Passez de l’ingénierie de formation à l’ingénierie

pédagogique
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Mon plan d’action se précise : j’ai mes objectifs de formation, une bonne

vision des budgets disponibles, des effectifs de stagiaires, des délais de
formation attendus par les managers. Je vais pouvoir transformer mon plan
de formation prévisionnel en actions concrètes !

Cela implique de penser « pédagogie ».  Vous allez concevoir des

prestations de formation. L’offre est souvent importante et vous devrez
analyser, co-construire souvent avec des experts du domaine de formation
concerné, sélectionner la meilleure proposition pédagogique mais aussi
financière !

Qu'est-ce que l’ingénierie pédagogique ?

Il va s'agir maintenant de travailler sur le parcours de formation lui-
même : qui va former, quel contenu aura la formation, quelles méthodes de
transfert des connaissances vont être utilisées, quels seront
les objectifs pédagogiques à atteindre à l'issue de la formation ?

La pédagogie peut être définie comme "un ensemble de méthodes dont

l'objet est d'assurer l'adaptation réciproque d'un contenu de formation à des
individus à former".
Quand il s'agit de créer un nouveau stage de formation, pour des groupes de
salariés, vous devez passer par l'élaboration d'un cahier des charges que
vous transmettrez ensuite aux prestataires potentiels, même s'il s'agit de
formateurs internes. Il faut viser juste pour répondre aux besoins... 

Créer de l'insatisfaction chez les stagiaires ou chez les managers, un

risque à éviter absolument !
Cette insatisfaction peut provenir :

 du contenu du stage : un programme inadapté

 de l'animation de la formation : un formateur défaillant sur le fond ou
sur la forme de son animation
 de la durée : un stage trop long, trop court...
 des dates choisies : dans des périodes de sur-activité, de congés...
 de la composition du groupe : des différences de niveaux importantes
parmi les stagiaires, un mix entre des équipes... 
 du lieu de formation : trop éloigné des transports, isolé ou bruyant, trop
petit ou sans commodités d'accueil, des contraintes de restauration, de
pauses... 
Quand vous allez concevoir le stage, le déroulé pédagogique et les modalités
de formation, il faudra penser à tout cela !

Rédiger le cahier des charges

C'est le support qui vous permet de communiquer votre besoin ainsi que
certains éléments du projet à vos différents interlocuteurs ; ainsi, si vous
mettez différents organismes en concurrence, ils partiront tous des mêmes
informations pour concevoir leur proposition de formation.

Voici les informations qui figureront généralement dans le cahier des

charges :

Une présentation de l'entreprise :

 son nom, adresse, le nom de ses dirigeants
 son organisation nationale ou internationale selon les besoins du
projet
 son secteur d'activité et son positionnement sur son marché
 ses effectifs principalement en lien avec le projet de formation
Le contexte de la demande :
 une description du projet de l'entreprise en lien avec le besoin de
formation : nouveau produit, nouveau marché, rachat ou
restructuration, montée en compétences des managers, mise aux
normes, requalification d'une catégorie de personnel...
 les autres actions prévues en amont, en aval ou en parallèle de
l'action de formation à prendre en considération
Par exemple :  
 une réunion de lancement du projet d'entreprise
 un séminaire de direction
 la visite de clients étrangers
 le changement de locaux, l'ouverture d'une nouvelle implantation
 une campagne de communication... 
Les objectifs de formation :
Une description des compétences visées en situation professionnelle
complétées par les objectifs de formation correspondants.

Pour exprimer la compétence ainsi que l'objectif de formation, débutez par 

un verbe d'action + la description de l'action + le contexte de l'action. 
Par exemple : "A l'issue de la formation, les stagiaires seront capables de :
 réaliser / des reporting financiers / conformes aux normes de
l'entreprise
 de réagir / à la concurrence / sur ces produits ...
 de manager / une équipe de commerciaux / sur ce type de marché
 de traiter / les réclamations / de clients anglophones / sur nos produits
high-tech…"
Le domaine de formation :
Vous pourrez indiquer le domaine de formation : management,
communication, gestion financière... Précisez le thème de la formation si c'est
déjà clairement exprimé dans le plan de formation.

Par exemple  :
 analyse financière avec Excel
 négociation commerciale avec les grands comptes
  bases du management pour les nouveaux managers
La population concernée :
 le nombre de personnes concernées
 une description de la population concernée : métier, direction,
localisation
 une description du profil de compétences concernant la formation
envisagée
Par exemple :
 débutant ou niveau d'expérience 
 groupes de niveau homogène ou hétérogène
 expertise sur une partie des compétences
 Les contraintes organisationnelles, par exemple : l'impossibilité de
mobiliser plus de 3 personnes par équipes simultanément, respecter
une priorité d'accès à la formation pour certaines catégories de
stagiaires...
L'organisation souhaitée :
 Le lieu de formation : une proximité à certains transports,
l'accessibilité, l'accès à un jardin, une restauration intégrée, un stage
en résidentiel (les stagiaires et le formateur dorment sur place)...
 La durée préconisée ou imposée et les dates souhaitées : certains
mois sont à éviter en raison de congés ou de pics d'activité,
l'intégration de nouveaux collaborateurs peut imposer des délais...
 Les contraintes organisationnelles ou logistiques : concernant
la population à mobiliser, l'information des dirigeants en amont de la
formation...
La pédagogie envisagée :
Certaines modalités pédagogiques peuvent être conseillées ou imposées par
l'entreprise.

Par exemple :
 l'utilisation systématique de blended learning (un mix de plusieurs
méthodes) 
 la préparation des cas pratiques par les managers
 la présence d'un formateur interne en co-animation 
 la création d'un kit pédagogique : contenus, méthode d'animation...
 le suivi des stagiaires à distance suite à la formation 
L'évaluation de la formation :
Cette phase d'évaluation est souvent un enjeu important pour le responsable
formation ; il doit pouvoir prouver objectivement la réussite du projet de
formation, le ROI (retour sur investissement) pour l'entreprise et les
managers.

Lorsque que le dispositif de formation est cofinancé, le financeur prendra en

considération le dispositif d'évaluation organisé et les résultats obtenus.

Si l'évaluation en situation de travail sera souvent organisée en interne, il peut

être demandé à l'organisme de proposer un système d'évaluation en sortie
de formation, voire dans les semaines qui suivent la formation.
La présentation du budget et les modalités de facturation
 La présentation souhaitée des coûts et du budget global 
 Par exemple, préciser séparément, dans la proposition de l’organisme, le
coût :
 des journées de préparation
 des journées d'animation
 de production des supports pédagogiques
 des frais des formateurs...
 Les modalités de facturation : à préciser dans la proposition
Fréquemment, les règlements s'effectuent suite à la réalisation des
différentes parties du projet de formation, ou au moins avec un
pourcentage au terme de l’action...
Les attentes de l'entreprise concernant le retour des propositions
Dans le cas de projets de formation de grande envergure ou récurrents, il est
souhaitable que l'organisme précise aussi les moyens mis à disposition du
client concernant la gestion administrative et financière des
stages, notamment les coordonnées des différents interlocuteurs au sein de
l'organisme.

L'organisme devra aussi préciser ses références sur des projets

comparables concernant l’organisme et les intervenants ; les CVs des
formateurs seront intégrés à la proposition. Il précisera aussi les certifications
obtenues. 
Côté entreprise, vous préciserez les éléments suivants :

 le nom et les coordonnées de l'Interlocuteur dans l’entreprise

 la date limite de réception des propositions 
 les modalités d'évaluation des propositions : éventuellement, les
critères de choix retenus en priorité par l'entreprise : le profil du
formateur, la méthode pédagogique proposée, les coûts...
 la date prévue pour la prise de décision 
 le nombre d'organismes intégrés dans l'appel d’offres 
Un conseil : évitez de communiquer votre budget prévisionnel concernant le
projet de formation ; c'est une information interne à l'entreprise et un
argument important dans la négociation d'achat... 

Si vous faites appel à des formateurs internes, ce cahier des charges

trouvera toute son utilité afin de cadrer votre besoin et concevoir l'action de
formation en collaboration avec les formateurs internes ; ils vous présenteront
leur proposition de la même façon et finaliseront les modalités et la mise en
œuvre avec vous. 
Seuls les coûts vont différer et être intégrés dans votre budget sous l'étiquette
"coûts de formation interne". 
L'achat de formation
Un cours à consulter pour mieux maitriser ce sujet : Optimisez l'achat de
formation - openclassrooms.com
Plusieurs étapes vont constituer le processus d'achat :

La sélection de plusieurs prestataires :

Vous commencerez par activer votre réseau pour collecter quelques références.

Même si vous débutez dans le métier, vous trouverez en LinkedIn un

partenaire précieux. 
Vous intégrerez dans vos contacts des responsables de la formation dans
d'autres entreprises, vous vous abonnerez à des groupes spécialisés. Ce
réseau vous permettra un échange riche en conseils et en partage
d'expériences plus ou moins heureuses, notamment avec des prestataires !
Vous effectuerez une recherche via le web ou certains annuaires d'organismes.

Attention, vous entrez dans la jungle !  

Le "Ministère du travail, de l'emploi, de la formation professionnelle et du
dialogue social" met à votre disposition une liste officielle de près de 87 000
organismes de formation...  

Liste Publique des Organismes de Formation - data.gouv.fr

Une autre solution, vérifiez si l'organisme est référencé sur DATADOCK.

C'est une base de données unique pour simplifier le référencement des

organismes de formation. Il s'agit d'un "entrepôt de données" qui permet aux
financeurs de la formation professionnelle de vérifier la conformité des
organismes de formation par rapport aux 6 critères qualité définis par la Loi.
Pour être référencé sur DATADOCK, les organismes de formation doivent
déposer des éléments de preuve pour les 21 indicateurs constituant les
critères qualité, établis par les financeurs.
Le référencement des organismes sur DATADOCK - data-dock.fr
Vous ne pourrez accéder au contenu de la base en tant qu'entreprise. Par
contre, si l'organisme est référencé sur DATADOCK, cela prouve qu'il a
répondu aux contraintes de 21 critères qualité imposés par le système de
sélection de la base.

Attention cependant, de très bons formateurs indépendants ou petits

organismes de formation sont exclus de ce dispositif de référencement,
plus adaptés aux organismes de taille importante. 
L'appel d'offres
Vous allez maintenant communiquer votre appel d'offres aux différents
prestataires pré-sélectionnés. 
Votre cahier des charges sera la base de ce document ; il sera
éventuellement complété et mis en forme afin de donner toutes les
informations nécessaires aux prestataires pour vous envoyer une
proposition. 

L'objectif est de mettre tout le monde sur la même ligne de départ en

communiquant un descriptif identique de votre besoin. 
A partir de là, les prestataires vont être en concurrence . Vous allez très vite,
en éliminer certains par manque de réactivité ou incompréhension totale de
votre demande.  
Il peut arriver aussi que vous ayez choisi par erreur des prestataires qui ne
sont pas intéressés par ce type de projet, soit parce que ce n'est pas leur
domaine d'expertise, soit parce qu'ils travaillent sur des projets de taille
différente . 
L'évaluation des différentes propositions
Vous allez donc recevoir plusieurs propositions de différents prestataires de
formation ; il pourra s'agir aussi de choisir un lieu de séminaire ou un
partenaire hôtelier pour héberger vos stagiaires...  La méthode reste la même,
seuls les critères vont varier concernant la nature de la prestation.
Vous allez définir vos critères de sélection et concevoir une grille d'évaluation

 C'est important afin de garantir une objectivité dans le choix final et de

proposer à tous les "évaluateurs" d'utiliser une échelle
d'évaluation commune. 
Cette grille pourra être conçue par le responsable formation et ensuite
adaptée au projet et validée par tous les évaluateurs.

Vous pourrez intégrer à votre grille des critères tels que :

la qualité du premier contact 

la compréhension de votre besoin 
la clarté de l’offre de formation 
le respect de votre cahier des charges
la qualité des intervenants
la qualité de la démarche pédagogique
les coûts et les modalités de règlement
le service client notamment : commercial, administratif... 
Attention, le service client peut être différent avant et après la
signature du contrat!
 le respect de vos contraintes : organisationnelles, logistiques, des
délais...
Un conseil, prévoyez 4 niveaux d'évaluation plutôt que 3 afin de faire pencher
la balance !

Par exemple, selon votre culture d'entreprise :

 Insuffisant  Moyen   Bon  Très bon

 0  1  2  3
Les étapes suivantes

Différentes rencontres auront lieu ensuite avec les 2 ou 3 organismes

"shortlistés" ; vous pourrez demander à :

 visiter des locaux ou des dispositifs de formation

 assister à des démonstrations
 rencontrer bien évidemment les formateurs
 être en contact avec des clients référents...
Vous contrôlerez ensuite tous les aspects pédagogiques :

 le programme prévu
  les méthodes et moyens utilisés 
 les supports qui seront remis aux stagiaires  
 le dispositif d'évaluation de la formation...
Plus le budget est important et plus l'organisme acceptera de se soumettre à
vos contrôles. Ils savent que l'enjeu est lourd pour vous et pour l'entreprise.
Ne décidez pas seul, impliquez les managers, les dirigeants, vos
prescripteurs... 
Créez un comité de pilotage si les budgets sont conséquents et que de
multiples parties sont impliquées. 
Vous conclurez la négociation par la signature d'un protocole d'achat qui
résultera vos accords sur tous les aspects du projet : pédagogiques,
matériels, financiers...  
Des engagements seront pris de part et d'autre notamment en cas de non
respect de ses accords. 

En résumé
 L'ingénierie pédagogique va permettre de définir : qui va former, quel
contenu aura la formation, quelles méthodes de transfert des
connaissances vont être utilisées, quels seront les objectifs
pédagogiques à atteindre à l'issue de la formation.
 Un cahier des charges précisera tous les détails du projet de
formation ; il sera communiqué en appel d'offre auprès des prestataires
ou auprès des formateurs internes pour concevoir l'offre de formation.
 Un processus d'achat vous amènera à sélectionner des prestataires,
diffuser votre appel d'offres, collecter des offres de formation, définir
des critères de sélection, créer une grille d'évaluation et sélectionner le
meilleur ! 
L'ingénierie pédagogique est une étape importante pour le responsable
formation car elle va "passer le guidon" aux formateurs ! 
Cela doit se faire avec un maximum de garantie que l'objectif de formation
sera atteint et que la valeur ajoutée pour l'entreprise sera optimale. Plus le
projet de formation sera de grande envergure et plus il faudra baliser le
processus d'ingénierie pédagogique : la conception, les modalités de
réalisation et l'évaluation des objectifs atteints.