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Para el ICE, la implementación de la facturación electrónica, más allá del

cumplimiento de una obligación tributaria, constituye una herramienta que
permitirá, entre otras cosas, alinear procesos, simplificar trámites y fortalecer el
control interno.

La facturación electrónica entrará en vigencia el 01 noviembre 2019. A partir de

esta fecha, el ICE enviará los comprobantes electrónicos al Ministerio de
Hacienda por medio de una aplicación llamada FISCO (Factura Integrador de
Servicios Comerciales y Operativos), la cual estará disponible las 24 horas del
día, los 7 días de la semana.

Esta aplicación también recibirá los comprobantes electrónicos enviados por los
proveedores.

Una vez emitida la factura electrónica, esta no podrá ser modificada, para tales
efectos se harán notas de crédito o notas de débito según corresponda.

La factura electrónica será enviada a su correo electrónico. Actualice sus datos

personales en la oficina del ICE más cercana.

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Frecuentes

Cadena de Abastecimiento
Guía para el Trámite de las Facturas Electrónicas de compras realizadas por el ICE en Cadena de
Abastecimiento.

Esta guía aplica solo para las facturas electrónicas de proveedores nacionales originadas por procedimientos de
compras tramitados en las plataformas SICOP, ARIBA y Proveeduría en Línea (PEL).

El ICE desarrolló un sistema llamado FISCO el cual se encarga de recibir y reportar a la Dirección General de
Tributación las facturas que hayan sido aprobadas o rechazadas en el ICE, este sistema está configurado para que
revise si la factura cumple con los requisitos solicitados por el ICE.

El ICE mediante resolución N° DGT-828-2019 de fecha 28 de mayo del 2019, estará en la obligación de recibir
facturas electrónicas oficialmente a partir del 01 de noviembre 2019, por lo que esta guía funciona solo para las
facturas electrónicas que ingresen a partir de esa fecha.

Pasos a seguir

1. El proveedor solo debe facturar una vez que el 3. Si el pedido de compra (orden de compra),
servicio o material sea recibido a satisfacción corresponde a una compra de bienes, los
por parte del ICE, para esto el administrador de administradores de contracto o solicitante de
contrato o solicitante de la compra, será el la compra, deben de definir con los
responsable de revisar que todo el proceso de proveedores la cantidad y monto exacto de los
recibo se cumpla según lo estipulado en los bienes que se estarán recibiendo. Cuando esto
procedimientos internos del ICE. se cumpla, es responsabilidad de este
encargado de compra, generar una entrega
2. Si el pedido de compra (orden de compra) entrante, ya que, a partir de esta serán
corresponde a un servicio, el ICE debe de validados los montos y cantidades que se
realizar la entrada de la hoja de servicios y la aceptan al recibir la mercancía.
aceptación del mismo, el sistema enviará un
correo al proveedor que tiene registrado en el Al proveedor se le enviará un mensaje al correo
ICE, si el correo se envía a una dirección que tiene registrado en el ICE, si el correo se
errónea (porque así está registrada en ICE), el envía a una dirección errónea (porque así está
proveedor deberá solicitar el número de registrada en ICE), el proveedor deberá
pedido al encargado de la compra en el ICE y a solicitar el número de pedido al encargado de
la vez, debe tramitar con el área de finanzas del la compra en el ICE y a la vez, debe tramitar con
ICE al correo: grupospi@ice.go.cr, la corrección el área de finanzas del ICE al correo:
del correo electrónico registrado en la base de grupospi@ice.go.cr, la corrección del correo
datos del ICE para futuros envíos de correos. electrónico registrado en la base de datos del
ICE.

Ejemplo de correo enviado al proveedor.

4. Para que el sistema del ICE Factura Integrador de Servicios

Comerciales y Operativos (FISCO), pueda aceptar las
facturas provenientes de procedimientos de compra
gestionados en las plataformas SICOP, ARIBA y Proveeduría
en línea, la factura electrónica deberá contar
obligatoriamente con la siguiente información básica:

•Cédula Jurídica: 4000042139

•Nombre: Instituto Costarricense de Electricidad o ICE

•Número de pedido de compra: Número de orden de compra que se genera en el sistema en el ICE, se
adicionan las letras “MM-” al inicio. (MM-45000xxxxx) para que FISCO clasifique y envíe al ICE la factura.

Nota: Este número se puede obtener del acuse de recibo

•Descripción del material: Es el nombre del material o servicio establecido en el pedido de compra.

•Cantidad: Es la cantidad de cada línea de material o servicio establecida en el pedido de compra.

•Monto: Montos unitarios, montos por línea, subtotales y totales.

5. Será imprescindible que el proveedor ajuste su sistema de facturación para que habilite los datos que el ICE
va requerir obligatoriamente para identificar los documentos electrónicos (en la sección llamada
Información Referencia del XML definido por el Ministerio de Hacienda).

En caso de que el proveedor no complete dicha información requerida, el documento electrónico se le

rechazará de manera automática por parte de FISCO, por lo que se les solicita tomar las medidas necesarias
en sus sistemas de facturación, para que habiliten y envíen la información como se detallada a
continuación:

Campo Referencia Versión 4.3 según la Dirección General Tributación

https://www.hacienda.go.cr/ATV/ComprobanteElectronico/frmAnexosyEstructuras.aspx#)

Para las facturas el campo del XML <TipoDoc> y <Código> debe llevar el valor 99 (otros).

En el campo llamado <Numero> del XML debe incluirse el número de pedido de compra enviado vía correo
y deben escribirlo con el siguiente formato:

•MM- 45000XXXXX

6. El proveedor debe enviar obligatoriamente la factura electrónica (PDF y XML) al correo: facturasice@ice.go.cr
Lo anterior, se requiere para efectos de control y seguimiento interno de las compras realizadas y a su vez para
cumplir con el Artículo 10 de la Resolución N° DGT-R 2016, de fecha 07 de octubre de 2016 “Entrega y
confirmación de los archivos XML al cliente, el cual en su primer párrafo textualmente indica: “……… ; todos
aquellos obligados tributarios que deban de enviar los archivos XML a la Dirección General de Tributación
para su respectiva validación, deberán de entregar el comprobante electrónico y la representación gráfica
al receptor por el medio que se hubiese acordado entre ellos una vez generados por el sistema, aun cuando
no se cuente con el mensaje de confirmación ya sea de aceptación o rechazo por parte de la Dirección
General de Tributación.” (el resaltado en negrita y el subrayado no corresponden al texto original).

Consultas Frecuentes

¿Qué datos debe contener las facturas electrónicas para cumplir con los procedimientos realizados en los
sistemas ARIBA, SICOP y Proveeduría en Línea?

•Pedido de compra: Número de orden de •Número de Pedido: En el correo que el ICE

compra que se genera en el sistema interno envía a los proveedores, irá indicado el
del ICE, este número será proporcionado por número del pedido de compra en el formato
el administrador de contrato que inicia con MM – indicar el N° de Pedido, (solo para
45xxxx. compras hechas en los sistemas de compra:
SICOP, ARIBA y Proveeduría en Línea).
•Cédula Administrador de contrato: Es la Adicionalmente en el cuerpo del correo, irá la
cédula del encargado de gestionar y revisar la misma información del asunto para facilidad
compra cuando esta se entregue por parte del del proveedor al momento de generar la
proveedor. factura electrónica.

•Descripción del material: Es el nombre del •Campo de Referencia: El proveedor deberá

material o servicio establecido en el pedido de enviar en el campo “Referencia” en su factura
compra. electrónica: MM-45000XXXXX (Número de
pedido).
•Cantidad: Es la cantidad de cada línea de
material o servicio establecida en el pedido de
compra.

Nota: El espacio “Referencia”, es el único espacio donde se podrá indicar esta información,
si este espacio no viene en la factura electrónica, la misma será rechazada por FISCO.

¿A quién debo contactar si tengo dudas con los ¿Qué sucede si el proveedor elabora con
datos que se necesitan en la factura errores la factura, pero aun así el sistema
electrónica? FISCO la acepta?

Para compras de SICOP y PEL, el proveedor debe La revisión y aceptación definitiva será
contactar al administrador del contrato y para responsabilidad del administrador de
compras ARIBA, el proveedor debe contactar al contrato o el solicitante de la compra, por lo
funcionario del ICE que lo contactó como que, si existen errores en la factura, este
solicitante de la compra. funcionario del ICE le solicitará al proveedor
que emita una nota de crédito sobre la
¿Qué sucede si la factura electrónica no tiene la factura.
información solicitada por el ICE?

El sistema receptor y emisor de facturas

electrónicas (FISCO), rechazará la factura
automáticamente.

¿A partir de qué momento se puede elaborar la

factura electrónica?

Una vez que el bien o servicio haya sido recibido

a satisfacción por parte del administrador del
contrato o solicitante de la compra, se le enviará
un correo al proveedor con la información
necesaria para que proceda a elaborar la factura
electrónica.

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Factura Financiera (acreedores)

I. Códigos de Identificación para compras o servicios no relacionados a
procesos de contratación administrativa:

Listado de códigos de identificación:

TIPO DE PAGO ............ CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN

RACSA .................. FI-0000000001
Tiquetes de aviones . . . . . . . . . FI-0000000002
Capacitaciones . . . . . . . . . . . . FI-0000000003
Servicios Públicos . . . . . . . . . FI-0000000004
Cogeneradores . . . . . . . . . . . . FI-0000000005
Convenios ............... FI-0000000006
Reajustes . . . . . . . . . . . . . . . . . . FI-0000000007
Cable Submarino . . . . . . . . . . . . FI-0000000008
Alquileres . . . . . . . . . . . . . . . . . . FI-0000000009
Patrocinios . . . . . . . . . . . . . . . FI-0000000010

II. Guía para completar el apartado “Documentos de Referencia” e inclusión del Código de Identificación en
la factura electrónica:

El código identificador se incluye en el apartado “Documentos de Referencia”, específicamente en el campo

llamado “Número Documento”.

La información en los campos que conforman este apartado se ingresa de la siguiente manera:

1. Cuando se genera una Factura Electrónica:

Tipo de Documento: se selecciona la opción “Otros”.

Código Referencia: se selecciona la opción “Otros”.

Número Documento: se indica el código de identificación.

Razón: dato opcional que maneja internamente el Acreedor.

2. Cuando se genera una Nota de Crédito:

Tipo de Documento: se selecciona la opción “Factura Electrónica”.

Código Referencia: se selecciona la opción “Anula Documento de Referencia”.

Número Documento: se indica la clave de la factura (identificador único de la factura que

consta de 50 caracteres)

Razón: indicar el motivo de la anulación de la factura.

Vista del XML, sección Información Referencia:

III. Consultas Frecuentes:

¿Cuál es la dirección electrónica a la cual se ¿Qué sucede si la factura que confecciona el

envían las facturas electrónicas? proveedor está incompleta o incorrecta?

La dirección de correo es facturasICE@ice.go.cr La dependencia responsable procederá a

contactarlo con el fin de solicitarle que emita la
¿Cuál es el espacio en el cual se debe incluir el nota de crédito o débito respectiva.
código de identificación?
¿Dónde podemos efectuar consultas sobre el
El código de identificación debe incluirse en la estado de las facturas?
sección XML, Información Referencia.
Las consultas sobre el estado de facturas las
¿Se puede incluir el código de identificación en puede efectuar la dirección:
otro espacio? Facturaelectronica-FI@ice.go.cr

No es posible incluirlo en un espacio diferente. ¿Si tengo dudas sobre el código que debo
utilizar, quién me puede orientar?
¿Qué ocurre si no incluyo el código de
identificación o lo hago en un espacio diferente? La información sobre el código que le
corresponde utilizar puede obtenerla con la
La factura será rechazada automáticamente. dependencia responsable de la compra o
servicio.
¿Cuál es el código que tengo que utilizar para
facturas que no corresponden a procesos de ¿Una vez aprobada la recepción de la factura
contratación administrativa? electrónica ya está lista para pagar?

La recepción de la factura electrónica es el inicio

Listado de códigos de identificación:
del proceso de pago, ya que la dependencia
responsable debe validar que la información
TIPO DE PAGO CÓDIGO DE consignada sea correcta.
IDENTIFICACIÓN
RACSA .................. FI-0000000001 ¿Quién me informa si una factura fue rechazada
Tiquetes de aviones . . . . . . . . . FI-0000000002 o aprobada en el Ministerio de Hacienda?
Capacitaciones . . . . . . . . . . . . FI-0000000003
Servicios Públicos . . . . . . . . . FI-0000000004
Cogeneradores . . . . . . . . . . . . FI-0000000005 Se remitirá un correo de notificación a la
Convenios ............... FI-0000000006 dirección de correo electrónico desde la cual
Reajustes . . . . . . . . . . . . . . . . . . FI-0000000007 enviaron la factura electrónica.
Cable Submarino . . . . . . . . . . . . FI-0000000008
Alquileres . . . . . . . . . . . . . . . . . . FI-0000000009
Patrocinios . . . . . . . . . . . . . . . FI-0000000010

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Fondos de Trabajo (acreedores)

I. Código de Identificación para compras con tarjeta:

FT-XXXX-XXXXXXXXXX

• XXXX: N° del Fondo de Trabajo (este código debe ser suministrado por
el Tarjetahabiente al acreedor).

• XXXXXXXXX: N° de Cédula del Tarjetahabiente.

II. Guía para completar el apartado “Documentos de Referencia” e inclusión del Código Identificación en
la factura electrónica:

El código identificador se incluye en el apartado “Documentos de Referencia”, específicamente en el campo

llamado “Número Documento”.

La información en los campos que conforman este apartado se ingresa de la siguiente manera:

1. Cuando se genera una Factura Electrónica:

Tipo de Documento: se selecciona la opción “Otros”.

Código Referencia: se selecciona la opción “Otros”.

Número Documento: se indica el código de identificación.

Razón: dato opcional que maneja internamente el Acreedor.

2. Cuando se genera una Nota de Crédito:

Tipo de Documento: se selecciona la opción “Factura Electrónica”.

Código Referencia: se selecciona la opción “Anula Documento de Referencia”.

Número Documento: se indica la clave de la factura (identificador único de la factura que

consta de 50 caracteres)

Razón: indicar el motivo de la anulación de la factura.

Vista del XML, sección Información Referencia:

III. Consideraciones importantes

El acreedor deberá seleccionar en la opción de Medio de pago: 01 Efectivo o 02 Tarjeta.

IV. Consultas Frecuentes:

¿Cuál es la dirección electrónica a la cual se ¿Qué sucede si la factura que confecciona el

envían las facturas electrónicas? proveedor está incompleta o incorrecta?

La dirección de correo es facturasft@ice.go.cr La dependencia responsable procederá a

contactarlo con el fin de solicitarle que emita la
¿Cuál es el espacio en el cual se debe incluir el nota de crédito o débito respectiva.
código de identificación?
¿Dónde podemos efectuar consultas sobre el
El código de identificación debe incluirse en la estado de las facturas?
sección XML, Información Referencia.
Las consultas sobre el estado de facturas las
¿Se puede incluir el código de identificación en puede efectuar la dirección:
otro espacio? Facturaelectronica-FI@ice.go.cr

No es posible incluirlo en un espacio diferente. ¿Quién me brindará los datos que se deben
incluir en el código de identificación?
¿Qué ocurre si no incluyo el código de
identificación o lo hago en un espacio diferente? La información para incluir el código de
identificación la brindará el Tarjetahabiente al
La factura será rechazada automáticamente. momento de la compra.

¿Cuál es el código que tengo que utilizar para ¿Quién me informa si una factura fue rechazada
facturas que no corresponden a procesos de o aprobada en el Ministerio de Hacienda?
contratación administrativa?
Se remitirá un correo de notificación a la
FT-XXXX-XXXXXXXXXX dirección de correo electrónico desde la cual
enviaron la factura electrónica.
a. XXXX: N° del Fondo de Trabajo
b. XXXXXXXXX: N° de Cédula del
Tarjetahabiente.

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Frecuentes

Telecomunicaciones

Consultas Frecuentes:

¿Qué es factura electrónica?

Es un documento comercial con efectos

tributarios generado, expresado y transmitido en
formato electrónico XML que garantiza la
autenticidad de su origen y la integridad de su
contenido. (Indicado en la Resolución del
Ministerio de Hacienda DGT-R-48-2016, art.1)
¿Dónde se puede solicitar la factura
Detalles adicionales los puede consultar en la electrónica?
página https://www.hacienda.go.cr del
Ministerio de Hacienda. Por medio de nuestros canales de atención
personal y de autogestión:
¿Quiénes deben recibir factura electrónica?
• En todas nuestras agencias y tiendas Kolbi.
Todos los clientes que soliciten enviarles su • En www.Kolbi.cr
factura a un correo electrónico, se incluye el • Puedes solicitar la afiliación al mensaje corto
cobro de nuestros productos y servicios de SMS 4231.
comunicación, internet, conectividad,
entretenimiento y de valor agregado brindados Los detalles los puedes encontrar en
con los planes Kolbi. www.kolbi.cr opción Consulta tu factura.

¿Qué datos necesito para que me envíen la

factura electrónica?

Tener actualizados sus datos personales y el

correo electrónico.

¿Puedo solicitar un duplicado de facturas?

En los canales habituales para su atención

personal y de autogestión indicados.

¿Qué documentos me van a llegar con la factura

electrónica?

• Factura Electrónica en formato XML

• Factura en PDF
• Autorización del Ministerio de Hacienda en XML

Directorio telefónico:
Nuestras agencias y tiendas Kolbi
www.kolbi.cr

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Frecuentes

Electricidad

Consultas Frecuentes:

¿Qué son comprobantes electrónicos? ¿Dónde se puede solicitar el envío del

comprobante electrónico?
Es un documento comercial con efectos
tributarios generado, expresado y transmitido en Por medio de:
formato electrónico XML que garantiza la • Nuestras agencias de servicios
autenticidad de su origen y la integridad de su • icelec@ice.go.cr
contenido. • 8000icelec (423532)
• 800energía (3637642)

¿Cuáles son los tipos de comprobantes ¿Qué datos necesito para que me envíen el
electrónicos que se usarán para la facturación comprobante electrónico ?
eléctrica?
Tener actualizados sus datos en nuestros
• Factura electrónica: Respalda la venta de sistemas, tales como:
bienes y la prestación de servicios. • Cédula jurídica, cédula física o DIMEX.
• Correo electrónico.
• Tiquete electrónico: Comprobante • Dirección exacta.
electrónico que respalda la venta de bienes y • Número telefónico.
servicios, autorizado únicamente para • Indicar si requiere factura electrónica o tiquete
operaciones con consumidores finales, el cual no electrónico.
puede ser usado para justificación de gastos o
créditos.
¿Qué documentos me enviarán ?
• Nota de Crédito y Nota de Débito
electrónicos: Permiten anular o modificar los • Factura Electrónica o Tiquete electrónico en
efectos contables de la factura electrónica o formato XML
tiquete electrónico, sin alterar la información del • Representación gráfica del comprobante
documento origen. electrónico en PDF
• Autorización del Ministerio de Hacienda en
XML
¿Quiénes deben recibir comprobante electrónico? • Factura Digital aprobada por ARESEP

Todos los clientes que lo soliciten y posean un

correo electrónico dentro de nuestro sistema de Directorio Telefónico:
facturación eléctrica.
• 8000icelec (423532)
• 800energía (3637642)

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