ACUERDO 027 (Octubre 31 de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo

número 07 del 29 de junio de 1994.

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia, en uso

de sus facultades legales y en especial de las conferidas por la Ley 80 de 1989
y el Acuerdo 017 del 27 de febrero de 2001,
ACUERDA:
Artículo 1°. Actualizar el reglamento general de archivos, en su artículo 67 y
en lo correspondiente al uso del glosario, el cual quedará así:

A
Acceso a documentos de archivo. Derecho de los ciudadanos a consultar
la información que conservan los archivos públicos, en los términos
consagrados por la ley.
Acervo documental. Conjunto de documentos de un archivo, conservados
por su valor sustantivo, histórico o cultural.
Administración de archivos. Conjunto de estrategias organizacionales
dirigidas a la planeación , dirección y control de los recursos físicos, técnicos,
tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento
de los archivos.
Almacenamiento de documentos. Acción de guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
Archivista. Profesional del nivel superior, graduado en archivística.
Archivística. Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos
de los archivos.
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública
o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la
gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos
por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es
constante.
Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
 Archivo del orden departamental. Archivo integrado por fondos
documentales procedentes de organismos del orden departamental y por
aquellos que recibe en custodia.
Archivo del orden distrital. Archivo integrado por fondos documentales
procedentes de los organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en
custodia.
Archivo del orden municipal. Archivo integrado por fondos documentales
procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe
en custodia.
Archivo del orden nacional. Archivo integrado por los fondos documentales
procedentes de los organismos del orden nacional y por aquellos que recibe en
custodia.
Archivo electrónico. Conjunto de documentos electrónicos producidos y
tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo General de la Nación. Establecimiento público encargado de
formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina
el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del
patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del
acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.
Archivo histórico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del
archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente
Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo
también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,
depósito voluntario, adquisición o expropiación.
Archivo privado. Conjunto de documentos producidos o recibidos por
personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus
funciones o actividades.
Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia,
la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como
tal por el legislador.
Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades
oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por
entidades privadas.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.
Asiento descriptivo. Conjunto de elementos informativos que individualizan
las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.
Asunto. Contenido de una unidad documental generado por una acción
administrativa.
C
 Carpeta. Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación.
Catálogo. Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
Certificación de documentos. Acción de constatar la presencia de
determinados documentos o datos en los archivos.
Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental. Fase del proceso de organización documental,
en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo
con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección,
series y/o asuntos).
Código. Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y
que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la
entidad.
Colección documental. Conjunto de documentos reunidos según criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al orden original.
Comité de archivo. Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de
cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de
gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos. Órgano asesor del Archivo General de
la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos,
encargado de conceptuar sobre.
• El valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de
las privadas que cumplen funciones públicas.
• La eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración
documental
• La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
Comités del sistema nacional de archivos. Comités técnicos y sectoriales,
creados por el Archivo General de la Nación como instancias asesoras para la
normalización y el desarrollo de los procesos archivísticos.
Comunicaciones oficiales. Comunicaciones recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de
fondos acumulados es pertinente el uso del término "correspondencia", hasta el
momento en que se adoptó la definición de "comunicaciones oficiales"
señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la
Nación.
 Conservación de documentos. Conjunto de medidas preventivas o
correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos. Conjunto de estrategias y
medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir
el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad
y estabilidad.
Consulta de documentos. Acceso a un documento o a un grupo de
documentos con el fin de conocer la información que contienen .
Copia. Reproducción exacta de un documento.
Copia autenticada. Reproducción de un documento, expedida y autorizada
por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del
original.
Copia de seguridad. Copia de un documento realizada para conservar la
información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del
mismo.
Cuadernillo. Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar
formado por la costura de uno o varios cuadernillos.
Cuadro de clasificación. Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las
secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
Custodia de documentos. Guarda o tenencia de documentos por parte de
una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la
administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su
titularidad.
D
Depósito de archivo. Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Depuración. Operación, dada en la fase de organización de documentos,
por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios,
para su posterior eliminación.
Descripción documental. Fase del proceso de organización documental
que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus
agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de
consulta.
Descriptor. Término normalizado que define el contenido de un documento
y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de
información.
Deterioro. Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o
mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
 Digitalización. Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica (soportes, papel, video, casettes,
cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse
por computador.
Digitar. Acción de introducir datos en un computador por medio de un
teclado.
Diplomática documental. Disciplina que estudia las características internas
y externas de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su
elaboración, con el objeto de evidenciar la evolución de los tipos documentales
y determinar su valor como fuentes para la historia.
Disposición final de documentos. Decisión resultante de la valoración
hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las
tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad
de la información.
Distribución de documentos. Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
Documento activo. Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo. Documento generado por la misma oficina o por
otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales
pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por
una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento esencial. Documento necesario para el funcionamiento de un
organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
Documento electrónico de archivo. Registro de la información generada,
recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece
en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad
en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos.
Documento facilitativo. Documento producido en cumplimiento de
funciones idénticas o comunes en todas las entidades.
Documento histórico. Documento único que por su significado jurídico o
autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección
del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las
actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del
patrimonio histórico.
Documento inactivo. Documento que ha dejado de emplearse al concluir
sus valores primarios.
Documento misional. Documento producido o recibido por una institución
en razón de s u objeto social.
Documento original. Fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público. Documento otorgado por un funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención.
Documento semiactivo. Documento de uso ocasional con valores
primarios.
E
Eliminación documental. Actividad resultante de la disposición final
señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio
de conservar su información en otros soportes.
Empaste. Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles
forma de libro. La unidad producto del empaste se llama "legajo".
Encuadernación. Técnica mediante la cual se cosen uno o varios
cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su
protección. La unidad producto de la encuadernación se llama "libro".
Estantería. Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus
respectivas unidades de conservación.
Expediente. Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora
en la resolución de un mismo asunto.
F
Facsímil. Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio
mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.
Fechas extremas. Fechas que indican los momentos de inicio y de
conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los
documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más
reciente de un conjunto de documentos.
Foliar. Acción de numerar hojas.
Folio. Hoja.
Folio recto. Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto. Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
 Fondo abierto. Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas
administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.
Fondo acumulado. Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio
de organización archivística.
Fondo cerrado. Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han
dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de
las personas naturales o jurídicas que los generaban.
Fondo documental. Conjunto de documentos producidos por una persona
natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Fuente primaria de información. Información original, no abreviada ni
traducida. Se llama también "fuente de primera mano".
Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del
quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento
hasta su eliminación o conservación permanente.
G
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Guía. Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos
documentales de uno o varios archivos indicando sus características
fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los
forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
I
Identificación documental. Primera etapa de la labor archivística, que
consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y
archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.
Indice. Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o
numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos,
acompañados de referencias para su localización.
Indice cronológico. Listado consecutivo de fechas.
Indice onomástico. Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.
Indice temático. Listado de temas o descriptores.
Indice toponímico. Listado de nombres de sitios o lugares.
Inventario documental. Instrumento de recuperación de información que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental.
L
Legajo. Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su
manipulación.
Legislación archivística. Conjunto de normas que regulan el quehacer
archivístico en un país.
M
Manuscrito. Documento elaborado a mano.
Marca de agua (Filigrana). Señal transparente del papel usada como
elemento distintivo del fabricante.
Microfilmación. Técnica que permite registrar fotográficamente documentos
como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Muestreo. Técnica estadística aplicada en la selección documental, con
criterios cuantitativos y cualitativos.
N
Normalización archivística. Actividad colectiva encaminada a unificar
criterios en la aplicación de la práctica archivística.
O
Ordenación documental. Fase del proceso de organización que consiste
en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas
en la fase de clasificación.
Organigrama. Representación gráfica de la estructura de una institución. En
archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los
documentos.
Organización de archivos. Conjunto de operaciones técnicas y
administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en
forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Organización documental. Proceso archivístico orientado a la clasificación,
la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
P
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
Principio de orden original. Se trata de un principio fundamental de la
teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los
documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es
prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia. Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Producción documental. Generación de documentos hecha por las
instituciones en cumplimiento de sus funciones.
 Protocolo. Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos
notariales que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
R
Radicación de comunicaciones oficiales. Procedimiento por medio del
cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de
envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley.
Recepción de documentos. Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos
que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos. Acción y efecto de obtener, por medio de
los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales. Procedimiento por medio del cual
las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos como nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre
o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del
funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre
otros.
Registro de ingreso de documentos. Instrumento que controla el ingreso a
un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos
provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.
Reglamento de archivo. Instrumento que señala los lineamientos
administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.
Reprografía. Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la
microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.
Retención documental. Plazo que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
S
Sección. En la estructura archivística, unidad administrativa productora de
documentos.
Selección documental. Disposición final señalada en las tablas de
retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin
de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su
conservación permanente. Usanse también "depuración" y "expurgo".
Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Signatura topográfica. Identificación convencional que señala la ubicación
de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservación. Conjunto de estrategias y procesos
de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos,
garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
Sistema nacional de archivos. Conjunto de instituciones archivísticas
articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los
procesos archivísticos.
Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus
características específicas.
T
Tabla de retención documental. Listado de series, con sus
correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoración documental. Listado de asuntos o series
documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo
central, así como una disposición final.
Testigo. Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira
de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación,
reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias
cruzadas.
Tipo documental. Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Tomo. Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que
suelen dividirse los documentos de cierta extensión.
Trámite de documentos. Recorrido del documento desde su producción o
recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental. Remisión de los documentos del archivo de
gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de
retención y de valoración documental vigentes.
U
Unidad administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución.
Unidad de conservación. Cuerpo que contiene un conjunto de documentos
de tal forma que garantice su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas,
las cajas, y los libros o tomos.
 Unidad documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un
solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente.
V
Valor administrativo. Cualidad que para la administración posee un
documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor científico. Cualidad de los documentos que registran información
relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor contable. Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos
económicos de una entidad pública o privada.
Valor cultural. Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia,
entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores,
modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o
estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su
identidad.
Valor fiscal. Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública.
Valor histórico. Cualidad atribuida aquellos documentos que deben
conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles
para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal. Valor del que se derivan derechos y obligaciones
legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
Valor permanente o secundario. Cualidad atribuida a aquellos documentos
que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un
archivo.
Valor primario. Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde
que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos,
fiscales, legales y/o contables.
Valor técnico. Atributo de los documentos producidos y recibidos por una
institución en virtud de su aspecto misional.
Valoración documental. Labor intelectual por la cual se determinan los
valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
Artículo 2°. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación en
el Diario Oficial y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en particular
el glosario del Acuerdo 07 de 1994.
Publíquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 31 de octubre de 2006.
 La Secretaria General encargada de las funciones del cargo de Viceministro
0020 del Ministerio de Cultura,
María Beatriz Canal Acero.
El Secretario Técnico,
Lázaro Mejía Arango.
 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

CIRCULAR No.004 DE 2003

PARA: Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos Administrativos,

Superintendencias, Unidades Administrativas Especiales y demás
Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional

DE: Departamento Administrativo de la Función Pública y Archivo General de la

Nación

ASUNTO: Organización de las Historias Laborales

FECHA: Junio 6 de 2003.

El pasado 20 de diciembre de 2002 el Departamento Administrativo de la Función Pública y el

Archivo General de la Nación, expidieron la Circular No. 07, a través de la cual se expresó la
necesidad de que todas las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional organicen los
archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos 594 de 2000 y a las pautas y
normas técnicas generales sobre la conservación de la información oficial de las entidades.

Teniendo en cuenta lo anterior, en desarrollo del Programa de Renovación de la Administración Pública

se viene adelantando por parte de la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de
Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública, un
plan de contingencia que involucra el acompañamiento y seguimiento al manejo de los archivos, con el
fin de proteger los fondos documentales de las entidades dentro de sus procesos de reforma institucional y
de manera específica la relacionada prioritariamente con las historias laborales, nóminas e historias
clínicas, entre otras.

Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada
expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la
forma de vinculación laboral en cada entidad:

 Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo

 Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
 Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
 Documentos de identificación
 Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
 Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo
 Acta de posesión
 Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
 Certificado de Antecedentes Fiscales
 Certificado de Antecedentes Disciplinarios
 Declaración de Bienes y Rentas
 Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
 Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.
 Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones,
licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en
carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
 Evaluación del Desempeño
 Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones
del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo,
liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los anteriores
documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza jurídica, con sus
responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos documentales,
complementándola.

De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la transparencia de la
administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan
actividades propias de la gestión del talento humano.

Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, los Secretarios
Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía pertenecientes a las entidades
públicas, dentro del proceso de organización de archivos, deberán verificar que:

 En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su

producción; y su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y la entidad.
 Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de conservación (carpetas)
individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha
más antigua y el último el que refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en
varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada
carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación debe ser consecutiva de 1 a n
independientemente del número de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.
 Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se anexa de acuerdo con su
instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos.
 Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el Inventario Único
Documental de los expedientes bajo su custodia.
 Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las
medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación
física de los documentos.

Aprovechando el proceso de organización archivística que vienen adelantando las entidades en

cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la Nación y dada la importancia legal y el
carácter administrativo de los documentos que conforman las Historias Laborales, las entidades deberán
verificar la organización de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos internos a las
disposiciones anteriormente descritas.

El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus funciones de asesoría técnica, inspección y

vigilancia otorgadas por la Ley, continuará realizando visitas a las entidades, para verificar el
cumplimiento de las obligaciones respecto al manejo archivístico y en especial de las series documentales
anteriormente citadas.
FERNANDO GRILLO RUBIANO
Director

Departamento Administrativo de la Función Pública

JORGE PALACIOS PRECIADO

Director
Archivo General de la Nación

C.C. Director Departamento Nacional de Planeación- Dr. Santiago Montenegro Trujillo.

Directora Programa de la Renovación de la Administración Pública-Dra. Claudia
Jiménez Jaramillo.
Secretario Jurídico de la Presidencia- Dr. Camilo Ospina Bernal.
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
GRUPO DE TALENTO HUMANO

HISTORIA LABORAL
HOJA DE CONTROL

Nombre Funcionario:__________________________________________

FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLIO (S)

Fecha Elaboración: _____________________________ Firma: ____________________________________

Funcionario responsable manejo Historia Laboral

Firma: ___________________________________
Jefe Recursos Humanos