What is the cost performance index (CPI)?

The cost performance index is a metric that measures cost efficiency by comparing your planned budget against actual project costs. It shows you whether you’re spending more or less than planned for the work completed, which can help you understand whether you have enough budget left to meet your project objectives.

Project managers rely on CPI as a standardized way to track costs and measure budget performance throughout the project life cycle. This metric is valuable because it provides an objective measure of cost efficiency that can be compared across different projects and time periods.

Ao calcular o CPI, você vai ter um número que indica com precisão qual o status financeiro do projeto:

• Um CPI acima de 1,0 significa que você está abaixo do orçamento e tem um desempenho eficiente
• Um CPI de 1,0 significa que você está dentro do orçamento
• Um CPI abaixo de 1,0 significa que você está acima do orçamento e gastando mais do que o planejado

Como calcular o índice de desempenho de custo

Calcular o índice de desempenho de custo é simples quando você entende os componentes envolvidos. Você vai precisar de apenas duas informações:

1. Valor agregado (EV): é o valor do trabalho concluído até o momento.
2. Custo real (AC): é o custo total gasto no trabalho concluído.

Para garantir a precisão do cálculo do índice de desempenho de custo, colete dados de:

• Relatórios orçamentários
• Planilhas de horas
• Registros de despesas
• Relatórios de progresso

Fórmula do índice de desempenho de custo

A fórmula do índice de desempenho de custo é:

CPI = Valor agregado (EV)/Custo real (AC)

Veja um exemplo do cálculo do índice de desempenho de custo:

Se a equipe concluiu um trabalho no valor de US$ 50.000 (EV) e gastou US$ 45.000 (AC):

CPI = US$ 50.000/US$ 45.000 = 1,11

Esse resultado indica que o desempenho do projeto é eficiente, entregando um valor de US$ 1,11 para cada dólar gasto.

Por que o índice de desempenho de custo varia?

Vários fatores podem afetar o valor do CPI. A compreensão dessas variáveis ajuda as equipes a orientar o planejamento da capacidade e ajustar a abordagem quando necessário:

• Mudanças no escopo do projeto: quando os requisitos aumentam ou diminuem, isso afeta direto o CPI. Por exemplo, adicionar novas funções a um projeto de software significa mais trabalho do que o orçado no início, podendo levar o CPI abaixo de 1,0. Como alternativa, reduzir o escopo pode melhorar o CPI se o orçamento permanecer inalterado.
• Desafios técnicos inesperados: podem surgir problemas técnicos não contabilizados no orçamento original. Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento pode descobrir que a integração de dois sistemas é mais complexa do que o previsto, exigindo horas e recursos adicionais que não foram planejados, afetando de um jeito negativo o CPI.
• Ajustes na alocação de recursos: mudanças na composição ou disponibilidade da equipe podem afetar bastante o CPI. Contratar prestadores de serviços mais caros para cumprir prazos, perder membros importantes da equipe e treinar substitutos pode aumentar os custos reais e reduzir o CPI.
• Flutuações do mercado: fatores econômicos externos podem afetar o CPI para além do controle. Por exemplo, aumentos repentinos nos custos de materiais, alterações na taxa de câmbio ou inflação podem afetar os custos reais, mesmo que a quantidade de trabalho permaneça a mesma.
• Atrasos no cronograma: projetos atrasados costumam incorrer em custos adicionais. Cronogramas estendidos significam mais horas de trabalho, aluguel prolongado de equipamentos ou custos indiretos que não estavam no orçamento original, levando à piora do CPI.
• Alterações no preço do fornecedor: os fornecedores podem ajustar os preços devido a vários fatores, afetando assim os custos reais do projeto. Um fornecedor pode aumentar as tarifas no meio do projeto, ou talvez você precise mudar para um fornecedor mais caro para atender aos requisitos de qualidade, afetando o CPI.

A compreensão dessas variáveis permite que os gerentes de projeto antecipem possíveis flutuações do CPI e tomem medidas para manter a eficiência orçamentária. O monitoramento desses fatores ajuda as equipes a identificar riscos no início e implementar medidas corretivas antes que elas afetem demais o desempenho financeiro do projeto.

Como interpretar os valores do índice de desempenho de custo

Embora o cálculo básico seja simples, é crucial saber como interpretar esses números e quais ações tomar.

Um CPI maior que 1,0 significa que o projeto está operando com eficiência e abaixo do orçamento. Por exemplo, um CPI de 1,15 indica que você está ganhando US$ 1,15 por cada dólar gasto do trabalho concluído — uma eficiência de custo de 15%. O que pode significar que a equipe encontrou formas inovadoras de agregar valor ou que as estimativas orçamentárias iniciais foram conservadoras.

Quando o CPI é igual a 1,0, você está atingindo o ponto ideal do orçamento. Os custos reais correspondem com exatidão aos gastos planejados, indicando um forte planejamento e execução. Embora esse alinhamento perfeito seja raro, é o alvo ideal para a maioria dos projetos.

Um CPI abaixo de 1,0 indica que o projeto está excedendo o orçamento. Por exemplo, um CPI de 0,85 significa que você está recebendo apenas 85 centavos de valor por cada dólar gasto — um custo excedente de 15%. O que deve desencadear uma análise imediata e possíveis ações corretivas para evitar uma maior deterioração do orçamento.

Como usar o CPI para melhorar o desempenho do projeto

Veja como usar os dados de CPI para tornar o projeto mais bem-sucedido:

• Gestão de recursos: observe as tendências de CPI para tomar melhores decisões sobre a equipe e as ferramentas. Quando encontrar problemas, você pode mudar o trabalho ou alterar a configuração da equipe com rapidez para controlar os custos.
• Controle de escopo: use números de CPI para explicar as mudanças necessárias às partes interessadas no escopo do projeto. Se o CPI estiver caindo, talvez seja necessário mover algumas funções para uma data posterior ou repensar a entrega delas.
• Gestão de orçamento: deixe que o CPI mostre onde o dinheiro está sendo bem gasto ou desperdiçado. Você pode transferir dinheiro de áreas que estão indo bem para ajudar a resolver problemas de outras áreas.
• Alinhamento da equipe: compartilhe as metas e atualizações do CPI com a equipe para que todos entendam como elas afetam os custos. Quando a equipe vê como o trabalho afeta o orçamento, ela faz escolhas melhores.
• Gestão de riscos: monitore as alterações do CPI para encontrar qualquer problema com antecedência. Detectar problemas com rapidez permite mais tempo para a correção antes que se tornem caros.
• Planejamento futuro: use o que você aprendeu com os projetos atuais para fazer melhores estimativas e decisões de planejamento de projetos no futuro. Tanto os sucessos quanto os erros podem ajudar a melhorar o próximo projeto.

O Confluence facilita o rastreamento e o compartilhamento de todas essas medidas de CPI. As equipes podem criar painéis simples para monitorar o desempenho, obter relatórios automáticos e manter todos os registros em um só lugar. Trabalhar em conjunto para controlar os custos é mais fácil quando todos podem ver e compartilhar informações.

Você pode manter os custos do projeto saudáveis observando o CPI de perto no Confluence e agindo com rapidez quando as coisas mudarem. Uma boa documentação e colaboração no projeto ajudam a transformar os números do CPI em melhorias reais no projeto.

Exemplos do índice de desempenho de custo

Veja dois exemplos reais de como o CPI ajuda as equipes a entender e gerenciar orçamentos:

Abaixo do orçamento: lançamento da campanha de marketing

Uma equipe de marketing digital está fazendo uma campanha de seis meses com um orçamento de US$ 100.000. Três meses depois, ela verifica os números:

• Valor agregado (valor do trabalho concluído): US$ 50.000
• Custo real (dinheiro gasto): US$ 40.000
• CPI = US$ 50.000/US$ 40.000 = 1,25

O que isso significa:

• A equipe está recebendo US$ 1,25 de valor por cada dólar gasto
• Ela está 25% abaixo do orçamento, mostrando excelente eficiência de custos
• Esse forte desempenho se deve a:
  • Encontrar taxas de publicidade mais baratas do que o esperado
  • Reutilizar conteúdo existente em vez de criar tudo do zero
  • Obter melhores resultados com menos anúncios pagos

O que foi feito a seguir: a equipe usou a economia de custos para testar novos canais de publicidade permanecendo abaixo do orçamento. A equipe também documentou as estratégias bem-sucedidas de redução de custos no Confluence para ajudar outras equipes a melhorar os gastos com marketing.

Acima do orçamento: projeto de desenvolvimento de software

Uma equipe de desenvolvimento está criando um novo aplicativo com um orçamento de US$ 200.000. No meio do caminho:

• Valor agregado (valor do trabalho concluído): US$ 100.000
• Custo real (dinheiro gasto): US$ 120.000
• CPI = US$ 100.000/US$ 120.000 = 0,83

O que isso significa:

• A equipe está recebendo apenas 83 centavos de valor por cada dólar gasto
• Ela está 17% acima do orçamento, mostrando baixa eficiência de custos
• Os gastos excessivos vieram de:
  • Desafios técnicos inesperados com um novo framework
  • Ter que contratar um desenvolvedor extra
  • Requisitos adicionais de teste

O que foi feito a seguir: depois de ver o baixo CPI, a equipe revisou na hora o escopo do projeto e fez alterações. A equipe transferiu algumas funções não essenciais para uma versão posterior e se concentrou na funcionalidade principal para evitar maiores gastos orçamentários.

Esses exemplos mostram como o CPI ajuda as equipes a identificar problemas no início e a tomar decisões informadas sobre o orçamento durante o ciclo de vida do projeto. As equipes que verificam o CPI com frequência podem detectar problemas antes que se tornem grandes, além de ajustar os planos. Se você está abaixo ou acima do orçamento, o CPI apresenta números claros para orientar as decisões e manter as partes interessadas informadas sobre o status financeiro do projeto.

Otimize o sucesso do projeto com o Confluence

Os projetos são bem-sucedidos quando as equipes têm dados claros para orientar as decisões financeiras. Um bom controle de custos ajuda a todos, desde os membros da equipe até as partes interessadas, a fazer escolhas mais inteligentes sobre orçamentos e recursos.

Monitorar o CPI é muito mais fácil quando as equipes usam o Confluence. Em vez de planilhas e e-mails dispersos, você pode criar painéis claros que mostram dados de CPI em tempo real, configurar alertas automáticos para problemas orçamentários e manter todos os relatórios financeiros em um só lugar. Coloque todos na mesma página com o Confluence, aprimorando a colaboração e garantindo que todos vejam e entendam o desempenho financeiro do projeto.

Tudo pronto para melhorar o desempenho financeiro do seu projeto? Comece configurando um sistema de rastreamento de CPI no Confluence. Use templates como o template de proposta de orçamento do Confluence para planejar e gerenciar suas finanças de forma eficaz e compartilhar ideias com os membros da equipe. Comece a reunir equipes e conhecimento com o Confluence.

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