S IS T E M A D E A D M IN IS T R A C I N D E D O C U M E N T O S (S A D )

G U A R P ID A

E l S A D , fu e d ise a d o c o n e l p ro p sito d e re a liz a r e l c o n tro l d e lo s d o c u m e n to s q u e se g e n e ra n o in g re sa n e n la In stitu c i n , c o n e ste siste m a a u to m a tiz a m o s e l flu jo d e tra b a jo p e rm itie n d o m e jo ra r la a te n c i n a la c iu d a d a n a , n u e stro s p rin c ip a le s c lie n te s. L a i n f o r m a c i n se c o n s o l i d a e n u n s o l o l u g a r p e r m i t i e n d o q u e l a g e s t i n s e a d i n m i c a y la s b sq u e d a s r p id a s, c o n e l S A D , se p u e d e d e te rm in a r q u p e rso n a tie n e u n d o c u m e n to y c u a n to tie m p o le to m a d a r tr m ite a l m ism o , m id ie n d o la e fic ie n c ia d e l fu n c io n a rio y h a c ie n d o q u e la in fo rm a c i n se a g il.

P a ra in g re sa r a l siste m a e n c o n tra re m o s e n n u e stro e sc rito rio e ste ic o n o d n d o le d o b le c lic c o n e l b o t n iz q u ie rd o d e l M o u se e l siste m a se c o n e c ta r c o n e l se rv id o r y so lic ita r e l a o d e p ro c e so , e l n o m b re d e u su a rio y la c la v e .

S i su c o m p u ta d o ra n o se e n c u e n tra c o rre c ta m e n te co n e c ta d a a la re d , se le p re se n ta r u n m e n sa je d e e rro r, p re sio n e C a n c e la r p a ra q u e e l p ro g ra m a se c ie rre , n o p r e sio n e e l b o t n P a sa r p o r a lto , c o m u n q u e se c o n e l p e rso n a l d e siste m a s p a ra q u e so lu c io n e n e l in c o n v e n ie n te .

E n e l c a m p o U s u a r io lo s c a ra c te re s sie m p re ap a re c e r n e n m a y s c u la s , a n c u a n d o e l te c la d o se e n c u e n tre e n m in sc u la s, e l c a m p o C la v e e s se n sib le a m a y sc u la s y m in sc u la s, p o r lo ta n to d e b e in g re sa r su c o n tra se a e x a c ta m e n te c o m o la d ig it . L u e g o d e in g re sa r c o rre c ta m e n te lo s d a to s, se n o s p re se n ta r la p a n ta lla p rin c ip a l d e l siste m a .

G u a S A D 2 0 1 1

E n la p a rte su p e rio r, e n e l h e x g o n o v e rd e , se n o s in fo rm a r la o fic in a a la q u e p e rte n e c e e l u su a rio y a l la d o d e re c h o su n o m b re , a l c e n tro o b se rv a re m o s e l a o d e p ro c e so d e l siste m a . A l d a r c lic e n e l re c u a d ro a m a rillo , se n o s p re se n ta r e l sig u ie n te m e n d e o p c io n e s:

L a p rim e ra o p c i n e s la m s im p o rta n te , y a q u e d e sd e e sa in te rfa z , tra b a ja re m o s d ia ria m e n te g e stio n a n d o la d o c u m e n ta c i n , e sta v e n ta n a c o n tie n e to d o s lo s c o m a n d o s n e c e sa rio s p a ra re a liz a r n u e stra la b o r.

G u a S A D 2 0 1 1

P a ra g e stio n a r la d o c u m e n ta c i n , e s im p o rta n te q u e c o n o z c a lo s sig u ie n te s c o n c e p to s: D o c u m e n t o P r i n c i p a l .- E s u n d o c u m e n t o c o n e l q u e s e i n i c i a el t r m i t e de g e s t i n d e l a d o c u m e n t a c i n , pu d e s e r i n t e r n o o e x t e r n o , c o n e s t e d o c u m e n t o s i e m p r e s e s o l i c i t a a l g o y e ste n u n c a e st re la c io n a d o c o n o tro d o c u m e n to , N O T A c o n e ste d o c u m e n to , n u n c a se c o n te sta a o tro d o c u m e n to .

D o c u m e n t o d e t r m i t e .- E s u n d o c u m e n t o p o r m e d i o d e l c u a l c o n t e s t a m o s a o t r o d o c u m e n to , e ste tip o d e d o c u m e n to sie m p re e sta re la c io n a d o c o n o tro . T ip o s d e d o c u m e n to s:

G u a S A D 2 0 1 1

C r e a c i n d e d o c u m e n to p r in c ip a l P a ra c re a rn o s u n n u e v o d o c u m e n to p rin c ip a l, in g re sa m o s a M is d o c u m e n to s p e n d ie n te s y e n la p a rte su p e rio r d e re c h a d a m o s c lic e n e l b o t n C re a r D o c . P rin c ip a l

Y a p a re c e r e l sig u ie n te fo rm u la rio :

L o p rim e ro q u e te n e m o s q u e e sc o g e r e s e l tip o d e d o c u m e n to , d e a c u e rd o a c o m o se re q u ie ra tra m ita r, lu e g o e sta b le c e r la p rio rid a d d e re sp u e sta , q u e p o r d e fe c to se e n c u e n tra e n n o rm a l; S ig n ific a q u e se le a sig n a d o s d a s p a ra d a r tr m ite , e n p rio rid a d b a ja se le a sig n a h a sta 3 d a s y e n p rio rid a d a lta h a sta 1 d a . A c o n tin u a c i n e sc o g e re m o s la o fic in a d e d e stin o d e l d o c u m e n to e n lo s c a m p o s P a ra y e l u su a rio re sp o n sa b le d e la re c e p c i n . N o ta s: C u a n d o e l tr m ite se re a liza e n tre o fic in a s, so lo e x istir u n a p e rso n a c o m o re sp o n sa b le d e la re c e p c i n . S i e l tr m ite e s in te rn o , se p o d r e sc o g e r a o tro fu n c io n a rio p e rte n e c ie n te a n u e stra p ro p ia o fic in a p a ra e n tre g a rle la d o c u m e n ta c i n . P a ra re sp e ta r la je ra rq u a , e n tre fu n c io n a rio s d e d istin ta s o fic in a s, n o p u e d e n e n v ia rse d o c u m e n ta c i n , e sta la b o r se la re a liza a tra v s d e l re sp o n sa b le d e
G u a S A D 2 0 1 1

re c e p c i n d e d o c u m e n to s y sie m p re te n d r c o n o c im ie n to e l J e fe in m e d ia to su p e rio r.

E n e l c a m p o d e l A s u n t o s e d e b e i n g r e s a r el d e t a l l e d e l d o c u m e n t o e n f o r m a r e s u m i d a y c o n c isa y a a d ir to d a la in fo rm a c i n re le v a n te ; R e c u e rd e q u e p o r m e d io d e e ste c a m p o se re a liz a n b sq u e d a s e sp e c fic a s d e lo s d o c u m e n to s. L o s c a m p o s d e O b s e r v a c i o n e s y A n e x o s s i r v e n p a r a c o m p l e m e n t a r la i n f o r m a c i n d e l tr m ite . N o ta : P o r m e d io d e lo s c a m p o s o b se rv a c io n e s y a n e x o s n o se re a liz a n b sq u e d a s. L u e g o d e in g re sa r la in fo rm a c i n n e c e sa ria d e l tra m ite , p re sio n a r e l b o t n G ra b a r N o ta : L u e g o d e g ra b a d o e l d o c u m e n to , e l siste m a a sig n a u n n m e ro se c u e n c ia l y a u to m tic o .

A l g ra b a r, ta m b i n se h a b ilita n lo s b o to n e s C re a r/E d ita r D o c u m e n to W o rd , C re a r C o p ia s y C o p ia s In te rn a s; A d e m s e l b o to n C a n c e la r c a m b ia su e sta d o a E d ita r

G u a S A D 2 0 1 1

C r e a r C o p i a s .- P e r m i t e g e n e r a r c o p i a s d e l m i s m o d o c u m e n t o , p a r a d i f e r e n t e s o f i c i n a s .

E n e l la d o iz q u ie rd o a p a re c e n lista d a s a lfa b tic a m e n te la s o fic in a s, e sc o ja la (s) o fic in a (s) a la (s) q u e se e n v ia r la c o p ia y p re sio n e e l b o t n > , p a ra re v e rtir o d e se le c c io n a r e sc o ja la (s) o fic in a (s) d e la v e n ta n a d e l la d o d e re c h o y p re sio n e e l b o t n < . S i n e c e sita se le c c io n a r o d e se le c c io n a r to d a s la s o fic in a s u tilic e lo s b o to n e s > > < < re sp e c tiv a m e n te y p o r u ltim o p re sio n e e l b o t n A c e p ta r . E l m ism o p ro c e d im ie n to se u tiliz a p a ra re a liz a r C o p ia s In te rn a s , c o n la d ife re n c ia d e q u e e n v e z d e v e r e l lista d o d e o fic in a s, se p re se n ta r e l lista d o d e U su a rio s. C r e a r /E d ita r D o c u m e n to W o r d E ste b o t n C re a u n D o c u m e n to d e W o rd c o n lo s d a to s d e a c u e rd o a l tip o d e d o c u m e n to , c o m o p o r e j e m p l o e l N o . D e D o c u m e n t o , F e c h a , D e , P a r a , e t c ., y e l u s u a r i o a d i c i o n a la in fo rm a c i n q u e se re q u ie ra . E sta O p c i n n o e s o b lig a to rio u sa rla , p e ro si re c o m e n d a d a , y a q u e u tiliz a p la n tilla s p a ra m e triz a b le s y lo s a rc h iv o s d e W o rd so n a lm a c e n a d o s e n u n a so la c a rp e ta a d e n tro d e l d ire c to rio d e in sta la c i n d e l S A D y su u b ic a c i n e s U N ID A D :\sa d 2 0 1 0 \w o rd o c u \

G u a S A D 2 0 1 1

L u e g o d e g ra b a r y sa lir d e l fo rm u la rio d e in g re so d e d a to s d e l d o c u m e n to p rin c ip a l, le a p a re c e r e n la b a n d e ja d e d o c u m e n to s pe n d ie n te s a l u su a rio d e d e stin o , p e ro e l u su a rio n o le re c ib ir e n e l siste m a h a sta q u e se le e n tre g u e e l d o c u m e n to fsic o , p o r lo ta n to n in g n d o c u m e n to d e b e se r r e c ib id o si n o e st e n e l siste m a . U ste d p u e d e e d ita r e l d o c u m e n to m ie n tra s n o le re c ib a n , p a ra re a liz a r e sta a c c i n p re sio n e e l b o t n D o c . N O R e c ib id o s , se le p re se n ta r la sig u ie n te v e n ta n a :

S e le c c io n e e l d o c u m e n to a e d ita r y p re sio n e e l b o t n E d ita r D o c u m e n to a c o n t i n u a c i n s e l e a b r i r u n f o r m u l a r i o pa r a l a m o d i f i c a c i n d e l d o c u m e n t o , a l t e r m i n a r g ra b e y sa lg a d e l fo rm u la rio d e e d ic i n . L u e g o p re sio n e S a lir d e la v e n ta n a d e D o c u m e n to s q u e N o m e R e c ib e n p a ra v o lv e r a la b a n d e ja d e M is D o c u m e n to s P e n d ie n te s . T o d o s lo s d o c u m e n to s q u e le h a n e n v ia d o y n o h a n sid o tra m ita d o s, se e n c u e n tra n e n M is D o c u m e n to s P e n d ie n te s , d e sd e e sta in te rfa z , se le c c io n a m o s e l d o c u m e n to q u e n o s lle g a fsic a m e n te y lo re c ib im o s, p o d e m o s u tiliz a r e l b o t n B u sc a r y d ig ita r e l n m e ro d e d o c u m e n to , re sp e ta n d o la sin ta x is, (E je m : M E M -1 -C G -1 2 ), y e l siste m a lo p o sic io n a r e n e se d o c u m e n to , si n o e x istie ra e l n m e ro , e l siste m a le in fo rm a r . T o d o s lo s d o c u m e n to s se a u to n u m e ra n d e a c u e rd o a la sig u ie n te sin ta x is: lo s 3 p rim e ro s d g ito s c o rre sp o n d e n a l tip o d e d o c u m e n to , lu e g o u n g u io n y e l n m e ro d e l d o c u m e n to , a c o n tin u a c i n o tro g u io n y e l c d ig o d e la o fic in a , lu e g o e l ltim o g u io n y e l a o c o n d o s d g ito s. L u e g o d e u b ic a d o e l d o c u m e n to p re sio n a m o s e l b o t n R e c ib ir D o c u m e n to d e sd e e se m o m e n to e l siste m a a sig n a r la s fe c h a s d e re c e p c i n y fe c h a lm ite .

G u a S A D 2 0 1 1

S i e l d o c u m e n to re c ib id o , n o re q u ie re se r e n v ia d o o c o n te sta d o a o tro d e p a rta m e n to , y se d e b e te rm in a r e l p ro c e so , a rc h iv e e l d o c u m e n to , p a ra e sto u tiliz a m o s e l b o t n A rc h iv a r D o c u , a l re a liz a r e sta a c c i n se e n tie n d e q u e e l p ro c e so te rm in y e se d o c u m e n to d e sa p a re c e r d e n u e stra b a n d e ja d e d o c u m e n to s p e n d ie n te s. E n c a so c o n tra rio , si e l p ro c e so n o te rm in y e s n e c e sa rio e n v ia r o c o n te sta r e l d o c u m e n t o a o t r a o f i c i n a , s e l o s e l e c c i o n a y s e p r e s i o n a e l b o t n C o n t e s t a r D o c u . , c o n lo q u e se n o s a b rir u n fo rm u la rio d e in g re so d e d a to s sim ila r a l d e l d o c u m e n to p rin c ip a l, c o n la d ife re n c ia d e q u e e n la p a rte su p e rio r u ste d p o d r o b se rv a r la in fo rm a c i n d e l d o c u m e n to a l q u e se e n c u e n tra c o n te sta n d o o tra m ita n d o .

L l e n e l a i n f o r m a c i n y p r e s i o n e gr a b a r y s a l i r , c o n e s t a a c c i n e l d o c u m e n t o c o n t e s t a d o d e sa p a re c e r d e su b a n d e ja d e d o c u m e n to s p e n d ie n te s y a p a re c e r e n la b a n d e ja d e l u su a rio d e d e stin o , e l n u e v o d o c u m e n to tra m ita d o . D e e sta m a n e ra se tra sla d a la d o c u m e n ta c i n d e u n a o fic in a a o tra , d e a c u e rd o a la s n e c e sid a d e s.
G u a S A D 2 0 1 1

L o s d o c u m e n to s q u e a p a re c e n e n su b a n d e ja d e p e n d ie n te s, si n o so n re c ib id o s, se e n c u e n tra n e n tr n sito , e s d e c ir to d a v a n o sa le d e la o fic in a d e o rig e n , u n a ra z n p u e d e se r q u e e l d o c u m e n to to d a v a n o h a sid o firm a d o p o r e l je fe d e la o fic in a re m ite n te .

U ste d d e b e e sp e ra r u n tie m p o p ru d e n te p a ra q u e e sto s d o c u m e n to s le se a n e n tre g a d o s fsic a m e n te , sin e m b a rg o , si u n d o c u m e n to e st p o r m u c h o tie m p o e n su b a n d e ja , u ste d p u e d e d e v o l v e r l e a s u c r e a d o r p r e s i o n a n d o e l b o t n R e g r e s a r D o c u . , c u a n d o s e l e re g re sa n lo s d o c u m e n to s, e sto s se re d irig e n a l re m ite n te y a p a re c e r n e n la v e n ta n a d e M is D o c u m e n to s P e n d ie n te s c o n c o lo r a m a rillo , p a ra m o d ific a rlo s y re n v ia rlo s se lo s d e b e b u sc a r e n d o c u m e n to s n o re c ib id o s.

P a ra v e r e l e sta d o d e u n tr m ite , p re sio n a m o s e l b o t n T r m ite s , lo p rim e ro q u e n o s a p a re c e r se r u n a v e n ta n a e n d o n d e se n o s so lic ita in g re sa r e l n m e ro d e d o c u m e n to o u n a p a rte d e la d e sc rip c i n d e a su n to p a ra filtra r la in fo rm a c i n .

G u a S A D 2 0 1 1

10

C u a n d o d ig ite m o s e l n m e ro re c o rd e m o s re sp e ta r la sin ta x is d e n u m e ra c i n , a l p re sio n a r la te c la E N T E R , si e l d o c u m e n to fu e e n c o n tra d o , a p a re c e r u n a v e n ta n a c o n la in fo rm a c i n so lic ita d a , c a so c o n tra rio se le in fo rm a r q u e e l d o c u m e n to n o e x iste .

E n e ste e je m p lo p o d e m o s o b se rv a r q u e e l ltim o d o c u m e n to e st e n v ia d o p o r la D A p a ra O O P P , p e ro n o h a sid o re c ib id o fsic a m e n te , p o r lo ta n to e l d o c u m e n to , to d a v a se e n c u e n tra e n la D A . D o c u m e n to s q u e se e n v a n a fu e r a d e la in stitu c i n C u a l q u i e r d o c u m e n t o d e t i p o i n t e r n o ( M E M ,I N F ,C I R , e t c .) s e p u e d e e n v i a r a l e x t e r i o r

11

d e l a i n s t i t u c i n y n o r m a l m e n t e va n d i r i g i d o s a e n t i d a d e s o p e r s o n a s q u e s o n p a r t e d e l a m ism a In stitu c i n , p e ro n o se e n c u e n tra n e n la re d in te rn a ; E sta a c c i n la re a liz a m o s e sc o g ie n d o e n e l c a m p o p a ra : la o p c i n T E X , o b se rv e e l g r fic o sig u ie n te :

Y e n e l a su n to lo p rim e ro q u e d e b e m o s p o n e r e s e l lu g a r d e d e stin o d e l d o c u m e n to y lu e g o e l d e ta lle c o rre sp o n d ie n te . L o s o fic io s so n tip o s d e d o c u m e n to s q u e sie m p re se e n v a n a l e x te rio r, n o se p u e d e u tiliz a r o fic io s in te rn o s, u n o fic io sie m p re d e b e ra e n v ia rse a o tra e n tid a d n o d e p e n d ie n te d e la In stitu c i n , pa ra e n v ia r e ste tip o d e d o c u m e n to s e sc o g e m o s O F I e n e l c a m p o T i p o D o c ., o b s e r v e e l g r f i c o s i g u i e n t e :

G u a S A D 2 0 1 1

12

A l e s c o g e r O F I e n T i p o D o c ., a u t o m t i c a m e n t e e n e l c a m p o P a r a : s e p o n d r T E X , in d ic a n d o q u e se e n v ia r e l d o c u m e n to c o m o tr m ite e x te rn o . D e ig u a l m a n e ra e n e l a su n to , lo p rim e ro q u e d e b e m o s p o n e r e s e l lu g a r d e d e stin o y a c o n tin u a c i n e l d e ta lle c o rre sp o n d ie n te .

D o c u m e n to s q u e se r e c ib e n d e a fu e r a d e la in stitu c i n S i e l d o c u m e n to q u e re c ib im o s n o e s u n a c o n te sta c i n y e s u n p e d id o , y n o se re la c io n a c o n o tro d o c u m e n to , e n to n c e s e s u n d o c u m e n to p rin c ip a l, p o r lo ta n to p a ra in g re sa rlo so lo d e b e m o s e sc o g e r la o p c i n C re a r d o c u m e n to P rin c ip a l. A c o n tin u a c i n e n la p a n ta lla d e in g re so d e d a to s, lo p rim e ro q u e te n e m o s q u e se le c c io n a r e s e l tip o d e d o c u m e n to q u e e sta m o s in g re sa n d o y q u e e n e sto s c a so s sie m p re se r n T E X . N o ta : O b se rv e q u e a l se le c c io n a r T E X , lo s c a m p o s P a ra : y U su a rio re sp o n sa b le d e re c ib ir , c a m b ia r n a u to m tic a m e n te c o n n u e stro s d a to s, in d ic n d o n o s q u e n o s e sta m o s a u to -in g re sa n d o e l tr m ite . L u e g o d e b e m o s e sc rib ir e n e l a su n to e l n m e ro d e d o c u m e n to q u e re c ib im o s y e l lu g a r d e d o n d e v ie n e , e sto e s m u y im p o rta n te y a q u e e sto s d a to s n o s se rv ir n p a ra re a liz a r p o ste rio re s b sq u e d a s d e in fo rm a c i n :

S i e l d o c u m e n to q u e re c ib im o s e s la c o n te sta c i n a u n p e d id o o , e l d o c u m e n to e st re la c io n a d o c o n o tro d o c u m e n to n u e stro , e n to n c e s se tra ta d e u n d o c u m e n to d e tr m ite , p a ra in g re sa rlo e n p rim e r lu g a r d e b e m o s se le c c io n a r la o p c i n , A g re g a r d o c u m e n to a u n T r m ite , e n e l m e n d e l R e c u a d ro a m a rillo A d m in istra c i n y G e sti n D o c u m e n ta l.

G u a S A D 2 0 1 1

13

A c o n tin u a c i n se n o s so lic ita r q u e d ig ite m o s e l n m e ro d e d o c u m e n to re la c io n a d o

L u e g o d e a se g u ra rn o s d e q u e e l d o c u m e n to p e rte n e c e a e se tr m ite , p re sio n a m o s e l b o t n S I y se n o s p re se n ta r la p a n ta lla p a ra e l in g re so d e d a to s. N o ta : S o lo p o d e m o s a g re g a r d o c u m e n to s a tr m ite s e n lo s q u e te n g a m o s p a rtic ip a c i n , n o se p u e d e n a g re g a r d o c u m e n to s si n o e sta m o s d e n tro d e l p ro c e so d e e se tr m ite .

C o n te sta r v a r io s d o c u m e n to s c o n u n o (u n i n d e d o c u m e n to s p a r a e n v i o tr m ite )

C u a n d o se q u ie ra c o n te sta r a v a rio s d o c u m e n to s c o n u n o so lo d e b e se g u ir e l sig u ie n te p ro c e d im ie n to : P r im e r o d e b e c o n te sta r a u n n ic o d o c u m e n to y fija rse e n e l n m e ro , c u a n d o se g ra b e n lo s d a to s.

G u a S A D 2 0 1 1

14

S e g u n d o , a lo s o tro s d o c u m e n to s q u e se d e se a a d ju n ta r a l d o c u m e n to e n v ia d o , se lo s d e b e p o n e r la o b se rv a c i n d e q u e fu e ro n c o n te sta d o s c o n e l d o c u m e n to c re a d o a n te rio rm e n te . P a ra e so p re sio n e e l b o t n A a d ir O b se rv . Q u e se e n c u e n tra a l la d o d e re c h o d e O b se rv a c i n d e l d o c u m e n to re c ib id o e n la p a rte in fe rio r. T e r c e r o , a rc h iv e e l d o c u m e n to a l q u e a a d i la a n te rio r o b se rv a c i n .

P o r l t i m o , re c u e r d e q u e d e b e c a m b i a r s u c l a v e d e i n g r e s o al s i s t e m a , p a r a e s o u t i l i c e l a o p c i n c o rre sp o n d ie n te e n e l m e n p rin c ip a l e n e l re c u a d ro ro sa U tilita rio s .

G u a S A D 2 0 1 1

15