Universidad Nacional Experimental Politécnica

“Antonio José de Sucre”

Vice-Rectorado Puerto Ordaz
Diplomado de Gerencia
Calidad, Mejora Continua e Innovación

HERRAMIENTAS DE CALIDAD:

HOJA DE CONTROL

Profesor:
Scandra Mora Participantes:
Arvelaez, Jolexis
Campbell, Catalina
Ramirez, Violette
Silva, Margely

Ciudad Guayana, Diciembre de 2011

 INDICE

INDICE ........................................................................................................................................... 2
INTRODUCCION ............................................................................................................................. 3
DESARROLLO ................................................................................................................................. 4
Definición y objetivos .............................................................................................................. 4
Ventajas: .................................................................................................................................... 5
Características:........................................................................................................................... 5
Usos y aplicaciones .................................................................................................................... 5
Proceso para la elaboración y aplicación de hojas de control ...................................................... 6
Tipos y ejemplos ...................................................................................................................... 10
Hoja de control para la distribución de frecuencias .............................................................. 10
Hoja de control de defectos ................................................................................................. 11
Hoja de control de ubicación del defecto. ............................................................................. 13
CONCLUSIONES............................................................................................................................ 15
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS..................................................................................................... 16
 INTRODUCCION

El mejoramiento incesante de la calidad de bienes y servicios es un asunto

que emplea una metodología que hace uso de herramientas tradicionales y se
enriquece con nuevas técnicas cada día.

Las 7 herramientas básicas de la calidad constituyen un conjunto de

instrumentos para la recopilación sistemática de datos y el análisis de resultados.
Fueron desarrolladas en Japón, por el prof. Ishikawa, para hacer más eficaz la
solución de los problemas por parte de todos los trabajadores. Estas herramientas
son: histograma, diagrama de dispersión, estratificación, hoja de control, Diagrama
de Pareto, gráficos de control, diagrama causa-efecto. La combinación de éstas
proporciona una metodología práctica y sencilla para:

• Solución efectiva de problemas,

• Mejoramiento de procesos
• Establecimiento de controles en las operaciones del proceso

A continuación se presentara una descripción de una de las herramientas

básicas del control de calidad, como lo es la hoja de control u hoja de registro de
datos. El control de calidad se fundamenta en el uso de una adecuada información
que permita controlar y monitorear el proceso de producción, analizar lo que no se
ajuste a las especificaciones e inspeccionar, entre otros. La obtención de datos
fiables, convenientemente estructurados y de fácil análisis posibilitara la
realización de un buen control de calidad. Precisamente, el objeto de las hojas de
control consiste en facilitar la recopilación de datos útiles en control de calidad. Se
verán sus objetivos, usos, ventajas, tipos y ejemplos aplicados.
 DESARROLLO

Definición y objetivos
Las hojas de control o también llamadas hojas de registro o recogida de
datos son formas estructuradas que facilitan la recopilación de información,
previamente diseñadas con base en las necesidades y características de los datos
que se requieren para medir y evaluar uno o varios procesos

Una hoja de registro es un formato preimpreso en el cual aparecen los

ítems que se van a registrar, de tal manera que los datos puedan recogerse fácil y
concisamente. (Vasco & Kumen, 1992).

Las Hojas de Recogida de Datos son impresos que se utilizan para reunir
datos que, en general, se anotan de forma tabular o en columnas. Normalmente
requieren de un proceso adicional, una vez recogidos los datos, utilizando una
herramienta de análisis de los mismos.

Se puede afirmar que las hojas de control son las herramientas bases para
la recolección y análisis de datos, que permiten realizar seguimientos en el
proceso de resolución de problemas

Sus objetivos principales de manera general son:

 Facilitar la recolección de datos.

 Organizar automáticamente los datos de manera que puedan usarse con
facilidad más adelante.
 Son el punto de partida para la elaboración de otras herramientas, como
por ejemplo los Gráficos de Control.
Ventajas:
 Es un método que proporciona datos fáciles de comprender y que son
obtenidos mediante un proceso simple y eficiente que puede ser aplicado a
cualquier área de la organización.
 Estas hojas reflejan rápidamente las tendencias y patrones derivados de los
datos.
 Proporciona registros históricos, que ayudan a percibir los cambios en el
tiempo.
 Facilita el inicio del pensamiento estadístico.
 Ayuda a traducir las opiniones en hechos y datos.

Características:
A continuación se citan una serie de características que ayudan a comprender la
naturaleza de la herramienta.

 Sencillez: Una Hoja de Comprobación permite registrar los datos de forma

simple y directa.
 Comunicación de información: Permite ver si hay una tendencia en los
datos según se va completando la hoja. Permite un análisis visual de dichas
tendencias o comportamientos.
 Flexibilidad: La forma en la que presentan los datos, permite utilizar, los
mismos para múltiples análisis posteriores y contestar diferentes preguntas.
 Disponibilidad: Permiten tener los datos reunidos de forma ordenada y
sencilla para su posterior utilización.

Usos y aplicaciones:

La hoja de recogida de datos se construye en función de los objetivos y de

la finalidad, que pueden ser muy diversos de una situación a otra:

 Problemas relacionados con la seguridad

 Tipo y número de defectos.
  Cantidad de producto fuera de las especificaciones.
 Respeto de una secuencia de operaciones.
 Valoración completa o en detalle de un problema.
 Grado de influencia sobre un problema de aspectos tales como el turno, los
materiales, las maquinas, etc.

Proceso para la elaboración y aplicación de hojas de control.

En la figura 1 se muestra el diagrama de flujo del proceso de recogida de

datos. A continuación se describen cada uno de los pasos de dicho proceso.

Paso 1: Formulación de las preguntas

Formular las preguntas correctas es el primer paso clave para el éxito de la
recogida de datos. Las preguntas deben ser concretas y específicas. El plantear
preguntas de este tipo favorece su labor en dos aspectos:
- Facilita la definición de los datos que han de ser obtenidos.
- Ayuda a que los demás nos faciliten los datos, puesto que se sabe lo que se
busca y la información resultante va a ser utilizada.
La inversión realizada en buscar las preguntas correctas queda
ampliamente compensada por la reducción del esfuerzo necesario para diseñar,
recoger y analizar la información proporcionada por el sistema de recogida de
datos.

Paso 2: Definir las herramientas apropiadas para el análisis de datos

Cada una de las herramientas utilizadas en el análisis posterior de datos

tiene sus particularidades, ventajas, inconvenientes, y aplicaciones ligeramente
diferentes. Algunas de estas diferencias se traducen en diferentes requerimientos
para los datos. (Volumen de datos, exactitud, características, etc). Es frecuente
ver repeticiones de recogidas de datos o tomas de decisiones basadas en análisis
incompletos debido a que los datos no sirven como base del tratamiento posterior
que se considera idóneo.
 Figura 1. Proceso de recogida de datos

Paso 3: Definir el punto de recogida de los datos

 El objetivo de este paso es identificar un punto del proceso en estudio
donde se pudiesen recoger todos los datos necesarios sin introducir
perturbaciones en el propio proceso.

La herramienta clave para la identificación de los puntos idóneos de

recogida de datos es el diagrama de flujo del proceso en estudio.

Paso 4: Elegir el personal que debe recoger los datos

La obtención de datos será realizada por las personas con un acceso más
fácil y directo a los hechos. A la hora de diseñar la recogida de datos hay que
tener en cuenta que, en general, su realización introduce factores que distorsionan
el proceso.

El grupo de trabajo analizará tanto las actividades necesarias para la

recogida de datos como la asignación de responsabilidades para las mismas, de
forma que el sesgo a introducir sea el menor posible.

Paso 5: Evaluar los conocimientos del personal encargado de la recogida de

datos y de su entorno
 El grupo de trabajo debe tener en cuenta los siguientes factores:
 La formación y experiencia del personal de recogida de datos. Este factor
afecta a la complejidad del trabajo que se puede realizar y a los
conocimientos que se puedan dar por sabidos.
 El tiempo disponible por este personal para dedicar a las tareas necesarias
para la recogida de datos.
 La cantidad de trabajo que suponen dichas tareas.
 La posibilidad de información o formación directa para estas personas, o
bien la necesidad de basarse en instrucciones escritas.
 El impacto de la toma de datos sobre el entorno de trabajo y/o bien el
impacto del entorno sobre la tarea de recogida de datos.
Paso 6: Diseño del impreso de toma de datos

Una vez definida la pregunta o preguntas, el tipo de datos necesario, los

puntos del proceso y las condiciones de la recogida de datos, se decidirá, en base
a estos factores y a las características particulares de los dos tipos de Hojas, cuál
de ellos es el idóneo.

Principios a tener en cuenta para el diseño:

a) La anotación de los datos debe ser una tarea sencilla.
b) Se diseñará tratando de evitar posibilidades de error y/o malentendidos en la
anotación e interpretación de los datos.
c) El impreso debe ser completo.
d) El impreso debe ser autoexplicativo.
e) Se prestará atención al aspecto del impreso.

Paso 7: Preparación de la utilización del impreso

Atendiendo a las características del impreso, de las personas que realizarán
las actividades y de las condiciones de la recogida de datos se deben diseñar las
instrucciones y la capacidad para su puesta en práctica.

Paso 8: Probar los impresos y sus instrucciones

Es importante probar los impresos y sus instrucciones para evitar la aparición
de problemas imprevistos tales como:
 Errores por malentendidos respecto a la forma de rellenar los impresos.
 Pasar por alto información adicional importante, debido a que en la fase de
diseño no se conocían todas las variables del proceso.
 Datos incompletos debido a impresos difíciles de rellenar en medio de la
problemática del proceso.
 Datos incompletos o sesgados por temor a la utilización de la información
obtenida.
Paso 9: Informar y formar al personal de toma de datos
Asegurarse de que el personal conoce y entiende:
- El propósito de la recogida de datos.
- El significado de cada parte del impreso (mostrar un ejemplo relleno).
- La importancia de obtener datos completos y no sesgados.

Paso 10: Realización de la recogida de datos

Se recogerán los datos según el plan establecido.

Paso 11: Revisar el proceso de toma de datos y validar los resultados

Se debe revisar y observar el proceso de obtención y recogida de datos. Antes de
empezar el análisis de los datos, hay que validar los resultados:
- ¿Contesta la recogida de datos a las preguntas planteadas?
- ¿Muestran los resultados de las revisiones evidencias de sesgos en el proceso
de obtención?
- ¿Es el número de observaciones realizado, el especificado?
- ¿Son similares los datos recogidos por todos los encargados de la toma de
datos?

Paso 12: Interpretación de resultados

Una vez obtenidos y validados los datos es hora de analizarlos y satisfacer

las necesidades de información respondiendo a las preguntas inicialmente
formuladas.

Tipos y ejemplos:

Hoja de control para la distribución de frecuencias:

Para estudiar la distribución de los valores característicos de un proceso, se

usan normalmente histogramas. Una manera más sencilla es clasificar los datos
exactamente en el momento de recogerlos; para ello se utiliza una hoja de control
en la cual se coloca una marca cada vez que se realiza una medición, de manera
que el histograma esté listo cuando se acaben de hacer las mediciones. En la
figura 2 se puede observar un ejemplo de este tipo de hoja, donde se mide la
frecuencia del reglaje de la válvula de admisión, el cual debe estar entre 0.18 y
0.33.

Figura 2. Hoja de control para la distribución de una característica de calidad

Hoja de control de defectos

Se utiliza para cuantificar o tipificar los defectos presentados en los productos.

El simple conocimiento del número total de defectos no lleva a acciones
correctivas, pero si se usa una hoja de registro como el ejemplo mostrado en la
figura 3, podrán obtenerse indicios muy importantes para el mejoramiento del
proceso porque la información muestra claramente cuáles son los defectos más
frecuentes y cuáles no. En la figura muestra se muestra otra hoja de control de
defectos, estratificándolos por día, turno, maquina y operario, lo que permite
analizar si alguno de los estratos está relacionado con una causa importante de
defectos.

Figura 3. Hoja de control de ítems defectuosos.

 Figura 4. Hoja de control de ítems defectuosos estratificada.

Hoja de control de ubicación del defecto.

Cuando los defectos son externos no es suficiente con indicar su frecuencia y

el estrato en que se han utilizado. La ubicación del defecto puede ayudar a
encontrar la causa que lo genera, consiguiéndose de esta forma su eliminación y,
por tanto, la mejora de calidad. Normalmente esta hoja de control contiene una
figura del producto con el fin de ubicar en él los diferentes defectos que se
encuentren. En la figura 5 se observa una hoja de control diseñada para responder
a la pregunta: ¿Son ciertas aéreas de nuestros electrodomésticos más
susceptibles de sufrir desconchados del esmalte durante el transporte?
Figura 5.Hoja de control de ubicación de defectos.
 CONCLUSIONES

Las hojas de control o también llamadas hojas de registro o recogida de datos

son formas estructuradas que facilitan la recopilación de información; esta información
viene dada a partir de datos fiables, estructurados y de fácil análisis; por tanto la hoja de
control viene a ser la herramienta que permite recoger estos datos y por lo tanto el diseño
de sus formatos debe ser de fácil uso y conciso.

La hoja de control no es una herramienta que permita una acción inmediata en la

corrección de situaciones que atentan contra la calidad de los procesos pero es una
herramienta previa a la aplicación de otras herramientas de análisis.

La ventaja de aplicar las hojas de control radica en que ayuda en transformar en

datos estadísticos necesarios las situaciones problemáticas observadas en los procesos y
que generalmente son en principios opiniones u observaciones de las personas que
interviene en los procesos.

El diseño característico de las hojas de control dependerá de la finalidad para la

cual sean creadas, por ello existen varios tipos de hoja de control a saber: para evaluar
frecuencias de procesos, para identificar incidencia de defectos en la elaboración de
productos o para registrar la ubicación de estos defectos.
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

 CAROT, Vicente. Control estadístico de la calidad. Editorial Universidad

Politécnica Valencia. 1998

 GALGANO, Alberto. Los 7 instrumentos de la calidad total. Ediciones

Díaz de Santos, 1995.

 IZAR, Juan y Jorge González. Las 7 herramientas básicas de la calidad.

UASLP, 2004

 KUME, Histoshi. Herramientas estadísticas Básicas para el

Mejoramiento de la Calidad. Editorial Norma. 1997

 www.fundibeq.org/opencms/export/.../hojas_de_comprobacion.pdf.