ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Evidencia numero 3
“informe administración documental”

Presentado por:
Elvis Johana Escorcia Montes

Servicio nacional de aprendizaje SENA

12 de Julio 2020
 Introducción

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se

define Gestión documental como el “Conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
facilitar su utilización y conservación”.
El informe de administración documental se redacta con el fin de
dar la importancia de un buen manejo archivístico de las
comunicaciones oficiales, ya que esto permite facilitar la búsqueda y
el acceso rápido de los documentos ya que si no se tienen
clasificados sería una tarea tediosa y que llevaría demasiado tiempo
lo cual representa un aumento significativo de costos para las
empresas y además una buena administración documental genera
una buena toma de decisiones.

Objetivos
        Adquirir mayor conocimiento sobre la administración documental en
el entorno laboral, con relación a la importancia de informe del paso
a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o
embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

        Reconocer que las entidades públicas cumplen y aplican las

funciones básicas para el manejo de documentos tales como
recepción o radicación, registros, y distribución o embalaje.
1.   Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales
externas recibidas
Recepción
El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la
cual cumple con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales
contribuyendo con la normalización de los servicios de recepción,
registro, radicación y distribución de los documentos como parte
integral del Programa de gestión Documental.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de
recepción: la recepción del documento, su radicación y finalmente el
registro.
Su función es la de Recibir correspondencia remitida por personas
naturales o jurídicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos. 

• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario. 

• El sobre debe estar correctamente marcado. 
Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o
comunicación personal.
 Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes
soportes y medios,  tales como correo tradicional, fax, revistas,
plegables,  invitaciones, correo electrónico, entre otros.
Se debe verificar que la documentación que se recibe está
completa, firmada, contiene los anexos, anunciados, datos de
origen del remitente, dirección de respuesta, y se encuentra en
buen estado.
Apertura:
 Se procede a desempacar  con mucho cuidado el documento para
no dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos.
Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
        Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
        Revisar que este firmado, verificar anexos.
 En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los
requisitos correspondientes en el proceso de revisión y verificación
como por ejemplo no ir firmada, se considera anónima y deberá ser
remitida sin radicar, además de proceder a una respectiva
investigación.
Registro y radicación:
Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla
Única,  se ingresan todas las comunicaciones producidas o
recibidas, al Sistema SGD (sistema de gestión documental de la
empresa).
 Se registran los siguientes datos:
        Fecha
        Nombre del Remitente
        Dirección, teléfono y correo electrónico
        Funcionario destinatario, Dependencia y si lleva copia a otra
dependencia
        Asunto
Número de folios y anexos.
Radicación e impresión de rótulo:
Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana, el espacio
para colocar el sello radiador en la elaboración de cartas o de
comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al
extremo superior derecho del documento.
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se
procede a escanear el documento para  grabarlo en la base de
datos y al presionar el botón de radicar, el aplicativo
automáticamente asigna el número de radicación del documento.  
Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación
asignado por el aplicativo.  Este rótulo identifica el documento
dentro de la base de datos de la Entidad, (SGD), se hace con el fin
de  velar por la transparencia  de la actuación administrativa
asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser
ascendente y continua, iniciando con el 001 y finalizando con el
último consecutivo que se registre al cierre de labores
administrativas de la Institución, al finalizar el año.
 Distribución o reparto:
 El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la
distribución o reparto hacia las oficinas que deben realizar el
proceso de atención y trámite correspondiente.
El funcionario de la  Ventanilla Única, recibe, clasifica las
comunicaciones externas  en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones
externas recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del
documento y del formato, para que proceda a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el
casillero, verificando que los datos de la planilla de  relación de
correspondencia coincidan con la correspondencia física, organiza
la correspondencia según el recorrido, relaciona el formato “relación
de copias” con las copias que debe entregar en el recorrido, hace el
recorrido.
 El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias
y hace firmar el formato para verificación y control del recibido.

Comunicaciones oficiales externas

Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos
se  Coloca sello a la correspondencia para controlar la fecha de
recibido  encasilla la correspondencia con el formato diligenciado
según el servicio requerido donde corresponda
 Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero  se
verifica el aval del envío por parte de la Unidad y la asociación del
centro de costo (formato o correo electrónico).
Se Diligencia Guía,  se registra: Nombre, dirección ,empresa,
teléfono contenido ,Ciudad a la que  va , tipo de servicio, Peso,
volumen, forma de pago , Observación, Centro de costo y
departamento que envió.  Llamar al Operador para programar
recogida de Correspondencia.
2.    Comunicaciones oficiales vía Fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se

tramitarán teniendo en cuenta la información que forma parte
integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un
funcionario de la Institución, se escanea, se imprime para garantizar
su permanencia, durabilidad y conservación  y se continúa
el  procedimiento de registro y radicación, igual que para las
 comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la
Dependencia respectiva.
3.   Memorandos
 Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de
imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el
documento impreso para un trámite legal o administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es
requerido en forma física por el destinatario y para confirmar su
recibo, se envía con el mensajero interno junto con el formato
Comunicaciones internas  despachadas,  relacionando en
el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin
de tener la evidencia de que envió el documento.
 El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y
debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la
dependencia remisoria para verificación y control del envío.

4.   Peticiones quejas, reclamos

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato
diseñado para tal efecto y deben contener la siguiente información.
        Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
        Nombres  completo del solicitante o su representante.
        Dirección o correo electrónico y teléfono  a donde se debe dirigir la
respuesta del peticionario y/o apoderado.
        Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
        La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
        La firma del peticionario y/o su apoderado.
Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario
encargado  verificará el cumplimiento de los requisitos señalados .
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de
nuestro país, los documentos deben ser tramitados en el menor
tiempo posible.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
 Procedimiento: 
        La  Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla
Única  o de otra dependencia.

        Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y

felicitaciones – deben atenderse, en los términos definidos
anteriormente.

        Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la

dependencia entrega el documento al funcionario competente
para  que proceda con las respectivas anotaciones de
chequeo y control.

        El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y

los tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y
entrega al Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y
procede a firmarla.

        Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la

información.   

        El auxiliar administrativo  aplica el procedimiento para la

distribución y envío de documentos externos o internos según sea
requerimiento.

        Terminado el trámite del proceso se archiva el documento  en la

serie correspondiente.
5.   Correo electrónico
La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes
o documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando
los diferentes medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo
electrónico.
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos
datos que la entidad haya regulado en procedimientos o
reglamentos, se registra y radica en la planilla de control de
comunicaciones internas en el documento señalando datos como el
(nombre y código de la dependencia remitente, número de
radicación, fecha y hora de recibido, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo
amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya
regulado en procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si
los hay a la dependencia destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da
constancia de recibido.
Web grafía:
        Manual de procesos de gestión documental.

https://www.javeriana.edu.co/documents/17504/3422918/SC-
       

OD+Anexos+redise%C3%B1o+de+procesos+de+gesti
%C3%B3n+documental/59b530ed-b2bb-4e0d-8887-921a0cf2c0a9?
version=1.2

https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas
/51130033/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_3/docs/pdf.pdf

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