TAREA 7

ITEM I: Dentro de los contenidos de la semana 7 se nombraron tres tipos de sistemas de tecnología de la información:
sistemas a la medida, ERP y sistemas web-based. Para cada uno de estos sistemas nombre un ejemplo e investíguelo a
través de internet, comentando de qué se trata el sistema, sus características, sus ventajas, sus principales usuarios,
etc.

Sistemas a la medida

Este servicio consiste en el desarrollo de aplicaciones a la medida. Como el desarrollo desde cero es muy costoso,
muchas empresas utilizan plataformas como .NET, Java EE, Nodejs, y bajo esa base se proponen software adaptados y
alineados a las necesidades del negocio y con un exigente control de la calidad del software utilizando metodologías
ágiles y maleables.

Se abarca todo el proceso desde la consultoría previa al mantenimiento evolutivo del sistema, pasando por las etapas de
diseño y arquitectura, desarrollo, prueba, control de calidad, puesta en marcha y posterior soporte. Se utilizan las
últimas tecnologías, las que más se adaptan a cada proyecto, empresa y cliente. En el desarrollo de un sistema a medida,
siempre se realiza una primera etapa de análisis, en la cual se estudian los procesos de la empresa, se determina como
intervendrá el nuevo sistema en estos procesos y siempre es un muy buen momento para repensar los procesos y mejorarlos.
Es el software el que se adapta a la empresa.

Las ventajas de un sistema a medida, es la reducción de gastos, si bien, el costo inicial de adquisición de programas de
software a medida, especialmente para las grandes empresas, puede ser más elevado, lo cierto es que después de que el
software está en funcionamiento, el coste de mantener las operaciones comerciales se reduce significativamente y durante un
largo período, lo cual conduce a ahorros que finalmente se traducen en beneficios no sólo monetarios, sino que también en
tiempo. En cuestión de segundos o minutos, realizan procesos que podrían haber durado semanas o meses manualmente, al
resolver los problemas de una manera más rápida y eficiente, el negocio puede llegar a aumentar su producción y optimizar
los ingresos. Dado que estos programas rara vez cometen errores se consideran fiables y consistentes a la hora de producir
resultados.

Finalmente, los programas de software a medida que se desarrollen cumpliendo los estándares de programación, pueden ser
muy fáciles de mantener y actualizar. Un código bien escrito y documentado debe ser fácil de modificar.

ERP: SAP

El sistema SAP, o System, Applications, Products in Data Processing, es un sistema informático utilizado por compañías
para la administración de recursos humanos, financieros-contables, productivos, logísticos y más. SAP es un ERP muy
común en las empresas actuales que lo utilizan para gestionar de forma más exitosa todas las fases de sus negocios.

La función principal de SAP es ayudar al usuario con las diferentes tareas administrativas que tiene a cargo y, mediante
el funcionamiento interno, instaurar un entorno integrado que permite aumentar la eficiencia de los diferentes usuarios
y de la empresa en sí misma al contar con información actual y en línea.

El ERP de SAP cuenta con tres versiones diferentes: SAP ERP 6.0 – previamente R/3 – All-In-One (A1) y Business One (B1).
SAP ERP 6.0 es la versión diseñada para empresas multinacionales, como las listadas en la lista de “Fortune 500”; esto se
debe tanto por la complejidad de la solución, como el costo asociado a esta, las otras dos versiones son para medianas y
pequeñas empresas.
Lo que hace SAP es establecer e integrar el sistema productivo de la empresa, cubre todas las necesidades de la gestión
empresarial en torno a administración de negocios, sistemas contables, manejo de finanzas, contabilidad,
administración de operaciones y planes de marketing, logística, entre otros. ¿Cómo logra esto? Proporcionando
productos y servicios de software para la solución de problemas que surgen producto del entorno competitivo a nivel
mundial: satisfacción de clientes, innovación tecnológica, procesos de calidad y mejora continua, cumplimiento de
normativa legal, etc. Cada departamento maneja su modulo como si fuera único, ya que se ajustan a cada uno, sin
embargo, todos se reflejan en conjunto en la base de datos que existe en común, donde se puede visualizar la situación
de la empresa en tiempo real, mediante gráficos e informes.

Web-based: Outlook 365

Outlook es un software incluido en el paquete de Office 365, el cual fue creado para trabajar en “la nube” y que permite
el acceso online a programas Office como Word, Excel o Power Point. Hoy en día es imprescindible tener un correo
electrónico formal para todas las empresas, grandes o pequeñas, y gracias a Outlook se puede acceder y sincronizar el
correo de forma instantánea, sin importar desde o cómo se acceda a él: no sólo se puede acceder desde un computador,
sino que también desde el teléfono.

Outlook ofrece una variada red de herramientas, como el correo propiamente tal: ver y leer mensajes, pero también
archivar y ordenar por tema y etiquetar a las personas, además de enviar citas/reuniones con antelación. Mediante la
pestaña contactos, se pueden organizar y editar a los mismos y enlazarlos con redes sociales. Asimismo, funciona como
una agenda, donde se puede anotar tareas, marcarlas como efectuadas o por hacer.

La funcionalidad de Outlook es de 24 horas al día, los sietes días de la semana, englobada en una infraestructura que
ofrece seguridad total. Además, permite que cada empresa, sea grande o pequeña, pueda poner su dominio a sus
cuentas de correo.

ITEM II: La empresa Sinfonía S.A. es una empresa que lleva tan solo dos años en el mercado y es de tamaño pequeño,
de rubro confección de calzado infantil. El dueño de la empresa, desea incorporar sistemas de información a su
gestión, debido a que actualmente todo funciona sobre la marcha y no hay un orden establecido. Ante esto le
consulta a usted como contador auditor, que es lo necesario para incorporar un sistema de información a su gestión,
si existen etapas, si se debe diseñar a la medida o hay sistemas de mercado, etc. Se pide: Realice un informe formal al
dueño de la empresa, explicándole cuales son las actividades que deben realizarse para las etapas de diseño y
construcción de un sistema de información para su empresa, debe considerar en su elaboración que el dueño de la
empresa no es entendido en el tema y además se debe proponer un sistema adecuado al tamaño y rubro de la
empresa.

Un sistema de información, por definición, es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con un objetivo en
común. Permite que la información se pueda recopilar, administrar y manipular para que esté disponible y satisfaga las
necesidades de una organización para la toma de decisiones, por esta razón, es que es imperativo documentar y
administrar de forma metódica y eficiente la información disponible en Sinfonía S.A y mantener un input constante de
dicha información para utilizarla a futuro y que, al ser, necesaria, se encuentre inmediatamente disponible y ordenada.

Para organizar de mejor manera la información disponible es que se necesita ordenar la entrada de información,
sistematizando la toma los datos que se requieren. Seguido, se necesita almacenar de forma digital la información,
idealmente en línea y que considere inventarios de calzado y bajas en el mismo. Posteriormente, mediante un ERP que
procese a información se logrará transformar los datos en principio de información en información procesada para la
toma de decisiones.
Se recomienda altamente el uso de un ERP para el control de inventarios. Un ERP, Enterprise Resource Planning, es un
sistema de gestión de información que integra y automatiza recursos de la organización asociados con los aspectos
operativos o productivos de una empresa. Este sistema de gestión de información permite mejorar la toma de
decisiones en la organización al proyectar los recursos a través de módulos funcionales vinculados que utilizan la
arquitectura de un software que suministra el flujo de información. En este caso, al manejar en empresa los inventarios
con un ERP se busca mejoras en los procesos comercial y contable ya que este tipo de sistemas integran los procesos
que se pueden llevar a cabo dentro de un negocio creando un canal donde fluye de manera automática la información
de cada área y proceso del negocio. ¿Sabe el periodo de tiempo en que estarán almacenados los zapatos antes de ser
vendidos o cuándo se obtendrá de ganancias por esos productos? ¿Un inventario lleno es la receta para mantener a los
clientes contentos? Al momento, no tenemos respuestas a estas preguntas.

Lo que se busca con esta administración de información es controlar las faltas y excesos de inventarios, por ejemplo, en
relación a modelos y tallas de calzado. Gestionar las salidas de stock, se sabrá de forma inmediata qué tallas y qué
modelos de zapatos han sido vendidos y si se está falto de stock se pueden solicitar a proveedores pedidos de forma
inmediata. Asimismo, gracias a este ERP se podrá efectuar un seguimiento efectivo y gestión de las compras con el
objetivo de determinar los niveles de gasto que se manejan en la empresa, optimizando el flujo de mercancía y
existencias. Esto no sólo impactará en inventarios y por ende en contabilidad, sino que las otras de la empresa (ventas,
producción, distribución, cobranza, entre otras), las cuales, mejorarán su ritmo de trabajo al tener información
actualizada y real por parte de inventarios. Al estar la información en línea, el ERP gestiona y arroja información en
tiempo real, compartiendo los datos que se les pide en el momento que se desee. Este punto, es uno de los más
importantes, ya que, se podrá obtener tendencias financieras, lo que permite la obtención rápida de informes en el
momento que se necesiten, haciendo más fácil la tarea de toma de decisiones, ya que, éstas estarán basadas en
información oportuna y correcta.

Se recomienda también, la compra de un producto genérico de control de inventario que ya exista en el mercado, dado
que se cuenta con casos probados de éxito en su uso y debido a que su costo es accesible por la compañía, sin caer en
valores inalcanzables por Sinfonía S.A. , considerando que es una pequeña empresa.