Unidad 1.

Paso IV: La matriz de adquisiciones

I.1. La matriz de adquisiciones

La matriz de adquisiciones sirve de guía para la gestión de la contratación de bienes

o servicios a lo largo de la vida del proyecto y, a la vez, es un insumo para desarrollar
el plan de adquisiciones. Este plan identifica y define los bienes y los servicios que
serán adquiridos, los tipos de contratos que se utilizarán, el proceso de aprobación
del contrato y los criterios de decisión.

La matriz define también los métodos de contratación (y sus plazos) que se precisan
en el calendario del proyecto y además relaciona estas contrataciones con los
productos y/o entregables de la EDT. El plan de adquisiciones debe ser lo
suficientemente detallado para identificar claramente los pasos necesarios y las
responsabilidades de la contratación desde el principio hasta el final de un proyecto.
El gerente del proyecto debe asegurar que el plan facilite el proceso de
adquisiciones y que no se convierta en una tarea abrumadora. Además, trabajará con
el equipo del proyecto, el departamento de compras de la organización y otros
actores claves para gestionar las actividades de adquisición.

El gerente y el equipo definen e identifican todos los bienes y servicios que serán
adquiridos para la realización exitosa del proyecto.

El propósito principal de la matriz de adquisiciones es describir en

términos generales todos los bienes y servicios requeridos por el
proyecto y su relación con los productos y/o entregables de la EDT.

El gráfico III.1 muestra el proceso para la creación de la matriz de adquisiciones.

Gráfico III.1. Proceso para el desarrollo de la matriz de adquisiciones

Fuente: Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide)- Sixth Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Gráfico 12-2,
página 466.

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 I.2. Entradas

Los insumos requeridos para desarrollar la matriz de adquisiciones son los

siguientes:

• Estructura desglosada del trabajo (EDT): la información sobre las

necesidades y los entregables del proyecto.
• Cronograma: los datos para determinar los tiempos para la entrega de los
resultados del proyecto y cuándo se requieren los bienes y servicios para el
proyecto.
• Normas y regulaciones de la organización: la reglamentación respecto de
los procesos de adquisición de bienes y servicios de la organización ejecutora
y de los financiadores.
• Contrato: las cláusulas contractuales del proyecto con la entidad
financiadora.
• Condiciones del mercado: la información que determina las opciones locales
para la provisión de los bienes y los servicios.

I.3. Técnicas

El gerente del proyecto, junto con el equipo, identifica todos los bienes y servicios
que se adquirirán de terceros. Este listado se basa en la información de la EDT que
identifica los entregables del proyecto. En algunos casos, el equipo del proyecto
puede contar con el apoyo de expertos para identificar los componentes y las
especificaciones técnicas de cada bien o servicio. La lista ayuda a planificar los
tiempos para el inicio de las contrataciones y así cumplir con el cronograma.

El proyecto deberá definir el sistema que se utilizará para adquirir los bienes y los
servicios; lo cual dependerá en muchos casos del monto de las adquisiciones. Los
montos límites pueden también estar sujetos a la objeción de la unidad de
adquisiciones de la organización y/o entidad financiadora, cuyo principal objetivo es
garantizar la transparencia, la equidad, la agilidad y la eficiencia del proceso de
adquisición. Los sistemas de adquisición son los siguientes:

1. Licitación pública: Es un procedimiento formal y competitivo mediante el

cual públicamente se solicitan, se reciben y se evalúan ofertas para la
adquisición de bienes, obras o servicios y se adjudica el correspondiente
contrato al licitador que ofrezca la propuesta más ventajosa. Este sistema
tiene dos formatos:

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 a) Licitación pública nacional: es aquella cuya publicación es de circulación
nacional; puede constituir la forma más eficiente y económica cuando,
dadas las características y el monto (norma local o del financiador) de las
adquisiciones, no requiera competencia internacional.
b) Licitación pública internacional: es aquella cuya publicación es de
circulación internacional.
2. Licitación privada: Se hacen invitaciones en forma expresa a determinadas
empresas y no se utiliza el anuncio público.
3. Comparación de precios: Se obtienen cotizaciones de precios de tres o más
proveedores nacionales o extranjeros.
4. Contratación directa: Se contrata una firma sin seguir un procedimiento
competitivo.
5. Administración directa: El propio prestatario ejecuta una obra determinada
utilizando su personal y su maquinaria.

Pasos para la creación de la matriz de adquisiciones

• Crear una lista completa de los bienes y servicios que requiere el proyecto.
• Determinar el sistema de adquisición.
• Asignar el porcentaje de la fuente de financiamiento para la adquisición.
• Calcular un presupuesto estimado.
• Fijar la fecha estimada de publicación de la adquisición.
• Pautar la fecha de firma del contrato.
• Establecer la fecha estimada del término del contrato.
La matriz se resume en una lista que facilita el seguimiento de la adquisición de los
diferentes bienes y servicios requeridos por el proyecto. Además, sirve de insumo
para crear un plan de adquisiciones, el cual debe actualizarse regularmente
consultando con la unidad de adquisiciones y/o entidad financiadora sobre
cualquier cambio en las fechas o los presupuestos asignados.

Cuadro III.1. Matriz de adquisiciones

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 PRODUCTO TIPO DE MODALIDAD FECHAS ESTIMADAS
CÓDIG O DE PRESUPUEST
O EDT ENTREGABL ADQUISICIÓ ADQUISICIÓ O ESTIMADO
E N N INICIO FIN

Equipo Licitación 10/1/201

1.1.1 Servicios 1/1/2012 $50.000,00
capacitado pública 2

Planes Licitación 10/1/201 10/2/201

1.1.2 Servicios $50.000,00
completados privada 2 2

Portal Contratación 10/2/201 20/4/201

1.1.3 Bienes $50.000,00
instalado directa 2 2

Contenido Administració 21/4/201 30/6/201

1.1.4 Servicios $50.000,00
publicado n directa 2 2

Fuente: Elaboración propia.

I.4. Salidas

Como resultado del análisis de los requisitos, el proyecto cuenta con una matriz que
determina los sistemas, los montos, las fechas y las fuentes de financiamiento de
cada una de las adquisiciones necesarias. Esta matriz deberá ser actualizada
regularmente, en especial si existen cambios en el cronograma o el presupuesto del
proyecto.

La matriz es más que una lista ya que permite identificar la secuencia de actividades
para cada tipo de sistema de adquisiciones y ayuda a que la unidad de adquisiciones
de la organización pueda planificar y cumplir con el cronograma del proyecto.

Con una matriz de adquisiciones, el proyecto se beneficia al tener información de

fácil acceso que sirve para lograr un buen monitoreo del plan de adquisiciones y que
este cumpla con los requerimientos, las normas y las políticas establecidas tanto por
la organización como por la entidad financiadora del proyecto. La matriz permite
mantener un nivel de confianza y seguridad en el proceso de adquisición y evita
cualquier riesgo relacionado con el uso indebido de los recursos del proyecto.

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 Síntesis de la unidad
La matriz de adquisiciones es un documento vivo y constituye la herramienta más
importante para la preparación del plan de adquisiciones porque identifica y define
los bienes y los servicios que deben obtenerse y su relación con los productos y/o
entregables de la EDT.

Esta matriz permite elaborar un plan de adquisiciones en detalle, en el que se podrán

planificar los pasos requeridos para obtener los bienes y los servicios siguiendo las
normas y las políticas de adquisiciones, tanto de la organización como de la entidad
financiadora del proyecto. La matriz presenta de forma agregada las fechas de inicio
del proceso de adquisición y de entrega de los bienes y servicios.

La matriz es también una herramienta que comunica a todas las partes interesadas
el estatus de las adquisiciones y permite coordinar las actividades entre el proyecto
y la unidad de adquisiciones de la organización.

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