Conociendo Los Archivos

SENA- Regional Atlántico-
Centro Comercio y Servicios

Servicios Administrativos
Archivística
CONOCIENDO LOS
ARCHIVOS
Compilado por: Danilo Ulloque Gérman

Profesional en Ciencias de la Información,
con tarjeta profesional No 354, expedida
por el Colegio Colombiano de Archivistas
Barranquilla, Mayo 15 de 2020

CONOCIENDO LOS ARCHIVOS
Mayo 15 de 2020
SIPNOPSIS
Este documento contiene información acerca de las unidades de información: Archivos,
Bibliotecas; Museos; Centros de documentación. Concepto de archivo, clases de archivos,
importancia de los archivos Contiene ilustraciones; un glosario archivístico sobre el tema; Links en
donde se pueden accesar a algunas de las unidades de información mencionadas y la referencia
bibliográfica sugerida sobre el tema.
DESCRIPTORES O METADATOS
Unidades de información. Bibliotecas; archivos, museos, centros de documentación. Servicios o
sistemas de información
CONTROL DEL DOCUMENTO
NOMBRE CARGO DEPENDENCIA FIRMA FECHA
Autor Danilo Instructor Centro Comercio Mayo 15

Ulloque y Servicios de 2020
Aprobación María Coordinación Centro Comercio Mayo 15

Cecilia Gestión y Servicios de 2020
Suarez Administrativa y
Servicios
Financieros
Compilado por instructor Danilo Daniel Ulloque Gérman , Profesional en Ciencias de la Información
1 con tarjeta profesional No 354, expedida por el Colegio Colombiano de Archivistas
Mayo 15 de 2020
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
 UNIDADES DE INFORMACIÓN
o Concepto de unidad de información
o Clases de unidades de información
 LOS ARCHIVOS COMO UNIDADES DE INFORMACIÓN

o Concepto de archivo
o Funciones
o Objetivos
o Fines
o Importancia
 Importancia para la administración
 Importancia para el desarrollo económico y social
 Importancia para el desarrollo científico y tecnológico
 Importancia para el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad
nacional.
 Importancia para la investigación
 Importancia para la comunidad y el estado
 CLASES DE ARCHIVOS
o Clasificación de los archivos según el ciclo de vida del documento.
o Clasificación de los archivos según el manejo de la información.
o Clasificación de los archivos según el material que utilizan
o Clasificación según el carácter de la institución
o Categorización de los archivos estatales u oficiales
o Clasificación según la actividad a la que se dedique la empresa
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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GLOSARIO ARCHIVISTICO
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INTRODUCCIÓN:
“..LOS ARCHIVOS LE OFRECEN A LA

JUVENTUD LOS TESTIMONIOS DEL PASADO
PARA COMPRENDER EL PRESENTE, DISEÑAR EL
FUTURO Y ADQUIRIR CONCIENCIA DE
PERTENENCIA A UNA SOCIEDAD” ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN -
La época actual se caracteriza por la explosión de la información ocasionada por la

aplicación de las tecnologías de la información como consecuencia se están produciendo
cambios sociales y culturales al interior de las sociedades. El procesado de información se ha
vuelto cada vez más visible e importante en la vida económica, social y política. Una prueba
es el crecimiento estadístico de las ocupaciones especializadas en actividades de la
información. Estas ocupaciones suponen hoy la mayor cuota del empleo en muchas
sociedades industrializadas. La categoría más extensa es la de los procesadores de
información -fundamentalmente trabajadores administrativos-, seguida por la de
productores de información, distribuidores y trabajadores de infraestructura. De modo que
han surgido Unidades especializadas en entregar información y conocimiento a la sociedad
en su conjunto
En términos generales los Archivos, las Bibliotecas, los Museos; los Centros de
documentación y los Servicios de Información son las unidades de información que en la
actualidad prestan servicios de información a la comunidad.
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UNIDADES DE INFORMACIÓN:
CONCEPTO DE UNIDADES DE INFORMACIÓN:
Unidades de información son:
Entidades o dependencias que reciba o entregue información relacionadas con las

actividades a que se dedique e independiente del formato que contenga la información.
Las unidades de información que se concentran sobre todos en los documentos primarios
agrupan, organizan, conservan y ponen en disposición de los usuarios cualquiera de estos
documentos. Los usuarios deben buscar lo que necesitan y la descripción de los documentos
se limita a identificarlos físicamente y a dar indicaciones, en general breves, sobre el tema
correspondiente.
Las unidades están abiertas a distintas públicos y entregan diversos servicios de entrega de
información y documentos
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CLASES DE UNIDADES DE INFORMACIÓN:
UNIDADES DE EJEMPLOS FOTOGRAFÍAS

INFORMACION
ARCHIVOS Archivo General de la

Nación-Colombia
BIBLIOTECAS Biblioteca Luis Ángel

Arango-Bogotá
Museo Cultural del

Caribe en
MUSEOS Barranquilla
Centro de
CENTROS DE Documentación de la
DOCUMENTACION Unesco- CEDOC. en
Santiago de Chile
Centro de
CENTROS DE INFORMACION Información en Salud
Mental y Adicciones
(CISMAD-) México
Blog Grahos- Servicios

SERVICIOS DE INFORMACION de Información de
mapas
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LOS ARCHIVOS COMO UNIDADES DE INFORMACIÓN:
CONCEPTO DE ARCHIVO
Según la Real Academia de la Lengua Española, EL ARCHIVO ES:

 Lugar o mueble en que se guardan documentos públicos o privados.
 Conjunto de estos documentos.
 Persona que posee en grado sumo una perfección o conjunto de perfecciones.
 Persona de vastos conocimientos.
Diferentes autores han definido el ARCHIVO COMO:
 La memoria de la empresa representada en la conservación de sus documentos.

 La agrupación sistemática de documentos con características comunes que permiten un
conocimiento detallado de los mismos.
 El resumen de las experiencias propias y ajenas que le sirven de base a las empresas
para proseguir sus actividades.
 El centro fundamental de información de la empresa cuya organización requiere orden,
precisión y agilidad.
 La organización metódica y apropiada de los documentos para su manejo, registro,
conservación, restauración, consulta y control.
Para el Archivo General de La Nación, EL ARCHIVO ES:
 Uno o más conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte de
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para
servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce para
los ciudadanos o para servir como fuente de historia
FUNCIONES, OBJETIVOS, FINES E IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
FUNCIONES DEL ARCHIVO
 Ser la memoria corporativa. Todas las personas tienen una visión distinta de los hechos
de la empresa. La memoria de la empresa no debe depender de la memoria fugaz de las
personas.
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 Soportar la toma de decisiones. Las organizaciones dependen de los documentos del

pasado, para acertar en el planteamiento del desarrollo del futuro y tomar ventaja del
pasado. Una buena decisión siempre requiere de una buena información. Por lo tanto,
las rutinas y decisiones basadas en políticas y procedimientos definidos requieren
información registrada que se encuentra en los documentos.
 Proveer soporte para posibles reclamaciones. Es decir, poder facilitar en un momento
dado la información requerida para defender los intereses de la institución ante los
órganos del gobierno o ante reclamaciones de particulares.
 Contribuir a la eficiencia de la empresa. La frustración e ineficiencia ocurren cuando la

persona que toma decisiones no encuentra información para evaluar alternativas.
 Cumplimiento de requisitos legales y normativos. Muchas instituciones deben cumplir

con regulaciones estrictas emanadas del estado en cuanto a la retención de
documentos. El no cumplimiento a la norma sanciona y trae perjuicios económicos.
 Preservar la historia de la empresa. Los documentos registran la información del

pasado, para el futuro. La pérdida de documentos distorsiona y altera la realidad,
porque se tendrá que partir de supuestos.
OBJETIVOS DEL ARCHIVO
El cumplimiento de las funciones del archivo anteriormente descritas requiere, desde su

concepción, que se fijen como mínimo los siguientes objetivos:
 Constituirse en un centro de información disponible en todo momento.
 Permitir la localización y consulta de los documentos de la empresa en especial los
relacionados con los aspectos legales y técnicos.
 Conservar en forma ordenada y adecuada los documentos de la empresa.

 Establecer normas, procedimientos y criterios en cuanto a registro, manejo,
clasificación, conservación, restauración, consulta y control de la documentación
FINES DE LOS ARCHIVOS

Los fines básicos que cumple todo archivo son: recoger, conservar, probar (o dar testimonio)
y difundir.
 RECOGEN La documentación activa, vigente e histórica.

 CONSERVAN Con carácter temporal o permanente los documentos producidos por las
instituciones y acumuladas a través del tiempo.
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 SIRVEN COMO MEDIO PROBATORIO Y DE TESTIMONIO de las actividades

administrativas técnicas o legales que se realicen en la institución.
 DIFUNDEN y ponen al servicio la documentación que conservan, al funcionamiento de la
administración de los usuarios y de los investigadores.
 RESPONDEN a los requerimientos de los ciudadanos.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
La importancia de los archivos se comprende a partir del valor que tienen para: La
Administración, la investigación, la comunidad y el Estado, el desarrollo económico y social
del país; el desarrollo científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de
la identidad Nacional.
Importancia para la administración

Toda dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los archivos, para:
 Buscar información precisa acerca de productos, transacciones y actos administrativos.
 Tomar decisiones rápidas que se necesiten para el funcionamiento de dichas entidades
 Realizar una programación cuidadosa del trabajo de la empresa basado en el
conocimiento preciso de fechas y acontecimientos que posee.
 Determinar precedentes.
 Verificar proyectos cumplidos o pendientes.
 Llevar a cabo investigaciones.
 Responder trámites y demandas del orden legal, administrativo o fiscal.
Importancia para el desarrollo económico y social

Los gobernantes y planificadores utilizan los Archivos:
 Para tomar información que les permitan proyectar decisiones con bases sólidas para
determinar sus políticas, planes y programas de desarrollo social.
 Para copiar gran cantidad de información sobre: población, industria, comercio,
agricultura, bienestar, asistencia social, educación, etc.
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Importancia para el desarrollo científico y tecnológico

Los Archivos apoyan a la investigación científico tecnológico.
 La investigación científico tecnológica permite aplicaciones prácticas y la generación de
conocimientos pertinentes para la satisfacción de las necesidades de diferentes sectores
del país: La gran contribución de los Archivos al desarrollo científico tecnológico está
dado por su capacidad de proporcionar información sobre consumo y resultados
obtenidos durante los procesos de investigación
Importancia para el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad nacional

 Los archivos documentan desde sus orígenes las comunidades y a las naciones a las que
pertenecen, las relaciones entre sí y con otras comunidades y pueblos y naciones
 Conservan los registros de las distintas expresiones creativas, artísticas asociadas al
desarrollo económico, político y cultural
 Los archivos sustentan la identidad nacional, permiten conocer las raíces; registran las
experiencias colectivas de la comunidad
 Son esenciales para el conocimiento de los derechos de los ciudadanos
Importancia para la investigación
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 Los archivos son fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para todos los
sectores de la comunicación
 Los archivos contienen información en documentos que pueden aprovecharse por parte
e investigadores y estudiosos
 Los archivos sirvan para descubrir la verdad sobre acontecimientos sobre los cuales
existen divergentes opiniones
 Son útiles para los investigadores relativo a muchas ciencias como: la Historia, la
economía; la geografía y otros.
Importancia para la comunidad y el estado

 Tiene la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las
organizaciones y del estado del mismo.
 Son instrumentos fundamentales para el control público y social lo cual favorece la
participación ciudadana de lucha a la corrupción y una mayor eficacia el Estado
 Fortalece la implementación de las estrategias que se desarrollan en los Planes de
desarrollo, al entregar toda la información pertinente para la formulación de los mismos
 Permite mantener un registro permanente de los derechos y obligaciones que el Estado
tiene con relación a otros estados y a la comunidad internacional
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CLASES DE ARCHIVOS:
Los archivos se clasifican teniendo en cuenta: el ciclo vital del documento; el uso, servicio o
manejo de la documentación, la estructura organizacional de la empresa y según la clase o
naturaleza del material que se utilice.
Archivo Administrativos o de Gestión

SEGÚN EL CICLO VITAL DEL Archivo Central o Intermedio
DOCUMENTOS Archivo Histórico o Permanente
Archivo Activo
SEGUN SU USO Archivo Semiactivos
Archivo Inactivo
SEGÚN SU ORGANIZACIÓN O Archivo Descentralizado
FUNCIONAMIENTO Archivo Centralizado
Archivo Descentralizado con control Central
SEGÚN EL MATERIAL QUE UTILICEN Archivo Administrativo
Archivo Técnico
SEGÚN EL CARÁCTER DE LA Archivo Privado
INSTITUCION Archivo Público
Económicos
Judiciales
Notariales
SEGÚN LA ACTIVIDAD A QUE SE Académicos
DEDIQUE LA INSTITUCIÓN O EMPRESA Eclesiásticos
Municipales
Cartográficos
Personales
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CLASIFICACIÓN SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS:
 ARCHIVO ADMINISTRATIVO O DE GESTIÓN Es aquel que conserva y salvaguarda la

documentación que se encuentra en trámite; está conformado por la documentación
sometida a utilización y consulta continua por la misma oficina que la produce o por
otras dependencias que la soliciten...” Reglamento General de Archivo -
Archivo vigente, activo que guarda con carácter temporal los documentos que se
encuentran al servicio exclusivo de la institución a la cual pertenecen. Son fuente de
completamiento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo
administrativo se le lama archivo vivo” – Diccionario de terminología archivística-
 ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO: “Es aquel que agrupa los documentos transferidos
por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su
trámite pero que aún siguen siendo objeto de consulta por los particulares y
particulares en general...” Reglamento General de Archivo -
“.Archivo Central es aquel que pertenece a los órganos de gobierno y organismos de la

Administración Central del estado que guarda los documentos de valor nacional. Es
fuente de completamiento de los Archivos nacionales...” – Diccionario de terminología
archivística-
“Archivo Intermedio es el que guarda todos los documentos de valor nacional

pertenecientes a los órganos de gobierno y organismos de la administración central del
estado y que es fuente de completamiento de los Archivos estatales. Tienen funciones
similares a los archivos centrales...” – Diccionario de terminología archivística-
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 ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE: Es aquel al cual se transfiere la documentación

del archivo central o de gestión, que por decisión del correspondiente comité de
Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquieren para la
investigación, la ciencia y la cultura...” Reglamento General de Archivo -
DESPACHO DEL GOBERNADOR

DEL ATLANTICO
SEC DE SEC DE SEC DE DISTRISALUD

ARCHIVOS DE GESTIÓN
GOBIERNO HACIENDA EDUCACION
GOBERNADO GOBERNADO GOBERNADO
R R R
ARCHIVO CENTRAL DE LA
GOBERNACIÓN DEL ATLANTICO ARCHIVO INTERMEDIO
ARCHIVO HISTORICO DEL

ATLANTICO ARCHIVO HISTÓRICO
Esquema de Clases de Archivos en Gobernación del Atlántico
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CLASIFICACIÓN SEGÚN EL USO O MANEJO DE LOS DOCUMENTOS:
Según su uso los archivos se clasifican en:
 ARCHIVO ACTIVO: Es el archivo en el que se almacena los documentos que se

encuentran en proceso de trámite o el material que presa su servicio actual. En él se
conservan los documentos de permanente consulta o de constante circulación, que
generalmente son los del año en curso o los del año inmediatamente anterior. Se
denomina también corriente, vigente o de gestión.
 ARCHIVO SEMIACTIVO: Es el archivo en el que se almacenan documentos de carácter

permanente que por su valor histórico, legal y técnico son imprescindibles para la
reconstrucción del desarrollo anterior de la empresa. Su consulta se realiza en forma
esporádica u ocasional pero justificable. Se denomina también intermedio o central.
 ARCHIVO PASIVO (O INACTIVO): Es el archivo en que se guardan los documentos de

varios años anteriores y cuya consulta no se realiza en forma frecuente. Los
documentos que se encuentran en él han perdido su vigencia, pero deben ser
guardados por aspectos legales y de prevención. Se conoce también como permanente.
CLASIFICACIÓN SEGÚN SU ORGANIZACIÓN O FUNCIONAMIENTO:
Según la forma como esté organizado el archivo se clasifica en:
 ARCHIVO DESCENTRALIZADO: Es el que lleva cada dependencia de la empresa, maneja

su propia archivo con un criterio de autonomía e independencia con respecto a las
demás dependencias de la misma empresa.
Ventajas:
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 Puede llevarse un sistema de acuerdo con las exigencias de cada departamento o

sección.
 Facilita el acceso y localización de los documentos.
 Permite la concentración de la información por temas o áreas especiales.
Desventajas:
 Duplicidad de recursos humanos y físicos; ya que cada dependencia requiere de su
propio equipo, elementos y material.
 Aumentos del número de copias, no solo en la correspondencia sino también en el tipo
de documentos.
 No se ejerce mucho control en el proceso del archivo.
 Intensificación de las tareas. Además de las labores de archivo se realizan otras
funciones: mecanografiar, etc.
 ARCHIVO CENTRALIZADO Es el archivo en el cual una sola dependencia controla y

maneja toda la documentación de la empresa. Cuando el archivo es centralizado los
documentos están a disposición de las diferentes dependencias o secciones de la empresa,
pero se establecen: normas, procedimientos y pasos que se deben realizar para la
recepción, trámite y despacho de la correspondencia. Así como también para los
préstamos y retenciones de los documentos de la empresa. El archivo centralizado limita a
cada oficina para que maneje documentos de carácter general para su consulta inmediata.
Ventajas
 La responsabilidad sobre el manejo y cuidado de la documentación queda bajo un solo

funcionario. Quedan definidas las responsabilidades individuales.
 Funciona con personal especializado, que dedica su tiempo únicamente a las labores de
archivo. Dispone de mayores recursos humanos (auxiliares)
 La localización de la información se efectúa con rapidez.
 Establece mayor control en el trámite de la documentación.
 Proporciona economía de espacio al concentrar toda la documentación en un solo sitio.
Disminuye también costos por concepto de muebles y elementos de archivo.
Desventajas
 El proceso de archivar los documentos es dispendioso.,

 Establece trámites rigurosos en los préstamos de documentos.
 Impide tener en cada oficina algunos documentos de carácter general para la consulta
inmediata.
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 El proceso de entrega de la información es más lento
Aspectos generales de un archivo central

En las empresas privadas o Estatales, los Archivos Centrales (o general), dependiendo del
carácter de las entidades, de la estructura orgánica de la misma y de la naturaleza de los
negocios o actividades a que se dediquen, tienen asignadas las siguientes funciones:
FUNCIONES DE UN ARCHIVO CENTRAL(O GENERAL).

Funciones generales
 Realizar la administración documental de los que produce y recibe la empresa en
etapas administrativas e intermedias
 Servir como depósito de la documentación que se maneja brindándole la debida
protección y seguridad
 Servir como centro de consulta y referencia
Funciones específicas
 Recepcionar, procesar, sistematizar y administrar la documentación recibida y
despachada
 Clasificar y ordenar documentos en sus diversos soportes
 Diseñar y elaborar instrumentos de recuperación de la información para permitir
una consulta ágil y eficaz
 Valorar en forma continua la documentación para poder destruir documentos que
hayan perdido valor primario
 Elaborar y aplicar Tablas de retención Documental
 Mantener el control de los fondos de archivos que posee la empresa
 Aplicar en todo los procesos la ley colombiana de Archivos
 Eliminar duplicados y controlar el crecimiento excesivo de copias
 Unificar y normalizar los procedimientos de archivo
 Elaborar y mantener actualizado el manual de archivos
 Establecer estrategias de divulgación y duplicación de la información institucional
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Archivo Central de Junta de Andalucía (España)
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL ARCHIVO CENTRAL
Área de almacenamiento Área de correspondencia Área de Digitalización
Áreas funcionales que se encuentran en él.
En términos generales dependiendo de la complejidad de las actividades que desarrolle la

empresa y de los recursos con que cuente, los archivos Centrales (o Generales) pueden
presentar las siguientes áreas:
 Área de recepción: Por lo general el área de recepción en las empresas está bajo la
coordinación del Archivo central, quien establece los procedimientos y controles en
la recepción de los documentos
 Área o Unidad de correspondencia: Equivale a la oficina de correspondencia que

realiza la centralización del recibo y despacho de documentos y organiza los
servicios de mensajería interna y externa.
 Área técnica: incluye las zonas de almacenamiento de la información. Incluye la

zona de trabajo para organizar documentos y realizar los procesos de expurgue,
eliminación; transferencia documentales. Incluye depósitos de archivo en los que se
realizan almacenamiento y custodia de documentos que están por fuera del sitio del
Archivo Central.
 Área de Reprografía: Ocupa los ámbitos relacionados con los procesos de

duplicación de la información: microfilmación, digitalización y fotocopiado de
documentos.
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 Área de consulta y préstamos de documentos: Equivale a una salita que algunas

empresas colocan para que la consulta se realice en el mismo Archivo Central y los
documentos no salgan de él.
 Área de biblioteca. En alguna empresas integran el Archivo Central a los centros de

documentación o colecciones bibliográficas que poseen para realizar servicios de
difusión de la información controlados y acordes a la manejo de las necesidades de
información que tiene la empresa.
 Área de almacén. En algunas empresas en el Archivo Central se efectúa el control y

distribución de la papelería institucional.
Posición que ocupa el archivo central o general en la estructura orgánica.
Por lo general en nuestro medio empresarial, los archivos no están muy posicionados y
tiene poco reconocimiento debido a que apenas se les está comenzando a dar importancia a
la organización de los archivos a raíz de divulgación de la ley General de Archivo que obliga a
las instituciones estatales a tener organizados sus archivos
La caracterización de la posición que ocupan los archivos en las estructuras orgánicas de las
empresas privadas nos muestran que:
 Un 60 % se encuentran ubicados en el cuarto Nivel: si observamos los organigramas

estos dependen de Servicios Generales o Gestión Humana, que a su vez dependen en
orden de jerarquía de la División Administrativa y esta a su vez del nivel gerencial
 Un 30 % se encuentran ubicados en el tercer nivel: dependen directamente de una

División ya sea: Administrativa o de sistemas o de gestión de la calidad, o de las
secretarías Generales en las empresa estatales.
 Un 10% se encuentra ubicados en segundo nivel, dependiendo directamente del nivel

directivo y sirviendo como órgano asesor en el manejo de las comunicaciones y de la
información que genera la empresa.
ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL: Es el archivo que funciona

separadamente desde el punto de vista de la localización, pero su administración y control
se ejecutan en un solo sitio, bajo el control normativo del Archivo central .Combina la
estructura organizativa de los dos sistemas anteriores. Comúnmente se les llama archivos
satélites.
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Ventajas:
 Unificación de los criterios y registros de la documentación.
 Entrega de la información rápida de la documentación que está vigente
Desventajas:
 Se corre el peligro de establecer sistemas de organización independientes del
archivo Central
 Apropiación de la información.
CLASIFICACIÓN SEGÚN EL MATERIAL QUE UTILIZAN:
De acuerdo a la naturaleza de la gestión o del material impreso, gráfico, audiovisual y

magnético, utilizado, se dividen en:
 ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS: Son aquellos que conservan de la documentación y

correspondencia general que tramita la empresa. Son el resultado de las funciones
administrativas, tales como: la contable, la financiera, la de gestión humana, etc. Están
constituidos por documentos comunes
 ARCHIVOS TECNICOS: Son aquellos que reciben y guardan información especializada en

un tema o área específica, y su tratamiento es exclusivo. Resultan de la función
técnicas-operativas de las empresas. En muchas empresas, según el formato utilizado
constituyen archivos especializados
Un ARCHIVO TÉCNICO, contiene entre otros los siguientes

documentos: realización de obras de ingeniería, pólizas de
prestación de servicios públicos, planos de equipos; catálogos
técnicos, estudios técnicos; proyectos; informes técnicos, pliegos de
cargos; contratos de obras públicas; escrituras de propiedades;
planos de obras; memorias de cálculo y de diseño; reportes o
protocolos
Compilado de equipos,
por instructor manuales
Danilo Daniel de normas
Ulloque Gérman técnicas,
, Profesional en Cienciasfotografías,
de la Información
planos; documentos de evaluación técnica
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Atendiendo al tipo de documentos que contienen ya sean: gráficos; en imagen;

audiovisuales; legibles por máquina los archivos toman el nombre del tipo de formato que
predominan en ellos,
Denominándose así: Cintotecas, fototecas, planotecas, mapotecas, mediatecas, filmotecas
bibliotecas, pinacotecas y otros. Estos archivos también constituyen archivos técnicos.
ARCHIVO ESQUEMA DOCUMENTOS Y FORMATOS QUE CONTIENEN

ESPECIALIZADO
CINTOTECAS Constituidos por documentos contenidos en
cintas de computador cintas magnéticas y todo
formato legible por máquina tales como: bandas,
tarjetas de apertura, jackets, microfichas,
microfichas C:O.M ;
FOTOTECAS Constituidos por documentos gráficos, tales
como fotografías: en color, en blanco y negro, en
papel de emulsión, impresas por medios
mecánicos, digitales; diapositivas, negativos,
rollos de películas fotográficas sin recortar; discos
de cámaras modernas; postales
MEDIATECAS Constituida por documentos audiovisuales, tales
como; videos casettes; videos clips; CD s de
audio; CDs de imágenes, DVD; casettes de audio;
disco ópticos, etc
MAPOTECAS Constituidas por mapas en soporte papel;
mapamundi, globos terráqueos; material
multimedia
PLANOTECAS Constituidas por planos en soporte papel y

soporte digital ( planos en AUTOCAD)
Mayo 15 de 2020
DISCOTECAS Constituidos por discos en formatos tradicionales

acetatos
FILMOTECAS Constituidos por películas cinematográficas,,

videos y material audiovisual.
BIBLIOTECAS Constituido por libros y material bibliográfico en

soporte papel y digital. Las hemerotecas son
partes de la bibliotecas formadas por
publicaciones seriadas: revistas
CLASIFICACIÓN SEGÚN El CARÁCTER DE LA INSTITUCION
Se clasifican en:
ARCHIVOS PRIVADOS: Son los pertenecientes a personas naturales, entidades e

instituciones y organizaciones no gubernamentales y/o de procedencia no
gubernamentales.
ARCHIVOS PUBLICOS U OFICIALES: Son aquellos que contienen los documentos que han
sido generados en oficinas de entidades públicas como: Concejos, Despachos de Alcaldes,
Secretarías, Personerías, Oficinas Notariales. Pertenecen también a los archivos públicos los
de las entidades privadas que prestan servicios públicos, como el de oficinas Eclesiásticas.
También los archivos privados declarados de interés público.
“Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de

la prestación de un servicio público por entidades privadas declaradas de interés público...”
Reglamento General de Archivo -
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Archivo Steckerl S.A.S Archivo Alcaldía de Malambo
Categorización de los archivos oficiales:
El artículo 5º del Reglamento General de Archivo establece la siguiente categorización de los

archivos oficiales;
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Integrado por los fondos documentales

procedentes de entidades públicas del sector central y aquellos que por su especial
valor reciba en custodia. Es el establecimiento público encargado de formular orientar y
controlar la política archivística a nivel nacional. Ente regulador de las actividades
archivísticas de las entidades estatales. Colombia cuenta con el Archivo General de la
Nación con sede en Bogotá y creado por la ley 80 de1989.
 ARCHIVOS DEPARTAMENTALES Conformados por fondos documentales procedentes de

los organismos del orden departamental y aquellos que reciben en custodia.
 ARCHIVOS MUNICIPALES Integrados por fondos documentales producidos por

entidades del orden municipal y aquellos que reciben en custodia.
 ARCHIVOS DISTRITALES Integrados por fondos documentales de los organismos de la

administración Distrital y aquellos que reciban en custodia.
 ARCHIVOS HISTÓRICOS Constituidos por fondos documentales referidos a diferentes

épocas de la historia. Articulados con el AGN como miembros componentes del Sistema
General de Archivos se encuentran los siguientes Archivos Históricos: El Archivo
Histórico del Atlántico, Archivo Histórico de Cartagena, el Archivo Regional de Boyacá, el
Mayo 15 de 2020
Archivo Histórico de Antioquia, El Archivo Histórico del Magdalena , el Instituto de

Investigaciones Históricas José María Arboleda Llorente en Popayán
Archivo Histórico Archivo Histórico Archivo Histórico

del Atlántico de Antioquia de Cartagena
Clasificación según la actividad a que se dedique la institución o empresa
Se denominan
 ARCHIVOS ECONÓMICOS Pertenecen a este grupo los archivos de las instituciones
dedicadas a la actividad económica, tales como Archivos de bancos Privados y
estatales; Bolsas de Valores y Fideicomisos
 ARCHIVOS JUDICIALES Son archivos judiciales los archivos pertenecientes a las
instituciones Judiciales del orden nacional, departamental y municipal; tales como
Archivo de Corte Suprema de Justicia, Tribunales Superiores; Juzgados en lo Civil,
Penal, laboral; De familia; etc. Las tipologías documentales más importantes de
estos Archivos son: los expedientes judiciales.
 ARCHIVOS NOTARIALES Pertenecen a este grupo los archivos de las notarias publicas
Las tipologías documentales representativas son los protocolos notariales y los
registros de nacimientos.
 ARCHIVOS ACADÉMICOS Lo constituyen los archivos de entidades académicas tales
como universidades, colegios, entidades de educación formal- como el SENA y
entidades de educación no formal. Su tipología documental más importantes son los
registros académicos y planillas
 ARCHIVOS ECLESIÁSTICOS Pertenecen a este grupo los archivos de la Curia católica y
de otras iglesias. Son archivos eclesiásticos los archivos de iglesias parroquias y
conventos. Sus tipologías más importantes son las Actas de bautismo y matrimonio
 ARCHIVOS MUNICIPALES Son archivos municipales los archivos del orden municipal,
tales como los de: Alcaldías municipales, Concejos; Contralorías, Personerías y casas
de la Cultura. Sus principales tipologías son los: decretos, resoluciones y acuerdos
Mayo 15 de 2020
 ARCHIVOS CARTOGRÁFICOS Pertenecen a este grupo los Archivos perteneciente al

instituto Agustín Codazzi y a todas instituciones perteneciente al Sistema de
Información cartográfica y de Imágenes de Colombia
 ARCHIVOS PERSONALES Están constituidos por los documentos recibido o
producidos durante la vida de una persona natural
ARCHIVOS ESTATALES: NIVELES NACIONAL,DEPARTAMENTAL Y MUNICIPAL
Archivo Ministerio Archivo Procuraduría Archivo Alcaldía

de Minas y Energía Regional Atlántico de Galapa
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS:
 RUA, Antonio Ángel. Manual de Archivística. Editorial Síntesis. España.1995
 HENAO JARAMILLO, Hernando. Fundamentos de Ciencias de la Información.

Universidad del Quindío. Instituto de Educación Abierta y a Distancia.1988
 GUINCHAT, Claire y BLANQUET, Marie France. Introducción General a las Ciencias y

Técnicas de la Información y Documentación. CINDOC/ UNESCO. Madrid. 1990.
Mayo 15 de 2020
 GAYA MUÑO JUAN ANTONIO. Guía para visitar museos. Madrid España.1989.
GLOSARIO ARCHIVISTICO:
ARCHIVO.
Uno o más conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte de material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio
e información para la persona o institución que los produce para los ciudadanos o para
servir como fuente de historia.” Reglamento General de Archivo –
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO.

Es aquel que agrupa los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva, una vez finalizado su trámite pero que aún siguen siendo objeto de
consulta por los particulares y particulares en general...” Reglamento General de Archivo -
ARCHIVOS TECNICOS
Mayo 15 de 2020
Son aquellos que reciben y guardan información especializada en un tema o área específica,
y su tratamiento es exclusivo. Resultan de la función técnicas-operativas de las empresas.
En muchas empresas, según el formato utilizado constituyen archivos especializados
MUSEO
Es una institución permanente, sin fines lucrativos, al servicio de la sociedad y de su
desarrollo, abierta al público; cuya finalidad consiste en la adquisición, conservación,
estudio y exposición de objetos que mejor ilustran la actividad del hombre, o culturalmente
importantes para el desarrollo del conocimiento humano; por extensión, lugar donde se
exhiben objetos o curiosidades que pueden atraer al público, con fines turísticos
BIBLIOTECA
Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos u otro tipo de
documentos gráficos o audiovisuales disponibles para el préstamo o consulta
CENTRO DE DOCUMENTACION
Son una unidades de Información especializadas que se ocupa de seleccionar adquirir,
describir , analizar, almacenar, recuperar, evaluar e interpretar documentos parar ofrecer
servicios de información en forma rápida actualizada y eficiente a unos usuarios cuyas
necesidades de información están previamente identificada-

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SENA- Regional Atlántico-

Centro Comercio y Servicios

Compilado por: Danilo Ulloque Gérman

Barranquilla, Mayo 15 de 2020

CONTROL DEL DOCUMENTO

NOMBRE CARGO DEPENDENCIA FIRMA FECHA

Autor Danilo Instructor Centro Comercio Mayo 15

Aprobación María Coordinación Centro Comercio Mayo 15

 LOS ARCHIVOS COMO UNIDADES DE INFORMACIÓN

“..LOS ARCHIVOS LE OFRECEN A LA

La época actual se caracteriza por la explosión de la información ocasionada por la

CONCEPTO DE UNIDADES DE INFORMACIÓN:

Unidades de información son:

Entidades o dependencias que reciba o entregue información relacionadas con las

CLASES DE UNIDADES DE INFORMACIÓN:

UNIDADES DE EJEMPLOS FOTOGRAFÍAS

ARCHIVOS Archivo General de la

BIBLIOTECAS Biblioteca Luis Ángel

Museo Cultural del

Blog Grahos- Servicios

LOS ARCHIVOS COMO UNIDADES DE INFORMACIÓN:

Según la Real Academia de la Lengua Española, EL ARCHIVO ES:

Diferentes autores han definido el ARCHIVO COMO:

 La memoria de la empresa representada en la conservación de sus documentos.

Para el Archivo General de La Nación, EL ARCHIVO ES:

FUNCIONES, OBJETIVOS, FINES E IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

FUNCIONES DEL ARCHIVO

 Soportar la toma de decisiones. Las organizaciones dependen de los documentos del

 Contribuir a la eficiencia de la empresa. La frustración e ineficiencia ocurren cuando la

 Cumplimiento de requisitos legales y normativos. Muchas instituciones deben cumplir

 Preservar la historia de la empresa. Los documentos registran la información del

OBJETIVOS DEL ARCHIVO

El cumplimiento de las funciones del archivo anteriormente descritas requiere, desde su

 Conservar en forma ordenada y adecuada los documentos de la empresa.

FINES DE LOS ARCHIVOS

 RECOGEN La documentación activa, vigente e histórica.

 SIRVEN COMO MEDIO PROBATORIO Y DE TESTIMONIO de las actividades

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Importancia para la administración

Importancia para el desarrollo económico y social

Importancia para el desarrollo científico y tecnológico

Importancia para el fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad nacional

Importancia para la investigación

Importancia para la comunidad y el estado

Archivo Administrativos o de Gestión

CLASIFICACIÓN SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS:

 ARCHIVO ADMINISTRATIVO O DE GESTIÓN Es aquel que conserva y salvaguarda la

“.Archivo Central es aquel que pertenece a los órganos de gobierno y organismos de la

“Archivo Intermedio es el que guarda todos los documentos de valor nacional

 ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE: Es aquel al cual se transfiere la documentación

DESPACHO DEL GOBERNADOR

SEC DE SEC DE SEC DE DISTRISALUD

ARCHIVO HISTORICO DEL

Esquema de Clases de Archivos en Gobernación del Atlántico

CLASIFICACIÓN SEGÚN EL USO O MANEJO DE LOS DOCUMENTOS:

Según su uso los archivos se clasifican en:

 ARCHIVO ACTIVO: Es el archivo en el que se almacena los documentos que se

 ARCHIVO SEMIACTIVO: Es el archivo en el que se almacenan documentos de carácter