TITULO DEL DOCUMENTO:

Control de Documentos y Registros

Código: Revisión: Aprobación: Área: Página:

EPU-PD-01-CC 01 09-11-2009 Comité de Calidad 2 de 7

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Manual de la Calidad, Capítulo 7

- EPU L 01 CC, Lista de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

5. RESPONSABILIDADES

El representante de la Dirección es el responsable de la revisión del procedimiento y el coordinador de

calidad es responsable de la aplicación y cumplimiento.

6. DESCRIPCION

El proceso de elaboración, revisión, aprobación, publicación, implementación y modificación

de los documentos elaborados por Electro Puno S.A.A. se describe a continuación.

6.1 Elaboración.

6.1.1. Se deben elaborar los procedimientos, instrucciones de trabajo y formatos, considerando lo

descrito en el presente documento.

6.1.2. En esta etapa el autor debe consultar a las áreas involucradas y llegar a acuerdos que aseguren
la efectiva implementación del documento.

6.1.3. El autor es la persona o personas encargadas por el comité de calidad para la elaboración de los
documentos.

6.1.4. Los procedimientos, instructivos y formatos elaborados serán comunicados mediante

documento interno a los responsables de la tabla 3 con copia al coordinador de calidad para
la revisión de la estructura y los requisitos establecidos en el sistema de gestión de calidad.

6.2 Estructura de los documentos

6.2.1. En los procedimientos e instrucciones de trabajo se pueden utilizar diagramas de flujo para
facilitar la descripción de los mismos.

6.2.2. El formato de los encabezados, deben ser similar al Esquema 01

6.1.4. Los procedimientos, instructivos y formatos elaborados serán comunicados mediante
documento interno a los responsables de la tabla 3 con copia al coordinador de calidad para
la revisión de la estructura y los requisitos establecidos en el sistema de gestión de calidad.

6.2 Estructura de los documentos

6.2.1. En los procedimientos e instrucciones de trabajo se pueden utilizar diagramas de flujo para
facilitar la descripción de los mismos.

6.2.2. El formato de los encabezados, deben ser similar al Esquema 01

ESQUEMA 01: FORMATO DE ENCABEZADO

TITULO DEL DOCUMENTO:

………………………………………………………………….

Código: Revisión: Aprobación: Área: Página:

EPU-….-…..-….. …… DD-MM-AAAA ……………………………………………………………………… 1 de 1

Elaboro: Revisó: Autorizó:

Coordinador de Calidad Representante de la Dirección Gerente General

TITULO DEL DOCUMENTO:

Control de Documentos y Registros

Código: Revisión: Aprobación: Área: Página:

EPU-PD-01-CC 01 09-11-2009 Comité de Calidad 3 de 7
6.2.3. Los autores deberán considerar la siguiente estructura en la elaboración de los
documentos.

1. Objetivo.
2. Alcance.
4. Documentos de referencia.
3. Definiciones.
5. Responsabilidades.
6. Descripción del proceso o actividad.
7. Indicadores.
8. Registros.
9. Anexos.

6.2.4. El tipo y tamaño de letra deben ser redactados con letra Tahoma tamaño 11.

6.2.5. Los documentos deben ser codificados conforme se indica en el Esquema 02.

6.2.6. Para identificar un documento se utiliza el código y el número de revisión indicado en el

Esquema 01. Un documento nuevo lleva el número de revisión 01, cuando este documento se modifica
se identifica con revisión 02 y así sucesivamente.

ESQUEMA 02: CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

SIGLAS DE LA EMPRESA: EPU NUMERO CORRELATIVO

EPU-PD-01-CC

SIGLAS DEL DOCUMENTO: SIGLAS DEL AREA O GERENCIA AL

Ejemplo QUE PERTENECE
PD PROCEDIMIENTO DUCUMENTADO Ejemplo
R REGISTRO CC COMITÉ DE CALIDAD
GM GERENCIA DE MARKETING
6.3 Revisión y Aprobación

6.3.1 Los responsables indicados en la Tabla 2 revisan y aprueban los documentos del
Sistema de Gestión de Calidad.

6.3.2 El coordinador de calidad, verifica que el documento cumpla con las disposiciones de este
Procedimiento, con la Política de Calidad, con la Norma ISO 9001:2008 y que sea consistente con los
demás documentos del Sistema de Calidad así como su efectividad y redacción.

6.3.2 El responsable de la aprobación revisa que el documento cumpla con el objetivo y autoriza la
edición e implementación

6.3.3 Si el responsable de la revisión o aprobación no está de acuerdo con el documento,

debe devolverlo al autor indicándole sus observaciones y sugerencias.

Elaboro: Revisó: Autorizó:

Coordinador de Calidad Representante de la Dirección Gerente General

TITULO DEL DOCUMENTO:

Control de Documentos y Registros

Código: Revisión: Aprobación: Área: Página:

EPU-PD-01-CC 01 09-11-2009 Comité de Calidad 4 de 7
 6.3.4 El documento revisado y aprobado es firmado en todas sus páginas por los
responsables indicados en la Tabla 2.

6.3.5 En el caso de formatos se indica en la parte posterior del original, quién lo elabora,
quién lo revisa y quién lo aprueba con sus firmas respectivas. Así mismo se indica la fecha de inicio de
vigencia.
6.3.6 Los documentos con más de 1 año de antigüedad deberán ser revisados obligatoriamente para
ser actualizados y aprobarlos nuevamente.

Tabla 2: RESPONSABLES DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Nivel Documento Revisión por: Aprobación

Nivel 1 Política de Calidad, Objetivos Gerencia General Gerencia
de Calidad y Manual de General/Directorio
Calidad
Nivel 2 Procedimientos Documentados Representante de la Gerente General
Dirección/Gerente de
Área

Nivel 3 Instrucciones de trabajo, Responsable del Gerente de Área

matrices y normas internas de proceso
trabajo.
Nivel 5 Formatos para los registros de Responsable del Gerente de Área
la calidad, incluyendo los proceso
registros en medios
electrónicos.
6.4. Publicación

6.4.1 El Coordinador de Calidad es responsable de distribuir las copias controladas, que son emitidas
principalmente para el personal que no tenga acceso al sistema y que necesite tener acceso al
documento para el cumplimiento de sus funciones.

6.4.2 El representante de la dirección conserva el original de los documentos aprobados.

6.4.3 Las copias controladas se identifican por el sello de color rojo que indica COPIA
CONTROLADA en todas sus páginas.

6.4.4 Antes de distribuir las copias controladas el Coordinador de Calidad las registra en la el formato
EPU-L-02-CC, Lista de distribución de copias controladas, en este mismo formato se registra la
recepción de las copias por parte de los responsables.

6.4.5 En caso de distribuirse un nuevo estado de revisión de un documento ya existente, el

responsable debe entregar al Coordinador de Calidad su copia de la versión obsoleta luego de
recibir la nueva edición.

Elaboro: Revisó: Autorizó:

Coordinador de Calidad Representante de la Dirección Gerente General

TITULO DEL DOCUMENTO:

Control de Documentos y Registros

Código: Revisión: Aprobación: Área: Página:

EPU-PD-01-CC 01 09-11-2009 Comité de Calidad 5 de 7
6.4.6 El Coordinador de Calidad destruye las copias obsoletas. Se conserva el original
anterior a la edición vigente, identificándolo con un sello azul que indica
DOCUMENTO OBSOLETO en todas sus páginas.

6.4.7 El Coordinador de Calidad mantiene actualizada las listas de documentos en las cuales se
encuentran los documentos vigentes del sistema de calidad:

 EPU L 01 CC – Lista de documentos del sistema de gestión de calidad.

 EPU L 02 CC – Lista de distribución de documentos controlados.
 EPU L 03 CC – Lista de registros del sistema de gestión de calidad.
 EPU L 04 CC – Lista de documentos externos.

6.5. Implementación

6.5.1 El autor y el responsable de área son los encargados de capacitar a los involucrados en
la implementación del documento y remitirá una copia al coordinador de calidad del
registro, EPU R 09 CC.

6.5.2 Los responsables de área deben implementar lo dispuesto en los documentos

aprobados, con la posterior verificación del comité de calidad.

6.6 Cambios en los Documentos

6.6.1 Los responsables de área tienen la responsabilidad, cuando sea necesario, de solicitar al
coordinador de calidad cambios en el documento, presentando la evidencia objetiva necesaria para
la justificación de la solicitud.

6.6.2 La solicitud es evaluada por el comité de calidad en base a la evidencia objetiva que se
presente.

6.6.3 No está permitido el uso de copias no controladas como fuentes de información para la
realización del trabajo, los responsables de área podrán solicitar al coordinador de calidad la copia
controlada de los documentos aplicables a las actividades que se desempeñe.

6.7 Documentos externos

6.7.1 Los responsables de cada área deberán mantener un listado de los documentos externos
utilizados, y deberán comunicar al coordinador de calidad de la existencia e influencia de dichos
documentos a los procesos y/o al sistema de gestión de calidad con el fin de evaluar la actualización de
algún documento del sistema de gestión de calidad que se vea influenciado.

6.7.2 El coordinador de calidad es responsable de actualizar la lista EPU L 04 CC Lista de

documentos externos.
6.6.2 La solicitud es evaluada por el comité de calidad en base a la evidencia objetiva que se
presente.

6.6.3 No está permitido el uso de copias no controladas como fuentes de información para la
realización del trabajo, los responsables de área podrán solicitar al coordinador de calidad la copia
controlada de los documentos aplicables a las actividades que se desempeñe.

6.7 Documentos externos

6.7.1 Los responsables de cada área deberán mantener un listado de los documentos externos
utilizados, y deberán comunicar al coordinador de calidad de la existencia e influencia de dichos
documentos a los procesos y/o al sistema de gestión de calidad con el fin de evaluar la actualización de
algún documento del sistema de gestión de calidad que se vea influenciado.

6.7.2 El coordinador de calidad es responsable de actualizar la lista EPU L 04 CC Lista de

documentos externos.

Elaboro: Revisó: Autorizó:

Coordinador de Calidad Representante de la Dirección Gerente General

TITULO DEL DOCUMENTO:

Control de Documentos y Registros

Código: Revisión: Aprobación: Área: Página:

EPU-PD-01-CC 01 09-11-2009 Comité de Calidad 6 de 7
6.7.3 Los documentos externos se distribuyen haciendo uso de la EPU L 02 CC Lista de
Distribución de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

6.8 Control de Registros

6.8.1 Los responsables de proceso deben adoptar las medidas de control necesarios para
mantener los registros en forma legibles fácilmente identificables y recuperables, bajo lo descrito en el
presente documento.
6.8.2 Se realizarán los controles para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación,
tiempo de retención y disposición de registros con la verificación del comité de calidad

7. INDICADORES

No aplica

8. REGISTROS

 EPU L 01 CC – Lista de documentos del sistema de gestión de calidad.

 EPU L 02 CC – Lista de distribución de documentos controlados.
 EPU L 03 CC – Lista de registros del sistema de gestión de calidad.
 EPU L 04 CC – Lista de documentos externos.
 EPU R 09 CC – Registro de acciones preventivas y correctivas.

Elaboro: Revisó: Autorizó:

Coordinador de Calidad Representante de la Dirección Gerente General

TITULO DEL DOCUMENTO:

Control de Documentos y Registros

Código: Revisión: Aprobación: Área: Página:

EPU-PD-01-CC 01 09-11-2009 Comité de Calidad 7 de 7
9. ANEXOS

ANEXO A
LISTADO: SIGNIFICADO DE CODIFICACION DE DOCUMENTOS.

SIGLA Y/O SIGNIFICADO

ABREVIATURA
EPU Electro Puno S.A.A. Procedimiento Documentado.
PD Instrucción de Trabajo.
Lista Formato. Registro.
IT
Objetivos de Calidad.
L Comité de Calidad. Gerencia de Marketing. Gerencia de
F Administración. Gerencia de Operaciones. Gerencia General.
R Seguridad y Medio Ambiente. Manual de Calidad.
Documento Externo.
OC
Oficina de Planeamiento y Desarrollo.
CC Imagen Institucional. Sistemas de Información. Asesoria
GM Legal.
GA
GO
GG
G SM
MC
DE
OPD
II
SI
AL

Elaboro: Revisó: Autorizó:

Coordinador de Calidad Representante de la Dirección Gerente General