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PROCEDURE

COMPTABILITE FOURNISSEURS

D i f f u s i o n :

Préparé par : Vérifié par : Approuvé par :

Visa + Fonction Visa + Fonction Visa + Fonction

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Objet :
Cette procédure retrace le schéma d’écriture des différentes opérations d’achats.
Ces achats regroupent l’approvisionnement en matières et consommables qui
interviennent dans le processus de fabrication. Cette procédure s’intéresse aussi à la
comptabilisation des charges relatives aux Agences COPAG des différentes zones.

Sommaire :

4-1 Achat Lait Cru

4-2 Achats Locaux
4-3 Achat à L’Etranger
4-4 Achat Gasoil
4-5 Transport Ventes Zones
4-6 Charges Agences

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Titre : Achats Lait Cru

1- Objet :
Cette procédure renseigne sur la comptabilisation de l’achat du lait cru. Le lait cru est
supposé la matière première de base de l’unité laiterie. Sa comptabilisation est assez
spéciale dans la coopérative dans le sens où il ne donne pas lieu à des factures fournisseurs
mais plutôt à des bons de collecte que les agents de collecte remplissent au fur et à
mesure qu’ils s’approvisionnent du lait cru auprès des éleveurs. La deuxième particularité
tient au fait que la coopérative procède à un contrôle rigoureux de la qualité. Ces analyses
du laboratoire prélevées sur le lait livré permettent d’accorder des notes aux éleveurs,
fournisseurs du LC de l’Unité Laiterie. Ces notes donne lieu soit à des pénalités ou des
primes sur qualité du lait qui vient grever le solde à verser aux éleveurs. Cette opération
est appelée « paiement qualité » et dont le traitement est décrit par cette même
procédure.

2- Documents de Base :
- Journal « Lait Cru »
- Journal Primes Qualité

3 - Acteurs :
- Service « Comptabilité Matières »

4 - Processus :

4-1 Description :
- Chaque quinzaine, le service Comptabilité matières transmet le « journal Lait cru » joint
du J. « paiement Qualité » au service Comptabilité.
- Le journal LC est la synthèse des achats du lait cru effectués chaque jour auprès des
producteurs. Il découle de la saisie des bons de collecte journaliers parvenus du service
Réception au service Comptabilité Matières.
- Le J. « Paiement Qualité » dénote le solde des notes qualité assignées à chaque éleveur
et qui viennent grever son solde au niveau de l’achat du LC.
- Le comptable passe alors l’écriture d’achat au J. Auxiliaire Lait Cru par la même
occasion que l’imputation des primes qualité.
- Le règlement des fournisseurs LC est enregistré à la réception du J. Bancaire parvenu du
S. trésorerie.

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4-2 Logiramme :

Traitement des Achats de Lait Cru

Processus Bimensuel Règlement des Achats LC
Comptabilité

J. Paiement
Matières

J. Lai Cru
qualité
S.

J. Lai Cru et
J. Bancaire
paiement qualité
Comptabilité Laiterie

Confrontation
Enregistrement dans avec les
le J. A. Lait Cru déductions et
règlements

J. Lait Cru & Eneg. Du règlement des

paiement achats LC après imputation
qualité des primes qualité
S. Trésorerie

J. Bancaire

5 – Enregistrement Comptable :

5-1 Liste des comptes :

Débit : 612 100 000 Achats Lait Cru
612 110 000 paiement qualité

Crédit : 441160 000 Fournisseurs (du Lait cru)

5-2 Enregistrement Comptable :

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- A la réception du J. L C :
612 100 000 Achats Lait Cru
441160 000 Fournisseurs

NB : L’achat du lait cru est passé dans le journal auxiliaire « Lait cru » de l’application
informatique.

- A la réception du J. Paiement Qualité :

612 110 000 PAIEMENT DE QUALITE

441 160 000 Fournisseurs

Imputation du Paiement qualité

6 – Contrôle:
Le contrôle d’achat se fait par la confrontation des montants de règlement et les
différentes déductions.

7 - Liste des Abréviations :

J. LC : Journal Lait Cru

8 – Formulaires ou Annexes :

- J. Lait Cru
- J. Note Qualité

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Titre : Achats Locaux

1- Objet :
Cette procédure décrit la passation d’écritures comptables des achats de matières
premières notamment la poudre de lait, les matières consommables et les emballages
auprès des fournisseurs locaux.

2- Documents de Base :
- Factures
- Liasse/dossier Achats

3 - Acteurs :
- Service CF
- Service DF

4 - Processus :

4-1 Description :

- Après vérification des factures et liasse d’achat, le service CF transmet les dites pièces
au Service Comptabilité.
- Le S. Comptabilité les impute au J.A Achats et comptabilise les charges
correspondantes.
- Le S. C transmet les factures au S. DF pour la prise en compte de la TVA à récupérer.
- Les Factures parviennent au S. Trésorerie pour le règlement et seront retransmises au S.
C pour le classement.
- à la réception du J. Bancaire, le comptable solde les dettes fournisseurs par imputation
dans le journal auxiliaire bancaire.
- Le classement des Factures par ordre alphabétique intervient en fin du processus.

4-2 Logiramme :

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5 – Enregistrement Comptable :
5-1 Liste des comptes :
* Achat de poudre de lait :
612 211 200 ACHATS POUDRE DE LAIT LOCALE
* Achat Matières Consommables :
612 212 000 ACHATS AROMES
612 213 000 ACHATS FERMENTS
612 214 000 ACHATS SUCRE
612 215 000 ACHATS AMIDON
612 215 500 ACHAT INGREDIENNT
612 216 000 ACHATS SORBATE POTASSIUM
612 217 000 ACHATS COLORANTS ALIMENTAIRES
612 217 500 ACHATS BEURRE
612 218 000 ACHATS AUTRES MATIERES CONSOMMABLES
* Achat d’emballage
612 311 000 ACHATS P0LYETHYLENE
612 312 100 ACHATS POLYSTYRENE
612 313 100 ACHATS PAPIERS DECOR
612 313 200 ACHATS POLYMIX
612 313 300 ACHATS MOLYSTRYNES
612 315 000 ACHATS EMBALLAGE BEURRE
612 318 000 ACHATS EMBALLAGE UHT
612 318 500 ACHATS EMBALLAGE CARTONS ELOPAK
612 318 600 ACHATS EMBALLAGE STICK PACK
612 319 000 ACHAT EMBALLAGE POUDRE DE LAIT
612 320 000 ACHATS ACCESSOIRES EMBALLAGES
* TVA récupérables :
345 520 100ETAT - TVA/CHARGES RECUP. A100%
345 520 200ETAT - TVA/CHARGES RECUP. S.PRORATA

Crédit :
441100 000 Fournisseurs (locaux)
5-2 Enregistrement Comptable :
612 211 200 ACHATS POUDRE DE LAIT LOCALE
612 212 000 ACHATS AROMES
612 213 000 ACHATS FERMENTS
612 214 000 ACHATS SUCRE
612 215 000 ACHATS AMIDON
612 215 500 ACHAT INGREDIENT
612 216 000 ACHATS SORBATE POTASSIUM
612 217 000 ACHATS COLORANTS ALIMENTAIRES
612 217 500 ACHATS BEURRE
612218 000 ACHATS AUTRES MATIERES CONSOMMABLES
612 311 000 ACHATS P0LYETHYLENE
612 312 100 ACHATS POLYSTYRENE
612 313 100 ACHATS PAPIERS DECOR
612 313 200 ACHATS POLYMIX
612 313 300 ACHATS MOLYSTRYNES
612 315 000 ACHATS EMBALLAGE BEURRE
612 318 000 ACHATS EMBALLAGE UHT
612 318 500 ACHATS EMBALLAGE CARTONS ELOPAK
612 318 600 ACHATS EMBALLAGE STICK PACK
612 319 000 ACHAT EMBALLAGE POUDRE DE LAIT
612 320 000 ACHATS ACCESSOIRES EMBALLAGES
345 520 100ETAT - TVA/CHARGES RECUP. A100%
345 520 200ETAT - TVA/CHARGES RECUP. S.PRORATA
441100 000 Fournisseurs

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Les comptes de charges sont comptabilisés par :

* Leur montant HT (pour les achats dont la TVA est récupéré)
* Leur montant TTC (les achats exonérés sans droit à déduction)
* Leur montant HT plus la TVA non récupéré

6 – Contrôle:
Il est procédé à une analyse des comptes fournisseurs permettant ainsi la vérification des
opérations d’achats par des rapprochements.
Un Etat des situations Fournisseurs communiqué par le S. CF permet aussi de contrôler
l’enregistrement comptable de ces opérations.

7 - Liste des Abréviations :

HT : Hors Taxe
TVA : Taxe sur la Valeur Ajoutée
Service CF : service Contrôle facturation
S. DF : service Déclarations Fiscales
BL : Bon de livraison
DA : Demande d’Achat
BR : Bon de réception
BC : Bon de commande
Liasse d’achat : dossier d’achat contenant le BL, DA, BC et Devis

8 – Formulaires ou Annexes :

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Modifié le : Appliquée le :

Titre : Achats à l’Etranger

1- Objet :
Cette procédure décrit la passation d’écritures comptables des achats de matières
premières notamment la poudre de lait, les matières consommables et les emballages
auprès des fournisseurs étrangers.

2- Documents de Base :
- Factures
- Liasse/dossier Achats
- J. Bancaire

3 - Acteurs :
- Service CF
- S. Import
- S. D F
- S. Trésorerie

4 - Processus :

4-1 Description :
- Après vérification des factures et liasse d’achat, le service CF transmet les dites pièces
au Service DF.
- Un suivi des factures du transitaire est fait par le service Import en plus du contrôle du
service CF.
- Une fois le dossier d’achat complet, il est transmis à la Comptabilité où seront passées
les écritures d’achat aux comptes concernés.
- Le service Comptabilité les passe au service DF pour tenir compte de la TVA déductible
à déclarer et lui renvoie les documents en question.
- Le comptable solde les dettes fournisseurs par imputation dans le journal auxiliaire du
compte bancaire dédié à l’importation sur la base du J. Bancaire parvenu du S.
Trésorerie.
- Le classement des Factures par ordre alphabétique intervient en fin du processus.

4-2 Logiramme :

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Modifié le : Appliquée le :

5 – Enregistrement Comptable :

5-1 Liste des comptes :

- Débit :
* Achat de poudre de lait :
612 211 100 ACHATS POUDRE LAIT
* Achat Matières Consommables :
612 212 000 ACHATS AROMES
612 213 000 ACHATS FERMENTS
612 215 000 ACHATS AMIDON
612 215 500 ACHAT INGREDIENNT
612 217 500 ACHATS BEURRE
* Achat d’emballage
612 315 000 ACHATS EMBALLAGE BEURRE
612 318 000 ACHATS EMBALLAGE UHT
612 318 500 ACHATS EMBALLAGE CARTONS ELOPAK
612 318 600 ACHATS EMBALLAGE STICK PACK

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Modifié le : Appliquée le :

612 319 000 ACHAT EMBALLAGE POUDRE DE LAIT

612 320 000 ACHATS ACCESSOIRES EMBALLAGES
* TVA récupérables :
345 520 100 ETAT - TVA/CHARGES RECUP. A100%
345 520 200 ETAT - TVA/CHARGES RECUP. S.PRORATA
633 100 000 MALIS-DIFFERENCE DE CHANGE
- Crédit :
441120 000 Fournisseurs (étrangers)
733 100 000 GAINS DE CHANGE

5-2 Enregistrement Comptable :

- L’enregistrement de la facture :
612 211 100 ACHATS POUDRE LAIT
612 315 000 ACHATS EMBALLAGE BEURRE
612 318 000 ACHATS EMBALLAGE UHT
612 318 500 ACHATS EMBALLAGE CARTONS ELOPAK
612 318 600 ACHATS EMBALLAGE STICK PACK
612 319 000 ACHAT EMBALLAGE POUDRE DE LAIT
612 320 000 ACHATS ACCESSOIRES EMBALLAGES
612 212 000 ACHATS AROMES
612 213 000 ACHATS FERMENTS
612 215 000 ACHATS AMIDON
612 215 500 ACHAT INGREDIENT
612 217 500 ACHATS BEURRE
345 520 100ETAT - TVA/CHARGES RECUP. A100%
345 520 200ETAT - TVA/CHARGES RECUP. S.PRORATA

441100 000 Fournisseurs

NB : la facture est comptabilisée au cours de la DUM et la date d’opération est celle du

dédouanement.

- Règlement de la Facture :
Le règlement est comptabilisé à la réception de l’avis de débit de la Banques

441100 000 Fournisseurs

633 100 000 malis - différence de change

514100 000 Banques

Perte de Change

441100 000 Fournisseurs

733 100 000 gains de change

514100 000 Banques

Gain de Change

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Modifié le : Appliquée le :

6 – Contrôle:
Il est procédé à une analyse des comptes fournisseurs permettant ainsi la vérification de
ces opérations par des rapprochements.
Un Etat des situations Fournisseurs communiqué par le S. CF permet aussi de contrôler
l’enregistrement comptable de ces opérations.

7 - Liste des Abréviations :

HT : Hors Taxe
TVA : Taxe sur la Valeur Ajoutée
Service CF : service Contrôle facturation
S. DF : Service Déclarations Fiscales
BL : Bon de livraison
DA : Demande d’Achat
BR : Bon de réception
BC : Bon de commande
Liasse d’achat : dossier d’achat contenant le BL, DA, BC et Devis

8 – Formulaires ou Annexes :

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Titre : Achats du Gasoil

1- Objet :
L’achat du gasoil est réalisé par l’unité laiterie. En ce sens, l’Unité Laiterie assure
l’approvisionnement en ces matières au profit des autres unités. Par conséquent, la
passation d’écritures entre unités requiert une attention particulière de par sa spécificité.
Cette procédure illustre les modalités de traitement d’un tel achat.

2- Documents de Base :
- Factures ;

3 - Acteurs :
- Service Logistique
- Service CF

4 - Processus :

4-1 Description :
- L’achat du gasoil requiert un traitement spécifique au sein de la coopérative. En effet,
cet achat est effectué par le département Laiterie et ce pour le compte des autres unités
en plus de ses propres besoins. Ainsi, l’achat se fait globalement par l’unité Laiterie pour
ensuite s’imputer aux comptes des autres unités.
- Le service CF transmet les factures d’achat de carburant après vérification au service
Comptabilité pour passation des écritures d’achat en premier temps.
- L’imputation se fait sur la base du « J. Consommation Carburant » transmis par le
service Logistique au service Comptabilité. Par la suite, dès la réception du J.
consommation Carburant les consommations en carburant des autres unités viennent en
déduction de l’unité laiterie pour affecter les charges de l’unité concernée.

4-2 Logiramme :

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Modifié le : Appliquée le :

Traitement des Achats du Gasoil

Processus Mensuel
Vers
Réception des factures fournisseurs
et liasse d’Achat
S. Contrôle
Facturation

Contrôle et
vérification
des
Factures et liasse documents Réclamation
Si anomalies
Achat

Si documents ok
J.
Liasse Achat & Consommation
Factures Gasoil
Comptabilité Laiterie

Rapprochement
Enregistrement avec le compte
dans le J. A. des comptabilités
Achats des autres unités

Enreg. comptable des

Factures et Consommations Gasoil par
Liasse Achat Unité au J. A opérations
diverses
S. Logistiques

J. Consommation
Gasoil par Unité

5 – Enregistrement Comptable :

5-1 Liste des comptes :

- Achat du Gasoil :
Débit :
612 230 100 ACHATS GASOIL
345 520 200ETAT - TVA/CHARGES RECUP. S.PRORATA

Crédit : 441 110 000 fournisseurs

- Transfert des consommations inter-unités
Débit :
348 800 100 COPAG ADMINISTRATION
348 800 200 COPAG ELEVAGE
348 800 300 COPAG AIT IAZZA
348 800 400 COPAG FARAJ
348 800 500 COPAG PRIMEURS
348 800 600 COPAG ATLAS
348 800 700 COPAG AALAF
348 800 800 COPAG FRIGO

Crédit:
612 230 100 ACHATS GASOIL

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Modifié le : Appliquée le :

5-2 Enregistrement Comptable :

- Achat Gasoil :
612 230 100 ACHATS GASOIL
345 520 200ETAT - TVA/CHARGES RECUP. S.PRORATA

441 110 000 fournisseurs

- Transfert des consommations inter-unités :
Facture n°………

348 800 100 COPAG ADMINISTRATION

348 800 200 COPAG ELEVAGE
348 800 300 COPAG AIT IAZZA
348 800 400 COPAG FARAJ
348 800 500 COPAG PRIMEURS
348 800 600 COPAG ATLAS
348 800 700 COPAG AALAF
348 800 800 COPAG FRIGO

612 230 100 ACHATS GASOIL

HTVAR

HTVAR : Hors TVA récupéré (HT + TVA *(1- Prorata))

6 – Contrôle:
Le Contrôle de ces imputations pourrait se faire par des rapprochements entre unités.
Ainsi, les anomalies qui peuvent survenir peuvent être facilement détectées lors de la
comparaison des soldes entre comptabilité des différentes unités.

7 - Liste des Abréviations :

S. CF : Service Contrôle facturation

8 – Formulaires ou Annexes :

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Modifié le : Appliquée le :

Titre : Transports sur Ventes

Zones
1- Objet :
Cette procédure illustre le schéma de comptabilisation du transport sur ventes Zones,
c'est-à-dire le transport de distribution des produits à la sortie des agences COPAG
acheté auprès de transporteurs privés. Leur facturation se fait au niveau de la COPAG
siège.

2- Documents de Base :
- Journal Transport

3 - Acteurs :
Service Comptabilité Agences

4 - Processus :

4-1 Description :
Le transport au sein de la coopérative se subdivise en un transport sur achats et un
transport sur ventes. Le schéma de comptabilisation du transport achat ne pose aucun
problème et obéit aux mêmes règles de comptabilisation dans les autres structures. De
même pour les transports sur ventes à l’exclusion du transport sur ventes (Zones). Les
décaissements de ce transport sont soumis à une procédure spécifique à la COPAG.

On entend par Transport sur ventes Zones les frais d’achat du service transport auprès
de transporteurs privés par les agences COPAG pour la distribution des produits laitiers.
Chaque jour, il est parvenu au Service CA un Etat de pointage transport. Cet état traduit
une fiche de suivi des transporteurs privés par jour. La synthèse de cet Etat est
matérialisée par un J. de transport mensuel transmis au service Comptabilité. C’est à la
base de ce document que sera comptabilisé l’achat du service transports sur les ventes
zones.
L’écriture de règlement est passée sur la base du J. Bancaire transmis par le S. Trésorerie
(généralement ce sont des virements bancaires).

4-2 Logiramme :

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Comptabilité
Agences
S.
Comptabilité Laiterie
S. Trésorerie
S. Caisse

5 – Enregistrement Comptable :

5-1 Liste des comptes :

Débit :
614 266 000 TRANSPORT SUR VENTES (ZONES)

Crédit :
44114 000 FOURNISSEURS (TRANSPORTEURS AGENCES …..)

5-2 Enregistrement Comptable :

- Constatation des charges sur transport des ventes en Zones :
614 266 000 TRANSPORT SUR VENTES (ZONES)

44114 000 TRANSPORTEURS AGENCES ………

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- Règlement :
44114 000 TRANSPORTEURS AGENCES ………

Banques
Virements de fonds

6 – Contrôle:
On pourrait rapprocher entre les soldes au niveau de la comptabilité et ceux du S.
Trésorerie qui s’occupe du règlement.

7 - Liste des Abréviations :

Service CA : Service Comptabilité Agences

8 – Formulaires ou Annexes :

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Titre : Charges Agences

1- Objet :
Cette procédure dresse le schéma de comptabilisation des charges des Agences COPAG.
En fait, les agences assurent le règlement des charges qu’elles supportent au niveau du
dépôt. Cependant, la comptabilisation de ces décaissements est effectuée au niveau du
siège de la coopérative. En ce sens, la passation d’écritures comptables y correspondant
requiert un traitement spécifique à la COPAG.

2 - Liste des Abréviations :

3 - Documents de Base :
- Pièces justificatives des charges agences (factures)
- Notes Crédit Agences

4 - Acteurs :
- Service Comptabilité Agences

5 - Processus :

5-1 Description :
- Chaque jour, le service CA reçoit la situation journalière des agences. Cette situation
comporte la situation de caisse, des charges, niveau de stocks PF,…en plus des pièces
justificatives des dépenses et décaissements de l’agence que l’agent pointe et contrôle et
établit les notes de crédit mensuelles.
- Les pièces justificatives des charges Agences sont transmises au Service Comptabilité
pour comptabilisation. Les charges sont alors imputées au J. A Charges Zones.

5-2 Logiramme :

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Traitement de Charges Agences

Processus Journalier Processus Mensuel

Réception des Pièces justificatives des

décaissements Agences

Pièces
justificatives des
charges Agences
Notes Crédit Pièces
Agences. Justificatives

Saisie des pièces

reçues

Situation des
charges
agences

Pièces
Justificatives
charges
Agences

Notes crédit
Agences & pièces
justificatives

Enregistrement dans le
J. Charges Agences

Notes Crédit
Agences &
Pièces
justificatives

6 – Enregistrement Comptable :

6-1 Liste des comptes :

Débit :
612 256 200 ACHATS FOURNITURES ENTRETIEN
612 512 000 ELECTRICITE DEPOTS DISTRIBUTION
612 515 000 CONSOMMATION EAU POTABLE

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 P r o c é d u r e Code :

C o m p t a b i l i t é F o u r n i s s e u r s Editée le :
Modifié le : Appliquée le :

612 580 000 ACHATS FOURNITURES DEPOTS

614 552 215 MAROC TELECOM
………….
345 520 200 ETAT - TVA/CHARGES RECUP. S.PRORATA

Crédit :
449 710 100 CHARGES AGENCE D AGADIR
449 710 200 CHARGES AGENCE D BANI MELLAL
449 710 310 CHARGES AGENCE D CASA
449 710 500 CHARGES AGENCE D ESSAOUIRA
449 710 510 CHARGES AGENCE D EL JADIDA
449 710 600 CHARGES AGENCE DE FES
449 710 700 CHARGES AGENCE DE GUELMIM
449 711 200 CHARGES AGENCE DE LAAYOUNE
449 711 300 CHARGES AGENCE DE MARRAKECH
449 711 320 CHARGES AGENCE DE MEKNES
449 711 500 CHARGES AGENCE DE OUARZAZAT
449 711 800 CHARGES AGENCE DE RABAT
449 711 900 CHARGES AGENCE DE SAFI
449 712 000 CHARGES AGENCE DE TAROUDANT
449 712 010 CHARGES AGENCE DE TIZNIT

6-2 Enregistrement Comptable :

- A la réception des Notes Agences :

612 256 200 ACHATS FOURNITURES ENTRETIEN

612 512 000 ELECTRICITE DEPOTS DISTRIBUTION
612 515 000 CONSOMMATION EAU POTABLE
612 580 000 ACHATS FOURNITURES DEPOTS
614 552 215 MAROC TELECOM 022-71.20.15
023-37.70.59
MAROC TELECOM 044-33.64.36
044-33.60.96
…….
614 554 846 MAROC TELECOM 048-22-14-46
345 520 200ETAT - TVA/CHARGES RECUP. S.PRORATA

449 710 100 CHARGES AGENCE D AGADIR

449 710 200 CHARGES AGENCE D BANI MELLAL
449 710 310 CHARGES AGENCE D CASA
449 710 500 CHARGES AGENCE D ESSAOUIRA
449 710 510 CHARGES AGENCE D EL JADIDA
449 710 600 CHARGES AGENCE DE FES
449 710 700 CHARGES AGENCE DE GUELMIM
449 711 200 CHARGES AGENCE DE LAAYOUNE
449 711 300 CHARGES AGENCE DE MARRAKECH
449 711 320 CHARGES AGENCE DE MEKNES
449 711 500 CHARGES AGENCE DE OUARZAZAT
449 711 800 CHARGES AGENCE DE RABAT
449 711 900 CHARGES AGENCE DE SAFI
449 712 000 CHARGES AGENCE DE TAROUDANT
449 712 010 CHARGES AGENCE DE TIZNIT

NB : la passation de l’écriture se fait au J. A « Charges Zones ».

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Modifié le : Appliquée le :

7 – Contrôle:
Le contrôle des charges Agences se fait par un rapprochement. En effet, le comptable
édite un état des charges par agence que le comptable vérifie avec les pièces justificatives
des charges décaissées par les agences et parvenues du S. CA.

8 - Liste des Abréviations :

Service CA : Service Comptabilité Agences

8 – Formulaires ou Annexes :

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