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1.
RECEPCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE

COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS RECIBIDAS
Recepción
El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple con la

tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la
normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los
documentos como parte integral del Programa de gestión Documental.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción
del documento, su radicación y finalmente el registro.
Su función es la de Recibir correspondencia remitida por personas naturales o
jurídicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos.
• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario.
• El sobre debe estar correctamente marcado.
Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal.

Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios, tales
como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo electrónico,
entre otros.
Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada,
contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de
respuesta, y se encuentra en buen estado.
Apertura:
Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se
revisa el sobre y verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
● Comprobar las fechas de elaboración y recibido.

● Revisar que esté firmado, verificar anexos.
En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos

correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir
firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de proceder
a una respectiva investigación.
Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan
todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de gestión
documental de la empresa).
Se registran los siguientes datos:
● Fecha
● Nombre del Remitente
● Dirección, teléfono y correo electrónico
● Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra
dependencia
● Asunto
● Número de folios y anexos.
Radicación e impresión de rótulo:

Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana, el espacio para colocar el
sello radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona
3, que corresponde al extremo superior derecho del documento.
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a escanear
el documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón de radicar, el
aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del documento.
Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el

aplicativo. Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
Entidad, (SGD), se hace con el fin de de velar por la transparencia de la actuación
administrativa asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua,
iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre
de labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.
Distribución o reparto:
El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia

las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.
El funcionario de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones externas
en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas.

Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a
su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero,
verificando que los datos de la planilla de relación de correspondencia coincidan con
la correspondencia física, organiza la correspondencia según el recorrido, relaciona el
formato “relación de copias” con las copias que debe entregar en el recorrido, hace el
recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el
formato para verificación y control del recibido.
Comunicaciones oficiales externas
Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se Coloca sello a la

correspondencia para controlar la fecha de recibido encasilla la correspondencia con
el formato diligenciado según el servicio requerido donde corresponda
Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero se verifica el aval del envío
por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo
electrónico). Se Diligencia Guía, se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono
contenido ,Ciudad a la que va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago ,
Observación, Centro de costo y departamento que envió. Llamar al Operador para
programar recogida de Correspondencia.
2. Comunicaciones oficiales vía Fax
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en

cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas
de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la
Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y
conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que para
las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia
respectiva.
3. Memorandos
Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a
menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite
legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma

física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero
interno junto con el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando
en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la
evidencia de que envió el documento.El destinatario recibe el documento física o
electrónicamente y debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la
dependencia remisoria para verificación y control del envío.
4. Peticiones quejas, reclamos
Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal
efecto y deben contener la siguiente información.
● Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
● Nombres completo del solicitante o su representante.
● Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la
respuesta del peticionario y/o apoderado.
● Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.· La relación
de los documentos que sustentan la PQRSF.
● La firma del peticionario y/o su apoderado.
Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado

verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los
documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
Procedimiento:
● La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla
Única o de otra dependencia.
● Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y
felicitaciones – deben atenderse, en los términos definidos
anteriormente.
● Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la
dependencia entrega el documento al funcionario competente para
que proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control.
● El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y
los tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y
entrega al Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y
procede a firmar.
● Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la
información.
● El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la
distribución y envío de documentos externos o internos según sea
requerimiento.
● Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la
serie correspondiente.
5. Correo electrónico
La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos,

para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes
de la entidad. Como lo es el correo electrónico.La receptora verifica, firmas, folios,
copias, anexos, y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en
procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la planilla de control de
comunicaciones internas en el documento señalando datos como el (nombre y código
de la dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora de recibido,
nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo
amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en
procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de
recibido.

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RECEPCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE

El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple con la

• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario.

• El sobre debe estar correctamente marcado.

Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal.

● Comprobar las fechas de elaboración y recibido.

En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos

Radicación e impresión de rótulo:

Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el

El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia

Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas.

Comunicaciones oficiales externas

Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se Coloca sello a la

2. Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en

Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado

Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos,

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