1.

LA OFIMÁTICA Y SUS ESTRUCTURAS:

La ofimática es el conjunto de métodos, aplicaciones y herramientas
informáticas que se usan en labores de oficina con el fin de perfeccionar,
optimizar, mejorar el trabajo y operaciones relacionados. La palabra ofimática es
un acrónimo compuesto de la siguiente manera ofi (oficina) y mática (informática).

La estructura ofimática suele estar formada por computadoras y periféricos (como

impresoras y escáneres) que están conectados mediante una red de área local y
que también tienen conexión a la Web. Los teléfonos y los equipos de fax también
forman parte de la ofimática.

El objetivo de la ofimática, en definitiva, es la automatización y optimización de las

tareas habituales de una oficina. Muchas actividades que antes se realizaban de
forma manual, como la redacción de comunicados, ahora se encuentran facilitadas
gracias a la tecnología. La ofimática permite ahorrar tiempo y, por lo tanto,
aumentar la rentabilidad de las oficinas.

2.LAS HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS

Las herramientas ofimáticas son aquellos programas o aplicaciones que nos

permiten manipular informáticamente la información con la que se trabaja de
forma habitual en una oficina.

2.1Tipos de herramientas ofimáticas

Las herramientas ofimáticas han ido evolucionando y ampliando sus funciones.

Asimismo, han ido surgiendo nuevas opciones en el mercado que facilitan aún
más este tipo de tareas, En la actualidad, hay muchas clases de herramientas
ofimáticas, pero las principales son las siguientes:

1.Procesador de texto: Los procesadores de texto permiten redactar todo tipo de

documentos con el teclado de un ordenador o incluso desde un dispositivo móvil.
Además, estos incluyen herramientas que permiten modificar varios aspectos
como el tamaño o la tipografía de la letra, el color, la alineación del texto, aplicar
un corrector ortográfico, etc.

2.Hojas de cálculo: Las hojas de cálculo son una de las herramientas ofimáticas
más utilizadas del mundo. Permiten organizar en tablas un gran volumen de datos,
así como realizar todo tipo de cálculos contables. También es posible crear
gráficos a partir de los datos, utilizar complejas ecuaciones, crear facturas y un
sinfín de opciones más.

3.Presentación de diapositivas: Otra de las herramientas más utilizadas son las

que permiten realizar presentaciones de diapositivas de una forma sencilla. Estas
incluyen un gran número de recursos gráficos que permiten construir cualquier tipo
de presentación.

4.Bases de datos: Las herramientas ofimáticas también han facilitado a los

usuarios la creación de bases de datos. Estos programas permiten agrupar datos
de forma lógica, así como actualizarlos, eliminarlos o modificarlos de manera
fácil. Se puede decir que han democratizado el uso de bases de datos en las
oficinas, ya que reduce la complejidad de su creación y gestión a su mínima
expresión.

5.Correo electrónico: El correo electrónico es también considerado como una

herramienta ofimática. Sin duda, en la actualidad, es algo vital para las empresas.
Cada usuario dispone de su propia dirección y gestor de emails, con el cual puede
comunicarse con sus compañeros y clientes de forma casi instantánea.

6.Calculadora: Aunque pueda parecer una herramienta menor, la calculadora es

de gran utilidad en los trabajos de oficina. Sea cual sea el sector, siempre hay
algún tipo de cálculo que realizar. Por ello, tener a mano una calculadora digital
para realizarlos de manera rápida es de gran ayuda, ya que no solo nos ahorra
mucho tiempo, sino que también evita posibles fallos humanos.
7.Agenda o calendario: Por último, gracias a la agenda o calendario es
posible organizar nuestro tiempo de una forma fácil y eficiente: incluyen alertas,
tareas compartidas, programación de reuniones o citas laborales, etc. Además,
permite sincronizarlos entre distintos dispositivos para así tener siempre nuestro
planning de trabajo a mano.

3.LA GESTIÓN DOCUMENTAL. DEFINICIÓN, CONCEPTOS CLAVE E

IMPORTANCIA.
La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y
recuperación de documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y
recupera documentos todos los días. Los documentos llegan a la empresa en
forma de papel y también en formato electrónico. Una factura que viene por correo
ordinario es obviamente un documento en papel que se puede leer y contabilizar.
Sin embargo, esa factura probablemente comenzó con un pedido de la empresa.
Ese pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos
documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y que sin
embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan.
A este ejemplo se le podría agregar una nota de entrega, un documento de
aceptación o incluso un contrato. Una vez más, estos otros documentos podrían
estar en diferentes formatos o diferentes sistemas. Peor aún más, podrían estar en
diferentes departamentos. Un contrato puede almacenarse en un archivador en el
departamento legal. La nota de entrega podría estar en un almacén. La aceptación
podría estar en el departamento que finalmente recibió el pedido. Tenemos
diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones físicas
y que todos están relacionados de alguna forma con la factura.
Sin una gestión documental profesional, la gestión de toda esta
documentación resulta complicada.
También la gestión documental es el conjunto de normas que se aplican
para gestionar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una
organización. Cuando hablamos de sistema de gestión documental o DMS
nos referimos a una forma automatizada de organizar, asegurar,
capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas utilizando una
versión digital de los documentos o archivos involucrados en la gestión de
una organización.
Para ello se utiliza un software que se encarga de controlar y organizar los
documentos de toda la organización, incorporando capturas y contenido, y
utilizando flujos de trabajo, repositorios de documentos, sistemas de salida,
sistemas de recuperación de información, etc.

3.1 Características clave en la gestión documental son:

 Check-in / check-out y bloqueo: para coordinar la edición simultánea de
un documento para que los cambios de una persona no sobrescriban los de
otra persona.

 Control de versiones: por lo que se puede mantener la historia sobre

cómo se creó el documento actual y cómo difiere de las versiones
anteriores.
 Roll-back: para “activar” una versión anterior en caso de error.
 Registros de auditoría: para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a
un documento durante el curso de su vida en el sistema.

3.2 PRINCIPALES VENTAJAS DE UTILIZAR UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL
Un sistema de gestión documental hace que sea fácil para las empresas
combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los
documentos físicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros
documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar. Podemos
tener desde documentos generados por un procesador de texto, hojas de cálculo,
presentaciones, archivos PDF, imágenes, etc.
El uso de una solución de gestión documental basada ofrece numerosas ventajas:
  Repositorio de documentos/archivos: Los sistemas de gestión
documental sirven como repositorio central para todos los documentos
importantes de la organización.
 Seguridad de los documentos: Cuando los documentos no se gestionan,
la posibilidad de que se exponga información importante a las personas
equivocadas es considerable. Si la información sensible y vital que cae en
las manos equivocadas puede ocasionar un daño irreversible a una
empresa. Un sistema de gestión documental permite proteger la información
confidencial mediante políticas de seguridad rigurosas y un control de
acceso basado en roles donde solo los usuarios autorizados pueden ver
ciertos archivos o documentos.
 Acceso a los documentos cuando son necesarios: Ya no es necesario
esperar a localizar un documento en el archivo para poder empezar a
gestionarlo. Con un sistema de gestión documental la localización es
inmediata y la gestión se realiza justo cuando es necesaria.
 Mejor organización. Con etiquetas, categorías, subcategorías y metadatos
los documentos se vuelven más fáciles de organizar, localizar y recuperar.
Una búsqueda con las palabras clave adecuadas puede arrojar resultados
en cuestión de segundos.
LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA NUBE.
La computación en la nube ha abierto nuevas oportunidades en la gestión
documental, particularmente cuando se trata de asequibilidad y escalabilidad.
La computación en la nube es la práctica de utilizar una red de servidores remotos
alojados en Internet para almacenar, administrar y procesar datos, en lugar de un
servidor local o un ordenador personal. Al unir la gestión documental y la nube,
las organizaciones obtienen las ventajas del almacenamiento digital sin la
necesidad de invertir en hardware.
Pero es importante comprender los pros y contras de una gestión documental
alojada en la nube.

3.5 VENTAJAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA NUBE

Con un sistema alojado en la nube, el software es alojado por un proveedor y se
accede a él online. Se puede utilizar cualquier ordenador o dispositivo móvil
conectado a Internet para acceder al sistema.
El coste generalmente implica una tarifa mensual por cada usuario, que varía
dependiendo del proveedor y que no suele ser muy alta. La cantidad exacta
depende de las características y la cantidad de almacenamiento requerido e
incluye todas las actualizaciones y el mantenimiento.
Los principales beneficios que esto implica son:
 No necesitas un equipo de TI para instalar y ejecutar el software.
 No hay grandes costes iniciales.
 El acceso es posible desde cualquier lugar y en cualquier momento.
 Las copias de seguridad se hacen automáticamente en la nube.
 Otra ventaja es que la arquitectura basada en web proporciona
una escalabilidad perfecta, lo que significa que el sistema es flexible y
puede expandirse o reducirse a medida que las empresas crecen o se
contraen.

3.6 DESVENTAJA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA NUBE

La desventaja principal es que dependes de tus proveedores para mantener el
sistema en funcionamiento:
 Si el proveedor tiene un problema con su centro de datos, podría resultar
imposible el acceso a los documentos.
 Si la conexión a Internet de tu empresa falla, tampoco podrás recuperar
esos documentos.
 También debemos tener en cuenta que la gestión documental es solo una
parte de la infraestructura de TI de cualquier empresa. Por lo tanto, es
importante que se pueda integrar en otro software funcional, como un
sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o un sistema de
gestión de relaciones con los clientes (CRM).
LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA NUBE ADQUIERE CADA VEZ MÁS
IMPORTANCIA.
La nube prevalece como una alternativa rentable ya que elimina la necesidad de
inversiones en infraestructura interna, un largo tiempo de espera para comprar e
instalar hardware y software, y recursos continuos asociados con la actividad de
mantenimiento. Además, la gran capacidad de espacio de servidor que se ofrece
en la nube proporciona flexibilidad y elasticidad lo cual es importante si por alguna
razón lo demanda el negocio.
Por otro lado, la seguridad basada en la nube a menudo excede la de las propias
instalaciones. Los protocolos de seguridad empleados por muchos proveedores de
servicios en la nube a menudo exceden las estrategias de los departamentos de TI
internos. Las organizaciones carecen de los mismos recursos para invertir en
infraestructura de seguridad. Elegir al socio adecuado para una gestión
documental en la nube es la clave para evitar las preocupaciones sobre posibles
infracciones.

4.LAS TELECOMUNICACIONES.

Cuando hablamos de telecomunicaciones, nos referimos a la ciencia y a la

práctica de la transmisión de información a través de medios electromagnéticos,
mediante el empleo de un conjunto de técnicas y materiales especializados. Dicha
información puede consistir en datos textuales, de audio, de video o la
combinación de los tres.

El término telecomunicación proviene de la palabra francesa télécommunication,

compuesta por el prefijo griego tele-, “distancia”, y la palabra latina communicare,
“compartir”. Fue acuñada por el ingeniero y escritor Édouard Estaunié (1862-1942)
a inicios del siglo XIX, como reemplazo del término hasta entonces empleado para
la comunicación por impulsos eléctricos: telegrafía.

Dentro del concepto de telecomunicaciones podemos hallar hoy en día

numerosas tecnologías, desde la radio, televisión, telefonía, redes
informáticas e Internet, hasta la radionavegación, GPS y telemetría. En casi todos
los casos, se trata de sistemas dotados de:

 Un emisor: Que codifica y transmite la señal mediante distintos medios

o canales.
 Uno o más receptores: Que reciben y decodifican la señal, pudiendo a
su vez (o no) servir de emisores.
 Repetidores, enrutadores y conmutadores: Que son aparatos
diseñados para intensificar, modificar, canalizar o repetir la señal
enviada por el emisor.

4.2 Tipos de telecomunicaciones

 Radiocomunicaciones: No sólo se refiere a la transmisión de ondas

radiales en AM y FM desde estaciones comerciales, cuya programación
debe ser recuperada por el público en sus aparatos radiales, sino
también a los aparatos de radio de onda corta, como los empleados
para la navegación y las comunicaciones militares.
 Telefonía: La antigua telefonía de hilos de Graham Bell fue sustituida a
lo largo del siglo XX por toda una industria telefónica moderna, que
emplea satélites y torres de emisión para enviar y recibir señales
electromagnéticas de frecuencia específica, que luego el aparato
convierte en ondas sonoras, recuperando la voz del hablante con una
distorsión y retardo mínimos.
 Televisión: El gran invento que revolucionó los medios masivos de
comunicación en el siglo XX, ha sobrevivido adaptándose a los tiempos,
a través de emisiones satelitales o streaming a través de Internet, para
llevar tanto audio como imágenes a los aparatos receptores en cada
hogar, ya sea en vivo y directo, o en diferido.
 Internet: Hoy en día prácticamente todo está conectado a Internet, la
gran red de redes de computadoras, que permite el envío recíproco de
información a lo largo de enormes distancias. Se trata de una intrincada
 red de computadores interconectados de manera recíproca, para
compartir un inmenso volumen de datos de cualquier naturaleza, a
través de cables de fibra de vidrio, cables coaxiales o a través de ondas
de radio (WiFi). Internet permite diversos servicios como la World Wide
Web, el correo electrónico, el servicio de streaming, etc.
 Fax: Una tecnología ya extinta, pero que sirve de ejemplo, y que
consistía en utilizar las líneas telefónicas para enviar la reproducción de
una imagen tomada de un texto, es decir, algo similar a una
fotocopiadora, cuyos originales sin embargo se hallaban lejos. Desde la
llegada de Internet fue considerada obsoleta y abandonada en todo el
mundo.

4.3 Impacto de las telecomunicaciones

Las telecomunicaciones desempeñan hoy un rol vital en la mayoría de los

sistemas tecnológicos, tanto en el ámbito comercial y financiero, como en el
militar, lúdico o cultural. Sus efectos han modificado para siempre el modo de
relacionarnos y comunicarnos entre los seres humanos.

Han permitido el surgimiento de una cultura más homogénea (la cultura “global”
o 2.0, por ejemplo), a la par que han permitido nuevas formas de intercambio
comercial y nuevos servicios. Se ha convertido rápidamente en una de las
áreas de mayor innovación, de mayor demanda y mayores capitales del mundo
contemporáneo.

Carrera en telecomunicaciones

El estudio de las telecomunicaciones se lleva a cabo desde muy distintos

enfoques, cada uno representado en una carrera universitaria o un grado similar,
lo cual abarca títulos tan distintos como son, entre otras:

 Ingeniería en telecomunicaciones
 Desarrollador Web
  Tecnicatura superior en redes informáticas
 Tecnicatura universitaria en telecomunicaciones

El estudio de telecomunicaciones tiene un claro perfil tecnológico, orientado a la

ciencia aplicada y a la ingeniería electrónica, industrial y de materiales.

Características de Telecomunicaciones
Las telecomunicaciones poseen una gran variedad de características, unas de las
más importantes son:
1. Son de carácter innovador, ya que día con día se van haciendo mejoras de
forma que se ajuste a la actualidad abriendo nuevas puertas a la comunicación.
2. Se manejan a nivel mundial, ya que se mantiene una comunicación en distintos
países del mundo.
3.Ayuda a la expansión de negocios, ya que la producción y desarrollo de las
empresas crece a nivel mundial.

4.Simplifica el trabajo humano, ya que cubre sus necesidades para aminorar su

esfuerzo.
5. Tienen estrecha relación con la tecnología, ya que forma parte de su
funcionamiento en la comunicación y transmisión de señales.
6. Tiene un transmisor, una línea o medio de transmisión, un canal y un receptor,
que integran su sistema.
6. Se mantiene en constantes cambios, haciendo que las nuevas tecnologías
estén de la mejor calidad y adecuación para el ser humano.

Ventajas de las telecomunicaciones:

 Una de las principales ventajas es que es posible comunicarse con

personas de todo el mundo virtualmente, ya sea mediante celulares,
computadoras, o notebooks.
  Todo el mundo está globalizado al instante, es decir, que todos
estamos conectados en todo momento. Esto es una gran ventaja porque
es posible comunicarse con alguien sin tiempo de retardo.
 La información está globalizada. Internet ha proporcionado un cambio
importante en el mundo, ya que las enciclopedias por ejemplo no se
usan como antes. Los individuos de una sociedad están actualizados
con adelantos de salud, educación, etcétera.
 Hay una difusión de la cultura que antes de las telecomunicaciones no
existía. Hablar de otro continente, en esta era, no resulta tan extraño
como era hablarlo hace 50 años atrás.
 Es posible realizar cursos a distancia, y ésta es una gran ventaja, ya que
a muchas personas se les complica movilizarse debido a las grandes
distancias que tendrían que recorrer.
 Permite a muchas personas trabajar desde sus casas mediante algún
medio tecnológico, como por ejemplo, Internet..

Desventajas de las telecomunicaciones:

 Las telecomunicaciones suelen generar desconfianza, ya que puede

traer problemas de seguridad al comunicarse con otra persona por un
medio en particular.
 Muchas personalidades cambian en la vida real con respecto a la vida
virtual, y esto puede ser desventajoso en una relación obviamente.
 Las telecomunicaciones si no se usan con moderación pueden resultar
adictivas y si se usan sin control, pueden repercutir negativamente en la
salud psicológica del individuo. Un posible ejemplo es la adicción de los
juegos online en Internet, o la que causa Facebook en muchísimos
adolescentes.
 Muchas empresas de telecomunicaciones usan nuestra información
dentro del capitalismo en el cual vivimos.