OFFICE MANAGEMENT

“As office may be regarded as a place, where the control mechanisms of an organization are
located.” - George R. Terry
 RESTRICTED

CHAPTER – 1

INTRODUCTION

1. The complexities of organizations activities are increasing day by day. With the
spectacular developments and advances in the fields of science and technology the
manufacturing techniques have undergone a rapid change. The economies of large- scale
production/services have brought into being a number of multi- national organizations. The
ever widening requirements of the services also pose a challenge by themselves. The
complexities of legal provisions, which are subject to constant change, to achieve social
objectives, also require more that adequate attention.

2. Moreover, modern management has to take care of the new emerging human relations
in services/business. All these problems can be satisfactorily tackled only when adequate
information is available. Information is required by all the members of an enterprise. An
efficient and effective organization and management must posses all the information it needs
to enable it to come to a variety of decisions. To retain information, to analyse it and furnish
it for the management, are the basic functions of a modern officer, So much so that the phrase
‘information office management’ has gained currency in preference to the older one ‘Office
management ‘The reason is that ‘formation management’ connotes more precisely the
activities performed ‘ by a modern office.

RESTRICTED
 RESTRICTED

CHAPTER – 2

OFFICE MANAGEMENT

1. The term ‘Office Management” is included “Administrative Office Management

“Scientific Office Management” “Information Management,” etc. These terms have also
been explained in appropriate places. Before define what Office Management it would be
necessary to define the term Management.

2. Meaning and Definitions: Management is a vital organ of an organization which

manages the work and the people at work. It is a creative and innovative force which strives
to secure the maximum result by the use of available resources, viz, materials,men, methods,
machines, etc. It is the process of directing the operations of an organisation, effectively and
economically. These operations include Production, Distribution, Finance, Quantitative
Analysis and Human Relations. The word management has been defined variously by
different authors. Some of these definitions are given below.

“Management is the accomplishment of results through the efforts of other people”

- Lawrence Appley

“Management is that process by which managers create, direct, maintain and operate
purposive organisations through systematic, Coordinated, cooperative human effort”

- D.E Mcfarland

RESTRICTED
 RESTRICTED

CHAPTER – 3

OFFICE ORGANIZATION

“An efficient office organization implies a careful planning of what is to be done, by whom it
is to be done and by whom it will be supervised.”

1. Anyone commencing to study office organization ought first to be convinced that the
study of the subject is worthwhile, that the office provides and essential administrative
service. Unless clerical work contributes towards the performance of the real task, it is
unnecessary and does not justify its existence. The purpose of the office is to provide the
service of the communication and record. It forms the nerve centre of the organization
as a whole.

කාර්යාල සංවිධානය හැදෑරීමට පටන් ගන්නා ඕනෑම අයෙක් එම විෂය අධ්‍යයනය

කිරීම වටී, කාර්යාලය විසින් සපයනු ලබන සහ අත්‍යවශ්‍ය පරිපාලන සේවයක් බව
පළමුව ඒත්තු ගැන්විය යුතුය. සැබෑ කර්තව්‍යයේ කාර්ය සාධනය සඳහා ලිපිකරු කාර්යය
දායක නොවන්නේ නම්, එය අනවශ්‍ය වන අතර එහි පැවැත්ම සාධාරණීකරණය
නොකරයි. කාර්යාලයේ පරමාර්ථය වන්නේ සන්නිවේදනය සහ වාර්තා සේවය
සැපයීමයි. එය සමස්තයක් ලෙස සංවිධානයේ ස්නායු මධ්යස්ථානය සාදයි

2. The various functions of an office are;

a. Receiving information.

b. Recording information.

c. Giving information.

d. Safeguarding information.

e. Retrieval of information.

3. The term Organization can be differently term. To have a comprehensive idea of the
term, the following definitions may be noted.

“Organization is the process of so combining the work which individuals or groups

have to perform with facilities necessary for its execution, that the duties so performed
provide the best channels for the efficient, systematic, positive, and co-ordinated
application of the available effort.

- Oliver Sheldon

RESTRICTED
 RESTRICTED

“Organisation is a group of people who are co-operating under the direction of

leadership for the accomplishment of a common end “

- Ralph C Davis

4. ORGANIZATION OF BASE ORDERLY ROOM

OCPS

O I/C ORDERLY ROOM

WO I/C ORDERLY ROOM

SNCO I/C SNCO I/C SNCO I/CSNCO I/C SNCO I/C Forms,
P1 P2 P3 Org Stationery and
or or or or Publications
JNCO I/C JNCO I/C JNCO I/C JNCO I/C
P1 P2 P3 Org

NCO I/C CENTRAL REGISTRY

(Mail In) (Filing) (Mail Out) Secret

REGISTRY

5. Specialization in particular aspects of clerical work has its obvious advantage, but
there are also certain limitations. To avoid interruptions cause by leave, sickness and posting
away of clerical staff opportunity must be provided for service clerks to gain experience in all
aspects of office work.
ලිපිකරු කාර්යයේ විශේෂිත අංශවල විශේෂීකරණය එහි පැහැදිලි වාසියක් ඇත, නමුත් යම්
සීමාවන් ද ඇත. නිවාඩු, අසනීප සහ ලිපිකාර කාර්ය මණ්ඩලය ඉවත් කිරීම නිසා ඇති වන

RESTRICTED
 RESTRICTED

බාධා වළක්වා ගැනීම සඳහා සේවා ලිපිකරුවන්ට කාර්යාල කාර්යයේ සෑම අංශයකම
අත්දැකීම් ලබා ගැනීමට අවස්ථාව සලසා දිය යුතුය.
6. This is required in the interest of the knowledge and efficiency of the workers. This
may be achieved by linking two main sections of work and making each clerk responsible for
one particular section of work but at the same time making him an understudy to the other
clerk responsible for the other section of work.

කම්කරුවන්ගේ දැනුම හා කාර්යක්ෂමතාවය සඳහා මෙය අවශ්ය වේ. මෙය සාක්ෂාත් කර

ගත හැක්කේ ප්‍රධාන වැඩ කොටස් දෙකක් සම්බන්ධ කිරීම සහ එක් එක් ලිපිකරු එක්
විශේෂිත වැඩ කොටසකට වගකිව යුතු නමුත් ඒ සමඟම ඔහු අනෙක් වැඩ කොටස සඳහා
වගකිව යුතු අනෙක් ලිපිකරුට අඩු අධ්‍යක්ෂවරයකු බවට පත් කිරීමෙනි.

7. The responsibility for particular sections of work should, after allow the understudies
a certain amount of experience be systematically changed.
යම් වැඩ කොටස් සඳහා වගකීම, යටි අධ්‍යාපනයට ඉඩ දීමෙන් පසු යම් අත්දැකීමක් ක්‍
රමානුකූලව වෙනස් කළ යුතුය.
8. The duties in each section of work should be clearly detailed and each clerk, made
responsible for the particular section of work should read and sign as having understood the
orders pertaining to that section of work.
එක් එක් වැඩ කොටසෙහි රාජකාරි පැහැදිලිව සවිස්තරාත්මක විය යුතු අතර, එම වැඩ
කොටස සඳහා වගකිව යුතු සෑම ලිපිකරුවෙක්ම එම වැඩ කොටසට අදාළ නියෝග කියවා
අවබෝධ කරගත් බවට අත්සන් කළ යුතුය.
9. There should be proper handing/taking over of these duties as and when a change
occurs and a record maintained.
වෙනසක් සිදු වූ විට සහ වාර්තාවක් පවත්වාගෙන යන විට මෙම රාජකාරි නිසි ලෙස
පැවරීම / භාර ගැනීම සිදු විය යුතුය.
10. The clerks detailed for duty after working hours (Duty Clerks) should be detailed by
roster and written orders for their guidance should be laid down.
වැඩ කරන වේලාවෙන් පසු රාජකාරි සඳහා විස්තර කර ඇති ලිපිකරුවන් (රාජකාරී
ලිපිකරුවන්) ලැයිස්තුවක් මගින් විස්තර කළ යුතු අතර ඔවුන්ගේ මඟ පෙන්වීම සඳහා
ලිඛිත නියෝග තැබිය යුතුය.
11. Once a system of office organization on the basis of division of work has been
established. It is only necessary for the supervising officer or SNCO to check the different
sections for work performed by the various clerks and ensure that there in no deviation from
the orders, detailing the duties of each section, either due to any changes in the staff or due to
slackness or delay.
වැඩ බෙදීමේ පදනම මත කාර්යාල සංවිධානය කිරීමේ පද්ධතියක් ස්ථාපිත කළ පසු.
අධීක්ෂණ නිලධාරියාට හෝ SNCO හට අවශ්‍ය වන්නේ විවිධ ලිපිකරුවන් විසින් සිදු කරනු
ලබන කාර්යයන් සඳහා විවිධ අංශ පරීක්ෂා කර, කාර්ය මණ්ඩලයේ යම් වෙනස්වීම්
හේතුවෙන් හෝ නියමිත පරිදි එක් එක් අංශයේ රාජකාරි විස්තර කරමින් නියෝග වලින්
බැහැරවීමක් සිදු නොවන බවට සහතික වීම පමණි. කම්මැලිකමට හෝ ප්‍රමාදයට
12. It is essential that all sections of work should be periodically checked because it will
not only ensure that the clerks are carrying out their duties properly and expeditiously but ,
any defects not foreseen in the initial establishing of the section, may come to light. These
occasional overhauls, will help to maintain the organization at its maximum efficiency.
5

RESTRICTED
 RESTRICTED

සියලුම වැඩ කොටස් වරින් වර පරීක්ෂා කිරීම අත්‍යවශ්‍ය වන්නේ එය ලිපිකරුවන්

තම රාජකාරිය නිසි ලෙස හා කඩිනමින් ඉටු කරන බව සහතික කරනවා පමණක්
නොව, එම අංශය ආරම්භ කිරීමේදී අපේක්ෂා නොකළ යම් දෝෂයන් හෙළිදරව් විය
හැකි බැවිනි. මෙම ඉඳහිට සිදු කරන ලද අලුත්වැඩියාවන්, ආයතනය එහි උපරිම
කාර්යක්ෂමතාවයෙන් පවත්වා ගැනීමට උපකාරී වනු ඇත.

CHAPTER – 4

ADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT

1. Office Management has been defined as “the art of guiding the personnel of the office
in the use of means appropriate to its environment in order to achieve it specified purpose. “
6

RESTRICTED
 RESTRICTED

No one can do a job effectively unless he is fully aware of the purpose which he is working to
achieve.

2. Realistic office management requires an appreciation of the environment within

which the job is being carried out. To carry out the duties properly, the office must have
forms, machines, equipment, methods and techniques and the personnel must have
comprehensive knowledge of general office practice, form, design, etc.

3. The clerks who use the ‘means’ are the most important and they are often difficult to
understand. It is they who ultimately matter.

4. An Officer in the Air Force whenever he is called upon to take-over new appointment,
must make sure that the office he will be taking over is properly organized and administered
to provide a congenial atmosphere for him and his staff to work.

5. All administration requires paper work, etc. correspondence, filling registration etc. It
is a pre-requisite for efficient administration that the paper work must be disposed off
accurately and expeditiously. In order to achieve this in an organization like the Air Force
where individuals are liable to be periodically transferred, it is important that a system of
paper work be evolved and maintained by all components of this organization at a uniform
standard.

6. To ensure proper office organization, various factors have to be considered, viz

location of office, welfare of staff, proper distribution of work in sections, demand and
supply of forms, stationery and other office requisites, arrangement of record etc. These are
dealt with, in succeeding paragraphs.

කාර්යාල කළමනාකරණය යනු "නිශ්චිත අරමුණ සාක්ෂාත් කර ගැනීම සඳහා එහි පරිසරයට
සුදුසු මාධ්‍යයන් භාවිතා කිරීමේදී කාර්යාලයේ කාර්ය මණ්ඩලයට මග පෙන්වීමේ කලාව
ලෙස අර්ථ දක්වා ඇත. “තමන් සාක්ෂාත් කර ගැනීමට කටයුතු කරන අරමුණ ගැන පූර්ණ
අවබෝධයක් නොමැති නම් කිසිවකුට කාර්යක්‍ෂමව කාර්යයක් කළ නොහැක.

2. යථාර්ථවාදී කාර්යාල කළමනාකරණයට රැකියාව කරගෙන යන පරිසරය අගය කිරීම

අවශ්‍ය වේ. රාජකාරි නිසි ලෙස ඉටු කිරීම සඳහා, කාර්යාලයේ ආකෘති පත්‍ර, යන්ත්‍ර, උපකරණ,
ක්‍රම සහ ශිල්පීය ක්‍රම තිබිය යුතු අතර කාර්ය මණ්ඩලයට සාමාන්‍ය කාර්යාල පරිචය,
ආකෘතිය, සැලසුම යනාදිය පිළිබඳ පුළුල් දැනුමක් තිබිය යුතුය.

3. 'මධ්‍යන්' භාවිතා කරන ලිපිකරුවන් වඩාත් වැදගත් වන අතර ඔවුන් බොහෝ විට තේරුම්
ගැනීමට අපහසු වේ. අවසානයේ වැදගත් වන්නේ ඔවුන් ය.

4. ගුවන් හමුදාවේ නිලධාරියෙකු නව පත්වීමක් භාර ගැනීමට තමාට ආරාධනා කරන ඕනෑම
අවස්ථාවක, තමාට සහ ඔහුගේ කාර්ය මණ්ඩලයට වැඩ කිරීමට පහසු වාතාවරණයක් ලබා
දීම සඳහා තමන් භාර ගන්නා කාර්යාලය නිසි ලෙස සංවිධානය කර පරිපාලනය කර ඇති
බවට සහතික විය යුතුය.

5. සියලුම පරිපාලනය සඳහා කඩදාසි වැඩ, යනාදිය ලිපි හුවමාරුව, ලියාපදිංචිය පිරවීම
යනාදිය අවශ්‍ය වේ. කාර්යක්‍ෂම පරිපාලනය සඳහා පූර්ව අවශ්‍යතාවයක් වන්නේ ලේඛන
7

RESTRICTED
 RESTRICTED

කටයුතු නිවැරදිව හා කඩිනමින් බැහැර කළ යුතුය. පුද්ගලයන් වරින් වර මාරු කිරීමට බැඳී
සිටින ගුවන් හමුදාව වැනි ආයතනයක මෙය සාක්ෂාත් කර ගැනීම සඳහා, මෙම සංවිධානයේ
සියලුම සංරචක විසින් ඒකාකාර ප්‍රමිතියකින් කඩදාසි වැඩ පද්ධතියක් පරිණාමය කර
පවත්වාගෙන යාම වැදගත් වේ.

6. නිසි කාර්යාල සංවිධානය කිරීම සහතික කිරීම සඳහා, විවිධ සාධක සලකා බැලිය යුතුය,
එනම් කාර්යාලයේ පිහිටීම, කාර්ය මණ්ඩලයේ සුභසාධනය, අංශවල වැඩ නිසි ලෙස බෙදා
හැරීම, පෝරම ඉල්ලුම සහ සැපයුම, ලිපි ද්‍රව්‍ය සහ අනෙකුත් කාර්යාල අවශ්‍යතා, වාර්තා
සැකසීම යනාදිය. ඊළඟ ඡේදවල සමඟ කටයුතු කළා.

RESTRICTED
 RESTRICTED

CHAPTER – 5

VARIATIONS IN MANAGERIAL WORK

1. Manager roles are important to understand but they are not isolated activities.
Management cannot be practiced as independent parts Managers need time to plan and think.
There are 10 key roles identified by Mintzberg under 3 key categories.
කළමනාකරු භූමිකාවන් තේරුම් ගැනීම වැදගත් නමුත් ඒවා හුදකලා ක්‍රියාකාරකම් නොවේ.
ස්වාධීන කොටස් කළමනාකරුවන්ට සැලසුම් කිරීමට සහ සිතීමට කාලය අවශ්‍ය බැවින්
කළමනාකරණය ප්‍රගුණ කළ නොහැක. Mintzberg විසින් ප්‍රධාන කාණ්ඩ 3 ක් යටතේ
හඳුනාගත් ප්‍රධාන භූමිකාවන් 10 ක් ඇත
a. Interpersonal Roles.

(1) Figurehead. Managers act as symbolic figureheads performing

social or legal obligations.

(2) Leader. Influence and guide people towards the accomplishment

of goals.

(3) Liaison. Maintains self-developed network of outside contacts with

parties who provide fevers and information.

b. Informational Roles.

(1) Monitor. Managers must constantly monitoring and scanning the

environment, collecting and studying information regarding their
organization and the outside environment.

(2) Disseminator. Managers must transmit information received from

outsiders or from subordinates to members of the organization.

(3) Spokesperson. Transmitsinformation tooutsidersonorganization’s

plans, policies, actions results etc.

c. Decisional Roles.

(1) Entrepreneur. Searches organization and its environment for

opportunities and initiates “improvement projects” to bring about
change.

(2) Disturbance Handler. Responsible for corrective action when

organization faces important, unexpected disturbances.

RESTRICTED
 RESTRICTED

(3) Resource Allocator. Responsible for the allocation of

organizational resources of all kinds - in effect, the making or approval of all
significant organizational decisions.

(4) Negotiator. Responsible for representing the organization at major

negotiations.

CHAPTER – 6

MANAGERIAL SKILLS AND ABILITIES

“A skill is an acquired and learned ability to translate knowledge into performance.

Robert L. Katz has identified three types of skills that are important for a manager”

1. The degree of the skills may vary but all managers must possess the skills and there
are three categories of skills: conceptual, human, technical. The application of management
skills change as managers move up the hierarchy.

a. Conceptual Skills.These are the intellectual abilities of a manager to process

information and to make accurate decisions. By their very nature, conceptual skills
are thought connected and they spell the ability to think sharply. This involves
analytical powers and creativity of the individual. One basic thing regarding
conceptual skills is that they are connected with the thinking process of the people.

b. Human Skills (Interpersonal Skills). Involve the ability to work well with
other people both individually and in a group. Because managers deal directly with
people, managers with good human skills are able to get the best out of their people.
They know how to communicate, motivate, lead inspire the trust.

c. Technical Skills.These are specific abilities of a person to perform a

given activity of a technical nature. This is connected with "doing" rather than
"thinking". For example, ability of a manager to operate computer programs, to
record transactions in accounts.
1. නිපුණතා මට්ටම වෙනස් විය හැකි නමුත් සියලුම කළමනාකරුවන්ට නිපුණතා තිබිය යුතු
අතර කුසලතා වර්ග තුනක් ඇත: සංකල්පීය, මානව, තාක්ෂණික. කළමනාකරුවන්
ධුරාවලියේ ඉහළට යන විට කළමනාකරණ කුසලතා යෙදීම වෙනස් වේ.

ඒ. සංකල්පීය කුසලතා.මෙය තොරතුරු සැකසීමට සහ නිවැරදි තීරණ ගැනීමට

කළමනාකරුවෙකුගේ බුද්ධිමය හැකියාවන් වේ. ඔවුන්ගේ ස්වභාවයෙන්ම, සංකල්පීය
කුසලතා සිතුවිලි සම්බන්ධ වන අතර තියුණු ලෙස සිතීමේ හැකියාව ඔවුන් උච්චාරණය
කරයි. මෙය පුද්ගලයාගේ විශ්ලේෂණාත්මක බලය සහ නිර්මාණශීලීත්වය ඇතුළත් වේ.
සංකල්පීය කුසලතා පිළිබඳ එක් මූලික කරුණක් වන්නේ ඒවා මිනිසුන්ගේ චින්තන ක්‍
රියාවලිය සමඟ සම්බන්ධ වීමයි.

10

RESTRICTED
 RESTRICTED

බී. මානව කුසලතා (අන්තර් පුද්ගල කුසලතා). තනි තනිව සහ කණ්ඩායමක් ලෙස අනෙක්
පුද්ගලයින් සමඟ හොඳින් වැඩ කිරීමේ හැකියාව ඇතුළත් කරන්න. කළමනාකරුවන්
මිනිසුන් සමඟ කෙලින්ම ගනුදෙනු කරන නිසා, හොඳ මානව කුසලතා ඇති
කළමනාකරුවන්ට ඔවුන්ගේ මිනිසුන්ගෙන් හොඳම දේ ලබා ගැනීමට හැකි වේ.
සන්නිවේදනය, අභිප්රේරණය, විශ්වාසය ඇති කිරීමට නායකත්වය දෙන ආකාරය ඔවුන්
දනී.

c. තාක්ෂණික කුසලතා.මෙය තාක්ෂණික ස්වභාවයේ දී ඇති ක්‍රියාකාරකමක් සිදු කිරීමට

පුද්ගලයෙකුට ඇති විශේෂිත හැකියාවන් වේ. මෙය "සිතීමට" වඩා "කිරීම" සමඟ සම්බන්ධ
වේ. උදාහරණයක් ලෙස, පරිගණක වැඩසටහන් ක්‍රියාත්මක කිරීමට, ගිණුම්වල ගනුදෙනු
වාර්තා කිරීමට කළමනාකරුවෙකුට ඇති හැකියාව.

CHAPTER – 7

HOW TO BE AN EFFECTIVE MANAGER

11

RESTRICTED
 RESTRICTED

1. The main aspect in every workplace is managing human resources. Hence under
mentioned factors are become more effective as a manager.

a. Delegate wisely. The key to leadership success is to learn to effectively

delegate both the responsibility for completing assignments and the authority required
to get things done. Many managers feel that they need to control every little thing that
their employees do. This is a recipe for disaster. When delegate work to employees,
you multiply the amount of work you can accomplish while develop employees'
confidence, leadership and work skills.

b. Set goals. Every employee needs goals to strive for. Not only do goals
give employees direction and purpose, but they ensure that employees are working
towards the ovlerall organizational goals. Set specific and measurable goals with
employees, then regularly monitor their progress toward achieving them.

c. Communicate. Far too many managers communicate far too little. It's
often difficult for busy organization and executives to keep their employees up-to-
date on the latest organizational news. Regardless, you must make every effort to get
employees the information they need to do their jobs quickly and efficiently.

d. Make time for employees. Above all, leadership is a people job. When an

employee needs to talk with manager whatever the reason, make sure that manager set
aside the time to do so. Put your work aside for a moment, and focus on the person
standing in front of you.

e. Recognize achievements. Every employee wants to do a good job. And

when they do a good job, employees want recognition from their managers.
Unfortunately, few managers do much in the way of recognizing and rewarding
employees for a job well done. Thegood news is that there are many things managers
can do to recognize employees that cost little or no money, are easy to implement, and
that take only a few minutes to accomplish.

f. Think about lasting solutions. No matter how difficult the problem,

there is always a quick solution, and leaders are happiest when they are devising
solutions to problems. The trouble is that, in our zeal to fix things quickly and move
on to the next fire, we often overlook the lasting solution that may take longer to
develop. Although it's more fun to be a fire fighter, the next time you have a problem
to solve in your organization, deal with the cause of the problem instead of simply
treating the symptoms.

g. Don't take it all too seriously. Without a doubt, running a company is serious
business. Products and services must be sold and delivered, and money must be made.
Despite the gravity of these responsibilities, successful leaders make their organizations fun
places to work. Instead of having employees who look for every possible reason to call in

12

RESTRICTED
 RESTRICTED

sick or to arrive to work late or go home early, organizations work hard and play hard end up
with a more loyal, energized workforce.

ඒ. ඥානවන්තව පවරන්න. නායකත්වයේ සාර්ථකත්වය සඳහා යතුර වන්නේ

පැවරුම් සම්පූර්ණ කිරීමේ වගකීම සහ දේවල් ඉටු කිරීමට අවශ්‍ය අධිකාරිය යන
දෙකම ඵලදායී ලෙස පැවරීමට ඉගෙන ගැනීමයි. බොහෝ කළමනාකරුවන්ට
හැඟෙන්නේ තම සේවකයින් කරන සෑම කුඩා දෙයක්ම පාලනය කළ යුතු බවයි.
මෙය ආපදා සඳහා වට්ටෝරුවකි. සේවකයින්ට වැඩ පැවරීමේදී, සේවකයින්ගේ
විශ්වාසය, නායකත්වය සහ වැඩ කිරීමේ කුසලතා වර්ධනය කරන අතරම ඔබට ඉටු
කළ හැකි වැඩ ප්රමාණය වැඩි කරයි.

බී. ඉලක්ක තබන්න. සෑම සේවකයෙකුටම උත්සාහ කිරීමට ඉලක්ක අවශ්ය

වේ. ඉලක්ක සේවකයින්ට මඟ පෙන්වීම සහ අරමුණ ලබා දෙනවා පමණක් නොව,
සේවකයින් සමස්ත ආයතනික ඉලක්ක කරා වැඩ කරන බව සහතික කරයි.
සේවකයින් සමඟ නිශ්චිත සහ මැනිය හැකි ඉලක්ක තබා, ඒවා සාක්ෂාත් කර ගැනීම
සඳහා ඔවුන්ගේ ප්‍රගතිය නිතිපතා නිරීක්ෂණය කරන්න.

c. සන්නිවේදනය කරන්න. බොහෝ කළමනාකරුවන් සන්නිවේදනය

කරන්නේ ඉතා අල්ප වශයෙනි. කාර්යබහුල සංවිධානයට සහ විධායකයින්ට
ඔවුන්ගේ සේවකයින් නවතම ආයතනික පුවත් පිළිබඳව යාවත්කාලීනව තබා ගැනීම
බොහෝ විට දුෂ්කර ය. කෙසේ වෙතත්, සේවකයින්ට ඔවුන්ගේ කාර්යයන්
ඉක්මනින් හා කාර්යක්ෂමව කිරීමට අවශ්‍ය තොරතුරු ලබා ගැනීමට ඔබ සෑම
උත්සාහයක්ම ගත යුතුය.

ඈ සේවකයින් සඳහා කාලය වෙන් කරන්න. සියල්ලටම වඩා නායකත්වය

මිනිසුන්ගේ කාර්යයකි. සේවකයෙකුට හේතුව කුමක් වුවත් කළමනාකරු සමඟ
කතා කිරීමට අවශ්‍ය වූ විට, කළමනාකරු එසේ කිරීමට කාලය වෙන් කර ඇති බවට
වග බලා ගන්න. ඔබේ කාර්යය මොහොතකට පසෙකින් තබා, ඔබ ඉදිරියෙහි සිටින
පුද්ගලයා කෙරෙහි අවධානය යොමු කරන්න.

ඊ. ජයග්රහණ හඳුනා ගන්න. සෑම සේවකයෙකුටම හොඳ රැකියාවක් කිරීමට

අවශ්‍යයි. ඔවුන් හොඳ රැකියාවක් කරන විට, සේවකයින්ට ඔවුන්ගේ
කළමනාකරුවන්ගෙන් පිළිගැනීමක් අවශ්ය වේ. අවාසනාවකට මෙන්,
කළමනාකරුවන් කිහිප දෙනෙකු හොඳින් ඉටු කරන ලද කාර්යයක් සඳහා සේවකයින්
හඳුනා ගැනීම සහ ත්‍යාග ලබා දීම සඳහා බොහෝ දේ කරයි. ශුභාරංචිය නම්, සුළු හෝ
මුදල් වියදම් නොවන, ක්‍රියාත්මක කිරීමට පහසු සහ ඉටු කිරීමට මිනිත්තු කිහිපයක්
ගතවන සේවකයින් හඳුනා ගැනීමට කළමනාකරුවන්ට කළ හැකි බොහෝ දේ ඇත.

f. කල් පවත්නා විසඳුම් ගැන සිතන්න. ප්‍රශ්නය කොතරම් දුෂ්කර වුවත්, සෑම
විටම ඉක්මන් විසඳුමක් ඇති අතර, නායකයින් වඩාත් සතුටු වන්නේ ගැටලුවලට
විසඳුම් සෙවීමේදීය. කරදරය නම්, ඉක්මනින් දේවල් නිවැරදි කර ඊළඟ ගින්න වෙත
යාමට අපගේ උද්‍යෝගය තුළ, අපි බොහෝ විට වර්ධනය වීමට වැඩි කාලයක් ගත
විය හැකි කල්පවත්නා විසඳුම නොසලකා හැරීමයි. ගිනි නිවන භටයෙකු වීම වඩාත්
විනෝදජනක වුවද, ඊළඟ වතාවේ ඔබට ඔබේ සංවිධානයේ විසඳීමට ගැටලුවක් ඇති
විට, රෝග ලක්ෂණ වලට ප්‍රතිකාර කිරීම වෙනුවට ගැටලුවට හේතුව සමඟ කටයුතු
කරන්න.

13

RESTRICTED
 RESTRICTED

g. ඒ සියල්ල බරපතල ලෙස සලකන්න එපා. සමාගමක් පවත්වාගෙන යාම

බරපතල ව්‍යාපාරයක් බවට සැකයක් නැත. නිෂ්පාදන සහ සේවා විකුණා බෙදා හැරිය
යුතු අතර මුදල් ඉපයිය යුතුය. මෙම වගකීම්වල බරපතලකම තිබියදීත්, සාර්ථක
නායකයින් තම සංවිධාන වැඩ කිරීමට විනෝදජනක ස්ථාන බවට පත් කරයි. අසනීප
වීමට හෝ ප්‍රමාද වී සේවයට පැමිණීමට හෝ කලින් නිවසට යාමට හැකි සෑම
හේතුවක්ම සොයන සේවකයින් සිටීම වෙනුවට, සංවිධාන වෙහෙස මහන්සි වී වැඩ
කරමින් වෙහෙස මහන්සි වී ක්‍රීඩා කරන්නේ වඩාත් විශ්වාසවන්ත, ජවසම්පන්න ශ්‍රම
බලකායක් සමඟිනි.

14

RESTRICTED
 RESTRICTED

CHAPTER – 8

INFORMATION TECHNOLOGY AND QUALITY MANAGEMENT

1. Information Technology. With all of the technological advances and evolving

styles of communication and management, the modern office is drastically different from
what it was just a decade ago. But SLAF is still changing, perhaps even more quickly now
than ever before. Today's workers use many different technological tools to work together.
For many organizations, email is still the primary method of communication, but this could
change in the near future.

2. The most recent workforce generation is comprised of digital natives who have
engaged with technology all their lives. Work places are used to multitasking, and like to
engage and collaborate with co-workers. An open office encourages this type of dynamic
among employees.An open layout that includes private spaces for meetings and confidential
discussions allows for the best of the old and the new. Open plans are less about having
individual work stations and more about having work settings. Employees need the ability to
move from setting to setting that supports the type of work they're doing at the time.

3. HRMS (Human Resource Management System). It is advancement of the

Information Technology. This system specially made for the Human Resources Management.
This system is based on components. It means that module base system.
1. තොරතුරු තාක්ෂණය. සන්නිවේදන සහ කළමනාකරණයේ සියලු තාක්‍ෂණික දියුණුව සහ
විකාශනය වන ශෛලීන් සමඟ, නවීන කාර්යාලය දශකයකට පෙර තිබූ දෙයට වඩා
බෙහෙවින් වෙනස් ය. නමුත් SLAF තවමත් වෙනස් වෙමින් පවතී, සමහර විට වෙන
කවරදාටත් වඩා දැන් ඉක්මනින්. අද කම්කරුවන් එකට වැඩ කිරීම සඳහා විවිධ තාක්ෂණික
මෙවලම් භාවිතා කරයි. බොහෝ ආයතන සඳහා, විද්‍යුත් තැපෑල තවමත් සන්නිවේදනයේ
මූලික ක්‍රමය වේ, නමුත් මෙය නුදුරු අනාගතයේදී වෙනස් විය හැක.

2. වඩාත්ම මෑතකාලීන ශ්‍රම බලකායේ පරම්පරාව සමන්විත වන්නේ ඔවුන්ගේ ජීවිත කාලය
පුරාම තාක්‍ෂණය සමඟ සම්බන්ධ වූ ඩිජිටල් ස්වදේශිකයන්ගෙනි. සේවා ස්ථාන බහු
කාර්යයන් සඳහා භාවිතා කරන අතර, සම-සේවකයින් සමඟ සම්බන්ධ වීමට සහ
සහයෝගයෙන් කටයුතු කිරීමට කැමතියි. විවෘත කාර්යාලයක් සේවකයින් අතර මෙම
ආකාරයේ ගතිකත්වය දිරිමත් කරයි. රැස්වීම් සහ රහස්‍ය සාකච්ඡා සඳහා පුද්ගලික
අවකාශයන් ඇතුළත් විවෘත පිරිසැලසුමක් පැරණි සහ නව හොඳම දේ සඳහා ඉඩ සලසයි.
විවෘත සැලසුම් තනි වැඩ ස්ථාන තිබීම සහ වැඩ සැකසීම් තිබීම ගැන අඩු වේ. සේවකයින්ට
ඔවුන් එම අවස්ථාවේ කරන වැඩ වර්ගයට සහාය වන සැකසීමේ සිට සැකසීම් වෙත යාමට
හැකියාව අවශ්‍ය වේ.

3. HRMS (මානව සම්පත් කළමනාකරණ පද්ධතිය). එය තොරතුරු තාක්ෂණයේ දියුණුවකි.

මෙම පද්ධතිය මානව සම්පත් කළමනාකරණය සඳහා විශේෂයෙන් නිර්මාණය කර ඇත.
මෙම පද්ධතිය සංරචක මත පදනම් වේ. ඒ කියන්නේ මොඩියුල බේස් සිස්ටම් එක.

4. HRMS consist with following modules.

15

RESTRICTED
 RESTRICTED

a. Command P1.

b. Command P2.

c. Command P3.

d. Volunteer Air Force.

e. Command Benevolent Fund.

f. Command Audit.

g. Command Organization.

h. Research and Development.

i. Pay and Records

5. HRMS is proposed due to following lapses of existing system.

a. Wastage of Manpower.

b. Wastage of Stationaries.

c. High possibility of human errors.

d. Movements of Airmen/Airwomen to the base/station/unit is not being

informed well in advance.

e. Difficulties of Airmen/Airwomen movements tracking

6. Under the objectives of developing of existing system,this new system was introduced
and to be achieve followings by using HRMS.

a. HR related functions are to be fully automated.

b. Stationary cost will be reduced.

c. Staff can do their works within efficient time period.

d. Increasing the awareness of information technology.

QUALITY MANAGEMENT 

16

RESTRICTED
 RESTRICTED

7. Quality management ensures that an organization, product or service is consistent. It

has four main components,

a. quality planning,
b. quality assurance, 
c. quality control.
  d. quality improvement. 

8. Quality management is focused not only on product and service quality, but also on
the means to achieve it. Quality management, therefore, uses quality assurance and control of
processes as well as products to achieve more consistent quality. Sri Lanka Air Force won
National Productivity award 2014 as a result of good quality management within the
organization.

a. Quality Planning. Process for “identifying which quality standards are

relevant to the project and determining how to satisfy them”. Quality planning means
planning how to full fill process and product (deliverables) quality requirements,
“Quality is the degree to which a set of inherent characteristics full fill requirements.

b. Quality Assurance. Process for applying the planned, systematic quality

activities to ensure that the project employs needed to meet the requirements.

c. Quality Control. The process for “monitoring specific project results to

determine whether the comply with relevant quality standards and identifying ways to
eliminate causes of unsatisfactory performance”.

d. Quality Improvement. A formal approach to the analysis of performance

and systematic efforts to improve it. Improvements that change the culture take longer
as they have to overcome greater resistance to change. It is easier and often more
effective to work within the existing cultural boundaries and make small
improvements.

ඒ. තත්ත්ව සැලසුම්කරණය. "ව්‍යාපෘතියට අදාළ වන තත්ත්ව ප්‍රමිතීන් හඳුනා ගැනීම

සහ ඒවා තෘප්තිමත් කරන්නේ කෙසේද යන්න තීරණය කිරීම" සඳහා වූ ක්‍රියාවලිය.
තත්ත්ව සැලසුම්කරණය යනු සම්පූර්ණ පිරවුම් ක්‍රියාවලිය සහ නිෂ්පාදන (බෙදාහැරිය
හැකි) තත්ත්ව අවශ්‍යතා සැලසුම් කිරීම, “ගුණාත්මකභාවය යනු ආවේනික ලක්ෂණ
සමූහයක් සම්පූර්ණ අවශ්‍යතා පිරවීමේ මට්ටමයි.

බී. ගුණත්ව සහතිකය. ව්‍යාපෘතිය අවශ්‍යතා සපුරාලීමට අවශ්‍ය බව සහතික කිරීම

සඳහා සැලසුම් කළ, ක්‍රමානුකූල තත්ත්ව ක්‍රියාකාරකම් යෙදීමේ ක්‍රියාවලිය.

c. තත්ත්ව පාලනය. “අදාළ තත්ත්ව ප්‍රමිතීන්ට අනුකූලද යන්න තීරණය කිරීම සඳහා
නිශ්චිත ව්‍යාපෘති ප්‍රතිඵල අධීක්‍ෂණය කිරීම සහ අසතුටුදායක ක්‍රියාකාරීත්වයේ හේතු
ඉවත් කිරීමට ක්‍රම හඳුනා ගැනීම” සඳහා වූ ක්‍රියාවලිය.

ඈ තත්ත්ව වැඩිදියුණු කිරීම. කාර්ය සාධනය විශ්ලේෂණය කිරීම සහ එය වැඩිදියුණු

කිරීම සඳහා ක්රමානුකූල ප්රයත්නයන් සඳහා විධිමත් ප්රවේශයක්. සංස්කෘතිය
17

RESTRICTED
 RESTRICTED

වෙනස් කරන වැඩිදියුණු කිරීම් වෙනස් වීමට වැඩි ප්‍රතිරෝධයක් ජය ගත යුතු බැවින්
වැඩි කාලයක් ගතවේ. පවතින සංස්කෘතික සීමාවන් තුළ වැඩ කිරීම සහ කුඩා
වැඩිදියුණු කිරීම් සිදු කිරීම පහසු සහ බොහෝ විට වඩාත් ඵලදායී වේ.

18

RESTRICTED
 RESTRICTED

CHAPTER – 9

OFFICE ACCOMMODATION/LOCATION

“Although changing conditions in a locality may be beyond the control of the designer of an
office building, they are not always beyond the ability of a thoughtful planner to predict.”

- Leffingwell and Robinson

1. Every office manager or officer on command is concerned about getting office work
performed with the maximum efficiency and at minimum cost. But this would be possible
only if he makes a proper selection of employees, gives them a proper training and guidance,
and places them in appropriate jobs/task.

2. However, if the office staff is to work efficiently, it must be properly accommodated,

have a good working environment, and should be properly equipped. Suitable
accommodation, modern equipment and proper working conditions are not in any way less
important factors in improving efficiency and reducing costs.

3. The place of work and its surroundings are important factors which affect the
efficiency of employees to a large extent, Since staff has to stay for long hours in the office,
and since it mainly does brain work and/or concentrates on the repetitive and monotonous
activities of filing, indexing, dispatching, reporting etc, its inefficiency would normally be
greater in those offices where accommodation is sufficient and the environment and working
conditions are congenial.
සෑම කාර්යාල කළමනාකරුවෙකුම හෝ අණ දෙන නිලධාරියෙකුම උපරිම
කාර්යක්ෂමතාවයෙන් සහ අවම පිරිවැයකින් කාර්යාල කටයුතු සිදු කිරීම ගැන සැලකිලිමත්
වේ. නමුත් මෙය කළ හැක්කේ ඔහු නිසි ලෙස සේවකයින් තෝරාගෙන ඔවුන්ට නිසි
පුහුණුවක් සහ මග පෙන්වීමක් ලබා දී ඔවුන් සුදුසු රැකියා/කාර්මික ස්ථානගත කරන්නේ නම්
පමණි.

2. කෙසේ වෙතත්, කාර්යාල කාර්ය මණ්ඩලය කාර්යක්ෂමව වැඩ කිරීමට නම්, එය නිසි පරිදි
නවාතැන්, හොඳ සේවා පරිසරයක් සහ නිසි ලෙස සන්නද්ධ කළ යුතුය. සුදුසු නවාතැන්,
19

RESTRICTED
 RESTRICTED

නවීන උපකරණ සහ නිසි සේවා කොන්දේසි කාර්යක්ෂමතාව වැඩි දියුණු කිරීම සහ පිරිවැය
අඩු කිරීම සඳහා කිසිදු ආකාරයකින් අඩු වැදගත් සාධක නොවේ.

3. කාර්ය මණ්ඩලයට වැඩි වේලාවක් කාර්යාලයේ රැඳී සිටීමට සිදුවන නිසාත්, එය ප්‍රධාන
වශයෙන් මොළයේ ක්‍රියාකාරිත්වය සහ/හෝ පුනරාවර්තනය කෙරෙහි අවධානය යොමු
කරන නිසාත්, සේවා ස්ථානය සහ එහි වටපිටාව සේවකයන්ගේ කාර්යක්ෂමතාවයට විශාල
වශයෙන් බලපාන වැදගත් සාධක වේ. ගොනු කිරීම, සුචිගත කිරීම, යැවීම, වාර්තා කිරීම
යනාදී ඒකාකාරී ක්‍රියාකාරකම්, නවාතැන් ප්‍රමාණවත් වන සහ පරිසරය සහ සේවා
කොන්දේසි හිතකර කාර්යාලවල සාමාන්‍යයෙන් එහි අකාර්යක්ෂමතාව වැඩි වනු ඇත.

LOCATION OF OFFICES

4. The following principles should be borne in mind when allotting accommodation:-

a. At Headquarters.

(1) The Offices of the three branches of the policy staff should be as close
to the commander's office and to each other as conditions permit.

(2) The signals staff and traffic centre should be close to the air staff.

(3) Heads of the various services should have Offices, near those
branches of the policy staff controlling their work.
(1) ප්‍රතිපත්ති කාර්ය මණ්ඩලයේ ශාඛා තුනේ කාර්යාල කොන්දේසි අවසර දෙන පරිදි අණ
දෙන නිලධාරියාගේ කාර්යාලයට සහ එකිනෙකාට සමීප විය යුතුය.

(2) සංඥා කාර්ය මණ්ඩලය සහ රථවාහන මධ්‍යස්ථානය ගුවන් කාර්ය මණ්ඩලයට සමීප විය
යුතුය.

(3) විවිධ සේවාවන්හි ප්‍රධානීන්ට ඔවුන්ගේ වැඩ පාලනය කරන ප්‍රතිපත්ති කාර්ය
මණ්ඩලයේ එම ශාඛා අසල කාර්යාල තිබිය යුතුය.
b. At Stations.

(1) The Commanding Officer should have separate access to his

office from that of his AADO.

(2) The office of the OCPS/OCA should be near that of the CO.

(3) The OC flying OPS and the OCTS should be accommodated near
aircraft and workshops respectively.

(4) Clerical personnel should be located as near as possible to the

branch or branches which they serve.
(1) අණදෙන නිලධාරියාට ඔහුගේ AADO ගේ කාර්යාලයෙන් ඔහුගේ
කාර්යාලයට වෙනම ප්‍රවේශයක් තිබිය යුතුය.

(2) OCPS/OCA කාර්යාලය CO කාර්යාලයට ආසන්නව තිබිය යුතුය.

20

RESTRICTED
 RESTRICTED

(3) OC පියාසර OPS සහ OCTS පිළිවෙලින් ගුවන් යානා සහ වැඩමුළු අසල

නවාතැන් ගත යුතුය.

(4) ලිපිකරු පිරිස් ඔවුන් සේවය කරන ශාඛාවට හෝ ශාඛාවට හැකි තරම්
ආසන්නයේ සිටිය යුතුය.
5. While deciding about office accommodation, the Office in Charge staff should bear
the following principles in mind.

a. The office must be located at some convenient place so that it may serve the
entire organization in the best possible manner.

b. Office space should be sufficient from the point of view of the present and
future needs of the organization.

c. Due provision should be made for the conveniences and amenities required for
the comfort and well –being of the staff e.g., Washing room, rest room, water
coolers, canteen, etc.

කාර්යාල නවාතැන් ගැන තීරණය කිරීමේදී, කාර්ය භාර කාර්ය මණ්ඩලය පහත සඳහන්
මූලධර්ම මතක තබා ගත යුතුය.

ඒ. කාර්යාලය යම් පහසු ස්ථානයක පිහිටා තිබිය යුතු අතර එමඟින් එය මුළු සංවිධානයටම
හොඳම ආකාරයෙන් සේවය කළ හැකිය.

බී. සංවිධානයේ වර්තමාන සහ අනාගත අවශ්‍යතා අනුව කාර්යාල අවකාශය ප්‍රමාණවත් විය
යුතුය.

c. කාර්ය මණ්ඩලයේ සුවපහසුව සහ යහපැවැත්ම සඳහා අවශ්‍ය පහසුව සහ පහසුකම් සඳහා

නිසි ප්‍රතිපාදන සැපයිය යුතුය උදා: රෙදි සෝදන කාමරය, විවේකාගාරය, ජල සිසිලන,
ආපනශාලා ආදිය.

GENERAL ARRANGEMENTS OF OFFICES

6. An office should be kept clean and tidy. The correspondence trays should be properly
marked with labels showing ‘IN’, ‘OUT’, ‘PRIORITY’. ‘PENDING’, etc. This will relieve
congestion and enable personnel to deal with the correspondence systematically. As new files
are brought in, these should be placed in the appropriate trays is the bottom of the file so that
the individual dealing with these may work on them in the order in which these are brought to
him. There should be no litter of papers on the tables as this not only causes confusion and
loss of time but may lead to mistakes. The table is reflection of the man’s mind.

21

RESTRICTED
 RESTRICTED

7. Cupboards and drawers are apt to accumulate unne 1cessary items and become
untidy. These should be kept tidy and occasionally thoroughly cleaned.
කාර්යාලයක් පිරිසිදුව හා පිළිවෙලට තබා ගත යුතුය. ලිපි හුවමාරු තැටි 'IN', 'OUT',
'PRIORITY' පෙන්වන ලේබල් සමඟ නිසි ලෙස සලකුණු කළ යුතුය. ‘PENDING’, etc.
මෙමගින් තදබදය සමනය වන අතර ලිපි හුවමාරුව ක්‍රමානුකූලව ගනුදෙනු කිරීමට
පුද්ගලයින්ට හැකියාව ලැබේ. නව ලිපිගොනු ගෙන එන විට, මේවා අදාළ තැටිවල තැබිය
යුතුය, එවිට මේවා සමඟ ගනුදෙනු කරන පුද්ගලයා තමා වෙත ගෙන එන පිළිවෙලට ඒවා
මත ක්‍රියා කළ හැකිය. මේස මත කඩදාසි කුණු නොවිය යුතුය, මෙය ව්‍යාකූලත්වයට හා
කාලය නැතිවීමට පමණක් නොව වැරදි වලටද හේතු විය හැක. මේසය මිනිසාගේ මනස
පිළිබිඹු කරයි.

7. කබඩ් සහ ලාච්චු අනවශ්‍ය දේවල් එකතු වී අපිරිසිදු වීමට සුදුසුය. මේවා පිළිවෙලට තබා
ගත යුතු අතර ඉඳහිට හොඳින් පිරිසිදු කළ යුතුය.

22

RESTRICTED
 RESTRICTED

CHAPTER – 10

OFFICE ENVIRONMENT

1. Office environment has an important bearing on the efficiency of subordinates or

employees. An office may be properly laid out and the best type of furniture and equipment
may be installed in it, but its efficiency may be very low if the physical working conditions
are not good. Since office work is mainly mental work which is more fatiguing that physical
work, adverse physical conditions increase the mental strain on the staff. The emotional
response of workers is better if the environment is good.

2. It is common experience that people work better if they are given the surroundings
and equipment appropriate to their work. Office accommodation should be laid out and
equipped so that the employees are able to work throughout the day without any wasteful
movements, without distraction, and without being affected by the mental fatigue which
accompanies sedentary work.
කාර්යාල පරිසරය යටත් නිලධාරීන්ගේ හෝ සේවකයින්ගේ කාර්යක්ෂමතාව කෙරෙහි
වැදගත් බලපෑමක් ඇති කරයි. කාර්යාලයක් නිසියාකාරව සකස් කර ඇති අතර හොඳම
වර්ගයේ ගෘහභාණ්ඩ සහ උපකරණ එහි ස්ථාපනය කළ හැකි නමුත් ශාරීරික සේවා තත්ත්වය
යහපත් නොවේ නම් එහි කාර්යක්ෂමතාව ඉතා අඩු විය හැකිය. කාර්යාලීය කටයුතු ප්‍රධාන
වශයෙන් මානසික කාර්යයක් වන අතර එය ශාරීරික වැඩවලට වඩා වෙහෙසකර කාර්යයක්
වන බැවින් අහිතකර භෞතික තත්ත්වයන් කාර්ය මණ්ඩලයේ මානසික ආතතිය වැඩි කරයි.
පරිසරය යහපත් නම් සේවකයින්ගේ චිත්තවේගීය ප්රතිචාරය වඩා හොඳය.

2. මිනිසුන්ට තම කාර්යයට ගැලපෙන වටපිටාව සහ උපකරණ ලබා දෙන්නේ නම් වඩා

හොඳින් වැඩ කරන බව සාමාන්‍ය අත්දැකීමකි. කාර්ය මණ්ඩල නවාතැන් සකස් කර සන්නද්ධ
කළ යුතු අතර එමඟින් සේවකයින්ට කිසිදු නාස්තිකාර චලනයකින් තොරව, අවධානය
වෙනතකට යොමු නොවී, වාඩි වී සිටින වැඩ සමඟ ඇති වන මානසික තෙහෙට්ටුවෙන්
පීඩාවට පත් නොවී දවස පුරා වැඩ කිරීමට හැකි වේ.

GENERAL INSTRUCTIONS AND GENERAL OFFICE POLICIES

3. It is everyone’s responsibility at SLAF to minimise wastage of Electricity, Water,

phone, fax, photocopy machine and stationeries at all times. Office attire is smart casual.
Denim jeans, Short sleeve shirts and T shirts are not encouraged.

4. Any employee who leaving the office during office hours for official purpose or
personal purpose must record the details of there journey (i.e. time leaving, employee’s name,
place of visiting or person visiting) before they leave the office in the book provided and
must complete the record upon their arrival with the time of arrival. Failure to comply may
result disciplinary action against he/she.

5. Employees who are leaving the office for the day must switch off the lights above
their desk as much as possible with out disturbing others at work.
23

RESTRICTED
 RESTRICTED

6. SLAF Office is an OPEN PLAN OFFICE - all must maintain minimum noise to avoid
disturbance to others. Considering factors such as educate employee to talk and move quietly,
using light indicators to summon staff instead of loudspeakers and planning work routing and
layouts to minimize staff movements.

7. All paperwork from desks must be cleared, locked & stored before your departure
from office. The desks must be free of all paperwork, pens & other material.

8. It is all employees’ responsibility at SLAF to keep the office clean. Please ensure that
your feet are clean & dry when entering the office, the operation of carefully planned
cleaning programs, adequate training supervision of cleaning staff and use of the most
suitable materials and equipment Conference room and interview rooms should be sound
proofed to ensure completed privacy and freedom.

9. Decorations of an office are considered factors such as internal architecture, purpose

of office to be used, the lighting, the cost of maintenance, the furniture and equipment well
planned decoration is a matter directly affecting moral and increasing efficiency.
3. සෑම විටම විදුලිය, ජලය, දුරකථන, ෆැක්ස්, ඡායා පිටපත් යන්ත්‍රය සහ ලිපි ද්‍රව්‍ය අපතේ යාම
අවම කිරීම ගුවන් හමුදාවේ සියලු දෙනාගේ වගකීමකි. කාර්යාලීය ඇඳුම් ස්මාර්ට් අනියම් වේ.
ඩෙනිම් ජීන්ස්, කොට අත් කමිස සහ ටී ෂර්ට් දිරිමත් නොවේ.

4. ඕනෑම සේවකයෙකු නිල කටයුත්තක් හෝ පෞද්ගලික කටයුත්තක් සඳහා කාර්යාල

වේලාවන් තුළ කාර්යාලයෙන් පිටව යන ඕනෑම සේවකයෙකු ඔවුන් සපයා ඇති පොතෙහි
කාර්යාලයෙන් පිටවීමට පෙර එහි ගමන පිළිබඳ විස්තර (එනම් පිටත්ව යන වේලාව,
සේවකයාගේ නම, පැමිණි ස්ථානය හෝ පැමිණෙන පුද්ගලයා) සටහන් කළ යුතුය.
පැමිණීමේ වේලාව සමඟ ඔවුන්ගේ පැමිණීමෙන් පසු වාර්තාව සම්පූර්ණ කරන්න.
පිළිපැදීමට අපොහොසත් වුවහොත් ඔහුට / ඇයට එරෙහිව විනය ක්‍රියාමාර්ග ගත හැකිය.

5. දවස සඳහා කාර්යාලයෙන් පිටව යන සේවක සේවිකාවන් තම මේසයට ඉහලින් ඇති විදුලි
පහන් හැකිතාක් නිවා දැමිය යුතුය.

6. ශ්‍රී ලංකා ගුවන් හමුදා කාර්යාලය විවෘත සැලසුම් කාර්යාලයකි - අන් අයට බාධාවක්
නොවන පරිදි සියලු දෙනාම අවම ශබ්දයක් පවත්වා ගත යුතුය. නිශ්ශබ්දව කතා කිරීමට සහ
චලනය කිරීමට සේවකයා දැනුවත් කිරීම, ශබ්ද විකාශන යන්ත්‍ර වෙනුවට කාර්ය මණ්ඩලය
කැඳවීමට ආලෝක දර්ශක භාවිතා කිරීම සහ කාර්ය මණ්ඩල සංචලනය අවම කිරීම සඳහා
වැඩ මාර්ගගත කිරීම් සහ පිරිසැලසුම් සැලසුම් කිරීම වැනි සාධක සලකා බැලීම.

7. ඔබ කාර්යාලයෙන් පිටත්ව යාමට පෙර මේසවල ඇති සියලුම ලිපි ලේඛන ඉවත් කර, අගුලු
දමා ගබඩා කර තැබිය යුතුය. මේස සියලුම ලියකියවිලි, පෑන් සහ අනෙකුත් ද්‍රව්‍ය වලින් තොර
විය යුතුය.

8. කාර්යාලය පිරිසිදුව තබා ගැනීම ගුවන් හමුදාවේ සියලුම සේවකයින්ගේ වගකීමකි.

කරුණාකර කාර්යාලයට ඇතුළු වන විට ඔබේ දෙපා පිරිසිදුව හා වියලි බව සහතික කර
ගන්න, හොඳින් සැලසුම් කර ඇති පිරිසිදු කිරීමේ වැඩසටහන් ක්‍රියාත්මක කිරීම, පිරිසිදු
කිරීමේ කාර්ය මණ්ඩලයේ ප්‍රමාණවත් පුහුණු අධීක්ෂණය සහ වඩාත් සුදුසු ද්‍රව්‍ය සහ

24

RESTRICTED
 RESTRICTED

උපකරණ භාවිතය සම්මන්ත්‍රණ ශාලාව සහ සම්මුඛ පරීක්ෂණ කාමර සම්පූර්ණ කළ

පෞද්ගලිකත්වය සහතික කිරීම සඳහා ශබ්ද සාක්ෂි සහිත විය යුතුය. සහ නිදහස.

9. කාර්යාලයක සැරසිලි අභ්‍යන්තර ගෘහනිර්මාණ ශිල්පය, භාවිතා කළ යුතු කාර්යාලයේ

අරමුණ, ආලෝකය, නඩත්තු කිරීමේ පිරිවැය, ගෘහ භාණ්ඩ සහ උපකරණ මනාව සැලසුම්
කර ඇති අලංකරණය වැනි සාධක ලෙස සැලකෙන්නේ සදාචාරාත්මක සහ කාර්යක්ෂමතාව
ඉහළ නැංවීමට සෘජුවම බලපාන කරුණකි.

25

RESTRICTED
 RESTRICTED

CHAPTER – 11

OFFICE SERVICES

“The Talent of Success is nothing more than doing what you can do well, and doing well
whatever you do, without a thought of fame.”
- H.W Longfellow

1. Office Service are the specialised activities which are performed by subordinates or
employees and are also known as office operations. In a large organisation, various functional
departments like services, production, purchase personnel, marketing, etc., may have
sectional offices providing only the required clerical services to the corresponding
departments. In such cases, the services provided by each sectional office may be different.
However. there are certain office services which are performed by all the offices and are
required by all the functional departments, either directly or indirectly.These office services
include.
කාර්යාල සේවය යනු යටත් නිලධාරීන් හෝ සේවකයින් විසින් සිදු කරනු ලබන විශේෂිත ක්‍
රියාකාරකම් වන අතර ඒවා කාර්යාල මෙහෙයුම් ලෙසද හැඳින්වේ. විශාල සංවිධානයක,
සේවා, නිෂ්පාදනය, මිලදී ගැනීම් පිරිස්, අලෙවිකරණය වැනි විවිධ ක්‍රියාකාරී
දෙපාර්තමේන්තුවලට අදාළ දෙපාර්තමේන්තුවලට අවශ්‍ය ලිපිකරු සේවා පමණක් සපයන
අංශ කාර්යාල තිබිය හැකිය. එවැනි අවස්ථාවන්හිදී, එක් එක් අංශ කාර්යාලය විසින් සපයනු
ලබන සේවාවන් වෙනස් විය හැකිය. කෙසේ වුවද. සියලුම කාර්යාල මගින් සිදු කරනු ලබන
ඇතැම් කාර්යාල සේවා ඇත. ඒවා සෘජුව හෝ වක්‍රව සියලුම ක්‍රියාකාරී දෙපාර්තමේන්තු
විසින් අවශ්‍ය වේ. මෙම කාර්යාල සේවාවන්ට ඇතුළත් වේ.
a. Communication – Internal and external.

b. Typing and stenographic service.

c. Correspondence.

d. Reproduction (Duplicating).

e. Provision of stationary and Supplies.

f. Records management (filing and indexing).

g. Forms Design and Control.

h. Provision of office furniture and Machines.

j. Collection of data and reporting to top Management.

k. Personnel services (employment and training of office employees).

l. Reception Services.

26

RESTRICTED
 RESTRICTED

m. Secretarial and clerical Services.

n. Postal and Messenger Services.

p. Data Processing.

q. Financial and accounting services (Public and Non Public).

r. Maintenance Services.

27

RESTRICTED
 RESTRICTED

CHAPTER – 12

OFFICE MACHINES AND EQUIPMENT DEMANDING, COLLECTION AND

RETURN PROCEDURE.

“Many of the economics usually attributed to machines are due to changes in method made
when the machines are introduced.”
- Henry E. Niles

1. Office machines and equipments (often referred to as time and labour saving devices)
have become an integral part of a modern office. There are a large number of machines and
appliances which may be used for different operations in the office.

2. “While the human material can be described as brain behind all office activity,
adequate and proper equipment and machines are the tools with which office work is carried
out.” There are various machines and appliances which make for the accuracy and speed of
operations and which reduce work tensions, and relieve monotony and fatigue. Since most
operations in a large office involve a lot of routine work of a repetitive or monotonous nature.
Speed and accuracy in such work can be ensured only when the human brain is aided by
mechanical devices.

3. Office machines also effect savings in the cost of office operations by increasing the
output of work; they make it possible for the management to keep the employees contended
by relieving them of much of the pressure and monotony of work. In brief, a modern office is
dependent on machines and appliances for its proper functioning. The problem before and
office top manager these days is not just to decide whether to use machines or not but t decide
when to use machines and which machines to use and when to demand adequate quantity.
1. කාර්යාල යන්ත්‍ර සහ උපකරණ (බොහෝ විට කාලය සහ ශ්‍රමය ඉතිරි කිරීමේ උපකරණ
ලෙස හැඳින්වේ) නවීන කාර්යාලයක අනිවාර්ය අංගයක් බවට පත්ව ඇත. කාර්යාලයේ විවිධ
මෙහෙයුම් සඳහා භාවිතා කළ හැකි යන්ත්‍ර සහ උපකරණ විශාල ප්‍රමාණයක් ඇත.

2. "සියලු කාර්යාල ක්‍රියාකාරකම් පිටුපස ඇති මොළය ලෙස මිනිස් ද්‍රව්‍ය විස්තර කළ හැකි
අතර, ප්‍රමාණවත් සහ නිසි උපකරණ සහ යන්ත්‍ර කාර්යාල කටයුතු සිදු කරන මෙවලම් වේ."
මෙහෙයුම්වල නිරවද්‍යතාවය සහ වේගය සඳහා සහ වැඩ ආතතිය අඩු කරන සහ ඒකාකාරී
බව සහ තෙහෙට්ටුව සමනය කරන විවිධ යන්ත්‍ර සහ උපකරණ තිබේ. විශාල කාර්යාලයක
බොහෝ මෙහෙයුම් සඳහා පුනරාවර්තන හෝ ඒකාකාරී ස්වභාවයේ සාමාන්‍ය වැඩ රාශියක්
ඇතුළත් වන බැවින්. එවැනි වැඩවල වේගය සහ නිරවද්යතාව සහතික කළ හැක්කේ
යාන්ත්රික උපකරණ මගින් මිනිස් මොළයට උපකාර වන විට පමණි.

3. කාර්යාලීය යන්ත්‍ර මඟින් කාර්යයේ ප්‍රතිදානය වැඩි කිරීමෙන් කාර්යාල මෙහෙයුම්වල

පිරිවැය ඉතුරුම් කරයි; ඔවුන් බොහෝ පීඩනයෙන් හා ඒකාකාරී කාර්යයෙන් නිදහස්
කිරීමෙන් සේවකයින්ට විවාදාත්මකව තබා ගැනීමට කළමනාකාරිත්වයට හැකි වේ.
කෙටියෙන් කිවහොත්, නවීන කාර්යාලයක් එහි නිසි ක්‍රියාකාරිත්වය සඳහා යන්ත්‍ර සහ
උපකරණ මත රඳා පවතී. මේ දිනවල ඇති ප්‍රශ්නය වන්නේ යන්ත්‍ර භාවිතා කරනවාද නැද්ද
යන්න තීරණය කිරීම පමණක් නොව යන්ත්‍ර භාවිතා කරන්නේ කවදාද සහ කුමන යන්ත්‍ර
28

RESTRICTED
 RESTRICTED

භාවිතා කළ යුතුද සහ ප්‍රමාණවත් ප්‍රමාණය ඉල්ලා සිටිය යුත්තේ කවදාද යන්න තීරණය
කිරීමයි.
4. Objects of Mechanization

a. Labour Saving. Saving labour is the main reason for the installation of
many machines, but it is not necessarily the most important one. Saving on labour
refer to annual savings in their wages, or an increase in the volume of work Handled
by the existing office. But it is no use saving on labour in this way if the number of
employees continues t be the same as before, for then there would be a great deal of
idle time which amounts waste or resources.

b. Time Saving. Saving in time is another objective of mechanisation.

Machines should be used whenever it is important to save time, e.g., when operations
have to be completed in a specified period of time.

c. Accuracy. Although accuracy is always desirable, the consequences of

error in terms of cost vary considerably in different situations. Office machines may
be of special value in promoting accuracy, particularly in the operations of the
accounting and sales departments. These machines also exercise a check on manual
work, apart from locating errors and frauds.

d. Minimization of Frauds. Certain machines, if installed, do not save time

or labour; their valve lies in the fact that they reduce the chances of fraud,
embezzlements, etc. by the employees. Examples of such machines are cheque
writing machines, franking machines etc.

e. Effects on Personnel.Many machine operations relieve manual drudgery and

reduce the monotony of work and fatigue. To that extent machines improve the
morale of the employees.
ඒ. ශ්රම ඉතිරි කිරීම. බොහෝ යන්ත්‍ර සවි කිරීමට ප්‍රධාන හේතුව ශ්‍රමය ඉතිරි කිරීමයි, නමුත්
එය අවශ්‍යයෙන්ම වැදගත්ම එක නොවේ. ශ්‍රමය මත ඉතිරි කිරීම යනු ඔවුන්ගේ වැටුප්වල
වාර්ෂික ඉතුරුම් හෝ පවතින කාර්යාලය විසින් හසුරුවන වැඩ ප්‍රමාණයේ වැඩිවීමයි. එහෙත්
සේවක සංඛ්‍යාව පෙර පරිදිම පැවතුනහොත් මේ ආකාරයෙන් ශ්‍රමය ඉතිරි කිරීමෙන් ප්‍
රයෝජනයක් නැත, මන්ද එවිට විශාල නාස්තියක් හෝ සම්පත් ප්‍රමාණයක් වැය වන බැවිනි.

බී. කාලය ඉතිරි කිරීම. කාලය ඉතිරි කර ගැනීම යාන්ත්‍රිකකරණයේ තවත් අරමුණකි. කාලය
ඉතිරි කර ගැනීම වැදගත් වන විට යන්ත්‍ර භාවිතා කළ යුතුය, උදා: නිශ්චිත කාල සීමාවක් තුළ
මෙහෙයුම් අවසන් කළ යුතු විට.

c. නිරවද්යතාව. නිරවද්යතාව සෑම විටම අවශ්ය වුවද, ප්රතිවිපාක

පිරිවැය අනුව දෝෂය විවිධ අවස්ථා වලදී සැලකිය යුතු ලෙස වෙනස් වේ. විශේෂයෙන්ම
ගිණුම්කරණ සහ විකුණුම් දෙපාර්තමේන්තු වල මෙහෙයුම් වලදී නිරවද්‍යතාවය ප්‍රවර්ධනය
කිරීමේදී කාර්යාල යන්ත්‍ර විශේෂ වටිනාකමක් විය හැක. මෙම යන්ත්‍ර මගින් දෝෂ සහ වංචා
ස්ථානගත කිරීම හැර, අතින් ක්‍රියා කිරීම පිළිබඳවද පරීක්‍ෂණයක් සිදු කරයි.

ඈ වංචා අවම කිරීම. සමහර යන්ත්‍ර, ස්ථාපනය කර ඇත්නම්, කාලය හෝ ශ්‍රමය ඉතිරි
නොවේ; ඔවුන්ගේ කපාටය පවතින්නේ ඔවුන් සේවකයින් විසින් වංචා, මංකොල්ලකෑම්
29

RESTRICTED
 RESTRICTED

ආදියෙහි අවස්ථා අඩු කරයි. එවැනි යන්ත්‍ර සඳහා උදාහරණ වන්නේ චෙක්පත් ලිවීමේ යන්ත්‍ර,
ෆ්‍රැන්කින් යන්ත්‍ර යනාදියයි.

ඊ. පිරිස් කෙරෙහි බලපෑම්. බොහෝ යන්ත්‍ර ක්‍රියාන්විතයන් අතින් වෙහෙසට සහනයක් ලබා
දෙන අතර වැඩවල ඒකාකාරී බව සහ තෙහෙට්ටුව අඩු කරයි. ඒ තරමට යන්ත්‍ර
සේවකයන්ගේ චිත්ත ධෛර්යය වැඩි කරනවා.

OFFICE EQUIPMENT DEMANDING AND COLLECTION AND RETURN

PROCEDURE

5. Every modern office requires a large variety of stationery and other articles in
connection with its day–to-day work. Stationery and office supplies are described as “those
expendable items which are consumed in daily operations and are usually thought of as items
obtained from a stationer.” These include items like “Paper (Writing, typing, duplicating and
carbonless copy paper) carbon papers, fax rolls, computer sheets and rolls, typewriter
ribbons, pens, pencils, erasers, sharpeners, ink, gum bottles, adhesive tape, Pins and paper
clips, rubber bands, staplers, staple pins, clippers, paper punching machines. Ute most
importance is demanding the items at proper time in adequate quantity with accepted quality.

6. When requirement exists for obtain office equipments, it is necessary to get the
authority from the AFHQ. The authority should obtain from the respective director and DL
considering to their area of responsibilities. ex. – Computers - DETE, barrack items- DL
Cartridge& Ribbons –DA etc.

7. Once the authority received from AFHQ, inventory holder of the respective section
should forward F. 674 voucher after being endorsement by the OCL and to forward to S&MD
SLAF Base KAT for approval and collection.

8. When office equipment is required to return for the purpose of repairs, the inventory
holders should get the approval from respective directors and DL to return and repairs.

9. Once the authority received from AFHQ, the respective inventory holder is to forward
F.675 voucher after being endorsement by the OCL and to hand over the item to S&MD
SLAF Base KAT. Once the repair is completed it will notify by S&MD and accordingly
inventory holder is to forward F.674 voucher and to re-obtain the same.

10. When office equipment is required to return on the basis of beyond economical
repairs, it is necessary to categorise by the respective branch officer as it is beyond
economical repairs. Then the inventory holder should forward F.675 voucher along with the
item to S&MD SLAF Base Katunayaka. S&MD will take action to strike off the item from
the inventory.
සෑම නවීන කාර්යාලයකටම එහි එදිනෙදා වැඩකටයුතු සම්බන්ධයෙන් ලිපි ද්‍රව්‍ය සහ
අනෙකුත් ලිපි විශාල ප්‍රමාණයක් අවශ්‍ය වේ. ලිපිද්‍රව්‍ය සහ කාර්යාල සැපයුම් විස්තර කර
ඇත්තේ "දෛනික මෙහෙයුම් වලදී පරිභෝජනය කරන වියදම් කළ හැකි අයිතම ලෙසයි.
මේවාට “කඩදාසි (ලිවීම, ටයිප් කිරීම, අනුපිටපත් කිරීම සහ කාබන් රහිත පිටපත් කඩදාසි)
30

RESTRICTED
 RESTRICTED

කාබන් කඩදාසි, ෆැක්ස් රෝල්ස්, පරිගණක තහඩු සහ රෝල්ස්, යතුරු ලියන රිබන්, පෑන්,
පැන්සල්, මකන, මුවහත්කාරක, තීන්ත, ගම් බෝතල්, ඇලවුම් පටි, අල්ෙපෙනති සහ
කඩදාසි වැනි අයිතම ඇතුළත් වේ. ක්ලිප්, රබර් පටි, ස්ටේප්ලර්, ස්ටේපල් පින්, ක්ලිපර්,
කඩදාසි පන්ච් යන්ත්‍ර. Ute වැදගත්ම දෙය නම් පිළිගත් ගුණාත්මක භාවයෙන් යුත් ප්‍රමාණවත්
ප්‍රමාණයකින් නියමිත වේලාවට අයිතම ඉල්ලා සිටීමයි.

6. කාර්යාල උපකරණ ලබා ගැනීම සඳහා අවශ්‍යතා පවතින විට, AFHQ වෙතින් අධිකාරිය
ලබා ගැනීම අවශ්‍ය වේ. අධිකාරිය තම වගකීම් ක්ෂේත්‍රය සලකා බලා අදාළ අධ්‍
යක්ෂවරයාගෙන් සහ DL වෙතින් ලබා ගත යුතුය. උදා. – පරිගණක - DETE, barrack items-
DL Cartridge & Ribbons –DA etc.

7. AFHQ වෙතින් අධිකාරිය ලැබුණු පසු, අදාළ කොටසේ ඉන්වෙන්ටරි දරන්නා OCL විසින්
අනුමත කිරීමෙන් පසු F. 674 වවුචරය ඉදිරිපත් කළ යුතු අතර අනුමැතිය සහ එකතු කිරීම
සඳහා S&MD SLAF Base KAT වෙත යොමු කළ යුතුය.

8. අළුත්වැඩියා කිරීමේ කාර්යය සඳහා කාර්යාල උපකරණ ආපසු පැමිණීමට අවශ්‍ය වූ විට,
ඉන්වෙන්ටරි හිමියන් විසින් ආපසු පැමිණීමට සහ අලුත්වැඩියා කිරීමට අදාළ අධ්‍
යක්ෂවරුන්ගෙන් සහ DL වෙතින් අනුමැතිය ලබා ගත යුතුය.

9. AFHQ වෙතින් අධිකාරිය ලැබුණු පසු, අදාළ බඩු තොග දරන්නා විසින් OCL විසින් අනුමත
කිරීමෙන් පසු F.675 වවුචරය ඉදිරිපත් කළ යුතු අතර එම භාණ්ඩය S&MD SLAF Base KAT
වෙත භාර දිය යුතුය. අළුත්වැඩියා කිරීම අවසන් වූ පසු එය S&MD මගින් දැනුම් දෙනු ඇති
අතර ඒ අනුව ඉන්වෙන්ටරි දරන්නා F.674 වවුචරය ඉදිරිපත් කර එය නැවත ලබා ගත යුතුය.

10. ආර්ථිකමය අලුත්වැඩියාවෙන් ඔබ්බට යන පදනම මත කාර්යාල උපකරණ ආපසු ලබා

දීමට අවශ්‍ය වූ විට, එය ආර්ථිකමය අලුත්වැඩියාවෙන් ඔබ්බට ඇති බැවින් අදාළ ශාඛා
නිලධාරියා විසින් වර්ගීකරණය කිරීම අවශ්‍ය වේ. ඉන්වෙන්ටරි දරන්නා විසින් භාණ්ඩය
සමඟ F.675 වවුචරය S&MD ගුවන් හමුදා කටුනායක කඳවුර වෙත යොමු කළ යුතුය. බඩු
තොගයෙන් අයිතමය ඉවත් කිරීමට S&MD පියවර ගනු ඇත.

OFFICE COMMUNICATION

“The success of all management functions depends on successful communication”

- Theo Haimann

11. The term “Communication” is derived from Latin word “COMMUNIS”, which
means common. The process of communication which takes place between one human and
another establishes a common meeting ground for understanding. Communication is any
means by which a thought is transferred from one person to another. It involves receiving
information and given information.

12. Communication in one of the fundamental functions of an office, and a process

essential for all forms. It is the process of conveying information from one person to another
through the post, by telephone, by messenger service or by any other means.
31

RESTRICTED
 RESTRICTED

13. The term Communication has been defined as. “an exchange of facts, ideas, opinions
or emotions by two or more persons. “ Shurter defines it as, imparting or exchanging
thoughts or information.” Pitmal, the British inventor of the shorthand system, defines
‘Communication’ as transmitting a message in order to evoke a discriminating response.

14. It involves a systematic and continuing process of telling, listening and understanding,
and forms the basis of understanding among the members of an organisation.” According to
TheoHaimann. “Communication. simply stated, means, the process of passing information
from one person to another.

15. It is the process of imparting ideas and making oneself understood by others. Thus, in
its simplest sense, Communications is the conveying of information from one person to
another.”

16. Communication is a two way channel of transmitting ideas, plans, commands, reports
and suggestions, that influence attitudes towards an organisation and its objectives. It is said
that, ‘the success of and organisation depends on the adequacy of communication’.

17. The importance of communication may be highlighted thus, in its simplest sense,
communication is the conveying of information from one person to another.
“සන්නිවේදනය” යන පදය ව්‍යුත්පන්න වී ඇත්තේ ලතින් වචනය වන
“COMMUNIS” යන්නෙන් වන අතර එහි අර්ථය පොදු යන්නයි. එක් මිනිසෙකු සහ
තවත් පුද්ගලයෙකු අතර සිදුවන සන්නිවේදන ක්‍රියාවලිය අවබෝධය සඳහා පොදු
රැස්වීම් භූමියක් ස්ථාපිත කරයි. සන්නිවේදනය යනු සිතුවිල්ලක් එක්
පුද්ගලයෙකුගෙන් තවත් පුද්ගලයෙකුට මාරු කරන ඕනෑම මාධ්‍යයකි. එය තොරතුරු
ලබා ගැනීම සහ ලබා දුන් තොරතුරු ඇතුළත් වේ.

12. කාර්යාලයක මූලික කාර්යයන්ගෙන් එකක සන්නිවේදනය සහ සියලු ආකාර

සඳහා අත්‍යවශ්‍ය ක්‍රියාවලියකි. එය තැපැල් මාර්ගයෙන්, දුරකථනයෙන්, මැසෙන්ජර්
සේවාවක් මගින් හෝ වෙනත් ඕනෑම මාර්ගයකින් කෙනෙකුගෙන් තවත් අයෙකුට
තොරතුරු ලබා දීමේ ක්‍රියාවලියයි.

13. සන්නිවේදනය යන පදය අර්ථ දක්වා ඇත. පුද්ගලයන් දෙදෙනෙකු හෝ වැඩි

දෙනෙකු විසින් කරුණු, අදහස්, අදහස් හෝ හැඟීම් හුවමාරු කර ගැනීමක්. "Shurter
එය අර්ථ දක්වන්නේ, සිතුවිලි හෝ තොරතුරු බෙදා හැරීම හෝ හුවමාරු කිරීම
ලෙසයි." කෙටිකතා ක්‍රමයේ බ්‍රිතාන්‍ය නව නිපැයුම්කරු වන පිට්මාල්,
‘සන්නිවේදනය’ යනු වෙනස් කොට සැලකීමේ ප්‍රතිචාරයක් ඇති කිරීම සඳහා
පණිවිඩයක් සම්ප්‍රේෂණය කිරීම ලෙස අර්ථ දක්වයි.

14. එය කීමේ, සවන්දීමේ සහ අවබෝධ කර ගැනීමේ ක්‍රමානුකූල සහ අඛණ්ඩ ක්‍

රියාවලියක් ඇතුළත් වන අතර, සංවිධානයක සාමාජිකයන් අතර අවබෝධයේ පදනම
සාදයි. TheoHaimann ට අනුව. "සන්නිවේදන. සරලව පැවසුවහොත්, එයින් අදහස්
වන්නේ එක් පුද්ගලයෙකුගෙන් තවත් පුද්ගලයෙකුට තොරතුරු ලබා දීමේ
ක්රියාවලියයි.

32

RESTRICTED
 RESTRICTED

15. අදහස් ලබා දීම සහ තමාව අන් අයට අවබෝධ කර දීමේ ක්‍රියාවලියයි. මේ අනුව,
එහි සරලම අර්ථයෙන්, සන්නිවේදනය යනු එක් පුද්ගලයෙකුගෙන් තවත්
පුද්ගලයෙකුට තොරතුරු ලබා දීමයි.

16. සන්නිවේදනය යනු සංවිධානයක් සහ එහි අරමුණු කෙරෙහි ආකල්පවලට

බලපෑම් කරන අදහස්, සැලසුම්, විධාන, වාර්තා සහ යෝජනා සම්ප්‍රේෂණය කිරීමේ
ද්වි මාර්ග නාලිකාවකි. ‘සාර්ථකත්වය සහ සංවිධානය සන්නිවේදනයේ ප්‍රමාණවත්
බව මත රඳා පවතී’ යැයි කියනු ලැබේ.

17. සන්නිවේදනයේ වැදගත්කම මෙසේ අවධාරණය කළ හැකිය, එහි සරලම

අර්ථයෙන්, සන්නිවේදනය යනු එක් පුද්ගලයෙකුගෙන් තවත් පුද්ගලයෙකුට
තොරතුරු ලබා දීමයි.

18. Importance of Internal Communication.

a. Communication and Management Control. An organization consists of

people and net work of decisions affecting them. Managing an organisation is getting
things done through others, a task which requires a manager to communicate with
other people. Communication serves the management in the sense that it makes
everyone aware of what the organisation wants to achieve. Knowledge of attitudes
and feelings of subordinates towards the job, firm, supervisor, and environment is of
immense, importance to a manager in exercising ‘control’ over the operations of the
organisation. This establishes the importance of upward and downward channels of
communication.

b. Communication and coordination. Since office function is a service

function, to facilitate the performance of other functions, it cannot be envisaged in
isolation of them. The problem of organisation and Coordination is vital to the
success of scientific office management and communication helps in attaining this
success by making communication effective.

c. Communication and Integration. Communication is vital to the function of

integration. Effective communication results in better presentation of information and
creates awareness among the workforce of their working conditions. It is thus
responsible for mutual under standing and promotes good relations.

d. Communication and Motivation. The office workers are to be motivated to

work. The process of stimulating willingness to work among the workers is largely a
process of communication.

e. Communication and Training. “In modern times, every organisation

realises the importance of training. An increase in skill usually results in an increment
in both quality and quantity of output. To understand increasingly technical nature of
modern jobs, it is absolutely essential to undergo systematic training. Training is
facilitated through a proper and efficient system of communication”.

33

RESTRICTED
 RESTRICTED

ඒ. සන්නිවේදනය සහ කළමනාකරණ පාලනය. සංවිධානයක් සමන්විත වන්නේ

පුද්ගලයන්ගෙන් සහ ඔවුන්ට බලපාන තීරණ වල ජාලයෙනි. සංවිධානයක්
කළමනාකරණය කිරීම යනු වෙනත් අය හරහා දේවල් සිදු කිරීමයි,
කළමනාකරුවෙකුට වෙනත් පුද්ගලයින් සමඟ සන්නිවේදනය කිරීමට අවශ්‍ය
කාර්යයකි. සන්නිවේදනය කළමනාකාරිත්වයට සේවය කරන්නේ සංවිධානයට
සාක්ෂාත් කර ගැනීමට අවශ්‍ය දේ පිළිබඳව සෑම දෙනාම දැනුවත් කරන අර්ථයෙනි.
සංවිධානයේ ක්‍රියාකාරකම් කෙරෙහි 'පාලනය' ක්‍රියාත්මක කිරීමේදී
කළමනාකරුවෙකුට රැකියාව, සමාගම, අධීක්ෂක සහ පරිසරය කෙරෙහි යටත්
නිලධාරීන්ගේ ආකල්ප සහ හැඟීම් පිළිබඳ දැනුම අතිමහත්, වැදගත් වේ.
සන්නිවේදනයේ ඉහළට සහ පහළට යන නාලිකාවල වැදගත්කම මෙය තහවුරු
කරයි.

බී. සන්නිවේදනය සහ සම්බන්ධීකරණය. කාර්යාල කාර්යය සේවා කාර්යයක් වන

බැවින්, අනෙකුත් කාර්යයන් ඉටු කිරීමට පහසුකම් සැලසීම සඳහා, ඒවා හුදකලා
කිරීම අපේක්ෂා කළ නොහැක. සංවිධානයේ සහ සම්බන්ධීකරණයේ ගැටලුව විද්‍
යාත්මක කාර්යාල කළමනාකරණයේ සාර්ථකත්වයට අත්‍යවශ්‍ය වන අතර
සන්නිවේදනය ඵලදායී බවට පත් කිරීමෙන් මෙම සාර්ථකත්වය ළඟා කර ගැනීමට
සන්නිවේදනය උපකාරී වේ.

c. සන්නිවේදනය සහ ඒකාබද්ධ කිරීම. ඒකාබද්ධ කිරීමේ කාර්යය සඳහා

සන්නිවේදනය ඉතා වැදගත් වේ. ඵලදායි සන්නිවේදනයේ ප්‍රතිඵලයක් ලෙස වඩා
හොඳ තොරතුරු ඉදිරිපත් කිරීම සහ ඔවුන්ගේ සේවා තත්ත්වයන් පිළිබඳව ශ්‍රම
බලකාය අතර දැනුවත්භාවය ඇති කරයි. එමගින් අන්‍යෝන්‍ය ස්ථාවරත්වයට වගකිව
යුතු අතර යහපත් සබඳතා ප්‍රවර්ධනය කරයි.

ඈ සන්නිවේදනය සහ අභිප්රේරණය. කාර්යාල සේවකයින් වැඩ කිරීමට පෙළඹවිය

යුතුය. කම්කරුවන් අතර වැඩ කිරීමට ඇති කැමැත්ත උත්තේජනය කිරීමේ
ක්රියාවලිය බොහෝ දුරට සන්නිවේදන ක්රියාවලියකි.

ඊ. සන්නිවේදනය සහ පුහුණුව. “නූතන කාලයේ සෑම ආයතනයක්ම පුහුණුවේ

වැදගත්කම අවබෝධ කරගෙන සිටිනවා. නිපුණතාවයේ වැඩි වීමක් සාමාන්‍යයෙන් ප්‍
රතිදානයේ ගුණාත්මකභාවය සහ ප්‍රමාණය යන දෙකෙහිම වැඩි වීමක් ඇති කරයි.
නවීන රැකියා වල වැඩි වැඩියෙන් තාක්ෂණික ස්වභාවය අවබෝධ කර ගැනීම සඳහා
ක්‍රමානුකූල පුහුණුවක් ලබා ගැනීම අත්‍යවශ්‍ය වේ. නිසි හා කාර්යක්ෂම සන්නිවේදන
පද්ධතියක් හරහා පුහුණුව සඳහා පහසුකම් සැලසේ.

34

RESTRICTED
 RESTRICTED

CHAPTER – 13

STATIONERY STOCK DEMANDING, COLLECTION AND MAINTENANCE

PROCEDURE

1. Bases/Stations are issued stationery items as indicated below by S&MD SLAF Base
KAT twice a year according to the allocation approved by the AFHQ.

a. Annual issue (As per the annual allocation).

b. Quarterly issue (As per the quarterly allocation).

2. Annual Issue (Annual Allocation). Bases/Stations/Squadrons/Wings are issued

annual stationary allocation as recommended/approved by the DA/DL respectively.

3. Further to the above, the authority will grant by the AFHQ for other sections of the
particular Bases/ Stations to collect annual allocation considering the work load bone by the
said section when on intimation.

4. The equipment section of the Bases/Stations is to raise F.352 voucher (after being
endorsement by the OCL) and to forward to S&MD SLAF Base KAT for collection the
annual allocation.

5. After being received the stocks by the Bases/Stations, equipment section should
intimate the same to the other sections to forward their requirement to OCL by forwarding
F.352 voucher and obtain the stationery as required.

6. Quarterly Issue (Quarterly Allocation). Bases/Stations are issued stationery as

the quarterly issue/allocation subject to the allocation determined by the AFHQ. The issuing
procedure is same as annual issue.
1. AFHQ විසින් අනුමත කරන ලද ප්‍රතිපාදන අනුව වසරකට දෙවරක් S&MD SLAF Base
KAT මගින් පහත දක්වා ඇති පරිදි කඳවුරු/ස්ථාන සඳහා ලිපි ද්‍රව්‍ය නිකුත් කරනු ලැබේ.

ඒ. වාර්ෂික නිකුතුව (වාර්ෂික ප්‍රතිපාදන අනුව).

බී. ත්‍රෛමාසික නිකුතුව (ත්‍රෛමාසික ප්‍රතිපාදන අනුව).

2. වාර්ෂික නිකුතුව (වාර්ෂික වෙන් කිරීම). ඩීඒ/ඩීඑල් විසින් පිළිවෙළින් නිර්දේශිත/අනුමත

කරන ලද පරිදි කඳවුරු/ස්ථාන/ බලඝණ/පියාපත් වාර්ෂික ස්ථාවර ප්‍රතිපාදන නිකුත් කරනු
ලැබේ.

3. ඉහත සඳහන් කරුණු වලට අමතරව, දැනුම් දීමේදී එකී කොටසේ වැඩ බර අස්ථිය
සැලකිල්ලට ගනිමින් වාර්ෂික ප්‍රතිපාදන එකතු කිරීමට අදාළ කඳවුරු/ස්ථානවල අනෙකුත්
අංශ සඳහා අධිකාරිය විසින් AFHQ විසින් ලබා දෙනු ඇත.

35

RESTRICTED
 RESTRICTED

4. කඳවුරු/ස්ථානවල උපකරණ අංශය F.352 වවුචරය (OCL විසින් අනුමත කිරීමෙන් පසු)
ඉහළ නැංවීම සහ වාර්ෂික ප්‍රතිපාදන එකතු කිරීම සඳහා S&MD SLAF Base KAT වෙත
යොමු කිරීමයි.

5. කඳවුරු/ස්ථාන වෙත තොග ලැබීමෙන් පසු, F.352 වවුචරය යොමු කර අවශ්‍ය පරිදි ලිපි ද්‍රව්‍ය
ලබා ගැනීම මගින් OCL වෙත ඔවුන්ගේ අවශ්‍යතාවය ඉදිරිපත් කිරීමට උපකරණ අංශය
අනෙකුත් අංශ වෙත දැනුම් දිය යුතුය.

6. කාර්තුමය නිකුතුව (කාර්තුමය වෙන් කිරීම). AFHQ විසින් තීරණය කරනු ලබන ප්‍
රතිපාදනවලට යටත්ව ත්‍රෛමාසික නිකුතුව/ප්‍රතිපාදන ලෙස පදනම්/ස්ථාන ලිපි ද්‍රව්‍ය නිකුත්
කරනු ලැබේ. නිකුත් කිරීමේ ක්‍රියා පටිපාටිය වාර්ෂික නිකුතුවට සමාන වේ.

STATIONERY STOCK KEEPING

7. Once the requested annual/quarterly stationery stocks received, the SNCO I/C of the
particular section is to take over and should maintain relevant entries in to the stationery
stock book.

8. Relevant entries are to be made in the stock book after being issued stationery for day
today official works and should balance the stock book accordingly.

9. It is responsibility of the SNCO I/C section to keep stationery away from the insects’
damagers and always stationery are kept under lock and key to avoid unnecessary
usage/frauds. Always keep the key available with the SNCO I/C section.
ඉල්ලා සිටින වාර්ෂික/කාර්තු ලිපි ද්‍රව්‍ය තොග ලැබුණු පසු, අදාළ කොටසේ SNCO I/C භාර
ගැනීමට නියමිත අතර ලිපි ද්‍රව්‍ය තොග පොතේ අදාළ සටහන් තබා ගත යුතුය.

8. අද දින රාජකාරි කටයුතු සඳහා ලිපි ද්‍රව්‍ය නිකුත් කිරීමෙන් පසු අදාළ සටහන් තොග පොතේ
සිදු කළ යුතු අතර ඒ අනුව කොටස් පොත තුලනය කළ යුතුය.

9. ලිපි ද්‍රව්‍ය කෘමීන්ට හානි කරන්නන්ගෙන් ඈත් කර තබා ගැනීම SNCO I/C අංශයේ වගකීම
වන අතර අනවශ්‍ය භාවිතය/වංචා වළක්වා ගැනීම සඳහා ලිපි ද්‍රව්‍ය සෑම විටම අගුලු දමා යතුර
තබා ඇත. සෑම විටම යතුර SNCO I/C කොටස සමඟ තබා ගන්න.

CHAPTER – 14

PRINTED FORMS AND RUBBER SEALS

1. There are numerous Printed forms are used in the SLAF for day to day official works.
Bases/Stations equipment section is to maintain adequate printed from stock at all times.

2. When less stock is observed, it is a responsibility of the OCL to get required printed
forms from S&MD SLAF base KAT by forwarding F.352 voucher. Individual stations of the
Bases/Stations can obtain printed forms from the equipment section by forwarding a
memorandum.
36

RESTRICTED
 RESTRICTED

3. Rubber seals are very important to be used for official correspondences which are
dispatched to out side personnel or organizations. Apart from that rubber seals are used for
most of the accounting documents in the SLAF.

4. Commission Officers are authorized to make/keep robber seals to read/exhibit their

appointment on the station which appointment is held. Apart from that most of the sections
are used rubber seals enabling their work get easier and effectiveness.

5. However it is important that all rubber seals are kept very safe under look and key to
avoid fraudulent usage.

6. When requirement exist to manufacture rubber seats, OCL to call quotations from the
suppliers and order to be given to selected supplier to manufacture/provide. However Base
Cmdr’s/CO’s written request is required to be given to the supplier to manufacture/obtain
the same.
1. ශ්‍රී ලංකා ගුවන් හමුදාවේ එදිනෙදා රාජකාරි කටයුතු සඳහා මුද්‍රිත ආකෘති රාශියක් භාවිත
කෙරේ. කඳවුරු/ස්ථාන උපකරණ අංශය සෑම විටම තොගයෙන් ප්‍රමාණවත් මුද්‍රණයක්
පවත්වා ගැනීමයි.

2. අඩු තොගයක් නිරීක්ෂණය වූ විට, F.352 වවුචරය යොමු කිරීමෙන් S&MD SLAF Base
KAT වෙතින් අවශ්‍ය මුද්‍රිත ආකෘති පත්‍ර ලබා ගැනීම OCL හි වගකීමකි. කඳවුරු/ස්ථානවල තනි
ස්ථාන වෙත සංදේශයක් ඉදිරිපත් කිරීමෙන් උපකරණ අංශයෙන් මුද්‍රිත ආකෘති පත්‍ර ලබා ගත
හැක.

3. බාහිර පුද්ගලයන්ට හෝ සංවිධානවලට යවනු ලබන නිල ලිපි හුවමාරුව සඳහා රබර් මුද්‍රා
භාවිතා කිරීම ඉතා වැදගත් වේ. ඊට අමතරව ගුවන් හමුදාවේ බොහෝ ගිණුම් ලේඛන සඳහා
රබර් මුද්‍රා භාවිතා වේ.

4. කොමිෂන් සභා නිලධාරීන්ට පත්වීම් පවත්වන ස්ථානයේ ඔවුන්ගේ පත්වීම කියවීමට/ප්‍

රදර්ශනය කිරීමට මංකොල්ලකාර මුද්‍රා තැබීමට/තබා ගැනීමට බලය ඇත. ඊට අමතරව,
බොහෝ කොටස් රබර් මුද්‍රා භාවිතා කර ඇති අතර ඒවායේ කාර්යය පහසු සහ ඵලදායී වීමට
හැකි වේ.

5. කෙසේ වෙතත්, වංචනික භාවිතය වැළැක්වීම සඳහා සියලුම රබර් මුද්‍රා ඉතා ආරක්ෂිතව
තබා ගැනීම වැදගත් වේ.

6. රබර් ආසන නිෂ්පාදනය සඳහා අවශ්‍යතාවය පවතින විට, OCL විසින්

සැපයුම්කරුවන්ගෙන් මිල ගණන් කැඳවීමට සහ නිෂ්පාදනය කිරීමට/සැපයීමට තෝරාගත්
සැපයුම්කරු වෙත ලබා දීමට ඇණවුම් කරන්න. කෙසේ වෙතත් Base Cmdr's/CO හි ලිඛිත
ඉල්ලීම නිෂ්පාදනය කිරීමට/ලබා ගැනීමට සැපයුම්කරු වෙත ලබා දීම අවශ්‍ය වේ.

37

RESTRICTED
 RESTRICTED

CHAPTER – 15

OFFICE DISCIPLINE, OFFICE HOURS AND LEAVE

1. “Discipline refers to a condition in the organization when employees conduct

themselves in accordance with the organization’s rules and standards of acceptable
behaviour.” – Robbins.

2. Discipline can be defined as conditioning of conduct by the application of rewards or

punishments. This entails positive motivational activities such as promotions as well as
negative motivational activities such as penalties.

3. Discipline is essential to ensure smooth function of SLAF Bases and units and it
involves as follows.

a. A condition where Service personnel (employees) conduct themselves in

accordance with rules and standards of acceptable behaviour.

b. To make Service personnel obey rules of behaviour.

c. To punish Service personnel when they do not obey rules of behaviour.

Managerial action encouraging Service personnel to comply with standards of the
organization.

d. A form of training enforcing organizational rules.

4. Therefore it is essential to manage service personnel’s discipline properly in SLAF

bases and units to making any organized activities efficient and effectively for maintaining
healthy organizational atmosphere and the achievement of organizational objectives. These
are the facts for effective disciplinary management system,

a. Encourage Service personnel to respect and obey rules of behaviour.

b. Install self-control among Service personnel.

c. Protect organization from harmful acts.

d. Ensure peaceful and harmonious work environment.

e. Protect lives of Service personnel from harmful acts of other Service

personnel.

f. Promote fairness and justice.

f. Maintain proper industrial relations.

38

RESTRICTED
 RESTRICTED

1. "විනය යනු ආයතනයේ නීතිරීති සහ පිළිගත හැකි හැසිරීම් ප්‍රමිතීන්ට අනුකූලව

සේවකයින් හැසිරෙන විට ආයතනය තුළ පවතින කොන්දේසියකි." - රොබින්ස්.

2. විනය යනු ත්‍යාග හෝ දඬුවම් යෙදීමෙන් හැසිරීමේ කොන්දේසියක් ලෙස අර්ථ

දැක්විය හැක. මෙය උසස්වීම් වැනි ධනාත්මක අභිප්‍රේරණ ක්‍රියාකාරකම් මෙන්ම
දඬුවම් වැනි සෘණාත්මක අභිප්‍රේරණ ක්‍රියාකාරකම් ඇතුළත් වේ.

3. ගුවන් හමුදා කඳවුරු සහ ඒකකවල සුමට ක්‍රියාකාරිත්වය සහතික කිරීම සඳහා

විනය අත්‍යවශ්‍ය වන අතර එයට පහත පරිදි ඇතුළත් වේ.

ඒ. සේවා පුද්ගලයින් (සේවකයින්) පිළිගත හැකි හැසිරීම් වල නීති රීති සහ ප්‍රමිතීන්ට

අනුකූලව හැසිරෙන කොන්දේසියකි.

බී. සේවා පුද්ගලයින් හැසිරීමේ නීතිවලට අවනත වීමට සැලැස්වීම.

c. සේවා පුද්ගලයින් හැසිරීමේ නීතිවලට අවනත නොවන විට ඔවුන්ට දඬුවම් කිරීම.
සංවිධානයේ ප්‍රමිතීන්ට අනුකූල වීමට සේවා පුද්ගලයින් දිරිමත් කරන
කළමනාකරණ ක්‍රියාමාර්ග.

ඈ ආයතනික නීති බලාත්මක කරන පුහුණු ආකාරයකි.

4. එබැවින් සෞඛ්‍ය සම්පන්න ආයතනික වාතාවරණයක් පවත්වා ගැනීම සහ

ආයතනික අරමුණු සාක්ෂාත් කර ගැනීම සඳහා ඕනෑම සංවිධානාත්මක ක්‍
රියාකාරකම් කාර්යක්ෂම හා ඵලදායී බවට පත් කිරීම සඳහා ශ්‍රී ලංකා ගුවන් හමුදා
කඳවුරු සහ ඒකකවල සේවා නිලධාරීන්ගේ විනය නිසි ලෙස කළමනාකරණය කිරීම
අත්‍යවශ්‍ය වේ. ඵලදායි විනය කළමනාකරණ පද්ධතිය සඳහා වන කරුණු මේවාය,

MISCONDUCT.

5. Misconduct could be defined as a conduct that is contrary/in breach of expressed or

implied terms and condition of employment that has material bearing on the smooth work
floor of the establishment.
විෂමාචාරය යනු ආයතනයේ සුමට වැඩ බිමට ද්‍රව්‍යමය බලපෑමක් ඇති කරන ප්‍රකාශිත හෝ
ව්‍යංගිත නියමයන් සහ සේවා කොන්දේසිවලට පටහැනි/උල්ලංගනය වන හැසිරීමක් ලෙස
අර්ථ දැක්විය හැක.

a. Expressed terms.

(1) Terms in the appointment letter.

(2) Rules, regulation and procedures.

(3) Standing orders.

(4) Terms in collective agreements.

b. Implied terms.
39

RESTRICTED
 RESTRICTED

(1) Good performance at work.

(2) Faithfulness and honesty.

(3) Obedience

(4) Attendance to work and punctuality.

(5) Respecting the superiors.

(6) Refraining from liquor and drugs.

(7) Cleanliness

(8) After hours of work.

(9) Transferability

6. Type of Misconduct

a. Absence from work.

b. Late attendance.

c. Negligence

d. Drunkenness

e. Threatening
f. Assault and threat.

g. Disobedience/insubordination.

h. Dishonesty

j. False allegations against superiors.

DISCIPLINARY PROCEDURE.

7. Basically there are 6 steps involved in the Disciplinary procedure.

a. Preliminary investigation.

b. Charge sheet/show cause notice.

40

RESTRICTED
 RESTRICTED

c. Letter of explanation.

d. Domestic inquiry.

e. Findings

f. Management decision.

(1) Oral warnings.

(2) Written warnings.

(3) Suspension

(4) Withholding of increments.

(5) Demotion

(6) Termination

OFFICE HOURS

8. Hours of work will be as laid down in the “Shop and Office Employee Act”. In case
of executive status, your hours of work will not be confined to the normal hours.

a. Current basic hours of work, Monday to Friday – 9.00 am till 6.00 pm.
Saturday – 10.00 am till 2.30 pm.

b. SLAF basic hours of work Monday to Friday 8.30 am till 4.15pm.

9. However the staffs are required to remain at office in excess of the normal working
hours or report to work on Bank and public holidays and Sundays when asked to do so. All
staffs are expected to report to work on Sundays, Bank and Public Holidays if and when
requested by the immediate supervisors.

10. The staffs who are assigned time cards must maintain accurate in/out time records or
attendance registry daily. In the event you report to work after 08.40 am or leave office
before 04.15 pm due to any official purpose you are required to get your timecard or
attendance book countersigned by the department head in confirming the fact.

11. Reporting to office after 8.40 am will be considered as late arrival. If this occurs more
than three times a month a record will be entered in the individual’s personal file that will be
referred to at the time of review, promotion and year end salary increment.

12. If you are late for work for any reason other than official purpose, you must notify
your departmental head no sooner you know with reason for your late arriving and
41

RESTRICTED
 RESTRICTED

anticipated time of arrival. Failure to do so may result in disciplinary action being taken
against you.

13. If you are absent from work for any reason, you must notify your departmental head
of the reason for and the anticipated length of your absence by no later than 8.30 am on the
day of absence or first day of absence. Failure to do so may result in disciplinary action being
taken against you under disciplinary procedure.
8. "සාප්පු සහ කාර්යාල සේවක පනතේ" දක්වා ඇති පරිදි වැඩ කරන පැය ගණන වේ.
විධායක තත්ත්වය සම්බන්ධයෙන්, ඔබේ වැඩ කරන පැය ගණන සාමාන්‍ය පැය ගණනට
සීමා නොවේ.

ඒ. වත්මන් මූලික වැඩ පැය, සඳුදා සිට සිකුරාදා දක්වා - 9.00 සිට සවස 6.00 දක්වා.
සෙනසුරාදා - පෙ.ව. 10.00 සිට පස්වරු 2.30 දක්වා.

බී. ශ්‍රී ලංකා ගුවන් හමුදාවේ මූලික වැඩ වේලාවන් සඳුදා සිට සිකුරාදා දක්වා උදේ 8.30 සිට
සවස 4.15 දක්වා.

9. කෙසේ වෙතත් කාර්ය මණ්ඩලය සාමාන්‍ය වැඩ කරන පැය ගණනට වඩා කාර්යාලයේ රැඳී
සිටීම හෝ බැංකු සහ රජයේ නිවාඩු දින සහ ඉරිදා දිනවල සේවයට වාර්තා කිරීම අවශ්‍ය වේ.
ක්ෂණික අධීක්ෂකවරුන් විසින් ඉල්ලා සිටින විට සහ ඉරිදා දිනවල, බැංකු සහ රජයේ නිවාඩු
දිනවල සේවයට වාර්තා කිරීමට සියලුම කාර්ය මණ්ඩලය අපේක්ෂා කෙරේ.

10. කාල කාඩ්පත් පවරන ලද කාර්ය මණ්ඩලය දිනපතා නිවැරදි / පිටතට කාල වාර්තා හෝ
පැමිණීමේ ලේඛනය පවත්වා ගත යුතුය. කිසියම් නිල කටයුත්තක් හේතුවෙන් ඔබ පෙ.ව.
08.40 න් පසු සේවයට වාර්තා කළහොත් හෝ සවස 04.15 ට පෙර කාර්යාලයෙන් පිටව
ගියහොත් එම කරුණ තහවුරු කිරීම සඳහා දෙපාර්තමේන්තු ප්‍රධානියා විසින් ඔබේ
කාලසටහන හෝ පැමිණීමේ පොත ප්‍රති-අත්සන් කර ගැනීම අවශ්‍ය වේ.

11. පෙ.ව. 8.40 න් පසු කාර්යාලයට වාර්තා කිරීම ප්‍රමාද වී පැමිණීම ලෙස සලකනු ලැබේ.
මෙය මසකට තුන්වරකට වඩා සිදු වුවහොත් සමාලෝචනය, උසස්වීම් සහ වසර අවසාන
වැටුප් වර්ධක යන අවස්ථාවේදී සඳහන් කරනු ලබන වාර්තාවක් පුද්ගලයාගේ පුද්ගලික
ලිපිගොනුවේ ඇතුළත් කරනු ලැබේ.

12. නිල කටයුත්තක් සඳහා හැර වෙනත් කිසියම් හේතුවක් නිසා ඔබ රැකියාවට ප්‍රමාද
වන්නේ නම්, ඔබ ප්‍රමාද වී පැමිණීමට සහ පැමිණීමට අපේක්ෂිත වේලාවට හේතුව ඔබ
දැනගත් වහාම ඔබේ දෙපාර්තමේන්තු ප්‍රධානියාට දැනුම් දිය යුතුය. එසේ කිරීමට
අපොහොසත් වුවහොත් ඔබට එරෙහිව විනය ක්‍රියාමාර්ග ගැනීමට සිදුවනු ඇත.

13. ඔබ කිසියම් හේතුවක් නිසා රැකියාවට නොපැමිණෙන්නේ නම්, ඔබ නොපැමිණෙන

දිනයේ හෝ නොපැමිණෙන පළමු දිනයේ පෙරවරු 8.30 ට නොඅඩු වීමට හේතුව සහ ඔබ
නොපැමිණීමට අපේක්ෂිත කාලය පිළිබඳව ඔබේ දෙපාර්තමේන්තු ප්‍රධානියාට දැනුම් දිය
යුතුය. එසේ කිරීමට අපොහොසත් වුවහොත් විනය පටිපාටිය යටතේ ඔබට එරෙහිව විනය
ක්‍රියාමාර්ග ගැනීමට සිදුවනු ඇත.

ATTENDANCE

42

RESTRICTED
 RESTRICTED

14. Attending to work is a fundamental obligation on the part of the employee as per the
contract of employment.

LEAVE

15. “Authorized absence” from work, which is approved by the supervisor (Employer).
This is either in line with the entitlement which an employee has by law/contract/collective
agreement or which has been permitted at the discretion of the employer.

16. Leave should be regarded as a privilege and not as a right. Leave should be obtained
through a way that is mutually agreeable to both parties. (Employer and Employee).
15. අධීක්ෂක (සේවා යෝජකයා) විසින් අනුමත කරන ලද රැකියාවෙන් "බලය ලත්
නොපැමිණීම". මෙය එක්කෝ සේවකයෙකුට නීතිය/කොන්ත්‍රාත්තුව/සාමූහික ගිවිසුම මගින්
ඇති හෝ සේවා යෝජකයාගේ අභිමතය පරිදි අවසර දී ඇති අයිතියට අනුකූල වේ.

16. නිවාඩුව සැලකිය යුත්තේ වරප්‍රසාදයක් ලෙස මිස අයිතිවාසිකමක් ලෙස නොවේ.
දෙපාර්ශවයටම එකඟ වන ආකාරයට නිවාඩු ලබා ගත යුතුය. (සේවායෝජකයා සහ
සේවකයා).
17. Type of Leave.

a. Casual leave.

b. Accumulated leave.

c. Privilege leave.

d. Embarkation leave.

e. Dis-embarkation Leave.

f. Sick Leave.

g. Maternity Leave.

h. Pass Leave.

j. Terminal Leave.

k. Re-engagement Leave.

l. Lieu Leave.

m. Study Leave.

UNAUTHORIZED ABSENCE
43

RESTRICTED
 RESTRICTED

18. Unauthorized absence’ means absence for work without the permission of the
supervisor (employer).

19. Effect of Absenteeism.

a. Breaking Down of Smooth Work Floor.

b. Problem of Allocating Replacement.

c. Service Related Issues.

d. Difficulties in meeting targets.

e. Quality Issues.

f. Poor Organizational Image.

20. Measures to Control Absenteeism.

a. Counselling

b. Strict Monitoring of Attendance.

c. Awareness/Training Sessions.

d. Attendance Incentive Schemes.

e. Standard Leave Procedures.

f. Flexi Time.

g. Organizational Transport/Hostel Facilities.

44

RESTRICTED
 CHAPTER – 16

OFFICE CORRESPONDENCE, MAIL SERVICE AND SECURITY OF

DOCUMENTS

“Every office receives mail each day, and the method of dealing with it may have a great
effect on the general efficiency of the office, the mail office should be organized and manned
to ensure – promptness, speed and accuracy.”

1. Correspondence and the handling of Mail are the two basic office routines of any
organisation, which are closely related to other office service –typing and duplication, filing
and indexing, forms management and communication. Etc. Separate chapters have been
devoted to these related activities. In the present Chapter, shall discuss the organisation of
office correspondence and mailing service.
ලිපි හුවමාරුව සහ තැපෑල හැසිරවීම යනු ඕනෑම ආයතනයක මූලික කාර්යාල චර්යාවන්
දෙක වන අතර, ඒවා වෙනත් කාර්යාල සේවා සමඟ සමීපව සම්බන්ධ වේ - ටයිප් කිරීම සහ
අනුපිටපත් කිරීම, ගොනු කිරීම සහ සුචිගත කිරීම, පෝරම කළමනාකරණය සහ
සන්නිවේදනය. යනාදී වශයෙන් මෙම සම්බන්ධ කටයුතු සඳහා වෙනම පරිච්ඡේද වෙන් කර
ඇත. මෙම පරිච්ඡේදයේ, කාර්යාල ලිපි හුවමාරුව සහ තැපැල් සේවාව සංවිධානය කිරීම
පිළිබඳව සාකච්ඡා කරනු ඇත.

OFFICE CORRESPONDENCE

2. “Correspondence means communication in writing as between individuals and

institutions on matters of common interest”. It may also be defined as “written
communication on subjects of mutual interest either within the organization on with an
outsider”.

3. Every organization has to keep in constant touch with its investors, suppliers,
customers, branches and departments in different parts of the city country or even the world.
Moreover, much of the communication that takes place in any organization is in writing. It
may consist of a letter, a circular, a notice or a memorandum. It may be noted here that all
this written communication forms the basis of office correspondence.
2. "ලිපිලේඛන යන්නෙන් අදහස් වන්නේ පුද්ගලයන් සහ ආයතන අතර පොදු උනන්දුවක්
දක්වන කාරණා සම්බන්ධයෙන් ලිඛිතව සන්නිවේදනය කිරීමයි". එය "අන්‍යෝන්‍ය
උනන්දුවක් දක්වන විෂයයන් පිළිබඳ ලිඛිත සන්නිවේදනයක් හෝ සංවිධානය තුළ
පිටස්තරයෙකු සමඟ" ලෙසද අර්ථ දැක්විය හැක.

3. සෑම සංවිධානයක්ම තම ආයෝජකයින්, සැපයුම්කරුවන්, ගනුදෙනුකරුවන්, ශාඛා සහ

නගර රටේ විවිධ ප්‍රදේශවල හෝ ලෝකයේ දෙපාර්තමේන්තු සමඟ නිරන්තර සම්බන්ධතා
පැවැත්විය යුතුය. එපමණක් නොව, ඕනෑම සංවිධානයක සිදු වන බොහෝ සන්නිවේදනයන්
ලිඛිතව සිදු වේ. එය ලිපියක්, චක්‍රලේඛයක්, දැන්වීමක් හෝ සංදේශයකින් සමන්විත විය
හැකිය. මෙම සියලු ලිඛිත සන්නිවේදනය කාර්යාල ලිපි හුවමාරුවේ පදනම වන බව මෙහි
සටහන් කළ හැකිය
 RESTRICTED

KEYS TO SAFES, SECURITY OF DOCUMENTS, CHESTS, AND CABINETS

4. Instructions for the safeguarding of keys and for the disposal of duplicate keys of
safes, chests, and cabinets containing secret and confidential matter, and of cash or items of
value are contained in Q.Rs.

5. Subject to the rules governing their withdrawal from deposit, duplicate keys, for
which a receipt must be obtained, are to be disposed as follows:-

a. Keys of receptacles containing public and non-public funds are to be deposited

in sealed envelopes with the respective account holder.

b. Keys of receptacles containing security graded matter are to be held by the

CO.

6. To ensure that keys except those referred to in para 33 (a) are available during the
absence of the key holder or during non-working hours, they may be handed to a deputy or to
a duty officer provided a receipt is obtained for them.

7. Cash and items of monetary value, such as warrants or stamps, are not to be kept in
the same receptacle as security graded matter.
4. යතුරු ආරක්ෂා කිරීම සඳහා උපදෙස් සහ රහස් සහ රහස්‍ය කරුණු අඩංගු සේප්පු, පෙට්ටි
සහ කැබිනට්වල අනුපිටපත් යතුරු සහ මුදල් හෝ වටිනා භාණ්ඩ බැහැර කිරීම සඳහා
උපදෙස් Q.Rs.

5. තැන්පතු වලින් ඔවුන් ඉවත් කර ගැනීම පාලනය කරන රීති වලට යටත්ව, කුවිතාන්සියක්
ලබා ගත යුතු අනුපිටපත් යතුරු පහත පරිදි බැහැර කළ යුතුය:-

ඒ. පොදු සහ රාජ්‍ය නොවන අරමුදල් අඩංගු භාජනවල යතුරු අදාළ ගිණුම් හිමියා සමඟ මුද්‍රා
තැබූ ලියුම් කවරවල තැන්පත් කළ යුතුය.

බී. ආරක්ෂක ශ්‍රේණිගත ද්‍රව්‍ය අඩංගු භාජනවල යතුරු CO විසින් තබා ගත යුතුය.

6. 33 (අ) ඡේදයේ දක්වා ඇති යතුරු හැර යතුරු දරන්නා නොමැති විට හෝ වැඩ නොකරන
වේලාවන්හිදී ඒවා ලබා ගත හැකි බව සහතික කිරීම සඳහා, ඒවා නියෝජ්‍ය නිලධාරියෙකුට
හෝ රාජකාරි නිලධාරියෙකුට භාර දිය හැකිය. ඔවුන්ට.

7. මුදල් සහ වරෙන්තු හෝ මුද්දර වැනි මුදල් වටිනාකමක් ඇති භාණ්ඩ, ආරක්‍ෂක ශ්‍රේණිගත ද්‍
රව්‍ය ලෙස එකම භාජනයක තබා නොගත යුතුය.

RAILWAY WARRANTS AND CONCESSION VOUCHERS

8. Demands for warrants are to be submitted. Books and forms in use are to be kept
under lock and key by the officer responsible for the issue of warrants. The accountant officer
is responsible for the issue of warrants and for the custody of books of forms not required for
current use.
1

RESTRICTED
 RESTRICTED

9. Whenever a book of forms is handed over from one holder to another it must be
checked and signed for. Books of forms are to be checked monthly by the officer in whose
custody they are, and at intervals of not more than three months by the CO or other officer
detailed on his behalf.

10. On these occasions it is important that the remaining forms in the book in use should
be checked. A record of these remaining forms is to be made on the cover of the book.

11. When warrants and concession vouchers are issued they must be stamped with the
headquarters stamp, but they must not be issued until required and blank or partially blank
forms are never to be signed or stamped. All counterfoils of warrants and concession
vouchers must be retained by the unit for three years.

වරෙන්තු සඳහා ඉල්ලීම් ඉදිරිපත් කිරීමට නියමිතය. භාවිතයේ ඇති පොත්පත් සහ ආකෘති පත්‍ර
වරෙන්තු නිකුත් කිරීමට වගකිව යුතු නිලධාරියා විසින් අගුලු දමා තබා ගත යුතුය.
ගණකාධිකාරී නිලධාරියා වරෙන්තු නිකුත් කිරීම සහ වර්තමාන භාවිතය සඳහා අවශ්‍ය
නොවන ආකෘති පත්‍ර පොත් භාර ගැනීම සඳහා වගකිව යුතුය.

9. පෝරම පොතක් එක් රඳවනෙකුගෙන් තවත් කෙනෙකුට භාර දෙන විට එය පරීක්ෂා කර
අත්සන් කළ යුතුය. ආකෘති පත්‍ර පොත් මාසිකව ඒවා භාරයේ සිටින නිලධාරියා විසින්
පරීක්ෂා කළ යුතු අතර, මාස තුනකට නොවැඩි කාල පරතරයකින් CO හෝ ඔහු වෙනුවෙන්
විස්තර කරන ලද වෙනත් නිලධාරියෙකු විසින් පරීක්ෂා කළ යුතුය.

10. මෙම අවස්ථා වලදී භාවිතයේ පවතින පොතේ ඉතිරිව ඇති ආකෘති පත්‍ර පරීක්ෂා කිරීම
වැදගත් වේ. මෙම ඉතිරි පෝරම පිළිබඳ වාර්තාවක් පොතේ කවරයේ තැබිය යුතුය.

11. වරෙන්තු සහ සහන වවුචර නිකුත් කරන විට ඒවා මූලස්ථාන මුද්දරය සමඟ මුද්‍රා තැබිය
යුතුය, නමුත් අවශ්‍ය වන තෙක් ඒවා නිකුත් නොකළ යුතු අතර හිස් හෝ අර්ධ වශයෙන් හිස්
ආකෘති පත්‍ර කිසි විටෙක අත්සන් කිරීම හෝ මුද්‍රා තැබීම නොකළ යුතුය. වරෙන්තු සහ සහන
වවුචරවල සියලුම ප්‍රතිපත්‍ර වසර තුනක් සඳහා ඒකකය විසින් තබා ගත යුතුය.

RESTRICTED
 RESTRICTED

CHAPTER – 17

PERSONNEL MANAGEMENT

1. The core of management functions lies in guiding, directing and controlling the
efforts of all those human beings employed in the organisation. Without the productive
efforts of human beings, material resources would be meaningless and idle. It is rightly said
that the success or failure of an organisation depends not on materials, machines and
equipment but on the will and ability of the personnel to put in their best efforts for an
efficient performance of their job.

2. According to J.C Denyer: “ Materials, machines, and even offices themselves can be
replaced, and any risks involved can be insured against, but a good loyal team of workers
cannot be replaced nearly so easily, “ In the words of Yoder. “The efficient utilization of
human resources and their conservation and the prevention of waste is the major
responsibility of manpower management.”

3. Manpower or personnel management is concerned with “the procurement,

development, compensation, integration and maintenance of the personnel of the organisation
towards the accomplishment of its major goals”

4. It refers to that aspect of the management process which is concerned with increasing
the effectiveness of human performance in an organisation, personnel eliminating any
corporate enterprise. It includes the employment of the right kind of staff, their training, and
their discipline and encouragements all from ultimate objective.

1. කළමනාකරණ කාර්යයන්හි හරය වන්නේ සංවිධානයේ සේවය කරන සියලුම

මිනිසුන්ගේ උත්සාහයන් මෙහෙයවීම, මෙහෙයවීම සහ පාලනය කිරීමයි. මිනිසුන්ගේ
ඵලදායී උත්සාහයන් නොමැතිව භෞතික සම්පත් අර්ථ විරහිත හා නිෂ්ඵල වනු ඇත.
ආයතනයක සාර්ථකත්වය හෝ අසාර්ථකත්වය රඳා පවතින්නේ ද්‍රව්‍ය, යන්ත්‍ර සහ උපකරණ
මත නොව, තම කාර්යය කාර්යක්ෂමව ඉටු කිරීම සඳහා උපරිම උත්සාහයක් දැරීමට
පුද්ගලයින්ගේ කැමැත්ත සහ හැකියාව මත බව නිවැරදිව කියනු ලැබේ.

2. J.C Denyer ට අනුව: "ද්‍රව්‍ය, යන්ත්‍ර සහ කාර්යාල පවා ප්‍රතිස්ථාපනය කළ හැකි අතර,
සම්බන්ධ ඕනෑම අවදානමකට එරෙහිව රක්ෂණය කළ හැකිය, නමුත් හොඳ විශ්වාසවන්ත
සේවක කණ්ඩායමක් එතරම් පහසුවෙන් ප්‍රතිස්ථාපනය කළ නොහැක, " යෝඩර්ගේ වචන
වලින්. "මානව සම්පත් කාර්යක්ෂමව භාවිතා කිරීම සහ ඒවා සංරක්ෂණය කිරීම සහ අපද්‍රව්‍ය
වැළැක්වීම මිනිස්බල කළමනාකරණයේ ප්‍රධාන වගකීමයි."

3. මෑන්පවර් හෝ පුද්ගල කළමනාකරණය "ප්‍රසම්පාදනය කිරීම, සංවර්ධනය කිරීම, වන්දි

ගෙවීම, සංවිධානයේ ප්‍රධාන අරමුණු සාක්ෂාත් කර ගැනීම සඳහා කාර්ය මණ්ඩලය ඒකාබද්ධ
කිරීම සහ නඩත්තු කිරීම" සම්බන්ධයෙන් සැලකිලිමත් වේ.

4. එය කිසියම් ආයතනික ව්‍යවසායයක් ඉවත් කරන පුද්ගලයින්, සංවිධානයක මානව කාර්ය

සාධනයේ සඵලතාවය වැඩි කිරීම සම්බන්ධයෙන් සැලකිලිමත් වන කළමනාකරණ ක්‍
3

RESTRICTED
 RESTRICTED

රියාවලියේ එම අංශයට යොමු වේ. එයට නිවැරදි ආකාරයේ කාර්ය මණ්ඩලයක් සේවයේ
නියුක්ත කිරීම, ඔවුන්ගේ පුහුණුව සහ ඔවුන්ගේ විනය සහ දිරිගැන්වීම් සියල්ල අවසාන
අරමුණින් ඇතුළත් වේ.
WELFARE OF STAFF

5. The staff has at times to work under heavy strain and under hard working conditions.
This will naturally affect the efficiency of the staff. In order to avoid this conditions under
which the staff works should be the best that circumstances permit. The best use should,
therefore, be made of the accommodation and the furniture available. Particular attention
should be paid to the lighting and ventilation aspects.

6. Furthermore, to afford the staff opportunities for exercise, recreation and relaxation,
regular hours of work should as far as possible, be fixed.

7. Human efficiency deteriorates rapidly under bad working conditions especially in

sedentary occupations in confined surroundings. The working conditions of clerical staff
must, therefore, be the best that can be arranged. Particular attention must be paid to lighting,
both natural and artificial, and to heating and ventilation. The correct type of office furniture
should be used and arranged to the best advantage

8. Regular hours of work should be kept, if possible, so that personnel may have the
opportunity for exercise and recreation.
5. කාර්ය මණ්ඩලයට ඇතැම් විට දැඩි වෙහෙසක් යටතේ සහ දුෂ්කර සේවා කොන්දේසි
යටතේ වැඩ කිරීමට සිදු වේ. මෙය කාර්ය මණ්ඩලයේ කාර්යක්ෂමතාවයට ස්වභාවිකවම
බලපානු ඇත. කාර්ය මණ්ඩලය වැඩ කරන මෙම තත්වයන් මඟහරවා ගැනීම සඳහා
තත්වයන් ඉඩ දෙන හොඳම දේ විය යුතුය. එබැවින් හොඳම භාවිතය නවාතැන් සහ ගෘහ
භාණ්ඩ භාවිතා කළ යුතුය. ආලෝකය සහ වාතාශ්රය යන අංශ කෙරෙහි විශේෂ අවධානය
යොමු කළ යුතුය.

6. තවද, කාර්ය මණ්ඩලයට ව්‍යායාම, විනෝදාස්වාදය සහ විවේකය සඳහා අවස්ථා ලබා දීම
සඳහා, හැකිතාක් දුරට විධිමත් වැඩ කරන වේලාවන් නියම කළ යුතුය.

7. අයහපත් සේවා තත්ත්වයන් යටතේ විශේෂයෙන්ම සීමා සහිත වටපිටාවේ වාඩි වී සිටින
රැකියා වලදී මානව කාර්යක්ෂමතාව වේගයෙන් පිරිහී යයි. එබැවින්, ලිපිකාර කාර්ය
මණ්ඩලයේ සේවා කොන්දේසි සකස් කළ හැකි හොඳම ඒවා විය යුතුය. ස්වාභාවික හා
කෘතිම ආලෝකකරණය සහ උණුසුම සහ වාතාශ්රය කෙරෙහි විශේෂ අවධානය යොමු කළ
යුතුය. නිවැරදි ආකාරයේ කාර්යාලීය ගෘහභාණ්ඩ භාවිතා කළ යුතු අතර වඩාත් වාසිදායක
ලෙස සකස් කළ යුතුය

8. පුද්ගලයන්ට ව්‍යායාම සහ විනෝදාස්වාදය සඳහා අවස්ථාව ලැබෙන පරිදි, හැකි නම්,

නිතිපතා වැඩ කරන වේලාවන් තබා ගත යුතුය.

RESTRICTED
 RESTRICTED

CHAPTER – 18

5S CONCEPT FOR OFFICE MANAGEMENT

RESTRICTED
 RESTRICTED

1. 5S is a workplace organization methodology that uses a list of five Japanese words.

This method is a well recognized methodology used by the Japanese for improving the work
environment. Further it was found to be key to quality and productivity as well as 5S practice
helps everyone in the organization to live a better life. That 5 words are stand as follows.

a. Seiri (Sorting)

b. Seiton (Straightening)

c. Seiso (Systematic Claening)

d. Seiketsu (Standardizing)

e. Shitsuke (Sustaining)

2. Those words are described as follows.

a. Seiri (Sorting) – Under the Seiri unnecessary tools, parts amd instructions are
to be eliminated and to be kept essential items only. Further we can do priorratize as
per the requirement. Also keeping the same in easily – accessible places.

b. Seiton (Straightening) – According to the everything should be placed in

standard place and everything should be in its place properly. The places for each
item should be clearly labeled or demarcated. Further Items should be arranged in a
manner that promotes efficient work flow, with equioment used most often being the
most easily accessible.

c. Seiso (Systematic Claening) – Seiso means that clean the workplace and all
equipment and keep it clean, tidy and organized. After the every working day work
area is to be well cleaned and be sure everything is restored to its place. Maintaining
cleanliness should be treated as part of the daily work.

d. Seiketsu (Standardizing) – In this Seiketsu, all workplaces for a particular

job should be identical and all staff doing the same job should be able to work in any
location with the same tools that are in the same location in every workplace. Further
every staff should know exactly what his or her job responsibilities are for adhering to
the first 3S’ s.

e. Shitsuke (Sustaining) - Finally under the Shitsuke standards are to be

maintained and reviewed. Further maintain focus on this new way and do not allow a
gradual decline back to the old ways and while thinking about the new way, also be
thinking about yet better ways.

3. Benefits of 5S method are as follows.

a. Improving of organizational efficiency

6

RESTRICTED
 RESTRICTED

b. Reducing waste in all forms.

c. Cutting down employee frustration when the system does not work.

d. Improving speed and quality of work performance.

e. Improving of safety.

f. Creating of visually attractiveness of the workplace environment.

4. Followings are the objectives of 5S method.

a. Productivity

b. Safety

c. Reducing the waste

d. Worker Commitment

5. Flow Chart for the 5S method can be tabulated as follows.

NO NO
Sort – Is item Does the item
needed ? have value ?

YES YES

Straighten and Move to temporary

Shine storage

Use in another
Standardized and
location or dispose
Make visual
within 2 weeks

Trash
Sustain

RESTRICTED