SOFTWARE DE SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

APRENDICES
PAOLA MILDRED GAVIRIA CAJIBIOY
MABEL YISELA PEÑUELA CEDEÑO
MELFY YULIETH ROJAS ROJAS

TECNICO EN ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

SENA PITALITO
2019

1
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………..3

OBJETIVOS……………………………………………………………………………………...4

QUE ES UN SISTEMA DE SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL…………………...5

PARA QUE EMPRESAS ES IMPORTANTE LA GESTION DOCUMENTAL……………….5

TIPOS DE SOFTWARE DE GESTION DOCUMENTAL……………………………………...6

ORFEO…………………………………………………………………………………………...6

ONBASE…………………………………………………………………………………………9

ATHENTO……………………………………………………………………………………….11

CARACTERISTICAS…………………………………………………………………………...12

CONCLUCION………………………………………………………………………………….14

BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………………………...15

2
 INTRODUCCÓN

Los sistemas de gestión documental son unas herramientas, que se implementa en las entidades
públicas y privadas, para garantizar la calidad de los procesos documentales dentro de las
organizaciones; dado a que las empresas manejan unos amplios tipos de documentos digitales.

Gracias a estos sistemas, la efectividad productora de las empresas ha ido subiendo de manera
satisfactoria.

3
 OBJETIVOS

Los objetivos de un Sistema de GD son los siguientes: Coordinar y controlar las

actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la
preservación de los documentos. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de
un modo eficaz.

Dar a conocer los diferentes sistemas de la gestión documental.

Realizar actividad interactiva con lo expuesto en clase.

4
¿QUE ES UN SISTEMA SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Un software de gestión documental es una aplicación que permite el tratamiento, conservación,

publicación y trabajo sobre documentos electrónicos ya sean documentos escaneados o que se haya
creado originalmente en digital.

¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL?

Digitalización de documentos

Comenzar a trabajar con un sistema de gestión documental significa llevar a cabo la digitalización
de documentos en papel. Con la colaboración de un escáner, los documentos físicos se convertirán
en versiones digitales que se almacenarán en una localización central. Este procedimiento puede
ser tedioso y bastante costoso, sin embargo, una digitalización organizada y planificada es
primordial para el correcto aprovechamiento del sistema.

¿PARA QUÉ EMPRESAS ES IMPORTANTE LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

Todas las empresas – grandes o pequeñas, públicas o privadas- trabajan con documentos y
contenidos digitales. En ellos está contenida toda la información y el conocimiento del negocio.
Es por eso que la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la
supervivencia y crecimiento de las organizaciones. En otras palabras, no importa el tamaño o sector
de las empresas: Todas necesitan la Gestión Documental. Si quieres aprender más sobre gestión
documental para la empresa y las Administraciones Públicas, te invitamos a descargar el White
paper “Gestión Documental Inteligente en la Empresa y la Administración”.

5
 TIPOS DE SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

 ATHENTO
 ORFEO
 ON BASE

ORFEO

Es un Sistema de Gestión Documental (SGD), desarrollado en Colombia por la Superintendencia

de Servicios Públicos bajo la Licencia Pública General GNU/GPL la cual está orientada
principalmente a proteger la libre distribución, modificación y uso de software. Este SGD emplea
las normas técnicas y prácticas para la administración de los flujos documéntales y archivísticos
con el fin de garantizar la calidad de los procesos documentales dentro de una organización.

6
 • Scholarium SAS, instala, configura y personaliza este aplicativo de acuerdo con los
procesos y procedimientos que incluyen flujos documentales en cada empresa, prestando
un servicio integral de consultoría, asesoría, implementación y sistematización de la
gestión documental.

Ofrece

• Orfeo es un sistema web que le permite a la organización acceder fácilmente mediante

cualquier navegador a través de Internet o Intranet para gestionar la trazabilidad de los
documentos, evitando así en un gran porcentaje el manejo de documentos físicos.

Ventajas

• Administración y parametrización de tipos de radicación de documentos.

• Aplicabilidad del cumplimiento de las técnicas y prácticas de la administración de los

flujos documéntales y archivísticos.

• Facilidad para llevar paralelamente el archivo físico vs la sistematización de la

generación de los expedientes virtuales.

• Trazabilidad de la gestión realizada sobre los documentos.

• Generación de reportes estadísticos e indicadores de gestión.

• Es una herramienta multiplataforma que permite ser instalada en cualquier sistema

operativo (Linux, Windows, Unix), con conexión a diferentes bases de datos
(PostgreSQL, Oracle, MsSQL) y en entornos como Internet o Intranet.

• Es una herramienta web de fácil acceso mediante cualquier navegador.

• Permite a los trabajadores el fácil acceso y trámite de tareas desde cualquier lugar donde
haya conexión a Internet.

• Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo electrónico.

• Es una herramienta web de fácil acceso mediante cualquier navegador.

7
• Permite a los trabajadores el fácil acceso y trámite de tareas desde cualquier lugar donde
haya conexión a Internet.

• Interfaz Web intuitiva al usuario, similar al manejo de un correo electrónico.

Orfeo cuenta con los siguientes módulos

• Radicación

• Modificación

• Anulación

• Estadísticas

• Tablas de Retención Documental (TRD)

• Consultas

• Módulo de Archivo

• Préstamo de documentos

• Expedientes virtuales

• Administración

8
 ONBASE

Es un producto de software de gestión documental, que integra gestión de documentos,

automatización de procesos empresariales y gestión de registros..

OFRECE

• OnBase ofrece soluciones a través de una única plataforma, la cual gestiona todo el
contenido empresarial en una ubicación segura, integrándose con el resto de las
aplicaciones, para poder disponer de la información en el momento y el lugar en el que se
necesite, lo que aportará mejoras a nivel de servicio y productividad, reducción de costes
operativos y minimización de riesgos.

9
 VENTAJAS

Mejora su nivel de servicio

• Permite que los clientes, socios y estudiantes completen formularios y realicen solicitudes
en línea

• Ofrece visibilidad en tiempo real del estado de las solicitudes, transacciones y pedidos

• Reduce el tiempo que se pierde buscando documentos e información

Reduce los costos operativos

• Acelera los procesos al automatizar decisiones predecibles y proporcionar herramientas

útiles para manejar todas las tareas, actividades y trabajo de casos

• Aumenta la productividad al ofrecer acceso instantáneo al contenido y los procesos desde

cualquier lugar, incluyendo un dispositivo móvil

• Elimina los costos de impresión, envío y almacenamiento de papel al capturar

electrónicamente el contenido

Minimiza el riesgo

• Permite aplicar fácilmente las políticas de seguridad, controla el acceso y realiza un

seguimiento de las actividades

• Facilita la generación de informes y la auditoría de la información requerida e incompleta

Automatiza los requisitos de retención y gestión de registros

10
 ATHENTO

Athento es la herramienta que busca ahorrarte tiempo y esfuerzo en la gestión de tus

documentos.

Athento es una suite compuesta por un conjunto de módulos que permiten cubrir el ciclo de
vida de los documentos desde su captura hasta su archivo:

Athento ECM: Gestor documental

Athento Smart Engine (SE): Captura de documentos

Athento Rhombus: Herramienta visual de parametrización del gestor documental.

Todos los componentes de la suite de Athento están cobijados por la misma licencia de uso. Es
decir, que el cliente contará con el uso de todos los módulos bajo una única suscripción.

Permite a las empresas automatizar procesos relacionados con la captura, gestión,

almacenamiento y distribución de documentos. A diferencia de otros sistemas, Athento
permite a las compañías contar con un proceso de Enterprise Content Management integrado en
sus diferentes fases.

Una empresa puede obtener la funcionalidad de un potente sistema de gestión documental,

más toda la funcionalidad de un sistema de captura y la posibilidad de, mediante
módulos, cubrir también necesidades específicas de Distribución, Preservación y Gestión
de Procesos de Negocio.

11
Para las empresas, esto significa una reducción importante de costes y un sistema de gestión
documental global robusto e integrado en su sistema de información.

CARACTERISTICAS

• Importar documentos de distintas maneras: Desde Dropbox, desde correo electrónico,

arrastrar y soltar desde la interfaz de usuario, carpetas monitorizadas, ENTRE OTROS…

• puede dividir un PDF en los distintos documentos que lo componen. Esto es así gracias
a que Athento puede clasificar página a página el PDF.

• permite la extracción del texto de documentos escaneados. En la modalidad cloud de

Athento, existen hasta 3 motores distintos de OCR.

Captura

Captura es el proceso por el cual conseguimos almacenar dentro de un sistema de gestión,

los contenidos de la empresa, que pueden encontrarse en formato papel o digital y que
provienen de diferentes recursos. Durante ese proceso, podemos aprovechar para obtener
información importante de los contenidos a capturar. Athento, con su componente, te
ayuda a:

 Digitalizar documentos: Puedes digitalizar documentos en papel desde Athento o

conectar Athento con tu escáner. Puedes digitalizar desde un solo punto geográfico o
desde varios.

 Capturar contenidos como e-mails y faxes: Con Athento Popmail podrás almacenar
automáticamente aquellos documentos que lleguen a tus cuentas de e-mail y otras
funciones de mailroom.

 Separación de lotes: Athento puede separar batches o lotes de documentos que han sido
escaneados en un único archivo en archivos individuales.

12
 Identificación y clasificación de documentos: Athento Capture puede reconocer tipos
de documentos para guardarlos en ubicaciones especiales, activar flujos de trabajo,
extraer datos, etc.

 Extracción automática de datos y validación manual: Athento te permite extraer

datos importantes de tus documentos sin que tú tengas que intervenir en la extracción,
pero te da la oportunidad de corroborar que la extracción se llevó a cabo de manera
adecuada.

Gestión
Este es el corazón del ciclo de vida de los contenidos empresariales. El componente de
Gestión conecta todos los demás componentes del ciclo ECM y permite la explotación
de la información contenida en documentos y contenidos. Dentro de la categoría de
Gestión, Athento resuelve problemáticas propias de:
 Gestión Documental (DM): Athento puede ayudarte a gestionar documentos
tradicionales de entornos empresariales. Con el podrás versionar tus documentos y
mantenerlos accesibles en todo momento.
 Gestión de Contenidos Empresariales (ECM): Además de documentos, las empresas
manejan otro tipo de contenidos. Athento tiene funciones de Digital Asset Management
(DMS) que permitirá la gestión de otros contenidos como correos, imagenes, vídeos,
etc.
 Web Content Management (WCM): Las empresas manejan otros contenidos web
como blogs, wikis, o páginas web. Con Athento, este contenido también puede
mantenerse bajo total control.
 Workflows: Los Flujos de trabajo sirven para guiar el contenido de la empresa en el
tiempo indicado a quienes de verdad necesitan trabajar con él. Con Athento, podrás
integrar tu Business Process Intelligent y diseñar flujos de trabajo que aumenten la
eficiencia de tus procesos.
 Records Management: Athento permite tratar también aquellos documentos que ya no
van a cambiar y que necesitan ser conservados en su estado original.
 Interpretación Inteligente de la Información: Athento permite construir relaciones
entre documentos, mejorando considerablemente los tiempos y resultados de
búsquedas. Para ello utiliza tecnologías semánticas y PNL.
 Colaboración: Athento permite trabajar en equipo sobre documentos, compartir
documentos con usuarios internos y externos, y otras herramientas colaborativas.
 Conversión de formatos, firmas digitales, etc.: Para mantener la seguridad y hacer
posible la colaboración, Athento ofrece otras muchas herramientas.

13
 CONCLUSION

El trabajo presente nos dio a conocer la importancia que se tiene para una empresa las
herramientas tecnológicas de sistema de gestión documental.

Un sistema eficiente de gestión documental ayudara a la empresa a aumentar su

eficiencia, su productividad evitara problemas relacionados con la información y la
documentación también reducirá los costos en recursos

14
 BIBLIOGRAFÍA

http://www.athento.com/gestion-de-contenidos-empresariales/

https://www.onbase.com/es-MX

https://scholarium.info/orfeo-sistema-de-gestion-documental/

https://normasapa.com/formato-apa-presentacion-trabajos-escritos/

15
16