REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE

Union -Discipline -Travail

MINISTERE DE LA SANTE, DE L’HYGIENE PUBLIQUE ET DE LA

CENTRE NATIONAL DE PREVENTION ET COUVERTURE MALADIE UNIVERSELLE
DE TRAITEMENT DE L’INSUFFISANCE
RENALE

Cahier des charges - EMERAUDE

1. Introduction
1.1 Objectif du document
Ce cahier des charges définit les spécifications fonctionnelles et techniques de l'application de gestion
de pharmacie de nommée EMERAUDE à développer.
1.2 Contexte
L'application de gestion de pharmacie vise à automatiser et améliorer les processus de gestion
quotidiens de la pharmacie principale et des annexes, notamment la gestion des stocks, des ventes, des
commandes fournisseurs et fournitures des et des prescriptions médicales.

• Cahier de charge :

Organisation des activités

La direction de la pharmacie est confiée à une seule personne, plus l’administrateur. Secondés par une
ou plusieurs personnes, en fonction de la charge de travail.

Les tâches et responsabilités de chacun des utilisateurs doivent être définir et traçable par l’application.

Le calendrier des activités (commandes, distributions, inventaires, gestion des périmés, etc.) est
programmé afin de répartir la charge de travail le plus régulièrement possible.

Gestion de stock

Fiche de stock

La fiche de stock est le principal outil de gestion. Une fiche de stock est établie pour chaque article
(médicament et autre) et mise à jour à chaque mouvement. Les fiches permettent de :

• identifier les mouvements de stock : entrées et sorties ;

• connaître à tout moment le niveau théorique des stocks ;
• suivre la consommation des différents sites ;
• planifier et réaliser correctement les commandes ;
• déterminer les pertes (différence entre stock théorique et stock physique).

CNPTIR / 08 BP 741 ABIDJAN 08

CEL: (225) 58 24 51 67 / 41 61 49 03 / N° CC 1920755 D
www. Cnptir-ci / cnptircocody@gmail.com
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Exemple de fiche de stock

Sont notés sur la fiche de stock :

• le DCI du médicament, la forme et le dosage ;

• tous les mouvements (entrées, sorties, provenance, destination, pertes par casse et
péremption) avec leur date ;
• les inventaires et leur date.

Peuvent aussi figurer :

• la consommation mensuelle moyenne ;

• les niveaux de stock : stock de sécurité, stock de roulement ;
• les autres lieux de stockage (réserves) ;
• le prix unitaire de l’article ;
• les commandes en cours et leur date.

Les quantités entrées et sorties sont notées en nombre d’unités (p. ex. 5 000 comprimés, 80 ampoules) et
non en nombre de boîtes .

Inscrire un seul mouvement par ligne, même si plusieurs opérations ont lieu le même jour.

Remarque : la gestion de stock à l’aide d’un ordinateur ne dispense pas de l’utilisation des fiches de
stock, que doit produit l’application.

Quantités à détenir en stock et à commander (niveaux de stock)

*Consommation moyenne mensuelle (CMM)

La CMM est calculée à partir des sorties enregistrées sur les fiches : additionner les sorties de plusieurs
mois (3, 6 ou 12) et diviser le total par le nombre de mois pris en compte pour obtenir la CMM.

*Stock de roulement = consommation de la période entre deux approvisionnements

Le stock de roulement correspond à la quantité de chaque médicament/consommable consommée entre
deux approvisionnements (p. ex. si l'approvisionnement est trimestriel, le stock de roulement = CMM x
3).

*Stock de sécurité
Ce stock est prévu pour pallier d'éventuels retards de livraison, une augmentation de la consommation
ou des pertes possibles. Il est calculé en fonction du délai de livraison des commandes.
La quantité du stock de sécurité est généralement évaluée à la moitié de la consommation correspondant
au délai de livraison. Elle dépend des risques que peut courir un programme : celui des ruptures de stock
et celui des produits périmés, dans un contexte précis (ressources, difficultés d'approvisionnement
saisonnier, etc.).

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Par exemple, si le délai de livraison est de 2 mois, le stock de sécurité correspond à la quantité
consommée en moyenne pendant 1 mois.

*Quantité à commander
La quantité commandée est basée, pour chaque article, sur les données de la fiche de stock :

• stock réel (inventaire) le jour de la commande

• stock de sécurité
• stock de roulement
• délai prévu entre commande et livraison
• quantités déjà en commande

Commande = (stock de roulement + stock de sécurité + consommation probable durant le délai de

livraison) – (stock existant au jour de la commande + quantité déjà en commande s’il y a lieu).

Feuilles de commande et de livraison

Pour les commandes des structures périphériques à la pharmacie centrale, il est recommandé d’utiliser
des formulaires pré-imprimés sur lesquels figurent la DCI, la forme (comprimé, gélule, flacon, ampoule,
etc.) et le dosage

Ces feuilles de commande peuvent aussi porter :

• le stock de chaque produit,

• la CMM.

La commande doit être remplie en trois exemplaires, datée et signée par le responsable de la structure
de soins. Deux exemplaires sont envoyés à la pharmacie centrale : l'un sert de bordereau de livraison et
peut aussi être utilisé pour la facturation, le deuxième reste à la pharmacie centrale. Le troisième
exemplaire est conservé par la structure de soins.

Exemple :
Feuille de commande d'un centre approvisionné tous les 3 mois, avec un stock minimum de 3 mois (2
mois de délai d’approvisionnement + 1 mois de stock de sécurité)

Réception d’une commande

Toute commande doit être accompagnée d'un bordereau de livraison ou d'une facture et d’une liste de
colisage.

A la réception, il faut contrôler le nombre de colis puis leur contenu :

• vérifier que les articles livrés correspondent aux articles commandés et que les quantités sont
conformes à celles indiquées sur la liste de colisage ;

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• vérifier l'emballage de chaque médicament et consommable, son étiquetage, la date de

péremption et l'aspect du produit ;
• vérifier les conditions spéciales de conservation (chaîne du froid).

Toute anomalie sera aussitôt signalée à l'expéditeur.

Puis, les produits sont rangés à l'emplacement qui leur est attribué. Les quantités reçues sont
enregistrées sur les fiches de stock.
Les bordereaux de livraison, les factures et les listes de colisage sont à classer avec les bons de
commande dans un dossier "commandes" à conserver durant trois ans ou plus suivant la réglementation
en vigueur.

Inventaire

Avant chaque commande, faire l’inventaire des quantités réellement en stock et vérifier les dates de
péremption.
Les fiches de stock donnent un stock théorique mais il faut vérifier produit par produit les quantités
réellement disponibles (stock physique). Les différences peuvent s'expliquer par des erreurs de
transcription ou par des vols. Il faut dans tous les cas éclaircir ces différences.
Un inventaire n'est facilement réalisable que dans une pharmacie correctement rangée. C'est une
opération absolument indispensable.
Durant l'inventaire, la pharmacie doit s'organiser pour qu'il n'y ait aucun mouvement de stock.

Distribution

Distribution aux site de dialyse

Chaque structure de soins adresse à la pharmacie centrale une feuille de commande en double
exemplaire.
Sur les deux exemplaires, les quantités préparées par la pharmacie centrale sont indiquées dans la
colonne «quantité livrée».
Un des deux exemplaires accompagne la livraison.
Le second exemplaire, destiné à la pharmacie centrale, est classé dans un dossier établi pour chaque
structure de soins, après avoir vérifié que toutes les sorties ont été enregistrées sur les fiches de stock. La
date d’enregistrement de sorties sur la fiche de stock doit être la même que la date figurant sur la feuille
de commande.

Rangement des médicaments et du matériel

Stockage des médicaments hors chaîne de froid

Le stock est rangé dans l'ordre du classement adopté :

• médicaments oraux
• médicaments injectables
• solutés de perfusion

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• médicaments à usage externe et antiseptiques

• désinfectants

Dans chaque catégorie (oraux, injectables, etc.), les produits sont classés par ordre alphabétique.

Chaque produit doit avoir une place bien délimitée, identifiée par une étiquette solide indiquant la DCI, la
forme et le dosage. L’attribution d’une place précise pour chaque produit permet de visualiser
immédiatement la quantité disponible et d’attirer l’attention sur une éventuelle rupture de stock.

Indiquer sur les boîtes la date de péremption de manière très visible (gros marqueur). Ranger les produits
ayant la date de péremption la plus lointaine derrière ceux devant être utilisés en premier. Cette
organisation est indispensable pour éviter la péremption des produits durant le stockage.

Pour permettre aux personnes non familiarisées avec les DCI de retrouver les produits en cas d'urgence
ou de remplacement, on peut afficher une liste des noms commerciaux et les DCI correspondantes, p. ex.
:
Bactrim® voir co-trimoxazole
Clamoxyl® voir amoxicilline
Flagyl® voir métronidazole
Valium® voir diazépam

Stockage des substances contrôlées

Les stupéfiants et autres médicaments contrôlés doivent être placés dans la catégorie médicament
contrôlée.

Stockage des produits nécessitant le maintien d’une chaîne de froid

Les produits nécessitant le maintien d’une chaîne de froid doivent être conservés au réfrigérateur entre
+2 °C et +8 °C : vaccins, immunoglobulines, sérums, insuline, ergométrine, oxytocine, dinoprostone,
certains tests de laboratoire, etc.

Stockage du matériel médical

Etant donnée la diversité des articles stockés, il faut regrouper les articles par catégorie (matériel
d'injection, pansements, sutures, matériel et réactifs de laboratoire, etc.) sans utiliser l’ordre
alphabétique à l’intérieur des différentes catégories.

2. Objectifs de l'application (à compléter)

L'application EMERAUDE doit offrir les fonctionnalités suivantes :
o Gestion complète des stocks de médicaments, produits de parapharmacie et autres
articles.
o Enregistrement des ventes et génération automatique de factures.
o Suivi des commandes fournisseurs, y compris les réceptions et les mises à jour des stocks.
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o Gestion des commandes médicales des structures de soins.

o Regrouper les commandes en kits.
o Définir pour chaque utilisateurs un espace de travail en tenant compte de sa mission.
o Tracer les produits de la date d’acquisition du marché par le fournisseur, jusqu’à l’utilisation
du produit ainsi que les patients l’ayant utilisé.
o Privilégier dans la fourniture des produits aux sites, les produits dont la date de
péremption est proche.
o Génération de rapports et statistiques pour aider à la prise de décision et à l'analyse des
performances.
o Interface utilisateur conviviale pour faciliter l'utilisation par le personnel de la pharmacie.

3. Spécifications fonctionnelles
3.1 Gestion des stocks
o Suivi des niveaux de stock actuels et mise à jour en temps réel lors des réceptions de
commandes.
o Alertes automatiques lorsque les stocks atteignent un niveau critique.
o Classification des produits par catégories et sous-catégories pour une recherche facilitée.

3.2 Gestion des ventes (à valider)

o Enregistrement des ventes avec identification du client et du vendeur.
o Intégration des modes de paiement courants (espèces, cartes de crédit, etc.).
o Génération automatique de factures électroniques avec les détails de la vente.

3.3 Gestion des commandes fournisseurs

o Passation des commandes auprès des fournisseurs et suivi des livraisons.
o Notification automatique des retards de livraison et des ruptures de stock.
o Mise à jour des stocks lors de la réception des commandes.
3.4 Gestion des prescriptions médicales (à valider)
o Enregistrement des prescriptions médicales émises par les professionnels de santé.
o Vérification des interactions médicamenteuses pour éviter les erreurs potentielles.
o Historique des prescriptions pour chaque client.

3.5 Génération de rapports et statistiques

o Rapports sur les mouvements, les sorties, les entrées mensuelles et annuelles.

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o Statistiques sur les produits les plus commandés, les fréquences d’approvisionnement, etc.
o Visualisation graphique des données pour une analyse simplifiée.

3.6 Interface utilisateur conviviale

o Interface intuitive et conviviale pour faciliter la navigation et l'utilisation de l'application.
o Prise en charge unilingue (le français) pour répondre aux besoins des utilisateurs.

4. Spécifications techniques
4.1 Plateforme
o L'application doit être développée pour fonctionner sur les principaux systèmes
d'exploitation tels que Windows, macOS, Android, iOS et Linux.
o Les technologies et langages de programmation recommandés pour le développement
sont [mentionner les technologies et langages de programmation].

4.2 Sécurité et confidentialité

o Les données des patients et des transactions doivent être sécurisées et protégées contre
les accès non autorisés.
o Les utilisateurs doivent disposer de différents niveaux d'autorisation pour accéder aux
fonctionnalités de l'application.

5. Contraintes budgétaires et temporelles

o Le budget alloué au développement de l'application est de [indiquer le budget].
o L'échéancier du projet doit être défini en accord avec l'équipe de développement.

6. Livrables attendus
o L’Application EMERAUDE fonctionnelle et conforme aux spécifications.
o Documentation technique détaillée.
o Manuel d'utilisation de l'application.
o Formation et support pour les utilisateurs de l'application.

7. Responsabilités des parties prenantes

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o L'équipe de développement est responsable de la conception, du développement et de la

mise en œuvre de l'application.
o CNPTIR est responsable de fournir les informations nécessaires, de valider les
spécifications et de fournir des retours réguliers.

8. Procédure de validation
o La validation des spécifications sera effectuée en collaboration entre l'équipe de
développement et CNPTIR.
o Des tests approfondis seront effectués pour s'assurer que l'application répond aux
exigences spécifiées.

9. Support et maintenance
o Une période de support post-livraison sera fournie pour résoudre les problèmes éventuels
et répondre aux demandes d'assistance.
o Des contrats de maintenance pourront être discutés pour assurer le bon fonctionnement
continu de l'application.

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