subtotales. En el cuadro de diálogo de subtotales presionamos
el botón denominado “Quitar todos”.

Ejercicios de Autoevaluación

Ejercicio 1:
Obtenga los subtotales para determinar la cantidad de operaciones realizadas de acuerdo
a la Categoría.
Ejercicio 2:
Obtenga los subtotales para determinar el precio promedio de acuerdo al Origen de la
mercadería.