DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PARA LA ASOCIACIÓN INDÍGENA DE CAFICULTORES ESPECIALES

ECOLÓGICOS DE TORIBIO (SICEET) PERTENECIENTE AL RÉGIMEN
ESPECIAL TRIBUTARIO.

LEIDY CRISTINA ORTIZ ORTEGA

CRISTIAN FERNANDO BECOCHE DIAZ

UNIVERSIDAD DEL VALLE

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
PROGRAMA ACADÉMICO DE CONTADURÍA PÚBLICA
SANTANDER DE QUILICHAO, CAUCA
2020

1
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA LA ASOCIACIÓN INDÍGENA DE CAFICULTORES ESPECIALES
ECOLÓGICOS DE TORIBIO (SICEET) PERTENECIENTE AL RÉGIMEN
ESPECIAL TRIBUTARIO.

LEIDY CRISTINA ORTIZ ORTEGA

CRISTIAN FERNANDO BECOCHE DIAZ

Trabajo de Grado para optar al título de Contador Público

DIRECTOR:
MÁXIMO GENTIL GÓMEZ

UNIVERSIDAD DEL VALLE

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
PROGRAMA ACADÉMICO DE CONTADURÍA PÚBLICA
SANTANDER DE QUILICHAO, CAUCA
2020

2
 DEDICATORIA

Este trabajo de grado va dedicado en especial a DIOS por habernos regalado la

vida, salud y una familia que nos apoyaron en la realización y culminación de esta
carrera.

También lo dedicamos a nuestros padres y familiares quienes con esfuerzo y

dedicación nos apoyaron para ser formados como personas y profesionales.

A nuestros profesores quienes nos acompañaron en este ciclo académico y nos

brindaron sus conocimientos para ser formados como personas y en especial como
profesionales.

3
 AGRADECIMIENTOS

Queremos mostrar nuestro más sincero agradecimiento a todas las personas que
nos apoyaron en la formación personal y académica, que han hecho posible que
este trabajo se lleve a cabo.

También a la Asociación SICEET por habernos abierto las puertas para la

realización de este trabajo en el que se pretende mejorar la asociación a través del
control de las actividades en las instalaciones y en la información.

Gracias a nuestro tutor Máximo Gentil quien nos ha guiado en la realización de este
proyecto de grado a través de su compromiso y conocimiento. También a todos los
docentes de la Universidad del Valle quienes nos acompañaron, apoyaron y
compartieron sus conocimientos.

Por último, queremos agradecer a la Universidad del Valle por otórganos la

oportunidad de ser parte de la “Mejor para los mejores” y así optar al título de
Contador Público. Además, agradecerles por acogernos en sus instalaciones y
colocar a nuestra disposición sus recursos, los cuales fueron esenciales para
nuestra formación académica.

4
 Tabla de contenido
0. INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 13

1. GENERALIDADES ............................................................................................ 14

1.1. ANTECEDENTES ........................................................................................... 14

1.1.1. ARTÍCULOS ACADÉMICOS .................................................................... 15

1.1.1.1. Artículos de Revistas ............................................................................. 15
1.1.1.2. Libros ..................................................................................................... 17
1.1.2. TRABAJOS TEÓRICO- PRÁCTICO ......................................................... 18
1.1.2.1. Trabajos de investigación ...................................................................... 18
1.1.2.2. Proyectos de grado................................................................................ 19
1.2. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................................. 21

1.2.1. Planteamiento del problema ..................................................................... 21

1.2.2. Formulación del problema ........................................................................ 22
1.2.3. Sistematización del problema ................................................................... 22
1.3. OBJETIVOS .................................................................................................... 23

1.3.1. Objetivo general........................................................................................ 23

1.3.2. Objetivos específicos ................................................................................ 23
1.4. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................. 24

1.5. MARCO DE REFERENCIA............................................................................. 25

1.5.1. Marco Teórico ........................................................................................... 25

1.5.2. Marco Conceptual..................................................................................... 30
1.5.3. Marco Contextual...................................................................................... 40
1.5.4. Marco Legal .............................................................................................. 42
1.6. METODOLOGÍA ............................................................................................. 46

1.6.1. Tipo de estudio ......................................................................................... 46

1.6.2. Método de investigación ........................................................................... 46
1.6.3. Fuentes de información ............................................................................ 47

5
 1.6.3.1. Fuentes primarias .................................................................................. 47
1.6.3.2. Fuentes secundarias ............................................................................. 48
1.6.4. Técnicas de información ........................................................................... 48
1.6.4.1. Observación........................................................................................... 48
1.6.4.2. Entrevista ............................................................................................... 48
1.6.4.3. Revisión documental ............................................................................. 49
1.6.5. Fases de investigación ............................................................................. 49
1.6.5.1. Primera fase .......................................................................................... 49
1.6.5.2. Segunda fase......................................................................................... 50
1.6.5.3. Tercera fase........................................................................................... 50
1.6.5.4. Cuarta fase ............................................................................................ 50

2. DIAGNÓSTICO A LA ASOCIACIÓN SICEET PARA LA RESPECTIVA

ELABORACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AL ÁREA
ADMINISTRATIVA Y CONTABLE ......................................................................... 51

2.1. La matriz DOFA o matriz FODA...................................................................... 51

2.2. Diagnóstico estratégico ................................................................................... 52

2.2.1 Diagnóstico Interno .................................................................................... 52

2.2.2. Diagnóstico Externo.................................................................................. 52
2.3. Diagnóstico situacional de la Asociación SICEET .......................................... 52

2.3.1. Análisis del ambiente externo de la Asociación SICEET .......................... 54

2.3.1.1. Factor Económico .................................................................................. 55
2.3.1.2. Legalización ........................................................................................... 56
2.3.1.3. Factor político y social ........................................................................... 62
2.3.1.4. Factor Tecnológico ................................................................................ 66
2.3.2. Análisis del ambiente interno de la Asociación SICEET ........................... 67
2.3.2.1. Componentes del Sistema de Control Interno ....................................... 67
2.4. Análisis de la Matriz DOFA en la organización SICEET ................................. 76

6
3. DESCRIPCIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LOS MODELOS DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO USADOS FRECUENTEMENTE PARA DETERMINAR EL
MODELO MÁS ADECUADO PARA LA ASOCIACIÓN SICEET ............................ 81

3.1. El control empresarial ..................................................................................... 81

3.1.1. Definición de Control ................................................................................ 82

3.1.2. Definición de Control Interno .................................................................... 82
3.1.3. El Control Interno en la administración pública ......................................... 85
3.2. El Control Interno como Sistema .................................................................... 86

3.2.1. Objetivos del Sistema de Control Interno (SCI) ........................................ 87

3.2.3. Elementos de Control Interno ................................................................... 88
3.2.4. Características del Sistema de Control Interno (SCI) ............................... 88
3.2.5. Principios del Control Interno .................................................................... 89
3.2.6. Tipos de control ........................................................................................ 90
3.2.7. Procedimientos generalmente aceptados para mantener un buen control
........................................................................................................................... 91
3.2.8. Responsabilidades del Control Interno ..................................................... 92
3.3. Diseño del Sistema de Control Interno (SIC) .................................................. 93

3.3.1. El control y el proceso administrativo ....................................................... 93

3.4. Modelos de control interno más comunes....................................................... 97

3.4.1. El Modelo COCO ...................................................................................... 97

3.4.1.1. Elementos del Modelo COCO................................................................ 98
3.4.1.2. Objetivo del Modelo COCO ................................................................... 99
3.4.1.3. Etapas del Modelo COCO ................................................................... 100
3.4.2. El Modelo COSO .................................................................................... 102
3.4.2.1. Componentes del COSO I ................................................................... 104
3.4.2.2. El Informe COSO II .............................................................................. 104
3.4.2.3. Comparativa Componentes COSO I y COSO II .................................. 105
3.4.2.4. Evolución de los Componentes ........................................................... 108
3.4.2.5. Marco Integrado COSO III ................................................................... 110

7
 3.4.2.6. Principales cambios del Modelo COSO 2013 ...................................... 111
3.4.2.7. Evolución del Marco COSO ................................................................. 115

4. DISEÑO DE UN MODELO DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA

FACILITAR A LA ASOCIACIÓN EL DIRECCIONAMIENTO DE LAS FUNCIONES Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS ORGANIZACIONALES ................................. 118

4.1. Diseño del organigrama para el Sistema de Control Interno de la Asociación

SICEET 119

4.2. Diseño del manual de funciones para el Sistema de Control Interno de la

Asociación SICEET.............................................................................................. 122

4.3. Diseño del manual de procedimientos para el Sistema de Control Interno de la

Asociación SICEET.............................................................................................. 138

4.3.1. Símbolos estándar que se utilizará para el diagrama de flujo ................ 139
4.3.2. Manual de procesos del área comercial ................................................. 140
4.3.3. Manual de procesos del área administrativa - tesorería ......................... 150
4.3.4. Valores corporativos ............................................................................... 166
4.3.5. Formatos de comunicación e información para el Sistema de Control Interno
......................................................................................................................... 167

5. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LA

ASOCIACION SICEET ........................................................................................ 177

5.1. Metodología de implementación ................................................................... 178

5.1.1. Análisis del entorno interno y externo de la Asociación SICEET. ........... 179
5.1.2. Socialización del plan de diseño del Sistema de Control Interno para la
asociación indígena de caficultores especiales ecológicos de Toribio. ............ 180
5.1.3. Elaboración del organigrama, el Manual de Funciones y Manual de
Procesos y Procedimientos conjunto con los documentos mínimos requeridos
para el control interno de la Asociación SICEET. ............................................. 181
5.1.4. Capacitación, acompañamiento y monitoreo. ......................................... 185

8
5.2. Logros alcanzados en el diseño e implementación del Sistema de Control
Interno a la Asociación SICEET. .......................................................................... 185

5.3. Dificultades presentadas durante el diseño e implementación del Sistema de

Control interno a la Asociación SICEET. ............................................................. 186

CONCLUSIONES ................................................................................................ 187

RECOMENDACIONES ........................................................................................ 189

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................... 190

9
 LISTA DE GRÁFICAS

Ilustración 1. Factura Asociación SICEET ............................................................. 61

Ilustración 2. Plan de Vida Proyecto NASA ........................................................... 65
Ilustración 3. Componentes del Sistema de Control Interno .................................. 67
Ilustración 4. Relación del modelo COSO I vs COSO II ....................................... 106
Ilustración 5.Comparación modelo COSO ver. 1992 y COSO ver. 2004 ............. 108
Ilustración 6.Comparación COSO I vs COSO III .................................................. 113
Ilustración 7. Evolución del Marco COSO ........................................................... 115
Ilustración 8. Propuesta Organigrama Asociación SICEET ................................. 120

10
 LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Presentación de la Asociación SICEET ................................................... 53

Tabla 2. Matriz DOFA. ........................................................................................... 77
Tabla 3. Resumen COSO I vs COSO II ............................................................... 108
Tabla 4. Funciones presidente o Coordinador ..................................................... 123
Tabla 5. Funciones Vicepresidente ...................................................................... 125
Tabla 6. Funciones Tesorero SICEET ................................................................. 126
Tabla 7. Funciones Secretaria General ............................................................... 128
Tabla 8. Funciones Auxiliar Contable .................................................................. 130
Tabla 9. Funciones Director Comercial ................................................................ 132
Tabla 10. Funciones Auxiliar Comercial ............................................................... 134
Tabla 11. Funciones Catador de Café ................................................................. 136
Tabla 12. Procedimiento venta de café ................................................................ 141
Tabla 13. Procedimiento compra de café ............................................................ 145
Tabla 14. Procedimiento ventas generales .......................................................... 147
Tabla 15. Procedimientos para compras ............................................................. 151
Tabla 16. Firmas de autorización para los montos de gastos .............................. 154
Tabla 17. Procedimientos para pagos ................................................................. 155
Tabla 18. Procedimiento de distribución de efectivo ............................................ 157
Tabla 19. Firmas de autorización montos de retiro de la cuenta de ahorro ......... 159
Tabla 20. Procedimiento para inscripción de Socios ........................................... 160
Tabla 21. Procedimientos para préstamos a sus asociados ................................ 163

11
 LISTA DE FORMATOS

Formatos 1. Recibo de caja ................................................................................. 168

Formatos 2. Recibo de caja menor ...................................................................... 169
Formatos 3. Factura de venta .............................................................................. 170
Formatos 4. Comprobante de pago ..................................................................... 171
Formatos 5. Orden de pedido .............................................................................. 172
Formatos 6. Reembolso de caja menor ............................................................... 173
Formatos 7. Arqueo de caja menor...................................................................... 174
Formatos 8. Solicitudes ....................................................................................... 175
Formatos 9. Vale para pago................................................................................. 176

12
 0. INTRODUCCIÓN

Aunque una organización cuente con una dirección eficiente, unos excelentes
planes organizacionales y una adecuada estructura organizacional, el ejecutivo no
podrá identificar cuál es la situación real de la empresa, si no existe un mecanismo
que se cerciore e informe que los hechos están de acuerdo a los objetivos
organizacionales. Hoy en día, dentro de toda empresa el control es una fase
primordial en la administración. Por ende, se debe aplicar un Sistema de Control
Interno, siendo este una herramienta que le permite a las organizaciones prevenir,
administrar y monitorear los riegos que se presentan a medida que se realizan las
actividades.

Al ser cada empresa una entidad única, se hace necesario un estudio previo para
diseñar un Sistema de Control Interno que se adecue a la organización y satisfaga
las necesidades de control por parte de la administración, a la empresa que lo
coloque en marcha.

Con base en lo anterior, se presenta el trabajo de grado para el Diseño e

implementación de un Sistema de Control Interno para la Asociación Indígena de
Caficultores Especiales Ecológicos de Toribio (SICEET) perteneciente al Régimen
Especial Tributario, ubicada en el Resguardo Indígena de Tacueyo, municipio de
Santander de Quilichao, dedicada a la Comercialización de café en pergamino y
procesado e igualmente la comercialización de los productos para mantenimiento
del café.

Al diseñar e implementar un Sistema de Control Interno para la Asociación SICEET

se busca primordialmente organizar la entidad de manera que le permita
administrar, monitorear y prevenir los riesgos se presentan a medida que se realizan
las actividades.

13
 1. GENERALIDADES

1.1. ANTECEDENTES

Cuando se realiza un trabajo de investigación es muy importante conocer los

diferentes aportes y perspectivas que han hecho algunos autores respecto al tema
de consulta, y de esta manera saber si se cuenta con la disposición de las fuentes
necesarias que nos sirva como base de argumentación, o si es un trabajo de
investigación exploratorio. Por lo tanto, se efectuó una revisión bibliográfica acerca
del Sistema de Control Interno para organizaciones de carácter especial tributario
colombiano. En esta exploración se utilizaron palabras claves, por ejemplo: control
interno, normatividad del régimen especial colombiano, estructura organizacional,
modelos de control interno, entre otros. Sin embargo, los resultados arrojados no
fueron cuantiosos, debido a que existen muy pocas investigaciones o escritos
académicos que hablen acerca de este tema.

Por consiguiente, en primera instancia se hizo una recopilación de todos los

documentos que tuvieran semejanza con el proyecto de investigación y así obtener
las fuentes necesarias para llevar a cabo el desarrollo de este trabajo. Entre las
principales fuentes de internet que se exploraron están artículos de revistas
académicas SCIELO, Academia & Virtualidad, Contaduría Pública de la Universidad
de Antioquia, Empresarial y Laboral, Innovar Gestión y Organización, también,
trabajos de grado, monografías y prácticas empresariales, y por último la biblioteca
de la Universidad del Valle.

De los documentos encontrados, se realizó una segunda recuperación clasificando

los artículos más importantes, con la finalidad de obtener teorías o hipótesis que
justifiquen el trabajo que estamos realizando. Luego de abordar las lecturas se
clasificaron en las siguientes categorías:

14
1.1.1. ARTÍCULOS ACADÉMICOS

1.1.1.1. Artículos de Revistas

Estos artículos abordan posturas que analizan diferentes autores acerca de un

determinado acontecimiento o problemas de interés general.

Como resultado, Mejía (2005) argumenta que la Autoevaluación del control es un

elemento del Sistema de Control Interno, el cual le permite el diagnóstico y el
fortalecimiento organizacional, a través de tres etapas: la planeación, la ejecución y
la elaboración. Siguiendo en este orden de ideas, Placencia (2010) sustenta, que
un adecuado Sistema de Control Interno es parte fundamental para la organización
de una entidad. Puesto que un adecuado ambiente de control que permita evaluar,
supervisar y monitorear los riegos para garantizar la salvaguardia de los bienes y la
confiabilidad de la información contribuye a una buena toma de decisiones,
eficiencia y eficacia de las operaciones y cumplimiento de las leyes. Igualmente,
Paiva (2013) realiza una evaluación del control interno y su incidencia en la
rentabilidad de la empresa, además describe algunas recomendaciones que ayudan
al mejoramiento del sistema de control interno.

Considerado el Sistema de Control Interno como una herramienta fundamental de

la estructura sistémica de una organización, Herrera (2017), describe los Manuales
Administrativos como un documento escrito que se utiliza como guía práctica para
las actividades que se realizan en la organización, la cual brinda información
ordenada y sistemática con el fin de ser más eficientes en el cumplimiento de los
objetivos trazados. Empero, Sierra (2016) en los nuevos paradigmas del Clima
Organizacional, afirma que hay un gran rechazo al cambio de los paradigmas
clásicos de su medición, por lo tanto, el desarrollo de nuevos modelos que mezclen
variables de un sistema organizacional integral no ha tenido éxito, puesto que el
diagnóstico que realizan no es en base a un marco teórico sistémico obteniendo
una estructura y gestión organizacional que le permita identificar las verdaderas
variables que puedan estar afectando la productividad y el clima de la organización.

15
De igual manera, Estupiñán (2015), afirma que siempre va existir un riesgo cuando
se inicia una actividad comercial o civil. Por otro lado, Gómez (2013) describe la
adaptación del Sistema de Control Interno a partir de la metodología de la
investigación en base a la acción para la gestión del cambio empresarial y su
aplicación. Además, Mantilla (2010) define con claridad qué es control interno, junto
con las problemáticas asociadas al mismo, también describe cómo ha evolucionado
el control interno y cuáles son sus horizontes en su desarrollo.

En los artículos de OpenCourseWare -OCW- (2014) y el Colegio de contadores

públicos de México (2004), se realizan la definición de control interno, sus
elementos, objetivos, la evaluación del riesgo y la metodología que se usa para el
modelo COSO. El cual se debe partir de la identificación de las actividades de
control o gestión con el control interno. Por otro lado, Vega de la Cruz y Flor (2016)
afirman que el control interno es diseñado con el fin de proporcionar un grado de
seguridad razonable para el desarrollo del objetivo organizacional. Además, es una
dirección de la función y procesos de la organización, de aquí la importancia de la
evaluación y monitoreo del sistema de control interno. De igual manera, para Aguirre
& Rivera, (s.f.). mencionan que el control es un plan de técnicas y procedimientos
en donde se preverán todas las medidas administrativas y contables de la empresa
para el logro de los objetivos, con el fin de salvaguardar los recursos del ente.

Por otro lado, Rivas (2011) hace una conceptualización del Control Interno
analizando su significado. Para luego, a través de fundamentos teóricos categorizar
los modelos contemporáneos del control interno que se han adaptado en América.
Asimismo, Luppi (2010) también realiza una conceptualización del control Interno y
habla de los modelos de control más relevantes que han surgido en la
implementación de un Sistema de Control Interno.

Por último, Paturel (2006) propone la técnica del Diagnóstico Estratégico, este
modelo se sustenta en la idea de que “las perspectivas futuras de una actividad
dependerán de la intensidad de las fuerzas provenientes del entorno global y del
entorno específico”. (p.38). Es decir, observa el impacto que se da con respecto a

16
la inestabilidad de pequeños proveedores frente a los cambios que se realicen en
las grandes distribuidoras.

1.1.1.2. Libros

Los libros son escritos de gran extensión, que en muchas ocasiones se dividen en
volúmenes, por lo general abarcan temas en forma detallada.

El libro de Administración, proceso administrativo de Chiavenato (2001) menciona

la investigación de mercado la cual se fundamenta en cuatro variables que son:
planeación, organización, dirección y control. Para abordar la temática se divide en:
parte I, se lleva a cabo un análisis de las diversas teorías administrativas enfocadas
a las tareas, estructura organizacional, las personas, la tecnología y el ambiente,
las cuales deben tratarse como un conjunto de modo sistemático con el fin de logar
la eficiencia y la eficacia en la empresa ya que estas son complejas y heterogéneas.
Parte II, muestra el ambiente empresarial el cual está compuesto por las tareas, la
estructura organizacional y las personas.

Por lo cual, para enfrentar las condiciones ambientales y tecnológicas, la empresa

diseña la estrategia más adecuada que garantice el desarrollo de los objetivos
deseados desde el modelo de eficiencia y eficacia. En consecuencia, la gestión
empresarial obliga al proceso administrativo a planear (parte III), administrar (parte
IV), dirigir (parte V) y controlar (parte VI). Por último, en la parte VII se presenta una
idea general sistemática y situacional de la acción empresarial.

A manera de conclusión, los artículos académicos son los aportes teóricos en los
que se fundamenta este trabajo de investigación, ya que son estudios similares
realizados por diferentes autores en donde aportan su postura y conclusión con
respecto al tema a trabajar. En cuanto a los artículos académicos su aporte se
enfoca más a la práctica para entender el tema y, por otro lado, los libros se
enfatizan más al detalle de la investigación.

17
1.1.2. TRABAJOS TEÓRICO- PRÁCTICO

1.1.2.1. Trabajos de investigación

Es un trabajo escrito de investigación, siendo este uno de los requisitos para la

obtención de un título académico.

De esta manera Guerrero (2013) en su trabajo de Control Interno en las entidades

del Estado Colombiano, hace un análisis de los conceptos teóricos y de la
normatividad relacionada con el control interno de las entidades del Estado
colombiano, manifestando que la implementación de un buen Sistema de Control
Interno en la entidades públicas, contribuyen a dinamizar el compromiso ético de
los servidores públicos, a la operacionalización y control de los objetivos
institucionales establecidos en los planes y programas de los presupuestos, y así
fortalecer la cultura de control para restituir la confianza del pueblo hacia sus
gobernantes, ya que los grandes escándalos de corrupción en la entidades del
Estado Colombiano han demostrado la inexistencia de una buena implementación
del Sistema de Control Interno.

Además, Faxas del Toro (2011) define a la matriz DOFA como la mejor herramienta
de dirección en la ejecución de un diagnóstico estratégico. Ya que es un método
eficaz para evaluar la gestión de una organización tanto en el entorno interno como
externo en cuanto a los recursos materiales, financieros y humanos que tiene la
entidad.

Por otra parte, Nieto y Bustillo (2011) en Diseño de un Modelo de Control Interno
tienen el objeto de diseñar una propuesta de control interno que permita evaluar y
optimizar la gestión administrativa. Además, se busca minimizar los riesgos
operacionales, contables y administrativos dentro de las competencias de
autorregulación y autocontrol. De igual manera, Cruz (2008) en su trabajo se enfoca
en formular un modelo de un Sistema de Control Interno que le sirva de herramienta
al gerente de la Asociación de Cabildos Indígenas del Norte del Cauca para
desarrollar planes de evaluación y de seguimiento a las operaciones realizadas por

18
la asociación, de tal manera le permita ofrecer una seguridad razonable de sus
actividades al ajustarlas a la Ley. Cabe anotar que esta asociación es de carácter
especial, ya que se hace parte de las Asociaciones de Cabildos, los cuales, de
acuerdo al Decreto 1088 de 1993, cuentan con personería jurídica, patrimonio
propio y autonomía administrativa.

1.1.2.2. Proyectos de grado

Son trabajos escritos que parten de una investigación, siendo este uno de los
requisitos para la obtención de un título académico, pero con la particularidad de
que es efectuado o implementado.

Lalinde y Vivas (2005) en su trabajo de grado “Diseño de un Modelo de Control

Interno para Asociaciones de Carácter Especial Indígena aplicado a la ACIN en el
Norte del Cauca” Sugieren para esta asociación, luego de un diagnóstico con base
al modelo DOFA, la implementación de un Sistema de Control Interno como una
herramienta de gestión del gerente para desarrollar planes de evaluación y
seguimiento a las operaciones realizadas por la asociación. Además, se debe
resaltar que es una entidad de carácter especial por lo que está conformada por
Cabildos, quienes adquieren por tal consecuencia autonomía propia para
organizarse democráticamente.

Otro trabajo es el de Castañeda (2014), realiza un estudio comparativo entre tres

MiPymes del sector de confección de la ciudad de Medellín, con el fin de precisar la
contribución del Sistema de Control Interno al logro de los objetivos estratégicos y
operativos de estas organizaciones. Se utilizó como referencia el modelo COSO, y
posteriormente se realizan recomendaciones que contribuyen a la adaptación del
modelo de control interno, siendo el propósito de éste garantizar la seguridad
razonable frente a la protección de los activos y confiabilidad en la información
financiera, para garantizar la eficiencia y eficacia en las operaciones y así, dar
cumplimiento a las normas legales.

19
Por otro lado, Ruiz (2017) en su trabajo “Diseño e Implementación de un Sistema
de Información Contable para empresas de Carácter Especial Indígena aplicado a
la Comercializadora Sat Fxinxi Kiwe, dentro del marco del Consultorio Contable de
la Universidad del Valle Sede Norte del Cauca” y Posso y Barrios (2014) en “Diseño
de un Modelo de Control Interno en la empresa prestadora de servicios Hoteleros
Eco Turísticos Nativos Activos Eco Hotel La Cocotera, que permitirá el mejoramiento
de la Información Financiera”, se caracterizan por ser trabajos de diseño e
implementación del trabajo de investigación. Además, ambos trabajos se enfatizan
en el desarrollo de las actividades contables y administrativas de la organización.
También la creación de políticas, normas, procedimientos que permitirá a la
administración llevar un control sobre ingresos y egresos, mejorando la información
financiera de la empresa.

En forma de conclusión, los trabajos de investigación son una herramienta

fundamental para este trabajo, por esta razón, se toman como referencia ya que
tienen el mismo propósito en su fin que es la obtención de un título académico. Por
lo tanto, se tomarán los análisis de los conceptos teóricos que contribuyan como
instrumento en el estudio de este trabajo que sirvan como guía para el desarrollo y
culminación del mismo.

20
1.2. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.2.1. Planteamiento del problema

La Asociación Indígena de Caficultores Especiales Ecológicos de Toribio (SICEET),

se encuentra ubicada en el corregimiento de Tacueyó, municipio de Toribío,
departamento del Cauca. La organización está conformada por 310 asociados
productores de café de los resguardos indígenas de Tacueyó, Toribío y San
Francisco. El objeto social de la asociación es la comercialización de café en grano
y molido, al igual que beneficiar y apoyar a todas las familias del sector y en especial
a sus asociados por medio de créditos para la cadena productiva de café. De igual
modo, gestionar y hacer valer los derechos como campesinos en cuanto a los
beneficios de regalías que brinda el gobierno, con el propósito de fortalecer la
autonomía económica de la región. De tal manera, para incentivar el hábito de
ahorro entre los productores de la alianza a partir del mecanismo de formación
empresarial.

Luego de realizar previamente un diagnóstico a la Asociación Indígena de

Caficultores Especiales Ecológicos de Toribio (SICEET), se identificó la necesidad
de diseñar un sistema de control interno. Puesto que, actualmente la asociación
SICEET presenta falencias en la gestión del control interno en la parte
administrativa. Partiendo de que hay una escasa capacitación y actualización del
conocimiento y las actividades se realizan de manera empírica perdiendo el enfoque
del conocimiento y las técnicas profesionales, lo que ocasiona que sus labores no
se lleven a cabo de la mejor manera, quedando al descubierto grandes debilidades
que puede afectar negativamente el desarrollo y estabilidad de la organización.

Por tal motivo, se propone la implementación de un Sistema de Control Interno que

le permita a la asociación SICEET tener la dirección de las funciones y los procesos
administrativos, además organizar las tareas que se realizan en la asociación a

21
través de una adecuada delegación de funciones y de esta manera contrarrestar los
riesgos que se puedan presentar con el propósito de que la asociación pueda
enfocarse al desarrollo organizacional.

Por otro lado, la Asociación Indígena de Caficultores Especiales Ecológicos de

Toribio (SICEET) pertenece al régimen especial tributario puesto que está
administrada por el proyecto NASA bajo la jurisdicción del Decreto de Ley 1088 de
1993. Por consiguiente, se resaltará lo más importante de esta normatividad
especial, debido a que la organización no está controlada por la normatividad común
de Colombia: la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

1.2.2. Formulación del problema

¿Qué modelo de Control Interno se puede adoptar para la Asociación Indígena de

Caficultores Especiales Ecológicos de Toribio (SICEET) perteneciente al régimen
especial tributario que le permita una adecuada gestión organizacional?

1.2.3. Sistematización del problema

➢ ¿Cuál es la situación actual del área administrativa y contable de la asociación

SICEET?
➢ ¿Cuál es el Sistema de Control Interno que se adecua a las necesidades de la
Asociación SICEET?
➢ ¿Qué funciones y procesos administrativos y contables se deben implementar a
la asociación para una adecuada dirección y control administrativo?
➢ ¿Cómo se implementaría el Sistema de Control Interno a la asociación SICEET?

22
1.3. OBJETIVOS

1.3.1. Objetivo general

Diseñar e implementar un Sistema de Control Interno para la Asociación Indígena

de Caficultores Especiales Ecológicos de Toribio (SICEET) perteneciente al
régimen especial tributario.

1.3.2. Objetivos específicos

➢ Realizar un diagnóstico del Sistema de control Interno al área administrativa

y contable para conocer la situación actual de la Asociación SICEET
➢ Describir y caracterizar los modelos del Sistema de Control Interno usados
frecuentemente y así determinar el modelo más adecuado para la asociación
SICEET.
➢ Diseñar un modelo de Sistema de Control Interno que le permita a la
asociación el direccionamiento de las funciones y procesos administrativos
organizacionales.
➢ Implementar el Sistema de Control Interno a la asociación SICEET

23
1.4. JUSTIFICACIÓN

El presente proyecto se realiza con el fin de establecer lineamientos y estándares

de seguimiento y control de los procesos administrativos de la Asociación Indígena
de Caficultores Especiales Ecológicos de Toribio, que permitan optimizar los
sistemas administrativos y alcanzar los objetivos organizacionales, contribuyendo
de esta forma con el bienestar y confiabilidad de los asociados hacia la
organización. Por consiguiente, este proyecto tiene como objetivo diseñar un
Sistema de Control Interno acorde a las necesidades de la asociación como una
herramienta de comunicación transparente, oportuna y veraz, garantizando una
apropiada gestión administrativa.

Además, Se busca crear una conciencia de control en el personal para establecer y

mantener un ambiente favorable que posibilite el desarrollo de las funciones y
operaciones de la empresa bajo los principios del control, eficacia, eficiencia y
economía, con el propósito de salvaguardar los activos y la confiabilidad de la
información contable estableciendo procedimientos de control adecuados.

Este trabajo de investigación es importante para la Asociación Indígena de

Caficultores Especiales Ecológicos de Toribio (SICEET) y todas las asociaciones de
carácter especial tributario (indígena de Colombia) quienes están regulados por
normatividad especial, como es el decreto de ley 1088 de 1993. Ya que, contribuye
a la organización institucional y el control de la gestión administrativa a través de
una adecuado Sistema de Control Interno

Por otro lado, este proyecto es importante para la comunidad universitaria y para la
profesión contable porque sirve como medio de consulta para futuras
investigaciones de estudios relacionados con la temática, así como para otros
investigadores, sobre todo a la comunidad indígena ya que se verá reflejada su
normatividad.

24
1.5. MARCO DE REFERENCIA

1.5.1. Marco Teórico

Cuando se encuentran teorías relacionadas con el trabajo de investigación son muy

importantes sus fundamentos, porque son la base que permite definir, interpretar,
analizar y conocer los diferentes aportes y planteamientos que han realizado
algunos autores con respecto al tema que se está investigando. Por consiguiente,
se fundamentará este trabajo con las siguientes teorías:

A. Teoría de la Administración (TA)

La Teoría de la Administración (TA) que en cierto modo está muy relacionada con
la teoría de la organización. El fundador de la teoría de la administración fue
Frederick Taylor considerado el fundador de la TA moderna. Además, la fuente de
estudio de esta teoría es la administración de las organizaciones en general y las
empresas en particular (Chiavenato, 2001).

La Teoría de la Administración nace a principios del siglo XX en la escuela de la

administración científica. Según la historia de la TA se puede evidenciar que tiene
una constante creciente. Se dice, empezó estudiando algunos pocos aspectos y
variables de la organización, que desde la aplicación eran los problemas más
concretos e inmediatos, aplicando los métodos de la observación y medición. Con
respecto a que tiene una constante creciente, algunos seguidores como Ford y
Emerson, se apoyan en esta teoría con el fin de lograr una gran eficiencia industrial,
como es el caso de la empresa Ford, logrando elevar grandes niveles de
productividad.

Los principios de la Teoría de la Administración que se va a adaptar para este

proyecto de investigación expuesto por Taylor citado por (Chiavenato, 2001) son:

25
• Principio de la planeación: Sustituir el criterio individual del obrero, la
improvisación y la actuación empírica en el trabajo por métodos basados en
procedimientos científicos. Cambiar la improvisación por la ciencia mediante la
planeación del método.
• Principio de preparación: Seleccionar científicamente los trabajadores de
acuerdo con sus aptitudes; prepararlos y entrenarlos para que produzcan más
y mejor, de acuerdo con el método planeado. Además de la preparación de la
fuerza laboral, se deben preparar también las máquinas y los equipos de
producción, así como la distribución física y la disposición racional de las
herramientas y los materiales.
• Principio de control: Controlar el trabajo para certificar que se ejecuta de
acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto. La gerencia tiene
que cooperar con los trabajadores para que la ejecución sea la mejor posible.
• Principio de ejecución: Distribuir de manera distinta las funciones y las
responsabilidades para que la ejecución del trabajo sea más disciplinada.

No obstante, Chiavenato (2001, p.12) manifiesta que las funciones administrativas

son las mismas funciones del administrador e implican los denominados elementos
de la administración que, según Fayol, son:

• Prever: Avizorar el futuro y trazar el programa de acción.

• Organizar: Constituir el doble organismo material y social de la empresa.
• Mandar: Dirigir y orientar el personal.
• Coordinar: Juntar, unir, armonizar todos los actos y los esfuerzos colectivos.
• Controlar: Verificar que todo ocurra de acuerdo con las reglas establecidas y
las órdenes dadas.

B. Teoría de la Burocracia

Por otro lado, Chiavenato (2001) citando a Max Weber, sociólogo alemán
considerado el fundador de la teoría de la burocracia, relaciona el término de
burocracia para identificar ciertas características de la organización formal,

26
orientada exclusivamente hacia la racionalidad y la eficiencia. Por lo que, presenta
siete dimensiones principales:

• Formalización: Todas las actividades de la organización se definen por escrito,

(rutinas y procedimientos) y la organización opera de acuerdo con un conjunto
de leyes o reglas (normas y reglamentos, régimen interno, estatutos) que se
aplican a todos los casos individuales, sin excepción.
• División del trabajo: Cada participante tiene un cargo o posición definidos con
esfera específica de competencia, con deberes oficiales y atribuciones
estrictamente especificadas y delimitadas.
• Principio de la jerarquía: La burocracia se fundamenta en una jerarquía bien
definida de autoridad. Cada empleado está sometido a órdenes impersonales
que guían sus acciones para asegurar la obediencia. Cada función inferior está
bajo control y supervisión de la más alta, garantizando unidad de control; cada
empleado sólo tiene un jefe. De ahí la estructura piramidal de la burocracia.
• Impersonalidad: El empleado ideal establece relaciones impersonales con
otros ocupantes de cargos. La burocracia enfatiza en los cargos y no en las
personas que los ocupan pues aquéllas entran y salen de la organización, pero
los cargos permanecen, para garantizar su continuidad y perpetuación.
• Competencia técnica: La selección y elección de los empleados se basan en
la competencia técnica y las calificaciones profesionales de los candidatos, no
en las preferencias de orden personal. De ahí que se utilicen pruebas y
concursos para llenar las vacantes o conceder ascensos. La burocracia es
eminentemente meritocrática. El sistema también prevé el desarrollo de la
carrera y las promociones se realizan de acuerdo con el mérito funcional,
dependiendo siempre del juicio del superior.
• Separación entre propiedad y administración: Los recursos utilizados por la
organización burocrática para ejecutar sus tareas no son propiedad de los
burócratas. La administración está separada de la propiedad de los medios de
producción, pues el dirigente o el burócrata no es necesariamente dueño de la

27
 organización o de sus medios de producción, sino un profesional especializado
en administración. De ahí el alejamiento gradual del capitalista de la
administración de su propio negocio, y la diseminación del capital en las
sociedades anónimas.
• Profesionalización del empleado: Los empleados de la burocracia son
profesionales, pues son especialistas, gracias a la división del trabajo. Son
asalariados de acuerdo con sus funciones o posición jerárquica, sus cargos
constituyen su principal actividad dentro de la organización, son nombrados por
el superior inmediato, sus contratos se firman a tiempo indefinido, siguen carrera
en la organización y no son propietarios de los medios de producción de la
organización.

C. Teoría del control organizacional

Las organizaciones contemporáneas se caracterizan por la flexibilidad, adaptación

y aprendizaje continuo. De acuerdo con los autores (Ruiz & Hernández, s.f.), el
centro de atención del control se ha trasladado de los problemas de control de las
personas/tareas, al control de la organización. Por lo tanto, con los cambios que van
sucediendo, las investigaciones deben orientarse hacia una perspectiva más
amplia. De esta manera, siguiendo con los autores, el conjunto de aspectos que se
deben incluir bajo el control organizacional está evolucionando con estudios que
tienen en más cuenta el desempeño, los procesos de control y la cultura
organizacional.

El concepto de control organizacional ha sido interpretado de manera distinta a lo

largo de los años, ya que como lo afirman (Ruiz & Hernández, s.f.), la mayoría de la
literatura sobre el control organizacional sigue refiriéndose a éste como un proceso
cibernético y un mecanismo de retroalimentación.

Por consiguiente, (Arango, 2007) emplea el concepto de sistema, el cual representa

al conjunto de elementos, interrelacionados entre sí, en busca de un objetivo

28
determinado. Por lo tanto, de acuerdo con el autor, el control organizacional se
puede llegar a concebir como un sistema con la finalidad de garantizar el
cumplimiento de los objetivos de una organización.

En este orden de ideas, el autor plantea que el control organizacional, como

sistema, se ocupa de la interrelación de las habilidades, decisiones y estructuras
para ordenar, ajustar, medir y evaluar el comportamiento de las personas junto con
el uso que ellas hacen de los recursos, con el propósito de garantizar el
cumplimiento de los objetivos de una organización. De esta manera, el control tiene
la obligación de mantener la coherencia y consistencia de las acciones
organizacionales en relación con sus propósitos.

Por otro lado, para el desarrollo de este trabajo es muy importante hablar del
Sistema de Control Interno en las organizaciones. Por ende, para Rodrigo Estupiñán
(2015), se trata de un proceso que está en cabeza de la junta directiva en apoyo del
resto del personal, diseñado especialmente para proporcionar seguridad razonable
y conseguir en la organización los siguientes objetivos:

➢ Efectividad y eficiencia de las operaciones.

➢ Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.
➢ Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Además, el autor explica que el sistema de control interno se divide en sistema de

control administrativo y contable. Donde el sistema de control interno administrativo
tiene como objetivo mantenerse informado de la situación de la organización,
coordinar sus funciones, conservar la eficiencia y asegurarse si la empresa está
cumpliendo con los objetivos y las políticas establecidas. Por otro lado, el sistema
de control contable tiene como objetivo que todas las operaciones se registren
oportunamente y correctamente.

Por consiguiente, el sistema de control interno está compuesto por los siguientes
elementos:

29
• Elemento de organización: Es un plan lógico y claro de las funciones
organizacionales, donde se establece las líneas de autoridad y responsabilidad
los trabajadores.
• Elementos, sistemas y procedimientos: Es el sistema de autorización de las
transacciones y procedimientos que se realizan en la organización.
• Elementos de personal: Son las normas de ambiente del personal en todos
los niveles, con la actitud, capacitación y experiencia requeridas para cumplir
con las obligaciones satisfactoriamente.
• Elementos de supervisión: Además de la autoevaluación de las operaciones
y procedimientos que se deben realizar constantemente es factible realizar una
auditoría independiente.

Para el caso del presente trabajo de investigación resulta importante tener en cuenta
las tres teorías mencionadas dentro de este marco teórico. En primer lugar, se
realizará la adaptación de los anteriores principios de la teoría de administrativa y
burocrática al control interno como base para un plan de mejoramiento
administrativo, principalmente el diseño de una estructura organizacional que le
permita a la asociación SICEET mejorar la gestión administrativa. En segundo lugar,
la teoría del control en las organizaciones, permite ampliar el conocimiento sobre el
concepto de control como medidas o acciones que aportan al cumplimiento de las
metas organizacionales. Además, se tendrá en cuenta la importancia del sistema
de control interno junto con sus principios, ya que diferencia la parte contable y
administrativa, lo cual contribuirá a la mejora organizacional dentro de la asociación
SICEET.

1.5.2. Marco Conceptual

Cuando se lleva a cabo un proceso de investigación es muy importante definir los

principales conceptos que harán parte del proyecto de estudio, con el objetivo de

30
contextualizar al lector. En este caso los conceptos a tener en cuenta son los
siguientes:

A. Entidad pública especial

Ruiz (2017) en su trabajo de investigación clasifica a las comunidades indígenas

como instituciones de carácter especial o Entidad Estatal, siendo esta una
organización autónoma amparada por la jurisdicción indígena y su sistema
normativo propio. Su carácter de especial radica en que los Cabildos como
entidades públicas, son los encargados de gobernar a los indígenas y administrar
sus territorios. Por consiguiente, la Asociación SICEET perteneciente al Proyecto
NASA conformado por integrantes de los resguardos indígenas de Toribio, Tacueyó
y San Francisco, se clasifica como un ente que pertenece a las entidades estatales
o entidades del régimen especial.

B. Cabildo indígena

Según Betancourt (2013), define los cabildos indígenas como “una entidad pública
especial, cuyos integrantes son miembros de una comunidad indígena, elegidos y
reconocidos por ésta, con una organización sociopolítica tradicional, cuya función
es representar legalmente a la comunidad, ejercer la autoridad y realizar las
actividades que le atribuyen las leyes, sus usos, costumbres y el reglamento interno
de cada comunidad”. Por otro lado, la Secretaría Jurídica Distrital (2000), define a
los cabildos indígenas como “una entidad atípica, que cumple las funciones
previstas en la Constitución y en las leyes”.

Por consiguiente, siendo la Asociación SICEET parte del proyecto NASA, esto
significa que las leyes, normas y costumbres que deben cumplir en especial son las
del cabildo indígena ya que esta organización tiene su sistema normativo propio,
que a su vez, está incluido dentro del marco de la constitución política de Colombia.
Por otro lado, es de mucha importancia hacer la diferencia entre resguardo indígena
y cabildo indígena. “El resguardo es el territorio asignado a una comunidad indígena.

31
El cabildo es la directiva o autoridad representativa de dicha comunidad”. (Villegas
Gaitan, 1994).

C. Proyecto NASA

El proyecto NASA es una asociación comunitaria, que regula los resguardos de

Toribio, Tacueyó y San Francisco en el ámbito social, político, económico y cultural,
Además, está amparada bajo el decreto 1088 de 1993. (PROYECTO NASA, 2018).

D. Sistema

Para Catacora, citado por Ruiz (2017), un sistema es “un conjunto de componentes
que tienen relación entre sí y que funcionan para lograr un objetivo en común”.

Según Bertalanffy en Análisis conceptual de la teoría general de sistemas (s.f.), un

Sistemas “es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas” que tiene un
propósito u objetivo por alcanzar.

Por último, Arango (2007) define el sistema como un “conjunto de elementos,

interrelacionados entre sí, en busca de un objetivo determinado”

Por lo anterior si se analiza las definiciones de los diferentes autores que se tiene
sobre el concepto sistema se puede decir que un sistema es un conjunto de
elementos que tiene relación entre sí, en busca de un determinado objetivo. Por lo
tanto, es necesario tener claro el concepto de sistema que hace parte de tema que
se está trabajando Sistema de Control Interno, al aplicarse este en cualquier
empresa es impredecible una correcta relación en el personal y las actividades que
se ejecuten en la organización para un adecuado control sobre las operaciones y
transacciones que se realicen en la organización.

Además, Bertalanffy basa la teoría general de sistemas en tres premisas básicas

que son: los sistemas existen dentro de sistemas, los sistemas son abiertos y las
funciones de un sistema dependen de su estructura.

32
La primera precisa, los sistemas existen dentro de sistema se refiere a que, dentro
del sistema global de la organización, cada área realiza diferentes tareas con la
finalidad de cumplir con un objetivo en común.

Segunda premisa, los sistemas son abiertos se refiere a que existen muchos
modelos de sistemas para ser adaptados según su necesidad, ya sea uno en si o
combinados siempre en busca de beneficios por las funciones de un determinado
sistema.

Por último, la tercera premisa, las funciones de un sistema dependen de su

estructura se refiere a que si se cuenta con una estructura bien definida que
posibilite lograr los objetivos propuestos por el sistema se cumple con el sistema en
general.

Para concluir, en este proyecto se tomará la definición de sistema que hace

Bertalanffy ya que su contexto es global y permite argumentar que una organización
es un sistema recíprocamente relacionado que busca un objetivo en común por
alcanzar, con el fin de brindarle bienestar a los socios y la comunidad en general.

E. Control

Para Guerrero (2013), el control interno es concebido como un “proceso integral

dinámico que se adapta constantemente a los cambios que enfrenta cada entidad”
(p. 5). Esto con el fin de que las acciones y procesos sean coherentes y coordinadas
en sus operaciones o actividad que realiza la empresa.

Por otro lado, Martínez citado por Plasencia (2010), explica que el Control Interno
va más allá de aquellos asuntos del departamento de contabilidad y finanzas,
expresa que es un plan organizacional de medidas para “salvaguardar sus activos,
verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia
operacional y la adhesión a las políticas gerenciales establecidas” p. 587.

Para Rivas (2011) “el control es un factor clave en lo logro de los objetivos generales
de las organizaciones por ello debe ser oportuno, económico, seguir una estructura

33
Orgánica” p. 117. Además de tener una estructura organizativa, que permita mejorar
la eficiencia y productividad a la organización. Por ello, se debe establecer niveles
de jerarquización y delimitar responsabilidades que le permitan a través de medidas
adecuadas y oportunas contrarrestar las falencias

Para el presente trabajo de investigación se tomará la definición de Rivas la cual se

adapta al cumplimiento del objetivo del proyecto de investigación, que es el de
realizar un diseño de Control Interno para mejorar la organización administrativa.

Por otro lado, para Arango (2007) el “control es el monitor del sistema ya que
mantienen las cosas en línea y facilita la integración de las actividades”

Para este trabajo se tomará la definición de Rivas la cual se adapta al cumplimiento

del objetivo del proyecto de investigación, que es el de realizar un diseño de Control
Interno para mejorar la organización administrativa.

➢ Características del sistema de control

En cuanto al sistema de control para la organización varia en cada entidad de

acuerdo a la realidad y las necesidades que le ejerzan. Sin embargo, existen una
serie de características comunes en se enfatizan hacia la eficacia del sistema, las
cuales se mencionarán a continuación:

• Precisión: para que un sistema de control función a su cabalidad es

fundamental contar con información veraz, para una buena toma de decisiones
y para una oportuna reacción frente a algún problema.
• Oportunidad: un sistema de control eficaz debe proporcionar información
oportuna que le permita a la organización tener una oportuna y adecuada toma
de decisiones.
• Economía: un sistema de control deber ser económico, es decir que los
beneficios que aporta justifiquen el costo que ocasiona.
• Inteligibilidad: un sistema de control debe ser entendible para cada usuario de
la entidad y de esta manera no ser ignorados.

34
• Criterios razonables: los estándares de control deben ser razonables y
aplicables.
• Localización estratégica: los dirigentes deben establecer controles sobre los
elementos que sean estratégicos para el rendimiento de la organización. Los
controles deberán abarcar las actividades, operaciones y eventos críticos dentro
de la empresa.
• Acción correctiva: Un sistema de control eficaz no sólo deberá señalar el
problema además deberá sugerir alternativas de solución.

➢ Tipos de control

Los tipos de control se basan según los factores de análisis que se acoja. Por lo
tanto, se clasificarán en tres: según los factores de análisis, según el nivel de
estructura formal, según la oportunidad de realización.

1. Según los factores de análisis, es decir que depende de la realidad de cada

empresa y se clasifican en: de mercado, burocrático y de clan.

a) Del mercado: Se enfatiza en factores externos de mercado, como la

competencia, los precios, etc.
b) Burocrática: Se enfatiza en los factores internos de la organización, es decir
se basan en la autoridad organizacional y las reglas administrativas, los
reglamentos, procedimientos y políticas.
c) Del clan: Se enfatiza en factores internos de la organización, se basa en
conductas de los recursos humanos como son valores compartidos, las
tradiciones, las creencias, todos los aspectos de la cultura organizacional.

2. Según el nivel de estructura formal, depende de descentralización de la

organización lo que determinará el nivel jerárquico para la toma de decisiones
vinculadas el control.

35
 a) Superior: Su objetivo es establecer la validez de los planes del nivel
estratégico y evaluar la apropiada y coherente asignación de los recursos.
b) Intermedio: Se encarga de medir la seguridad de los planes a nivel operativo
en el marco del sistema de proyección integral y evaluar la correcta
asignación y distribución de recursos sectoriales.
c) Inferior: Se ocupa de supervisar que se lleve a cabo los planes de este nivel,
a partir del seguimiento y control de operaciones rutinarias a partir decisiones
programadas.

3. Según la oportunidad de realización: los dirigentes pueden efectuar controles

en los diferentes momentos, es decir antes, en el momento de la actividad o
después de la misma.
a) Preventivo: Se trata de una medida de control antes de realizar la actividad,
es decir antes de presentarse el problema, lo que se intenta es prevenir los
problemas previstos.
b) Concurrente: Se trata de una supervisión directa que se realiza en el
momento en que se desarrolla la actividad, ocasionando que se pueda
corregir los inconvenientes de forma oportuna.
c) Correctivo: Se trata de un control basado en la retroalimentación el cual se
realiza después de haber culminado la actividad.

F. Sistema de Control Interno

Según Gómez (2011), define el sistema de Control Interno como “el conjunto de
todos los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de
información, la supervisión y los procedimientos” (p.4) justificando que es de vital
importancia, ya que “promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se
violen las normas y los principios contables de general aceptación” (p. 4).

Por otro lado, Guerrero (2013) define al Sistema de Control Interno como el conjunto
de acciones, actividades, políticas, normas, planes y procedimientos, que se

36
diseñan con el fin de organizar cada dimensión de la empresa, para ofrecer
seguridad sobre el logro de los objetivos organizacionales. De esta manera,
prevenir, administrar y monitorear los riesgos que se presenten a medida que se
realizan las actividades.

Para el presente trabajo de investigación, la definición de Sistema de Control Interno

que se tomará es la definición de Guerrero ya que define con claridad el fin en
general de lo que se pretende realizar en este trabajo. Como son los planes y
procedimientos que le permita a la organización SICEET organizar las actividades
para prevenir los riesgos.

➢ Objetivos del Sistema de Control Interno

Para Gómez (2010), El diseño, la implantación, el desarrollo, la revisión permanente

y el fortalecimiento del SCI se debe orientar de manera fundamental al logro de los
siguientes objetivos:

• Control Interno Operativo: para Flavia & Sánchez (2013), se encarga de

aquellas medidas como son la eficiencia operacional y la observación de las
políticas establecidas en la entidad, es decir el cumpliremos de las políticas de
control.
• Control Administrativo: para Flavia & Sánchez (2013), es la acción de evaluar
todo el sistema como un conjunto en cuanto las políticas, normas y
procedimientos con el fin de alcanzar la mayor eficiencia y eficacia en cuanto al
cumplimiento de los objetivos y responsabilidades establecidas. Gómez (2010),
expone que es el encargado de garantizar la eficacia, eficiencia y economía en
todas las operaciones de la organización, promoviendo y facilitando la correcta
ejecución de las funciones y actividades establecidas, con el fin de que se
cumplan los objetivos previstos en la entidad.
• Control en el área de la contabilidad: para Flavia & Sánchez (2013), este
control se encarga de que se apliquen los manuales de procedimientos y de
revisar las actividades y operaciones de los registros contables, además de la

37
 comprobación en que se haga la debida documentación. Por otro lado, para
Gómez (2010), se encarga de proteger los recursos de la organización y
asegurar la utilidad, oportuna y confiabilidad de la información y los registros que
respaldan la gestión de la organización buscando su adecuada administración
ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar la organización.

➢ Características del Sistema de Control Interno

• en primer lugar, le corresponde a la máxima autoridad de la organización la

responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el SCI, que debe
adecuarse a la naturaleza, la estructura, las características y la misión de la
organización.
• Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
• Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las
actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de
conciliaciones estén debidamente separadas.
• No mide desviaciones; permite identificarlas.
• La auditoría interna es una medida de control y un elemento del SCI. Por lo tanto,
la auditoría interna, o quien funcione como tal, es la encargada de evaluar de
forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del SCI
de la organización y proponer a la máxima autoridad de la respectiva
organización las recomendaciones para mejorarlo.

➢ Responsabilidades del control interno

La responsabilidad del control interno es gerencial, desarrollada en forma autónoma

que, para que rinda verdaderos frutos, debe ajustarse a las necesidades y
requerimientos de cada organización. Además, el SCI difiere entre organizaciones
ya que cada entidad es única.

38
Además, la responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y sus
funcionarios delegados, por lo cual es necesario establecer un SCI que les permita
tener una seguridad razonable de que sus actuaciones administrativas se ajustan
en todo a las normas (legales y estatutarias) aplicables a la organización. Además,
en cada área de la organización, el encargado de dirigirla debe ser el responsable
de acuerdo con los niveles de autoridad y líneas de responsabilidad establecidos.

Por lo tanto, El SCI debe ser un conjunto armónico, conformado por el sistema de
planeación, las normas, los métodos, los procedimientos utilizados para el
desarrollo de las funciones de la organización y los mecanismos e instrumentos de
seguimiento y evaluación que se utilicen para realimentar su ciclo de operaciones.

Por otro lado, la auditoría interna o la unidad de control interno correspondiente debe
ser la encargada de evaluar de manera independiente el SCI de la organización,
proponiéndole a la gerencia las recomendaciones para mejorarlo

G. Función de la administración

De acuerdo con Fayol, citado por Chiavenato (2001), afirma que la función
administrativa es planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las funciones de
cada área de la empresa con el fin de tener un control de las actividades realizadas
en las diversas áreas y niveles de la empresa, para conseguir de manera eficiente
y eficaz los objetivos planteados por la organización. Es decir, para que en una
empresa se promueva al desarrollo y crecimiento debe tener un Control Interno
como manual o guía de las actividades, responsabilidades y limitaciones para el
personal de la empresa.

De igual forma, Chiavenato (2001) afirma que la tarea de la administración “consiste

en interpretar los objetivos de la empresa y transformarlos en acción empresarial
mediante planeación, organización, dirección y control de las actividades realizadas
en las diversas áreas y niveles de la empresa para conseguir tales objetivos”. (p 3)

39
Por lo tanto, ambos autores comparten la idea de que la tarea de la administración
consiste en planear, organizar, dirigir y controlar las actividades que se realizan en
la empresa, por tal motivo lo que se pretende con este trabajo es diseñar un Sistema
de Control Interno que le permita a la Asociación SICEET una organización
administrativa bajo los anteriores paramentos.

1.5.3. Marco Contextual

Este marco representa el escenario físico, el ambiente y la situación general que

describen el entorno donde se sitúa el problema de investigación. De forma general,
este puede contener aspectos sociales, culturales, históricos y económicos que se
consideren relevantes para el desarrollo del objeto de estudio.

a) Contexto Territorial

La asociación SICEET está ubicada en el Municipio de Toribío, el cual se sitúa al

nororiente del departamento del Cauca, a una distancia de 123 kilómetros de la
ciudad de Popayán capital del departamento, y a 83 kilómetros de la ciudad de
Santiago de Cali capital del departamento del Valle. Sus terrenos son montañosos
ubicados sobre la Cordillera Central, que alcanza su máxima altura de 4.150 msnm
en el páramo de Santo Domingo. Limitan al norte con el municipio de Corinto, al sur
con el municipio de Jámbalo, al oriente con los departamentos del Huila y Tolima, y
al occidente con el municipio de Caloto. (Alcaldia municipal de Toribio Cauca, 2017)

b) Contexto Poblacional

Toribio cuenta con tres resguardos de origen colonial que son Toribio, Tacueyó y
San Francisco, los cuales proceden del año 1701. Cuenta con una población de
31.341 habitantes; el 96% de su población hace parte de la etnia nasa y el 4%
restante se reconoce como mestiza o como parte de otros pueblos indígenas,
principalmente guámbianos. (Alcaldia municipal de Toribio Cauca, 2017)

40
c) Contexto Económico

El proyecto NASA nació el 12 de septiembre de 1980, cuenta con un Plan de Vida

que orienta la autodeterminación de los resguardos indígenas, es decir que tienen
un sistema normativo propio, ya que es reconocido como una entidad pública de
carácter especial con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía
administrativa. Por ende, el proyecto NASA ha conformado cuatro ámbitos: de
familias, gobierno, territorio y comunidad, que le permita tener una autoridad
tradicional, el cual le compete desarrollar y liderar actividades administrativas de la
organización, el uso y la tenencia de la tierra, también el uso y práctica de la
medicina tradicional, cuidar, preservar el ambiente, el territorio dentro de la justicia
indígena propia. De igual manera, le corresponde preservar la vida ante situaciones
de orden público que se presenten en el resguardo, en especial cuando se pone en
riesgo la vida de la población civil. (PROYECTO NASA, 2018).

Dentro de los proyectos que lidera el Proyecto NASA esta la Asociación Indígena
de Caficultores Especiales Ecológicos de Toribio (SICEET), la cual está conformada
por 310 asociados productores de café de los resguardos indígenas de Tacueyó y
San Francisco. El fin de la asociación es beneficiar y apoyar a las familias y en
especial a sus asociados por medio de créditos para la cadena productiva del café,
y hacer valer los derechos como campesinos en cuanto a los beneficios de regalías
que brinda el gobierno, con el propósito de fortalecer la autonomía económica.
Además, incentivar el hábito de ahorro entre los productores de la alianza a partir
del mecanismo de formación empresarial. (SICEET, 2018)

La fuente de economía del municipio de Toribio es la agricultura siendo el proyecto

NASA el principal promotor de esta activad económica. (Alcaldia municipal de
Toribio Cauca, 2017) (PROYECTO NASA, 2018).

41
1.5.4. Marco Legal

Mediante el marco legal se identifican las leyes, normas y decretos a tener en cuenta
por su respectiva incidencia con el proyecto de investigación. A continuación, se
presenta la normatividad legal que se tendrá en cuenta para el desarrollo del
presente trabajo:

a) Ley 21 de 1991

Por medio de la cual se aprueba el Convenio número 169 sobre pueblos indígenas
y tribales en países independientes, adoptado por la 76a. reunión de la Conferencia
General de la Organización Internacional del Trabajo.

La importancia de la presente ley consiste en que dicho convenio aplica a los

pueblos tribales cuyas condiciones sociales, culturales y económicas les distingan
de otros sectores de la colectividad nacional, y que estén regidos total o
parcialmente por sus propias costumbres o tradiciones o por una legislación
especial. Por otro lado, los miembros de los pueblos interesados deberán poder
disponer de medios de formación profesional por lo menos iguales a los de los
demás ciudadanos.

b) Decreto 1088 de 1993

Este decreto regula la creación de las asociaciones de Cabildos y/o Autoridades

Tradicionales Indígenas. Estas asociaciones son entidades de Derecho Público de
carácter especial ya que cuentan con personería jurídica, patrimonio propio y
autonomía administrativa.

La relación de este decreto con el proyecto de investigación se refleja en lo

importante que resulta tener en conocimiento la regulación que permite la
conformación de asociaciones de los Cabildos y/o Autoridades Tradicionales
Indígenas, los cuales, de acuerdo al presente decreto, podrán adelantar actividades

42
de carácter industrial y comercial, además, podrán fomentar en sus comunidades
proyectos de salud, educación y vivienda.

c) Decreto 2164 de 1995

Por el cual se reglamenta parcialmente el Capítulo XIV de la Ley 160 de 1994 en lo

relacionado con la dotación y titulación de tierras a las comunidades indígenas para
la constitución, reestructuración, ampliación y saneamiento de los Resguardos
Indígenas en el territorio nacional.

De acuerdo con este decreto, El instituto Colombiano de la Reforma Agraria

realizará los estudios de las necesidades de tierras de las comunidades indígenas
para la dotación y titulación de las tierras suficientes o adicionales que faciliten su
adecuado asentamiento y desarrollo, además del reconocimiento de la propiedad
de las que tradicionalmente ocupan o que constituye el hábitat de las comunidades
indígenas, la preservación del grupo ético y el mejoramiento de la calidad de vida
de sus integrantes.

d) Decreto 1953 de 2014

Este decreto tiene por objeto crear un régimen especial con el fin de poner en
funcionamiento los Territorios Indígenas respecto de la administración de los
sistemas propios de los pueblos indígenas. Para ello se establecen las funciones,
mecanismos de financiación, control y vigilancia, así como el fortalecimiento de la
jurisdicción especial indígena; con el fin de proteger, reconocer, respetar y
garantizar el ejercicio y goce de los derechos fundamentales de los Pueblos
Indígenas al territorio, autonomía, gobierno propio, libre determinación, educación
indígena propia, salud propia, y al agua potable y saneamiento básico, en el marco
constitucional de respeto y protección a la diversidad étnica y cultural.

De acuerdo con el proyecto de investigación, se puede evidenciar una relación con

el presente decreto en la medida que dispone las condiciones generales en las

43
cuales los Territorios Indígenas ejercerán las funciones públicas que les son
atribuidas, donde administrarán y ejecutarán los recursos dispuestos para su
financiación.

e) Oficio Número 027282 de 21-09-2015

Se anuncia que el artículo 598 E.T., establece que los Territorios Indígenas no se
encuentran excluidos de la obligación de presentar la Declaración de Ingresos y
Patrimonio. Esto puede deberse a que este artículo fue incorporado al E.T.,
mediante Decreto 624 de 1989, es decir, con anterioridad a que se expidiera la
Constitución Política de 1991 y su artículo 286 considerará entidad territorial a los
Territorios Indígenas. No obstante, estos fueron expresamente excluidos de dicha
obligación, por los Decretos 4836 de 2010 y 2972 de 2013, mediante los cuales se
fija anualmente, los lugares y plazos para la presentación de las declaraciones
tributarias y para el pago de impuestos.

En esta norma se debe tener presente que las obligaciones tributarias de las
Asociaciones de Cabildos Indígenas están determinadas por vía de interpretación
de la Subdirección de Normativa y Doctrina. Por lo tanto, se concluye que las
Asociaciones de Cabildos Indígenas, a pesar de tener la calidad de no
contribuyentes, se encuentran en la obligación de presentar Declaración de
Ingresos y Patrimonio de acuerdo con el Art. 598 E.T.

f) Decreto 2150 de 2017

El presente decreto establece que las donaciones realizadas por los contribuyentes
del impuesto sobre la renta y complementario a los contribuyentes del Régimen
Tributario Especial solamente podrán ser objeto del descuento tributario previsto en
el artículo 257 del Estatuto Tributario. Dicho reconocimiento otorga un descuento
equivalente al 25% del valor donado en el impuesto sobre la renta y
complementario. Este descuento se deberá solicitar en la declaración de impuesto

44
sobre· la renta y complementario correspondiente al año gravable en el cual se
efectuó la donación por parte de la entidad donante.

Por lo tanto, podrán ser contribuyentes del impuesto sobre la renta y

complementario del Régimen Tributario Especial las asociaciones, fundaciones y
corporaciones constituidas como entidades sin ánimo de lucro; las instituciones de
educación superior aprobadas por el Instituto Colombiano para la Evaluación de la
Educación -ICFES, que sean entidades sin ánimo de lucro; los hospitales
constituidos como personas jurídicas, sin ánimo de lucro; las personas jurídicas sin
ánimo de lucro que realicen actividades de salud, siempre y cuando obtengan
permiso de funcionamiento del Ministerio de Salud y Protección Social, o por las
autoridades competentes.

45
1.6. METODOLOGÍA

1.6.1. Tipo de estudio

El tipo de estudio utilizado para el desarrollo de este proyecto de investigación será

el descriptivo, donde es posible llevar a cabo un conocimiento de mayor profundidad
donde se puede delimitar los hechos que conforman el problema de investigación.
(Méndez, 2006). De esta manera, mediante este tipo de estudio es posible
establecer las características demográficas a investigar; identificar formas de
conducta, actitudes, y comportamientos concretos de las personas que se
encuentran en “el universo de investigación” (p.230).

En relación con el presente proyecto, los estudios descriptivos garantizarán el

adecuado desarrollo de la investigación, en la medida en que se acudirán a técnicas
específicas en la recolección de información, como la observación, las entrevistas y
la revisión documental. Además, se podrá usar el muestreo para la recolección de
información, donde ésta se someterá a un respectivo proceso de análisis.

1.6.2. Método de investigación

El método de estudio necesario para el desarrollo de este trabajo es el inductivo, ya

que como lo argumenta Méndez (2006), “este método de investigación conlleva un
análisis ordenado, coherente y lógico del problema de investigación, tomando como
referencias premisas verdaderas” (p.239).

La importancia del método inductivo consiste en permitir al investigador partir de la

observación de fenómenos o situaciones particulares que enmarcan el problema de
investigación y así, concluir proposiciones o premisas que expliquen fenómenos
similares al analizarlo. (Méndez, 2006, p.240). De esta manera, los resultados
obtenidos pueden ser la base teórica sobre la cual se fundamentan observaciones,
descripciones y explicaciones posteriores de realidades con rasgos y características
semejantes a la investigada.

46
1.6.3. Fuentes de información

Para Méndez (2006) “las fuentes son hechos o documentos a los que acude el
investigador y que le permiten tener información. Por otro lado, las técnicas son los
medios empleados para recolectar la información” (p.248). Estas fuentes de
información ayudarán al investigador a definir las técnicas que empleará en la
recolección de la información, al igual que las fuentes en las que puede adquirir la
información.

Las fuentes de información necesarias para desarrollo de este proyecto son las
fuentes primarias y las fuentes secundarias, las cuales se describirán a
continuación:

1.6.3.1. Fuentes primarias

Son aquellas fuentes en donde el investigador recoge en forma directa la

información para el desarrollo de la investigación. Estas fuentes primarias Implican
utilizar técnicas y procedimientos que suministren las informaciones adecuadas.
(Méndez, 2006). Existen diferentes técnicas, algunas de ellas utilizadas con
frecuencia en las ciencias económicas, administrativas y contables: la observación,
la encuesta, el cuestionario y la entrevista.

Estas fuentes primarias son de vital importancia para el desarrollo del presente
trabajo de investigación, en la medida en que se realizará la observación directa con
el fin de hacer un análisis en cada una de las actividades de la Asociación Indígena
de Caficultores Especiales Ecológicos de Toribio (SICEET). De la misma forma,
mediante las entrevistas y cuestionarios al personal se pretende recolectar
información suficiente para diagnosticar falencias relacionadas con el proceso
administrativo de la asociación.

47
1.6.3.2. Fuentes secundarias

Son aquellas fuentes que suministran información básica y se encuentran en las

bibliotecas contenidas en libros, periódicos y otros materiales documentales, como
trabajos de grado, revistas especializadas, enciclopedias, diccionarios, entre otros.
(Méndez, 2006).

Las fuentes secundarias que se tuvieron en cuenta para el desarrollo del presente
trabajo son aquellas contenidas en artículos académicos, libros, monografías, y
trabajos de grado relacionados con el tema de control interno, estructura
organizacional, y manuales de funciones y procedimientos para las comunidades
indígenas.

1.6.4. Técnicas de información

1.6.4.1. Observación

La observación es un proceso del conocimiento científico que se presenta como una

técnica de recolección de datos. De acuerdo con Méndez (2006), “la observación
científica garantiza al investigador conocer la realidad y, además le permite definir
previamente los datos más importantes que deben recogerse por tener relación
directa con el problema de investigación” (p.250).

1.6.4.2. Entrevista

Técnica basada en la interacción personal y se utiliza cuando la información

requerida por el investigador es conocida por otras personas, o cuando lo que se
investiga forma parte de la experiencia de esas personas. En este caso el
investigador no puede tener acceso directo al evento de estudio a través de la
observación y requiere que otras personas le comuniquen su experiencia. El
fundamento de esta técnica es la acción de formular preguntas para obtener la
información. (Hurtado de Barrera, 2010, p.771).

48
1.6.4.3. Revisión documental

Se trata de una técnica en la cual se recurre a información escrita, ya sea bajo la

toma de datos que pueden haber sido producto de mediciones hachas por otros, o
como texto que en sí mismo constituyen los eventos de estudio. De acuerdo con
(Hurtado de Barrera, 2010), la revisión documental incluye también otro tipo de
documentos, además de los escritos, como videos, representaciones gráficas,
fotografías y material digital.

1.6.5. Fases de investigación

1.6.5.1. Primera fase

En esta fase se realizará un diagnóstico a la asociación SICEET, se iniciará con el

área administrativa y se culminará con el área contable. Se analizará la forma en
que está estructurada la asociación en el desarrollo de su actividad económica,
teniendo en cuenta que es una asociación del régimen especial tributario.

Para el desarrollo de esta fase, el diagnóstico se ejecutará en base a la estructura

DOFA para determinar las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas que
se encuentran en la organización, y de esta manera poder determinar el Sistema de
Control Interno que más se adecua a la organización SICEET. El trabajo se realizará
a través de entrevistas a todo el personal administrativo y contable. Luego se hará
una observación de los procedimientos que se han de realizarse para llevar a cabo
su actividad económica, también se observarán los soportes y documentos que se
implementaron en el desarrollo de su objeto social.

49
1.6.5.2. Segunda fase

En primer lugar, se realizará una conceptualización del Sistema del Control Interno,
en conjunto de sus elementos y objetivos. Luego se detallarán algunos de los
modelos más comunes del Sistema de Control Interno. Para al final definir con base
a la fase anterior el modelo que más se adapte a la asociación SICEET.

1.6.5.3. Tercera fase

Con base a la fase anterior se llevará a cabo la ejecución del modelo que más le
convenga a la asociación SICEET y que le permita su direccionamiento
organizacional. Para el desarrollo de este trabajo se diseñará en primer lugar el
manual de procesos y procedimientos con los cuales se pretende la organización
estructural de la asociación. Con el propósito de tener efectividad y eficiencia en las
operaciones.

En segundo lugar, teniendo en cuenta cada uno de los procedimientos realizados

por la organización, se diseñarán documentos de lineamientos de control que le
permita a la asociación tener vigilada y organizada tanto el área admirativa y
financiera, permitiendo la suficiencia y confiabilidad de la información.

1.6.5.4. Cuarta fase

En esta fase se implementará el Sistema de Control Interno, como constancia de

ello se harán actas de cada una de las actividades que se lleven a cabo en el
desarrollo de la implementación. Además, se incluye un cronograma de actividades
que permita llevar a final término el proceso de implementación del Sistema de
Control Interno a la asociación SICEET. Con la implementación del SCI se pretende
ayudar a la asociación a dar cumplimiento de las leyes y regulaciones vigentes
aplicables.

50
 2. DIAGNÓSTICO A LA ASOCIACIÓN SICEET PARA LA RESPECTIVA
ELABORACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AL ÁREA
ADMINISTRATIVA Y CONTABLE

Para el desarrollo de un Sistema de Control Interno es necesario realizar el

diagnóstico empresarial. En la opinión de Bernal, Mora, Arellano, & Torres (2014),
el diagnóstico empresarial es una herramienta de gestión organizacional que tiene
como fin identificar la situación actual de una organización en los factores
administrativos, operativos y financieros. Por ende, para el desarrollo del presente
trabajo se llevará a cabo el diagnóstico empresarial en base a la matriz DOFA
(Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) que se aplicará a la
Asociación indígena de Caficultores Especiales Ecológicos de Toribio (SICEET),
para posteriormente iniciar la respectiva elaboración del Sistema de Control Interno.
SICEET es una pequeña empresa ubicada en Tacueyo municipio de Toribio –
Cauca, su objeto social es la comercialización de café en pergamino y procesado,
además productos agrónomos para el café.

2.1. La matriz DOFA o matriz FODA

De acuerdo con Dussán y Serna (2017), la matriz DOFA es una herramienta que
tiene como objetivo establecer si la empresa tiene la capacidad de desempeñarse
en el mercado y además es el punto de partida en que la organización debe
apoyarse para la formulación de estrategias, en la cual debe aprovechar sus
fortalezas internas y oportunidades que le brinda el medio. Además, funciona con el
fin de aminorar las amenazas y enfocarse en las debilidades con el fin de conseguir
una organización sostenible, sustentable y competitiva.

51
2.2. Diagnóstico estratégico

Para Dussán y Serna (2017) se trata de un análisis de las fortalezas y debilidades

internas de la organización en el desarrollo del objeto social, así como las amenazas
y oportunidades que puede aprovechar en su entorno empresarial ya sea local,
nacional e internacional para que cumpla sus objetivos y alcance las metas.

2.2.1 Diagnóstico Interno: Con base a Dussán y Serna (2017), el diagnóstico

interno o análisis interno se orienta a precisar las Fortalezas y Debilidades de los
cinco recursos fundamentales de la empresa: humanos, financieros, tecnológicos,
productivos y comerciales.

2.2.2. Diagnóstico Externo: Siguiendo con los autores, el diagnóstico o análisis

externos o auditoría externa se orienta a precisar las oportunidades y amenazas
que afectan las capacidades o recursos fundamentales externos en los que se
puede apoyar la empresa para enfrentar competitivamente el sector comercial.
Estos recursos o capacidades pueden ser: tecnológicos, económicos, geográficos,
productivos y comerciales.

2.3. Diagnóstico situacional de la Asociación SICEET

De acuerdo con Placencia (2010) el Sistema de Control Interno es parte

fundamental de la organización de una entidad, por lo que le permite evaluar,
supervisar y monitorear los riesgos que se pueden presentar en el transcurso del
desarrollo de su objeto social. De esta manera, garantiza la salvaguardia de los
bienes y la confiabilidad de la información para una buena toma de decisiones, que
contribuyan a la eficiencia y eficacia de las operaciones y al cumplimento de las
leyes.

52
Por lo anterior, se apoyará a la Asociación Indígena de Caficultores Especiales
Ecológicos de Toribio (SICEET), en la elaboración del Sistema de Control interno
ya que es una parte fundamental en la organización de la entidad. Para empezar,
se hace una reseña histórica de la Asociación SICEET, la cual está conformada por
310 asociados productores de café de los resguardos indígenas de Tacueyo, Toribío
y San Francisco. La jurisdicción que la rige es la del PROYECTO NASA. Por lo cual,
se clasifica como legislación especial indígena amparada bajo el decreto de ley
1088 de 1993. El fin de la asociación es beneficiar y apoyar a las familias y en
especial a sus asociados por medio de créditos para la cadena productiva del café.
También, hacer valer los derechos como campesinos en cuanto a los beneficios de
regalías que brinda el gobierno, con el propósito de fortalecer la autonomía
económica.

Por otra parte, a futuro se aspira comercializar el café en varias presentaciones (café
tostado, tanto molido como entero, y productos derivados del café) dentro de la
región, en el país y en el exterior. Esto con el fin de tener un crecimiento en la
economía de la asociación para incentivar el hábito de ahorro entre los productores
de la alianza a partir del mecanismo de formación empresarial (SICEET, 2018).

Para mayor detalle de la organización SICEET a continuación se enunciarán

algunas características de la asociación.

Tabla 1. Presentación de la Asociación SICEET

TIPO DE EMPRESA: Asociación indígena

NOMBRE DE LA ASOCIACION: Asociación Indígena
de Caficultores Especiales Ecológicos de Toribio
NIT: 900.029.407-5
OBJETO SOCIAL: Comercialización de café y
productos agrónomos
UBICACIÓN: Tacueyo, municipio de Toribio Cauca
REFERENCIA LEGAL: Proyecto NASA
(Representante legal)

53
 MISION
El fondo rotatorio de la asociación SICEET está orientado a la generación de
créditos para los asociados y la organización, destinados principalmente al
fortalecimiento de la cadena productiva del café, con el fin de apoyar al logro de
un mayor bienestar de las familias vinculadas a la organización.

VISION

En el año 2021 el fondo rotatorio de la asociación deberá de ser autosostenible,

contando con un capital de por lo menos de $500.000.000 (quinientos millones de
pesos), garantizando el acceso a créditos de todos sus asociados y aportando a
la generación de otros servicios dentro de la asociación.

Fuente: diseño por el autor

2.3.1. Análisis del ambiente externo de la Asociación SICEET

Delgadillo, autor citado por Ruiz (2017), expone que el entorno es todo aquello que
se encuentra fuera del sistema, por lo tanto, afecta las operaciones y la dinámica en
general de la organización, por esta razón este factor no es posible que sea
controlado por quienes manejan y dirigen el sistema. Sin embargo, se puede tomar
medidas para prevenir los riesgos y enfrentarlas de la mejor manera posible. En
vista de que una entidad no solo es afectada por los riesgos internos provenientes
de la gestión organizacional, es evidente aquellos riesgos externos que provienen
del entorno y que pueden afectar de manera directa e indirecta en el desarrollo de
la empresa.

En efecto, dentro del Sistema de Control Interno es fundamental la previsión y

prevención de los riesgos en la organización. Por lo anterior, se analizará los
posibles riesgos que pueden afectar a la asociación SICEET, la cual desarrolla sus
actividades de comercialización de café en el municipio de Toribío, departamento
del Cauca. Más específico en los resguardos de Toribio, Tacueyó y San Francisco.

54
En secuencia, los aspectos que se analizarán son: Económico, Político, Social y
Tecnológico.

2.3.1.1. Factor Económico

Al ser la Asociación SICEET una empresa comercializadora de café y productos

agrónomos para el café, se expresará a continuación el comportamiento de la
comercialización café a nivel nacional.

En Colombia el sector agrario es uno de los sectores que más le aporta al producto
interno bruto (PIB), es decir al desarrollo de la productividad del país. De acuerdo
con el portal web Banrepcultural (2018), el sector agrario a pesar de que en los
últimos años ha disminuidos la participación, sigue siendo el principal factor de la
economía del producto agregado del país, con productos como algodón, café, caña
de azúcar, maíz, arroz, cacao, papa, banano, entre otros.

Por otro lado, la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia (2018), también

afirma que la comercialización de café colombiano es de suma importancia para el
desarrollo y el sostenimiento de la caficultura colombiana y la economía del país,
por ende la federación de cafeteros se apoya en las Unidades Municipales de
Asistencia Técnica Agropecuaria (UMATA) quien tiene como función única prestar
asistencia técnica agropecuaria directa y gratuita a los pequeños productores como
el caso de la Asociación SICEET que es fuente de capacitación.

Por otra parte, la economía siempre está en constante cambio y aún más en
Colombia, estos factores pueden afectar directa e indirectamente a la Asociación
SICEET. Un claro ejemplo es la Ley 1819 de 2016 en la que se aprobó la reforma
tributaria en la cual, según la revista el Dinero (2016), esta reforma tuvo un gran
impacto en la economía del país mediante el incremento en la tarifa del Impuesto al
Valor Agregado (IVA) siendo este uno de los impuestos más representativos de la
nación, el cual sube del 16% al 19%, afectando a los consumidores en sus ingresos,
en especial los consumidores de la clase media y baja. También se menciona que
la mala gestión administrativa de los ingresos fiscales de la nación y la aprobación

55
de la reforma tributaria ha castigado el consumo de los estratos bajos de la
sociedad, teniendo en cuenta que estos estratos tienen un gran porcentaje en la
representación de la economía del país. Cabe anotar que los socios de la
Asociación SICEET pertenecen a los estratos bajos, por ende, son directamente
afectados por estos sucesos. Además, el autor menciona que es alarmante el futuro
económico que le espera a los estratos bajos, ya que ocasiona la desigualdad
debido a que se pierde el poder de adquisición, es decir al aumentar el IVA en la
canasta familiar se les ha quitado recursos que los podrían destinar en las
necesidades básicas para mejorar su calidad de vida. El autor enuncia que en vez
de seguir grabando y menoscabando los ingresos de los pobres, se deben
endurecer las leyes para sancionar los malos manejos de los recursos públicos.

Por otro lado, está el déficit en la cuenta que provoca una incrementación de la
inflación, por lo tanto, el Banco de la República enfrentará esta disyuntiva
reduciendo las tasas de interés para estimular la actividad económica o al menos
mantenerla inalterada. En el caso de la asociación SICEET, no produce impacto ya
que ellos no poseen en el momento créditos, su mayor fuente de financiación a la
que apunta la asociación son los recursos de las regalías a través de proyectos
sociales a los que tienen derecho como cabildos indígenas, y por otro lado a los
beneficios e ingresos que puedan adquirir por parte del gobierno para la agricultura.

2.3.1.2. Legalización

Ruiz (2017) manifiesta que el entorno legal se fundamenta en las normas que
reglamentan la actividad económica de una organización. Es así como este marco
rige las relaciones de lo tributario o de impuestos, las comerciales y las laborales.
Por otro lado, manifiesta que según la legislación tributaria no existe una
clasificación para las empresas de carácter especial indígena. Por consiguiente, no
hay garantías para que estas empresas sean reglamentadas por la Ley de Origen
de los pueblos indígenas donde se les respete su autonomía de gobierno propio.
Por lo tanto, debe cumplir con:

56
 a) Inscribirse en el registro mercantil.
b) Inscribirse en el Rut.
c) Expedir Factura.
d) Llevar Contabilidad.
e) Declarar.

No obstante, teniendo en cuenta aspectos legales y jurídicos de parte del Estado y

de otras organizaciones, se ha establecido para las entidades de carácter especial
las siguientes directrices:

• Decreto 1088 de 1993: Este decreto regula la creación de las asociaciones de

Cabildos y/o Autoridades Tradicionales Indígenas. Estas asociaciones son
entidades de Derecho Público de carácter especial, con personería jurídica,
patrimonio propio y autonomía administrativa, es decir que son reglamentadas
según la Ley de Origen de la que gozan los cabildos o comunidades indígenas.

• Decreto 2164 de 1995: Describe en el artículo 2 que los Cabildos Indígenas

son una entidad pública especial, cuyos integrantes deben ser elegidos y
reconocidos por ésta. Además, gozan de una organización socio-política
tradicional, con un gobierno, gestión, control social o sistemas normativos
propios, en donde se ejerce la autoridad que le atribuyen las leyes.
• Decreto 1953 de 2014: Reconoce en el artículo 2 a los territorios indígenas la
condición de organización político-administrativa de carácter especial. Además,
en el artículo 10, enuncia que gozarán de Autonomía y libre autodeterminación,
lo que significa se les permite “determinar sus propias instituciones y
autoridades de gobierno, ejercer funciones jurisdiccionales, culturales, políticas
y administrativas dentro de su ámbito territorial, el pleno ejercicio del derecho
de propiedad de sus territorios y vivenciar sus planes de vida, dentro del marco
de la Constitución Política y de la ley”.

Por otra parte, la Autonomía y libre auto-determinación, es uno de los principios

generales de este decreto, el cual se le permite a los pueblos indígenas mediante

57
la Ley de Origen el derecho mayor o derecho propio de los pueblos indígenas, lo
que le permite determinar sus propias instituciones y autoridades de gobierno,
ejercer funciones jurisdiccionales, culturales, políticas y administrativas dentro de su
ámbito territorial, además vivenciar sus planes de vida dentro del marco la
Constitución Política y de la ley.

Además, en el capítulo de la Asignación Especial para los Resguardos Indígenas,

expone en el artículo 25 los beneficios: “Son beneficiarios de los recursos de la
asignación especial del SGP los Resguardos Indígenas legalmente constituidos y
reportados por el Ministerio del Interior al DANE y al Departamento Nacional de
Planeación (DNP), en el año inmediatamente anterior a la vigencia para la cual se
programan los recursos”. Los cuales tienen como principal finalidad mejorar la
calidad de vida de la totalidad de la población que habita dentro del respectivos
resguardos. Además, se destinarán algunos recursos para la financiación de
proyectos de inversión debidamente formulados y de acuerdo con el Plan de Vida
de la Ley de Origen.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, y reconociendo que el Cabildo Indígena es una

entidad pública especial, quien goza de una Ley de Origen la cual le permite
determinar el reglamento interno de cada comunidad y tener el control de sus
propias instituciones, incluyendo las de carácter económico. Al ser la Asociación
SICEET conformada por integrantes que son parte del resguardo de Tacueyó, San
Francisco y Toribío, y además forma parte del Proyecto NASA, por lo tanto, se
clasifica como una entidad pública de carácter especial siempre y cuando sea
representada legalmente por el Proyecto NASA, es decir que su actividad
económica es representada por el RUT del proyecto NASA y a la vez adquiere los
deberes que a esta le corresponden como:

➢ Llevar Contabilidad
➢ Practicar Retención en la Fuente
➢ Expedir Factura por sus operaciones comerciales
➢ Presentar Información exógena.

58
 ➢ Declarar IVA de los productos gravados que comercialice

Por otra parte, en cuanto al entorno fiscal basándose en las investigaciones de Ruiz
(2017), se puede concluir que al estar representada legalmente la Asociación
SICEET por el RUT del Proyecto NASA, adquiere todos los deberes y obligaciones
fiscales que ésta como entidad pública especial le compete. Por ejemplo, no ser
declarantes y contribuyentes del impuesto de Renta, acto respaldado por la Ley
1819 de 2016 en el artículo 144: “No serán contribuyentes del impuesto sobre la
renta y complementarios y no deberán cumplir el deber formal de presentar
declaración de ingresos y patrimonio los Resguardos y Cabildos Indígenas, ni la
propiedad colectiva de las comunidades negras conforme a la Ley 70 de 1993”.

Prosiguiendo, a continuación, se realizará un análisis de los requisitos legales de la

factura para la Asociación SICEET

Según el Código de Comercio Colombiano en el artículo 772 define la factura como

un “título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o
remitir al comprador o beneficiario del servicio.”

Además, en el artículo 774 Expresa los requisitos de la factura para efectos

comerciales. Por consiguiente, no tendrá el carácter de título valor la factura que no
cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo.

➢ La fecha de vencimiento.
➢ La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o
firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente
ley.
➢ El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el
original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las
condiciones del pago si fuere el caso.

Por otra parte, el Estatuto Tributario colombiano presenta los requisitos de venta
para efectos tributarios en el artículo 617 “Requisitos de la Factura de Venta”. La

59
expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original
de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:

a) Estar denominada expresamente como factura de venta.

b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios,
junto con la discriminación del IVA pagado.
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta.
e) Fecha de su expedición.
f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
g) Valor total de la operación.
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Por lo tanto, se anexa factura de la Asociación SICEET para su respectivo análisis.

60
Ilustración 1. Factura Asociación SICEET

Fuente: tomada de la Asociación SICEET

Teniendo en cuenta todo lo anterior, para la emisión de factura tanto comercial como
tributario se puede afirmar que si cumple con los requisitos exigidos por la
normatividad vigente. (Estatuto Tributario Artículos 617 y 618).

• Legislación laboral

En Colombia la legislación laboral está regulada por el Código Sustantivo de

Trabajo, el cual tiene como objetivo buscar justicia de las relaciones que surgen
entre empleadores y trabajadores siempre y cuando cumpla con el espíritu de
coordinación y equilibrio social. En este documento se describen los deberes y
derechos de las partes, los tipos de trabajo, tipos de contrato, seguridad social,

61
riesgos profesionales, jornada laboral, remuneración salarial, entre otros. Por lo
tanto, la Asociación SICEET le compete acatar estas normas de contar con un
contrato laboral que contenga los deberes y derechos de las partes.

En cuanto al sistema de Salud de las comunidades indígenas después de

promulgada la Ley 100 de 1993 por la cual se crea el sistema de seguridad social
integral y se dictan otras disipaciones, la cual impone mediante los planes y
programas del Estado un conjunto de instituciones, normas y procedimientos para
que las personas y comunidad en general puedan gozar de una calidad de vida. En
vista de que no se les respetó la autonomía de la Ley de Origen de las comunidades
indígenas en la políticas y administración del sistema de salud, tras estos atropellos
los cabildos indígenas del Cauca deciden conformar la Asociación indígena del
Cauca EPS Indígena que tiene como propósito el mejoramiento real y práctico de la
salud de los pueblos indígenas, conservando la medicina tradicional, autonomía
alimentaria, organización comunitaria, entre otros aspectos.

Según Ruiz (2017), “el 15 de diciembre de 1997 mediante Resolución 083 de la

Dirección de Asuntos Indígenas del Ministerio del Interior es reconocida legalmente
la Asociación Indígena del Cauca AIC EPS-I como una empresa de las
comunidades indígenas del Cauca conformada por 96 Cabildos Indígenas Socios”,
la AIC EPS-I es una entidad del régimen contributivo de Salud el cual le da la
oportunidad a aquellas personas que tienen vinculación laboral con capacidad de
pago que pertenezcan a alguna comunidad indígena y que se encuentren
registrados en el censo de cada territorio indígena.

2.3.1.3. Factor político y social

En cuanto a los factor político y social son directrices que evalúan el ambiente del
entorno, en este caso el del proyecto NASA el cual rige a la Asociación SICEET,
estos factores se valoran conforme a las leyes, normas o reglamentos que ha
impuesto el Estado, pero se debe resaltar que la asociación SICEET está

62
categorizada como una empresa de carácter especial, es decir no se reglamenta
con las normas que rigen al modelo de las empresas occidentales.

En vista que la asociación SICEET está calificada como una entidad de carácter
espacial regida por el proyecto NASA se debe acoger al plan de vida del mismo
siendo este la línea de orientación y autodeterminación como pueblo indígena lo
cual le de fuerza a los modos de vidas propios en cuanto a la forma organización,
la educación, la salud, jurisdicción, economía ambiental territorial y entre otras,
siempre con la autoridad tradicional que le permita la legitimidad, según la ley de
origen en cuanto al poder legislativo, ejecutivo y judicial

Por lo tanto, Ruiz (2017), hace una breve reseña de la historia en cuanto a la vida
social de los indígenas, menciona que con la llegada de los europeos ocasiona un
trauma en la vida social de los pueblos indígenas, quienes tuvieron que soportar
que les saquearan sus pertenencias y profanaran su cultura, y posteriormente estas
comunidades indígenas fueron víctimas del proceso de colonización, durante el cual
fueron despojados de sus tierras, abusados sexualmente, y sometidos al sistema
de trabajo de la mita y la encomienda para luego proporcionar su salario como
tributo.

Por otra parte, se dice que en 1551 la Corona Española en mandato el rey Felipe II
debido a la dispersión y disminución de los indígenas se ocasiona una carencia de
la mano de obra para la producción, hecho que afectaba el tesoro real y el tributo,
por lo tanto, se decreta reordenar y fijar las posesiones de los indígenas de manera
legal, como Resguardos. En cuanto al departamento del Cauca el proceso de
adjudicación de los resguardos inicio en 1637.

Además, el autor expone que, en la segunda mitad del siglo XIX, más específico en
1861, la vida de los resguardos estuvo en gran peligro acto ocasionado por la Ley
de desamortización de los bienes en manos muertas ejecutada en Colombia, la cual
consistía en llevar acabo la expropiación forzosa y mediante una subasta pública
poner en venta las tierras y bienes que hasta ese momento no eran parte del

63
mercado. Por otro lado, con la ley 89 de 1890 se reconoce la existencia legal de los
resguardos, pero esta ley no evitó la invasión de los territorios, prosiguiendo con la
expropiación de las tierras, de la riqueza, de la cultura y de la lengua, hecho que
genera debilitamiento, división y confusión en especial a las comunidades indígenas
del Norte del Cauca.

Posteriormente está la Ley 21 de 1991 la cual reconoce las aspiraciones de los

pueblos indígenas de asumir el control de su propio desarrollo económico dentro
del marco de los estados en que viven. Del mismo modo, la ONU en el 2007
establece que los pueblos indígenas tienen derecho a conservar y reforzar sus
propias instituciones económicas. Además, conservar el derecho de participar en el
sistema económico de Estado colombiano. De igual forma, a mantener y desarrollar
su propio sistema económico como medio de subsistencia y desarrollo ya sean
actividades económicas tradicionales o de cualquier otro tipo.

Prosiguiendo, Ruiz (2017), enuncia que el 24 de febrero de 1971 nace el Consejo

Regional Indígena del Cauca (CRIC), quien está conformado por los pueblos
indígenas del Cauca: Guambiano, Nasa, Kokonuko, Totoró, Yanacona, Inga,
Eperara Sipaidara, el cual establece como punto central la exigencia de la aplicación
de la Ley 89 de 1890, en la cual se consigna recuperar la tierra de los resguardos y
de esta manera ampliarlos para convertirse en los puntos centrales de lucha. Dentro
de sus principales objetivos esta orientar a las comunidades indígenas en aspectos
organizativos, culturales y económicos. Además, promueve que el Estado
colombiano respete los principios constitucionales que favorecen a los grupos
étnicos y que cumpla con los compromisos pactados y garantice los derechos
fundamentales y culturales de los pueblos indígenas.

Además, en vista de la desunión de los pueblos indígenas y la pérdida de autoridad

se creó el proyecto NASA, el cual contiene un plan de vida que es la guía de
convivencia de sus integrantes. Como lo expone el Decreto 1953 de 2014, el cual
define al Plan de Vida como los principios de los procesos de planeación y
administración de los entes de carácter especial

64
Plan de vida del proyecto NASA

Cabe señalar que la Asociación SICEET es parte del proyecto NASA, la cual se creó
del 8 al 12 de septiembre de 1980, en la empresa comunitaria Santa Rita,
Resguardo de San Francisco, Municipio de Toribío – Cauca y contiene un plan de
vida que está diseñado de la siguiente manera:

Ilustración 2. Plan de Vida Proyecto NASA

Tomado de:
http://www.proyectonasa.org/index.php?option=com_content&view=article&id=45&Itemid=196

En base a lo anterior, el Plan de Vida del proyecto NASA (2018) es la línea que
orienta la autodeterminación como pueblo la cual le da fuerza a los modos de vida
propios, “las propias formas de organización, de educación, de salud,
jurisdiccionales, económicas, ambientales y territoriales, entre otras, y sus planes,

65
programas y proyectos de manera integral”, recuperando parte del territorio
ancestral, fortalecer el ejercicio de la autoridad tradicional que tiene legitimidad
dentro del proceso comunitario participativo, tanto en la construcción del poder
ejecutivo, legislativo y judicial según la Ley de origen.

2.3.1.4. Factor Tecnológico: En vista de que el sector agrario en la historia ha

tenido un desarrollo de la producción de forma artesanal, es muy importante
aprovechar los avances tecnológicos que le permitan una mayor eficiencia y
eficacia, además a reducir costos en la producción. Entonces se aprovecharán los
cambios para que facilite el acceso a las materias primas de una forma más rápida
y con mayor calidad. Así mismo como en la transformación de la materia prima como
forma de estrategia para asegurar la continuación de la producción y del mercado.

En cuanto a la tecnología de la red de internet como estrategia de compra y venta

en este caso de café, se puede implementar como herramienta de publicidad y de
comercialización del café. Es decir, la compra y venta por internet ya sea nacional
o internacional, esto permitirá un procedimiento más rápido de los pedidos y que el
mercado esté abierto a nivel mundial. Además, se puede accionar la coordinación
de la logística de entrega de los pedidos para una mayor eficacia.

Teniendo en cuenta lo anterior los riesgos empresariales no dispone de una lista,

los riesgos de las empresas varían ya que uno de sus principales componentes es
el personal. Por lo tanto, cada empresa tiene un ambiente laboral diferente. Lo
importante es disponer de una estrategia de gestión de riesgos que le permita
evaluar y minimizar al máximo el impacto que puedan tener en la organización. Por
ello, es necesario realizar un mapa de riesgos para conocer cuáles son los riesgos
que amenazan la organización, además clasificarlos para de esta manera llevar a
cabo las medidas adecuadas según nivel de impacto, acto que se realizará en el
planteamiento de la matriz DOFA más adelante.

66
2.3.2. Análisis del ambiente interno de la Asociación SICEET

En vista de la importancia del Sistema de Control Interno hacia una organización,

se planea el desarrollo de este sistema para la asociación SICEET. Durante el
desarrollo de este proceso se analizarán los componentes internos del ente, tanto
administrativos como contables.

2.3.2.1. Componentes del Sistema de Control Interno

Para Estupiñán (2015), el control interno se compone de cinco elementos

interrelacionados y su integración depende de los procesos administrativos. Este
proceso no es secuencial, en efecto, es un proceso multidireccional repetitivo y
permanente. Es decir, un componente influye en los otros y conforman un sistema
integrado que reacciona dinámicamente a los cambios organizacionales como se
pude evidenciar en la siguiente imagen.

Ilustración 3. Componentes del Sistema de Control Interno

EVALUACIÓN AMBIENTE
DEL RIESGO DE CONTROL
DEL CLIENTE

COMPONENETES
DEL CONTROL
INTERNO

SISTEMAS DE
SUPERVISIÓN
INFORMACIÓN Y
GENERAL Y
COMUNICACIÓN
MONITOREO
ACTIVIDADES
DE CONTROL

FUENTE: ESTUPIÑAN R. Control interno y fraudes, Universidad del Valle.

67
Con base a lo anterior, para el desarrollo del Sistema de Control Interno se
analizarán las áreas de trabajo, el ambiente laboral, las actividades de control, los
riesgos que se pueden presentar en los sistemas de información y comunicación, y
también la evaluación y posible prevención de los riesgos por parte de la
administración en la Asociación SICEET.

A. AMBIENTE DE CONTROL

Con base en el texto de Estupiñán, el ambiente de control o control circundante es

la base de los demás componentes del control de una empresa promoviendo la
disciplina y estructura para el control de la siguiente manera:

• Se estructura las actividades del negocio.

• Se asigna autoridad y responsabilidad.
• Se organiza y desarrolla la gente.
• Se comparten y comunican los valores y creencias.
• El personal toma conciencia de la importancia del control.

Teniendo en cuenta la importancia del ambiente de control para un ente, luego de

un análisis a la Asociación SICEET en vista de que no se cuenta con los parámetros
de un ambiente de control, se fijarán componentes del ambiente de control a la
Asociación ya que de estos dependen la estructura organizativa y del logro de los
objetivos establecidos por la organización, es decir un organigrama, en el que se
fijen los parámetros de jerarquía y responsabilidad del personal en la organización
para un mayor aprovechamiento del tiempo en el desarrollo de las actividades que
se realicen en pro del cumplimento los objetivos establecidos.

Además, en las visitas a la Asociación SICEET se pudo observar que no se cuenta

con un contrato laboral en el que fijen los parámetros para lo que fue contratado el
trabajador, por consiguiente, el personal de la organización tanto gerencial y
administrativo realiza la mayoría de sus actividades de manera empírica

68
desaprovechando las herramientas que se podrían emplear de los fundamentos
teóricos para un mayor cumplimiento de los objetivos.

Cabe resaltar que la organización SICEET cuenta con proyectos como la escuela
de campo en acompañamiento de la UMATA, el SENA, las Federaciones de
Cafeteros, el Cabildo y Colombia Responde. Los cuales, benefician a los asociados
y al personal de la Asociación como un proceso de retroalimentación para la
comunidad. Sin embargo, a pesar de que la organización cuenta con el
asesoramiento de los entes anteriormente mencionados, en el personal
administrativo y socios se evidencia falta de educación técnica y teórica para
mejorar el proceso administrativo, ya que sus actividades las han aprendido a
desarrollar de manera empírica, además la organización no cuenta con personal
que domine otros idiomas para la comercialización internacional. Estas limitantes
han afectado a la organización SICEET en el desarrollo y cumplimiento de su objeto
social.

Por otro lado, la Asociación SICEET está conformada por socios que pertenecen a
resguardos indígenas de Tacueyo, San Francisco y Toribio, hecho que hace que se
categorice como empresa de carácter especial. Lo anterior significa que es el
proyecto NASA quien tiene la parte jurídica ante las leyes colombianas, es decir el
Proyecto NASA maneja la contabilidad y la aprobación de algunos movimientos de
la Asociación SICEET, como por ejemplo la generación de facturas de venta de café
lo que genera limitaciones de tiempo. Además, es muy relevante resaltar los
principios y valores corporativos los cuales se plantearán más adelante en el
desarrollo del SCI.

Por último, cabe resaltar la importancia de que el personal tome conciencia de la

importancia del control, tanto en la parte administrativa como los socios, ya que
estos últimos son los más interesados en que la Asociación crezca y que puedan
ser beneficiados de grandes proyectos ya sean regalías, proyectos del gobierno,
ONG, créditos de la Asociación entre otros. El objetivo principal de la Asociación

69
SICEET es apoyar a los campesinos de la región en el emprendimiento de la
autonomía económica, es por eso que les concede a sus socios ser parte de los
dividendos y créditos según el porcentaje de aporte con tasas de interés mínimas,
además estos tienen la posibilidad de adquirir para la planta física de la organización
productos agrónomos a precios muy favorables del mercado.

B. SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Los sistemas de información están distribuidos en todo el ente y todos ellos atienden
a uno o más objetivos de control. Por otro lado, se considera que existen controles
generales y controles de aplicación sobre los sistemas de información.

➢ Controles generales: Su finalidad es asegurar una operación y continuidad

adecuada e incluye la operación y el control sobre el centro de procesamiento
de datos y su seguridad física, contratación y mantenimiento del hardware y
software.
➢ Controles de aplicación: Se encarga del interior de cada sistema y funcionan
para lograr el procesamiento integridad y confiabilidad mediante la autorización
y validación correspondiente.

Una de las estrategias clave de este siglo es la tecnología, por lo tanto, se le

recomienda a la asociación SICEET aprovecharla al alcance de su medida para un
mayor logro de los objetivos y continuidad en el mercado. Es decir, que se podrían
utilizar los recursos de tecnología, por ejemplo, en la realización del manejo del
inventario tanto de compras como de ventas; en la capacitación del personal; en
publicidad para posesionarse en el mercado, es decir, hacerse conocer para mejorar
las ventas y por ende la rentabilidad para la asociación; apuntarle al desarrollo de
su misión propuesta de comercializar productos derivados del café; aprovechar la
maquinaria de tecnología disponible para mejora el laboratorio, por ejemplo para el
análisis sensorial, que en base a esta se estipulan los precios del mercado, entre
otras.

70
C. ACTIVIDADES DE CONTROL

Siguiendo con el autor, son los lineamientos de políticas y procedimientos que

brindan al ente organización y garantía en el cumplimiento de las directrices de los
objetivos. La importancia de las actividades de control es prevenir y administrar los
riesgos para obtener un mayor logro de los objetivos. Además, las actividades de
control tienen distintas características, las cuales pueden ser manuales o
computarizadas, administrativas u operacionales, generales o específicas,
preventivas o detectivas tales como:

• Aprobaciones y autorizaciones.
• Reconciliaciones.
• Segregación de funciones.
• Salvaguarda de activos.
• Indicadores de desempeño.
• Fianzas y seguros.
• Análisis de registros de información.
• Verificaciones.
• Revisión de desempeños operacionales.
• Seguridades físicas.
• Revisiones de informes de actividades y desempeño.
• Controles sobre procesamiento de información.

Teniendo en cuenta lo anterior se puede evidenciar la importancia del control en

una organización. Por ende, se pretende diseñar a la Asociación SICEET un
Sistema de Control Interno, el cual no cuenta la organización de manera escrita. Por
consiguiente, tampoco se cuenta con los mecanismos de control necesarios que le
permita una vigilancia de sus actividades para prevenir malos manejos de los
recursos.

71
Además, las encuestas que se realizaron a los trabajadores de la asociación
permitieron evidenciar que no se cuentan con manuales de funciones ni de
procedimientos escritos en los que se fijen las responsabilidades y límites de cada
trabajador, dejando en claro que la mayoría de las operaciones no tienen soportes
de cada acción que respalde la transferencia. Por otro lado, los trabajadores
resaltaron que al no haber un manual de funciones ni de procedimientos el manejo
de los recursos no presenta los mecanismos de control pertinentes, por ejemplo,
cuando se hacen los movimientos bancarios la responsabilidad recae en unos pocos
ya que no se han fijado límites como sistema de control, al igual que las
transferencias de las actividades realizadas no cuentan con documentos de
soportes, es decir se realizan de manera verbal.

Prosiguiendo con lo anterior, se debe tener en cuenta que la Asociación SICEET es

una entidad de carácter especial la cual está representada legalmente por el
Proyecto NASA (Indígena). De esta manera, el proceso de compras y ventas en la
organización se ha visto afectado debido al lento proceso de la autorización de las
facturas por parte del Proyecto NASA, en especial en el proceso de las ventas.
Además, el proceso de retiros de dinero de la cuenta bancaria que le asignó
especialmente el Proyecto NASA a la Asociación SICEET se ha visto afectado en
la medida en que se necesita la aprobación del tesorero de dicho Proyecto, pero por
lo general resulta difícil su ubicación.

En cuanto la estructura física de la Asociación SICEET, esta cuenta con una planta
física propia la cual fue donada por el cabildo indígena de la región y construida con
los aportes de los socios. En la actualidad está en un 70% terminada y entre lo más
importante que falta por construir está una parte de la bodega, un espacio para la
instalación de los silos (secador de café eléctrico) y ampliar el espacio asignado de
almacenamiento del café. Por otro lado, se evidencia la falta de señalización de las
áreas de trabajo de la organización.

72
Por otra parte, la asociación SICEET al ser una organización en proceso de
crecimiento aún no cuenta con un transporte propio que facilite la compra y venta
de café, además no cuenta con pólizas que cubran los riesgos de transporte del
café, hecho que le puede significar mucho dinero a la asociación ante cualquier
eventualidad.

D. SUPERVISIÓN GENERAL Y MONITOREO

Es un proceso diseñado para verificar la vigencia, calidad y efectividad del sistema
de control interno del ente, la importancia de este proceso es entender las
actividades, componentes y elementos que integran un sistema de control para una
efectiva evaluación que se puede reflejar en algunas de las siguientes actividades:

• Con buen criterio administrativo interno

• Supervisiones independientes Auditoría Externa.
• Auto-evaluaciones Revisiones de la Gerencia.
• Informes y seguimiento Auditoria Interna.
• Supervisión a través de la ejecución de operaciones.

La supervisión y el monitoreo es una evaluación que conduce a la identificación de

los controles débiles, insuficientes e innecesarios, promovido por la gerencia
quienes deciden su robustecimiento e implantación de un adecuado sistema de
control interno. Una de las debilidades que más resaltaron los empleados de la
Asociación SICEET en las entrevistas fue el hecho de no contar con un registro
INVIMA que garantizara el producto en la venta de café tostado (molido o grano).

E. EVALUACIÓN DEL RIESGO

Todo ente se enfrenta a una variedad de riesgos derivados tanto de fuentes

externas como internas los cuales deben ser evaluados por la gerencia quienes
identifican y analizan los posibles riesgos que puedan obstaculizar el cumplimiento
de sus objetivos generales y específicos para:

73
• Salvaguardar sus bienes y recursos.
• Mantener ventaja ante la competencia.
• Construir y conservar su imagen.
• Incrementar y mantener su solidez financiera.
• Mantener su crecimiento.

Por lo tanto, es conveniente mencionar los riesgos del control interno que llegan a
afectar a una entidad como está estipulado en la Norma Internacional de Auditoría
400, donde en el control interno se evidencia el riesgo en tres componentes: riesgo
inherente, riesgo de control y riesgo de detección.

➢ Riesgo Inherente: Se trata de la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase

de transacciones a una representación errónea que pudiera ser de importancia
relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en
otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados
(NIA 400). Los riesgos inherentes más comunes se evidencian en el registro de
las operaciones inusuales. Por ejemplo, pérdidas por incendios, convenios de
arrendamiento.

➢ Riesgo de Control: Es el riesgo de que una representación errónea que

pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser
de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con
representaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o
detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de
control interno (NIA 400) . Es decir que uno de los objetivos del riesgo del control
interno es detectar los errores que impactan la contabilidad para evitar y corregir
errores o fraudes significativos oportunamente.

➢ Riesgo de Detección: Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de

un auditor no detecten una representación errónea que existe en un saldo de
una cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia relativa,

74
 individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros
saldos o clases (NIA 400). Es decir, son los riesgos que en un proceso de control
o auditoría no son detectados los riesgos o fraudes existentes en los estados
financieros.

Con base en las entrevistas que se realizaron al personal administrativo de la

Asociación SICEET, califican débil a la competencia a pesar de que en la región
estén presentes otras comercializadoras de café como son: ASPROCRIT, una
asociación de productores de café del resguardo indígena de Tacueyo ubicados en
el municipio de Toribio Cauca, se fundó el año 2011, y desde el 2016 tiene una
asociación con la central cooperativa indigna del Cauca CENCOIC ubicada en la
ciudad de Popayán; CAFENAR, Comercializadora de café seco y mojado; y por
último Los Particulares. “Estas son comercializadoras fuertes pero se cuenta con
café de calidad el cual hace que la organización se mantenga en el mercado y se
cumpla con el desarrollo de su objeto social”, son las palabras de Mijera (2016)
directora comercial de la Asociación. Además, anexan los entrevistados que hay
otros factores que amenazan el desarrollo de la Asociación como son: la presencia
de cultivos ilícitos (coca, marihuana), la inseguridad del entorno, y el precio
internacional del café (tasa de cambio) que afecta directamente en precio del café
que se comercializa en la Asociación.

Por otro lado, Estupiñán (2015) aclara que el análisis de riesgos y su proceso se
debe tener en cuenta sin importar la metodología en la siguiente manera:

• La estimación de la importancia del riesgo y sus efectos.

• La evaluación de la probabilidad de ocurrencia.
• El establecimiento de acciones y controles necesarios.
• La evaluación periódica del proceso anterior.

Con base en la información recolectada de la Asociación SICEET se procede a la

elaboración de la matriz DOFA.

75
2.4. Análisis de la Matriz DOFA en la organización SICEET

Para Mina y Mulato (2012) “la matriz DOFA es una importante herramienta de
formulación de estrategias que conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias
FO, DO, FA, DA. Las letras F, O, D y A representan las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas.” (p47).

● Fortalezas: Son las características internas del negocio que permiten impulsar
y poder cumplir las metas planteadas. (Interno)
● Oportunidades: Se refiere a los acontecimientos o características del entorno
externo que puedan ser utilizados a favor para garantizar el crecimiento de la
empresa. (Externo)
● Debilidades: Son los aspectos internos que de alguna u otra manera no
permiten el crecimiento empresarial o frenan el cumplimiento de los objetivos
planteados. (Interno)
● Amenazas: Son los acontecimientos del entorno externo que pueden afectar a
la empresa y son en la mayoría de las veces incontrolables. (Externo)

➢ Una estrategia DO significa convertir las debilidades en oportunidades para la

Asociación SICEET.
➢ Una estrategia DA significa minimizar las debilidades internas y las amenazas
del entorno de la Asociación SICEET para convertirlas en estrategias de
desarrollo.
➢ Una estrategia FO significa que se van a utilizar las fortalezas internas de la
organización para aprovechar las oportunidades del entorno y convertirlas en
estrategias que produzcan beneficios a la Asociación SICEET.
➢ Una estrategia FA, significa que se van a tener en cuenta las fortalezas internas
de la organización para minimizar las amenazas del entorno y convertirlas en
estrategias que produzcan beneficios a la Asociación SICEET.

76
Tabla 2. Matriz DOFA.
OPORTUNIDADES (O) AMENAZAS (A)
1. Globalización comercial o expansión del
1. Competencia regional fuerte.
mercado.
2. No se cuenta con una sucursal
2. Nuevos conocimientos de las
bancaria cerca para los movimientos
capacitaciones que les brinda la UMATA, el
financieros.
SENA, las Federaciones de Cafeteros del
3. El precio internacional del café (tasa de
Cauca, el Cabildo a sus asociados.
cambio).
3. Buena actitud frente a la calidad y el
4. Presencia de cultivos ilícitos.
servicio prestado.
5. Situación política del país.
4. Reclutamiento de más socios para mayores
beneficios.
5. Mayor desarrollo de la asociación con los
aportes de sus asociados.
6. Emplear la tecnología para un mayor
reconocimiento de la organización y crecer
en las ventas.
7. Cambio de software que cumpla con las
expectativas del Proyecto NASA.
8. Desarrollo de las actividades económicas
de la región.
9. Adquisición de proyectos para mayor
inversión.
FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)
1. No posee un Sistema de Control
1. Buena actitud por parte del personal. Interno.
2. Personal con la adecuada experiencia 2. No cuentan con un organigrama
laboral. estructurado.
3. Transformación y comercialización de la 3. No posee manuales de funciones.
materia prima (café). 4. No posee manuales de
4. Capital propio. procedimientos.
5. Beneficios de préstamos para sus socios. 5. Mala organización operativa de las
6. Buena calidad y garantía del servicio a actividades.
vender. 6. Retrasos en la facturación de venta.
7. Venta de productos agrónomos para el 7. No existe señalización en estructura
café. física.
8. Más oportunidades de los socios para 8. Retrasos en la entrega de los
acceder a los productos agrónomos. productos ya que no se cuenta con un
9. Estructura física propia. servicio de transporte propio.
10. Conocimiento del mercado regional. 9. No se cuenta con un contrato laboral
11. Se cuenta con proveedores leales. para el personal de la Asociación.
12. El patrimonio ha mantenido una tendencia 10. Personal con escasa formación
de crecimiento. académica.
13. El nivel de los activos aumenta 11. No se cuenta con registro INVIMA.
positivamente. 12. No se cuenta con personal idóneo
14. Las utilidades son reinvertidas ya que es para la comercialización internacional.
una asociación. 13. Falta de capacitación del personal.
15. Credibilidad y confiabilidad en el servicio 14. No hay requisición de formatos y
prestado por parte de los socios y clientes. documentos que soporten las
actividades.
Fuente: diseño por el autor

77
 ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)
1. Aprovechar la experiencia y 1. Incentivar al personal a
conocimientos del mercado regional capacitaciones especiales para
para proyectarse hacia una expansión reforzar la formación académica y la
nacional e internacional. Además, preparación laboral.
transformar y comercializar la materia
prima del café así obtener mayores
ingresos. 2. Implementar estrategias de
control interno que permitan
2. Capacitar al personal de la asociación estructurar el organigrama, los
mediante instituciones como UMATA, manuales de funciones y manuales
el SENA, las Federaciones de de procedimientos, para lograr
Cafeteros del Cauca, el Cabildo, etc., mayor bienestar y desarrollo a la
para fortalecer la credibilidad y asociación.
confiabilidad del servicio prestado.
3. Hacer uso de la tecnología y del
3. Hacer uso de las utilidades de la venta sistema contable para organizar la
de café y de los productos agrónomos documentación del archivo tanto
en el crecimiento de los activos y del físico como sistematizada.
patrimonio de la asociación con el fin
de ofrecer al cliente calidad y garantía.
4. Enfrentar la globalización
4. Dar seguimiento al aumento del activo comercial mediante la formación de
y patrimonio para desarrollo de la personal idóneo.
asociación, aumento de socios,
transformación y comercialización de 5. Organizar la información contable
café, y adquisición de nuevos y financiera con documentos
proyectos de inversión. soporte.
5. Trabajar en conjunto con clientes y 6. Establecer contratos laborales
proveedores para garantizar el para beneficiar al personal y así
desarrollo de las actividades garantizar armonía, actitud y calidad
económicas de la región. en el servicio.
6. Fortalecer la estructura física e
incrementar el capital para la
implementación de nuevas tecnologías.

7. Otorgar beneficios y oportunidades a

los socios para incentivar los aportes a
la asociación, y así contribuir al
mejoramiento de la calidad del servicio
prestado.
Fuente: diseño por el autor

78
 ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)
1. Inspeccionar la estructura física de la 1. Adquirir tecnología moderna para
asociación para corregir la falta de ponerse a la par con la competencia.
señalización en las instalaciones.
2. Capacitar al personal de la
2. Brindar calidad, garantía y asociación para evitar malos
descuentos para encarar a la fuerte desempeños laborales.
competencia regional.
3. Estructurar el organigrama y los
3. Implementar una organización manuales de funciones y
administrativa y contable para mejorar procedimientos en la asociación para
la operación de actividades en la frenar la mala organización operativa
asociación y evitar retrasos en la de las actividades.
facturación de venta.
4. Implementar un Sistema de Control
4. Contar con medios de trasporte para Interno para organizar la asociación, y
evitar retrasos en la entrega de los así evitar los retrasos en la facturación
productos. de venta y en la entrega de productos.

5. Incrementar los puestos de trabajo, a 5. Contar con personal idóneo bajo

través de una buena organización de acuerdo de contratación laboral que
la comercialización y recapitalización tenga conocimiento suficiente para
para la empresa. llevar a cabo labores especificas en la
asociación.
6. Establecer estrategias
administrativas para que la asociación 6. Implementar estrategias de control
no se vea perjudicada por presencia interno para delegar funciones,
de cultivos ilícitos en la región, y por mejorar la administración, y mejorar
los precios de café en el mercado las señalizaciones en las instalaciones
nacional e internacional. de la asociación.

7. Proponer al Proyecto NASA

mecanismos que faciliten los
movimientos financieros ante la
ausencia de una cercana sucursal
bancaria.
Fuente: diseño por el autor

79
Para finalizar, luego de la observación y análisis actual de las áreas administrativas
y contables de la Asociación SICEET para la ejecución del Sistema de Control
Interno, se concluye que no ejerce un adecuado Sistema de Control Interno en el
desarrollo de su objeto social, por ende, se recomienda la elaboración de:

➢ Un manual de funciones.
➢ Un manual de procedimientos.
➢ Sugerir políticas de control interno administrativo y contable.
➢ El personal administrativo sugiere que se les asesore para la elaboración de los
contratos laborales, para el respectivo pago de salario y carga prestacional que
hasta el momento no se cuenta.
➢ Plantear mejoramiento del organigrama para un mejor funcionamiento de la
asociación.
➢ Si la factura que posee actualmente no cumple con los requisitos legales,
plantear una factura que cumpla con las normas para la comercialización al por
mayor a nivel nacional y a nivel internacional.
➢ Plantear una mejor organización de la estructura de la asociación.
➢ Servir de apoyo en las capacitaciones gerenciales y administrativas ya que el
personal no cuenta con el nivel de estudio recomendado y las funciones las han
aprendido a realizar de manera empírica.
➢ Se sugiere cambiar la visión, misión y objetivos, ya que se está a apuntando a
un nuevo mercado como es el internacional y diversidad de productos derivados
del café.

80
 3. DESCRIPCIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LOS MODELOS DEL SISTEMA
DE CONTROL INTERNO USADOS FRECUENTEMENTE PARA DETERMINAR
EL MODELO MÁS ADECUADO PARA LA ASOCIACIÓN SICEET.

3.1. El control empresarial

El control organizacional ha surgido en dos vertientes: el enfoque anglosajón y el

latín, los cuales tienen sus propios esquemas y filosofías. La vertiente anglosajona
se originó a partir de la creación de sociedades mercantiles con el propósito de
atender los intereses de las organizaciones privadas. Este modelo clásico de control
está ligado al concepto de auditoría externa función originada por intereses privados
para verificar la gestión administrativa y el correcto uso de los recursos a partir de
la información que genera esta gestión, por ejemplo, la detección de fraudes
mediante el análisis de las cifras contables para establecer su grado de
razonabilidad. Mientras que la vertiente latina surge a partir de la necesidad de
fiscalizar la estructura del Estado, en las etapas de transición de la barbarie a la
civilización. Como lo menciona Ruiz (2001), la ejecución del control latino deriva del
poder del Estado, está investida de autoridad y ejercicio de potestad de censura,
hecho que lo tipifica como escuela autoritaria, con objetivos básico de vigilancia y
castigo.

Pastor, como se citó en (Gomez, 2010), señala que el origen de la evolución del
control interno se inició en países como Estados Unidos, Inglaterra y demás países
del área anglosajona, los cuales emprendieron “la revolución de control interno”
mediante estudios para perfeccionar las técnicas y procedimientos de la auditoria.

Además, el autor expone que en los años 1974 a 1978 la Cohen Commission
propuso que anualmente las gerencias de las empresas reconocieran sus
responsabilidades en la preparación de los estados financieros, respecto a los
principios de contabilidad, sistema contable y control interno en consecuencia a las
deficiencias importantes de control interno manifestadas por los auditores externos.

81
En vista de la importancia del control empresarial muchos autores han expuesto sus
diferentes perspectivas, la mayoría de ellos han destacado la necesidad e
importancia de este para las organizaciones. Por consiguiente, se hace una revisión
bibliográfica de las diversas opiniones que han expuesto diferentes autores acerca
del control empresarial.

3.1.1. Definición de Control

Cepeda (2002), define el control como la comprobación, intervención o inspección,

el cual tiene como propósito final preservar la existencia de cualquier organización
y apoyar su desarrollo, siempre con el objetivo de adquirir los resultados esperados.

Rivas (2011) define control como un factor clave de las organizaciones en el logro
de los objetivos. Por lo tanto, debe ser oportuno, económico y tener una estructura
orgánica, con el fin de obtener apropiadas decisiones administrativas en base a
información confiable y regular el funcionamiento de las actividades operacionales
que se desarrollan en la empresa.

Aguirre, como se citó en (Gomez, 2010), manifiesta que la administración y gestión

de una empresa se fundamenta en: planificar, organizar, ejecutar y controlar. Sin
embargo, estas funciones deben estar integradas porque se desarrollan en el
ámbito de una misma unidad económica, se ejecutan por los mismos gestores y se
interrelacionan entre sí, para una adecuada toma de decisiones.

En base a lo anterior, debido a la importancia del control organizacional, se

enumerarán algunos conceptos de diferentes autores a cerca del control interno.

3.1.2. Definición de Control Interno

Mejía (2005) enmarca la Ley 87 de 1993, la cual en su artículo primero define

Control Interno como:

82
 Un sistema está integrado por el esquema de organización y el conjunto de
planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que
todas las actividades, procesos, operaciones y actuaciones, así como la
administración de la información y los recursos se realice de acuerdo con las
normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por
la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos (p.1).

Gómez (2010) referencia al manual de Registro de Economistas Auditores (REA)

donde se define al control interno como el compuesto por la estructura
organizacional, las políticas, los procedimientos y las cualidades del personal de
una empresa.

Nieto & Bustillo (2011) definen al control interno como el conjunto de planes,
métodos y procedimientos adoptados por una organización, con el fin de asegurar
que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son
fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente de acuerdo con
las políticas trazadas por la gerencia, en atención a las metas y los objetivos
previstos.

Cepeda (2002) menciona que el control interno incluye controles que se pueden
considerar como contables o administrativos. Los controles contables comprenden
el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es
salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros. Por otro lado, los
controles administrativos se relacionan con normas y procedimientos relativos a la
eficiencia operativa y a la adhesión a las políticas prescritas por la administración.

Así mismo, el autor afirma que debe tenerse en cuenta que el Sistema de Control
Interno no es una oficina, es una actitud, un compromiso de todas y cada una de las
personas de la organización, desde la gerencia hasta el nivel organizacional más
bajo. Es decir, se trata de un mecanismo de apoyo gerencial, orientado hacia una
meta o fin; pero no es un objetivo o un fin en sí mismo. Un adecuado SCI podrá

83
alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una gestión, pero no
podrá transformar o convertir una administración deficiente en una administración
destacada. En este sentido, el control interno es sólo uno de los componentes
básicos de la labor gerencial.

Por lo tanto, el Control Interno se expresa a través de las políticas aprobadas por
los niveles de dirección y administración de la empresa, mediante la elaboración y
aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones
administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de
información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.

Hoy en día, el control interno compromete a todos los empleados con el

mejoramiento de la calidad de la gestión. No hay control interno eficiente si la
organización no permite, entre otras cosas, una evaluación continua del personal y
voluntad de realizar ajustes que se requieran cuando los objetivos de la
organización no se estén cumpliendo o se estén logrando con derroche, sin orden,
ni transparencia, sin cumplir las normas legales o los principios de eficiencia.

Este proceso de transformación implica mejoramiento de las organizaciones en:

• El establecimiento de una estructura flexible y dinámica que permita asumir los

retos de la misión organizacional.
• El logro de una gestión administrativa y financiera comprometida con altos
niveles de calidad y racionalidad en la utilización de recursos.
• Mayores y mejores niveles de productividad.
• Recurso humano motivado y capacitado, dispuesto a comprometerse con su
organización.
• Diseño de sistemas de planeación, de información, operación, financieros,
contables, control y seguimientos como apoyo a la nueva cultura organizacional.
• Tener al ciudadano (cliente) como el centro de atención, y la excelencia en la
prestación de servicios.
• Simplificación de regulaciones excesivas e innecesarias.

84
• Transparencia y responsabilidad administrativa.

3.1.3. El Control Interno en la administración pública

Gómez (2010) manifiesta que en el siglo XX, más concreto en los años ochenta,
debido al mal manejo de los recursos públicos que ocasionaban desequilibrios
macroeconómicos y fiscales el tema de control toma un lugar importante en la
agenda de los gobiernos y ante todo en los foros de discusión académicos.

Al verse inmerso ante esta cuestión de ineficiencia en el sector público la economía

tuvo un desplazamiento fuerte hacia el sector privado de muchas de aquellas
actividades que se desempeñaban desde el gobierno, acto que fue adoptado por
Estados Unidos, el Reino Unido y casi todos los países desarrollados.

Núñez, como es citado en (Gomez, 2010), manifiesta que el principio de la

transparencia es uno de los principios de la actividad económico-financiera que
caracteriza el sector privado debido a que es una necesidad sobrebebida como
consecuencia de la complejidad sobre todo de los mercados financieros y del
conocido fenómeno de la globalización, en el sector público la transparencia y el
control es inherente a su propia naturaleza.

Además, señala que la incorporación de sistemas de evaluación externos o dentro

de la función de control interno de la organización, debe ser de carácter obligatoria
ya que se trata de uno de los elementos clave a la hora de aportar la información y
generar los incentivos indispensables para promover comportamientos
organizativos eficientes.

Como ya se ha mencionado, la preocupación de la administración del sector Público

en cuanto al control interno de las organizaciones ha aumentado en los últimos
años. En cuanto a Colombia, la Ley 87 de 1993 por la cual se establecen las normas
para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado. Por
otro lado, se establece para el sector público como medida de control el Modelo
Estándar de Control Interno más conocido como MECI.

85
En vista de que el control interno está compuesto por un conjunto de partes
ordenadas e interrelacionadas con un fin o propósito determinado, a continuación,
se realizará una revisión bibliográfica del Sistema de Control Interno.

3.2. El Control Interno como Sistema

Mejía (2005) analiza el control interno como un sistema, el cual lo divide en una
estructura de tres subsistemas integrados e interrelacionados, que garantizan que
la organización cumpla con su misión y objetivos trazados; éstos son: Subsistema
de Control Estratégico, Subsistema de Control de Gestión y Subsistema de
Evaluación a la Gestión.

A. Control Estratégico: Le provee a la organización un entorno favorable al

control, brindándoles parámetros estratégicos que definen su operación y la
protección de los recursos ante los posibles riesgos que los afecten. Por
consiguiente, este subsistema se compone de: Ambiente de Control,
Direccionamiento Estratégico y Administración de Riesgos.
B. Control de Gestión: Se enfatiza en las acciones de los resultados, las metas y
los objetivos, mediante el uso racional de los recursos, la estandarización de las
operaciones, la generación de la información oportuna y confiable para la toma
de decisiones, el cumplimiento de obligaciones legales, y el desarrollo de
procesos de comunicación internos y externos. Por lo tanto, este subsistema se
compone de: Actividades de Control, Información y Comunicación.
C. Evaluación a la Gestión: Se encarga de organizar las metodologías para
realizar la autoevaluación del sistema de control y de la gestión de la
organización, igualmente ejecuta mecanismos para la evaluación
independiente. Asimismo, permite la configuración de acciones de corrección,
mejoramiento y seguimiento por parte de todos los niveles administrativos,
producto de las evaluaciones realizadas. Por consiguiente, este subsistema

86
 está compuesto por: Autoevaluación, Evaluación Independiente y Planes de
Mejoramiento.

Por otro lado, Cepeda (2002) concluye que la importancia y necesidad del Sistema
de Control Interno se manifestó inicialmente en el sector privado, donde se
reconoció que éste era fundamental e indispensable, en virtud del crecimiento de
las organizaciones, el volumen de las operaciones, los niveles de riesgos y la
complejidad de los sistemas de información.

Además, el autor expresa que en el sector público debido a las necesidades y

conveniencias existe la obligación de implantar estos mecanismos y herramientas,
ya que la reforma constitucional de 1991 estableció, en sus artículos 209 y 269, el
deber de la administración pública de diseñar y aplicar métodos y procedimientos
de control.

3.2.1. Objetivos del Sistema de Control Interno (SCI)

Para Gómez (2010), El diseño, la implantación, el desarrollo, la revisión permanente

y el fortalecimiento del SCI se debe orientar de manera fundamental al logro de los
siguientes objetivos:

• Control interno contable: Proteger los recursos de la organización y asegurar

la utilidad, oportuna y confiabilidad de la información y los registros que
respaldan la gestión de la organización buscando su adecuada administración
ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar la organización.

• Control interno administrativo: Garantizar la eficacia, eficiencia y economía

en todas las operaciones de la organización, promoviendo y facilitando la
correcta ejecución de las funciones y actividades establecidas, además velar
porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos previstos para garantizar la correcta y oportuna
evaluación y seguimiento de la gestión de la organización. Por lo tanto, se deben

87
 definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos y así lograr el
desarrollo y el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

3.2.3. Elementos de Control Interno

Siguiendo con el autor, toda organización bajo la responsabilidad de sus directivos

debe establecer, por lo menos, los siguientes aspectos que orientarán la aplicación
del control interno:

• La estructura organizativa: Es la que define las áreas de responsabilidad,

líneas de autoridad, canales de comunicación y niveles de jerarquía expresados
en manuales y organigramas.
• Las políticas y procedimientos operativos: Se ve expresado en materia de
compras, ventas, producción, gestión de inventarios, políticas de inversión,
entre otros.
• Políticas y procedimientos contables: Se ve reflejado en todos los sistemas
de información de la organización, incluyendo la contabilidad patrimonial básica,
el control presupuestario, la estadística, entre otros.
• Elementos de personal: Son las normas de ambiente del personal en todos
los niveles, con la actitud, capacitación y experiencia requeridas para cumplir
con las obligaciones satisfactoriamente.
• Elementos de supervisión: Además de la autoevaluación de las operaciones
y procedimientos que se deben realizar constantemente es factible realizar una
auditoría independiente.

3.2.4. Características del Sistema de Control Interno (SCI)

• Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad de

establecer, mantener y perfeccionar el SCI, que debe adecuarse a la naturaleza,
la estructura, las características y la misión de la organización.

88
• La auditoría interna, o quien funcione como tal, es la encargada de evaluar de
forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del SCI
de la organización y proponer a la máxima autoridad de la respectiva
organización las recomendaciones para mejorarlo.
• Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.
• Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las
actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de
conciliaciones estén debidamente separadas.
• No mide desviaciones; permite identificarlas.
• La auditoría interna es una medida de control y un elemento del SCI.

3.2.5. Principios del Control Interno

El ejercicio del control interno implica que éste se debe hacer siguiendo los
principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad,
publicidad y valoración de los costos ambientales principios propuesto por la Ley 87
de 1993.

• El principio de igualdad consiste en que el SCI debe velar porque las actividades
de la organización estén orientadas efectivamente hacia el interés general, sin
otorgar privilegios a grupos especiales.
• Según el principio de moralidad, todas las operaciones se deben realizar no sólo
acatando las normas aplicables a la organización, sino los principios éticos y
morales que rigen la sociedad.
• El principio de eficiencia vela por la igualdad de condiciones de calidad y
oportunidad, además que la provisión de bienes y/o servicios se haga al mínimo
costo, con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.
• El principio de economía vigila que la asignación de los recursos sea la más
adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización.

89
• El principio de celeridad consiste en que uno de los principales aspectos sujetos
a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la
organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.
• Los principios de imparcialidad y publicidad consisten en obtener la mayor
transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie
pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto
en oportunidades como acceso a la información.
• El principio de valoración de costos ambientales consiste en que la reducción al
mínimo impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de
decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias en aquellas
organizaciones en las cuales su operación pueda tenerlo.

3.2.6. Tipos de control

• El control gerencial: Está orientado a las personas con el objetivo de influir en

los individuos para que sus acciones y comportamientos sean consistentes con
los objetivos de la organización.
• El control contable: Comprende tanto las normas y procedimientos contables
establecidos, como todos los métodos y procedimientos que tienen que ver o
están relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la
confiabilidad de los registros contables, presupuestales y financieros de las
organizaciones.
• El control administrativo u operativo: Está orientado a las políticas
administrativas de las organizaciones y a todos los métodos y procedimientos
que están relacionados, en primer lugar, con el debido acatamiento de las
disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles
de dirección y administración y, en segundo lugar, con la eficiencia de las
operaciones.
• El control presupuestario: Es una herramienta técnica en la que se apoya el
control de gestión, basado en la dirección por objetivos. Como uno de los

90
 objetivos prioritarios de las empresas es alcanzar determinada rentabilidad, la
eficiencia de la gestión, en relación con las desviaciones hacia esa rentabilidad
se puede controlar recurriendo al control presupuestario.

• El control de informática: Está orientado a lograr el uso de la tecnología y la

informática como herramienta de control; su objetivo será mantener controles
automáticos efectivos y oportunos sobre las operaciones.

3.2.7. Procedimientos generalmente aceptados para mantener un buen control

➢ Delimitar responsabilidades.
➢ Segregar funciones de carácter incompatible.
➢ Dividir el procesamiento de cada transacción.
➢ Seleccionar funcionarios hábiles y capaces.
➢ Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información.
➢ Hacer rotación de deberes.
➢ Dar instrucciones por escrito.
➢ Crear procedimientos que aseguren la totalidad, la autorización y el
mantenimiento de la información.
➢ Evaluar los sistemas computarizados.
➢ Mantener orden y aseo.
➢ Hacer depósitos inmediatos e intactos de fondos.
➢ Identificar los puntos clave de control en cada proceso.
➢ Usar graficas de control.
➢ Realizar inspecciones técnicas frecuentes.
➢ Actualizar medidas de seguridad.
➢ Conservar en buen estado los documentos.
➢ Hacer que la gente sepa por qué y para qué se hacen las cosas.
➢ Definir objetivos y metas claras y alcanzables.

91
3.2.8. Responsabilidades del Control Interno

El control interno es fundamentalmente una responsabilidad gerencial, desarrollada

en forma autónoma que, para que rinda verdaderos frutos, debe ajustarse a las
necesidades y requerimientos de cada organización. Además, el SCI difiere entre
organizaciones.

La responsabilidad por las actuaciones recae en el gerente y sus funcionarios

delegados, por lo cual es necesario establecer un SCI que les permita tener una
seguridad razonable de que sus actuaciones administrativas se ajustan en todo a
las normas (legales y estatutarias) aplicables a la organización.

El SCI debe ser un conjunto armónico, conformado por el sistema de planeación,

las normas, los métodos, los procedimientos utilizados para el desarrollo de las
funciones de la organización y los mecanismos e instrumentos de seguimiento y
evaluación que se utilicen para realimentar su ciclo de operaciones.

Responsabilidades específicas

A. La responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el SCI debe ser

competencia de la máxima autoridad de la organización.
B. En cada área de la organización, el encargado de dirigirla debe ser el
responsable de acuerdo con los niveles de autoridad y líneas de responsabilidad
establecidos.
C. La auditoría interna o la unidad de control interno correspondiente debe ser la
encargada de evaluar de manera independiente el SCI de la organización,
proponiéndole a la gerencia las recomendaciones para mejorarlo.

92
3.3. Diseño del Sistema de Control Interno (SIC)

Con base al texto de Gaviria (1994) es el gerente de la organización con ayuda de

sus colaboradores quien está llamado a definir y poner en marcha dentro de los
parámetros de orden legal y estatutario, el SCI que mejor se ajuste a la misión, las
necesidades y la naturaleza de la organización. Ante todo, el sistema de control
interno no es un objetivo en sí mismo, por eso al momento de implementar el SCI
se debe evaluar la relación de costo-beneficio ya que un excesivo control puede ser
costoso y contraproducente, se debe evaluar el costo de cada componente del SCI
con el beneficio general, los riesgos que reducen al mínimo y el impacto del
cumplimiento de los objetivos de la organización,

El diseño del SCI debe comprender, entre otros, los siguientes aspectos:

• Organización de la función de control interno

• Plan de desarrollo de la función de control interno
• Procesos y procedimientos críticos. Formalización y documentación
• Plan de trabajo para la formalización y documentación de los demás procesos
y procedimientos
• Mecanismos e instrumentos de control interno
• Mecanismos e instrumentos de reporte y seguimiento
• Plan de desarrollo de los manuales de control interno por áreas.

3.3.1. El control y el proceso administrativo

Un SCI se podrá implantar apropiadamente y se mantendrá, si las demás funciones

del proceso administrativo se encuentren operando de manera correcta, en
específicamente en los siguientes factores:

93
A. La estructura organizacional

Antes de iniciar el diseño y montaje de un SCI, es necesario revisar cuidadosamente

la estructura organizacional, haciendo las reformas y los ajustes que sean
pertinentes para lograr los siguientes objetivos:

• Que la estructura manifieste claramente los procesos básicos de la

organización, como son la asignación de las áreas responsables la jerarquía
que corresponde a la importancia de sus funciones.
• Que la distribución interna de las áreas básicas tenga la consistencia y
transparencia que se requiere para que sus cabezas puedan asumir
plenamente la responsabilidad por los resultados de su propia gestión.
• Que la estructura de la organización no contemple funciones ajenas a su objeto
social.

B. Racionalización de trámites

La racionalización de trámites es una de las actividades más útil para una

organización la cual le permite mejorar su eficacia y eficiencia. Permitiéndole de
esta manera, tener el control ya que le accede simplificar los procesos y las
operaciones, y le permite a la administración concentrar sus esfuerzos en los
aspectos realmente importantes de su gestión. Por lo tanto, como mínimo se debe:

• Eliminar trámites innecesarios, repetidos o superfluos que no agreguen valor ni

prevengan o disminuyan riesgos;
• Simplificar y mejorar los tramites que resulten indispensables o significativos
para ejercer una función o defender un derecho.
• la concentración de trámites que por su naturaleza lo permitan.

94
C. Formalización y documentación de los procesos y procedimientos

Una de las mayores dificultades que frecuentemente enfrentan las organizaciones

es la ausencia de métodos manuales de funciones y procedimientos documentados
y actualizados. De tal manera, al no existir documentación, la memoria
organizacional se concentra en cabeza de individuos aislados y se abre la
posibilidad de que el desarrollo de un proceso cualquiera sea susceptible de
interpretaciones diversas.

La razón por la cual la se presenta esta situación descrita tan frecuéntenle es porque
las áreas no perciben el problema como propio. Se piensa que el control interno es
responsabilidad de una oficina que lleva este nombre. Por otra parte, la
formalización y documentación de los procesos y procedimientos es percibida por
las áreas como una actividad poco rentable para ellas, por cuanto deben gastar
tiempo en dar información sin recibir nada a cambio.

D. Parámetros generales en la redacción de manuales

En la redacción de manuales de funciones y procedimientos se deben tener en

cuenta, de manera especial, los siguientes parámetros:

• El plan de organización es decir el organigrama

• Los métodos y procedimientos
• La definición de qué es un manual de funciones y procedimientos
• Las técnicas de simplificación del trabajo.

El organigrama refleja la dimensión de la organización, define el número de cargos

y la especialidad de estos, y la estructura mediante la cual el control interno reporta
toda la estrategia de control.

Una de las técnicas administrativa son los manuales de funciones y procedimientos

el cual le sirve de guía a los interrogantes de la organización y de referencia para
estructurar las auditorias. Para facilitar la respuesta a los interrogantes de dirección,

95
cada organización debe establecer métodos o técnicas de procedimientos,
flujogramas e indicadores de comparación y medición de resultados.

Además, el manual de funciones y procedimientos es el texto mediante el cual cada

organización, según su estructura orgánica, su misión y recursos, define la jerarquía
de los cargos, determina objetivamente las funciones y establece métodos y
procedimientos técnicos para alcanzar sus objetivos. Por otro lado, sirve como guía
para la realización de las actividades, detallando paso a paso los patrones para la
ejecución de tareas; se optimizan las actividades, se evita la sobrecarga de trabajo,
la duplicidad de funciones y facilita la coordinación entre dependencias.

E. Integración de los procesos de planeación y presupuesto

Desde el punto de vista de la organización, lo que verdaderamente importa es el

logro de las metas organizacionales y no el cumplimiento aislado de los
compromisos de las áreas, puesto que casi en cualquier organización hay una
interrelación estrecha en el trabajo de las áreas y es necesario que sus metas se
definan no con base en sus condiciones particulares sino en función de la
integración requerida para maximizar el rendimiento organizacional.

Por una parte, la unificación de los procesos de planeación y programación

presupuestal debe estar de tal manera que los planes operativos anuales que están
reflejados en el presupuesto sean consistentes con los objetivos y las metas
institucionales a mediano y largo plazo. Esta labor; por la otra, es una función de
planeación fuerte, capaz de conciliar los intereses de las áreas con los objetivos y
las metas de la organización como un todo, realizando los ajustes y complementos
necesarios para lograr que el producto final sea mayor que la suma simple de las
partes

96
F. Control de gestión y evaluación del desempeño

El éxito relativo, que pueda tener el sistema de gestión del control que se implanten
en algunas organizaciones en muchos casos depende de la evaluación del
desempeño del personal, a través del cual se utiliza efectivamente el producto de
los sistemas de control para premiar los responsables, cuando los resultados son
buenos o para penalizarlos, en el caso contrario, más que los recursos invertidos.

Pero, cuando un sistema de control tiene como fundamento medir resultados ya

sean buenos o malos sobre las personas responsables, el sistema de control pierde
su razón de ser y, lógicamente, se desacredita la importancia del SCI. En este caso,
los empleados responsables de las áreas perciben correctamente que el sistema no
cumple ningún propósito y que, por ende, cualquier tiempo y esfuerzo dedicado a él
no deja de ser un formalismo innocuo. La institucionalización del SCI debe dar una
misión a la organización, haciendo claridad en que, una vez agotada la etapa de
transición, los resultados de la gestión de los individuos y las áreas no serán
indiferentes para la administración de la organización.

3.4. Modelos de control interno más comunes

3.4.1. El Modelo COCO

El Modelo COCO (Criteria of Control), de acuerdo con Gómez (2010), fue publicado
por el instituto Canadiense de Contadores Certificados (CICA) en 1995 en Canadá.
Además, Rivas (2011) lo califica como uno de los modelos más comunes del control
interno, la base en la cual se fundamenta es una revisión profunda que realizó el
Comité de Críticos de Control de Canadá sobre el reporte del Modelo COSO con el
fin de hallar un modelo más sencillo y comprensible dada las dificultades que se
encontraron las empresas en la aplicación del COSO, cabe añadir de que este
modelo COCO fue publicado tres años más tarde que COSO.

97
Por otro lado, el autor aclara que el Modelo COCO simplifica los conceptos y el
lenguaje para que sea accesible a cualquier empleado y así hacer posible el alcance
del control en cualquier nivel de la organización.

3.4.1.1. Elementos del Modelo COCO

De acuerdo con Estupiñán, citado por (Rivas, 2011), la estructura del control interno
propuesta por el modelo COCO plantea que el control comprende los elementos de
una organización que, tomados en conjunto, apoyan al personal en el logro de sus
objetivos organizacionales los cuales se ubican en las siguientes categorías
generales:

A. Efectividad y eficiencia de las operaciones: Incluye objetivos relacionados con

metas de la organización de:

• Los servicios al cliente.

• La salvaguarda y uso eficiente de recursos.
• Del cumplimiento de obligaciones sociales.
• De la protección de recursos contra pérdida o uso indebido.

B. Confiabilidad de los reportes financieros internos y externos: Esta categoría

incluye el adecuado mantenimiento de registros contables, información confiable
para uso de la organización y la publicada para información de terceros y protección
de los registros contra accesos indebidos.

C. Cumplimiento de leyes, disposiciones y políticas internas: En esta definición

del control se entiende que el mismo conlleva la responsabilidad de identificar y
reducir los riesgos, con mayor énfasis en aquellos que pudieran afectar la viabilidad
y éxito de la organización, como:

• Deficiente capacidad para identificar y explotar oportunidades. Deficiente

capacidad para responder a riesgos inesperados.

98
• Ausencia de información definitiva e indicadores confiables para la toma de
decisiones.

D. Evaluación de los riesgos: Todas las organizaciones se enfrentan a riesgos,

los cuales afectan la posibilidad de la organización de competir para mantener su
poder financiero y la calidad de los productos y servicios. Para la aplicación de este
modelo se hacer necesario incursionar de manera detallada en los criterios seguidos
en la ponderación de la importancia de las diversas operaciones que realiza la
organización y en la eficacia de los controles, para lograr alcanzar este objetivo es
necesario tomar como orientación los elementos de control interno que, para tales
efectos, se pueden adoptar los propuestos en el marco de control interno del modelo

Gómez (2010) señala que este modelo busca proporcionar un entendimiento de

control y facilitar en entendimiento que se generan por el cambio las cuales pueden
ser:

• El impacto de la tecnología y el recorte a las estructuras organizativas.

• Eficiencia de informar públicamente a cerca de la eficacia del control.
• Las autoridades han establecido controles con el fin de proteger los intereses
de los accionistas.

3.4.1.2. Objetivo del Modelo COCO

Rivas (2011) manifiesta que el objetivo de este Modelo Canadiense es, en vez de
conceptualizar al proceso de control como una pirámide de componentes y
elementos interrelacionados crea un marco de referencia a través de 20 criterios
generales los cuales conforman cuatro etapas que le permitiera a todo el personal
de la organización poderlos usar para diseñar, desarrollar, modificar o evaluar el
control. Es decir, este Modelo “desarrolla lineamientos generales para el diseño,
implementación, evaluación y reportes sobre estructuras de control en una
organización” (p.127).

99
3.4.1.3. Etapas del Modelo COCO

Estupiñán, como es citado en (Rivas, 2011), expone que el Modelo COCO busca
facilitar el entendimiento del control y ayudar a adaptar el impacto del cambio por
ejemplo las tendencias de la tecnología y el recorte a las estructuras
organizacionales, a través de mecanismos para establecer controles con el fin de
proteger los intereses de los accionistas.

Por lo tanto, Fernández citado por (Rivas, 2011), hace la siguiente categorización
de los 20 criterios que prevé el modelo COCO, los cuales están agrupados en cuatro
etapas: Objetivos; Compromiso; Aptitud; Evaluación y Aprendizaje.

Primera etapa: Propósito

• Los objetivos deben ser comunicados

• Los riesgos internos y externos que pudieran afectar el logro de los objetivos
deben ser identificados y debidamente analizados.
• Deben ser comunicadas y practicadas las políticas establecidas para apoyar
el logro de los objetivos,
• Deben ser establecidos los planes y objetivos e incluir metas, parámetros e
indicadores que permitan medir el despeño.

Segunda etapa: Compromiso

• Los valores éticos de la organización deben ser establecido y comunicados a

todos sus miembros.
• Las políticas y prácticas de recursos humanos deben ser consistentes con los
valores éticos y al logro de los objetivos de la organización.
• La autoridad y responsabilidad deben ser claramente definidos y consistentes
con los objetivos, de tal manera que el proceso de toma de decisiones sea
llevado a cabo por el personal apropiado.
• Se debe fomentar una atmósfera de confianza para apoyar el flujo de la
información

100
Tercera etapa: Aptitud

• El personal debe tener conocimientos, habilidades y las herramientas

necesarias para desempeñar sus labores encaminadas al logro de los
objetivos organizacionales.
• El proceso de comunicación debe apoyar los valores de la organización. Se
debe identificar y comunicar información suficiente y relevante para el logro de
los objetivos organizacionales.
• Deben ser coordinadas las decisiones y acciones de las diferentes partes de
la organización
• Las actividades de control deben ser diseñadas como una parte integral de la
organización.

Cuarta etapa: Evaluación y Aprendizaje

• Se debe supervisar el ambiente interno y externo para identificar información

que oriente hacia la evaluación de los objetivos.
• El desempeño debe ser evaluado tomando como punto de partida las metas e
indicadores preestablecidos.
• Las premisas consideradas para el logro de objetivos deben ser revisadas
periódicamente.
• El sistema de información debe ser evaluado en la medida en que cambien los
objetivos y se precisen las deficiencias de información.
• Debe comprobarse el cumplimiento de los procedimientos modificados.
• Se debe evaluar periódicamente el sistema de control e informar de los
resultados.

El autor concluye que el modelo COCO requiere de creatividad para su

interpretación y aplicación y así adatarlo a las necesidades de su propio interés,
además es una buena base como referencia para desarrollar un modelo propio que
cumpla con los requerimientos deseado.

101
3.4.2. El Modelo COSO

El Comité de organizaciones patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO, por

sus siglas en inglés) fue conformado en 1985 en Estados Unidos con la finalidad de
proporcionar un liderazgo innovador a través del desarrollo de marcos y
orientaciones generales sobre la gestión del riesgo empresarial, el control interno y
la prevención del fraude (COSO, s.f.). De esta manera, mediante la conformación
de este comité se pretende mejorar el desempeño organizacional, la supervisión, y
la reducción del riesgo de fraude en las organizaciones.

Este Comité está conformado por cinco instituciones representativas en Estados

Unidos en el campo de la contabilidad, las finanzas y la auditoría interna:

A. American Accounting Association (AAA) – Asociación de Contadores Públicos

Norteamericanos
B. American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) – Instituto
Norteamericano de Contadores Públicos Certificados.
C. Financial Executive Institute (FEI) – Asociación Internacional de Ejecutivos de
Finanzas.
D. Institute of Internal Auditors (IIA) – Instituto de Auditores Internos.
E. Institute of Management Accountants (IMA) – Instituto de Contadores
Empresariales

En el mundo empresarial, el Control Interno no abarcaba con el mismo significado

en todo el mundo, por lo que existía una gran variedad de definiciones e
interpretaciones a fin de diseñar, mantener y evaluar controles efectivos y eficientes.
Por lo tanto, de acuerdo a (Gonzales, s.f.) en septiembre de 1992 el Committee of
Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, conocido como COSO,
emitió el informe Internal Control - Integrated Framework (Marco Integrado de
Control Interno, COSO I), con el propósito de establecer una definición común de
control interno y así facilitar una guía para la creación y el mejoramiento de la
estructura del control interno en las entidades.

102
El Marco Integrado de Control Interno fue publicado principalmente para las
empresas de los Estados Unidos, no obstante, ha sido aceptado y utilizado por
numerosos países y empresas de todo el mundo. Siguiendo con el autor, la
elaboración de este Marco permitió facilitar a las empresas los procesos de
evaluación y mejoramiento continuo de sus sistemas de control interno, también ha
sido incorporado en las políticas y regulaciones para que las empresas mejoren sus
actividades de control hacia el logro de sus objetivos planteados.

Como resultado, de acuerdo a (Gonzales, s.f.), el Informe COSO define el Control

Interno como un proceso efectuado por la administración y el resto del personal de
una organización, diseñado con el fin de aportar un grado de seguridad razonable
en la entidad.

Por otro lado, Mantilla (2010) se refiere al control interno como un proceso continuo,
es decir un medio para llegar a un fin, y no un fin en sí mismo, un proceso que
involucra todas las actividades de la empresa, con el objetivo de proporcionar una
seguridad razonable en las organizaciones. Además, siguiendo con el autor, el
control interno no solo se refiere a un conjunto de manuales, procedimientos y
políticas, sino que debe llevarse a cabo por todas las personas de los diferentes
niveles de la organización, es decir, involucra también al recurso humano.

Por otro lado, de acuerdo con (Gonzales, s.f.), el Marco Integrado de Control Interno
está orientado a la consecución de tres categorías de objetivos:

➢ Operativos: Referentes a la efectividad y eficiencia de las operaciones, incluido

la protección de los activos de la entidad frente a posibles pérdidas.
➢ Información: Preparación de reportes para uso de la organización y los
accionistas, teniendo en cuenta la veracidad, oportunidad y transparencia.
➢ Cumplimiento: Leyes y regulaciones a las que está sujeta la organización.

De esta manera, en el Informe COSO destaca la importancia de que la alta dirección

y el resto de la organización comprendan la trascendencia del control interno, ya
que de acuerdo con Álvarez y Quizhpi (2010), constituye una herramienta útil para

103
que la administración dirija su gestión y obtenga una seguridad razonable de que
las actividades se están conduciendo al logro de los objetivos institucionales.

Asimismo, Bertani, Polesello, Mendoza, & Troila (2014) señalan que el Informe
COSO pretende que ante cualquier discusión o problema de control interno, tanto a
nivel empresarial como académico, se mantengan una referencia conceptual
común, dado que antes de la aplicación de este informe era complejo, debido a la
diversidad de definiciones y conceptos que han existido sobre el control interno.

3.4.2.1. Componentes del COSO I

El informe COSO I está compuesto por cinco componentes que permiten explicar el
desarrollo del Control Interno en una organización, por lo que también serán
abarcados en el Informe COSO II.

A. Ambiente de control
B. Evaluación del riesgo
C. Actividades de control
D. Sistemas de Información y comunicación
E. Supervisión general y monitoreo

3.4.2.2. El Informe COSO II

Con el paso del tiempo, la complejidad del riesgo se incrementaba y ocasionaba

que los ejecutivos se vieran forzados a mejorar su conocimiento y supervisión
acerca de la gestión de riesgos en las organizaciones (COSO, s.f.). Por lo tanto,
siguiendo a Bertani et al., (2014), debido al aumento de la preocupación por evaluar
y mejorar el proceso de administración del riesgo, en enero de 2001 el Committee
of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) inició un
proyecto mediante el cual se desarrolló un marco enfocado en la administración
integral de riesgos con el propósito de mejorar la identificación, evaluación y la
gestión integral del riesgo.

104
Por lo tanto, a finales de septiembre de 2004, como respuesta a una serie de
escándalos e irregularidades que provocaron pérdidas importantes a inversionistas,
empleados y otros grupos de interés, el proyecto culminó con la publicación del
Enterprise Risk Management - Integrated Framework (COSO ERM o COSO II)

Siguiendo con Bertani et al., (2014), mediante este Marco Integrado de

Administración de Riesgos Empresariales se amplía el concepto de control interno,
y se proporciona un enfoque más completo y extenso sobre la identificación,
evaluación y gestión integral del riesgo junto con la necesidad que las
organizaciones mejoren su enfoque de gestión de riesgos para satisfacer las
demandas de un entorno empresarial en evolución. Este nuevo enfoque no sustituye
al COSO I, sino que lo incorpora como parte de él, debido a que permite a las
empresas mejorar sus prácticas de control interno y de esta manera poder
encaminarse hacia un proceso más completo de gestión de riesgo.

De acuerdo con Ambrosone (2007), dentro del Informe COSO II se encuentran las
siguientes categorías, las cuales están directamente relacionadas con las diferentes
necesidades de las entidades:

➢ Estrategia: Objetivos a alto nivel, alineados con la misión de la entidad.

➢ Operaciones: Objetivos vinculados al uso eficaz y eficiente de recursos.
➢ Información: Objetivos de fiabilidad de la información suministrada.
➢ Cumplimiento: Objetivos relativos al cumplimiento de leyes y normas
aplicables.

3.4.2.3. Comparativa Componentes COSO I y COSO II

Siguiendo con el autor, el Marco Integrado de Administración de Riesgos

Empresariales (COSO ERM) está conformada por ocho componentes relacionados
entre sí.

105
Ilustración 4. Relación del modelo COSO I vs COSO II

Tomado de: COSO I Y COSO II UNA PROPUESTA INTEGRADA

• Ambiente interno: Establece la base de cómo el personal de la entidad percibe

y trata los riesgos, incluyendo la filosofía para su gestión y el riesgo aceptado,
la integridad, valores éticos y el ambiente en el cual ellos operan.

• Establecimiento de objetivos: La empresa debe tener una meta clara u

objetivos que se alineen con la visión y misión, siempre teniendo en cuenta que
cada decisión conlleva un riesgo que debe ser previsto por la empresa.

• Identificación de eventos: Los acontecimientos internos y externos que

afectan a los objetivos de la entidad deben ser identificados, diferenciando entre
riesgos y oportunidades, con el fin de que las empresas los puedan enfrentar y
proveer de la mejor forma posible.

106
• Evaluación de riesgos: Los riesgos se analizan considerando su probabilidad
e impacto como base para determinar cómo deben ser administrados y se
evalúan desde una doble perspectiva, inherente y residual.

• Respuesta al riesgo: La dirección selecciona las posibles respuestas (evitar,

aceptar, reducir o compartir los riesgos) desarrollando una serie de acciones
para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad.

• Actividades de control: Referente a las políticas y procedimientos que se

establecen e implantan para ayudar a asegurar que las respuestas a los riesgos
se llevan a cabo eficazmente.

• Información y comunicación: La información relevante se identifica, capta y

comunica en forma y plazo adecuado para permitir al personal afrontar sus
responsabilidades. Una comunicación eficaz debe producirse en un sentido
amplio, fluyendo en todas direcciones dentro de la entidad.

• Supervisión: La totalidad de la gestión de riesgos corporativos se supervisa,

realizando modificaciones oportunas cuando se necesiten. Esta supervisión se
lleva a cabo mediante actividades permanentes de la dirección, evaluaciones
independientes o ambas actuaciones a la vez.

107
3.4.2.4. Evolución de los Componentes

Ilustración 5.Comparación modelo COSO ver. 1992 y COSO ver. 2004

Tomado de: COSO I Y COSO II UNA PROPUESTA INTEGRADA

Tabla 3. Resumen COSO I vs COSO II

COSO I COSO II
Marco Integrado de Marco Integrado de
Título Control Interno Administración de Riesgo
Empresarial
Creado en E.E.U.U. 1992 Creado en E.E.U.U. 2004
por el Committee of por el Committee of
Antecedentes Sponsoring Sponsoring
Organizations of the Organizations of the
Treadway Commision Treadway Commision
(COSO) (COSO)
Facilitar un modelo en Ampliar el concepto de
Finalidad base al cual las control interno a través
entidades evalúen sus de la identificación,

108
 sistemas de control evaluación y gestión
interno y decidan cómo integral de riesgo.
mejorarlos. Por otro lado, Extender la visión del
integrar los diversos riesgo a eventos
conceptos de control negativos o positivos, o
interno dentro de un sea, a amenazas u
marco en el que se oportunidades.
pueda establecer una
definición común e
identificar los
componentes de control.
1. Eficacia y eficiencia de 1. Objetivos estratégicos
las operaciones. 2. Eficacia y eficiencia de
2. Fiabilidad de la las operaciones.
información financiera. 3. Fiabilidad de la
Objetivos 3. Cumplimiento de las información financiera.
leyes y normas que sean 4. Cumplimiento de las
aplicables leyes y normas que sean
aplicables

1. Ambiente de control. 1. Ambiente interno

2. Evaluación de riesgos. 2. Establecimiento de
3. Actividades de control. objetivos
4. Información y 3. Identificación de
comunicación. riesgos
5. Supervisión. 4. Evaluación de riesgos
Componentes 5. Respuesta a los
riesgos
6. Actividades de control
7. Información y
comunicación
8. Supervisión

Fuente: diseño por el autor

109
3.4.2.5. Marco Integrado COSO III

Teniendo en cuenta los grandes cambios que ha tenido la industria y los avances
tecnológicos de un mundo globalizado, en mayo de 2013 el Comité COSO publicó
la actualización del Marco Integrado de Control Interno (COSO III). Según
(Gonzales, s.f.), se trata de una versión actualizada que permite que las empresas
desarrollen y mantengan efectiva y eficientemente sistemas de control interno que
ayuden en el proceso de adaptación a los cambios; el cumplimiento de los objetivos
de la empresa; la mitigación de los riesgos a un nivel aceptable; y el apoyo a la toma
de decisiones.

Este marco cuenta con los siguientes objetivos:

➢ Aclarar los requerimientos del control interno

➢ Actualizar el contexto de la aplicación del control interno a muchos cambios en
las empresas y ambientes operativos.
➢ Ampliar su aplicación al expandir los objetivos operativos y de emisión de
informes.

Algunos de los factores más relevantes que contribuyeron a la actualización del

Marco Integrado de Control Interno son:

• Variación de los modelos de negocio como consecuencia de la globalización.

• Mayor necesidad de información a nivel interno debido a los entornos
cambiantes.
• Incremento del número y complejidad de las normativas aplicables al mundo
empresarial a nivel internacional.
• Nuevas expectativas sobre la responsabilidad y competencias de los gestores
de las organizaciones.
• Incremento de las expectativas de los grupos de interés (inversores,
reguladores) en la prevención y detección del fraude.
• Aumento del uso de las nuevas tecnologías, y su desarrollo constante.
• Exigencias en la fiabilidad de la información reportada.

110
De acuerdo con (Gonzales, s.f.), este Marco Integrado de Control Interno establece
tres categorías de objetivos que permiten a las organizaciones centrarse en
diferentes aspectos del control interno:

A. Objetivos operativos: Estos objetivos se relacionan con el cumplimiento de la

misión y visión de la entidad. Además, deben reflejar el entorno empresarial,
industrial y económico en que se involucra la entidad; influir en el mejoramiento
del desempeño financiero, la productividad, la calidad, las prácticas
ambientales, y la innovación y satisfacción de empleados y clientes.

B. Objetivos de información: Estos objetivos se refieren a la preparación de

reportes para uso de la organización y los accionistas. Estos reportes relacionan
la información financiera y no financiera interna y externa que abarcan aspectos
de confiabilidad, oportunidad y transparencia. La presentación de informes a
nivel externo da respuesta a las regulaciones y normativas establecidas y a las
solicitudes de los grupos de interés. Por otra parte, los informes a nivel interno
atienden a las necesidades al interior de la organización tales como: la
estrategia de la entidad, plan operativo y desempeño.

C. Objetivos de cumplimiento: Están relacionados con el cumplimiento de las

leyes y regulaciones a las que está sujeta la entidad. La entidad debe desarrollar
sus actividades en función de las leyes y normas específicas.

3.4.2.6. Principales cambios del Modelo COSO 2013

Dentro de los principales cambios que trae consigo el Modelo COSO III, mantiene
la definición de Control Interno y los cinco componentes de control interno, pero al
mismo tiempo incluye mejoras y aclaraciones con el fin de facilitar el uso y su
aplicación en las empresas.

De acuerdo con el documento COSO de la firma Galaz, Yamazaki, Ruiz Urquiza,

S.C. (2015) establece que:

111
Mediante esta actualización, el Modelo COSO propone desarrollar el marco original,
empleando "principios" y "puntos de interés" con el objetivo de ampliar y actualizar
los conceptos de control interno previamente planteado sin dejar de reconocer los
cambios en el entorno empresarial y operativo (p.7).

Por otra parte, este modelo propone desarrollar el marco original mediante:

• Inclusión de diecisiete principios de control que representan el elemento

fundamental asociados a cada componente del control y que estos deben de
estar operando en forma conjunta.
• Proporciona "puntos de enfoque", o características importantes de los
principios; al tiempo que reconoce que el diseño y la implementación de
controles relevantes para cada principio y componente, requiere de juicio y
serán diferentes de acuerdo a la organización.
• Responsabiliza a la administración quien deberá asegurar que cada uno de los
componentes y principios relevantes del control interno deben estar presente y
en funcionamiento con el fin de contar con un sistema eficaz de control interno.
• Una deficiencia importante en un componente o principio de control no se puede
mitigar con eficacia por la función de otros componentes y principios de control.

112
Ilustración 6.Comparación COSO I vs COSO III

Tomado de: COSO I Y COSO II UNA PROPUESTA INTEGRADA

Siguiendo con el autor, el modelo de control interno COSO 2013 está compuesto
por los cinco componentes establecidos en el marco anterior, además se deberá
considerar 17 principios que presentan las características fundamentales de cada
componente para el establecimiento de un efectivo Sistema de Control Interno.

Ambiente de control

1. La organización demuestra compromiso por la integridad y valores éticos.

2. El Consejo de Administración demuestra una independencia de la
administración y ejerce una supervisión del desarrollo y el rendimiento de los
controles internos.
3. La Administración establece, las estructuras, líneas de reporte y las autoridades
y responsabilidades apropiadas en la búsqueda de objetivos.
4. La organización demuestra un compromiso a atraer, desarrollar y retener
personas competentes en alineación con los objetivos.

113
5. La organización retiene individuos comprometidos con sus responsabilidades
de control interno en la búsqueda de objetivos.

Evaluación de riesgos

6. La organización especifica objetivos con suficiente claridad para permitir la

identificación y valoración de los riesgos relacionados a los objetivos.
7. La organización identifica los riesgos sobre el cumplimiento de los objetivos a
través de la entidad y analiza los riesgos para determinar cómo esos riesgos
deben de administrarse.
8. La organización considera la posibilidad de fraude en la evaluación de riesgos
para el logro de los objetivos.
9. La organización identifica y evalúa cambios que pueden impactar
significativamente al sistema de control interno.

Actividades de control

10. La organización elige y desarrolla actividades de control que contribuyen a la

mitigación de riesgos para el logro de objetivos a niveles aceptables.
11. La organización elige y desarrolla actividades de control generales sobre la
tecnología para apoyar el cumplimiento de los objetivos.
12. La organización despliega actividades de control a través de políticas que
establecen lo que se espera y procedimientos que ponen dichas políticas en
acción.

Sistemas de información

13. La organización obtiene y usa información relevante y de calidad para apoyar el

funcionamiento del control interno.
14. La organización comunica información internamente, incluyendo objetivos y
responsabilidades sobre el control interno, necesarios para apoyar
funcionamiento del control interno.

114
15. La organización se comunica con grupos externos con respecto a situaciones
que afectan el funcionamiento del control interno.

Supervisión del sistema de control - Monitoreo

16. La organización selecciona, desarrolla, y realiza evaluaciones continuas y/o

separadas para comprobar cuando los componentes de control interno están
presentes y funcionando.
17. La organización evalúa y comunica deficiencias de control interno de manera
adecuada a aquellos grupos responsables de tomar la acción correctiva,
incluyendo la Alta Dirección y el Consejo de Administración, según sea
apropiado.

3.4.2.7. Evolución del Marco COSO

Ilustración 7. Evolución del Marco COSO

1985 1992 2004 2013

Se formó la Se publicó el Se publicó el Se actualizó el

comisión Marco de Marco de Marco de
Treadway, en Referencia Referencia Referencia del
respuesta a Integrado de COSO-ERM, año 1992,
fracasos Control Interno, considerando 8 poniendo más
producidos por la considerando 5 componentes énfasis en el
deficiencia de los componentes de de control reporte no
controles control interno. interno. financiero y
internos. riesgos de fraude.

Tomado de: Documento Deloitte

De acuerdo con Cotaña (2015), las razones por las cuales ha cambiado el Marco
COSO en los últimos años se debe en primera instancia a la globalización de los
mercados y de las operaciones, además de los cambios en los modelos de negocio;

115
la evolución de los sistemas de información; las recurrentes necesidades de
prevención e identificación de fraude; las mayores expectativas por la competencia
y la responsabilidad profesional; además de las leyes, regulaciones y normas en el
mundo empresarial.

Luego de analizar modelos de control interno COCO y COSO I, II, III, se llega a la
conclusión de que el modelo de control interno que llena las expectativas de la
Asociación SICEET es el modelo de control interno COSO III. Una de las causas
por el cual se elige este modelo es porque cumple con la normatividad vigente.
Como es de conocimiento, en Colombia la normatividad es muy versátil, por lo tanto,
al implementar este modelo de control interno le permite a la Asociación SICEET a
través de sus cinco componentes tener organización y control de la asociación tanto
del área administrativa y contable.

Cabe señalar que la Asociación SICEET no cuenta con un Modelo de Control

Interno, por lo tanto, mediante la adaptación y aplicación del modelo COSO III le
permitirá a la asociación acceder al desarrollo y crecimiento en el mercado de forma
oportuna.

Cabe resaltar que el modelo COSO III se caracteriza por identificar los riesgos, por
tal motivo siendo la Asociación SICEET una organización que se dedica a la
comercialización, este modelo le permitirá controlar los movimientos financieros e
identificar y prevenir fraudes de la organización. Al igual que la organización,
identificación, evaluación y control de los riesgos que sea expuesta tanto a niveles
internos como externos.

Por otro lado, Cepeda (2002) resalta que el Sistema de Control Interno no es una
oficina, es una actitud, un compromiso de todas y cada una de las personas de la
organización. Lo primordial de un sistema de control interno es la organización de
la empresa, en consecuencia, el modelo COSO III dentro del componte de ambiente
de control reconoce los lineamientos que se deben llevar a cabo, como la

116
importancia de establecer la estructura, la autoridad y la responsabilidad de las
áreas, siendo de gran relevancia en primer lugar el organigrama, continuando con
los manuales de procesos y de procedimientos, y las políticas administrativas y
contables, los cuales son importantes tenerlos en forma física para un mayor
cumplimiento de éstos.

En el modelo COSO III para compensar el componente de ambiente de control

continua con dos componentes que son evaluación de riesgos y actividades de
control. Es importante mencionar que el desarrollo y crecimiento de una empresa
está reflejado en estipular metas claras a través de la especificación de objetivos y
velar por el cumplimiento de estos. Por tal razón, el modelo COSO III especifica que
se debe identificar, analizar y valorar los riesgos para determinar cómo esos riesgos
deben de administrarse, asimismo identifica y evalúa cambios que pueden impactar
significativamente al sistema de control interno, por lo tanto, la organización elige y
desarrolla actividades de control que contribuyen a la mitigación de riesgos para el
logro de objetivos a niveles aceptables.

Además, el modelo COSO III tiene el componente Sistemas de información el cual

le permite a la organización obtener y usar información relevante y de calidad para
apoyar el funcionamiento del control interno. Por otro lado, está el componente
Supervisión del sistema de control – Monitoreo donde le permite a la organización
seleccionar, desarrollar y realizar evaluaciones continuas y/o separadas para
comprobar cuando los componentes de control interno están presentes y
funcionando y en los casos de deficiencias en el control interno tomar las acciones
correctivas adecuadas a aquellos grupos responsables incluyendo la Alta Dirección
y el Consejo de Administración.

Por estas razones se elige el modelo COSO III ya que cubre todas las áreas de la
empresa y le permite a la Asociación SICEET que las actividades estén
interrelacionadas dándole el cumplimiento a los objetivos establecidos. Además, la
organización contaría con información clara y oportuna para la toma de decisiones
que contribuyan a la aplicación y control del Sistema de Control Interno.

117
 4. DISEÑO DE UN MODELO DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA
FACILITAR A LA ASOCIACIÓN EL DIRECCIONAMIENTO DE LAS FUNCIONES
Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS ORGANIZACIONALES

Con referencia al Sistema de Control Interno, Plasencia (2010) lo simplifica en dos

partes; “Control Interno” a modo de un plan de organización como método y medida
de coordinación acordados con el fin de salvaguardar sus activos, verificar la
corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional
y la adhesión a las políticas gerenciales instauradas. En cuanto al “Sistema”, aclara
el autor, que se extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan
directamente con las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas, es
decir en concreto hace todo el funcionamiento de una empresa. Por lo tanto, en
base al diagnóstico interno realizado a la asociación SICEET, se hallaron una serie
de falencias en su estructura organizacional, ocasionando que la empresa afronte
interrupciones en sus actividades diarias y por ende en su crecimiento y desarrollo
organizacional.

Por consiguiente, partiendo de la importancia de un organigrama para la empresa y

a pesar de que la Asociación SICEET cuenta con un organigrama el cual está
constituido por órganos, éste no cumple con las expectativas organizacionales, ya
que no es claro y además le falta la parte administrativa de la asociación. Por otro
lado, no cuentan con un manual de funciones, los lineamientos son de forma verbal,
y en cuanto al manual de procedimientos la gran mayoría de los procesos se
realizan de forma empírica. En vista de la necesidad de un Sistema de Control
Interno en la asociación se sugiere la siguiente estructura: un organigrama que le
permita delimitar los cargos de las áreas de trabajo; un manual de funciones en el
que se especifique las responsabilidades y un manual de procedimientos que aclare
los pasos a seguir dentro de los procesos y no debe faltar las políticas
administrativas en la que se establezcan las directrices a la Asociación SICEET.

118
4.1. Diseño del organigrama para el Sistema de Control Interno de la
Asociación SICEET

De acuerdo con Stoner, citado por Bustos & Condega (2015), define que un
organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o
cualquier otra organización, incluyen las áreas departamentales y, en algunos
casos, las personas que la dirigen hacen un esquema sobre las relaciones
jerárquicas y de competencia de vigor en la organización.

En otras palabras, el organigrama desempeña un papel informativo presentando de

forma gráfica todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la relación
entre ellos, además, facilita el cumplimiento de funciones y deberes de manera
eficiente y eficaz para dar alcance a los objetivos de la organización. Un
organigrama está dividido en departamentos o áreas, en el cual por lo general hay
una persona a la cabeza, efectuando el papel de coordinador quien está encargado
de verla por la dirección y gestión de las actividades de la empresa.

Dicho esto, la asociación SICEET debe contar con personal responsable con
sentido de pertenecía y capacitado para atender las áreas. Absolutamente todo el
personal que labore en la asociación debe de estar enterado de la estructura
organizacional y ser capacitado en todo lo que lo que le concierne. A continuación,
se plantea un organigrama en el que presenta las áreas y su jerarquía de las
siguientes áreas; Comercialización y Administrativa.

119
 ORGANIGRAMA DE LA ASOCIACIÓN INDÍGENA DE CAFICULTORES ESPECIALES ECLÓGICOS DE TORIBÍO

Ilustración 8. Propuesta Organigrama Asociación SICEET

Fuente: Diseño del Autor

120
• Proyecto NASA: Es el techo jurídico de la organización en el que se encuentra
el representante legal. Además, el tesorero y el Contador Público de esta
organización son encargados de direccionar y asesorar la Asociación SICEET
en las políticas de su proceso de comercialización de café procesado y en
pasilla.

• Asamblea general: Está conformada por los socios y es el máximo órgano de

la administración de la SICEET y sus decisiones son de carácter obligatoria para
sus asociados y áreas de trabajo. Dentro de sus funciones esta establecer las
políticas y estrategias generales de la organización, nombrar los integrantes de
la junta directiva y hacer veeduría de todos los procesos que realiza la
organización SICEET.

• Junta directiva: Su función es velar en que se cumplan lo establecido en la

asociación y dirigir todas las actividades relacionadas con la administración de
la SICEET, encaminadas al buen funcionamiento de la asociación, en ella se
encuentra el tesorero, el secretario general, el fiscal y el presidente y también
coordinador

• División comercial: El Director comercial es la máxima autoridad de esta área

y tiene a cargo un auxiliar comercial y el catador de café, que en trabajo conjunto
se encargan de todas las actividades relacionadas con la compra y venta de
café que es el principal objeto social de la asociación SICEET

• División administrativa: Esta área está a cargo del presidente y está

conformada por el Auxiliar contable, en Tesorero interno y Tesorero del
Proyecto NASA (encargado de firmar los desembolsos de la cuenta bancaria
que tiene la Asociación SICEET con el proyecto NASA), el Contador Público del
proyecto NASA (se encarga de toda la contabilidad de la Asociación SICEET
con apoyo del auxiliar contable de la SICEET). En general esta área tiene como
función gestionar recursos y por ende su funcionamiento, adicional cumplir y
velar por que se cumpla el control interno.

121
4.2. Diseño del manual de funciones para el Sistema de Control Interno de la
Asociación SICEET

De acuerdo con Gutiérrez (2012) la elaboración del manual de funciones se basa

en las áreas o puestos de trabajo diseñados en el organigrama propuesto. Un
manual de funciones nos muestra las actividades y responsabilidades de la
naturaleza de los cargos de todo el personal laboral de la organización, por ello cada
grupo de recursos de la asociación merece un cuidado y atención especial por parte
de la operación del sistema contable.

El manual de funciones facilita la realización de las actividades asignadas a cada

cargo dentro de la asociación, permitiendo tener un mejor control y organización de
las actividades que se deben realizar de los diferentes puestos de trabajo. Por ende,
crear y poner en práctica un manual de funciones le permite a la asociación
optimizar tiempo y recurso.

Por añadidura, un manual de funciones contiene las especificaciones de cada cargo,

las funciones básicas, las cuales hacen referencia a los deberes que se adquiere
en cada cargo, la forma en que se deben cumplir con los deberes adquiridos en
cada cargo y los requisitos mínimos que se debe cumplir tanto profesional como
personal para aplicar a la selección del cargo. Teniendo en cuenta lo anterior y la
información que se obtuvo en el diagnostico a la Asociación SICEET a continuación
se presenta el diseño de un manual de funciones de los siguientes puestos de
trabajo.

• Presidente o coordinador
• Vicepresidente
• Tesorero
• Secretario general
• Auxiliar contable
• Director comercial
• Auxiliar comercial
• Catador de café

122
Tabla 4. Funciones presidente o Coordinador

MANUAL DE FUNCIONES
PRESIDENTE
Datos básicos del cargo
Nombre Del Cargo: presidente o Jefe Inmediato: Junta Directiva
Coordinador
Área: Administrativa Personal a cargo: Todo el personal
Jornada: Diurna

Requisitos Mínimos
Profesional en carreras administrativas o carreras
Requisitos de formación
a fines
Experiencia mínima de 2 años, preferiblemente en
Requisitos de experiencia
entidades sin ánimo de lucro
Requisitos éticos Honesto, Responsable, Sociable, Tolerante
Trabajo en equipo, Comunicación asertiva, Actitud
de liderazgo, Comprometido con la labor,
Habilidades laborales
Creativo, Visión estratégica y sentido de
apropiación.

Persona con alto sentido de responsabilidad y

compromiso. Manejo de herramientas informáticas y
Perfil del cargo experiencia en administración y gestión preferiblemente
en entidades sin ánimo de lucro, de igual forma debe
pertenecer a la asociación.
Planear, Organizar, Ejecutar y Controlar, todas las
Objetivo del cargo
diferentes actividades la organización SICEET
Persona responsable de la coordinación, gestión y control
de todas las actividades que realizan en la asociación y
Funciones Básicas
mantener a través de su gestión el desarrollo de la
asociación en el mercado. El presidente de la de la Junta
Directiva también será el Coordinador de la Asociación

Funciones Específicas
➢ Cumplir y hacer cumplir las decisiones tomadas por la Asamblea General y la
Junta Directiva
➢ Es el responsable de direccionar todas las políticas, objetivos y actividades del
plan estratégico de la asociación
➢ Elaborar el plan de gestión y estrategia en conjunto con la junta directiva
➢ Dirigir el personal y las actividades de la Asociación
➢ Gestión de los recursos de la asociación

123
➢ Convocar a reuniones extraordinarias de socios cuando sea necesario
➢ Programación y dirección de las reuniones ordinarias y extraordinarias de la
junta directiva
➢ En unión del Tesorero, fiscal, aprobar los gastos de la Asociación
➢ Convocar asambleas.
➢ Elaborar en colaboración del secretario (a) general el orden del día de las
asambleas y de las reuniones de la asociación
➢ Velar para que los fondos de la Asociación se utilicen para el estricto beneficio
de la misma y de todos sus Asociados
➢ Reunirse con la junta directiva una vez por semana para socializar las
actividades de la asociación y toma de decisiones
➢ Cumplir y hacer cumplir los estatutos, los reglamentos y los acuerdos de la
Asamblea y de la Directiva.
➢ Rendir un informe anual a la Asamblea general, miembros del proyecto NASA,
alcalde, cabildos o gobernadores y toda la comunidad presente
➢ Es de su responsabilidad los diferentes asuntos de mayor trascendencia con
los socios y la comunidad
➢ Firmar todo documento que sea de su función
➢ Revisar todos los documentos más importantes de la organización
➢ Sugerir a la Asamblea General y a la Junta Directiva los medios y acciones
que considere para la buena marcha de la gestión de la Asociación
➢ Mantener su sitio de trabajo limpio

Fuente: diseño por el autor

124
Tabla 5. Funciones Vicepresidente

MANUAL DE FUNCIONES
VICEPRESIDENTE
Datos básicos del cargo
Nombre Del Cargo: Vicepresidente Jefe Inmediato: Junta Directiva
Área: administrativa Personal a cargo: todo el personal
Jornada: Diurna

Requisitos Mínimos
Requisitos de formación Profesional en carreras administrativas o afines
Requisitos de experiencia Experiencia mínima de 1 año, preferiblemente en
entidades sin ánimo de lucro
Requisitos éticos Honesto, Responsable, Sociable, Tolerante,
respetuoso, amable
Habilidades laborales Trabajo en equipo, Comunicación asertiva,
organizado, Comprometido con la labor, Creativo
y sentido de apropiación.

Perfil del cargo Persona responsable, con sentido de pertenencia, y

trabajo en equipo y con conocimientos en administración
y gestión que contribuyan al mejoramiento y buen
funcionamiento de la asociación
Objetivo del cargo: Asumir las funciones del presidente en su ausencia con el
visto bueno de los demás directivos
Funciones Básicas: Es la persona encargada de la administración de la
asociación en ausencia del presidente en coordinación de
los demás directivos

Funciones Específicas
➢ Asume las funciones del presidente en caso de ausencia en las reuniones o
asambleas o en el cubrimiento de alguna actividad urgente
➢ Asume con responsabilidad las delegaciones que le asigne el presidente con
el visto bueno de los demás directivos
Fuente: diseño por el autor

125
Tabla 6. Funciones Tesorero SICEET

MANUAL DE FUNCIONES
TESORERO
Nombre Del Cargo: Tesorero Jefe Inmediato: presidente
Área: Administrativa Personal a cargo: No
Jornada: Diurna

Requisitos Mínimos
Técnico en carreras administrativas,
Requisitos de formación
agropecuarias o auxiliar contable
Experiencia mínima de 1 años, preferiblemente en
Requisitos de experiencia
entidades sin ánimo de lucro, confidencialidad
Requisitos éticos Honesto, Responsable, Sociable, Tolerante
Trabajo en equipo, Comunicación asertiva, Actitud
Habilidades laborales de liderazgo, Comprometido con la labor, Creativo,
Visión estratégica y sentido de apropiación.

Persona responsable, con actitud de liderazgo,

dinamismo, con capacidad de trabajar en equipo, además
debe tener experiencia como tesorero y conocimientos
Perfil del cargo
básicos de contabilidad, manejo del recurso financiero y
herramientas informáticas que contribuya al mejoramiento
y buen funcionamiento de la asociación
supervisar, controlar los movimientos económicos de la
Objetivo del cargo: asociación y entregar los informes correspondientes para
el control de la contabilidad de la SICEET
Es la persona encargada manejar, recauda y supervisar
los movimientos económicos o flujos monetarios de la
SICEET, también es su deber la cancelación oportuna de
Funciones Básicas:
los compromisos de la asociación con sus soportes de ley
y participar activamente en la toma de decisiones
relacionada con el manejo de los recursos financieros

Funciones Específicas
➢ Cartera: gestión de cobros (san francisco, Toribio y Tacueyo), a través de
citaciones de cuenta de cobro, y Realizar acuerdos de pago con los asociados
(créditos y aportes)
➢ Recibir y verificar que se realicen los aportes de los asociados oportunamente

126
➢ Revisar los créditos solicitados por los asociados que cumpla con los
requisitos mínimos impuestos por la Asociación SICEET y presentarlos a la
Junta Directiva
➢ Realizar los desembolsos de los créditos aprobados a los asociados de la
SICEET
➢ Manejo de los fondos rotarios de cada resguardo (san francisco, Toribio y
Tacueyo)
➢ Confrontar los saldos de los libros con los de cada fondo de SICEET (san
francisco, Toribio y Tacueyo)
➢ Vigilar que sea llevada adecuadamente la contabilidad de la Asociación por la
auxiliar contable Realizado arqueos de caja
➢ Firmar los documentos que le sean de su responsabilidad
➢ Realizar los pagos correspondientes de la SICEET
➢ Presentar un informe mensual del estado contable y un balance anual a la
Junta Directiva, donde exprese el estado económico real de la Asociación.
➢ Preparar y entregar los informes relacionados con el cargo que soliciten
➢ Realizar oportunamente los pagos de los compromisos de la asociación
➢ Entregar al auxiliar contable oportunamente los soportes o documentación que
deban registrarse contablemente
➢ Atender con diligencia y respeto los requerimientos de los asociados.
➢ Acatar las decisiones de la Junta Directiva y su jefe inmediato
➢ Asistir a las reuniones y/o citaciones que le hagan la Junta Directiva, el
coordinador, o alguno de los Comités, que por sus funciones requieran del
Tesorero, aportando de manera oportuna la documentación y/o explicaciones
que le sean requeridas
➢ Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el
fin de atender los requerimientos o solicitudes de información tanto internas
como externas.
➢ Elaborar las conciliaciones bancarias
➢ Mantener su sitio de trabajo limpio
➢ Nota: proyecto NASA gestiona las carteras castigadas con apoyo del
resguardo indígena y elaborar las conciliaciones bancarias
➢ Pago de las compras de café

Fuente: diseño por el autor

127
Tabla 7. Funciones Secretaria General

MANUAL DE FUNCIONES
SECRETARIA GENERAL
Nombre Del Cargo: Secretaria General Jefe Inmediato: Presidente
Área: Administrativa Personal a cargo: No
Jornada: Diurna

Requisitos Mínimos
Bachiller o preferiblemente Técnico en auxiliar
Requisitos de formación
contable o en administración
Experiencia mínima de 6 meses, preferiblemente
Requisitos de experiencia
en entidades sin ánimo de lucro
Honesto, Responsable, Sociable, Tolerante,
Requisitos éticos
respetuoso, amable, confidencialidad
Trabajo en equipo, Comunicación asertiva,
Habilidades laborales organizado, Comprometido con la labor, Creativo y
sentido de apropiación.

Persona comprometida, responsable, sociable, amable,

honesto, organizada, con conocimientos en secretariado
Perfil del cargo
o como auxiliar administrativo que contribuya al
mejoramiento y buen funcionamiento de la asociación
Llevar la agenda del presidente de la asociación y dar fe
de los actos y acuerdos de las reuniones que se realicen,
Objetivo del cargo:
también, debe llevar y custodiar el archivo general de la
asociación
La se secretaria general es la encargada de llevar la
agenda del presidente de la asociación y dar fe de los
Funciones Básicas: actos y acuerdos por medio de actas de las reuniones que
se hayan realizado, además debe recibir la
correspondencia de la asociación y, llevar y custodiar del
archivo general de manera ordenada.

128
 Funciones Específicas
➢ Levantar actas de todas las reuniones que se realicen en la asociación y
someterlas a su aprobación por las personas presentes
➢ Tomar las firmas de los asistentes en las reuniones y asambleas
➢ Organizar el orden del día de los eventos, asambleas, reuníos en coordinación
del presidente
➢ Firmar las actas en unión del presidente
➢ Realizar la logística de los eventos de la asociación
➢ Realizar los informes que le sean solicitados y firmarlo
➢ Enviar la información a su destinatario que se le sea solicitada
➢ Recibir la correspondencia de la asociación
➢ Llevar en archivo las actas de afiliación y proyectos de los socios
➢ Programar y confirmar con los socios la lista de trabajo comunitario que se
requiera en la asociación
➢ Apoyar al tesorero en su función en especial cuando no se encuentra
➢ Mantenimiento o aseo del lugar de trabajo
➢ Información al caficultor: sobre beneficios, regalías y escribir sus necesidades,
➢ Atención al cliente
➢ Llevar a cabo la relación y comunicación con el resto del personal
➢ Manejo de la caja menor

Fuente: diseño por el autor

129
Tabla 8. Funciones Auxiliar Contable

MANUAL DE FUNCIONES
AUXILIAR CONTABLE
Nombre Del Cargo: Auxiliar contable Jefe Inmediato: Contador
Área: Administrativa Personal a cargo: No
Jornada: Diurna

Requisitos Mínimos
Técnico, preferiblemente Técnico en auxiliar
Requisitos de formación
contable o carreras afines
Experiencia mínima de 6 meses, preferiblemente
Requisitos de experiencia
en entidades sin ánimo de lucro
Honesto, Responsable, Sociable, Tolerante,
Requisitos éticos
respetuoso, amable, confidencialidad
Trabajo en equipo, Comunicación asertiva,
Habilidades laborales Comprometido con la labor, Creativo y sentido de
apropiación.

persona comprometida, responsable, honesta,

disciplinada, organizada y con capacidad de trabajo en
Perfil del cargo equipo, además debe tener experiencia como auxiliar
contable que le permita contribuir al mejoramiento y buen
funcionamiento de la asociación
Recopilar, organizar, analizar, confrontar y registrar la
documentación de los soportes contables de todas las
Objetivo del cargo: operaciones que realicen, y entregar los informes
correspondientes a la junta Directiva de la SICEET para la
toma de decisiones
Es la persona encargada de recopilar, organizar, analizar,
Funciones Básicas: confrontar y registrar la documentación para la
información contable originada por el ciclo normal de la
operación de la asociación.

Funciones Específicas
➢ Solicitar al proyecto NASA la Factura de venta de café seco o húmedo según
corresponda
➢ Realizar la Factura de venta de fertilizantes a asociados o particulares
➢ Realizar la Factura de compra en el acopio para los asociados o terceros
➢ Recopilar, organizar, digitar y generar informes de contabilidad que se
produzca diariamente en el software contable de la asociación

130
➢ Organizar, analizar y codificar toda la información contable
➢ Archivar los documentos de contabilidad velando por su conservación de
manera ordenada
➢ Recibir los soportes contables y confrontar con su respectiva verificación
➢ Elaborar facturas certificados y demás documentos solicitados por terceros a
la empresa a nivel interno
➢ Contribuir con responsabilidad y sentido de pertenencia en el desarrollo
integral de los programas y proyectos que desarrolla la asociación
➢ Recibir correspondencia cuando no está la secretaria
➢ Recibir y llenar las solicitudes de préstamos verificando que la solicitud
cumpla con la documentación requerida y hacer llegar la documentación al
tesorero
➢ Realizar por escrito el compromiso de créditos que asumen los socios
➢ Registro de las entradas y salidas de dinero de la SICEET
➢ Colaborar en la presentación de la información que se envía a los entes de
dirección y control interno
➢ Hacerle llegar oportunamente las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar
al tesorero y que este firme el recibido
➢ Registro en el sistema: Inscripción a los nuevos asociados
➢ Debe sacar un resumen semanal de gastos e imprimirlo el cual se le anexa a
la carpeta de archivo
➢ Informe cada semana de la compra de café seco y verde para el tesorero y
coordinador
➢ Informe cada semana de ventas según el sistema de registro para el tesorero
y coordinador
➢ Comprobación de gastos con base a las facturas
➢ Realizar comprobantes de egreso como soporte por cada transacción o
movimiento financiero
➢ Efectuar las depreciaciones respectivas, utilizando el método previamente
establecido.
➢ Mantenimiento o aseo del lugar de trabajo
➢ Informar oportunamente al contador del proyecto NASA de las inconsistencias
halladas para una pronta solución

Actividades realizadas por el contador del proyecto NASSA

➢ Realiza los ajustes contables que sean necesarios
➢ Imprimir y mantener los libros de contabilidad al día según las normas
contables contadora NASA
➢ Apoyar y asesorar a la auxiliar contable de la asociación en su función
.
Fuente: diseño por el autor

131
Tabla 9. Funciones Director Comercial

MANUAL DE FUNCIONES
DIRECTOR COMERCIAL
Nombre Del Cargo: Director Comercial Jefe Inmediato: Presidente
Área: Comercial Personal a cargo: si
Jornada: Diurna De quien es jefe: Catador de café y
Auxiliar comercial

Requisitos Mínimos
Técnico preferiblemente Técnico en mercadeo o
Requisitos de formación
carreras afines
Experiencia mínima de 1 años preferiblemente en
Requisitos de experiencia
entidades sin ánimo de lucro
Honesto, Responsable, Sociable, Tolerante,
Requisitos éticos
respetuoso, amable, confidencialidad
Trabajo en equipo, Comunicación asertiva,
organizado, Comprometido con la labor, Creativo,
Habilidades laborales
habilidad persuasora y de negociación, Visión
estratégica y sentido de apropiación.

Persona responsable, sociable, organizada, creativo, con

actitud de liderazgo y habilidad persuasora y de
negociación para trabajo en equipo, además debe
Perfil del cargo
manejar herramientas informáticas y tener conocimiento y
experiencia en marketing que le permita desarrollar del
objetivo de la asociación
Planear y dirigir la política de venta y compra de café y
Objetivo del cargo
sus derivado, también la comercialización de fertilizantes
Es la persona encargada de la Administración Comercial,
Funciones Básicas debe elaborar la planeación de comercialización y
desarrollar las estrategias de mercado y supervisar que se
cumpla a su cabalidad

Funciones Específicas
➢ Elaborar las estrategias de comercialización a corto y mediano plazo que le
permita conseguir el objetivo de la asociación
➢ Investigar el mercado para adaptarse a los nuevos cambios de mercado
➢ Dirigir las actividades comerciales

132
➢ Fijar tanto la política de precios y condiciones de venta como los canales de
distribución.
➢ Responsabilizarse de la negociación y el debido acompañamiento y
seguimiento de las vetas de café y sus derivados hasta la entrega del producto
➢ Representar la asociación en los eventos locales, nacionales e internacionales
que le sean requeridos para incrementar su desarrollo de la asociación en el
mercado, en caso de no poder asistir delegar personal para su representación
➢ Encargarse de la publicidad de la asociación (pendones, tarjetas de
presentación y demás)
➢ Velar por que las familias de los asociados y de más caficultores reciban sus
beneficios y regalías que le sean otorgados
➢ Veeduría a los apoyos de los caficultores
➢ Explorar nuevas alternativas de mercado regional, nacional e internacional
que garanticen la sostenibilidad de la asociación y por ende mejor calidad de
vida de las familias de los asociados
➢ Controlar y realizar seguimiento diario a las compras de café
➢ Asistir y participar con responsabilidad y sentido de pertenencia en el
desarrollo integral de las actividades y proyectos que desarrolla la asociación
➢ Llevar el control por escrito del muestreo de compra y venta de café
➢ Velar por la calidad del producto, supervisando los resultados de la calidad
que arroja el Catalizador
➢ Busca en unión del coordinador y la Junta Directiva oportunidades de gestión
➢ Gestión de recursos, beneficios y regalías para los socios de la asociación y
caficultores de la región
➢ Recibir las sugerencias y reclamos de los socios y clientes que le sean de su
disposición
➢ Llevar informe de la compra de café tanto en secado y en calidad y presentar
al presidente
➢ Llevar informe general de compra y venta de café y sus derivados
➢ Realizar cada semana un rendimiento de gastos ante la Junta Directiva
➢ Solicitar, Recoger y comprobar al auxiliar contable la factura de venta del café
para su oportuna entrega
➢ Impulsar el trabajo comunitario en las diferentes zonas donde se tiene
presencia la asociación
➢ Liderar y velar por el buen funcionamiento de las escuelas rurales, en
compañía del ingeniero de la UMATA
➢ Realizar y coordinar los proyectos sociales de alto impacto que mejoren la
calidad de vida de las familias de los asociados
➢ Liderar las actividades de capacitación de los asociados.
➢ Supervisión de cargue y descargue del vehículo de transporte con los
implementos de seguridad necesarios
➢ Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes clientes
➢ Mantener limpio el lugar de trabajo
Fuente: diseño por el autor

133
Tabla 10. Funciones Auxiliar Comercial

MANUAL DE FUNCIONES
AUXILIAR COMERCIAL
Nombre Del Cargo: Auxiliar Comercial Jefe Inmediato: Director Comercial
Área: Comercial Personal a cargo: no
Jornada: Diurna

Requisitos Mínimos
Bachiller preferiblemente técnico en mercadeo,
Requisitos de formación
administrativo o agropecuario
Experiencia mínima de 6 meses preferiblemente
Requisitos de experiencia
en entidades sin ánimo de lucro
Honesto, Responsable, Sociable, Tolerante,
Requisitos éticos
respetuoso, amable
Trabajo en equipo, Comunicación asertiva,
organizado, Comprometido con la labor, Creativo,
Habilidades laborales
habilidad persuasora y de negociación, Visión
estratégica y sentido de apropiación.

persona responsable, honesto, sociable, tolerante y

comprometido, además debe tener conocimiento y
experiencia en marketing que le permita apoyar las
funciones del director comercial y reemplazarlo en sus
Perfil del cargo
ausencias, también manejo de básico de herramientas
informáticas
apoyar las funciones del director comercial y reemplazarlo
Objetivo del cargo
en su ausencia
Es la persona encargada de la apoyar al Director
Comercial en elaborar la planeación de las estrategias de
mercado y supervisar que se cumpla a su cabalidad,
Funciones Básicas
además de atender, asesorar al cliente y hacer
seguimiento de las ventas para una entrega eficaz y
eficiente.

Funciones Específicas
➢ En unión del acopiador organizar la bodega de café según sus características
➢ Apoyar al director comercial en las actividades de apoyo social
➢ Atender y asesorar al cliente en la venta y compra de café

134
➢ Garantizar el pedido al cliente con los términos acordados por el director
comercial
➢ Apoyar al director comercial en la elaboración del plan de mercadeo y
estrategias
➢ Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales
➢ Acompañar cuando sea necesario al Director comercial a los eventos
➢ Apoyar al director comercial en las actividades que este le encomiende
➢ Suplir al director comercial en su ausencia
➢ Mantener limpio el lugar de trabajo

Fuente: diseño por el autor

135
Tabla 11. Funciones Catador de Café

MANUAL DE FUNCIONES
CATADOR DE CAFÉ
Nombre Del Cargo: catador de Café Jefe Inmediato: Director (a) Comercial
Área: Comercial Personal a cargo: No
Jornada: Diurna

Requisitos Mínimos
Requisitos de formación Técnico, preferiblemente Técnico agrícola
Experiencia mínima de 6 meses, preferiblemente
Requisitos de experiencia
en entidades sin ánimo de lucro
Honesto, responsable, sociable, tolerante,
Requisitos éticos
respetuoso, amable
Trabajo en equipo, Comunicación asertiva,
Habilidades laborales organizado, comprometido con la labor, creativo y
sentido de apropiación.

Persona responsable, con sentido de pertenencia, con

habilidad visual y de tacto y experiencia de catalizador que
Perfil del cargo
le permita determinar la calidad del café para fijar los
precios de compra y venta de café
Recibir, pesar y fijar los precios de compra de café según
su calidad evaluada, además realizar en laboratorio las
Objetivo del cargo
pruebas de humedad, y clasificar y organizar la bodega
café en café especial y estándar
Es la persona encargada de la Administración de la
bodega y de realizar las pruebas en el laboratorio para la
Funciones Básicas
clasificación del café en café especial y estándar según
los conocimientos y experiencia obtenida. Además de fijar
precios para la compra y venta de café

Funciones Específicas
➢ Realizar una tabla de precios para la compra del café seco o húmedo a los
socios o particulares conforme a la tabla de la Federación De Cafeteros
➢ Almacenar, organizar, calibrar y custodiar la bodega de café con base a la
calidad y humedad
➢ Ordenar y mantener en buen estado la bodega
➢ Encargase del secado del café en silio parabólico (café más húmedo)
➢ Recibir, pesar y fijar el precio del café que compran con base a la calidad
➢ Llevar una tabla del nivel de humedad del café que hay en bodega y los silios

136
➢ Realizar el Inventario del café en bodega (café seco, verde y pasilla)
➢ Fijar la calidad de venta del café: en café especial y estándar
➢ Enviar las pruebas de calidad y humedad al director comercial, tesorero y
presidente
➢ Reemplazo coordinadora comercial
➢ Realiza los desembolsos de la compra de café cuando no se encuentre la
secretaria ni el tesorero
➢ Mantener limpio el lugar de trabajo
Fuente: diseño por el autor

137
4.3. Diseño del manual de procedimientos para el Sistema de Control Interno
de la Asociación SICEET

A continuación, se establece el diseño del manual de procedimientos para la

asociación SICEET, de acuerdo con las necesidades detectadas en el diagnostico
interno. El manual de procedimientos permite que la asociación tenga un manejo
adecuado de los recursos generando así un crecimiento de la misma.

De acuerdo con Gutiérrez (2012), el manual de procedimiento es el conjunto de

pasos sucesivos de la forma de realizar algo, en el que se encuentra quien y como
desarrolla una actividad. La razón del manual de procedimiento es la realización de
una adecuada y eficiente operatividad que contribuya al sistema del control interno
de la asociación y la integridad de la administración.

Además, sintetiza que el control interno es el conjunto de métodos y procedimiento

que aseguran que los activos estén debidamente protegidos, que los registros
contables son fidedignos y que las actividades que desarrolla la asociación se
realizan conforme a las pautas establecidas por la administración.

Con base al anterior, en el siguiente manual se establecerá el funcionamiento

interno de la asociación SICEET, en cuanto a las tareas, requisitos y personal a
cargo y responsable de la realización de cada tarea, indicándoles los lineamientos
y responsabilidades, es decir tiene el objetivo de detallar las actividades realizadas
para evitar duplicaciones de actividades y aumentar la eficiencia en los puntos de
trabajo. En este manual de procedimientos se definirá los siguientes procesos:

A. Área comercial
B. Área administrativa – tesorería

138
4.3.1. Símbolos estándar que se utilizará para el diagrama de flujo

El diagrama de flujo es la representación gráfica de un procedimiento, por lo tanto,

es necesario describir cada uno de los símbolos utilizados en el presenta manual.

DOCUMENTO: Indica cualquier documento que se elabora para

soportar una transacción.

PROCESO: Cualquier operación, ya sea que se realice manualmente o

por computador, ya sea, emitir un documento, registrar un proceso
contable o elaborar un informe.

ALMACENAMIENTO: Un archivo u otra ayuda de almacenamiento para

documentos o registros por computador.

LINEAS DE FLUJO: Denota la dirección y el orden que corresponde a

los pasos del proceso.

CONECTOR: Salida hacia, o entrada desde, otra parte del diagrama de

flujo, se utiliza para evitar un cruce excesivo de líneas de flujo.

DECISION: Indica cursos de acción alternos como resultado de una

decisión de si o no.

MULTIDOCUMENTO: Son aquellos que determinan el curso de un

proceso en la medida que estén juntos como archivo o informe.

PROCESO ALTERNATIVO: Indica una acción o instrucción que puede

o no realizarse.

139
4.3.2. Manual de procesos del área comercial

El manual de procesos del área comercial se crea con el fin de disponer de un

instrumento para orientar las actividades diarias de la asociación SICEET en esta
área de comercialización, siendo este el área principal del desarrollo del objeto
social de la organización, y de esta manera fortalecer al control interno de la entidad.
En el manual se incluye los procedimientos básicos y los formularios necesarios con
el objeto de facilitar las actividades.

• Área comercial

El área comercial es la estructura principal de una organización, puesto que esta es

la fuente de los ingresos para el desarrollo del objeto social de la empresa. Siendo
la organización SICEET su principal objeto social la comercialización a continuación
se presenta los procedimientos pertenecientes a esta área.

A. Compra de café
B. Venta de café
C. Ventas generales

140
Tabla 12. Procedimiento venta de café

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA DE CAFÉ

El proceso de venta es la principal actividad que se realiza para el cumplimiento del objetivo de la organización SICEET y
Definición
ser autosostenible en el tiempo

Objetivo Participación
Realizar de manera oportuna el proceso de venta y determinar las personas responsables de este proceso. Aumentado de manera oportuna el
sistema de facturación de las ventas de café tostado y molido.
Alcance
Inicia al momento que el cliente realiza el pedido a través del auxiliar comercial o el director comercial. Para ello se solicita la factura de venta al
proyecto NASA a través del auxiliar contable, y se envía al cliente para su respectivo pago del cual debe entregarse copia de la factura y finaliza
en el archivo
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
Contador
DIRECTOR AUXILIAR CATADOR AUXILIAR DOCUMENT FIRMA QUE
No ACTIVIDAD CLIENTE del Proyecto REGISTRO
COMERCIAL COMERCIAL DE CAFÉ CONTABLE OS AUTORIZA
NASA

INICIO

El Cliente: realiza el pedido detallando

las características del producto que
1
requiere al director comercial o el
auxiliar comercial
El director comercial o el auxiliar
Planilla de
comercial, quien debe llenar el formato Planilla de
pedidos de
2 de solicitud de pedidos, previo a esto pedidos de
venta de
debe verificar en la panilla de inventario venta de café
café
su existencia.

Si se cumple con el pedido el Director NO Solicitud de

2,1 comercial o el auxiliar comercial: solicita factura de
al auxiliar contable la factura de venta venta

141
 Si no se cumple con las caracteristicas
del pedido el Director comercial o el
2,2
auxiliar comercial: deben contactar al SI
cliente para informarle

Director comercial o el auxiliar

comercial: en caso de que no haya
inventario para el pedido y con previo planilla de
2,2,1 aviso al cliente, en el caso de café pedidos de
procesado debe enviar a procesar el venta de café
café a la maquila y programar fecha de
entrega,
Solicitud de Planilla de
El director o el auxiliar comercial deben
preceso para Director pedidos de
2,2,2 solicitar al catador de café que envié
el café en comercial venta de
café a la maquila
maquila café
El catador de café envía el café a la
2,2,3 maquila y cuando reciba el producto Inventario Inventario
debe enviarse a el área comercial
Solicitud de
El auxiliar contable recibe la solicitud de
3 factura de
factura de venta
venta
El Auxiliar contable: realiza la solicitud
de la factura de venta al contador del Solicitud de Solicitud de
4 proyecto NASA, ya recibida la factura factura de la factura de
de venta se debe entregar al director venta venta
comercial o su auxiliar

El Contador del proyecto NASA realiza Contador

Factura de Factura de
5 la respectiva factura de venta y se la del proyecto
venta venta
envia al auxliar contable de la SICEET NASA

El auxliar contable recibe la factura de

venta por parte del contador del Factura de
6
proyecto NASA y se la envia al area venta
comercial

142
 Planilla de
El área comercial recibe la factura de Factura de pedidos de
7
venta venta venta de
café

El Director comercial o auxiliar

Factura de
8 comercial: deben enviar al cliente la
venta
factura de venta para su respetivo pago

El Cliente: deber realizar el respectivo

comprobante
pago total del pedido a la cuenta de
9 de
ahorro del proyecto NASA que está a
consignación
nombre de la asociación SICEET
El director comercial o el auxiliar
comercial debe verificar el pago total
Planilla de
del pedido previo a la realización del Comprobante
pedidos de
10 respectivo despacho del producto al de
venta de
cliente, haciéndole el respectivo consignación
café
seguimiento hasta que quede a
satisfacción el cliente.
El director comercial o el auxiliar Planilla de
comercial debe relizar respectivo Factura de pedidos de
11
despacho del producto al cliente, con su venta venta de
respectiva factura. café

El director comercial o el auxiliar Planilla de

Copia de
comercial debe enviar la copia de la pedidos de
12 Factura de
factura de venta al auxiliar contable para venta de
venta
su respectivo registro contable café

Auxiliar contable: recibe copia de la Copia de

13 factura de venta de café y procede al Factura de
registro contable. venta

143
 Auxiliar contable: procede a la
Copia de
realización de un comprobante de
Factura de
ingreso con base a la información de la Auxiliar
14 venta y
factura para los documentos de contable
comprobante
archivos que deben ir ordenados y
de ingresos
sistematizado
Comprobante
de
consignación,
El auxiliar contable realiza los registros Sistema
15 copia de
contables en el sistema contable contable
factura de
venta, Sistema
contable
Copia de
Factura de
El auxiliar contable procede organizar y
16 venta y Archivo
archivar los documentos
comprobante
de ingresos

17 FIN

ACTIVIDADES
o El Comprobante de los movientos bancarios deben ser debidamente archivados despues de un oportuno registro en sistema contable.
o La factura de venta debe ser autorizada por el Contador del proyecto NASA.
o En todo comprobante de existir la firma de quien lo elabora, revisa, aprueba y contabiliza.
PROCEDIMIENTOS
o Es crucial que la solicitud de la factura de venta de café se realice de manera inmediata ya que su proceso es lento.
o Es crucial que el inventario de café tostado y molido este abastecido para satisfacer las necesidades de los clientes.
o Realizar los asientos contables y registros financieros de la asociación.
CONTROLES
CONTROL DE AUTORIZACION: Todas las facturas deben ir auiorizadas por el Contador del Proyecto NASA.
CONTROL DE EXISTENCIA: Mantener al dia el inventario de café tostado y molido.
CONTROL DE EXACTITUD: Se debe registrar correctamente los movimientos bancarios en el sistema contable para tener una informacion contable confiable para la
toma de decisiones.

Fuente: diseño por el autor

144
Tabla 13. Procedimiento compra de café

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE CAFÉ

La compra de cafe es una de las principales actividades en el desarrollo del objeto social de
la asociación SICEET a través de la compra de café en pergamino ya sea húmedo o seco a
Definición
los caficultores tanto asociados como del sector, permitiéndole a la organización ser
competitiva en el mercado y ser sostenible en el tiempo
Objetivo Participación
Ser un soporte de las transacciones financieras realizadas por la organización y cumplir con las actividades de
manera más eficiente y eficaz. permitiéndole a la organización ser competitiva en el mercado y ser sostenible en el
tiempo
Alcance
Inicia al momento que el acopiador de café recibe el café al caficultor para ser evaluado, y se le elabora un vale
para que la secretaria o el tesorero realice el respectivo pago y se entrega copia de la factura de venta al área de
contabilidad para su respectivo registro. El pago se realiza por lo general con caja general.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
FIRMA
CATADOR AUXILIAR
No ACTIVIDAD CAFICULTOR DOCUMENTOS QUE REGISTRO
DE CAFÉ CONTABLE
AUTORIZA

INICIO

El caficultor lleva el café a las instalaciones

1
de la asociación

Catador de café recibe el café al caficultor y

Planilla de
procede a pesarlo y a clasificarlo de forma
2 clasificación del
visual si es verde, seco o pasilla, además
café
determina si es café especial o estándar.

145
 Se procede a realizar el vale para que
Catador de
3 realice el respetivo pago y dejar estipulado Inventario Inventario
café
en la panilla de inventario el ingreso de café

4 Pago

5 FIN

ACTIVIDADES
o El Comprobante de Compra de Café debe ser revisado. Se encuentre bien diligenciado y de manera completa.
Las Factura del Proveedor debe ser revisada. Cumpla con los requisitos de ley.
o En la Contabilización de la Factura tener en cuenta los impuestos y retenciones. Si existe algún anticipo debe cruzarse con la factura si se
debe aplicar algún tipo de descuento.
o En todo comprobante de existir la firma de quien lo elabora, revisa, aprueba y contabiliza.
PROCEDIMIENTOS
o Las funciones de comprar, de recibir la mercancía y de registrar la compra deben ser desempeñadas por personas diferentes.
o Verificar que se diligencien los documentos de entrada y salida del almacén.
CONTROLES
• CONTROL DE AUTORIZACION: Todas las compras deben tener la firma de autorizacion al igual que los comprobantes de egresos.

• CONTROL DE EXACTITUD: Se debe registrar correctamente el inventario para tener conocimiento exacto de la mercanca en el almacén.

Fuente: diseño por el autor

146
Tabla 14. Procedimiento ventas generales

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA

El proceso de venta de productos o servicios es la principal actividad que se realiza para el cumplimiento del objetivo de la
Definición
organización SICEET y ser autosostenible en el tiempo

Objetivo Participación
Realizar de manera oportuna el proceso de venta y determinar las personas responsables de este proceso. Aumentado de manera oportuna
el sistema de facturación de las ventas de café tostado y molido.
Alcance
inicia al momento que el cliente realiza el pedido a través del auxiliar comercial o el director comercial, y para ello se solicitad la factura de
venta al proyecto NASA a través del auxiliar contable y se envía al cliente para su respectivo pago del cual debe entregarse copia de la
factura y finaliza en el archivo
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
DIRECTOR AUXILIAR AUXILIAR FIRMA QUE
No ACTIVIDAD CLIENTE DOCUMENTOS REGISTRO
COMERCIAL COMERCIAL CONTABLE AUTORIZA

INICIO

El Cliente: realiza el pedido detallando las

1 características del producto que requiere al
director comercial o el auxiliar comercial

El director comercial o el auxiliar comercial,

Planilla de
quien debe llenar el formato de solicitud de Planilla de pedidos
2 pedidos de
pedidos, previo a esto debe verificar en la de venta de café
venta de café
panilla de inventario su existencia.

Si se cumple con el pedido el Director NO Solicitud de factura

2,1 comercial o el auxiliar comercial: solicita al
de venta
auxiliar contable la factura de venta

Si no se cumple con las caracteristicas del

SI
pedido el Director comercial o el auxiliar
2,2
comercial: deben contactar al cliente para
informarle

147
 Director comercial o el auxiliar comercial: en
caso de que no haya inventario para el
Planilla de pedidos
2,2,1 pedido y con previo aviso al cliente,
de venta de café
programa la orden de pedido y programar
fecha de entrega.
El auxiliar contable recibe la solicitud de
Solicitud de factura
3 factura de venta y procede a su respectiva
de venta
generacion

Planilla de
4 El área comercial recibe la factura de venta Factura de venta pedidos de
venta de café

El Director comercial o auxiliar comercial:

5 deben enviar al cliente la factura de venta Factura de venta
para su respetivo pago
El Cliente: deber realizar el respectivo pago
total del pedido a la cuenta de ahorro del
Comprobante de
6 proyecto NASA que está a nombre de la
consignación
asociación SICEET o en los fondos
rotatorios o en efectivo
El director comercial o el auxiliar comercial
debe verificar el pago total del pedido previo
Planilla de
a la realización del respectivo despacho del Comprobante de
7 pedidos de
producto al cliente, haciéndole el respectivo consignación
venta de café
seguimiento hasta que quede a satisfacción
el cliente.

El director comercial o el auxiliar comercial Planilla de

8 debe relizar respectivo despacho del Factura de venta pedidos de
producto al cliente, con su respectiva factura. venta de café

El director comercial o el auxiliar comercial

Planilla de
debe enviar la copia de la factura de venta al Copia de Factura de
9 pedidos de
auxiliar contable para su respectivo registro venta
venta de café
contable

148
 Auxiliar contable: recibe copia de la factura
Copia de Factura de
10 de venta de café y procede al registro
venta
contable.
Auxiliar contable: procede a la realización de
un comprobante de ingreso con base a la Copia de Factura de
11 información de la factura para los venta y comprobante Auxiliar contable
documentos de archivos que deben ir de ingresos
ordenados y sistematizado
Comprobante de
El auxiliar contable realiza los registros consignación, copia
12 Sistema contable
contables en el sistema contable de factura de venta,
Sistema contable

Copia de Factura de
El auxiliar contable procede organizar y
13 venta y comprobante Archivo
archivar los documentos
de ingresos

14 FIN

ACTIVIDADES
o El Comprobante de los movientos bancarios deben ser debidamente archivados despues de un oportuno registro en sistema contable
o La factura de venta debe ser autorizada por el Contador del proyecto NASA
o En todo comprobante de existir la firma de quien lo elabora, revisa, aprueba y contabiliza.
PROCEDIMIENTOS
o Es crucial que la solicitud de la factura de venta de café se realice de manera inmediata ya que su proceso es lento .
o Es crucial que el inventario de café tostado y molido este abastecido para satisfacer las necesidades de los clientes
o Realizar los asientos contables y registros financieros de la asociación
CONTROLES
CONTROL DE AUTORIZACION: Todas las facturas deben ir auiorizadas por el Contador del Proyecto NASA
CONTROL DE EXISTENCIA: Mantener al dia el inventario de café tostado y molido
CONTROL DE EXACTITUD: Se debe registrar correctamente los movimientos bancarios en el sistema contable para tener una informacion contable confiable para la toma de
decisiones.

Fuente: diseño por el autor

149
4.3.3. Manual de procesos del área administrativa - tesorería

El manual de procesos de tosería se crea con el fin de disponer de un instrumento

administrativo para orientar las actividades diarias de la asociación SICEET, y de esta
manera fortalecer al control interno de la entidad. En el manual se incluye los
procedimientos básicos y los formularios necesarios con el objeto de facilitar las
actividades.

• Área administrativa

En el área administrativa se deben establecer unos lineamientos en las actividades que

se establecen a través de los manuales de procedimientos, las cuales son restricciones
que permiten mantener un control de las actividades que se realizan, en las que se
establezcan las directrices que le permitan a la Asociación SICEET establecer un
adecuado ambiente de trabajo, el cual se compone de valores corporativos, policías de
restricciones en las firmas de autorización de gastos y retiros. Por otro lado, están las
políticas de preservación que se encargan de asegurar un abastecimiento oportuno de
equipos y suministros de oficina y resguardando el buen estado de conservación y de
seguridad de las instalaciones con que cuenta la Asociación. Por lo tanto, a continuación,
se presenta los procedimientos correspondientes para esta área.

A. Compras.
B. Pagos.
C. Distribución de efectivo.
D. Inscripción de nuevos socios.
E. Préstamos a sus asociados.

150
Tabla 15. Procedimientos para compras

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LAS COMPRAS

Operaciones de adquisición de bienes y servicios necesarios para el desarrollo de sus
Definición
actividades.
Objetivo Participación
Determinar los medios, parámetros y condiciones para la selección, adjudicación y asignación de compras, guiándose
por los principios básicos de igualdad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, autonomía de voluntad y
responsabilidad buscando satisfacer las necesidades de los clientes.
Alcance
El proceso de compras inicia de acuerdo al requerimiento de un bien o un servicio solicitado por un funcionario y culmina
con la adquisición y pagos de estos.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
SECRETARIA TESORERO AUXILIAR FIRMA QUE
No ACTIVIDAD PRESIDENTE DOCUMENTOS REGISTRO
GENERAL SICEET CONTABLE AUTORIZA

INICIO

Realizar la solicitud de compra a la

secretaria general de lo requerdido para el
1
funcionamiento de la Asociación SICEET de
manera escrita

2 La secretaria: cotiza (mínimo tres) Cotizaciones

Selección del proveedor o acreedor

3 REVISADA por el tesorero, se autoriza con
firma del tesorero y/o presidente

151
 Presidente
La secretaria efectúa la orden de compra Orden de Orden de
4 tesorero
con autorización del tesorero y/o presidente compra compra
SICEET

Autoriazción
El tesorero: autoriza el desembolso del Tesorero Orden de
5 de
dinero para la compra. SICEET compra
desembolso

6 La secretaria: efectúa la compra

La secretaria general o en tesorero realiza la Factura de Factura de

7
recepcion de las mercancias compra compra

La secretaria general o en tesorero realiza la Secretaria

8
verificacion de las mercancias y/o tesorero

La secretaria envia factura de compra a el Factura de

9
auxiliar contable, dejando copia compra

El Auxiliar contable: recibe la factura de

compra de productos de fertilizantes de café
y procede a realizar el respectivo registro Factura de Factura de
10
adjuntándole un comprobante de egreso a compra compra
los documentos de archivo, que deben ir
ordenados y sistematizado.

152
 El auxiliar contable procede a la realización
de un comprobante de egreso a los Comprobante Comprobante
11
documentos de archivo, que deben ir de egreso de egreso
ordenados y sistematizado.
Factura de
El auxiliar contable realiza los registros compra, Sistema
12
contables en el sistema contable comprobante contable
de egreso

El auxiliar contable procede organizar y

13 Archivo Archivo
archivar los documentos

14 FIN

ACTIVIDADES
o Las compras deben tener un minimo de tres cotizaciones
o En todo comprobante de existir la firma de quien lo elabora, revisa, aprueba y contabiliza.
PROCEDIMIENTOS
o Es crucial que las compras tenga como minimos tres cotizaciones a demas debe tener las firmas de autorizacion para tener un control.
o Realizar los asientos contables y registros de manera oportuna
CONTROLES
CONTROL DE AUTORIZACION: Todos las compras deben tener la firma de autorizacion al igual que los comprobantes de egresos

Fuente: diseño por el autor

153
Control de las firmas de autorización

Para la Asociación SICEET es clave estas directrices ya que depende del control en las
firmas que autorizan los movimientos monetarios para evitar fraudes y desfalcos que
eviten el desarrollo y crecimiento de la organización. Por lo tanto, a continuación, se
presenta una tabla de las firmas de autorización.

Tabla 16. Firmas de autorización para los montos de gastos

Firmas que autorizan los montos de gastos de la Asociación SICEET

Detalle de los montos Firmas que deben estar para ser
autorizada
0 a $500.000 El tesorero
$500.000 a $3.000.000 El tesorero, el presidente y la Junta
directiva
$5.000.000 en adelante El tesorero, el Presidente. el fiscal y la
Junta directiva

Fuente: diseño por el autor

154
Tabla 17. Procedimientos para pagos

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA PAGOS

Siendo la principal actividad de la asociación SICEET la comercializción de café en pergamino ya sea

húmedo o seco a los caficultores tanto asociados como del sector, ademas de procesar el cafe y
Definición
comercializarlo, permitiéndole a la organización ser competitiva en el mercado y ser sostenible en el
tiempo. Por lo tanto debe proceder al respectivo pago de la compra

Objetivo Participación

Ser un soporte de las transacciones financieras realizadas por la organización y cumplir con las actividades de manera más
eficiente y eficaz. permitiéndole a la organización ser competitiva en el mercado y ser sostenible en el tiempo

Alcance
Inicia al momento que la secretaria o el tesorero recibe la factura, vale o documento para su respectivo pago, además se
elabora el respectivo documento de constancia del respectivo pago y se entrega copia al área de contabilidad para su
respectivo registro.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

PROVEEDORES O TESORERO AUXILIAR FIRMA QUE

No ACTIVIDAD SECRETARIA DOCUMENTOS REGISTRO
ACREEDORES SICEET CONTABLE AUTORIZA

INICIO

Secretario general o tesorero: con base al

vale generado por el catador o factura se Cuadre de
1
procede al pago; secretaria menor Caja Diario
$1.000.000, tesorero mayor al $1.000.000
Factura de
Cuadre de
2 Elaborar el Cuadre de Caja Diario compara de
Caja Diario
café
155
 Auxiliar contable: recibe copia de la factura
de compra por parte del secretario o el Copia de Auxliar
Comprobante
3 tesorero y procede a realizar el respectivo factura de contable y el
de egreso
registro de esta compra según las compra de café tesorero
características de la factura.

Generar un comprobante de egreso a los

Comprobante
4 documentos de archivos que deben ir
de egreso
ordenados y sistematizado

Copia de
El auxliar contable procede al archivo de la factura de
5 copia de la factura y del comprobante de compra de café
egreso y comprobante
de egreso

6 FIN

ACTIVIDADES
o El Comprobante de Compra de Café debe ser revisado. Se encuentre bien diligenciado y de manera completa.
o Las Factura del Proveedor debe ser revisada. Cumpla con los requisitos de ley.
o En la Contabilización de la Factura tener en cuenta los impuestos y retenciones. Si existe algún anticipo debe cruzarse con la factura o si se debe aplicar
algún tipo de descuento
o En todo comprobante debe existir la firma de quien lo elabora, revisa, aprueba y contabiliza.
PROCEDIMIENTOS
o Las funciones de comprar, de recibir la mercancía y de registrar la compra deben ser desempeñadas por personas diferentes.
o Verificar que se diligencien los documentos de entrada y salida del almacén.
CONTROLES
CONTROL DE AUTORIZACION: Todas las compras deben tener la firma de autorizacion al igual que los comprobantes de egresos
CONTROL DE EXACTITUD: Se debe registrar correctamente el inventario para tener conocimiento exacto de la mercanca en el almacén.

Fuente: diseño por el autor

156
Tabla 18. Procedimiento de distribución de efectivo

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIÓN DE EFECTIVO

Realización de los desembolsos de dinero de la cuenta de ahorro del proyecto NASA provenientes de la venta de
Definición café, regalias u otros para ser consignados en los fondos rotarios y estar disponibles para los egresos de la
asociación
Objetivo Participación
Dar un adecuado Manejo del recurso financiero de la asociación por concepto de ingresos
NASA
Alcance

El procedimiento de la caja general inicia con la captación de los ingresos recibidos por concepto de venta de café (en grano o
tostado) regalias u otros y termina en la consignación del efectivo en los fondos rotatorios

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

Tesorero del
TESORERO DIRECTOR AUXILIAR FIRMA QUE
No ACTIVIDAD Proyecto PRESIDENTE DOCUMENTOS REGISTRO
SICEET COMERCIAL CONTABLE AUTORIZA
NASA

INICIO

Retiro de efectivo de los Ingresos

1 consignados en la cuenta bancaria que
el proyecto NASA le asignó a la SICEET
Solicitud de Tesorero
retiro de dinero
proyecto
Retiro de dinero de la cuenta de ahorro de la cuenta
NASA,
2,1 del proyecto NASA. Para cuantías bancaria, Archivo
Presidente,
menores a $5.000.000 comprobante
tesorero
del movimiento
bancario SICEET
Tesorero
Solicitud de
proyecto
retiro de dinero
NASA,
Retiro de dinero de la cuenta de ahorro de la cuenta
Presidente,
2,2 del proyecto NASA. Para cuantías bancaria, Archivo
Tesorero
mayores a $5.000.000 comprobante
SICEET,
del movimiento
Director
bancario
comercial

157
 El efectivo, se debe consignar al fondo Comprobante
3 rotatorio (San Francisco, Tacueyo o de
Toribio) consignación

3,1 Para cuantias menores de $5.000.000

Los ingresos recibidos en efectivo, se

debe consignar al fondo rotatorio (San
Comprobante
Francisco, Tacueyo o Toribio). Nota:
3,2 de
cuando las cuantias sean significativas
consignación
pedir el acompañamiento de una
autoridad
Comprobante
Comprobante de
de consignación,
Realizar los asientos contables y
4 consignación, Comprobante
registros financieros de la asociación
comprobante de ingresos,
de ingresos Sistema
contable
Comprobante Comprobante
de de
El auxiliar contable procede organizar y
5 consignación, consignación,
archivar los documentos
comprobante de comprobante
ingresos de ingresos

6 FIN
ACTIVIDADES
o El Comprobante de los movientos bancarios debe ser debidamente archivados despues de un oportuno registro en sistema contable
o En todo comprobante de existir la firma de quien lo elabora, revisa, aprueba y contabiliza.
PROCEDIMIENTOS
o Es crucial que la solicitud retiros de la cuenta bancaria tenga las firmas de autorizacion para tener un control.
o Realizar los asientos contables y registros financieros de la asociación
CONTROLES
CONTROL DE AUTORIZACION: Todos los retiros deben tener la firma de autorizacion al igual que los comprobantes de egresos.
CONTROL DE EXACTITUD: Se debe registrar correctamente los movimientos bancarios en el sistema contable para tener una informacion contable confiable
para la toma de decisiones.
Fuente: diseño por el autor
158
Para la Asociación SICEET es clave estas directrices ya que depende del control en las
firmas que autorizan los movimientos monetarios para evitar fraudes y desfalcos que
eviten el desarrollo y crecimiento de la organización. Por lo tanto, a continuación, se
presenta una tabla de las firmas de autorización.

Tabla 19. Firmas de autorización montos de retiro de la cuenta de ahorro

Firmas que autorizan los montos de retiro de la cuenta de ahorro de la

Asociación SICEET
0 a $5000.000 El tesorero
$5000.000 a $10.000.000 El tesorero y el Presidente
$10.000.000 en adelante El tesorero, el Presidente y el fiscal

Fuente: diseño por el autor

159
Tabla 20. Procedimiento para inscripción de Socios

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCION DE NUEVOS SOCIOS

Es el proceso que se realiza para aceptar e ingresar nuevos integrantes como asociados a la
Definición
SICEET
Objetivo Participación
Realizar el ingreso de nuevos integrantes a la asociación SICEET
Alcance
Inicia con la solicitud de ingreso de nuevos asociados y finaliza con el rechazo o aprobación de ser socio de la
organización SICEET
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
AUXILIAR TESORERO FIRMA QUE
No ACTIVIDAD SOCIO SECRETARIA DOCUMENTOS REGISTRO
CONTABLE SICEET AUTORIZA

INICIO

Nuevo socio: se acerca a las instalaciones

1 de la organización SICEET para solicitar el
ingreso como asociado

El auxiliar contable: procederá a diligenciar

Formato para
el formato de ingreso de nuevo socio
2 inscripción de
adjuntando una fotocopia del documento de
nuevos socios
identidad del nuevo asociado

Nuevo asociado: debe realizar el pago de

Recibo de caja
aporte social inicial y el aporte de derecho
o Crtificado de Tesorero
de inscripción al tesorero SICEET, o la
3 consignacion SICEET,
secretaria, o en el fondo rotario de la
en el fondo Secretaria
organización SICETT (Toribio, Tacueyo o
rotatorio
San Francisco)

160
 El auxiliar contable o La secretaria realiza la
inscripción del nuevo asociado previamente
al pago de derechos de inscripción y aporte Libro de
4 Libro de socios
social inicial, además, debe pasar los socios
soportes de pago para el registro contable al
auxiliar contable.

El nuevo asociado debe firrmar los Libro de

5 Libro de socios Socio
documentos de de inscripcion socios

Los ingresos recibidos en efectivo, se debe

consignar al fondo rotatorio (San Francisco, Comprobante
6 Tacueyo o Toribio). Nota: cuando las de
cuentias sean significativas pedir el consignación
acompañamiento de una autoridad

Realizar los asientos contables y registros Comprobante

financieros de la asociación. El Auxiliar de
Comprobante de
contable: recibe los soportes de pago de consignación,
consignación,
7 derechos de inscripción y aporte social Comprobante
comprobante de
inicial y procede a realizar el respectivo de ingresos,
ingresos
registro de los documentos de archivos que Sistema
deben ir ordenados y sistematizado. contable

Comprobante
El auxiliar contable o La secretaria luego del Comprobante de
de
registro sistemático debe realizar el consignación,
8 consignación,
respectivo archivo de los documentos comprobante de
comprobante
conservando el orden. ingresos
de ingresos

9 FIN

161
 ACTIVIDADES
o Verificar que todas las solitudes que realicen terceros para ser parte de la asociación estén debidamente diligenciadas, adjuntando la fotocopia de
identidad, certificado del cabildo y una foto tamaño documento.
o Verificar que todos los pagos se realicen con sus soportes.
o Establecer que solamente una persona tenga acceso a todos los niveles del programa contable.
o Causación de la transacción en el programa contable.
o Revisión de Auxiliares para verificar sumas iguales en los registros.
PROCEDIMIENTOS
o El nuevo socio de cancelar total aporte social inicial y el aporte de derecho de incepción para su respectiva inscripción.
o Realizar los asientos contables y registros financieros de la asociación
CONTROLES
CONTROL DE AUTORIZACION: Orientado al cumplimiento de las políticas y normas de la Asociación teniendo en cuenta los procedimientos. Es
por eso que se debe verificar que la integración de un nuevo socio cumpla con todos los requisitos.
CONTROL DE EXACTITUD: Verificar que todo el proceso de solicitud de integración a la asociación esté cumpliendo todos los requisitos.

Fuente: diseño por el autor

162
Tabla 21. Procedimientos para préstamos a sus asociados

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL PRESTAMO DE DINERO A SUS ASOCIADOS

Son préstamos de dinero a una tasa muy asequible que le permite al asociado tener la capacidad de
Definición
adquirirlos y poder mejorar su proceso productivo de café.
Objetivo Participación
Generar créditos que deben ser utilizados en los cultivos de café o hechos afines
Alcance

Inicia con la solicitud de crédito del asociado y culmina con el pago oportuno del crédito por parte del asociado.

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

AUXILIAR TESORERO JUNTA FIRMA QUE
No ACTIVIDAD SOCIO SECRETARIA DOCUMENTOS REGISTRO
CONTABLE SICEET DIRECTIVA AUTORIZA

INICIO

Asociado: debe dirigirse a las instalaciones

1 de la asociación SICEET para realizar la
solicitud del crédito

Auxiliar contable: debe rellenar el formato de

solicitud de préstamo, para los casos de Formato
2 cuantias significativas debe adjuntar las solicitud de
garantías que el socio brinde, estos credito
documentos debe ser entregado al tesorero

El tesorero: debe verificar si cumple con los

NO
requisitos y si es un socio activo para Libro de los Tesorero
3 proceder a pasarlo a la junta Directiva para aportes de SICEET
su aprobación, en caso contario se devuelve los socios Secretarial
al cliente
SI
La solictud de credito no cumple con los
3,1
requistos

163
 Junta directiva: realiza las aprobaciones de
los créditos con base a la información que el Solicitud de Junta
4
tesorero presente. Si no es aprobada se le credito directiva
informa al asociado de las causas.

Tesorero: realiza los desembolsos de dinero

Formato de
por concepto de crédito, en el cual debe ir un
5 compromiso Tesorero
respaldo del crédito y el formato de
de pago
compromiso

El auxiliar contable: recibe los soportes del

desembolso del crédito y procede a realizar
el respectivo registro adjuntándole un Comprobante
6
comprobante de egreso a los documentos de egresos
de archivos que deben ir ordenados y
sistematizado

Realizar los asientos contables y registros

financieros de la asociación, El Auxiliar
Comprobante
contable: recibe los soportes de pago de
Comprobante de egresos,
7 derechos de inscripción y aporte social
de egresos Sistema
inicial y procede a realizar el respectivo
contable
registro de los documentos de archivos que
deben ir ordenados y sistematizado.
El auxiliar contable o La secretaria luego del
registro sistematico debe realizar el Comprobante Comprobante
8
respectivo archivo de los documentos de egresos de egresos
conservando el orden.

9 El socio debe realizar los pagos del credito

164
 La secretaria o el tesorero debe recibir las Recibo de Tesorero o
10
cuotas de los creditos caja Secretaria

El tesorero en apoyo de la secrataria debe

gestionar el pago de los creditos, para casos
11
de carteras castigadas se busca el apoyo
del cabildo
El auxiliar contable realizar los asientos Recibo de
contables y registros financieros de la Recibo de caja,
asociación, El Auxiliar contable: recibe los caja, comprobante
12
soportes de pago y procede a realizar el comprobante de ingresos,
respectivo registro de los documentos que de ingresos sistema
deben ir ordenados y sistematizado. contable
El auxiliar contable o La secretaria luego del Recibo de Recibo de
registro sistematico debe realizar el caja, caja,
13
respectivo archivo de los documentos comprobante comprobante
conservando el orden. de ingresos de ingresos

14 FIN

ACTIVIDADES
o Verificar que todas las solitudes de crédito estén debidamente diligenciadas.
o Establecer que solamente una persona tenga acceso a todos los niveles del programa contable.
o Causación de la transacción en el programa contable.
o Revisión de Auxiliares para verificar sumas iguales en los registros.
PROCEDIMIENTOS
o Todos los creditos deben ser firmados por la Junta directiva
o Realizar los asientos contables y registros financieros de la asociación
CONTROLES
CONTROL DE AUTORIZACION: Orientado al cumplimiento de las políticas y normas de la Asociación teniendo en cuenta los procedimientos. Es por eso que se
debe verificar que el socio cumpla con todos los requisitos.
CONTROL DE EXACTITUD: Verificar que todo el proceso de solicitud de integración a la asociación este cumpliendo todos los requisitos.
Fuente: diseño por el autor
165
4.3.4. Valores corporativos

Con base al texto de Mateus (2011) los valores corporativos son elementos propios
de cada organización como marco de referencia, ya que hace parte de la cultura
empresarial que se define dependiendo las condiciones del entorno y las
expectativas los clientes. Por lo tanto, la Asociación SICEET resalta los siguientes
valores empresariales:

• Honestidad: Para la asociación SICEET es uno de los principales valores que

se ejerce a través de prácticas correctas y transparentes en el desarrollo de sus
actividades diarias.
• Respeto: Este valor es la base para un buen ambiente de trabajo, por lo tanto,
se aplica en proveedores, clientes y miembros de la organización.
• Responsabilidad: El buen funcionamiento y crecimiento de la asociación
depende la responsabilidad de trabajadores y asociados.
• Empoderamiento: Siendo la SICEET una asociación que trabaja en pro de
socios y comunidad, el personal a cargo debe sentir la asociación como parte
de sí.
• Confianza: La Asociación SICEET al ser parte de entidades de Carácter
especial tiene el compromiso de desarrollar sus procesos con total trasparencia,
respetado de manera íntegra los aspectos legales y morales.
• Amabilidad: La Asociación SICEET teniendo su objeto social la
comercialización y el compromiso con sus asociados y la comunidad indígena
la región debe tener como premisa una actitud cálida y colaboradora con los
proveedores, clientes y asociados.
• Trabajo en equipo: Este valor es otra de las premisas la para la SICEET ya
que una Asociación es trabajo en equipo.

166
4.3.5. Formatos de comunicación e información para el Sistema de Control
Interno

En base a lo expuesto por Ruiz (2017), los documentos son fuente de subsistencia
de una organización ya que de ellos depende la coordinación o administración de
forma controlada y efectiva en el trabajo de oficina, en especial para el sistema de
control interno contable ya que es obligatorio soportar toda transacción con
documentos.

Prosiguiendo con el autor el objeto principal de los formatos de comunicación e

información del Sistema de Control Interno es “registrar y trasmitir información”, por
lo tanto, se deben diseñar formatos que tengan en cuenta los siguientes aspectos.

➢ Que sean fáciles de diligenciar, leer y procesar.

➢ Que contengan espacios suficientes para registrar los datos.
➢ Que contengan tanta información impresa como sea posible a fin de reducir el
tiempo que se emplee en las anotaciones.

Por consiguiente, se expondrán los formatos que se diseñaron y modificaron como

sistema de control para la asociación SICEET ajustándolos a las normas vigentes.

• Formato de recibo de caja

• Formato de recibo de Caja Menor
• Formato de Factura de venta
• Formato de Comprobante de Pago
• Formato Orden de Pedido
• Formato de reembolso de Caja Menor
• Formato Arqueo de Caja Menor
• Formato de solicitudes
• Formato de Vale de pago de compra de café

167
FORMATO DE RECIBO DE CAJA

Un recibo de caja es un documento de soporte para el control de la contabilidad, en

el cual se recopila la información de los dineros recibidos en efectivo o en cheques,
por lo general es un soporte de los abonos totales o parciales por concepto de
diferentes ventas al contado, ya que para esta el soporte es la factura.
Por otro lado, según lo previsto por la ley, este documento siempre se le debe dar
al cliente, dejando una copia para el registro contable, por lo tanto, cuando se
elabora un recibo de caja debe contener el logotipo de la empresa, la dirección, el
teléfono, la fecha, el concepto, identificación de quien realiza el pago y la cantidad
recibida, además debe llevar una numeración la cual da orden en el control contable.
Formatos 1. Recibo de caja

ASOCIACIÓN INDÍGENA DE
CAFICULTORES ESPECIALES
ECOLÓGICOS DE TORIBIO RECIBO
NIT: 900.029.407-5 DE CAJA
Barrio/ Timbío, Resguardo de Tacueyó
Municipio de Toribio – Cauca No. ______
E-mail. siceet@hotmail.com
TEL: 3197900471 – 3197987764

FECHA
RECIBO DE: __________________________________ D M A

DIRECCION: __________________________________
LA SUMA DE (EN LETRAS) ______________________
$
POR CONCEPTO DE: ___________________________
FORMA DE PAGO

CHEQUE No.
EFECTIVO:
BANCO: SUCURSAL:

ELABORADO POR FIRMA Y SELLO DE QUIEN RECIBE

_______________________________ _______________________________
FIRMA FIRMA CC/NIT

Fuente diseño por el autor

168
FORMATO DE RECIBO DE CAJA MENOR

Este documento se elabora como soporte cuando se realiza pagos de mínima

cuantía para acelerar los procedimientos administrativos que puedan retrasar los
pagos elevados.

Formatos 2. Recibo de caja menor

ASOCIACIÓN INDÍGENA DE
CAFICULTORES ESPECIALES RECIBO
ECOLÓGICOS DE TORIBIO DE CAJA
NIT: 900.029.407-5 MENOR
Barrio/ Timbío, Resguardo de Tacueyó
Municipio de Toribio – Cauca No. ______
E-mail. siceet@hotmail.com
TEL: 3197900471 – 3197987764

FECHA
CIUDAD: __________________________________ D M A

PAGADO A: __________________________________
LA SUMA DE (EN LETRAS) ______________________
$
POR CONCEPTO DE: ___________________________

APROBADO POR FIRMA Y SELLO DE QUIEN RECIBE

_______________________________ _______________________________
FIRMA FIRMA CC/NIT

Fuente diseño por el autor

169
FORMATO DE FACTURA DE VENTA

En base al Código de comercio colombiano, en el artículo 772 define la factura

como: “Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá
librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.”. además, debe
cumplir con una serie de requisitos tanto del código de comercio del articulo 774
como del estatuto tributario en el artículo 617.

Formatos 3. Factura de venta

ASOCIACIÓN INDÍGENA DE CAFICULTORES

ESPECIALES ECOLÓGICOS DE TORIBIO
NIT: 900.029.407-5
Barrio/ Timbío, Resguardo de Tacueyó
Municipio De Toribio – Cauca
E-mail. siceet@hotmail.com
TEL: 3197900471 – 3197987764
DIA MES AÑO
FACTURA DE VENTA No. ______

CLIENTE: ___________________________ C.C/NIT: ___________________

DIRECCION: ________________________ TELEFONO: ________________

PRODUCTO CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL

TOTAL

No practicar Retención en la Fuente. Art 22, Ley 223 de 1995. Art. 64 E.T.
OBSERVACIONES

__________________________________________________

FIRMA CC/NIT
Esta Factura se asimila a una Letra de Cambio según Artículo 774 del Código del Comercio
Original Blanco * Acopio / 1ª Copia Amarilla* Coor Resguardo /2ª Copia Azul *Proveedor
Impreso Artes Majo Nit: 34617002-8 / 8290514
Fuente diseño por el autor

170
FORMATO DE COMPROBANTE DE PAGO

Este documento acredita la compra o venta de un producto o servicio entre las

partes de mutuo acuerdo. A demás, crea una obligación entre las partes.

Formatos 4. Comprobante de pago

ASOCIACIÓN INDÍGENA DE
CAFICULTORES ESPECIALES
ECOLÓGICOS DE TORIBIO COMPROBANTE
NIT: 900.029.407-5 DE PAGO
Barrio/ Timbío, Resguardo De Tacueyó
Municipio De Toribio – Cauca No. ______
E-mail. siceet@hotmail.com
TEL: 3197900471 – 3197987764

FECHA
RECIBO DE: __________________________________ D M A

DIRECCION: __________________________________
LA SUMA DE (EN LETRAS) ______________________
$
POR CONCEPTO DE: ___________________________
FORMA DE PAGO

CHEQUE No.
EFECTIVO:
BANCO: SUCURSAL:

FIRMA Y SELLO DE QUIEN RECIBE

_____________________________________________
FIRMA CC/NIT

Fuente diseño por el autor

171
FORMATO DE ORDEN DE PEDIDO

Este documento se elabora con el fin de diligenciarse al momento de un pedido por

el cliente en el que se detalla lo requerido por este.

Formatos 5. Orden de pedido

ASOCIACIÓN INDÍGENA DE
CAFICULTORES ESPECIALES
ECOLÓGICOS DE TORIBIO ORDEN DE
NIT: 900.029.407-5 PEDIDO
Barrio/ Timbío, Resguardo de Tacueyó
Municipio De Toribio – Cauca No. ______
E-mail. siceet@hotmail.com
TEL: 3197900471 – 3197987764

CLIENTE_____________________________ C.C/NIT___________________
FECHA DEL PEDIDO_____________ FECHA DE PAGO________________
TÉRMINOS DE ENTREGA_________________________________________
DIRECCIÓN__________________________ TELÉFONO________________
FORMA PAGO

CHEQUE No.
EFECTIVO:
BANCO: SUCURSAL:

PRECIO PRECIO
CANT ARTICULO
UNITARIO TOTAL

TOTAL
ELABORADO POR: ______________________________________

AUTORIZADO POR: _______________________________________

ENVIADO POR: _______________________________________

Fuente diseño por el autor

172
FORMATO REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Este documento se debe diligenciar como soporte al momento de recibir el

reembolso del dinero consumido en los pagos de mínima cuantía por la caja menor,
donde se detallan los gastos en un periodo determinado

Formatos 6. Reembolso de caja menor

ASOCIACIÓN INDÍGENA DE CAFICULTORES

ESPECIALES ECOLÓGICOS DE TORIBIO
NIT: 900.029.407-5
Barrio/ Timbío, Resguardo de Tacueyó
Municipio De Toribio – Cauca
E-mail. siceet@hotmail.com
TEL: 3197900471 – 3197987764
REEMBOLSO DE CAJA MENOR No._____
FECHA DE SOLICITUD: _____________________________
VALOR DE REEMBOLSO $_____________________________
Detallar los pagos realizados

FECHA PAGADO A C.C/NIT POR CONCEPTO VALOR

TOTAL

ELABORADO POR: ______________________________________

REVISADO POR: ______________________________________

APROBADO POR: _____________________________________

__
Fuente diseño por el autor

173
FORMATO ARQUEO DE CAJA MENOR

Este documento se realiza al momento de realizar el arqueo de caja que consiste en el recuento físico del dinero, facturas,
comprobantes de gastos y confrontarla con el saldo de caja según los registros de contabilidad.

ASOCIACIÓN INDÍGENA DE CAFICULTORES ESPECIALES ECOLÓGICOS

DE TORIBIO
ARQUEO DE
NIT: 900.029.407-5
Barrio/ Timbío, Resguardo de Tacueyó
CAJA MENOR
Municipio De Toribio – Cauca
E-mail. siceet@hotmail.com No. ______
TEL: 3197900471 – 3197987764
NOMBRE DEL RESPONSABLE: _________________________________________________
FECHA Y HORA DE REALIZACIÓN: ______________________________________________
SALDO SEGÚN LIBRO DE CAJA: $ _______________________________________________

REFERENCIAS UND TOTAL REFERENCIAS

BILLETES DE $100.000 MONEDA $1.000
BILLETES DE $50.000 MONEDA $500
BILLETES DE $20.000 MONEDA $200
BILLETES DE $10.000 MONEDA $100
BILLETES DE $5.000 MONEDA $50
BILLETES DE $2.000 VALES Y FACTURAS
BILLETES DE $1.000
OBSERVACIONES:
FIRMA QUIEN REALIZA EL ARQUEO FIRMA A QUIEN REALIZAN EL ARQUEO
________________________________________ ________________________________________

Formatos 7. Arqueo de caja menor

Fuente: diseño por el autor
174
FORMATO DE SOLICITUDES

este documento se realiza con el fin de tener un control en las solicitudes

administrativas internas que se realizan en el transcurso del desarrollo de las
actividades.

Formatos 8. Solicitudes

ASOCIACIÓN INDÍGENA DE CAFICULTORES

ESPECIALES ECOLÓGICOS DE TORIBIO
NIT: 900.029.407-5
Barrio/ Timbío, Resguardo de Tacueyó
Municipio De Toribio – Cauca
E-mail. siceet@hotmail.com
TEL: 3197900471 – 3197987764
AREA:
SOLICITUDES No. _____
FECHA DETALLE AREA OBSERVACION FIRMA

Fuente diseño por el autor

175
FORMATO DE VALE DE PAGO DE COMPRA DE CAFÉ

Este documento le permite a la asociación SICEET tener un control en los pagos de

la compra de café

Formatos 9. Vale para pago

VALE PARA PAGO NO. ____ VALE PARA PAGO NO. ____
Tipos de café Kilos netos Valor kilo Tipo de café Kilos netos Valor kilo

Firma Firma

Fuente: diseño por el autor

En general, se diseñó un Sistema de Control Interno con base a las necesidades de

la Asociación SICEET con la intención que mediante su implementación le permita
a la administración tener una dirección de control de los hechos que se realizan en
la entidad, y además prevenir futuros riegos a través de una adecuada y oportuna
toma de decisiones.

Por lo tanto, en base al diagnóstico interno realizado a la asociación SICEET, en el

que se hallaron falencias en la estructura organizacional retrasando su desarrollo.
Haciendo referencia a lo anterior se propuso un organigrama constituido por
órganos, un manual de función en lo que se especificó los lineamientos de cada
área de trabajo; un manual de procedimientos detallando los procesos que se
realizan en cada actividad y por último se sugiere el diseño de los siguientes
formatos: recibo de caja, recibo de caja menor, factura de venta comprobante de
pago, orden de pedido, reembolso de caja menor, vale de pago de compra de café
y orden de solicitudes, todo lo anterior con el fin de organizar y controlar la parte
administrativa y contable.

176
 5. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LA
ASOCIACION SICEET

Este trabajo se realizó dentro del marco del Acuerdo 009 de 1997 del Consejo
Superior de la Universidad del Valle, en el Capítulo XIV, Articulo 90º donde
establece que, para la obtención del título, se exigirá como requisito un trabajo de
grado el cual podrá tener diferentes modalidades: Monografía, Proyecto, Pasantía,
Práctica, Ensayo, Traducción Crítica u otras aprobadas por el Consejo Académico.
Siendo una de ellas la modalidad de grado de Practica en Contaduría, la cual
consiste en que luego de un proceso de formación profesional le permite al
estudiante a través de un trabajo teórico-práctico poder analizar y darle solución a
un determinado problema dentro del área o campo de formación.

En los capítulos anteriores luego de un previo diagnóstico a través de la matriz

DOFA, se evalúa los Sistemas de Control Interno más usados frecuentemente,
determinando que el modelo que más se adecua a las necesidades de la Asociación
SICEET es el modelo COSO III, puesto que este a través de sus cinco componentes
establece una organización en la estructura de la empresa, en principio a través de
un organigrama, del que se desglosa el manual de Funciones y el Manual de
Funciones y Procedimientos conjunto con los documentos que se deben aplicar al
desarrollo de las actividades realizadas como mecanismos de control.

Además, se debe anexar que la Universidad del Valle Sede Norte del Cauca, en el
municipio de Santander de Quilichao presta sus servicios de consultoría en el área
de las ciencias de la administración a quien pertenece la Contaduría Pública, es así
como el Consultorio Contable de la Universidad del Valle Sede Norte del Cauca y el
tutor asignado nos a poyo en el desarrollo de este trabajo, puesto que este servicio
le da la oportunidad a los estudiantes de Trabajo de Grado realizar la modalidad de
teórica-práctica en Contaduría, permitiendo resolver la situación problemática que
genera a las organizaciones.

177
De esta manera, se desarrolla la implementación de Sistema de Control Interno para
la Asociación Indígena de Caficultores Especiales Ecológicos de Toribio, bajo los
principios de las comunidades indígenas del Norte del Cauca, y bajo el techo jurídico
del Proyecto NASA, los culés presentan una situación problemática a resolver, y es
la de crear un sistema que le permita estructurar, organizar y controlar la
organización, ya que en estas organizaciones de Carácter Especial Indígena se
han presentado dificultades en la Implementación de estos SCI al no existir una
estructura que los organice.

De esta manera, se lleva a cabo el trabajo de grado en la modalidad de teórico-

práctica en Contaduría con el objetivo de aplicar los conocimientos adquiridos
durante la formación profesional en la solución de problemas de las organizaciones
en especial la área administrativa y contable. Por lo tanto, el presente trabajo cubrió
el área de administración y comercialización, siendo área contable parte de la
administración.

5.1. Metodología de implementación

El presente trabajo de Implementación de Sistema de Control Interno en la

Asociación Indígena de Caficultores Especiales Ecológicos de Toribio, quienes
tienen como objeto principal la comercialización de café, se fundamentó en ejecutar
procesos de análisis, orientación, capacitación y acompañamiento.

Por lo tanto, la metodología de implementación consistió en cuatro (4) fases

desarrolladas en conjunto con el personal de la asociaron de la siguiente manera:

1. Análisis del entorno interno y externo de la Asociación SICEET.

2. Socialización del Plan de Diseño del Sistema de Control Interno para la
Asociación Indígena de Caficultores Especiales Ecológicos de Toribio.
3. Elaboración del organigrama, los Manual de Funciones y Manual de
Procesos y procedimientos conjunto con los documentos mínimos requeridos
para el control interno de la Asociación SICEET.
4. Capacitación, Acompañamiento y Monitoreo.

178
5.1.1. Análisis del entorno interno y externo de la Asociación SICEET.

El objetivo en esta fase fue comprender a través de la observación y el análisis las

actividades y operaciones que realizan en la Asociación SICETT dedicada a la
comercialización de café cómo influyen en ella el medio ambiente interno y externo
que la rodea.

Para la ejecución de esta fase se efectuó un Análisis con la Matriz DOFA

(Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas).

En primera instancia para dar inicio al plan de trabajo, se inicia con una reunión con
el catador de café y el auxiliar contable, con cuales se realiza a través de la
entrevista la historia y objeto social de la Asociación, además, se hace un análisis
de las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas que enfrentaría la
Asociación SICEET.

Luego se realizan tres visitas, en la primera se efectúa una encuesta a todo el

personal de la administración y comercialización a través de un formato impreso,
esto con el fin de unificar un análisis con base a la matriz DOFA. En la segunda
visita se hace una mesa redonda con todo el personal en donde se expone la matriz
DOFA con el fin de escuchar los diferentes conceptos y propuestas para darle
solución a los problemas que se pudieron evidenciar, además como reforzar las
fortalezas, cambiar las debilidades, prepararse para enfrentar las amenazas y no
dejar pasar las oportunidades. Por último, en la tercera visita con los asistentes se
llega al acuerdo de las siguientes estrategias para llevar a cabo en la Asociación
SICEET y que tenga éxito su implementación:

• Cambiar las Debilidades: Plantear una mejor organización de la estructura de

la asociación, es decir Plantear mejoramiento del organigrama para un mejor
funcionamiento de la asociación. Lo que se desprende realizar por escrito Un
manual de funciones, realizar por escrito Un manual de Proceso y
procedimientos. Sugerir y dejar por escrito políticas de control interno
administrativo y contable. Si la factura que posee actualmente no cumple con

179
 los requisitos legales, plantear una factura que cumpla con las normas para la
comercialización al por mayor a nivel nacional y a nivel internacional. Contar
con personal adecuado para realice estudios pertinentes para conocer las
necesidades de los clientes. Contar con el registro de INVIMA

• Prepararse para enfrentar las Amenazas: Existe una fuerte competencia en

la comercialización del café porque es importante contar con el registro INVIMA
para que los productos que se ofrezcan puedan salir al mercado sin problemas
y poder competir en el marcado.

• No dejar pasar las Oportunidades: Una gran oportunidad que presenta la

Asociación SICEET es la comercialización internacional hecho que se troca por
no contar con el registro INVIMA, además, contar con el apoyo de personas
profesionales como apoyo en las capacitaciones gerenciales y administrativas
ya que el personal no cuenta con el nivel de estudio recomendado y las
funciones las han aprendido a realizar de manera empírica.

• Reforzar las Fortalezas: Definir estrategias en los planes gerenciales y en el

área comercial en el crecimiento de la comercialización de productos derivados
del café y la comercialización de productos para el mantenimiento del café.

5.1.2. Socialización del plan de diseño del Sistema de Control Interno para la
asociación indígena de caficultores especiales ecológicos de Toribio.

El objetivo principal de esta fase fue la de socializar los componentes del Sistema
de Control Interno que deberían aplicar a la Asociación SICEET para obtener el
control tanto admirativo como comercial. La ejecución de esta fase se realizó con
base en las siguientes actividades:

• Se convocó una reunión con todo el personal de la junta directiva, los

administrativos y el área comercial y además de la participación de algunos
socios. El propósito principal de esta reunión fue, el análisis y la aprobación del

180
 organigrama propuesto por los autores de manera magistral para continuar con
el proceso de organización empresarial.

• Además, en esta reunión se expuso el análisis de la matriz DOFA por parte de

los autores.

• Por otro lado, se expone por los autores, el modelo COSO III, con el fin de
contextualizar al personal del modelo del SCI que se pretende implementar con
base a las necesidades encontradas en la Asociación SICEET

5.1.3. Elaboración del organigrama, el Manual de Funciones y Manual de

Procesos y Procedimientos conjunto con los documentos mínimos
requeridos para el control interno de la Asociación SICEET.

El objetivo principal de esta fase fue en base a la propuesta del organigrama en la

fase anterior, es proceder a su realización del organigrama planteado en el capítulo
IV con el que se parte como base para los manuales de funciones y procesos.
Luego, se redacta los manuales de funciones que su naturaleza es la asignación de
actividades y responsabilidades dentro de la Asociación SICEET

Por lo tanto, se plantea la Estructura Administrativa de la siguiente manera:

181
 Fuente: diseño por el autor

Esta es la representación gráfica llamada organigrama como la estructura de

Asociación SICEET donde muestra la posición de las áreas funcionales que la
integran, las relaciones del personal y las líneas de comunicación.

Por otro lado, para redactar los Manuales de funciones se tuvo en cuenta los
siguientes puntos:

1. Datos Básicos del Cargo. 4. Competencias del Ser.

2. Objetivos del Cargo. 5. Competencias del Saber.

3. Funciones básicas 6. Competencias del Hacer.

182
Se convocó una reunión con todo el personal administrativo, comercial y además
de la participación de algunos socios. El propósito principal de esta reunión fue dar
a conocer el manual de funciones que debe tener por escrito de cada puesto de
trabajo ya que un manual de funciones nos muestra las actividades y
responsabilidades de la naturaleza de los cargos de todo el personal laboral de la
organización. Es decir, se realizó un análisis de cada una de las áreas funcionales
con el propósito de establecer con base al organigrama las siguetees puestos de
trabajo.

• Presidente o coordinador

• Vicepresidente

• Tesorero

• Secretario general

• Auxiliar contable

• Director comercial

• Auxiliar comercial

• Catador de café
Terminado de redactar el Manual de Funciones se procede a redactar el Manual de
Procesos, el cual permite que la asociación tenga un manejo adecuado de los
recursos generando así un crecimiento de la misma, por lo tanto, los procesos se
dividieron en dos los del área administrativa y los del área comercial, de la siguiente
manera:

A. Área comercial

• Compra de café

• Venta de café

• ventas generales

183
 B. Área administrativa

• Pagos

• Distribución de efectivo

• Inscripción de nuevos socios

• Préstamos a sus asociados

• Compras

Para la elaboración de estos procedimientos se tuvo en cuenta, la actividad a

realizar, la persona a cargo, la persona que lo autoriza, los documentos
correspondientes y el debido proceso de contabilidad y archivo.

De la misma manera se convocó una reunión con todo el personal de administrativo,

comercial, con el propósito de socializar los procedimientos a realizar en cada
puesto de trabajo, además los autores tuvieron en cuenta el diseño de los
documentos mínimos como Soportes que tienen relación con el Sistema de Control
Interno. Los cueles deben contener los siguientes aspectos:

➢ Que sean fáciles de diligenciar, leer y procesar.

➢ Que contenga espacios suficientes para registrar los datos.

➢ Que contengan tanta información impresa a fin de reducir el tiempo que se

emplee en las anotaciones.

Cabe anotar que todo quedo plenamente aprobado por el personal para su debida
aplicación.

184
5.1.4. Capacitación, acompañamiento y monitoreo.

Para las correspondientes capacitaciones se retomaron los Manuales de Funciones

y de procesos y procedimientos para discutir la forma de implementarlos de manera
práctica en la Asociación.

A. Se realizaron debates dirigidos con los participantes acerca de la aplicación

práctica de lo estipulado en el Manual de Funciones y en el Manual de
Procedimientos

B. Por otro lado, se realizó el monitoreo permanente durante el último mes de

implementación del SCI, con visitas periódicas de un día a la semana durante 3
horas con el propósito de verificar la correcta aplicación del Manual de
Funciones y Procedimientos conjunto con los documentos requeridos.

C. Por último, durante Asamblea General se hace entrega del SCI, a la junta
Directiva de la Asociación SICEET

5.2. Logros alcanzados en el diseño e implementación del Sistema de

Control Interno a la Asociación SICEET.

Dentro de logros más representativos que se alcanzaron durante el presente

trabajo de grado en la modalidad de teórico-práctica en Contaduría al realizar el
diseño e implementación del Sistema de Control interno a la Asociación SICEET
están los siguientes:

• Se logró implementar en un 75% Sistema de Control interno a la Asociación

SICEET.
• Se logra identificar los cargos para distribuir las actividades de manera que
hubiera una buena segregación de funciones y evitar posibles riesgos de
corrupción.

185
• Se logró generar un impacto de la importancia de un sistema de control interno
para una organización, a nivel de organización y control de la misma.
• A nivel de la universidad se logró realizar un trabajo en el cual el tema hasta hoy
en día no se había trabajado.

5.3. Dificultades presentadas durante el diseño e implementación del

Sistema de Control interno a la Asociación SICEET.

Las dificultades presentadas durante el Diseño e Implementación del Sistema de

Sistema de Control interno a la Asociación SICEET están las siguientes:

• El 25% de la implementación no se logra debido a que solo están empleados

con sueldo el catador de café, la secretaria general y el auxiliar contable, lo que
significa que el otro personal son voluntarios es decir no reciben remuneración

• Por otro lado, la asistencia a las reuniones programadas durante el periodo de

los ocho meses planeados para llevar a cabo el trabajo de implementación del
SCI, se vio muy reducida por parte de la Junta Directiva,

• También hubo complicaciones con respecto a la programación para las fechas

de las reuniones, conjunto con el medio de transporte para los autores dirigirse
a las instalaciones de la Asociación SICEET.

186
 CONCLUSIONES

La importancia de la implementación de un adecuado Sistema de Control Interno

consiste en el mejoramiento de las funciones y procesos dentro de una
organización, lo cual busca minimizar riesgos, además, mayor eficiencia y eficacia
en el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos. Por lo tanto, en cuanto a la
Asociación SICEET, un adecuado SCI generará un mejoramiento en la gestión
financiera y administrativa de la organización.

En el primer capítulo de este trabajo de grado, con el desarrollo de los antecedentes,

la formulación del problema y marcos de referencia, permiten el planteamiento de
los objetivos como estructura de este trabajo. Cabe resaltar que la información
acerca de este tema a trabajar es escasa, lo que hace más interesante la
investigación de este proyecto.

Por otro lado, en el segundo capítulo en base a la observación y análisis realizado

a través de la matriz DOFA en el diagnóstico a la Asociación SICEET, en el entorno
político, económico, tecnológico, social y cultural tanto interno y externo, se
concluye apropiar un SCI que le permita organizar la estructura de la asociación,
que en base a esta se especifiquen las actividades y responsabilidades de sus
colaboradores para tener un control de las actividades que se realicen.

En lo que concierne al tercer capítulo se realizó una profundización del concepto de

Sistema de Control Interno, conjunto con los modelos más representativos de este,
llegando a la conclusión de que el modelo de control interno que se adapta a las
necesidades de la Asociación SICEET es el modelo COSO III, puesto que al ser
implementado le permite a través de sus cinco componentes tener organización y
control de la asociación tanto del área administrativa como contable para una buena
y oportuna toma de decisiones.

En el desarrollo del cuarto capítulo se elabora el diseño del Sistema de Control

Interno, el cual se llevó a cabo en base a los cinco principios del modelo COSO III,
además se adaptará al entono de la asociación SICEET, cabe resaltar que esta

187
entidad está reconocida como carácter especial. Con el fin de que esta herramienta
le permita organizar la estructura administrativa y comercial, y controlar las
actividades que se realicen en el desarrollo de su objeto social.

Por consiguiente, en el quinto capítulo, se ejecuta la implementación del SCI con

base al modelo COSO III, logrando una implementación del 25% de lo planeado
debido a que solo tres personas son remuneradas y los demás son voluntarios.

Por lo tanto, a nivel profesional como Contadores Públicos, se concluye que esta
profesión va más allá de un registro de cuentas en el haber y en debe, puesto que,
si no se aporta la aplicación de ciertos sistemas en las empresas que le permitan a
las organizaciones, en principio la organización y control de sus colaboradores y
actividades para el desarrollo, crecimiento y sostenimiento en el mercado,
especialmente en estas organizaciones fácilmente estas entidades serán historia.

188
 RECOMENDACIONES

Se recomienda a la Asociación SICEET la implementación del Manual de Funciones

diseñado con el objetivo de mejorar la estructura organizacional mediante la
determinación de las responsabilidades y funciones de cada área de la empresa.
De esta manera, cada puesto de trabajo de la Asociación tendrá una guía específica
que proporcionará mayor conocimiento de su respectivo rol dentro de la empresa,
lo cual evitará desequilibrios en las cargas de trabajo y duplicidad de funciones.

Se recomienda la implementación del manual de procesos y procedimientos

diseñados para la Asociación SICEET, debido a que sirven de soporte para el
desarrollo de las actividades que en forma cotidiana realiza la organización. Por lo
tanto, este manual permite realizar una adecuada y eficiente operatividad que
contribuye al sistema del control interno de la asociación y la integridad de la
administración.

Por último, se recomienda Asociación SICEET implementar el modelo de Control

Interno COSO III, mediante el cual se mejorará la organización y control de la
Asociación tanto del área administrativa y comercial para una adecuada toma de
decisiones. Además, permitirá identificar los riesgos que pueden afectar a la
Asociación, y ayudará a proveer seguridad razonable para la organización en
caminado hacia el logro de su objeto social.

189
 BIBLIOGRAFÍA

Aguirre , R., & Rivera, J. (s.f.). LA IMPORTANCIA DEL ESTUDIO Y EVALUACIÓN

DEL CONTROL INTERNO EN LAS EMPRESAS. Obtenido de
https://www.itson.mx/publicaciones/pacioli/Documents/no72/55b_-
_la_importancia_del_control_intermo_figurasx.pdf

Alcaldia municipal de Toribio Cauca. (8 de noviembre de 2017). Mapas y territorios

. Obtenido de http://www.toribio-cauca.gov.co/municipio/informacion-general

Álvarez, C., & Quizhpi, M. (2010). Control Interno basado en el Informe Coso
aplicado al Instituto Tecnológico Superior Juan Bautista Vázquez de la ciudad
de Azogues. Cuenca, Ecuador: Universidad de Cuenca.

Ambrosone, M. (Mayo de 2007). La Administración del Riesgo Empresarial: Una

Responsabilidad de Todos - El Enfoque COSO. PricewaterhouseCoopers.

Arango, M. R. (2007). Control organizacional: ¿sistema o agregado de elementos?

AD-MINISTER(11).

Banrepcultural. (2018). Red Cultural del Banco de la República en Colombia.

Obtenido de
http://enciclopedia.banrepcultural.org/index.php/Sectores_más_representati
vos_de_la_economía_colombiana

Bernal, D., Mora, C., Arellano, G., & Torres, K. (2014). La alternativa del diagnóstico
empresarial para la gestión directiva en las pequeñas empresas comerciales
en Sinaloa. Estudios Interdisciplinarios en Ciencias Sociales, 16, 278-299.

Bertalanffy, L. v. (s.f.). Sistemas. En L. v. Bertalanffy, Análisis conceptual de la teoría

general de sistemas (págs. 1-39).

Bertani, E., Polesello, M., Mendoza, M., & Troila, J. (2014). COSO I Y COSO II UNA
PROPUESTA INTEGRADA. Mendoza, Argentina: Trabajo de investigacion.

190
Betancourt, S. (10 de abril de 2013). Ministerio de Gobierno de Colombia. Obtenido
de Cabildo Indigenas: https://www.mininterior.gov.co/content/cabildo-
indigena

Bustos, M., & Condega, A. (16 de enero de 2015). ANÁLISIS DE LA ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL Y ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA
EMPRESA. Nicaragua: Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua.

Castañeda, L. I. (2014). Los sistemas de control interno en las Mipymes y su impacto

en la efectividad empresarial. En Contexto(02), 129-146.

Cepeda, G. (2002). Auditoria y Control Interno. Bogotá, Colombia: McGraw-HILL

INTERAMERICANA S.A.

Chiavenato, I. (2001). ADMINISTRACION Procesos Teorias y Practica. Bogotá,

D.C., Colombia.: Llly So la n o A ré va lc.

Colegio de Contadores Publicos de Mexico. (2004). el control interno, sus

elementos, su evaluacion por el auditor externo y su efecto en el trabajo de
auditoria de estados financieros. Colegio de Contadores Publicos de México,
1-8.

CONGRESO DE COLOMBIA. (28 de Octubre de 1993). LEY 80 DE 1993. Colombia.

CONGRESO DE LA REPÚBLICA. (29 de Diciembre de 2016). LEY 1819 DE 2016.

PARTE III RÉGIMEN TRIBUTARIO ESPECIAL. Colombia.

COSO. (s.f.). Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

Obtenido de https://www.coso.org/Pages/default.aspx

Cotaña, M. (Septiembre de 2015). Gabinete de Auditoria de Sistemas. Control

Interno. Bolivia: Universidad Mayor de San Andrés.

Dinero. (15 de Diciembre de 2016). 10 factores económicos trascendentales de

Colombia en 2017. Obtenido de https://www.dinero.com/edicion-

191
 impresa/informe-especial/articulo/proyecciones-de-la-economia-
colombiana-en-2017/240051

Dussan, C., & Serna, H. (06 de Noviembre de 2017). Planeacion Estratégica para
Mipymes. Bogotá, Colombia: Universidad Cooperativa de Colombia.

Estupiñán, R. (2015). Control interno y fraudes: análisis de informe COSO I, II y III

con base en los ciclos transaccionales. (Tercera ed.). Bogotá, Colombia:
Ecoe Ediciones.

Faxas del Toro, P. (junio de 2011). Diagnóstico Estratégico de la empresa como

herremienta de dirección. Un acercamiento a La Matriz DAFO.

Federación Nacional de Cafeteros de Colombia. (Noviembre de 2018).

Comercialización del Café Colombiano. Obtenido de
https://www.federaciondecafeteros.org/clientes/es/que_hacemos/comerciali
zacion_del_cafe_colombiano/

Flavia, H., & Sanchez, J. (Agosto de 2013). Implementacion de un Sistema de

Control Interno Operativo en los almacenes para mejorrar la gestion de
inventarios de la Cosntructora A&A S.A.C. de la ciudad de Trujillo. Trujillo:
Universidad privada Antenor Orrico.

Flor, A., & Vega de la Cruz, O. (2016). Procedimiento para la Gestión de la

Supervisión y Monitoreo del Control Interno. Centro de Información y Gestión
Tecnológica de Holguín, 22(1), 1-19.

Galaz, Yamazaki, Ruiz Urquiza, S.C. (2015). Marco de referencia para la

implementación, gestión y control de un adecuado Sistema de Control
Interno. COSO. Deloitte.

Gaviria, C. (5 de abril de 1994). Desarrollo de la función de control interno en las

entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Orden Naciona. Bogotá,
Colombia: Departamento Administrativo de la Función Pública Oficina de
Control Interno.

192
Gómez, D., Blanco, B., & Conde, J. (2013). El Sistema de Control Interno para el
Perfeccionamiento de la Gestión Empresarial en Cuba. GECONTEC: Revista
Internacional de Gestión del Conocimiento y la Tecnología, 1(2), 53-65.

Gómez, G. (2011). Control interno en la organización empresarial. GestioPolis, 1-8.

Gomez, I. (septiembre de 2010). Control Interno en las areas de aprovisionamiento

de las empresas publicas sanitarias de Andalucia. Tesis Doctoral. Malaga,
España: Universidad de Malaga.

Gonzales, R. (s.f.). Marco Integrado de Control Interno. Modelo COSO III. Manual
del Participante.

Guerrero, E. A. (Bogotá D.C de septiembre de 2013). CONTROL INTERNO EN LAS

ENTIDADES DEL ESTADO COLOMBIANO. Pregrado. Colombia:
UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA.

Gutierrez, L. M. (2012). DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

PARA LA EMPRESA FABRIFARMA S.A. Santiago de Cali: Universidad del
Valle.

Herrera, H. E. (2017). Manuales Administrativos. GestioPolis, Pag 1-21.

Hurtado de Barrera, J. (2010). Metodología de la Investigación. Guía para la

comprensión holística de la ciencia (Cuarta ed.). Bogotá - Caracas: Quirón
Ediciones S.A., Ciea-Sypal.

Lalinde Villani, P. A., & Vivas, N. E. (Abril de 2005). Formulación de un modelo de

Sistema de Control Interno para el Departamento Administrativo y Financiero
de la Asociación de Cabildos Indígenas del Norte del Cauca. Pregrado.
Santander de Quilichao, Cauca, Colombia: Universidad del Valle.

Luppi, H. (30 de septiembre de 2010). Control Interno Hoy. Modelos de Control

Interno, 1-18. Venezuela: Planeta Venezuela.

193
Mantilla, S. (2010). Auditoría del control interno Informe COSO. Bogota: ECOE
Ediciones.

Mateus, S. (2011). Politica Gerencial. Medellin, Colombia: Corporacio Universitaria

Remington.

Mejía, R. C. (2005). Autoevaluación del sistema de control interno. AD-minister(6),

82-95.

Méndez, C. (Noviembre de 2006). METODOLOGÍA: Diseño y Desarrollo del proceso

de investigación con énfasis en ciencias empresariales. Cuarta edición, 230-
248. Bogotá: Limusa. Noriega Editores.

Mijera, A. (08 de Abril de 2016). (C. Ortiz, Entrevistador)

Mina, M., & Mulato, J. (2012). Diseño de un Sistema de Infrmacion Contable para el
taller automotriz los Tecnicos Santander de Quilichao Cauca. Santander de
Quilichao, Cauca, Colombia: Universidad del Valle.

MINISTERIO DE AGRICULTURA. (7 de Diciembre de 1995). DECRETO 2164 DE

1995. Bogotá, Colombia.

MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO. (20 de Diciembre de 2017).

DECRETO 2150 de 2017. Colombia.

MINISTERIO DEL INTERIOR. (7 de Octubre de 2014). DECRETO 1953 DE 2014.

Colombia.

NIA 400. (2016). Norma Internacional de Auditoria. Evaluaciones de Riesgo y

Control Interno.

Nieto, A., & Bustillo, A. (2011). DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO

PARA LA CORPORACIÓN DE DERECHO PRIVADO CLUB CARTAGENA.
Pregrado. Colombia: UNIVERSIDAD DE CARTAGENA.

OpenCourseWare -OCW-. (2014). Control Interno y gestion de riesgos para

contables. Lorea Anticoechea Arondo, 37.

194
Paiva, F. (2013). Control interno y su incidencia en la rentabilidad de empresa
cobros del norte S.A. Revista Científica de FAREM-Estelí. Medio ambiente,
tecnología y desarrollo humano(7), 34-42.

Paturel, R. (2006). Por una nueva metodología de análisis. INNOVAR, 16(28), 33-
42.

Plasencia, C. (2010). El Sistema de Control Interno: garantía del logro de los

objetivos. MEDISAN(14), 586-590.

Posso, J., & Barrios, M. (2014). Diseño de un modelo de control interno en la

empresa prestadora de servicios hoteleros eco turísticos nativos activos eco
hotel la cocotera, que permitirá el mejoramiento de la información financiera.
Pregrado. Colombia: Universidad de Cartagena.

PROYECTO NASA. (2018). LA CREACIÓN DEL PROYECTO NASA. Obtenido de

http://www.proyectonasa.org/index.php?option=com_content&view=article&i
d=20&Itemid=217

PROYECTO NASA. (2018). Plan de Vida del Proyecto Nasa. Obtenido de

http://www.proyectonasa.org/index.php?option=com_content&view=article&i
d=45&Itemid=196

PROYECTO NASA. (2018). REHABILITACION DEL PLAN DE VIDA. Obtenido de

http://www.proyectonasa.org/index.php?option=com_content&view=article&i
d=45&Itemid=199

Rivas, G. (2011). Modelos contemporáneos de control interno. Fundamentos

teóricos. Observatorio Laboral, Vol. 4(N° 8), 115-136.

Ruiz, H. (2017). Diseño e implementación de un Sistema de Información Contable

para empresas de carácter especial indígena aplicado a la comercializadora
Sat Fxinxi Kiwe, dentro del marco del consultorio contable de la Universidad
del Valle sede norte del Cauca. Pregrado. Santander de Quilichao, Cauca,
Colombia: Universidad del Valle.

195
Ruiz, M. C., & Hernández, M. J. (s.f.). EL CONTROL EN LAS ORGANIZACIONES:
UN MARCO DE ESTUDIO. Conocimiento, innovación y emprendedores:
Camino al futuro.

Ruiz, R. F. (2001). Evolución historica del Control. LEGIS(5).

Secretaría Jurídica Distrita de la Alcaldia de Bogotá D.C. (14 de DIciembre de 2000).

Radicación 1297 de 2000 Consejo de Estado - Sala de Consulta y Servicio
Civil. Bogotá, Colombia.

SICEET. (2018). SICEET-Toribío. Obtenido de https://www.redcaucafe.com/siceet-

toribio

Sierra, H. (2016). Los Nuevos Paradigmas del Clima Organizacional. Empresarial y

Laboral, 1-4.

Villegas Gaitan, J. C. (9 de octubre de 1994). UN ZIPA HOY. El Tiempo. Obtenido

de http://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-231383

Wilderman, C. (2008). Formulación de un modelo de Sistema de Control Interno

para el Departamento Administrativo y Financiero de la Asociación de
Cabildos Indígenas del Norte del Cauca. pregrado. Santander de Quilichao,
Colombia: Universidad del valle.

196