UN/E SECRETAIRE

Description du poste
Avis de vacance de poste AVP N°0003/SPI/2024
Un/e Secrétaire /SPI régional
La sous-région ouest-africaine est victime de l'extrémisme violent, du terrorisme sous ses
formes les plus graves, les plus barbares, les plus abjectes et les qualificatifs ne
suffisent pas à décrire l'horreur. Des pays tels que le Burkina, le Niger, le Mali, le Togo, le
Bénin, la Côte d'Ivoire, le Nigeria, le Liberia, pour ne citer que ceux-là, figurent parmi
ses victimes. La crise multidimensionnelle que traversent ces pays, notamment ceux du
Sahel central (Burkina Faso, Mali, Niger) est essentiellement sécuritaire et
sociohumanitaire et est marquée par des attaques de groupes armés terroristes.
Face à cette situation caractérisée par des actes d'une violence inouïe qui bafouent la
dignité humaine et remettent en cause le vivre-ensemble, l'Église catholique à travers
un collège de conférences épiscopales d'Afrique de l'Ouest (Burkina-Niger, Mali, Côte
d'Ivoire, Ghana), a lancé en novembre 2019, l'Initiative Paix au Sahel (SPI) qui s'engage
fermement à répondre à la crise sécuritaire et humanitaire persistante qui touche le Sahel,
en promouvant la paix, la cohésion sociale et la résilience communautaire.
Dans le cadre de la mise en œuvre des activités de cette initiative, le SPI recherche des
candidatures pour un poste de Secrétaire/SPI conformément au tableau ci-dessous :
A. Durée du contrat et lieu de travail :
La durée du contrat est d’un (01) an renouvelable sur la base de la performance. Le poste
est basé à Ouagadougou au Burkina Faso et implique de fréquents déplacements,
notamment dans les cinq (05) pays membres du SPI à savoir le Burkina Faso, le Mali, le
Niger, le Ghana et la Côte d’Ivoire. La date de prise de service est prévue pour 01.12.2024.
B. Domaine de responsabilité et attributions :
Sous la supervision directe du Secrétaire Général Régional de l'Initiative Paix au Sahel (SPI),
le/la titulaire du poste est chargé(e) de gérer l'ensemble des activités
administratives et organisationnelles liées au secrétariat, tout en veillant à la coordination
efficace des opérations et au bon fonctionnement des processus stratégiques.
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
1. Responsabilités d’assistanat
Le/la titulaire du poste :
▪ accueille et oriente les visiteurs et appuie à l’organisation administrative et pratique du
service ;
▪ gère le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et
en organise le traitement selon les priorités ;
▪ rédige les correspondances administratives à soumettre aux supérieurs hiérarchiques
pour signature ;
▪ organise et gère efficacement les archives physiques et numériques ;
▪ participe à l’élaboration des cahiers des charges pour la désignation des prestataires
(diagnostic, maîtrise d’œuvre, prestations intellectuelles) dans le respect du
manuel de procédure y relatif ;
▪ s’occupe de la correspondance nécessaire et gère l’agenda du Secrétaire général régional
et des autres supérieurs ;
▪ assiste le Secrétaire Général pour la réalisation de ses missions;
▪ assure la saisie, l’édition, la mise en forme des correspondances à chaque fois que de
besoin ;
▪ facilite la communication avec toutes les unités de l’organisation et les parties prenantes
externes ;
▪ assure la reproduction, la numérisation et l’archivage physiques et numériques des
documents en fonction des besoins.
2. Administration et gestion de l’évènementiel
Le/la titulaire du poste est également chargé de :
▪ participer à l’analyse des dossiers et procédures divers relatifs à la Coordination régionale
;
▪ rédiger les rapports d’activités internes ; soutenir la préparation de programmes de visite
et gérer le planning des déplacements ;
▪ organiser le transport des acteurs, des visiteurs/visiteuses et gérer les réservations
d’hôtels;
▪ préparer et suivre les dossiers de missions et contribuer à l’organisation des ateliers,
séminaires et réunions;
▪ contribuer à la rédaction des conventions, contrats et avenants ;
▪ veiller au bon déroulement de l’affichage et de la circulation de l’information ;
▪ constituer un répertoire des adresses utiles à la SPI et le tenir à jour en permanence ;
▪ mettre en place et gérer le système de rangement et de classement des dossiers pour le
SPI;
▪ suivre les carnets de bord des véhicules, motos et générateurs du SPI s’il y a lieu;
▪ calculer la consommation du carburant des véhicules, motos et générateurs si
applicable;
▪ gérer le magasin des fournitures, incluant les fiches de stock du SPI ;
▪ fixer et coordonner les rendez-vous et fournir un appui pour la communication dans le
cadre des activités de planification d’évènements ;
▪ assumer d’autres activités et tâches connexes en lien avec son profil sur instruction de
son/ses supérieurs hiérarchiques.
C. Qualification, compétences, expériences et aptitudes requises
▪ être titulaire d’au moins un BAC G2 en Secrétariat et d’un diplôme de niveau DUT ou BTS
en Secrétariat de direction ou tout autre diplôme jugé équivalent ;
▪ justifier de deux années d’expérience au moins dans un poste similaire, de préférence
dans une ONG ;
▪ avoir une bonne connaissance de l’utilisation des technologies de l’information et de la
communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier
électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office Word,
Excel, Powerpoint, ) incluant internet et outlook ;
▪ avoir une expérience professionnelle dans le secrétariat ainsi que la connaissance avérée
des structures de l’Eglise seraient considérés comme des atouts.
Compétences recherchées :
▪ maîtriser le mode de fonctionnement des organisations humanitaires et avoir une
connaissance avérée du fonctionnement des structures de l’Eglise Catholique ;
▪ avoir la capacité d’écoute auprès des partenaires, parties prenantes et des acteurs du SPI
et respecter les principes de déontologie et d’éthique de l’Eglise et de la
Conférence Episcopale Burkina-Niger ;
▪ avoir une bonne maitrise des langues française et anglaise, et de bonnes capacités
rédactionnelles puis avoir le sens de la rigueur et de prise d’initiative ;
▪ être courtois, dynamique, intègre, discret, polyvalent et apte à travailler sous pression et
être proactif et avoir un esprit d’équipeD. Comment postuler ?
Toute personne intéressée par cette offre d’emploi est priée de nous faire parvenir son
dossier de candidature (physiquement ou électroniquement) au plus tard le 05.11.2024
à 16 heures 00. Les dossiers de candidature doivent comprendre uniquement une lettre de
motivation soulignant vos acquis professionnels, un Curriculum vitae concis,
une copie de vos diplômes, certificats et attestations, une copie de la carte nationale
d’identité ou du passeport et des références de personnes à contacter.
Réception des dossiers physiques : les dossiers physiques sont recevables du lundi au
vendredi de 08 heures à 16 heures 00 au siège du Secrétariat Général de la CJPBurkina sis à
Dagnoen dans l’enceinte du Centre Cardinal Paul Zoungrana, rue 2977 à l’attention de
Monsieur le Secrétaire Général de la CJP-Burkina
Réception des dossiers électroniques : les dossiers électroniques doivent porter le titre du
poste en objet et transmis par courrier électronique à l’adresse suivante :
recrutement@cjpburkina.org
NB : le SPI se réserve le droit de ne pouvoir donner suite à cet avis de vacance de poste.
Toutefois, seul.es les candidat.es sélectionné.es seront contacté.es pour
la suite du processus de recrutement. Le SPI promeut l’égalité des chances et l’équité dans
le traitement, sans distinction aucune. Les candidatures féminines
sont fortement encouragées.Déclaration de consentement concernant la collecte et le
traitement des données à caractère personnel
Le SPI prend très au sérieux la protection des données à caractère personnel.
Dans le cadre du recrutement de son personnel, il collectera vos informations à caractère
personnel suivantes :
– Données civiles ;
– Données concernant votre identité et votre adresse ;
– Données générales de vos contrats de travail ;
– Références ;
– Contacts d’urgence.
Conformément aux dispositions légales de l’Union Européenne, ces données seront
collectées et traitées par ladite structure uniquement dans le cadre de la
finalité nommée ci-dessus et sur la base de votre consentement. Les données seront
automatiquement détruites au plus tard six (06) ans après le dépôt de
votre candidature.
Vos données personnelles ne seront pas transmises à des tiers, à l’exception éventuelle
des membres du comité de sélection et des commanditaires des
recrutements en question, et aux institutions habilitées selon les normes légales en
vigueur.
Vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles de notre
banque de données à tout moment sans devoir fournir de justification.
Pour ce faire, envoyer votre correspondance à l’adresse électronique de recrutement,
E-mail : recrutement@cjpburkina.org
Afin de nous donner votre accord pour la collecte et le traitement de vos données
personnelles dans le cadre cité, nous vous demandons dès lors de répondre
aux éléments suivants :
Je soussigné (e) (Nom et prénoms) : ……………………………………………………,
Je suis d’accord que le SPI collecte, traite et utilise mes données personnelles que je
fournis dans le cadre de la finalité nommée ci-dessus.
J’ai compris que j’ai le droit de retirer ce consentement à tout moment en faisant la
demande explicite à la société recruteuse, et que ce retrait
de mon consentement m’exclura automatiquement du processus de recrutement.
Signature :…………………… ………… Date :……………………………………………
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