NV Fiche de poste Assistant direction CCAS

FICHE DE POSTE
Intitulé de l’emploi : Assistant de Direction

Intitulé du poste: Assistant de Direction CCAS
Cadre statutaire :
Catégorie C ou B
Cadre d’emploi des Adjoints Administratifs ou des Rédacteurs
Missions :
Participe à la gestion des ressources humaines et matérielles de l’EHPAD et du CCAS en assistant la
Direction. (mission 1)
Prendre en charge dans son intégralité la gestion administrative propre au CCAS (mission 2)
Assister le Directeur de l’EHPAD dans son organisation et dans la réalisation de certaines tâches (mission 3)
Positionnement hiérarchique :
Directement rattaché au Directeur de l’EHPAD, Chef du pôle social
Lieux d’exercice des fonctions :

EHPAD Ramuntxo (et CCAS en attendant son intégration à l’EHPAD, de manière partagée)
Relations fonctionnelles :
- Relation avec le chef de pôle pour recevoir ses consignes et échanger des informations
- Relation avec l’infirmière cadre pour échanger des informations sur les besoins en personnels et en
matériels
- Relation avec l’ensemble des agents CCAS pour relayer des informations RH transmises par la DRH
- Relation avec la DRH pour faire remonter les informations RH
- Relation avec le secrétariat d’accueil de l’EHPAD pour échanger des informations
- Relation avec le service comptable pour vérifier les données de facturation
- Relation avec le service juridique pour les procédures d’achat
- Relations avec les responsables d’autres établissements pour échanger des informations
- Relations avec les organismes sociaux partenaires
Activités et tâches :
Activités principales
Mission 1
Assiste le Chef de Pôle Social dans la coordination de l’organisation opérationnelle des services du
CCAS et de l’EHPAD :
- Réaliser et suivre les plannings et roulements d’équipes pluridisciplinaires travaillant 24/24 7/7
- Répartir et gérer les absences (congés, formations, récups)
- Participer à l’organisation des remplacements en interne ou en recrutement ponctuel externe
Centraliser, synthétiser et organiser les informations relatives au fonctionnement des services :

- Collecter et informatiser les données de cette organisation : heures effectuées, jours fériés, nuits,
absences (logiciel organisor, tableaux excel)
- Remplir le tableau mensuel des éléments de paie et le transmettre à la DRH
Assurer l’information des agents des services :

- Etre le relais/l’interface entre la DRH et la Direction, et les agents des 2 structures
Gérer les commandes de matériel dans le respect des procédures de la commande publique :
- S’informer auprès des référents des structures pour recenser les besoins en matériel et fournitures
- Coordonner les commandes des référents auprès des fournisseurs en relation avec le service
juridique de la Mairie qui donne les règles administratives en la matière
- Contrôler et transmettre les factures au service comptable pour paiement
- Suivre et contrôler les consommations
Mission 2
Assurer la gestion des Conseils d’Administration du CCAS :

- Rédiger les projets de délibération transmis par le Directeur et les services concernés
- Organiser les séances, convoquer les membres et assister aux conseils
- Assurer la rédaction des comptes rendus dans les règles et leur transmission au contrôle de légalité
puis leur classement dans les registres
Prendre en charge la constitution des dossiers d’aide sociale, APA, MDPH… des usagers du CCAS :
- Aide à la constitution des dossiers avec les usagers
- Saisie ou rédaction des dossiers, rassemblement des pièces et envoi des documents aux organismes
possible
Réalise la facturation du SAD auprès des bénéficiaires :

- Produit et envoie les factures mensuelles résultant des heures d’interventions
- Effectue les relances si besoins en relation avec le service comptabilité
Accueil et orientation des usagers en attendant la mise en œuvre du nouveau projet

d’établissement.
- Renseigne les usagers en fonction de leurs demandes par une présence physique et par email et
téléphone
Mission 3
Participation à des activités déléguées par le Directeur et l’assiste dans ses fonctions :
- Prise en charge de missions transversales en fonction des besoins de la structure
- Représentation possible à des réunions
Compétences :
Savoir :
- Connaitre les méthodes de management d’une équipe
- Connaitre l’utilisation des outils informatique et bureautique (email, word, excel, organis’or)
- Connaitre les règles de rédaction, d’orthographe et de grammaire
- Avoir des notions de base du statut de la fonction publique territoriale
- Connaitre les principes de la gestion du personnel
- Connaitre les notions de psychologie individuelle et collective
- Connaitre les techniques d'animation, de médiation et de résolution de conflits
Savoir faire :
- Savoir organiser une équipe
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Savoir négocier
- Savoir piloter, suivre et contrôler l’activité des agents
- Savoir contrôler et évaluer les actions
- Savoir répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service
- Savoir gérer les congés et absences du personnel
Savoir être :
- Etre patient et à l’écoute
- Etre discret
- Avoir un grand sens du service public
- Avoir une bonne aisance rédactionnelle
- Avoir l’esprit de synthèse
- Etre réactif
- Etre disponible
- Etre rigoureux
- Etre capable d’initiatives
- Etre autonome
Conditions et contraintes d’exercice :

- Travail sur écran
- Localisation répartie sur 2 sites géographiques selon 2 mi-temps
- Disponibilité étendue à des réunions parfois tardives
Responsabilité d’un budget : Attribution possible à terme du budget d’achat de matériel
Formations et qualifications nécessaires : Master 1, Maîtrise spécialisé en gestion des Ets de santé ou
similaire
Durée moyenne pour maîtriser le poste : 1 an
Moyens mis à disposition : bureau, ordinateur, internet, téléphone fixe, fournitures de bureau
Observations de l’agent :
Date : Signature :

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Intitulé de l’emploi : Assistant de Direction

Lieux d’exercice des fonctions :

Centraliser, synthétiser et organiser les informations relatives au fonctionnement des services :

Assurer l’information des agents des services :

Assurer la gestion des Conseils d’Administration du CCAS :

Réalise la facturation du SAD auprès des bénéficiaires :

Accueil et orientation des usagers en attendant la mise en œuvre du nouveau projet

Conditions et contraintes d’exercice :

Responsabilité d’un budget : Attribution possible à terme du budget d’achat de matériel

Durée moyenne pour maîtriser le poste : 1 an

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