Guías de Aprendizaje para

Módulos de las Especialidades

Administración y Contabilidad
en la Educación Media Técnico
Profesional
Especialidades del Sector Administración de la
Educación Media Técnico Profesional

Especialidad Contabilidad

Módulo
Organización y métodos
de trabajo en la oficina
Guía de aprendizaje Nº1

Programa Interdisciplinario de
Investigaciones en Educación
Guías de Aprendizaje para Módulos de las Especialidades
Administración y Contabilidad en la Educación Media Técnico
Profesional

Módulo
“Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina”
Educación Media Técnico Profesional.

Guía de aprendizaje N°1

“La Oficina… lugar de encuentro laboral”

Ministerio de Educación
Secretaría Ejecutiva de Educación Técnico Profesional

Programa Interdisciplinario de Investigaciones en Educación (PIIE)

María Luisa Santander 0440. Providencia. Santiago
http://www.piie.cl

Dirección:
Dante Castillo Guajardo

Coordinación:
Francisca Gómez Ríos

Diseño Instruccional:
Francisca Gómez Ríos
María Angélica Maldonado Silva
Elsa Nicolini Landero
María Celeste Soto Ilufi

Experto en Contenidos:
María Teresa Robles Lobos

Diseño Gráfico:
Guillermo Hernández Valdés
Felipe Pávez Cisternas

Registro ISBN: 978-956-7342-17-4

Registro de Propiedad Intelectual N° A-276458

2 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina

 Especialidad Contabilidad //
Módulo
Organización y Métodos
de Trabajo en la Oficina
Guía de aprendizaje N°1
“La Oficina... lugar de encuentro laboral”

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 3

4 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina
Índice
1. Introducción

2. Aprendizajes esperados y criterios de evaluación

3. Objetivos de aprendizajes genéricos

4. Situación problema.

5. Concepto de oficina.

6. Tipos de oficina.

7. Mobiliario de oficina.

8. Máquinas de oficina.

9. Factores ambientales.

10. Normas y reglas de seguridad en la oficina.

11. La oficina ideal

12. materiales e Insumos

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 5

6 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina
Introducción
En este módulo de 76 horas se espera que las y los metodológicas tendientes a incentivar la participación
estudiantes aprendan a organizar adecuadamente su de cada estudiante en la generación de su propio
lugar de trabajo, manteniendo el orden y resguardo aprendizaje.
tanto de los insumos, muebles y equipos asignados
a su responsabilidad, como de la documentación Entre las prácticas más recurrentes, cabe señalar
e información que administre, aplicando normas y el trabajo en equipo, el desarrollo de ejercicios y la
procedimientos, a fin de mejorar el trabajo y asegurar búsqueda de información a través de internet, además
un óptimo rendimiento respecto a las actividades que de disertaciones, plenarios y clases expositivas de la o
ejecute. el docente, de quien se espera que encause y articule
este proceso.
Así, el desarrollo de estas competencias se considera de
absoluta relevancia para incrementar la productividad
y establecer mejores ambientes laborales, mediante
la incorporación de métodos eficaces de trabajo en
la oficina, eficiente uso de los recursos materiales,
mejorando las condiciones de higiene y seguridad, en
un contexto de eficiencia energética.

Los Aprendizajes Esperados a alcanzar en este módulo,

se centran en que las y los estudiantes desarrollen las
competencias que les permitan aplicar las técnicas y
los procedimientos para la organización eficiente de su
lugar de trabajo, así como la mantención de un orden
adecuado en un contexto de seguridad y eficiencia,
asegurando el efectivo resguardo de la documentación
e información de la empresa.

Para el logro de esto, se utilizan diversas estrategias

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 7

 Módulo
Organización y Métodos de
Trabajo en la Oficina
Guía de aprendizaje
“La Oficina… lugar de encuentro laboral”

Vamos a conocer
sobre ..
- Concepto de oficina
- Tipos de oficina
- Equipamiento de oficina
- Factores ambientales
- Normas de seguridad

8 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina

 Aprendizaje Criterios de
Esperado .. Evaluación…
Organiza adecuadamente el Mantiene lugar de trabajo ordenado
lugar de trabajo de acuerdo y dispuesto para las tareas a realizar,
a técnicas y procesos que según procedimientos estandarizados
permitan tener la información que permitan un acceso fácil, aplicando
y/o materiales accesibles. normas de seguridad e higiene.

Solicita los insumos para desarrollar sus

tareas en forma eficiente, de acuerdo a
los protocolos establecidos.

Distribuye el mobiliario y equipos,

aplicando normas d eficiencia energética
vigentes en el uso de su espacio de
trabajo.

Tomemos Nota

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 9

 Ruta del
Aprendizaje ..

C A C
1.1 Mantiene lugar de trabajo

D D
ordenado y dispuesto para las 1.2 Solicita los insumos
tareas a realizar, según procedimientos para desarrollar sus tareas en forma
estandarizados que eficiente, de acuerdo a
permitan un acceso fácil, aplicando los protocolos establecidos.
normas de seguridad
Organiza
e higiene.
adecuadamente el
lugar de trabajo de
acuerdo a técnicas
y procesos que

K permitan tener
la información
y/o materiales
I
accesibles.

1.3 Distribuye el mobiliari

C y equipos, aplicando normas de

eficiencia energética vigentes en
el uso de su espacio
de trabajo.
I

10 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina

Objetivos de Aprendizajes
Genéricos
Comunicarse oralmente y por escrito con claridad,
A utilizando registros de habla y de escritura
pertinentes a la situación laboral y a la relación con los
interlocutores.

Realizar las tareas de manera prolija, cumpliendo

C plazos establecidos y estándares de calidad y buscando

alternativas y soluciones cuando se presentan
problemas pertinentes a las funciones desempeñadas.

Trabajar eficazmente en equipo, coordinando acciones

D con otros in situ o a distancia, solicitando y prestando
cooperación para el buen cumplimiento de sus tareas
habituales o emergentes.

Utilizar eficientemente los insumos para los procesos

I productivos y disponer cuidadosamente los desechos,
en una perspectiva de eficiencia energética y cuidado
ambiental.

Prevenir situaciones de riesgos y enfermedades

K ocupacionales, evaluando las condiciones del entorno
del trabajo y utilizando los elementos de protección
personal según la normativa correspondiente.

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 11

 Situación
Importante :
Problema
Es un hecho que las personas
pasan mucho más tiempo El inspector de Seguridad Laboral ha entregado el
trabajando del que dedican siguiente informe de las condiciones laborales de la
a cualquier otra actividad. oficina de remuneraciones de la empresa Golden, en
Así que el lugar de trabajo
ella se indica lo siguiente:
se convierte en un espacio
determinante para la vida de • La oficina a simple vista es desordenada, con
las personas. Los empleados limitada iluminación y ventilación, siempre hay
que no se sienten cómodos en
mucha gente, no hay espacio determinado para
su lugar de trabajo sufren de
estrés y tienen dificultades para
cada cosa, recuerde que el lugar aporta factores
concentrarse. Esta situación que pueden llegar a perjudicar el desempeño
repercute inexorablemente en laboral de los empleados.
su rendimiento y también en los
resultados de las empresas para
las que trabajan. Los expertos • Como podemos apreciar en la imagen de la
señalan que la combinación
oficina, el espacio es pequeño y, por obvias
entre los espacios amplios
y los despachos individuales
razones, muy incómodo, esto puede cansar más
incrementa el grado de a los empleados o puede provocar que sufra
satisfacción de los empleados y dolores de cabeza, tensión, malestares por estar
optimiza su rendimiento girando la silla y no tener una apropiada distancia
del computador.
El jefe de personal ha informado a sus trabajadores
de las instrucciones dadas, dónde se deberá
mejorar el lugar, mantener el sector de trabajo
ordenado y dispuesto para las tareas a realizar, según
procedimientos estandarizados que permitan un
acceso fácil, aplicando normas de seguridad e higiene.
Los trabajadores se han organizado para consultar
cuáles son las condiciones más optimas que permitan
mejorar y cumplir con la norma .

Reflexina y Comparte
¿Cuáles son las deficiencias observada por el inspector del trabajo?
¿ De acuerdo a la imagen, qué indicaría que no es un lugar confortable?
¿ De acuerdo a sus conocimientos , cómo podríamos mejorar el espacio laboral de la empresa?
¿Cómo afecta a la salud de los trabajadores los espacios e implementación inadecuada en el trabajo?

12 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina

Aprendamos
Concepto de Oficina

Del latín officina, una oficina es el local destinado negativo, cuando el trabajador se encuentra aislado,
a algún trabajo. Puede tener distintas formas de es probable que se disperse con mayor facilidad y
organización y de distribución del espacio de acuerdo que, en lugar de trabajar, se dedique a navegar por
a la cantidad de trabajadores y a su función. Existen Internet u otras actividades ociosas.
oficinas o despachos ocupados por un único trabajador
(por lo general, un directivo, gerente o hasta el dueño En las oficinas donde existe menos espacio y
de la empresa). Otras oficinas son compartidas por distancia entre los empleados, suele haber un clima
muchas personas; si se trata de un espacio de gran más bullicioso y menor concentración. Sin embargo,
tamaño, cada trabajador tendrá su propio espacio. En los directivos podrán controlar a los trabajadores con
cambio, si la oficina es de dimensiones reducidas, es mayor facilidad sin necesidad de desplazamientos.
probable que varios trabajadores compartan grandes Existen edificios de oficinas donde, en lugar de
mesas. Cada organización espacial de la oficina tiene departamentos para vivienda, todas las estructuras
sus ventajas y desventajas. Cuando cada trabajador disponibles se destinan a la instalación de oficinas.
tiene su propio espacio, se mejora la comodidad (y,
por lo tanto, la motivación y la productividad) y se Estos edificios son muy usuales en los centros
reducen las conversaciones entre los trabajadores, lo comerciales y administrativos de las grandes
que permite evitar la pérdida de tiempo. En el aspecto ciudades.

Características de la Oficina. Está integrada por:

Recursos Humanos: Son todos los empleados que cumplen las tareas de la oficina.
Recursos Materiales: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del
mobiliario se encuentran los escritorios, sillas, mesas, teléfonos, vitrinas para libros, entre otros.

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 13

TIPOS DE OFICINAS
Una oficina es aquel sitio que alberga a distintos trabajadores y cuyo fin es brindar un espacio donde se practique
una actividad laboral. Existen por un lado las oficinas públicas como municipales u otras pertenecientes al Estado,
departamentos de policía, u hospitales que cumplen el fin de brindar servicios a los ciudadanos de forma gratuita,
como parte de un derecho de los mismos. Por otro lado.Las oficinas privadas que prestan servicio específico y
variados de acuerdo a las necesidades del cliente.
Otra clasificación se realiza tomando en cuenta las tareas que se desarrollan en ellas, los dispositivos con que
estas cuentan para cada labor, e incluso la cantidad de personas que trabajan en la misma.

TIPOS DE OFICINA QUE PODEMOS

ENCONTRAR:

OFICINAS ABIERTAS: Son aquellas en las que los empleados, ubicados

detrás de un mostrador, tienen permanente contacto con el público para
solucionar diferentes inquietudes, reclamos, trámites, pudiendo o no estar
relacionada a un producto en particular o servicio determinado. Por lo
general los empleados de este tipo de oficina se pasan la gran mayoría
de sus horas laborales hablando con la gente por ventanillas de atención
al cliente.
OFICINAS CERRADAS: Son oficinas privadas, a diferencia de las
anteriores tienen más contacto con sus jefes, puesto que ellos los evalúan
constantemente, y si bien la carga laboral es estricta y demandante, estos
empleados no conviven con las desgastantes demandas de los clientes.
Existe un debate en la sociedad, puesto que muchos ubican a los llamados
“call-centers” en este estilo de oficinas, puesto que los empleados trabajan
detrás de un cubículo sin ver a la gente, pero esto es contrarrestado por
muchos, ya que los empleados de estas oficinas trabajan constantemente
con los reclamos de clientes de las compañías que representan, y cargan
con aún más estrés que los trabajadores de las oficinas abiertas.
OFICINA EJECUTIVA: Compradas por determinadas empresas que
las equipan y las amueblan con el fin de darlas en arriendo a diversos
departamentos, locales, y/o pymes que no pueden acceder a una propia, y
necesitan del espacio por determinado periodo de tiempo.

14 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina

OFICINA VIRTUAL: Evitan las incidencias que pueden llegar a producirse en
las ejecutivas. Se le brinda determinado espacio a un empleado equipado
con la tecnología necesaria para la realización de su labor. Por otro lado,
se les otorga a sus empleados la posibilidad de trabajar desde su casa a
través de la computadora en determinado horario, o en el que le resulte
más cómodo. Es un estilo laboral mucho más flexible, y más característico
de empresas modernas.
OFICINA MODERNA: Aquella que al igual que muchas de las oficinas
virtuales cuenta con avanzados recursos materiales para la mejora de la
productividad. Todos y cada uno de los insumos tecnológicos son de última
generación y la flexibilidad de la jornada laboral es aún mayor. Además, el
principal fin de estas es apostar por brindarles las mayores comodidades
a sus empleados, para que estos dejen el estrés de lado y multipliquen
la productividad laboral; típico de empresas del sector tecnológico y de
Internet, como es el caso de Google.

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 15

 Apliquemos
lo Aprendido
Clasificar los tipos de oficinas de acuerdo a las siguientes imágenes en:
Abiertas. Cerradas. Ejecutiva. Virtual. Moderna.

1.- 2.- 3.-

4.- 5.- 6.-

7.- 8.- 9.-

10.- 11.- 12.-

16 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina

Equipamiento de Oficina
Mobiliario para Oficina
Existen varias maneras de especificar el tipo de mobiliario para una oficina, ahora nos basaremos en su funcionalidad.
Para clasificar el tipo de mobiliario tienes que reconocer los diferentes tipos de muebles para que puedas elegir
para tu oficina, tendrá que ser muy apropiado para el ambiente y que se adecue a tu forma de trabajo, además
debe ayudar mucho en la productividad en la empresa.

El mobiliario para una oficina se debe tener en cuenta el diseño y la instalación de los muebles en el espacio, los
colores, el material de que está fabricado y su funcionalidad, es decir que el mobiliario debe adecuarse al tipo de
tu trabajo que desarrollas día a día. Los muebles están fabricados de madera, plástico y metal ya sea mezclado o
por separado. Cuando se decora una oficina se requiere de la renovación de todos los muebles, es importante que
reconozcas tus propias necesidades y que observes los modelos de muebles que ofrece el mercado.

Primeramente para que perfecciones tu oficina con el mobiliario, tienes que basarte mucho en el diseño apropiado
que te permita que aproveches cada rincón del ambiente. Asimismo el mobiliario debe hacerte sentirte muy
cómodo, además debe cumplir una función específica.

Mobiliario para oficinas de plástico.- Los muebles elaborados de

plástico como las sillas y las mesas, tienen una ventaja de la rapidez, esto
quiere decir que tener una silla de plástico en una oficina resulta más
sencillo para que te muevas de un lugar a otro, sin que te levantes de dicha
silla. Asimismo estas sillas serán más fáciles de limpiar y lavar. Los muebles
de plástico están elaborados para que resistan al uso diario.

Mobiliario de oficina de madera.- Los muebles elaborados de madera,

especialmente de material noble dan originalidad y elegancia. Además
dan un aspecto tradicional a la oficina y algunos decoradores lo están
utilizando para distinguidas empresas. Dentro de los mobiliarios fabricados
de madera existen diferentes acabados y calidades. Muebles de teca, de
cerezo y de roble y los acabados diferentes matices que permiten combinar
de una manera artística. Los muebles de madera nunca pasaran de moda.

Mobiliario de oficina de metal.- Existen diferentes tipos de metal para

los muebles de oficina. Se caracterizan principalmente por la dureza,
firmeza y durabilidad. Una oficina con mobiliario de metal se identifica por
la frialdad, aunque hoy en día el mercado ofrece un estilo muy moderno.
Además el metal hace una perfecta combinación con el vidrio.

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 17

Diseño de Sillas de Oficina
Hoy en día en el mercado existe una gran variedad de modelos de sillas
y muebles para decorar oficinas. Los dueños de las empresas cada vez se
preocupan más por el bienestar de sus trabajadores es por eso que optan
por adquirir sillas cómodas y confortables

Escritorios de Madera para Oficina

La oficina no tiene por qué estar relegada a un rincón, nadie se siente
inspirado ni con ganas de sentarse a trabajar en un escritorio desordenado
e incómodo. Crear un clima de trabajo agradable ya sea en casa como
en tu oficina es fundamental. El color, material y tamaño del escritorio
dependerá de tu gusto y de las dimensiones.

Escritorios de Melamina para Oficina

Los escritorios de melanina son prácticos, funcionales y asimismo son
fáciles de limpiar, por eso son completamente apropiados tanto para una
oficina como para un espacio de trabajo en el hogar. Asimismo son baratos,
y muy fáciles de trasladar porque no pesan mucho y hallarás en estos
escritorios un estilo atractivo y moderno.

Muebles Modulares para Oficina

Entre el mobiliario de oficina, los muebles modulares son una delicia y
de gran placer para todos los trabajadores y el personal, aumentando la
comodidad y el bienestar durante la estancia en la oficina y por supuesto
con una mejor productividad en el trabajo.

Archivo verticales (Kárdex) Son muebles que constan de gavetas

colocadas una encima de otra, para mantener en ellas carpetas en posición
vertical, lo cual facilita la ubicación del material archivado. los títulos
escritos en las pestañas de las carpetas pueden ser leídos cómodamente,
debido a la visibilidad horizontal que proporciona la ubicación de las
carpetas.

Archivo horizontal Son muebles que consta de divisiones colocadas en

forma horizontal, en algunos casos pueden ser abiertos y en otros están
provistos de puertas corredizas o plegables. Para estos muebles se utilizan
un tipo especial de carpetas, las cuales tienen pestañas en uno de los
bordes angostos.

Fichero Es un mueble que consta de gavetas pequeñas en las cuales se

colocan fichas o tarjetas con información relacionada con el contenido de
las carpetas archivadas.

18 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina

¿Qué mesa conviene tener en una sala de
reuniones?

La mesa cuadrada
Facilita que las reuniones sean más diligentes, ideal para personas del
mismo rango.

La mesa circular
Ayuda a la generación de contextos más distendidos y serenos.

La mesa rectangular
Cuando la mesa es rectangular, tiene más poder quien ocupa la cabecera.
Como hay dos puntas, tendrá más importancia la que no tenga puertas a
su espalda.

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 19

Máquinas de Oficina
Son un conjunto de máquinas y dispositivos que se utilizan en las oficinas para realizar tareas relacionadas con
la elaboración, envío, y archivo de documentos y para establecer comunicaciones con proveedores, clientes,
organizaciones y otras personas o empresas con las que la oficina se relaciona.

Las mismas incluyen: teléfono, computadora, impresora, fotocopiadora, fax, video proyector, guillotina, calculadoras.

Teléfono
El teléfono, permite recibir y realizar comunicaciones telefónicas. Los
modernos tienen diversas opciones para facilitar su uso, tales como:
llamada en conferencia, reenvío de llamada, llamada en espera, guía
telefónica, lista de llamadas perdidas, lista de llamadas recibidas, códigos
de números usuales, contestador automático.

Computadora
La computadora u ordenador se ha convertido desde finales del siglo XX,
en un elemento esencial de una oficina. Mediante la misma es posible
acceder a información disponible en internet, a los sistemas de correo
electrónico, a sistemas de comunicación de voz e imagen por internet
(ejemplo Skype), a sistemas de mensajes (ejemplo SMS). También permite
utilizar numerosos programas de software que ayudan en la elaboración,
gestión y archivado de documentos escritos, visuales o de sonido; entre
los más utilizados se encuentran programas de edición y Procesamiento
de texto (ejemplo MS Word).

Impresora
Una impresora es un dispositivo periférico del ordenador que permite
producir una gama permanente de textos o gráficos de documentos
almacenados en un formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos,
normalmente en papel, utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser.

Fotocopiadora
Una fotocopiadora es una máquina que permite reproducir un documento
o parte de este en una hoja de papel normalmente, aunque puede ser
también a otro tipo de material, como una transparencia, opalina, etc.
El tamaño de los papeles es muy variado: carta, oficio, A4, A5, y muchos
más hasta llegar a los especiales para planos. El proceso de fotocopiado
se realiza por medios ópticos y fotosensibles. Se coloca el original sobre
una superficie de cristal o algún otro material transparente y la máquina
procede a realizar la copia del mismo imprimiéndola en la hoja requerida.

20 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina

Fax
Fax (abreviación de facsímil), es un dispositivo que permite realizar la
transmisión telefónica de material escaneado impreso (tanto texto como
imágenes), normalmente a un número de teléfono conectado a una
impresora o a otro dispositivo de salida.

Vídeo proyector
El vídeo proyector es un equipo de oficina que sirve para proyectar desde
el computador y mostrar las presentaciones que tengamos importantes o
para exposiciones nos puede servir este equipo

Guillotina
Una guillotina para papel es una herramienta que se utiliza en oficinas,
escuelas, empresas de impresión, la misma permite cortar grandes pilas
de papel de un solo corte recto.

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 21

 Respondamos
CUESTIONARIO DE RETROALIMENTACIÓN

Desarrollar, en el cuaderno, el Siguiente cuestionario.

01.- Qué es una oficina 13.- En qué consisten los archivos horizontales

02.- De qué implementos se compone el equipo de 14.- Qué es un fichero

oficina
15.- Cuáles son los tipos de mesas de sala de
03.- Qué se debe tener en cuenta al elegir el mobi- reuniones
liario de oficina
16.- Qué son las máquinas de oficina
04.- Nombre tipos de mobiliario
17.- Qué equipos incluyen
05.- Ventajas del mobiliario plástico
18.- Qué opciones tienen los teléfonos modernos
06.- Ventajas del mobiliario de madera
19.- A qué permite acceder la computadora
07.- Por qué se caracteriza el mobiliario de metal
20.- Qué es una impresora
08.- Cómo deben ser las sillas de oficina
21.- Qué es una fotocopiadora
09.- Qué permite la utilización de escritorios de ma-
dera 22.- Qué tipo de papeles requiere

10.- Ventajas de los escritorios de melanina 23.- Qué es un Fax

11.- Ventajas de los muebles de modulares 24.- Para qué sirve el video proyector

12.- En qué consisten los archivos verticales 25.- Para qué se utiliza la guillotina

22 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina

Aprendamos
FACTORES AMBIENTALES DE LA OFICINA QUE
MÁS INFLUYEN EN EL BIENESTAR Y LA SALUD.
DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
Busca contribuir al incremento de la eficiencia de las
actividades que realizan las unidades que conforman
una organización.
Proporciona a los directivos y empleados el espacio
suficiente, adecuado y necesario para desarrollar
sus funciones de manera eficiente y eficaz y al
mismo tiempo permitir a los clientes obtener los
servicios y productos que demandan bajo las mejores
condiciones.
Procurar que el arreglo del espacio facilite la
circulación de las personas, la realización, supervisión
y flujo racional del trabajo y además el uso adecuado
de elementos materiales y, de ese modo, reducir
tiempo y costos para llevarlos a cabo.

ILUMINACIÓN
Fijar el mejor nivel de los equipos, de manera de
lograr la iluminación más adecuada, ya que de este
factor influye directamente en la salud de los ojos, así
como psicológicos, estados de ánimo, etc.

DECORACIÓN
Decorar una oficina no es sólo colgar algún póster
en la pared. Al escoger artículos decorativos para
la oficina, es importante seleccionar los elementos
que reflejen la personalidad de la empresa. Existen
muchas formas de crear un ambiente atractivo sin
tener que gastar una fortuna en ello.
Algunas plantas pueden vivir en una oficina. Siempre
es interesante observar su uniformidad y el cambio
constante de su follaje, además de que mejoran la
calidad del aire.

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 23

 Sabías qué..?
Las estadísticas demuestran que
una de las causas más frecuentes ASEO, ORDEN, RUIDO
de accidentes en las oficinas, Ciertos elementos son en extremo molestos para los
es la exposición de deficientes empleados de la oficina y deben evitarse siempre
condiciones de orden y aseo, lo
que sean posibles.
que trae como consecuencias
específicas: golpes, choques
La suciedad, el humo y el hollín son objetables y debe
contra objetos, caídas, etc. evitarse su presencia en el interior de una oficina y
De esta manera un lugar áreas cercanas.
desordenado se convierte en una Los ruidos de la calle son molestos e interfieren con
trampa para todas las personas los esfuerzos de la concentración mental.
que allí laboran.
TEMPERATURA
El conseguir un buen ambiente es fundamental para
que se genere la menor carga posible y reduzca el
En las oficinas es necesario
implementar mínimas cansancio, tanto corporal como psicológico.
condiciones de climatización En verano se utiliza ropa ligera por lo cual la
y circulación del aire para temperatura ideal debería estar entre 23º y 27º.
conseguir confort térmico en El abuso de la calefacción o el aire acondicionado
los espacios interiores, de tal (menos de 10º o más de 27º) nos puede llegar a
manera que las condiciones provocar el llamado “estrés térmico).
térmicas sean las más favorables
para todos. COLORES
El color influye directamente sobre la presión de
la sangre, los músculos y los nervios y provoca
importantes asociaciones en el cerebro humano.
Por lo tanto, puede tener efectos estimulantes o
relajantes.
Se sugiere preferir colores suaves y claros que
humanicen el entorno, como por ejemplo los tonos
pasteles cálidos en amarillo o beige.

24 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina

 ¿Qué es un tríptico?

Trabajemos
Un tríptico es una hoja
doblada en tres partes iguales

en duplas en la que se puede encontrar

información sobre algún
tema, la mayoría de las veces
Trabajo en Duplas con Nota Sumativa acompañado de imágenes.

OBJETIVO : Identifica tipos de oficina, equipamiento y

factores ambientales.

ACTIVIDAD: Realiza un tríptico, de manera

computacional, con los contenidos anteriores,
insertando imágenes alusivas a los temas.

DISEÑO DE PÁGINA:
Configurar página tamaño carta.
Margen superior, izquierdo inferior y derecho en 1
cm.
Orientación horizontal
Columnas (insertar 3 columnas)

Para leer este

documento
ir a la pág. 35

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 25

1ra. Página (exterior del tríptico)

Nombre Alumnos (Portada Tríptico)

2da. Página (interior del tríptico)

ASPECTOS A EVALUAR: (a través de una rúbrica)

- Trabajo en clases
- Contenido
- Imágenes
- Diseño y creatividad
- Ortografía

26 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina

Aprende cuáles son las Posturas
Ergonómicas más Correctas en el Trabajo

LA ERGONOMÍA: PRINCIPALES NORMAS Y REGLAS DE SEGURIDAD

Es la disciplina que estudia la relación entre el lugar de EN LA OFICINA
trabajo y los trabajadores con el objetivo de hacerlo Pese a que tradicionalmente el trabajo de oficina no
lo más cómodo y eficaz posible, tratando de evitar o ha sido considerado ni percibido como especialmente
minimizar los accidentes y las enfermedades laborales. dañino para la salud de los trabajadores, existen
Para conseguir sus objetivos, la ergonomía estudia una serie de peligros para la salud de las personas
el espacio físico del trabajo y circunstancias como el que trabajan en ellas como: circulación sanguínea
ambiente térmico, los ruidos, el desgaste energético y, deficiente, especialmente de las piernas, por estar
en general, todo lo que pueda en poner en peligro el sentado durante mucho tiempo, problemas oculares
equilibrio psicológico y la salud del trabajador, siendo por la exposición al computador o fatiga mental
uno de los factores más influyentes las conocidas producto de los trabajos repetitivos realizados durante
como posturas de trabajo. muchas horas al día.
De no corregirse estos problemas, pueden llegar a
LAS POSTURAS MÁS SEGURAS EN EL TRABAJO
provocar una serie de patologías y consecuencias
Cada tipo de actividad, requiere de una serie de
negativas sobre la salud y bienestar de las personas,
recomendaciones en relación a las posturas más
siendo las principales:
idóneas para evitar lesiones y enfermedades.
Lesiones músculo-esqueléticas en hombros,
TRABAJO EN OFICINAS cuello, manos y muñecas.
Mantener la espalda recta y apoyada al respaldo Problemas circulatorios.
de la silla. Problemas de columna, que pueden llegar a
Nivelar la mesa a la altura de los codos. convertirse en graves y crónicos.
Adecuar la altura de la silla al tipo de actividad. Síndrome de túnel carpiano.
Cambiar de posición y alternarla con otras Dolores de cuellos y espalda.
posturas. Dolores de cabezas episódicos o crónicos.
Asegurarse de que el monitor este al mismo Molestias o dolores en hombros y piernas.
nivel de sus ojos para evitar tensar el cuello
excesivamente. Problemas visuales.

Situar el teclado al mismo nivel de los codos

y levemente inclinado p ara mantener relajadas
las muñeca

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 27

 Normas y Reglas de Seguridad en la
Oficina

Sabías qué..? Estas son los principales medidas y consejos para

evitar lesiones y enfermedades relacionadas con el
trabajo en la oficina:
En Chile existe la Ley Nº16.744,
la cual opera como un seguro Utilizar muebles y equipos de oficina fabricados
social obligatorio de cargo con los últimos avances y aplicaciones a nivel
del empleador y que cubre los ergonómico:
accidentes por causa o con
ocasión del trabajo. Asimismo, Mesas con la forma y dimensiones adecuadas.
cubre las enfermedades
provocadas de manera directa o Sillas regulables.
por el ejercicio de la profesión o
trabajo Puntos de luz (lámpara de mesa, fluorescentes…)
que iluminen adecuadamente sin provocar
Objetivos de la ley. destellos

Prevenir: Con el propósito de Pantallas de computadores regulables y con el

evitar que ocurra el accidente brillo y contraste preciso, etc.
o se contraiga la enfermedad
profesional.
Las vías de acceso y los pasos a los puestos
siempre deben estar libres de obstáculos.
Otorgar atención médica: Para
No dejar abiertos los cajones u otros elementos
restituir al trabajador, en lo
posible, toda su capacidad de
del mobiliario con el fin de evitar golpes y
trabajo. accidentes.
No emplear «extensiones» que conecten varios
Otorgar las prestaciones
económicas: Para reparar la aparatos electrónicos. Un sobrecalentamiento
pérdida de la capacidad de puede producir su deterioro y posibilitar un
ganancia del trabajador. incendio.
No utilizar los aparatos eléctricos con las
manos húmedas o mojadas: existe peligro de
electrocución.

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28 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina

Descubre cómo crear la Oficina Ideal

En promedio una persona pasa más de la mitad de que este elemento ayuda a disminuir el ruido
su día en su lugar de trabajo, si este es el caso, y los ambiente.
empleados permanecen ocho horas en la oficina, por
último que ésta sea en la de sus sueños. Organización: El mantener una oficina ordenada
disminuye los niveles de estrés. Un escritorio
Una oficina ordenada, limpia y decorada a tu gusto debe tener solo los elementos que se ocupan a
tiene un efecto relajante para el cuerpo impulsando la diario. Evitar acumular papeles u objetos que no
creatividad. Este es un punto que deberían considerar aportan.
los empresarios, a la hora de armar las oficinas, si el
lugar del trabajo es el ideal, los trabajadores rendirán Decoración: Los elementos decorativos de una
mucho mejor. oficina deben ser acorde con la temática del
ambiente, por lo general, se recomienda una
Lo que deben analizar al comenzar a armar las oficinas planta decorativa. Los elementos vivos ayudan a
son los siguientes puntos: la relajación y el humor.
Equipamiento: Antes de comprar cualquier Los colores, son importante porque son los que
mueble, se debe recordar que la oficina es un lugar generan reacciones físicas y emocionales. Las
donde se busca rapidez y eficiencia, por esto, hay paredes deben ser pintadas de colores claros como
que pensar si los equipos a comprar son realmente blancos, grises o marfil.
los que se necesitan. Siempre se debe priorizar el
espacio y comodidad. Un equipamiento básico, Si tu oficina es de espacio reducido, utiliza la técnica
consiste en un escritorio, teléfono, computadora, de pintar una pared de un color distinto y más intenso,
una silla cómoda y unos archivadores. esto ayudará a otorgar amplitud.

Iluminación: Esencial para rendir de buena Y recuerda que los muebles deben ser comprados
manera en el trabajo. De preferencia, una oficina acorde a las medidas de la oficina, no es la idea
debería estar en un ambiente con ventanas y por que las sillas o escritorio sean gigantes, para el
donde entra bastante luz solar. espacio reducido. Siguiendo estos consejos se
logrará conseguir una oficina de ideal para que los
Privacidad: Es imposible que alguien pueda trabajadores rindan y cumplan a cabalidad con sus
rendir de buena manera en un espacio con ruido labores.
e interrupciones. Al colocar una oficina este
factor debe estar dentro de las prioridades, se
debe elegir un lugar que cuente con puertas, ya

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 29

 Trabajemos
en duplas
En Busca de la
Oficina Perfecta Trabajo en Duplas con Nota Sumativa

La oficina debe contribuir a la

OBJETIVO: Identifica los implementos necesarios que
productividad y bienestar de los
componen una oficina ideal:
empleados. Pero ¿cómo sería un
lugar de trabajo perfecto? De - Mobiliario
acuerdo con las afirmaciones de
científicos y diseñadores, estos - Equipos
son los elementos que deberían - Decoración
estar presentes en cualquier
oficina: - Iluminación

Ventanas ACTIVIDAD: Diseña una OFICINA IDEAL, utilizando

Luz natural equipos computacionales y recursos
visuales de la web.
Plantas
Paneles contra el ruido
DISEÑO DE PÁGINA
Espacio personalizado
Colorido
- Diseño de página hoja carta
Decoración - Márgenes 02 centímetros
Mobiliario adecuado - Orientación del papel Horizontal
Equipamiento
- Borde de página
- Copiar y pegar imágenes
- Movilidad de imágenes (botón derecho ajuste de
texto cuadrado)

ASPECTOS A EVALUAR: (a través de una pauta de

cotejo)
-
Correcta aplicación de contenidos e
imágenes
-
Creatividad
- Trabajo en clases
- Orden y limpieza del trabajo y entorno

SE ADJUNTA MODELO DEL TRABAJO SOLICITADO

30 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina

Mi oficina ideal

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 31

 Aprendamos

Solicitud de Materiales y Útiles de Oficina

Los materiales de trabajo son importantes a la hora de completar nuestras labores. Papeles, tinta, lápices, e
incluso muebles se necesitan para que todo esté a la perfección.
Lo importante al momento de adquirir los materiales para tu lugar de trabajo, es que hagas un catastro de lo
que ya tienes, y luego determines lo que vas a comprar.
De ese modo no gastarás de más en cosas que ya posees, y puedes invertir ese dinero en cosas que necesitas.
También debes determinar cuál será tu presupuesto, y cotizar en varios lugares a fin de comparar los valores, y
comprar donde más conviene.
En la web es muy fácil ubicar los materiales, pues están bastante ordenados, y es fácil de navegar y comprarlos
online. Un gran alivio si no hay tiempo de salir de la oficina.

Pasos a Seguir en un Proceso de Compras

1. Se recibe la solicitud: ¿Qué se necesita? ¿Cuántas unidades? ¿Cuándo debe estar disponible? ¿Existe en
inventario?
2. Análisis de los proveedores aprobados/búsqueda de nuevos
3. Análisis de cotizaciones
4. Emisión de Orden de Compra
5. Seguimiento del pedido
6. Recepción de la mercadería.
7. Término de la transacción, registro de inventario, gestiones de pago.

32 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina

 Carta de Solicitud de Cotización
La carta de solicitud de cotización es un documento que emplean las empresas para elegir una compañía para
comprar productos y materiales e incluso servicios, después de examinar las cotizaciones recibidas.
Este tipo de carta de solicitud deberá ser lo más precisa posible donde la empresa compradora establece la
petición de oferta más detallada.
También se pueden utilizar formularios para requerir insumos y materiales de oficinas.

Ejemplo de Carta Petición de Insumos

SOCIEDAD COMERCIAL ALFA

SANTIAGO

SANTIAGO, noviembre 22 de 2016.

SEÑORES
SUMINISTROS DIMARC
PRESENTE

Distinguidos señores:
En esta ocasión nos interesarían los siguientes productos y cantidades:

- 15 resmas de papel blanco tamaño oficio marca Torre

- 3 cajas de corchetes 26/6
- 1 caja de lápices de 25 unidades marca Bic de color azul
- 1 paquete de 100 hojas de papel azul claro tamaño carta

Solicitamos nos envíen, lo más pronto posible, el precio total del pedido desglo-
sado para confirmarlo.

Saluda Atte. A Ud.

JUAN GÓMEZ DÍAZ

ENCARGADO DE ADQUISICIONES

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 33

Ejemplo Formato Solicitud de Insumos

Solicitud de Rebastecimiento de Insumos

Folio: Fecha:
Nombre de quien lo Solicita:
Departamento de donde se Solicita:

Descripción del
Cantidad Producto Marca Precio Total
producto

Firma de Recibido:

34 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina

Tríptico

Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina 35

 Bibliografía
http://www.aguaeden.es

http://www.mutuabalear.es

http://universitarios.cl/2013/05/27/las-mejores-empresas-pa-
ra-pedir-insumos-a-tu-oficina/

http://mexico.smetoolkit.org/mexico/es/content/es/435/Gesti%-
C3%B3n-de-Materialeshttp://www.milejemplos.com/cartas/mo-
delo-de-solicitud-de-cotizacion.htmlwww.ehowenespanol.com ›

http://www.quecursar.com

http://www.elnortedecastilla.es

www.achs.cl

36 Módulo Organización y Métodos de Trabajo en la Oficina