CHAPTER 1: INTRODUCTION ABOUT SONIC INTERNATIONAL

LOGISTICS CO., LTD

1.1 Overview of Sonic International Logistics Company Limited

Sonic International Logistics Company Limited is a non-state limited liability

company. As a company that provides customers with integrated logistics and
transportation solutions with full responsibility from arranging safe transportation for
each package to other logistics services such as packaging, storage, distribution.

Company's logo:

Figure 1.1 Logo Sonic International Logistics Company Limited

Domestic transaction name SONIC INTERNATIONAL LOGISTICS

COMPANY LIMITED
International Business name
SONIC INTERNATIONAL LOGISTICS
COMPANY LIMITED

Tax code 0315017085

Founding 27/04/2018
Address 202/8 Nguyen Xi Street, Ward 26, Binh
Thanh District, Ho Chi Minh City
Telephone: Fax 028668128556
Email infor@soniclog.vn
Website www.soniclog.vn
Representative (Ms.) Huynh My Tien
 Main areas of activity Provide transportation and logistics
solutions
Motto Satisfied customers - high position

Source: Internet

1.2 Company formation and development

With the indispensable needs of the import and export freight forwarding activities in
the commercial business of the current economy, that is why in 2018 Sonic
International Logistics Company Limited was established and put into operation.
According to License No. 0315017085 / QD-KHĐT of the Department of Planning
and Investment dated April 27, 2018. Up to now, the company has just come into
operation for nearly 3 years, but the company is developing comprehensively and is
building its position in the market and receiving the trust of customers.

1.3 Organizational structure of the management apparatus

Source: Human Resources Department, Sonic International

In order for the company's production and business activities to be favorable, creating
a solid long-term foundation for long-term development, the important factor
determining the success or failure is the functional organizational structure of the
enterprise. . Sonic International Logistics Co., Ltd. is a small, lightly organized
business that matches the requirements of the industry, saves costs and improves
business efficiency. That creates decentralization, delineation of constraints between
departments, cross-functional selection, extrusion of responsibility for each other to
create a scientific management base, lightly mobilized. the light create a kernel
between the part of.
1.3.1 Functions and duties of departments
Sonic International Logistics' organizational structure follows the direct management
model. The director is the person with the highest authority and also the legal
representative for the company's operations.
Board of manager:
As the headquarters company, responsible for the direction, the company's
development plan, other executive departments in the company to properly and
successfully implement the company's plan.
Accounting department:
Implement all financial plans according to the accounting law, the entire system and
promptly send accounting reports and the enterprise's management system. Monitor
debt situation to recover capital quickly, calculate and transfer all payments in time to
suppliers, state budget, banks, ect. Accounting department is responsible for fund
management Salary and salary calculation for employees.
Room material:
Receive email notification of goods, make necessary papers related to each shipment,
record and store documents, declare necessary papers such as information
declarations, paper certificates. This part is an to be a regular link with the shipping
line via Email, to capture the shipping status of shipments and notify customers of the
time.
Sales:
The main task of the sales department is to find customers and introduce the areas of
activity and the benefits that customers will receive when using the company's
services. Solve customer problems and requests such as: Forwarding and
transportation consulting services; provide information about the commodity market
and some special features of some countries when exporting goods.
Delivery office:
Deliver goods from the warehouse to the host port of export and receive goods from
the warehouse for imported goods. Other face, you an to get the information for each
lot of output import and manager and manager close the row into the container at the
container (CY or at the close Oddies) then transport the container out of the gate or
ICD and deliver the container to vessel and receive the necessary documents.
Organize and perform tasks related to receiving import and export goods, performing
tasks performed at addresses and airports such as: making documents, checking,
receiving and exporting goods, arranging goods chemical . Goods are packed into
containers, the dock outputs a warning.
1.4 Functions, tasks and main areas of operation of the company
1.4.1 Functions of the company
Coordinate with transportation organizations with different domestic and foreign
vehicles to organize transportation, delivery and receipt of import and export goods.
The company performs consulting services on logistics, transportation, import and
export. Providing services of receiving, customs procedures, transportation of goods
in transit, temporary import - re-export through the territory of Vietnam and vice
versa.
1.4.2 Mission of the company
Plan and organize the implementation of the company's business services according to
the current regime. Organize, manage and direct the company's business activities to
expand and develop business strategies suitable to the market and meet the needs of
customers.
Accepting and operating the regimes, policies, laws of the State and international
practices in the fields related to the work of transport and receipt, financial
regulations, fixed assets and stored assets. motion.
1.4.3 Main field of activities of the company
The company has a network of agents as well as relationships with reputable shipping
lines and airlines such as: OOCL, Cosco, Wan Hai, SITC, VN Airline, ... allowing the
company to provide transportation services both air, sea and content. The company's
areas of activity include: International transportation services by sea and air,
environmental customs services and logistics services, consolidation services and
analysis of goods by sea and by road. aviation, storage and distribution services,
domestic transportation services. Road transport with trucking (20'/40'), overloading,
super-long, super-weight, truck 500kg-40Tons, combined delivery door to door, port
to door, door to port, intermodal transport Vietnam - Orange - Laos - Thailand.
1.5 Situation and business results of the company from 2018-2020
Year
Compare Compare
2018 2019 2020 2018 with 2019 with
2019 2020
Revenue 9,573,125 13,485,426 15,869,28 3,912,301 2,383,863
9
Cost 2,979,265 3,989,491 5,001,833 1,010,226 1,012,342

Profit 6,593,860 9,495,935 10,867,45 2,902,075 1,371,521

6
(Source: Financial statements 2018-2020, accounting department)
Table 1.3: Business results from 2018-2020
Through the summary of the company's revenue, expenses and profit over the years,
we can see that business activities have fluctuated. Specifically, revenue in 2019
increased by VND 3,912,301,000 with an increase of 40.86% compared to 2017,
thereby leading to an increase in the company's profit by VND 2,902,075,000,
equivalent to 44.01%, thereby showing the company's business situation. The
company is developing in a positive direction at this stage.

However, in 2019, the revenue situation tends to change in the direction of slowing
down, namely: 2019 revenue increased only VND 2,383,863,000 compared to 2018,
profit also increased only VND 1,371,521,000 over the same period. The low profit
index of the company in this period is mainly due to the competition of many new
companies, so in order to find long-term loyal customers, the company has to lower
the freight rates, so it affects some of the customers. the company's revenue, on the
other hand, the fact that shipment costs and administrative expenses during this time
were always high from VND 2,979,265,000 in 2017 increased to VND 5,001,833,000
in 2019 made the profit index of the company. The company is still going up but
tends to slow down.

1.6 Practical internship process at the company

The internship helped me learn and improve my knowledge so that I can summarize
into a complete report on the company's container delivery process. I learned about
the types of documents included in the imported goods, learned about the import
processing process, learned how to become a CO, learned about customs declaration
on ECUSS and summarized the process and handling errors. Frequent.

Referring to import and export business or foreign trade, it is impossible not to

mention the field of international freight forwarding, because this is an inseparable
activity associated with import and export activities. Sea freight forwarding services
have brought a lot of benefits to the Vietnamese economy in general and the world in
particular. Want to better understand the business and related issues when
implementing the import shipment process, I decided to choose the topic " ". The
topic is about the whole container import process, in order to help enterprises promote
their strengths and limit weaknesses in the whole container import process, and
propose some solutions for enterprises to develop comprehensively.
CHAPTER 2: ANALYZING THE PROCESS OF IMPORTING FULL
CONTAINER AR SONIC INTERNATIONAL LOGISTIC CO., LTD.
2.1 Flowchart of the parties related to the process

The diagram below shows the relationship between companies in the import
consignment from CHANGZHOU POWITT SOLAR CO., LTD (China) to Van Hung
Import Export Construction Joint Stock Company (Vietnam).

Diagram showing the performance of working back and forth between the parties of
the company.

Figure 2.1: Relationship between the process parties

Shipper is Changzhou Powitt Solar Co., Ltd. Consignee is Van Hung Import Export
Construction Joint Stock Company, Forwarder Logistics Company is ACE Global
Logistics Co., Ltd. The forwarding company is Sonic International Logistics
Company Limited. SONIC International Logistic Company Limited is the
representative company for VAN HUNG Import Export Construction Joint Stock
Company to carry out import procedures at the port. ACE Global Logistics Co., Ltd
will sign a transport contract with Changzhou Powitt Solar Co., Ltd to transfer goods
from the exporting country to the importing country and is responsible for notifying
VAN HUNG Import Export Construction Joint Stock Company when the goods
arrive. After that, Sonic International Forwarding Co., Ltd. represented VAN HUNG
Import-Export Construction Joint Stock Company to obtain D/O.

2.2 Analyzing the process of organizing and implementing import forwarding at

SONIC international logistic limited company

This report analyzes imported fabric shipments with the following basic information:

 Item: SOLAR BATTERY

 Conditions: FOB SHANGHAI, CHINA
 Payment method: TT
 Payment currency: USD

2.2.1 Sign service contract with customers

SONIC's sales logistics department, Ltd., will be in charge of finding customers for
the company through the posting and advertising of the company on the media. The
sales staff will then call to offer, ask for an email address and send a specific quote.

If the freight and train schedule given is accepted by the customer, the customer will
request a reservation to confirm the information: shipper, consignee, name, weight,
type of container, place of packing. , port of arrival, date of departure ... After
receiving the booking request, the sales staff will come to meet the customer to sign
the agreement, and at the same time receive the necessary documents.

The stage of signing a service contract is the first, and also very important, in the
freight forwarding process, because this is an evidence of the cooperation between the
company and the importer.
With this imported shipment, SONIC International Forwarding Company Limited
was chosen by Van Hung Import-Export Joint Stock Company to perform the task of
delivering and receiving this imported shipment. Accordingly, Van Hung Import-
Export Joint Stock Company is a service hiring company SONIC International
Forwarding Company Limited undertakes to perform this service to enjoy service
fees.

The consignment is imported at FOB price. Therefore, freight charges from the time
the goods are delivered across the ship's rail including the freight, taxes and other
surcharges incurred for this shipment are paid by Van Hung Import Export Joint
Stock Company.

SONIC's forwarder is responsible for declaring and obtaining the necessary

documents to import the shipment. These documents will then be signed and sealed
by the Director of Van Hung Import Export Joint Stock Company.

Because the two companies have a long-term business relationship and trust each
other, the negotiation between the two sides takes place quite simply and quickly,
negotiating by phone and confirmation by mail.

2.2.2 Receive document set and check document set

After receiving the request to deliver to Van Hung Import Export Joint Stock
Company an imported consignment, Van Hung Import Export Joint Stock Company
will provide SONIC International Forwarding Company Limited with all necessary
information and documents to make the customs declaration. This document set is
sent to the staff of SONIC International Management Company for the company staff
to check and electronic declaration.

Documents include Commercial Invoice (Commercial Invoice), Detailed goods

declaration (Packing list), Bill of lading (Bill of lading), Arrival Notice.
Letter of introduction: 03 copies (01 used to liquidate goods, 01 used to get D/O
orders, 01 used to do customs procedures).

In order for the delivery to be carried out quickly and smoothly, as soon as the
documents are received, the delivery staff of SONIC International Management
Company Limited needs to carefully check the accuracy and validity of each
document. Details of documents to check are as follows:

Check the contract: The forwarder checks the contract signing date, expiration date,
terms of the contract, whether the translation is correct with the contract or not.

Check the invoice, the manifest of goods: Check whether the details in the invoice,
the manifest of goods are consistent with the contract or not.

Check the bill of lading: information about the shipper, consignee, information about
the carrier, bill number, cont number, seal number.

The set of vouchers is called valid if all the contents of the goods on the contract,
invoice, detail list, license, ect are agreed with each other. If there is something
wrong, the company's forwarding staff must promptly notify the importing company
so that they can settle it soon.

After checking the documents, the delivery staff contacted the shipping company to
get the delivery order. After receiving the delivery order, the forwarder carefully
reviews the information on it (ship name, bill of lading number, receiver information,
sender information, cont number, seal number, port of loading, port of discharge) to
avoid mistakes. errors in order to early complete customs procedures and avoid
additional costs (storage and storage costs) due to not receiving the goods.

CI No. PJE-191024026
CI date 4th, December, 2019
Exporter Changzhou Powitt Solar Co., Ltd
 Address No.198 Chendu Road, Zhonglou District, Changzhou,
Jiangsu, China 213000
Importer Van Hung Import-Export Construction Joint Stock
Company
Address 7/16 - Street 898, Phu Huu Ward, District 9, Ho Chi Minh
City
Tel / Fax +84 838888860
Commodity Powitt Solar Half Cell Square Mono400W PERC
Total weight 627 PCS (Total 250800 Watts)
From China
Information on commercial invoice

Information on the Bill of Lading of this shipment includes:

Number B / L AGL 191218720
Name of ship MCC NINGBO
Trip number 949S
Container number CAIU4722507
Shipper CHANGZHOU POWITT SOLAR CO., LTD
Receiver VAN HUNG EXPORT CONSTRUCTION JOINT STOCK
COMPANY
Port of loading SHANGHAI
Unloading port CATLAI

2.2.3 Receive notification of arrival, take delivery orders

When the ship arrives at the port of destination, the shipping company will send
a notice of goods to SONIC Company, then SONIC Company will notify the Van
Hung company. SONIC's delivery staff will come to Van Hung company and pick up
the necessary documents and bring documents to present to get D / O such as: Notice
of Arrival Notice, letter of introduction from Van Hung Import Export Construction
Joint Stock Company, original B / L.
 SONIC's forwarding staff will submit original bill, notice of arrival and referral
to get delivery order (03 original D / O of shipping company) and invoice.

When going to the shipping company or the shipping company agent to change
the order, the company's forwarding staff should have a letter of introduction issued
by the shipper with the company's stamp, the name, the position of the issuer and the
identity card. After presenting the necessary documents at the shipping company
agent, the agent staff will receive and offer the fee to be paid.

The fees payable are: D/O fee, Handling fee, Ocean freight, EXW, THC
(Terminal handling charge), CIC fee, container cleaning fee.

The total amount for D/O is: 1,297,000 USD

The Company's forwarding staff pays the fee as required, signs and dates the
receipt of D / O on the bill and invoice.

Note when receiving D/O:

When the shipper delivers documents to the forwarding company, the owner of
the goods has checked the validity of the documents and made necessary adjustments,
so when receiving D/O, the delivery staff of the Company only needs to check Check
and compare D/O contents with bill of lading, if there are any errors, please adjust
immediately in case the D/O is invalid, need to compare: Name of ship, bill of lading
number, name and address of person Receipt, Shipper, Name of goods, Type of cargo
(odd or whole container - if it is odd, check how many packages, how much weight -
if it is in full container, see the number of containers) , container type (20 'or 40'),
container number, seal number, package number, Port of Loading, Port of discharge

Delivery staff should pay attention to the effective time of D/O in storage,
storage, and container matters (with free shipping lines, with shipping lines charging
after the D/O expires) to arrange time. reasonable time, carry out customs clearance
and receive goods to avoid incurring additional costs due to D/O overdue receipt of
goods.

The marking of "Straight Goods" or "Absorbent Goods" can be made only

once, either at the place of D/O collection or at the shipping line's office at the port,
depending on the procedure. of each carrier.

In the customs procedure dossier, if the D/O expires, it must be renewed before
submitting the dossier to the regional customs office, then the D/O will be valid.
Before disposing of goods at the customs or yards, the compulsory D/O must be still
valid.

2.2.4 Electronic customs declaration of imported goods

Draft declaration:

Based on the documents sent by the customer, SONIC company proceeds to the
draft declaration.

Print test declarations, send test forms to Van Hung company to check.

After checking the printed test declaration of Van Hung confirm company to
SONIC company proceed to transmit the declaration.

During the time SONIC company declares, the company Van Hung prepares
original documents or notarized copies to do Customs procedures including: Copy
contract, Original commercial invoice, Original Packing list Bill of lading is true,
Business registration certificate for the first time of import (Van Hung company has
imported many times so it may not need to submit this document).

Transmission of electronic customs declarations:

SONIC's voucher staff, after confirming that the printed test declaration is correct by
the Van Hung company, will proceed to transmit the customs declaration. Employees
use the ECUS5 electronic customs declaration software to transmit data to the online
declaration.

2.2.5 Go to Business Department to get the EIR.

Delivery officer enters the Trade Department at Gate B at Cat Lai Port.

Then continue to hold the delivery order (the main order has the rental code) to the
sales department to wait for their turn to pay, depending on the type of container, the
fee to pay is how much (usually 1 container 20 'is 480,000,00 VND). Employees must
check the information on the EIR card such as the cont number, seal number must
match with the bill of lading. EIR form showing the status and location of the
container.

After completing the procedures, the forwarder will receive an invoice and container
delivery note (the number of containers corresponds to E ticket).

2.2.6 Liquidate through the gate and pull goods to the warehouse.

The forwarder arrives at the port customs to submit: 01 original declaration, 01

photocopy of the copy, 01 delivery order (D / O), 01 cont delivery and receipt note
(EIR)

Pay the fee, receive back: the original customs declaration, the container delivery
note, the forwarding staff is responsible for hiring a means of transport to transport
goods to the private warehouse of Van Hung Company. When there is an exit note,
the forwarding staff dispatches the cargo truck to enter the port to receive the goods
and proceed with the gate customs clearance.

Liquidation of the gate

The forwarder arrives at the port customs to submit: 01 original declaration, 01
photocopy of the copy, 01 delivery order (D / O), 01 cont delivery and receipt note
(EIR)

Pay the fee, receive back: original customs declaration (stamped "goods have
passed the monitoring area"), delivery note of cont.

Bring the C / O, declaration to the customs staff who supervise the yard in the
book and when the company name, container size, cont number is recorded in the D /
O yard management book, return the declaration to the forwarder When the yard is
completed, the gate liquidation will also bring D / O for comparison, declaration,
inter-customs and joint control. At this time, the gate supervisor will retain the
customs office and D / O and return the declaration that has "Confirmed that the
goods have passed the supervisory zone" and the consignment checker. The forwarder
will hand over the control to the truck to be able to go to the port.

Maneuver the forklift:

Bring the green link to the dispatcher to maneuver the forklift to put the
container in the yard on the truck. The dispatching staff will record the vehicle
number, time and time to finish loading the container, then sign to confirm that the
container has been lifted to the contact and then the owner of the goods signs it. The
dispatcher will keep the contact and return the remaining three copies to the
consignee.

2.2.7 Return empty cont and receive wager cont

After completing the withdrawal of goods, the empty container must be brought
to the specified place and within the time allowed. Take the coupon to return the cont
to the place to borrow the cont to receive the bet (when taking back the bet, there
must be a coupon to borrow the original cont, the coupon of lifting the cont is full (Eir
Full), the coupon is empty.

When going to the shipping agent to get back the bet, the shipping agent will
base on the confirmation on the empty coupon to collect repair money. Depending on
the extent of the damage, if it is the fault of the customer's goods, the shipping
company will charge a repair fee. If the container is damaged due to objective factors
or there is confirmation of the port that the container is damaged when taking the
container full of goods, at this time, the shipping company will not collect the repair
fee and return the bet to the customer.

2.2.8 Finalization and completion of the dossier

At the end of the work of delivery, the forwarding staff makes a record of the
settlement with the company (has to pay for the goods), the settlement of the delivery
staff has paid. The delivery staff brought all the bills back to the voucher department.
The delivery staff will copy the necessary documents of the shipment such as:
declaration, tax notice, contract, packing list, invoice, B / L, invoices ... to save and
give the original back to the company. company.

After completing the procedures and bringing the goods to a separate

warehouse for Van Hung Import - Export Construction Joint Stock Company, Sonic
Company settles service charges with customers.

The forwarding staff prepares the invoices related to the consignment for the
staff of the finance and accounting department of the company to calculate the costs,
customs fees, shipping costs and make a statistics table payment slip with relevant
invoices: VAT invoice, D / O and customs fee bills such as: THC_Terminal Handling
Charge, D / O Fee (Delivery Document Fee), CIC_Container Imbalance Charge,
Cleaning Fee, Ocean freight, Handling fee, EXW
 All documents in the company file are (01) copies, the documents include:
Invoice listing fees when taking D / O, Invoice detailing the fees when doing
procedure. customs clearance for goods, customs declaration of imported goods, bar
code liquidation, paper of remittance into the state budget

All documents delivered to the customer are (01) originals, the set of
documents includes: Invoices listing fees when taking D / O, Invoices detailing fees
for customs clearance goods, import customs clearance goods declarations, liquidated
barcodes, remittance papers into the state budget

2.3 Comment on the import freight forwarding process at SONIC

International Management Company Limited

Thus, it can be seen that the sea freight forwarding process at SONIC GNQT
Co., Ltd is quite complete and full of steps. Each stage in the process has its own
advantages and disadvantages, namely:

Strength:

The company has expanded its customer search network and maintained good
relationships with old customers.

Conduct on time allotted, make sure the process goes according to plan.

Clear and effective customs procedures and processes based on risk

management methods and application of information technology help simplify
procedures as well as save time.

Weakness:

Contract signing rate is not high, not attracting customers to the company.
 Some orders have errors affecting the reputation of the company, which is
caused by the ineffectiveness of checking the documents. For the receipt and
inspection of documents, there are still some difficulties such as the delay in the
delivery of the documents by the customer, the documents with incorrect content must
be transferred back and forth for correction. The document staff did not check
carefully, so when doing customs clearance procedures at the port, the forwarder
faced many difficulties such as missing documents, wrong documents... this led to a
lot of time and costs involved. The company system adds documents. The process of
taking delivery orders and placing container bets at shipping lines is still too time-
consuming because some shipping lines require payment for orders and container bets
at banks, some shipping lines because of the large number of customers, multiply The
forwarder must take the number, queue for a long time to take the order. When taking
orders because the forwarder performs many shipments at the same time without
paying attention to the order limit, once the order has expired, the container cannot be
retrieved, but must renew the order, leading to time and expense. Otherwise, other
costs are incurred.

The software changes frequently, employees do not update in time, so it takes

time, affecting the delay in receiving goods.

Waste of time due to incorrect application of name and tax code. The lifespan
of legal documents is quite short, forcing the company to update it regularly.

Expensive for some cases of storage and warehousing of goods because of lost
documents. The goods are not in accordance with the type, model and quantity
because of the negligence of the staff.

Opportunity
 Vietnam is a country located in a strategic area in Southeast Asia, with a very
convenient geographical position for international transport, a long coastline and a
deep-water port. development of forwarding and logistics services. The State is
focusing on improving facilities such as seaports, warehouses, roads, etc.

Opening more ports and building more bridges to facilitate the delivery and
development. Vietnam has achieved many successes in the field of large seagoing
shipbuilding. Contributing to reducing the cost of ordering ships from abroad, the
volume of transport is large, which reduces the cost per shipment.

Electronic customs declaration procedures have been implemented. Online

customs registration helps import and export procedures be conducted more smoothly
and quickly.

Today, in the international market, another step forward is not only developing
in the field of sea freight forwarding, but gradually shifting to the logistics service
business to implement supply chain management. This trend opens up opportunities
for companies to expand their operations and develop orientations for the future. (O4)

With the explosion of the 4.0 revolution, creating conditions for businesses in
Vietnam to apply the advances of science and technology, everything will be
gradually replaced by robots, which will make the job done. on time and give a more
accurate result, reducing many redundant costs that each business often encounters in
the operating process.

Challenge

The low level of modern technology increases costs. Petrol prices increase,
charter rates increase. Currently, in the transport and forwarding of import and export
goods, there are many companies operating. It is estimated that there are about 200
enterprises in Hanoi and over 400 in Ho Chi Minh City. Therefore, the
competitiveness in the industry is very high, it is really a big challenge not only for
SONIC but also for small and medium enterprises to assert their standing position in
the industry.

Technical facilities, seaports and warehouses are not modern, customs

procedures are cumbersome and complicated, there are still many points that are not
consistent, lack of rigor, causing negative effects in freight forwarding and logistics
activities. service. Online customs declaration has just been applied, many businesses
are still confused. Besides, applying for a license from the Ministry of Industry and
Trade, applying for a C/O for export goods, registering for sample inspection, vehicle
registration... these procedures also take from 5 to 10 days, causing many problems.
difficult for businesses. The legal and policy system in Vietnam is incomplete and
often change.
 CHƯƠNG 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÔNG TY TNHH SONIC
3.2 Giải pháp
3.2.1 Đào tạo nguồn nhân lực

Có thể nói, trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, yếu tố thời gian là một yếu tố khá
quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Do đó, công ty cần thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận về hoạt động chung giữa
các phòng ban trong công ty, giúp nhân viên có thể nắm bắt được tình hình chung của
công ty, cùng nhau đưa ra hướng giải quyết, khắc phục có hiệu quả đối với những vấn
đề tiêu cực, không tốt phát sinh. Nhân viên của các phòng ban phải đề cao trách
nhiệm của mình trong công việc để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất.

Không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên học hỏi, trao đổi kinh
nghiệm trong công việc, cử nhân viên tham gia các lớp nghiệp vụ bồi dưỡng về trình
độ nghiệp vụ chuyên môn. Đối với nhân viên giao nhận nên biết kết hợp nhiều
phương thức vận tải khác nhau để vận chuyển nhằm đạt được mục đích hiệu quả cao
nhất, khéo léo xử lý những tình huống xảy ra ngoài tầm kiểm soát của mình một cách
nhanh nhất và tốt nhất nhằm giảm thiểu những chi phí không cần thiết.

Luôn cập nhật và nghiên cứu những chính sách của Nhà nước, của Hải quan
trong nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu để có thể cung cấp cho khách hàng mọi
thông tin về lĩnh vực này.

3.2.2 Hoàn thiện nghiệp vụ hải quan

- Nghiệp vụ giao nhận gồm nhiều bước nên nhân viên giao nhận cần phải biết
sắp xếp các công việc phải làm một cách hợp lý nhằm tiết kiệm được thời gian.
Chẳng hạn như việc đi lấy Lệnh giao hàng trước hoặc sau khi Đăng ký tờ khai là tùy
thuộc vào sự sắp xếp của người giao nhận sao cho hợp lý và kinh tế nhất. Thông
thường, nếu những hãng tàu không có văn phòng đại diện ở cảng thì nhân viên giao
nhận sẽ thực hiện việc lấy Lệnh giao hàng trước khi đến cảng làm thủ tục hải quan vì
các hãng tàu thường nằm trong Trung tâm Thành phố, khoảng cách khá xa so với
cảng. Quan trọng nhất là bám sát thực tế công việc, trao đổi kinh nghiệm với những
người thường xuyên làm công tác này thì mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, đem lại
hiệu quả cao.

- Trong quá trình tham gia thực tập tại công ty TNHH GNQT SONIC em
nhận thấy thực tế của hoạt động giao nhận so với lý thuyết có nhiều điểm linh động
hơn, quá trình giao nhận không phải lúc nào hàng hoá trong bộ chứng từ cũng được
mô tả trùng khớp hoàn toàn với hàng hoá trong thực tế. Do đó đòi hỏi nhân viên giao
nhận không những nắm vững những kiến thức về nghiệp vụ mà còn phải khôn khéo,
năng động, linh hoạt và phải luôn tự nỗ lực tìm tòi học hỏi để lấy hàng ra một cách
nhanh nhất. Quy trình nghiệp vụ giao nhận phải trải qua nhiều bước nhưng trong khi
thực hiện nhân viên giao nhận phải biết kết hợp sự hài hoà giữa các khâu để quá trình
giao nhận có thể diễn ra nhanh chóng hơn và tiết kiệm thời gian đi lại cũng như chi
phí.

- Nhân viên giao nhận đòi hỏi phải có kiến thức về nghiệp vụ Vận tải giao
nhận hàng hóa XNK, Nghiệp vụ kinh doanh XNK, Bảo hiểm hàng hóa XNK, Thanh
toán quốc tế… để có thể xử lý được các rắc rối phát sinh trong quá trình làm thủ tục
Hải quan cũng như trong quá trình nhận hàng. Ví dụ: Khi nhận hàng mà phát hiện
hàng hóa hư hỏng, thiếu hụt, mất trộm mất cắp, nhân viên giao nhận phải có kiến
thức để biết phải lập những biên bản cần thiết nào, cần có sự chứng kiến của ai và ai
phải ký tên vào các biên bản đó nhằm giúp cho nhà nhập khẩu có cơ sở đòi bồi
thường tổn thất các bên có liên quan.

- Các quy định về thủ tục Hải quan thường xuyên có sự thay đổi và quy định
của từng cảng cũng có sự khác biệt đòi hỏi nhân viên giao nhận phải có kinh nghiệm,
luôn cập nhật thông tin và các Văn bản Luật liên quan nhằm tạo điều kiện cho việc
giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng đặc biệt là tạo được uy tín cho khách hàng.

- Khâu thông quan hàng hóa (nhất là hàng nhập khẩu) là khâu mất nhiều thời
gian nhất. Do vậy, để tiến hành thông quan cho hàng hóa một cách nhanh chóng thì
đòi hỏi người nhân viên giao nhận cần chuẩn bị bộ hồ sơ Hải quan thật đầy đủ, hợp lệ
và xuất trình đúng quy định. Đồng thời cần nắm vững quy trình khai báo Hải quan,
thủ tục nhận hàng tại cảng, sân bay… cũng như các quy định hiện hành có liên quan.

3.2.5 Các giải pháp cho quá trình giao nhận tại công ty TNHH GNQT SONIC

Trong khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ. Phân mỗi loại chứng từ thành từng
loại riêng biệt và giao cho mỗi người chịu trách nhiệm cho mỗi khâu, điều này thể
hiện sự chuyên môn hóa cho mỗi nhân viên, từng nhân viên làm hàng cho vài khách
hàng cụ thể, nắm rõ đặc điểm của từng loại hàng mà công ty khách xuất nhập, từ đó
lên tờ khai thật chính xác, khâu làm thủ tục hải quan cũng được dễ dàng nhanh chóng
hơn. Những nhân viên ở bộ phận hiện trường sẽ kết hợp phối hợp với một nhân viên
chứng từ để có thể cùng nhau hỗ trợ làm tốt cho các khâu, đẩy mạnh tiến độ giao nhận
hàng hóa còn tồn tại. Bên cạnh đó nhân viên chứng từ cũng phải được phân công theo
từng khu vực, hoặc chia các nhân viên theo từng team, nhóm phụ trách khu vực sân
bay, hàng không, nhóm phụ trách khu vực cảng Cát Lái, nhóm phụ trách khu vực
ICD, nhóm phụ trách làm hàng xuất khẩu nội địa, chia ra vậy thì các nhân viên sẽ
nắm rõ được quy trình, các thức làm hàng, chịu trách nhiệm nếu có gì xảy ra, nếu
ngày hôm nay có hàng của khu vực nào thì tự động nhân viên khu vực đó nhận việc
làm hàng, không mất nhiều thời gian phân chia công việc. Song song với việc chia
từng khu vực cho từng nhóm, công ty cũng thường xuyên thay đổi nhóm cho nhân
viên để tạo lập cho nhân viên ngày càng vững tay nghề, phục vụ tốt cho công ty.

Phát triển đội vận chuyển một cách chuyên nghiệp cho mọi loại hàng hóa, kích
cỡ để có thể đáp ứng kịp thời tiến độ giao hàng, mà khách hàng yêu cầu mà không
phải lệ thuộc vào việc thuê vận chuyển từ bên ngoài. Hiện nay, công ty nên phát triển
đội xe và sắp xếp, lên lịch trình cho từng loại xe chuyên chở, vận chuyển hàng hóa,
nếu trong cùng một tuyến đường thì sắp xếp để một xe chuyên chở, chuẩn bị xe có
sức chứa lớn để chứa hàng, tránh trường hợp có nhiều lô hàng cùng một khu vực xếp
hàng mà bố trí nhiều xe, mỗi xe khoảng không trong khung xe vẫn còn, dẫn đến việc
dư thừa không cần thiết. Bố trí thời gian giao và nhận hàng phù hợp, không để thời
gian này không khớp nhau, dẫn đến việc giao hàng muộn có thể gây ra không hài lòng
ở khách, hoặc giao sớm thì mất nhiều thời gian chờ đợi khách lấy hàng, làm chậm tiến
độ chuyên chở cho các chuyến hàng sau, việc nhận hàng cũng vậy, nhân viên hiện
trường và nhân viên của đội xe luôn liên lạc với nhau để nắm được quá trình làm hàng
đã xong hay còn vướng mắc như thế nào để hai bên có thể sắp xếp ăn khới, hàng xuất
thì không bị trễ hàng, hàng nhập thì đúng thời gian quy định giao hàng cho khách,
luôn đảm bảo tính đúng giờ, kịp lúc, không để sai sót xảy ra và biết phản ứng khi có
trường hợp xấu xảy ra.

Vào những mùa vụ hàng hóa nhiều phương tiện vận tải thuê mướn khó khăn,
tại sao công ty không gom hàng và lựa chọn phương thức thuê tàu như tàu chuyến để
có thể chủ động về phương tiện vận chuyển, linh hoạt trong việc chuẩn bị hàng và tiết
kiệm chi phí cho hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty, thay vì lúc nào cũng
phải dùng phương pháp thuê tàu chợ như hiện nay. Công ty có thể một mình thuê tàu
chuyến hoặc cùng hợp tác với một vài công ty khác để cùng nhau thực hiện nhằm tối
đa hóa doanh thu và giảm tối thiểu chi phí cho các bên khi làm kinh tế trong thời buổi
khó khăn hiện nay.

Bên cạnh đó, đội ngũ nhận viên nên làm tốt dịch vụ khai quan đối với các khách hàng
hiện có và chăm sóc tốt đối với các khách hàng mới. Việc không đáp ứng đối với chất
lượng dịch vụ và mức độ hải lòng cho khách hàng nội bộ và bên ngoài không quá 5
lô/tháng. Các chừng từ hải quan làm chính xác không để sai sót, xử lý những vướng
mắc trong thủ tục hải quan nhanh chóng và hiệu quả.

Khả năng xử lý thông tin cho các phòng ban và khách hàng chậm nhất trong vòng 8
giờ làm việc( ngoại trừ trường hợp đặc biệt về hàng hóa có giấy phép của Nhà nước
chậm nhất 16 giờ làm việc khi có đầy đủ thông tin). Lấy giá nhanh từ các nhà xe vận
chuyển nhưng phải cạnh tranh báo giá cho nhân viên sales hàng.

Nhân viên giao nhận nên chụp hình hàng hóa và kịp thời thông báo những sự cố về
hàng hóa cho khách hàng và các phòng ban liên quan đến lô hàng xuất nhập khẩu.

Chuẩn bị nguồn tài chính cho mỗi nhân viên có thể ứng tiền làm hàng một cách nhanh
chóng nhất không phải đùn đẩy nhau trong việc ứng tiền làm hàng tại phòng XNK.
Trong thời buổi có nhiều công ty dịch vụ như chúng ta nên đòi hỏi việc ứng tiền làm
hàng trước cho khách sau đó khách mới trả tiền dịch vụ và tiền ứng trước cho công ty.

3.3 Kiến nghị

3.3.2 Đối với Nhà nước
Nhà nước cần ban hành văn bản nhằm tạo thuận lợi cho thương mại. Xây dựng
hệ thống pháp luật ổn định, tuân thủ các cam kết quốc tế, có chính sách ưu đãi hơn khi
doanh nghiệp nhập khẩu các mặt hàng được khuyến khích nhập khẩu để phục vụ cho
sản xuất trong nước.

Nâng cấp hệ thống giao thông vận tải, giải quyết các vấn nạn về ùn tắt giao
thông để đáp ứng tốt cho việc vận chuyển hàng hóa nội địa.

Nhà nước cũng cần đưa ra những chính sách khuyến khích các nhà nhập khẩu
thuê tàu và mua bảo hiểm của công ty trong nước để góp phần thúc đẩy nền kinh tế
trong nước phát triển.
 Cải cách và làm trong sạch bộ máy quản lý kinh tế của Nhà nước, chống tham
nhũng, tham ô nhằm giúp các công ty kinh doanh dịch vụ vận tải quốc tế thoải mái
hơn trong công việc và tiết kiệm được nhiều chi phí cho doanh nghiệp xuất nhập
khẩu.

Các cơ quan Nhà nước nên thường xuyên tăng cường tổ chức hội nghị, hội
đàm…để thu thập những ý kiến đóng góp của các doanh nghiệp trong lĩnh vực vận tải
quốc tế, từ đó sàn lọc những ý kiến tiêu biểu để thực hiện hỗ trợ cho doanh nghiệp.

3.3.3 Đối với Hải quan

Đơn giản các thủ tục hành chính nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí không cần
thiết. Quy trình thực hiện ở mỗi cảng khác nhau, chưa có sự đồng bộ. Nên cần thống
nhất quy trình thực hiện ở tất các các cảng nhằm giúp cho các doanh nghiệp thực hiện
dễ dàng hơn.

Tăng cường phản hồi, đối thoại với doanh nghiệp. Nhằm mục đích có thể trao
đổi ý kiến lẫn nhau để doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về quy trình Hải quan, đồng
thời Hải quan cũng có thể hiểu được tâm tư của doanh nghiệp để ngày càng hoàn
thiện quy trình hơn.

Có chính sách lương và trợ cấp hợp lý và thỏa đáng để cán bộ Hải quan có thể
hết lòng vì công việc. Đồng thời, nếu những cán bộ Hải quan cố tình vi phạm thì phải
có những hình thức xử phạt thật nghiêm minh để ngăn chặn những tiêu cực có nguy
cơ tiếp tục phát sinh (tham những, quan liêu, cửa quyền,,,).

Đơn giản hóa các khâu làm thủ tục Hải quan không chỉ dừng lại ở việc khai
điện tử như hiện nay mà còn khâu: Tiếp khách hàng kiểm hóa, thông quan hàng hóa
tại cảng bằng việc xây dựng, nâng cấp cơ sở hạ tầng tại các cảng ngày càng hoàn
thiện tạo thuận lợi cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian làm hàng xuất nhập
khẩu.
 Cục và các Chi cục Hải quan cần hướng dẫn, giúp đỡ doanh nghiệp nhiều hơn
đối với những thay đổi mới từ: Thông tư, nghị quyết, nghị định, công văn, hướng
dẫn… Do nhà nước ban hành áp dụng với ngành Hải quan mà doanh nghiệp chưa cập
nhật, chưa nắm bắt, am hiểu trong việc thực hiện luật. Cục và Chi cục Hải quan cũng
nên tạo ra những trang web hữu ích cho doanh nghiệp (như trang web của Hải quan
Đồng Nai, Bình Dương…) tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể tra cứu biểu thuế, tỷ
giá… cập nhật những thông tin mới giá trị, nhanh chóng, kịp thời.