PRINCIPES ET

CARACTÉRISTIQUES D’UNE
REDACTION EFFICACE

Belhaj Abdelhamid
 Principes d’une rédaction efficace

Dans le cadre de votre travail professionnel, vous

êtes interpellé à rédiger des documents clés: lettres,
notes, comptes rendus, rapports…, à l’intention de
la hiérarchie, des collègues, des clients, des
partenaires…
 Principes de base de la rédaction

 Pour bien rédiger , il y a lieu de développer le

style en maîtrisant l’orthographe, la grammaire, la
conjugaison.
 Développer également la manière de s’exprimer
avec plus de clarté, d’élégance, de rigueur et de
concision par l’exercice et la lecture.
 Spécificités de la rédaction

 Il y a lieu de s’exprimer avec:

– clarté,
– précision ,
– courtoisie,
– cohérence.
 Caractères de la rédaction professionnelle

 Les qualités qui se dégagent de la lecture d’un

document sont:

– le respect de la hiérarchie,
– la dignité et la courtoisie
– le sens de la responsabilité,
– l’objectivité et la prudence,
– la cohérence et la précision,
– l’homogénéité du style.
 Le respect de la hiérarchie

 Toute organisation dispose d’une hiérarchie sans

laquelle règneraient le désordre et l’inefficacité.
Aussi, les attributions et les tâches doivent-elles
être hiérarchisées pour un fonctionnement
harmonieux des services.
 Du supérieur au subordonné

– J’ai l’honneur de vous faire connaître…

– Je vous envoie ci-joint pour étude…
– J’attache du prix à la réalisation rapide….
– Je vous engage à faire preuve de plus de
circonspection à l’avenir…
– Je tiens à vous faire observer que..;
– Je vous prie de bien vouloir me faire tenir
– J’attache de l’intérêt aux résultats de …
 Du subordonné au supérieur

• Je vous saurais gré de bien vouloir…

• J’ai l’honneur de vous rendre compte…
• Je vous suis très obligé de la bienveillante
attention que voudrez bien porter à ma
requête…
 De la dignité

 La dignité de l’entreprise se manifeste par sa

courtoisie et par la considération portée à son
interlocuteur.
 La considération qu’elle manifeste à son
interlocuteur conduit l’entreprise à éviter dans
ses écrits:
– des expressions relevant du langage familier;
– des tournures grammaticales incorrectes;
– des gros mots.
 De la courtoisie

 Corollaire de l’objectivité, la courtoisie s’applique

entre les services où elle se manifeste par des
nuances hiérarchiques.
 L’écrit professionnel se gardera:
– des expressions désobligeantes,
– des appréciations trop sévères et blessantes
pour l’amour- propre de celui qui en est l’objet,
– des refus brutaux;
– des ordres trop secs ou trop impératifs sans
nécessité absolue.
 De la courtoisie

 Votre requête est  Votre requête me paraît

ridicule peu fondée;
 J’émets des réserves  Il ne me sera pas
sur ; possible d’appliquer…
 Je rejette  Il ne m’est pas possible
catégoriquement…. de donner une suite
favorable à…
 Sens de la responsabilité

 Le responsable qui signe un écrit professionnel,

engage la responsabilité de l’entreprise. Aussi
doit-il endosser la pleine responsabilité du
contenu de ce qui a été écrit, même s’il n’en est
pas le rédacteur.
 La correspondance sera alors écrite à la
première personne du singulier « Je ». Le
pronom personnel « on » est à proscrire parce
que imprécis.
 Sens de la responsabilité

 On m’a dit que…  Il me revient que…

 Monsieur « X » m’a  Il m’a été signalé
signalé que. que…
 Monsieur « Y » m’a  Mon attention a été
parlé d’un dossier que appelée sur un
vous n’avez pas traité dossier que vous
n’auriez pas traité…
 De l’objectivité

 L’organisation doit être impartiale et objective.

Aussi, les écrits doivent elles faire ressortir non
l’opinion ou la personnalité de leurs rédacteurs,
mais des dispositions normatives prises en
conformité avec la réglementation en vigueur.

 Le rédacteur évitera des expressions qui

illustrent un caractère arbitraire, personnel,
émotionnel ou sentimental .
 De l’objectivité

 Dans l’espoir d’une  Je vous prie d’agréer…

suite agréable, je vous
prie…
 Je vous saurais gré
 Je vous serais des diligences qu’il
reconnaissant des conviendrait de bien
diligences qu’il vous vouloir …
plaira de mettre en
œuvre pour
l’aboutissement de ce
dossier…
 De la prudence

L’écrit professionnel doit être imprégné de

prudence car:
 toute faute , toute erreur , toute négligence ou
imprudence engage la responsabilité de
l’entreprise.
 toute décision prise par un employé doit pouvoir
être acceptée par celui qui le remplace, dans
l’optique de la continuité du service.
 la prudence requiert que les affirmations ou
appréciations soient nuancées lorsque le
rédacteur n’a pas la preuve de ses déclarations;
 le recours au conditionnel est alors de mise.
 De la cohérence et la précision

 La cohérence de la rédaction professionnelle est

remarquable au lien de cause à effet qui doit
pouvoir exister entre les causes d’un problème ,
ses conséquences et la solution retenue.

 Afin d’être compris de tous, l’écrit doit

également être précis quant à ses conclusions et
clair quant à son énoncé .
 L’homogénéité du style

 L’homogénéité du style est la conséquence de

l’observation par tous les auteurs des caractères
de la rédaction professionnelle.
 La date doit être écrite de façon précise: le
quantième en chiffre, le mois en lettres, l’année
en chiffres, sauf dans les PV.
 Les sigles ne seront utilisés que si l’appellation
complète a été utilisée une 1ère fois dans le
document.
 Typologie des documents

 Il existe plusieurs types d’écrits professionnels :

1. La lettre,
2. Les documents de liaison et d’information à
sens unique,
3. Les documents d’injonction et pour rendre
compte.
 La lettre

 Il existe plusieurs types de lettres :

 personnelle;
 professionnelle;
 administrative;
 lettre type;
 lettre circulaire.
 Il doit être respecté à l’occasion de la rédaction
d’une lettre: l’équilibre entre les parties et la loi
des intérêts croissants.
 Lettre à forme personnelle

 Elle est utilisée :

– Par un cadre qui s’adresse à son supérieur
hiérarchique pour lui exposer un problème
personnel;
– Par un supérieur hiérarchique pour répondre à
un problème personnel de son subordonné.
- Par l’Administration lorsqu’elle s’adresse à des
personnes privées.
 Structure de la lettre à forme personnelle

 Lorsqu’elle émane d’un individu, la lettre à forme

personnelle possède les mentions suivantes:
– le lieu et la date;
– la formule d’appel;
– Le nom et l’adresse du destinataire;
– l’objet;
– le corps de la lettre;
– la formule de courtoisie;
– la signature et le nom de l’expéditeur.
 La lettre professionnelle

Elle comporte :
le nom et l’adresse du destinataire,
les références,
l’objet,
si des documents accompagnent la lettre,
« Pièces jointes ».
 La lettre type

 Document pouvant être utilisé pour plusieurs

personnes avec des renseignements propres à
chaque correspondant. C’est un courrier
répétitif, établi à l’avance, qui sera envoyé au fur
et à mesure des besoins. On l’utilise chaque fois
que l’on est appelé à adresser un courrier ayant
un même objet à différentes personnes.
 Lettre entre services

 Elle possède les mentions suivantes:

– l’appellation de l’État et le logo;
– le numéro d’enregistrement, le lieu et la date;
– l’objet et les références ;
– les pièces jointes s’il y a lieu;
– le corps de la lettre;
– l’attache (qualité du signataire).
 Différentes lettres

 Lettre de transmission à une personne

extérieure à l’organisation;
 Lettre d’accusé de réception;
 Lettre circulaire ;
 Lettre de présentation; (présenter un dossier au
supérieur hiérarchique);
 Lettre de rappel.
 La lettre circulaire

Elle a pour but de communiquer une même

information à un grand nombre de personnes.
On rédige donc un seul texte anonyme que l’on
complète avec les coordonnées de chaque
destinataire.
 La lettre circulaire

Contrairement à la lettre type aucun blanc

n’apparaît dans le texte, seuls sont repiqués, au
moment de l’envoi, le nom et l’adresse du
destinataire, la signature, parfois la date, les
références et le titre de civilité ou formule
d’appel. Elle peut être envoyée par courrier,
distribuée ou mise à disposition des usagers dans
un service.
 La circulaire

 Document d’information interne, destiné

souvent à une catégorie professionnelle. Elle
s’adresse à un grand nombre de personnes dont
on ne peut connaître les coordonnées. Le texte
est reproduit dans son intégralité en autant
d’exemplaires et distribué ou envoyé. La
circulaire ne comporte aucun renseignement
propre au destinataire.
 La lettre administrative

La lettre administrative ne comporte pas de titre

de civilité ni de formule de politesse.
Le style est direct avec l’emploi du « je ».
La transmission se fait par voie hiérarchique avec
la mention s/c (sous couvert de).
 Documents de liaison et d’information

 Les documents de liaison sont:

– Le bordereau d’envoi;
– Le message- Fax ;
– Le courriel électronique;
– La note;
– La convocation;
– L’avis, le communiqué;
– L’attestation , le certificat.
 Documents d’injonction et pour rendre compte

 Cinq types de documents sont généralement

utilisés dans l’entreprise pour intimer l’ordre à un
subordonné:
– L’ordre: de mission, de service
– La directive;
– La note de service;
– L’instruction;
– La circulaire.
 Documents d’injonction et pour rendre compte

 Quatre types de documents permettent de rendre

compte d’un événement ou d’une activité:

– Le compte-rendu;
– Le rapport;
– Le procès-verbal;
– Le mémoire.
 La note

On réalise des notes pour transmettre rapidement

des informations sur un sujet précis à l’intérieur
d’une organisation. Il existe la note de service et
la note d’information. La note de service permet
de transmettre un ordre, une directive, une
décision. La note d’information sert à
communiquer une information.
L’art de rédiger
 Pléonasmes à éviter

 Car en effet  car (ou effet);

 Puis ensuite  Puis (ou ensuite);
 Collaborer ensemble  Travailler ensemble;
 Prévoir d’avance  Prévoir;
 Marcher à pied  Aller à pieds;
 Un faux prétexte  Un prétexte, une fausse
 Une idée me vient à raison;
l’esprit  Une idée me vient;
 Il suffit simplement  Il suffit;
 Mais néanmoins  Mais (ou néanmoins).
 Mots passe-partout à éviter

 Rania a des problèmes de  Souffre des….

santé;
 Méknès a neuf cent mille  Compte neuf cent
habitants; mille …
 Le Directeur a la clé;  Détient la clé
 As-tu eu la permission d’y  As-tu obtenu la
aller? permission d’y aller?
 Elle a eu une intervention  Elle a subi une
chirurgicale. intervention
chirurgicale.
 Liste d’expressions verbeuses

 Approximativement Environ
 Par conséquent Donc
 Néanmoins Mais
 Egalement, en outre Aussi
 Toutefois Mais, pourtant
 Dans l’éventualité de Si, au cas où
 Sous réserve de Pourvu, à condition que
 Préalablement à Avant de, auparavant
 A cet égard A ce sujet, sur
 En premier lieu D’abord
 Simultanément En même temps
 Fortuitement Par hasard
 Etant donné que Comme
 Voire Et même, ou même
 Comment simplifier les expressions emphatiques

 A l’effet de Pour
 A l’exception de Excepté
 A proximité de Près de
 A titre exceptionnel Exceptionnellement
 A titre provisoire Provisoirement
 A titre temporaire Temporairement
 Accomplir Faire
 Accorder l’autorisation de Permettre
 Additionner Ajouter
 Afin de Pour
 Agglomération urbaine Ville
 Alternative Choix
 Appellation Nom
 Apporter sa contribution à Participer à
 Approximativement Environ
 Arrêter son choix Choisir
 Arriver à expiration Expirer, finir,
 Attacher de l’intérêt à S’intéresser à
 Attendu que Comme, puisque
 Attirer votre attention Souligner
 Attribuer Donner
 Au cas où Si
 Au moment présent Maintenant
 Au préalable D’abord, avant
 Au sujet de Sur
 Autoriser à Permettre
 Avoir recours à Utiliser
 Ceci étant admis, entendu Donc
 Comporter Avoir
 Compte tenu du fait que Comme
 Concernant Pour, sur, à propos de
 Conformément à D’après, selon
 Considérant que Puisque
 Contribuer à Aider
 Dans l’éventualité où Si
 Dans la mesure où Puisque
 Dans le but de Pour
 Dans un futur proche Bientôt
 De façon à Pour
 Dénomination Nom
 Dimension Taille
 Donner avis que Dire, informer que
 Donner l’autorisation de Permettre de
 Effectuer des vérifications Vérifier
 Effectuer Faire
 En ce qui concerne Pour, quant à
 En conséquence Donc
 En l’occurrence En ce cas
 Equitable Juste
 Equivalent Egal
 Etablir que Prouver que
 Etant entendu que Puisque
 Etre au regret de Regretter de
 Etre dans l’impossibilité de Ne pas pouvoir
 Etre dans l’obligation de Devoir
 Etre dépossédé de Perdre
 Etre en mesure de Pouvoir
 Etre en possession de Avoir
 Eu égard à En tenant compte de
 Eventuellement A l’occasion, peut-être
 Exécuter Faire
 Faire l’addition de Ajouter, additionner
 Faire savoir que Dire
 Faire usage de Utiliser
 Guère Peu, pas
 Identique Pareil, égal
 Il va sans dire que Bien sur, certes
 Il vous appartient de Veuillez
 Impartial Juste
 Incessamment Aussitôt
 Informer que Dire
 Initialement D’abord
 Intervenir Avoir lieu
 J’accuse réception de J’ai reçu
 Je serai conduit à Je devrai
 La majorité de La plupart des
 Le cas échéant A l’occasion
Le soussigné Je
Me référant à Pour, en ce qui concerne
Mettre dans l’obligation Forcer, obliger
de
Mettre en application Appliquer
Néanmoins Mais
Nécessiter Avoir besoin de
Nonobstant le fait que Bien que
Nonobstant Malgré, en dépit de
Nos services Nous
Notifier Dire
Objectif But
Observer Voir
Octroyer Donner
Offrir la possibilité Permettre
Opposer un refus Refuser
Par conséquent, par voie Donc
de conséquence
Passer sous silence Taire, ne pas dire que
Point Pas
Porter à votre Dire
connaissance que
Pour ce qui est de Sur, quant à
Prendre la décision de Décider
Présenter un défaut, une Avoir
particularité
Prêter assistance Aider
Procéder à l’attribution Donner, attribuer
de
Procéder à l’exécution de Faire, exécuter
Procéder à l’expédition Envoyer
de
Procéder à la vente de vendre
Prompt Rapide
Réaffecter Déplacer
Rémunérer Payer
Requérir Exiger
Rester débiteur de Devoir
S’abstenir de Ne pas
Se conformer à Suivre
Sélectionner Choisir
Similaire Pareil, égal, le même
Solliciter Demander
Statuer sur la fixation Fixer une date
Suffisamment Assez
Sur-le-champ Aussitôt, tout de suite
Susmentionné, sus- Le….., ce……
décrit, susdit
Tenir sous surveillance Surveiller
Toutefois Mais
Un certain nombre de Quelques, plusieurs
Une grande quantité de Beaucoup
Venir à expiration Expirer
Veuillez trouver ci-joint Voici
Vos services Vous
 Evitez les redondances

A 5 Km de distance
A 5 Km
Cela abolit complètement
Cela abolit
Ils se sont réunis
Ils se sont réunis
ensemble
J’ai complètement achevé
J’ai achevé
Il a ajouté en plus
Il a ajouté
Après autorisation
Après autorisation
préalable
Nous collaborons
Nous collaborons
ensemble
J’ai comparé les notes
J’ai comparé les notes
entre elles
Je continue encore Je continue
Pour devenir par la suite Pour devenir
Il a publiquement
Il a divulgué
divulgué
Je suis contraint malgré
Je suis contraint
moi
Vous exagérez trop Vous exagérez
Il a mal à sa tète Il a mal à la tète
Il suffit seulement de Il suffit de
Or donc Or (ou donc)
Préparer, prévenir
Préparer, prévenir
d’avance
Cela prime avant tout Cela prime
Puis ensuite Puis (ou ensuite)
Pour reculer en arrière Pour reculer
Je dois répéter à nouveau Je dois répéter
Il faut s’entraider
Il faut s’entraider
mutuellement
Seul et unique (Seul ou unique)
Une petite mesquinerie Une mesquinerie
Un commentaire explicatif Un commentaire (ou des
explications)
Un hasard imprévu Un hasard
A mon avis, il me semble que Il me semble que (ou A mon
avis, …)
Il abuse inutilement Il abuse
Une surprise imprévue Une surprise
Ainsi par exemple Ainsi (ou par exemple)
Sans ajouter un mot de plus Sans ajouter un mot
Au grand maximum Au maximum
Car en effet Car (ou en effet)
Comme convenu
Comme convenu
précédemment
J’ai confronté mutuellement J’ai confronté
Il m’a surpris à l’improviste Il m’a surpris
Je dois différer à une date
Je dois différer
ultérieure
Enfin, bref Enfin (ou bref)
J’ai évalué
J’ai évalué
approximativement
C’est exclusivement réservé C’est réservé
Il n’a seulement qu’un
Il n’a qu’un chapeau
chapeau
Nous y reviendrons
Nous y reviendrons
ultérieurement
Il a préféré plutôt Il a préféré
Il faut prévoir à l’avance Il faut prévoir
Pour progresser en avant Pour progresser
Il a recommencé à nouveau Il a recommencé
J’ai du regroupé ensemble J’ai du regroupé
Je vais retenir une place
Je vais retenir une place
d’avance
Sain et sauf Sain (ou sauf)
J’ai spécifié avec précision J’ai spécifié
Des bases essentielles Des bases
Un entretien verbal Un entretien
Une nouvelle innovation Une innovation (ou un
nouveauté)
Un privilège exclusif Un privilège
Une heure de temps Une heure
Des perspectives d’avenir Des perspectives