La Matriz de Adquisiciones

LA MATRIZ DE ADQUISICIONES
La matriz de adquisiciones sirve de guía para la gestión de la contratación de bienes

o servicios a lo largo de la vida del proyecto y, a la vez, es un insumo para desarrollar
el plan de adquisiciones. Este plan identifica y define los bienes y los servicios que
serán adquiridos, los tipos de contratos que se utilizarán, el proceso de aprobación
del contrato y los criterios de decisión.
La matriz define también los métodos de contratación (y sus plazos) que se precisan
en el calendario del proyecto y además relaciona estas contrataciones con los
productos y/o entregables de la EDT. El plan de adquisiciones debe ser lo
suficientemente detallado para identificar claramente los pasos necesarios y las
responsabilidades de la contratación desde el principio hasta el final de un proyecto.
El gerente del proyecto debe asegurar que el plan facilite el proceso de

adquisiciones y que no se convierta en una tarea abrumadora. Además, trabajará
con el equipo del proyecto, el departamento de compras de la organización y otros
actores claves para gestionar las actividades de adquisición.
El gerente y el equipo definen e identifican todos los bienes y servicios que serán
adquiridos para la realización exitosa del proyecto.
El propósito principal de la matriz de adquisiciones es describir en términos
generales todos los bienes y servicios requeridos por el proyecto y su relación con
los productos y/o entregables de la EDT.
Entradas
Los insumos requeridos para desarrollar la matriz de adquisiciones son los

siguientes:
 Estructura desglosada del trabajo (EDT): la información sobre las

necesidades y los entregables del proyecto.
 Cronograma: los datos para determinar los tiempos para la entrega de los
resultados del proyecto y cuándo se requieren los bienes y servicios para el
proyecto.
 Normas y regulaciones de la organización: la reglamentación respecto de los
procesos de adquisición de bienes y servicios de la organización ejecutora y
de los financiadores.
 Contrato: las cláusulas contractuales del proyecto con la entidad
financiadora.
 Condiciones del mercado: la información que determina las opciones locales
para la provisión de los bienes y los servicios.
Técnicas
El gerente del proyecto, junto con el equipo, identifica todos los bienes y servicios
que se adquirirán de terceros. Este listado se basa en la información de la EDT que
identifica los entregables del proyecto. En algunos casos, el equipo del proyecto
puede contar con el apoyo de expertos para identificar los componentes y las
especificaciones técnicas de cada bien o servicio. La lista ayuda a planificar los
tiempos para el inicio de las contrataciones y así cumplir con el cronograma.
El proyecto deberá definir el sistema que se utilizará para adquirir los bienes y los
servicios; lo cual dependerá en muchos casos del monto de las adquisiciones. Los
montos límites pueden también estar sujetos a la objeción de la unidad de
adquisiciones de la organización y/o entidad financiadora, cuyo principal objetivo es
garantizar la transparencia, la equidad, la agilidad y la eficiencia del proceso de
adquisición. Los sistemas de adquisición son los siguientes:
1. Licitación pública: Es un procedimiento formal y competitivo mediante el cual

públicamente se solicitan, se reciben y se evalúan ofertas para la adquisición
de bienes, obras o servicios y se adjudica el correspondiente contrato al
licitador que ofrezca la propuesta más ventajosa. Este sistema tiene dos
formatos:
a) Licitación pública nacional: es aquella cuya publicación es de circulación

nacional; puede constituir la forma más eficiente y económica cuando, dadas las
características y el monto (norma local o del financiador) de las adquisiciones,
no requiera competencia internacional.
b) Licitación pública internacional: es aquella cuya publicación es de circulación
internacional.
2. Licitación privada: Se hacen invitaciones en forma expresa a determinadas
empresas y no se utiliza el anuncio público.
3. Comparación de precios: Se obtienen cotizaciones de precios de tres o más

proveedores nacionales o extranjeros.
4. Contratación directa: Se contrata una firma sin seguir un procedimiento

competitivo.
5. Administración directa: El propio prestatario ejecuta una obra determinada

utilizando su personal y su maquinaria.
Pasos para la creación de la matriz de adquisiciones
• Crear una lista completa de los bienes y servicios que requiere el proyecto.
• Determinar el sistema de adquisición.
• Asignar el porcentaje de la fuente de financiamiento para la adquisición.
• Calcular un presupuesto estimado.
• Fijar la fecha estimada de publicación de la adquisición.
• Pautar la fecha de firma del contrato.
• Establecer la fecha estimada del término del contrato.
La matriz se resume en una lista que facilita el seguimiento de la adquisición de los

diferentes bienes y servicios requeridos por el proyecto. Además, sirve de insumo
para crear un plan de adquisiciones, el cual debe actualizarse regularmente
consultando con la unidad de adquisiciones y/o entidad financiadora sobre cualquier
cambio en las fechas o los presupuestos asignados.
SALIDAS
Como resultado del análisis de los requisitos, el proyecto cuenta con una matriz que
determina los sistemas, los montos, las fechas y las fuentes de financiamiento de
cada una de las adquisiciones necesarias. Esta matriz deberá ser actualizada
regularmente, en especial si existen cambios en el cronograma o el presupuesto del
proyecto.
La matriz es más que una lista ya que permite identificar la secuencia de actividades
para cada tipo de sistema de adquisiciones y ayuda a que la unidad de
adquisiciones de la organización pueda planificar y cumplir con el cronograma del
proyecto. Con una matriz de adquisiciones, el proyecto se beneficia al tener
información de fácil acceso que sirve para lograr un buen monitoreo del plan de
adquisiciones y que este cumpla con los requerimientos, las normas y las políticas
establecidas tanto por la organización como por la entidad financiadora del proyecto.
La matriz permite mantener un nivel de confianza y seguridad en el proceso de
adquisición y evita cualquier riesgo relacionado con el uso indebido de los recursos
del proyecto.

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El gerente del proyecto debe asegurar que el plan facilite el proceso de

Los insumos requeridos para desarrollar la matriz de adquisiciones son los

 Estructura desglosada del trabajo (EDT): la información sobre las

1. Licitación pública: Es un procedimiento formal y competitivo mediante el cual

a) Licitación pública nacional: es aquella cuya publicación es de circulación

3. Comparación de precios: Se obtienen cotizaciones de precios de tres o más

4. Contratación directa: Se contrata una firma sin seguir un procedimiento

5. Administración directa: El propio prestatario ejecuta una obra determinada

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