Sosialisasi Ivendor Ict Tracking Transaksi Non Hydro: Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

PERTAMINA
Sosialisasi iVendor ICT Tracking

Transaksi Non Hydro
Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

Oktober 2021
www.pertamina.com
PERTAMINA
LINK ABSENSI
Scan This
Barcode
https://forms.office.com/r/PnfNhuxXgX
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
1 Pembuatan Purchase Requisition Services – Role Buyer
2 Pembuatan Purchase Order Services – Role Buyer
3 Pembuatan Service Acceptance Services – Role Buyer
4 Penggunaan iVendor 2.1 – ICT Tracking – Role Buyer & Seller
5 Pembuatan Payment Approval – Role Buyer
6 Appendix
www.pertamina.com
PERTAMINA
PEMBUATAN PURCHASE REQUISITION SERVICES
Akses link http://ptm.id/MMNH_VidTutorial
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
6 Appendix
www.pertamina.com
PERTAMINA
PEMBUATAN PURCHASE ORDER SERVICES
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
6 Appendix
www.pertamina.com
PERTAMINA
PEMBUATAN SERVICE ACCEPTANCE SERVICES
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
6 Appendix
www.pertamina.com
PERTAMINA
SCOPE ENTITAS IVENDOR 2.1 ICT TRACKING
Seller Buyer
PT Pertamina Patra Niaga PT Kilang Pertamina Internasional

PT Pertamina Trans Kontinental PT Kilang Pertamina Internasional
PT Pertamina Trans Kontinental PT Pertamina Patra Niaga
MATRIKS ROLL-OUT SHARED SERVICES FINANCE – as is Okt 2021

Timeline Sudah Live SSC
Go Live Scope Transaksi
Entitas Persero Patra Perta PDSI PIS PHE PPI KPI PTK PGE PTPL KPB PRPP - Pada sisi Seller:
Niaga gas Holdi Transaksi Non Trade
ng
Modul with SO
Invoice & - Pada sisi Buyer:
Payment
Transaksi MMNH
Order To
Cash
not
applicable with PO
www.pertamina.com
PERTAMINA
CUT OVER
1 Nov
2021
Oktober 2021 November 2021
- Sampai dengan SA/GR tertanggal 31 Oktober 2021 BAST - Terhitung mulai tanggal SA/GR 1 November 2021 BAST ICT
Transaksi ICT dibuat secara manual atau as is proses saat ini dibuat dengan iVendor 2.1 menu BAST ICT
- Approval BAST Transaksi ICT secara manual - Approval BAST Transaksi ICT otomatis dengan digital signature
melalui iVendor 2.1
- Pengiriman Invoice Transaksi ICT via email oleh tim SS OTC - Pengiriman Invoice Transaksi ICT via iVendor 2.1 oleh tim SS
OTC
- Pengiriman kelengkapan tagihan Transaksi ICT manual via - Kelengkapan tagihan Transaksi ICT otomatis oleh iVendor 2.1
email ke edoc.ssc@pertamina.com ke filenet SS IP
www.pertamina.com
DETAILED FLOW PROCESS ICT MODULE (NON HYDRO & SD MODULE)
PO & SO 4 HK Approval BAST & SA/GR 3HK Billing & Invoicing
Approve Approve
1
MySAP 4 6
Purchase Review Reject
Approve Reject 7
Order BAST SA/GR
Buyer BAST
(single/multiple)
iVendor iVendor
iVendor Digital SMART GEP, iVendor
approval e-Warehouse,
MySAP Dr.Expense
Cr. Clearing Others
A
MySAP 6 Jika diperlukan

2 3 Request
koreksi/cancel billing
Sales
Input info BAST,
5 Approve
Koreksi Billing
Order
Seller upload support Dok, BAST MySSC
dan Review BAST iVendor
iVendor Digital Email
iVendor approval notifikasi Input info invoice
SO type
No invoice
ZVSO Tanggal invoice
7 8 9
Create
Posting Billing dan Invoice & Upload Invoice
doc AP di lawan Faktur & Faktur Pajak
transaksi Pajak
No. 3 Input :
SSC Billing / • No PO
iVendor MySAP
MySAP iVendor
Generate data from SAP
Finance AP • Nilai/amount Dr.Account Receivables Input info FP
• Actual delivery date
E-faktur
Cr.Sales No FP
Upload : Dapat ditracking di iVendor Nominal DPP
• Copy kontrak Dr.Clearing logistic ICT 12 RAS
Tidak tertracking di iVendor Cr.Account Payable
• Dokumen penerimaan lapangan
DETAILED FLOW PROCESS ICT MODULE (NON HYDRO & SD MODULE)
Sending Softcopy
4HK Payment Approval (PA) 4HK Verifikasi Invoice 5HK Payment
Document
15 16
Verifikasi & Posting MIRO Payment
SSC IP iVendor VIM iVendor

13 14
iVendor akan menyusun Posting MIRO tanpa hardcopy
dokumen sesuai requirement document
Approve PA
SSC IP :
Buyer - Cover Sheet sesuai CoCd Dr. Clearing others
MySSC
(approver) Pembeli Cr.Clearing logistic ICT
- Invoice
10 12 - Separator Payment Approval
- Payment Approval
A Review Invoice Create PA - BAST
- Separator Faktur Pajak
Buyer (PIC)
iVendor MySAP - Faktur Pajak
- Copy Kontrak
11 Note :
1. Dokumen langsung naik ke
Revisi Invoice Filenet
2. Metadata naik ke VIM
3. Running number dari
iVendor untuk mengisi T1
SSC Billing /
Finance AP Filenet iVendor
Archieving sesuai
ketentuan retensi
dokumen
Apabila terdapat updated flow, Dapat ditracking di iVendor

akan disampaikan pada : new process / enhancement Generate data 13
kesempatan pertama Tidak tertracking di iVendor from SAP
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor 2.1

Role: Seller
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor
1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Klik create account for registered vendor
3 Isi Nomor NPWP perusahaan yang terdaftar di Pertamina
4 Isi contact person
3
5 Isi captcha
4
6 Klik proses
2 5
6
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pendaftaran iVendor
7 Informasi password akan dikirimkan ke Pastikan bahwa email Anda yang terdaftar di Pertamina
email yang terdaftar sudah tepat. Apabila email belum terdaftar atau
diperlukan perubahan email, maka lakukan permintaan
perubahan email melalui procurement/user terkait.
Password dapat diubah setelah login dengan menu profile
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pembuatan BAST
Role: Seller
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
1 Buka iVendor melalui link https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password
3 Tuliskan Captcha
2
4 Klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
5 Klik Menu BAST ICT 6 Klik Create New
5 6
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
7 Isi nomor PO dengan klik icon pada jenis pengadaan
Pilih PO yang akan dibuatkan BAST • Intetgrasi PO antara MySAP dengan

iVendor adalah pukul 01.00 pagi
• Pastikan kesesuaian PO dan
perusahaan lawan transaksi
7
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
8 Isi nomor dan tanggal kontrak 10 Isi Nama Vendor
9 Isi email PIC Project Pertamina dan klik icon 11 Isi nomor Telp Vendor dan Perihal BAST
Poin 8
Akan ada PO yang telah terdefine jenis
pengadaannya.
9 Sehingga tidak perlu dipilih
8
Poin 9
Apabila email tidak terdaftar maka akan
10
muncul notif
11
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
BAST Barang
12 Isi tanggal dan lokasi pemeriksaan barang, serta tanggal penyerahan barang
12
Isi detail serah/terima barang dengan
13 klik icon
Pilih barang yang diserahterimakan 15

14
pada pop up berikut 13
16
15 Isi kuantitas barang yang diserahterimakan
Isi kesesuaian jumlah, spesifikasi, dan

16 waktu penyerahan barang
14
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
BAST Jasa Nilai pada iVendor mengikuti nilai pada PO,
nilai ini dapat diubah apabila memang
penyerahan belum 100% atau tidak sesuai
12 Isi tanggal pemeriksaan jasa serta tanggal penyerahan jasa dengan PO.
Isi detail serah/terima jasa dengan klik 12

13 icon
Pilih jasa yang diserahterimakan 15
14 pada pop up berikut 100%
13
16
14
15 Isi progress, nilai tagihan dan keterangan jasa pekerjaan
yang diserahterimakan
16 Isi kesesuaian progress, spesifikasi, dan waktu

penyerahan jasa
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
17 Upload dokumen Mandatory dengan klik tombol
18 Upload dokumen pendukung dengan klik tombol

Tekan icon untuk menambahkan dokumen
17
Dokumen yang diupload mengikuti

kesepakatan buyer & seller sesuai
kontrak (expenditure authority)
18
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
19 Pada kondisi BAST, apabila terdapat ketidaksesuaian jumlah, spesifikasi, atau waktu maka tuliskan
nilai denda dan alasan
19
Kondisi BAST akan otomatis terisi

mengikuti penilaian pada poin
16 sebelumnya
Isi email reviewer seller 1, kemudian

20 klik kaca pembesar 20
Isi email Approval seller, kemudian

21 klik kaca pembesar
21
Reviewer Seller 2
dan 3 diisi sesuai
dengan keperluan
(tidak Mandatory)
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
22 Setelah semua diisi, lalu klik save draft 24 Apabila sudah dipastikan bahwa BAST benar
maka klik
22
24
Pastikan kembali bahwa BAST yang dibuat telah

23 benar
23
25 Setelah klik kirim, maka pilih Submit BAST
25
www.pertamina.com
PERTAMINA
Create BAST
abc@pertamina.com
24 Proses akan dilanjutkan dengan review BAST oleh reviewer
seller
• BAST yg tercetak belum

tergenerate nomor BAST dan
tanggal BAST
• Masih terdapat watermark draft
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review BAST
Role: Seller Reviewer
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review BAST
1 Buka iVendor melalui link: https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Login sebagai PIC dengan email pertamina (tanpa @pertamina.com) dan password email
3 Tuliskan Captcha
2
4 Klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review BAST
5 Klik Menu BAST ICT 6 Pilih BAST yang akan direview dengan klik ikon
BAST yang belum direview akan berstatus waiting review seller
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review BAST 7
8
c
7 Tampilan Review BAST
Anda dapat mencetak draft

BAST untuk melihat BAST
dalam bentuk print out
abc@pertamina.com
xyz@pertamina.com xyz@pertamina.com xyz@pertamina.com xyz@pertamina.com
8 Klik apabila sudah sesuai.
9 Reviewer Seller dapat melakukan

revisi pada BAST dengan memilih opsi
edit.
9
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review BAST
10 Reviewer Seller dapat memutuskan apakah BAST dapat di confirm atau di reject
10
Ketika reject, kolom catatan
review akan mandatory untuk diisi
Reviewer 1 dapat menambahkan

11
reviewer 2 dan 3 dengan
menuliskan email pada field email
reviewer
11 Klik kirim apabila decision sudah dibuat.
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review BAST
Role: Buyer Reviewer
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review BAST
1 Buka iVendor melalui link: https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Login sebagai PIC dengan email pertamina (tanpa @pertamina.com) dan password email
3 Tuliskan Captcha
2
4 Klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review BAST
5 Klik Menu BAST ICT 6 Pilih BAST yang akan direview dengan klik ikon
Pada tampilan Buyer, BAST yang belum direview akan berstatus seller reviewer.
Pastikan PO perihal BAST sesuai yang akan diproses.
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review BAST
7 Tampilan Review BAST 7 8 Klik apabila sudah sesuai.
8

abc@pertamina.com
xyz@pertamina.com xyz@pertamina.com xyz@pertamina.com xyz@pertamina.com
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review BAST
9 Input email reviewer buyer 2 dan 3 (apabila dibutuhkan) dan email approver buyer
Klik kaca pembesar
10 Pilih hasil review untuk di confirm atau di reject
11 Isi catatan review
12 Jika sudah diisi semua, maka Klik kirim
10 Ketika reject, kolom catatan

review akan mandatory untuk diisi
11
13
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST
Role: Approver Seller
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST 4HK BAST & SA/GR
1 Buka iVendor melalui link : https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Login sebagai approver dengan email pertamina (tanpa @pertamina.com) dan password email
3 Tuliskan Captcha
2
4 Klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST
5 Klik Menu BAST ICT 6 Pilih BAST yang akan diapprove dengan klik ikon
BAST yang belum diapprove akan berstatus buyer review.

www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST
8 Pilih persetujuan dengan menggunakan BSSN atau
Peruri sesuai dengan Digital Signature yang
7 Klik apabila sudah sesuai.
terdaftar.
7
9 Untuk digital signature menggunakan BSSN. Isikan
NIK dan PassPhrase sesuai dengan yang terdaftar
pada BSSN.
10 Pilih hasil review, di Confirm atau di Reject
11 Klik
abc@pertamina.com
8
xyz@pertamina.com xyz@pertamina.com
xyz@pertamina.com
9
10
Anda dapat mencetak draft 11

BAST untuk melihat BAST dalam
bentuk print out
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST
12 Untuk digital signature menggunakan Peruri, Silahkan entry nomor OTP yang masuk ke
handphone atau email
14 Klik
Pastikan bahwa Anda telah memiliki

digital signature BSSN atau Peruri. Apabila
12
belum, maka silahkan ajukan permintaan
pembuatan Digital Siganture via MySSC 13
menu Digital Signature
14
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST
Role: Approver Buyer
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST 4HK BAST & SA/GR
1 Buka iVendor melalui link : https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Login sebagai approver dengan email pertamina (tanpa @pertamina.com) dan password email
3 Tuliskan Captcha
2
4 Klik Login
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST
5 Klik Menu BAST ICT 6 Pilih BAST yang akan diapprove dengan klik ikon
5
6
BAST yang belum diapprove akan berstatus approve by seller.

www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST
Pilih persetujuan dengan menggunakan BSSN atau
Klik apabila sudah sesuai.
8
7 Peruri sesuai dengan Digital Signature yang terdaftar.
Untuk digital signature menggunakan BSSN. Isikan NIK

7 9 dan PassPhrase sesuai dengan yang terdaftar pada
BSSN.
11 Klik
Konfirmasi BAST as Approver Buyer
Buyer Approver *
abc@pertamina.com
xyz@pertamina.com xyz@pertamina.com
8
9
10
11
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST
12 Untuk digital signature menggunakan Peruri,

Konfirmasi BAST as Approver Buyer
Silahkan entrikan nomer OTP yang masuk ke Buyer Approver *
handphone atau email
14 Klik 12
13
Pastikan bahwa Anda telah memiliki
digital signature BSSN atau Peruri. Apabila
belum, maka silahkan ajukan permintaan
pembuatan Digital Siganture via MySSC 14
menu Digital Signature
www.pertamina.com
PERTAMINA
Approve BAST
Tampilan setelah di Approve Buyer dan Seller:
• Watermark draft akan hilang

abc@pertamina.com
• Muncul no BA dan tanggal BA
• Sesuai STK TKO Pelaksanaan Verifikasi dan Pembayaran

Intercompany Transaction, Klaim Retensi, dan Utang
dalam Mata Uang Asing No B07-004/I50010/2021-S9, BA
sudah di tanda tangan digital oleh kedua belah pihak,
tidak perlu di tanda tangan basah.
www.pertamina.com
PERTAMINA
Input SA/GR
Role: Reviewer Buyer
www.pertamina.com
PERTAMINA
SA/GR 4HK BAST & SA/GR
1 Lakukan create dan release SA/GR melalui MySAP / SMART GEP / e-Warehouse
2 Login sebagai PIC iVendor melalui link : https://apps.pertamina.com/ivendor
www.pertamina.com
PERTAMINA
SA/GR 4HK BAST & SA/GR
3 Klik Menu BAST ICT 4 Pilih BAST yang sudah di SA/GR dengan klik icon
BAST yang sudah diapprove akan berstatus approved by buyer
www.pertamina.com
PERTAMINA
SA/GR
5 Input SA/GR dengan klik 6 Pilih SA/GR yang sudah dibuat sebelumnya
5 7 Klik
6
8 Tampilan saat SA/GR telah berhasil di input.

Status BAST berubah menjadi “Done”.
abc@pertamina.com
Schedule SA/GR dari

MySAP per 4 jam mulai
pukul 08.00 WIB
8
www.pertamina.com
PERTAMINA
Posting Billing & Upload Invoice

Role: SSC Order To Cash
www.pertamina.com
PERTAMINA
Posting Billing pada SAP
1 Email Notifikasi untuk Posting Billing

Apabila SA/GR telah released oleh pihak Buyer, Untuk transaksi yang sudah menggunakan
maka akan muncul email notifikasi kepada SSC flow I-Vendor ICT, maka user tidak perlu
request MySSC Manual Billing
OTC agar melakukan posting billing di SAP.
1
Lampiran email : BAST yang sudah sign
2 Posting Billing pada SAP

Melakukan posting billing pada SAP sesuai
dengan Sales Order yang telah dibuat oleh user.
Nomor SO terdapat pada email notifikasi
www.pertamina.com
PERTAMINA
Upload Invoice & Faktur Pajak
3 Klik Menu Invoice ICT 4 Klik Upload Invoice & Faktur
5 Klik pada baris tabel untuk memilih billing yang akan di upload
www.pertamina.com
PERTAMINA
6 Upload dokumen invoice dan faktur pajak dalam

format PDF dengan klik tombol
7 Isi nilai tagihan pada kolom “amount”

Isi dasar pengenaan pajak pada kolom DPP.
6
8 Jika semua kolom sudah diisi dan sesuai, maka

klik Kirim Invoice
7
Apabila invoice belum perlu
dikirimkan, maka dapat disimpan
dengan klik SIMPAN DRAFT.
www.pertamina.com
PERTAMINA

Setelah klik kirim invoice, maka muncul pop up konfirmasi kirim invoice.
9
Klik Kirim Invoice
10
10 Berikut adalah tampilan details invoice

dan statusnya menjadi waiting review
abc@pertamina.com xyz@pertamina.com
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review Invoice
Role: Reviewer Buyer
www.pertamina.com
PERTAMINA
Review Invoice dan Payment Approval

1 Login sebagai PIC iVendor melalui link: : https://apps.pertamina.com/ivendor
2 Pilih invoice yang akan di review, dengan klik tombol

Klik Menu Invoice ICT 3
Invoice yang menunggu review buyer, akan berstatus waiting review
www.pertamina.com
PERTAMINA
4 Pilih Approve Invoice 4

apabila invoice sudah sesuai atau
pilih Reject Invoice
apabila terdapat kesalahan pada
invoice
abc@pertamina.com xyz@pertamina.com
www.pertamina.com
PERTAMINA
5
5 Terdapat detail invoice yang
berstatus waiting review.
abc@pertamina.com abc@pertamina.com
6
6 Muncul notifikasi ke Reviewer abc@pertamina.com
Buyer untuk dilanjutkan proses

Payment Approval
www.pertamina.com
PERTAMINA
Payment Approval
5 Dapat mengunduh payment approval bila diperlukan dengan klik icon
6 Dokumen Payment Approval setelah diunduh 6
7 Dokumen tagihan akan secara otomatis terkirim

ke SSC Invoice Payment, sehingga tidak perlu
dikirimkan ke edoc.ssc@pertamina.com
www.pertamina.com
PERTAMINA
Tracking
Role: Seller dan Buyer
www.pertamina.com
PERTAMINA
Tracking
Tracking proses hingga payment dapat dilakukan di menu Tracking
Pada setiap Tab akan muncul list pending prosesnya
1 Klik Menu Tracking ICT 2 Setelah terbukukan di SS IP, tracking akan terupdate. Klik lihat tracking
untuk melihat detail tracking
2
1
www.pertamina.com
PERTAMINA
Tracking
Timestamp
01 Vendor dan User dapat melihat

timestamp setiap prosesnya
0 Hyperlink
3 02 Setiap proses pada detail tracking
dapat diklik menuju menu terkait
Notifikasi Email
Terdapat notifikasi email untuk

03
menginformasikan update proses atau
step yang harus dilakukan
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
6 Appendix
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
a. Request Payment Approval - Requestor
b. Approve Payment Approval - Approver
6 Appendix
www.pertamina.com
PERTAMINA
REQUEST DIGITAL PAYMENT APPROVAL SA SLIP
1 Buka SAP
2 Masukkan client, user dan password, kemudian Enter
www.pertamina.com
PERTAMINA
Masukkan T-Code Digital Payment Approval SA
3
Slip; ZMMVIM_INTSASLIP, kemudian Enter
4 Input data : 4
• Purchasing document (No. PO)
• Service Entry Sheet (No. SA) 5
• Invoice No (pastikan kebenaran penulisan)
• Invoice date
• PIC (Name): Isikan dengan nama Requestor User Pertamina
• PIC (Mail): Isikan dengan email Requestor User Pertamina
• Description: Isikan dengan metode keterangan yang diperlukan
• Person ID: Isikan dengan nopek Requestor (PIC)
• Cost Center Requestor
• Payment Method: metode pembayaran
• Invoice due date: tanggal jatuh tempo pembayaran
• Apabila tagihan terdapat retensi maka tick retention dan isi nilai
retensi serta tanggal pembayaran retensi
5 Kemudian klik Submit Approval

www.pertamina.com
PERTAMINA
6 Pop up message status SA ditampilkan pada
layar kemudian klik Enter
7 Pop up message konfirmasi Submit Approval

sesuai dengan nomor pekerja yang diinput.
Klik Submit untuk melanjutkan atau
klik Cancel untuk membatalkan transaksi
Jika di-submit maka akan tergenerate nomor

Request ID dan notifikasi email ke Requestor
dan Approver
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
a. Request Payment Approval - Requestor
b. Approve Payment Approval - Approver
6 Appendix
www.pertamina.com
PERTAMINA
APPROVED REQUEST SP3

Membuka aplikasi MySSC di alamat URL:
1
https://myssc.pertamina.com
Masukkan E-mail dan Password,

2
kemudian tekan tombol Log In
www.pertamina.com
PERTAMINA

3 Untuk melihat request yang membutuhkan approval Bapak/Ibu, pilih menu My Activity lalu klik Approval
akan muncul request yang membutuhkan approval. Klik pada request yang dipilih.
www.pertamina.com
PERTAMINA

4 Untuk melihat detail Request yang ingin disetujui, klik 5 Pilih Approve / Reject sesuai decision
Details pada tiket yang ingin disetujui
www.pertamina.com
PERTAMINA
TERIMA KASIH
“Shared Services untuk Pertamina Lebih Kompetitif”
www.pertamina.com
PERTAMINA
AGENDA
6 Appendix
www.pertamina.com
PERTAMINA
Seller / Buyer/
STAKEHOLDER
Vendor Customer TERKAIT
Create SO Create PR PO SA
BAST, Payment
BAST Approval
SSC O2C SSC IP Master

Data
Issue invoice Operation
Verifikasi dan
Proses ICT pembayaran (optional)
Tim
Authorization
(optional)
www.pertamina.com
PERTAMINA
PEMBUATAN SALES ORDER SERVICES
1 Log in MySAP pada client 170
Masukan User ID dan Password
2 Buka tcode VA01 3 Pilih order type ZSOR
Mohon dipastikan user memiliki otorisasi

tcode VA01 (Create Sales Order)
www.pertamina.com
PERTAMINA
PEMBUATAN SERVICE ORDER SERVICES
4 Input Nomot Sold To Party dan Ship To Party
5 Input Nomor Material

4
No Material Jasa
V008040040 Jasa sewa sarfas jetty
V003040107 Jasa penyediaan fresh water
V003010088 Jasa Laboratorium
V003040028 Jasa penyediaan listrik 5 6
V003040026 Sewa bangunan
6 Input Target Quantity dan UoM
7 Select line item kemudian klik icon

7
www.pertamina.com
PERTAMINA
PEMBUATAN SERVICE ORDER SERVICES
8 Input Price Service Manual (sebelum PPN)

9
9 Klik Save
10 Catat no SO yang sudah tercreate
- Untuk sales dari SH R&P ke SH C&T dengan iVendor ICT Tracking proses request
billing akan otomatis tanpa request manual user
- Untuk sales dari SH R&P atau SH C&T ke entitas Pertamina Group lain tetap
menggunakan request billing manual via MySSC
www.pertamina.com
PERTAMINA
REQUEST BILLING CORRECTION/CANCELLATION

Membuka aplikasi MySSC di alamat
1 URL:

2
www.pertamina.com
PERTAMINA
3 Pada halaman Catalog, pilih 4 Pilih Finance 5 Pilih Order To Cash

Browse Categories
www.pertamina.com
PERTAMINA
6 Pilih Billing Correction/Cancellation
Order To Cash
Order To Cash
www.pertamina.com
PERTAMINA

7 Klik Request Now
www.pertamina.com
PERTAMINA
8 Pilih Company Code

2222 (PT PPN)
2033 (PT PTK) 8
9 Masukkan Customer
Number di MySAP
9
10 Masukkan Customer
Name
10 Poin no.10 dan no.11
11 Masukkan Alamat • Terisi otomatis apabila
Customer poin no.9 diisi sesuai
format
11 • Atau dapat diisi secara
12 Pilih salah satu
jenis posting
manual
• SD (sudah menggunakan Sales

12
Order)
www.pertamina.com
PERTAMINA
Pilih Period SD yang

13 sesuai 13
14 ICT transaction, pilih

Yes.
14
www.pertamina.com
PERTAMINA
15 Masukkan SO Number 15
16 Masukkan Billing
Number
17 Masukkan Invoice
Number
Masukkan 16
18
Correction/Cancellation
Reason
17
18
www.pertamina.com
PERTAMINA
19 Jika Approver adalah

Pejabat Sementara
(PJS), pilih Ya. Jika 19
tidak, pilih No.
Jika dipilih Tidak:
Maka akan muncul dropdown nama 20
pejabat yang telah didaftarkan sebagai
Legal Requestor (Approver)
Jika dipilih Ya:
Maka akan muncul field free text, diisi
dengan alamat email Pjs. Wajib
melampirkan SP3S atau Surat
Penugasan
20 Tuliskan keterangan di 21
dalam kolom Notes jika
diperlukan
21 Klik Attach Files

untuk melampirkan 22
dokumen pendukung
Klik Complete Request 23
Checklist Setuju jika sudah
menyetujui Disclaimer
www.pertamina.com
PERTAMINA
CARA APPROVED REQUEST

Membuka aplikasi MySSC di alamat
1 URL:

2
1
www.pertamina.com
PERTAMINA
3 Untuk melihat request yang membutuhkan approval

Bapak/Ibu, pilih menu My Activity lalu klik Approval
www.pertamina.com
PERTAMINA

4 Untuk melihat detail Request yang ingin 5 Pilih Approve / Reject sesuai
disetujui, klik Details pada tiket yang ingin decision
disetujui
5
www.pertamina.com

Sosialisasi Ivendor Ict Tracking Transaksi Non Hydro: Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Sosialisasi Ivendor Ict Tracking Transaksi Non Hydro: Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Sosialisasi Ivendor Ict Tracking Transaksi Non Hydro: Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PERTAMINA

Sosialisasi iVendor ICT Tracking

Shared Services - Penunjang Bisnis PT Pertamina (Persero)

1 Pembuatan Purchase Requisition Services – Role Buyer

2 Pembuatan Purchase Order Services – Role Buyer

3 Pembuatan Service Acceptance Services – Role Buyer

4 Penggunaan iVendor 2.1 – ICT Tracking – Role Buyer & Seller

5 Pembuatan Payment Approval – Role Buyer

1 Pembuatan Purchase Requisition Services – Role Buyer

2 Pembuatan Purchase Order Services – Role Buyer

3 Pembuatan Service Acceptance Services – Role Buyer

4 Penggunaan iVendor 2.1 – ICT Tracking – Role Buyer & Seller

5 Pembuatan Payment Approval – Role Buyer

1 Pembuatan Purchase Requisition Services – Role Buyer

2 Pembuatan Purchase Order Services – Role Buyer

3 Pembuatan Service Acceptance Services – Role Buyer

4 Penggunaan iVendor 2.1 – ICT Tracking – Role Buyer & Seller

5 Pembuatan Payment Approval – Role Buyer

1 Pembuatan Purchase Requisition Services – Role Buyer

2 Pembuatan Purchase Order Services – Role Buyer

3 Pembuatan Service Acceptance Services – Role Buyer

4 Penggunaan iVendor 2.1 – ICT Tracking – Role Buyer & Seller

5 Pembuatan Payment Approval – Role Buyer

SCOPE ENTITAS IVENDOR 2.1 ICT TRACKING

PT Pertamina Patra Niaga PT Kilang Pertamina Internasional

MATRIKS ROLL-OUT SHARED SERVICES FINANCE – as is Okt 2021

Oktober 2021 November 2021

MySAP 6 Jika diperlukan

SSC IP iVendor VIM iVendor

Apabila terdapat updated flow, Dapat ditracking di iVendor

Pendaftaran iVendor 2.1

2 Klik create account for registered vendor

3 Isi Nomor NPWP perusahaan yang terdaftar di Pertamina

4 Isi contact person

Password dapat diubah setelah login dengan menu profile

2 Login dengan User ID (no NPWP) dan password

5 Klik Menu BAST ICT 6 Klik Create New

7 Isi nomor PO dengan klik icon pada jenis pengadaan

Pilih PO yang akan dibuatkan BAST • Intetgrasi PO antara MySAP dengan

8 Isi nomor dan tanggal kontrak 10 Isi Nama Vendor

Pilih barang yang diserahterimakan 15

Isi kesesuaian jumlah, spesifikasi, dan

Isi detail serah/terima jasa dengan klik 12

16 Isi kesesuaian progress, spesifikasi, dan waktu

17 Upload dokumen Mandatory dengan klik tombol

18 Upload dokumen pendukung dengan klik tombol

Dokumen yang diupload mengikuti

Kondisi BAST akan otomatis terisi

Isi email reviewer seller 1, kemudian

Isi email Approval seller, kemudian

Pastikan kembali bahwa BAST yang dibuat telah

25 Setelah klik kirim, maka pilih Submit BAST

• BAST yg tercetak belum

BAST yang belum direview akan berstatus waiting review seller

Anda dapat mencetak draft

xyz@pertamina.com xyz@pertamina.com xyz@pertamina.com xyz@pertamina.com

8 Klik apabila sudah sesuai.

9 Reviewer Seller dapat melakukan

Reviewer 1 dapat menambahkan