Presentación El Control

PROCESO ADMINISTRATIVO
El Control
1.- PLANEACION: ¿Qué se va a hacer? Objetivos, políticas, diagnóstico, programas y
presupuestos
2.- ORGANIZACIÓN: ¿Cómo se dividirá el trabajo? Unidades de mando y procedimientos.
3.- INTEGRACION: ¿Quién y con qué se va a hacer? Personal: selección, contratación,
capacitación, materiales, finanzas, compras, producción, entre otros.
4.- DIRECCION: ¿Cómo se debe hacer? Autoridad, mando, toma de decisiones, supervisión,
delegación, instrucciones y comunicación.
5.- CONTROL: ¿Cómo se hizo? Evaluación, comparación, determinación de las
desviaciones, corrección de fallas y retroalimentación.
CONTROL
La etapa de control no existiría si la planeación y organización se
ajustaran impecablemente a la integración y a la fase directiva, sin
embargo, aún en planeaciones cuidadosas, surgen algunas
necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo
programado.
Es la última etapa del proceso
administrativo, pero está estrechamente
ligada con la etapa de planeación, a la cual
sirve de retroalimentación para futuros
planes.
Su función consiste en establecer sistemas para
medir y corregir las ejecuciones de los integrantes del
organismo social, con el fin de asegurar que los
objetivos fijados se vayan logrando.
Mientras más claros, completos y ordenados sean los
planes, más se facilitará la función de control.
Los factores sobre los cuales puede controlarse toda actividad son:
•Cantidad,
•Tiempo,
•Calidad y
•Costo. CANTIDAD TIEMPO COSTO CALIDAD
Presupuestos Estudios de tiempos Presupuestos Evaluación de la actuación
Estimaciones Fechas límite Costo por metro Pruebas psicológicas

cuadrado
Productos terminados Programas Costos estándar Inspecciones visuales
Unidades vendidas Tiempo – máquina Pronósticos Coeficientes
Unidades rechazadas Medición del trabajo Contabilidad Rendimiento del personal
Control de Inventarios Procedimientos Productividad Informes
Medición del trabajo Estándares Rendimiento sobre la Procedimientos

inversión
Pronósticos Estándares
Calificación de méritos
• Relación con lo planteado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen
en la planeación.
• Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
• Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que
se presentan entre la ejecución y la planeación.
• Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores.
• Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeación,
organización o dirección.
• Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe
prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.
• Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para
eliminar errores.
• Enfrentar el cambio: Ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos
y los servicios de la empresa
• Producir ciclos más rápidos: Implica acelerar el desarrollo y la entrega de productos y
servicios nuevos a los clientes.
• Agregar valor: Agregar valor a un producto o servicio, de tal manera que los clientes
lo compren, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor.
• Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: Permite que el gerente controle el
avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
•Producción
•Calidad
•Inventarios
•Mantenimiento
•Costos
•Ventas
•Salarios
•Personal
•Observación
•Presupuestos
•Estadísticas
•Auditorías
•Control Interno
•Informes verbales y/o escritos
•Información y análisis especiales
• Control Preliminar: Se enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de
recursos utilizados en la organización.
• Control Concurrente: Vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se
están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en funcionamiento se derivan de las
descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la función de la planificación
• Control de Retroalimentación: Se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se

orientan hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí.
Establecimiento de normas o estándares de ejecución.- Consiste en fijar unidades de medida que sirven como puntos de
referencia y que están basadas en los objetivos: niveles de producción, cuotas de ventas, índices de productividad, posición en el
mercado, cargas de trabajo, utilidades, etc.
Medición de lo que se ha hecho.- Es la valoración de las actividades y los resultados que se pretende controlar; la información
que surja debe ser actual, correcta y oportuna para aprovecharse e interpretarse de la mejor forma y obtener conclusiones.
Comparación de lo hecho con lo establecido e investigación de las diferencias, si las hay.- El control implica una comparación
entre los resultados y el estándar previamente establecido.
Corrección de las desviaciones aplicando acciones correctivas.- Cuando se presentan desviaciones desfavorables, será necesario
adoptar las acciones correctivas apropiadas que encaucen hacia los resultados pretendidos; un sistema de control debe hacer
posible detectar prontamente las desviaciones para corregirlas a tiempo
• Estándares
En cuánto al método
Cuantitativos
Cualitativos
• Medición de Resultados
Esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por lo tanto la efectividad del
proceso dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna (a
tiempo), confiable (exacta), válida (que mida realmente lo que intenta medir), con unidades de
medida apropiadas y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicación).
• Corrección
El iniciar una acción correctiva es una función ejecutiva, pero antes de iniciarla es indispensable
reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.
• Retroalimentación
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación, que es el eslabón entre la
planeación y el control. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con que se
retroalimente el sistema.
CATEGORIAS DEL CONTROL
ANTES DE LA DURANTE LA DESPUES DE
OPERACION OPERACION LA
OPERACION
OBJETIVOS Y MEDIOS O FINES O

ESTANDARES DESEMPEÑOS RESULTADOS
SECUENCIA DE LA OPERACIÓN O PROCESO
INSUMOS DE PROCESOS DE RESULTADOS DEL

TRABAJO TRABAJO TRABAJO
CONTROLES CONTROLES A CONTROLES POR

PREVIOS COMPETIDORES RETROALIMENTACIO
N
ASEGURAR LA GARANTIZAR LOS
GARANTIZAR LA
DIRECCION RESULTADOS
EJECUCION
ADECUADA Y LOS FINALES DENTRO
CORRECTA DE LAS
RECURSOS E DE LOS OBJETIVOS
OPERACIONES DEL
INSUMOS Y ESTANDARES
FLUJO DE TRABAJO
NECESARIOS ESPERADOS
ANTES DE LA OPERACION DURANTE LA OPERACION DESPUES DE LA OPERACION
•PLAN ESTRATEGICO •OBSERVACION

•INFORMES MENSUALES
•PLANES TACTICOS Y •ACOMPAÑAMIENTO
OPERACIONALES
•INFORMES ANUALES
•INSPEC Y CORRECCION
•PLANES DE ACCION
•AUDITORIA PERIODICAS
•REVISION DEL
•PRESUPUESTOS PROGRESO
•INVESTIGACIONES
•DESCRIPCION DE •REUNIONES DE STAFF
•REVISION DEL
CARGOS
DESEMPEÑO
•SISTEMAS DE DATOS E
•OBJETIVOS DE INF. INTERNAS
•EVALUACION DE LOS
DESEMPEÑO
RESULTADOS DEL
•PROGRAMAS DE
ENTRENAMIENTO
•PLANES DE ENTRENAMIENTO
ENTRENAMIENTO
CONTROL PREVIO CONTROL SIMULTANEO CONTROL POR RETROALIMENTACIÓN

ACCION
CORRECTIVA
• EL CONTROL BUSCA MANTENER LAS OPERACIONES DENTRO DE LOS ESTANDARES
ESTABLECIDOS PARA CONSEGUIR LOS OBJETIVOS DE LA MEJOR MANERA POSIBLE.
• LA ACCION CORRECTIVA ES LA ACCION ADMINISTRATIVA QUE BUSCA MANTENER EL
DESEMPEÑO DENTRO DEL NIVEL DE LOS ESTANDARES ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR
QUE TODO SE HAGA EXACTAMENTE DE ACUERDO A LO PLANEADO.
• EL CONTROL BUSCA ALCANZAR DOS FINALIDADES PRINCIPALES:
• CORRECCION DE FALLAS O ERRORES
• PREVENCION DE NUEVAS FALLAS O ERRORES.

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Medición del trabajo Estándares Rendimiento sobre la Procedimientos

• Control de Retroalimentación: Se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se

OBJETIVOS Y MEDIOS O FINES O

SECUENCIA DE LA OPERACIÓN O PROCESO

INSUMOS DE PROCESOS DE RESULTADOS DEL

CONTROLES CONTROLES A CONTROLES POR

•PLAN ESTRATEGICO •OBSERVACION

CONTROL PREVIO CONTROL SIMULTANEO CONTROL POR RETROALIMENTACIÓN

• PREVENCION DE NUEVAS FALLAS O ERRORES.

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