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    Control de Los Activos Fijos

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    Albert Richt
    1) Es importante que las empresas establezcan mecanismos de control para verificar la existencia real de los activos fijos y que estos datos puedan ser cotejados con la información contable. 2) Se recomienda que cada empresa establezca un sistema de inventario y control de los activos fijos que incluya su inventario periódico, codificación, control de entradas y salidas, y mantenimiento. 3) Los departamentos de contabilidad, auditoría interna y los jefes de cada unidad deben participar en el proceso de inventario y control de los activ

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    1) Es importante que las empresas establezcan mecanismos de control para verificar la existencia real de los activos fijos y que estos datos puedan ser cotejados con la información contable. 2) Se recomienda que cada empresa establezca un sistema de inventario y control de los activos fijos que incluya su inventario periódico, codificación, control de entradas y salidas, y mantenimiento. 3) Los departamentos de contabilidad, auditoría interna y los jefes de cada unidad deben participar en el proceso de inventario y control de los activ

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    como funciona un lector de qr para activos fijos

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    1) Es importante que las empresas establezcan mecanismos de control para verificar la existencia real de los activos fijos y que estos datos puedan ser cotejados con la información contable. 2) Se recomienda que cada empresa establezca un sistema de inventario y control de los activos fijos que incluya su inventario periódico, codificación, control de entradas y salidas, y mantenimiento. 3) Los departamentos de contabilidad, auditoría interna y los jefes de cada unidad deben participar en el proceso de inventario y control de los activ

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    1) Es importante que las empresas establezcan mecanismos de control para verificar la existencia real de los activos fijos y que estos datos puedan ser cotejados con la información contable. 2) Se recomienda que cada empresa establezca un sistema de inventario y control de los activos fijos que incluya su inventario periódico, codificación, control de entradas y salidas, y mantenimiento. 3) Los departamentos de contabilidad, auditoría interna y los jefes de cada unidad deben participar en el proceso de inventario y control de los activ

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    INVENTARIOYCONTROLDELAPROPIEDAD,PLANTAYEQUIPO.

    Hoyendaresultasumamenteimportantequetodaslaempresassinimportarsisonindustriales,comercialesodeservicio
    tienenqueestablecermecanismosdecontrolparaverificarlaexistenciarealdelactivofijoyquedichosdatospodamos
    verificarlosocotejarlosconelaspectocontableencualquiermomentooperiodoconlasatisfaccindequetodoestenordeny
    alda.
    Estoaunqueparezcasencilloyprctico,esundolordecabezaparamuchasempresasquehanoptadoporeldescuido,eldejar
    lascosasparaltimahoraobienpornoseguireldebidoprocesoparaelcontroldelasentradas,salidasydelcontroldiarioque
    requierenciertosactivosfijosdeacuerdoasuroldentrodelaactividadeconmicadelaempresa.
    Sibienenciertoquepodemosaccesaraunprogramadeactivofijo,locualseraunaexcelenteopcinsitomamosencuentala
    disponibilidadquetengalaempresaparaesetipodedesembolsos,esos,encasodequelaempresaquisieraahorrarsealgunos
    dlares,obiensomosunapequeaempresadeemprendedorespodemosoptarporlasiguientealternativa.

    Comoestablecerguasdeaccinparaunbuencontroldelinventariodeactivofijo?
    Enesesentidoesconvenientequecadaempresaestablezcaunsistemadecaptacinycontroldeactivofijo.Dentrodelos
    objetivosprincipalesdelsistematenemos:
    Inventariardeformaperidicalosbienesdelapropiedadplantayequipo.
    1.Codificaroetiquetarlosactivosfijos.
    2.Controlarlasentradasysalidasdelactivofijo
    3.Preservarenformadirectaelmantenimientodealgunosbienesmuebleseinmuebles.

    CRITERIOSPARACONSIDERARUNBIENCOMOACTIVOFIJOOPROPIEDAD,PLANTAYEQUIPO

    Existeelcriterioconvencionalelcualsehamanejadopormuchosaosyelcualconsiste:
    Porsucosto.
    Cuandoelbientieneuncostoconsiderablede$500dlaresomsyquenoseaconsumible,consideradoenformaunitaria,o
    bienaquellosmueblesquetenganunvalorinferioradichacifra,peroqueporsuscaractersticasyvolumenseconsiderecomo
    activofijo
    Porsudurabilidad.
    Cuandoseconsideraquedichoactivoesdurable,permanenteoquesufuncionamientoserdemsdeunaoapartirdela
    fechaenqueesutilizadoporprimeravez.
    SegnlasNIIFparaPymesSeccin17delaPropiedad,PlantayEquipo,consideracomocriteriolossiguientes.
    1.Sonaquellosactivostangiblesqueposeelaempresaparaserutilizadosen:
    A.Enlaproduccinosuministrodebienesyservicios
    B.Paraseralquiladoaterceros
    C.Parapropsitosadministrativos
    2.Seesperaserutilizadodurantemsdeunperiodoeconmico

    CLASIFICACIONDELAPROPIEDADPLANTAYEQUIPO,INMOBILIZADOMATERIALOSIMPLEMENTE
    ACTIVOFIJO.
    QUIENESINTERVIENENENELINVENTARIOYCONTROLDELACTIVOFIJO.
    A.Jefesoencargadosdelasdependenciasounidadesproductivas
    B.PersonaldeldepartamentodeContabilidad
    C.PersonaldeldepartamentodeAuditoraInterna

    FUNCIONES
    Jefesoencargados
    Correspondeaellossealarydifundirlaspolticasyprocedimientosparaelcontrolycaptacindelactivofijo.Proporcionar
    lasfacilidadesnecesariasparaqueencoordinacinconelpersonalencargadodelinventariodeactivofijoserealiceel
    levantamientoylarevisinperidica
    DepartamentodeContabilidad
    Correspondeaestedepartamentoproporcionarlosdatosrelativosalasadquisiciones,costos,responsablesdetodoslosbienes,
    ascomotambincoordinarenlasfechasindicadasellevantamientodelosinventariosdeactivosfijos.Promoverelaltaybaja
    delosactivofijos,deacuerdoalasnecesidadesorequerimientosdelasunidadesproductivasuoperativasygenerarentretodo
    elpersonallaculturaempresarialdelaentregarecepcinyporsupuestomanteneractualizadoelsistema.
    DepartamentodeAuditoria
    Correspondeaestedepartamentoverificarqueelinventariosearealizadodeacuerdoalanormativavigenteeinformarde
    cualquieranomaladuranteeldesarrollodelmismo.Encasodeprdidasodeterioros,realizarlasaccionesnecesariasparasu
    recuperacinobiendeterminarresponsabilidades,siguiendoeldebidoproceso.

    ESTRUCTURADELSISTEMA.
    1)Realizarinventario.
    2)Cotejo.
    3)Revisin.
    4)Procesamientodedatos.
    5)Emisinderesguardosyetiquetas.
    6)Pegadodeetiquetas.
    7)Archivo

    Realizarelinventario.
    Esteconsistebsicamenteenlalocalizacinytomadelosdatosdelbien,asignndoleacadaunounnmerofijoe
    intransferibleparasurespectivocontrol.Dichoinventariolopracticaelpersonaldecontabilidadasignadoparatalefecto,elde
    auditoraylosjefesoencargadosdelosdepartamentosounidadesproductivas.

    Cotejo.
    Estoconsisteenpodercompararlosdatosregistradoscontralosbienesenexistencia.

    Revisin.
    Consisteencorregirycompletarlainformacindesarrolladaenelinventario.

    Procesamientodedatos.
    Consisteencapturarenelsistemadeinventarioslainformacinrecolectadaporelpersonaldesignadoenlasfichasrecolectoras
    yemitirlistadodeactivosyadepurados.

    Emisinderesguardosyetiquetas.
    ElsistemaemitelosresguardosdelosactivoscorrespondientesalaPropiedad,PlantayEquipo,inventariadoscontodoslos
    datosqueaestosdescriben.Emitindosetambinlaetiquetadecdigodebarrasconelnumerodeinventario.

    Pegadodeetiquetas.
    Elpersonaldesignado,vuelveallugardonderecolectolainformacindelbienyleadhierelaetiquetaenunlugarvisiblepara
    sufcilvisualizacin.

    Archivo.
    EldepartamentodeContabilidadquieneslaencargadodeefectuarelinventario,archivaelresguardooriginal,acompaadode
    sucorrespondientefichadecaptacin,entregandounacopiaalencargadodeldepartamentoyotraaldepartamentodeauditora.

    NORMASPARAEFECTUARELINVENTARIODEACTIVOFIJO.
    Paraefectosdelinventariodeactivofijo,todaslasdependencias,seccionesodepartamentossernincluidosensutotalidad,
    paraquedichagestinseaincluyente,responsableyenespecialqueseafiable.
    ETIQUETADO.
    Estaoperacinserealizapormediodeetiquetasdecdigodebarrasenelcualseleasignaunnmerodeidentificacindel
    bien.Estaetiquetaseadhierealbien.

    FORMASDEETIQUETADO.
    Esteprocesoestenfuncindelafilosofadelaempresa,aunqueunaaproximacinpodraserlasiguiente:

    LOGISTICAPARAELINVENTARIODEACTIVOFIJO.
    Deacuerdoalaplanificacinestratgicadelaempresa,seenvanmemorndumatodaslasdependenciasyreasdequese
    efectuaradichoinventarioyselespidelatotalcolaboracinparaquedentodaslasfacilidadesalpersonalencargadoparaque
    dichoinventarioseabienelaborado.
    ElGerenteadministrativo,debereunirsecontodoslosjefesoencargadosdereasparainformardelosobjetivos,acordarel
    calendariodetrabajoyestablecerdecomncuandoiniciayterminadichoinventario.

    TIPOSDEREPORTE.

    Elsiguienteesunejemplosencillodecmoestablecerunformatoquenosayudeatenerunreporteactualizadodeloqueesel
    inventariodelaPropiedad,PlantayEquipo,denuestraempresaaunafechadeterminada.Dichoreportetienequeiravalado
    porlosresponsablesdirectosdedichoinventario.
    PAUTASPARAUNBUENCONTROLDELAPROPIEDAD,PLANTAYEQUIPO,OSIMPLEMENTEACTIVO
    FIJO.
    Quizsunadelasprincipalesactividadesquetienequeverconelxitoofracasodeunbuencontroldeactivofijo,consisteen
    lalogsticaaimplementareneldaada,esdecirconlaparteoperativadepoderestablecermecanismosdecontrolquenos
    denlaconfianzadequetodoloconcernienteadichocontrolseestrealizandodelamejormanera.
    Enlaprcticasenecesitaunabuenadosisdecomunicacin,buenavoluntaddehacerlascosasdeacuerdoalanormativay
    seguireldebidoproceso.Estosecomplementaconelusoresponsabledepartedelaspersonasencargadasenelmanejoy
    controldelasfichasdelasentradasysalidasdelactivofijo.

    ENTRADASDEACTIVOFIJO.
    Losbienesdeactivofijoadquiridosporeldepartamentodecomprasdelaempresasondadosdealtaeincorporadosal
    inventariodeladependenciacorrespondiente,unavezseverificanlosdatos,seleasignaunnumero,inclusiveseleetiquetacon
    sucdigodebarrasyposteriormenteesenviadoaladependenciadondeserutilizadoparafinesadministrativosoensucaso
    paralosprocesosproductivos.Deestadocumentacinunacopialequedaaldepartamentodeauditora,otraparael
    departamentodecontabilidadyotraparalagerenciaadministrativa.
    Todaslasentradasporconceptodereparacin,permutaoprstamosdebensertramitadasporlosencargadosdelas
    dependenciasconlagerenciaadministrativaycomunicardeestomedianteinformeescritoaldepartamentodeauditoray
    contabilidad.
    Elestarinformadossobrecualquiercambioenlosactivosfijos,permiteteneractualizadoslosregistrosdeinventarios.

    SALIDASDEACTIVOFIJO.
    Todaslassalidasdeactivofijotienenqueserdelconocimientodeldepartamentodecontabilidadyauditora,medianteinforme
    avaladoporlagerenciaadministrativa.Estanormativapermitirllevarunbuencontroldetodoslosbienesdeactivofijoquela
    empresaposeaaunafechadeterminada.

    SALIDASDEACTIVOFIJOQUEPORSUNATURALEZANECESITANOTRAMANERADECONTROL.
    Algunasempresasparaellogrodesusfines,tienenqueadquirirequipodetransporte,elcualdeacuerdoalaactividad
    econmica,resultavitaleimprescindible.Claroest,queestetipodeactivofijonecesitademecanismosdecontrolqueestn
    acordesaunarealidadqueestablezcaresponsabilidadenelusodelasunidades,cuidadoymantenimientoadecuadoparaque
    dichoactivofijosiempreesteenoptimascondicionesparasuuso.
    Estetipodecontroltienequeserdemaneraresponsable,enelsentidodetenerlosinformesnecesariosporpartedelvigilante
    deturnodecualquieranomalaquetengaqueverconelusoycuidodelasunidadesdetransporte.

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