Cedoca

MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA
VICEMIMISTERIO DE MEDIO AMBIENTE, BIODIVERSIDAD, CAMBIOS

CLIMÁTICOS Y DE GESTION Y DESARROLLO FORESTAL
DIRECCIÓN GENERAL DE MEDIO AMBIENTE Y CAMBIOS CLIMÁTICOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Y
REGLAMENTO ESPECÍFICO
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE CALIDAD AMBIENTAL
CEDOCA
Aprobado por: Resolución Ministerial Nº 285 de 15 de octubre de 2010
LA PAZ – BOLIVIA
2010
REGLAMENTO ESPECIFICO DEL SISTEMA
DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Estado Plurinacional
de Bolivia
ÍNDICE DE CONTENIDO
PRIMERA PARTE
CAPÍTULO I POLÍTICAS DOCUMENTALES
1.1. Marco Legal………………………………………………….. 7

1.2. Marco conceptual……………………………………………. 8
1.3. Misión………………………………….…………………...... 8
1.4. Visión……...……….....……………………………………... 9
1.5. Valores……………………………………………………….. 9
1.6. Estrategia…………………………………………….………. 9
1.7. Objetivos……………………………………………………... 9
1.8. Políticas……………………………………………………… 10
CAPÍTULO II CARACTERÍSTICAS DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN
2.1. Tipología y Estructura……………………..……………… 12

2.2. Fondo Documental………………………….….…………. 13
2.2.1. Archivo Ambiental…………………….….………….. 13
2.2.2. Archivo de Gestión de la DGMACC....………..……. 13
2.2.3. Biblioteca Especializada..................…………..……... 14
2.3. Infraestructura y Áreas……………………………..……….. 14
2.3.1. Área de Depósitos……………………………………. 14
2.3.2. Área de Servicios Internos…………………………… 16
2.3.3. Área de Servicio al Público o Sala de Lectura……….. 16
CAPÍTULO III PROCESOS TÉCNICOS
3.1. Archivo Ambiental…………………………..……………… 18

3.1.1. Recepción de Documentos…………………………. 18
3.1.2. Clasificación Archivística....…………………………. 19
3.1.3. Catalogación o Registro Automatizado........................ 21
3.1.4. Almacenamiento o Archivo de Documentos................ 21
3.2. Archivo de Gestión................................................................ 25
3.2.1. Aplicación de Principios Archivísticos......…..……… 25
3.2.2. Recepción............................................………………. 26
3.2.3. Ordenamiento Físico………………………………….. 26
3.2.4. Transferencia………………………………..………... 26
3.3. Biblioteca Especializada…………………………………….. 29
3.3.1. Selección y Adquisición……………..………………. 29
3.3.2. Preparación Física……………………………………. 30
3.3.3. Clasificación Bibliográfica..…………………..…….... 30
3.3.4. Catalogación o Registro en Base de Datos……..….... 31
3.3.5. Almacenamiento……………………………………… 32
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y REGLAMENTO ESPECÍFICO CEDOCA

MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA Página 2
de Bolivia
CAPÍTULO IV SERVICIOS Y DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN
4.1. Destinatarios de la Información............................................ 36

4.1.1. Usuarios Internos……………………………………. 36
4.1.2. Usuarios Externos…………………………………… 36
4.2. Préstamo en Sala…………...……………………………….. 36
4.3. Préstamo a Domicilio……………………………………..... 37
4.4. Servicio de Referencia…………………………………….. 37
4.5. Diseminación Selectiva………………………………….… 38
4.6. Servicios en Línea……………………………………….… 38
4.7. Difusión…………………………………………………….. 38
CAPÍTULO V PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
5.1. Conservación de Documentos....…………………………... 40

5.2. Medidas de Prevención......................................................... 40
5.2.1. Infraestructura.........................................................… 40
5.2.2. Humedad y Temperatura............................................ 41
5.2.3. Luz.............................................................................. 41
5.2.4. Otros Factores............................................................ 42
5.3. Restauración..............………………………………..……… 42
5.4. Medidas de Seguridad y Recomendaciones Técnicas............ 43
SEGUNDA PARTE
CAPÍTULO I NATURALEZA Y FUNCIONES
Artículo 1. Naturaleza del CEDOCA…………………….…....….. 46

Artículo 2. Funciones del CEDOCA…………………….….....….. 46
CAPÍTULO II POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS
Artículo 3. Dependencia administrativa…….………………..…… 47

Artículo 4. Órganos de administración…………………..…..……. 47
Artículo 5. Organización interna del CEDOCA………………..…. 47
Artículo 6. Nivel de decisión…………………………………..….. 47
Artículo 7. Nivel ejecutivo……………………………………..….. 48
Artículo 8. Nivel técnico………………………………………..…. 48
CAPÍTULO III PROCESOS TÉCNICOS
Artículo 9. Procesos técnicos del CEDOCA……………..……….. 48

Artículo 10. Asignación de códigos……………………………..… 48
Artículo 11. Clasificación y catalogación……………………….… 49

de Bolivia
Artículo 12. Registro en base de datos……………………………. 49

Artículo 13. Archivo y almacenamiento……………………….….. 49
CAPÍTULO IV INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO
Artículo 14. Infraestructura…………………………………..……. 49

Artículo 15. Mobiliario y servicios…………………………….….. 50
Artículo 16. Seguridad………………………………………….…. 50
CAPÍTULO V RECURSOS HUMANOS
Artículo 17. Personal del CEDOCA…………………………….… 50

Artículo 18. Perfil del Responsable del CEDOCA…………..……. 50
Artículo 19. Perfil de los técnicos del CEDOCA……………….… 51
Artículo 20. Funciones del Responsable…………………………... 51
Artículo 21. Funciones de los técnicos……………………….…… 52
Artículo 22. Personal voluntario y eventual………………………. 52
Artículo 23. Capacitación……………………………………….… 52
CAPÍTULO VI USUARIOS Y SERVICIOS
Artículo 24. Usuarios…………………………………………..….. 53

Artículo 25. Capacitación……………………………………….… 54
Artículo 26. Préstamos en sala………………………………….…. 54
Artículo 27. Préstamos a oficina……………………………….….. 55
Artículo 28. Préstamos a domicilio…………………………….….. 55
Artículo 29. Requisitos para préstamos..……………………….…. 57
Artículo 30. Horario de atención………………………………….. 58
ANEXOS
Anexo I. Glosario técnico………………………………………… 59

Anexo II. Formulario de préstamo para Usuarios Internos………. 71
Anexo III. Formulario de préstamo para Usuarios Externos……… 72
Anexo IV. Modelo de Formulario de Transferencia……………… 73
_____________

de Bolivia
PRIMERA PARTE

de Bolivia
CAPÍTULO I
POLÍTICAS DOCUMENTALES

de Bolivia
1.1. Marco Legal
El artículo 21.6 de la Constitución Política del Estado Plurinacional, dice:

“Las bolivianas y los bolivianos tienen (…) derecho (…) a acceder a la
información, interpretarla, analizarla y comunicarla libremente, de manera
individual o colectiva”.
Específicamente, en el ámbito que compete al MMAyA, en el artículo 343, se

menciona: “La población tiene derecho a la participación en la gestión
ambiental, a ser consultado e informado previamente sobre decisiones que
pudieran afectar a la calidad del medio ambiente.”
El Decreto Supremo No. 28168, regula también el acceso a la información, y

en su artículo 4, enuncia como un derecho el acceso a la información, como
presupuesto para el ejercicio de la ciudadanía y de la democracia.
La Ley 1333 en su Título X, Capítulo I, De la participación ciudadana,

Artículo 92, enuncia que toda persona, ya sea individual o colectiva, tiene el
derecho a participar en la gestión ambiental, y adicionalmente el deber de
intervenir en la comunidad para la defensa o conservación del medio
ambiente.
El capítulo IV en su Artículo 15, dispone la creación del Sistema Nacional de

Información Ambiental. El CEDOCA forma parte de este Sistema por ser el
centro de recuperación y sistematización de documentación física y por
formar parte de la estructura de la Dirección General de Medio Ambiente y
Cambios Climáticos que, a la vez, es la Instancia Ambiental Competente.
Otras disposiciones legales que guardan relación con la gestión documental,

son las siguientes:
 LEY 1883. Crea el Archivo Nacional de Bolivia.

 DECRETO 5758. Sobre la transferencia de documentación pública con
más de 35 años al Archivo Nacional.
de Bolivia
 DECRETO SUPREMO No. 22144. Declara de máxima utilidad y

necesidad nacionales todas las documentaciones públicas. Define las
documentaciones activas, inactivas y de valor permanente.
 DECRETO SUPREMO No. 22145. Declara de utilidad y necesidad
nacionales las documentaciones inactivas.
 DECRETO SUPREMO No. 22146. Crea el Repositorio Intermedio
Nacional para las documentaciones inactivas públicas.
 ANEXO DEL DECRETO SUPREMO No. 23934. Contiene el
"Reglamento Común de Procedimientos Administrativos y de
Comunicación de los Ministerios (RCP)" que tiene que ver con el
manejo de la documentación en las diferentes instituciones públicas.
1.2. Marco Conceptual
Los conceptos empleados en el presente Manual corresponden al ámbito las

Ciencias de la Información, con mayor especificidad a las siguientes
disciplinas: ARCHIVÍSTICA, ARCHIVOLOGÍA, ARCHIVONOMÍA,
BIBLIOTECOLOGÍA y BIBLIOTECONOMÍA.1
Con referencia a la categoría y tipos documentales que forman parte de las

series y subseries se emplea terminología ambiental establecida en la Ley de
Medio Ambiente y sus Reglamentos.
El conjunto de conceptos forman parte del lenguaje utilizado en cada uno de

los procesos técnicos que se aplican diariamente en el CEDOCA.
Con la finalidad de esclarecer cada uno de los conceptos mencionados se

incluye en Anexos un Glosario de Términos Técnicos.
1.3. Misión
El Centro de Documentación de Calidad Ambiental, CEDOCA, es una
Unidad de Información especializada en Medio Ambiente y ofrece servicios a
funcionarios del Viceministerio de Medio Ambiente, Biodiversidad, Cambios
1 Véase GlosarioTécnico

de Bolivia
Climáticos y de Gestión y Desarrollo Forestales y, por extensión, a

funcionarios del MMAyA y población plurinacional en general.
1.4. Visión
Convertirse en un Centro de Documentación por excelencia, que recupere,

analice, sistematice y difunda información especializada en Medio Ambiente,
como parte del Sistema Nacional de Información y en coincidencia con las
políticas de información del Ministerio de Medio Ambiente y Agua.
1.5. Valores
Las actividades del CEDOCA serán realizadas en base a los siguientes

valores: vocación de servicio, trabajo interdisciplinario, rigurosidad técnica,
objetividad en la identificación y difusión de información, con la finalidad
de fortalecer los intereses colectivos tanto de la Dirección General de Medio
Ambiente y Cambios Climáticos como del Viceministerio de Medio
Ambiente, Biodiversidad, Cambios Climáticos y de Gestión y Desarrollo
Forestal.
1.6. Estrategia
El CEDOCA se consolidará como un Centro de sistematización y

almacenamiento físico de documentos que corresponden a las Actividades,
Obras y Proyectos, en el marco del Sistema Nacional de Información
Ambiental. Formará un equipo de trabajo comprometido con las políticas de
información instituidas en la Constitución Política del Estado Plurinacional y
las Políticas de Información emanadas del Ministerio de Medio Ambiente y
Agua.
1.7. Objetivos
 General
Identificar, sistematizar, difundir y proporcionar a técnicos,

investigadores, instituciones, organizaciones sociales y ciudadanía
en general, información especializada en calidad ambiental, útil para
la toma de decisiones.

de Bolivia
 Específicos
 Desarrollar el CEDOCA con los criterios calidad de información
ambiental
 Formar un fondo documental especializado en calidad ambiental
 Determinar procesos que permitan un acceso rápido y preciso a
la información ambiental.
 Difundir información especializada aprovechando los recursos de
la nueva tecnología.
1.8. Políticas
Por regla, el Centro de Documentación de Calidad Ambiental, CEDOCA,

ofrecerá servicios en el marco de la nueva Constitución Política del Estado
Plurinacional, facilitando el acceso a la información especializada, tanto a
usuarios internos como a usuarios externos.

de Bolivia
CAPÍTULO II
CARACTERÍSTICAS DE LA UNIDAD DE
INFORMACIÓN

de Bolivia
2.1. Tipología y Estructura
La Bibliotecología y las Ciencias Archivísticas clasifican las Unidades de

Información en una serie de categorías, de acuerdo a las características de
sus fondos documentales y servicios. Entre estas categorías se encuentran:
Archivos, Museos, Bibliotecas, Hemerotecas, Cinematecas, Centros de
Documentación, etc.2
Por las características del principal fondo documental, el CEDOCA debería

ser considerado un Archivo. La documentación ambiental se genera de una
manera natural, producto del trabajo que se realiza en la Dirección General
de Medio Ambiente y Cambios Climáticos, de acuerdo a sus funciones y
atribuciones derivadas de las normas de organización del Estado. Sin
embargo, además de este fondo, se encuentran la documentación inactiva y
semiactiva de la DGMACC y el fondo documental de la Biblioteca
especializada.
Por otro lado, los procesos que se aplican para la organización documental y
la recuperación de información son propios de un Centro de Documentación.
Existe un sistema de Bases de Datos, un registro individualizado de los
documentos e información especializada publicada en la Página WEB.
Dada esta peculiaridad, independientemente de las Características del

Archivo Ambiental, se puede definir al CEDOCA como un Centro de
Documentación. Los fundamentos se resumen en los siguientes puntos:
 Almacena, procesa y difunde información especializada.

 En el procesamiento documental, utilizada tecnología moderna.
 Dispone y ofrece servicios de información actualizada.
 Publica información ambiental en la Internet.
2 Véase Glosario Técnico

de Bolivia
2.2. Fondo Documental
El CEDOCA, por las características de la documentación, se divide en tres

áreas claramente definidas: ARCHIVO AMBIENTAL, ARCHIVO DE
GESTIÓN DE LA DGMACC y BIBLIOTECA ESPECILAIZADA.
2.2.1. Archivo Ambiental
El archivo de documentación ambiental es el núcleo de información del

CEDOCA. La documentación es producto de las funciones que cumplen el
VMA y la DGMACC como Instancia y Autoridad Nacionales Competentes,
respectivamente. Este fondo está constituido por los documentos de las
Actividades, Obras o Proyectos (AOP´s) de diferentes empresas e
instituciones que tramitan su Licencia Ambiental ante la Autoridad
Ambiental Competente.
Existen las siguientes categorías documentales:3
FA: Ficha Ambiental

EEIA: Estudio de Evaluación de Impacto Ambiental
MA: Manifiesto Ambiental
PPM-PASA: Programa de Prevención y Mitigación – Plan de Adecuación y
Seguimiento Ambiental
LASP: Licencia Ambiental para Sustancias Peligrosas
MOA-DIA: Monitoreo Ambiental a la Declaratoria de Impacto Ambiental
MOA - CD: Monitoreo Ambiental al Certificado de Dispensación
ALBA: Documentos referidos a Auditoría de Línea Base Ambiental
AA: Documentos de Auditoría Ambiental
2.2.2. Archivo de Gestión de la DGMACC
El Archivo de Gestión constituye la documentación recibida de la Dirección

General de Medio Ambiente y Cambios Climáticos y forman parte de la
misma las siguientes subseries: ARCHIVO DE NOTAS, ARCHIVO DE
3 Cf. Capítulo II, Artículo 4º del Decreto 24176

de Bolivia
ACTIVIDADES, ARCHIVO DE INFORMES y toda la documentación

semiactiva de la DGMACC.
2.2.3. Biblioteca Especializada
La Biblioteca del CEDOCA está especializada en Medio Ambiente y

selecciona, almacena, sistematiza y difunde información en diferentes
soportes de información y diferentes formatos de documentos:
 Impresos: Libros, folletos, cartillas, publicaciones periódicas,

impresos en general.
 Documentos digitales: DVD, CD, Discket, documentos

digitalizados en general.
2.3. Infraestructura y Áreas
Un Centro de Documentación o cualquier unidad de información presentan en

su estructura física 3 áreas diferenciadas, las mismas que también deben
estructurarse en el CEDOCA:
a) Área de Depósitos
b) Área de Servicios Internos
c) Área de Servicio al Público
2.3.1. Área de Depósitos
Es la parte fundamental del Archivo destinado al almacenamiento de los

documentos. Se deben tomar en cuenta 3 sub áreas de depósito:
 Depósito 1: Archivo Ambiental

 Depósito 2: Archivo semiactivo de Gestión
 Depósito 3: Biblioteca especializada

de Bolivia
Las dimensiones del depósito deben guardar relación con volumen docu-
mental existente y el crecimiento previsible en un número prudencial de años.
Como medida orientativa, de acuerdo a parámetros de la UNESCO:
Una superficie útil de 100 m2 con una altura libre para estantes de 2,40
m puede albergar 600 ml de documentación en estantería de 7 baldas.
Para darle mayor funcionalidad, facilitar los tratamientos localizados de

fumigación y razones de seguridad, se recomienda que:
El área de depósito debe dividirse en dimensiones no superiores a 200 m 2, ni

inferiores a 150 m2
La altura del techo permitirá alcanzar los libros o documentos colocados en el

último estante sin el auxilio de escaleras de ningún tipo. Ello supone una
altura libre entre 2,30 y 2,50 m. Sin embargo, es importante adecuar las
necesidades técnicas al espacio disponible y debe existir flexibilidad en este
aspecto.
El depósito está destinado a albergar un peso estático considerable, suma del

correspondiente a la documentación, sus contenedores inmediatos y las
estanterías que las albergan. Es importante tomar en cuenta esta al hacer los
cálculos de cargas de cimentación y evitar riesgos de hundimientos.
Según la UNESCO, como cifras medias se pueden aceptar:
1000 kg/m.2 por planta de 2,50 m de altura, en el caso de la utilización de

estantería metálica tradicional
Otros Requisitos mínimos son:
 El espacio mínimo debe existir, entre un estante y otro es de 60 cm.

(Pasillos)
 La línea divisoria entre el depósito y las restantes áreas del Archivo

debe ser perfectamente nítida.

de Bolivia
 El piso debe ser de materiales de desgaste mínimo, de tipo continuo o

con el menor número de juntas. Son muy convenientes los materiales
plásticos.
 Es recomendable la instalación de un sistema de renovación de aire o la

instalación de extractores de aire.
2.3.2. Área de Servicios Internos
Subdividida en las siguientes áreas:
a) Recepción de Documentos. Es el lugar por donde ingresan los

documentos, los mismos que deben recibir un tratamiento previo, antes de
ingresar al depósito.
b) Clasificación, Ordenación e Inventario. Puede compartir el espacio

destinado a Recepción. Es el ambiente donde, una vez recibida y verificada la
documentación, se procede al ordenamiento y clasificación.
c) Procesos Automatizados. Ambiente destinado a instalar las computadoras

y al personal encargado de registro de información en base de datos.
2.3.3. Área de Servicio al Público o Sala de Lectura
Dividida en:
a) Mesas de Consulta. Destinada al servicio de información a usuarios. Son

mesas instaladas para la consulta de la documentación existente en las tres
áreas.
b) Terminales de Consulta. Al margen de las mesas para la consulta de

documentos se instalarán terminales para el acceso a las bases de datos y la
página WEB.
c) Recepción. Espacio accesible para la instalación del mostrador de consulta

para los usuarios. En este espacio se instalará el Referencista para atender
consultas y todos sus requerimientos de información.
de Bolivia
CAPÍTULO III
PROCESOS TÉCNICOS

de Bolivia
3.1. Archivo Ambiental
El Archivo Ambiental está conformado por los siguientes tipos de

documentos, de acuerdo a la categorización implantada por la Legislación
Ambiental vigente.4
FA: Ficha Ambiental

EEIA: Estudio de Evaluación de Impacto Ambiental
MA: Manifiesto Ambiental
PPM-PASA:Programa de Prevención y Mitigación – Plan de Aplicación y
Seguimiento Ambiental.
LASP: Licencia Ambiental para Sustancias Peligrosas
MOA-DIA: Monitoreo Ambiental a la Declaratoria de Impacto Ambiental
MOA-CD: Monitoreo Ambiental al Certificado de Dispensación
MOA-DAA: Monitoreo Ambiental a la Declaratoria de Adecuación
Ambiental
Estos documentos tienen un procedimiento específico para su

sistematización que va desde la recepción hasta el ordenamiento en
estantería.
3.1.1. Recepción de Documentos
El primer ingreso de los documentos ambientales al CEDOCA es para la

asignación del código que corresponde a la AOP (Actividad, Obra o
Proyecto) de acuerdo a la categoría documental. El sistema de codificación
se desarrolla en el acápite de clasificación. Una vez asignado el código se
registra el ingreso del documento en la base de datos y luego, dependiendo
del proveído de la Hoja de Ruta y el Área, se hace la entrega del mismo al
Técnico que corresponde.
Devueltos los documentos por las áreas técnicas, los mismos deben ingresar
al CEDOCA con las siguientes unidades documentales:
4 Cf. Capítulo II, Artículo 4º del Decreto 24176

de Bolivia
 Hoja de Ruta
 Documento Ambiental
 Nota de Procedencia
 Informe Técnico
 Nota de Respuesta
La recepción del documento debe cumplir con los siguientes pasos:
a) Verificación de las unidades documentales recibidas.

b) Si la documentación no está completa, se devuelve la
documentación a Secretaría de Dirección para su complementación
o análisis.
c) Si los documentos están completos, éstos son sellados con la fecha
de recepción que corresponde.
3.1.2. Clasificación Archivística
La clasificación consiste en agrupar los documentos por categorías y asignar

a cada una de las AOP´s un código alfanumérico, en primera instancia se
asigna el código que corresponde al Departamento, luego el código de
Sector, seguido de la categoría documental, que puede ser: FA, EEIA, MA,
PPM-PASA, LASP, MOA-DIA, MOA, MOA-DAA y MOA-CD. Este
código está precedido de un número correlativo, separado por un guion y a
continuación el número de ingreso que se identifica con una letra entre
paréntesis y finalmente los dos últimos dígitos de la gestión, ejemplo:
02 (13) FA-2345 (d) 08
Desglose:
02 Departamento de La Paz
(13) Área Multisector
FA Tipo de documento
2345 Número correlativo
(d) Cuarto ingreso
08 Gestión

de Bolivia
En conjunto, esta signatura hace el código de clasificación.
Los departamentos tendrán la siguiente codificación:

CÓDIGO DEPARTAMENTO
01 CHUQUISACA
02 LA PAZ
03 COCHABAMBA
04 ORURO
05 POTOSÍ
06 TARIJA
07 SANTA CRUZ
08 BENI
09 PANDO
10 MULTISECTOR
SECTORES
AGROPECUARIO = 01 SALUD Y SEGURIDAD SOCIAL = 08
• Agrícola • Infraestructura de Salud
• Pecuario • Planificación y Prevención Salud
• Silvicultura, Caza y Pesca • Seguridad Social
• Otros Salud Pública
EDUCACIÓN Y CULTURA = 09
MINERO = 02 • Infraestructura de Educación
• Educación Formal
• Educación no Formal
• Cultura
INDUSTRIA Y TURISMO = 03 SANEAMIENTO BÁSICO = 10
• Agroindustria • Agua Potable
• Industria Manufacturera • Alcantarillado
• Turismo • Agua Potable y Alcantarillado
• Eliminación de Desechos Sólidos
HIDROCARBUROS = 04 URBANISMO Y VIVIEDA = 11
ENERGÍA = 05 RECURSOS HÍDRICOS = 12

• Energía Eléctrica • Aprovechamiento de Recursos Hidricos
• Otros • Control de Agua y Erosión
TRANSPORTES = 06 MULTISECTORIAL = 13
• Caminero • Desarrollo Rural
• Ferroviario • Otros Multisectorial
• Aéreo
• Fluvial y Lacustre
COMUNICACIONES = 07
• Telecomunicaciones
• Servicio Postal

de Bolivia
El código de clasificación tiene doble función: primero, sirve para la

identificación de AOP y, segundo, para la ubicación del documento en la
estantería.
3.1.3. Catalogación o Registro Automatizado
La catalogación archivística es el proceso mediante el cual se describen los

documentos de acuerdo a su procedencia y su tipología documental. Esta
tarea se realiza en el CEDOCA utilizando el sistema de Bases de Datos.
Los datos mínimos que deben ser registrados son los siguientes:
 Código de Documento
 Fecha de ingreso
 No. de Hoja de Ruta
 Nombre de la Empresa
 Nombre de la AOP
 Sector
 Departamento
 Provincia
 Municipio
 Representante Legal
 Estado de trámite (Titulado u observado)
 Número o código de Licencia
 Fecha de otorgación de licencia
 Observaciones
Estos datos deben ser identificados en las AOP´s y luego registrados en la

base de datos para posteriormente proceder a su archivo.
3.1.4. Almacenamiento o Archivo de Documentos
El almacenamiento o archivo de documentos es el proceso mediante el cual

se instala la documentación en la estantería u otro mobiliario disponible para
este propósito.

de Bolivia
Una tarea previa al almacenamiento es la asignación de códigos a cada

unidad documental. Este código, en la medida que permita el formato
documental, debe ser visible.
Se archivarán los documentos en la estantería, de acuerdo a la jerarquía

asignada en la clasificación, es decir:
a) Departamento
b) Sector
c) Tipo de documento
d) Número correlativo
e) Número de ingreso
f) Gestión
En consecuencia, los documentos estarán organizados en primera instancia

por departamentos, dentro del departamento se ordenarán por sectores y
luego por tipos de documento.
Los documentos complementarios a la AOP, tales como: Hoja de Ruta,

Informe Técnico y correspondencia común formarán un expediente que
llevará el código de clasificación y se ordenará de acuerdo a este código.
Para el archivo de los documentos se utilizarán las siguientes unidades de

instalación:
 Archivadores de Palanca
 Cajas contenedoras
 Empastados
Los documentos con sus respectivas etiquetas se almacenarán en los estantes,

dependiendo de su formato, se podrán utilizar cajas contenedoras o
archivadores de palanca. Los expedientes serán instalados en archivadores de
palanca en forma temporal, para luego ser empastados, cuando se acumule
un número de 300 hojas.

de Bolivia
CEDOCA
ARCHIVO AMBIENTAL
CÓDIGO
C-AA- 01 NOMBRE DEL PROCESO
Procesos Técnicos Archivo Ambiental
OBJETIVO DEL PROCESO

Sistematizar la documentación correspondiente al Archivo Ambiental
NUMERO Y NOMBRE DE LAS OPERACIONES QUE COMPONEN EL PROCESO:
1. Ingreso de documentos
2. Recepción del documento
3. Clasificación de documentos
4. Registro en base de datos
5. Almacenamiento
INSUMOS QUE ALIMENTAN EL PROCESO
1. Actividades, Obras o Proyectos que ingresan al CEDOCA
2. Recepción de documentos
3. Clasificación de documentos
4. Almacenamiento
UNIDADES QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO.

1. Instituciones
2. VMABCCGDF
3. DGMACC
4. CEDOCA
5. Técnico DGMACC
UNIDAD RESPONSABLE DEL PROCESO
CEDOCA
SALIDAS QUE GENERA EL PROCESO
1. Documentos procesados y organizados temáticamente

2. Base de Datos con información disponible para consulta.

de Bolivia
FLUJOGRAMA 1
PROCESOS TÉCNICOS - ARCHIVO AMBIENTAL
INSTITUCIONES VMABCCGDF DGMACC CEDOCA TECNICO DGMACC
INICIO
Recepción de Recepción,
Análisis y
Remisión Recepción de documentación codificación y
procesamiento de
documentación documentación Ambiental y registro de
la documentación
Ambiental Ambiental derivación documentación
Ambiental
CEDOCA ambiental
Clasificación,
complementación
de información en
base de datos
Almacenamiento
de documentación
en estantería
Servicio de
Información a
usuarios Internos
y externos
FIN

de Bolivia
3.2. Archivo de Gestión
La documentación de gestión tiene como procedencia la Dirección del Área

y está conformada por las series de documentación activa, semiactiva e
inactiva.
3.2.1. Aplicación de Principios Archivísticos
Se tiene las siguientes series de documentos:
Archivo inactivo y semiactivo:

 Notas
 Informes
 Memorándum
Archivo activo:
 Asuntos
 Denuncias
 Correspondencia corriente
El primer grupo está conformado por documentos que se reciben anualmente

de la Dirección de Área y para su organización se deben aplicar los principios
de procedencia y orden original.5
Como regla general, el segundo grupo de documentos debe ser organizado por
asuntos y se debe habilitar expedientes para cada caso, excepto en la
correspondencia corriente que se puede organizar en forma correlativa o
cronológica.
5 El principio de procedencia señala que cada uno de los documentos debe conservarse en el fondo
documental al que naturalmente pertenece. El principio de orden original consiste en mantener el orden
interno de cada fondo, respetando la estructura que tuvo durante el servicio

de Bolivia
3.2.2. Recepción
La documentación correspondiente al Archivo Inactivo y Semiactivo debe

ser recibida mediante Acta de Transferencia, la misma que debe ser firmada
por la persona encargada de la entrega de la documentación y el encargado
de recepción del CEDOCA.
Al acta debe adjuntarse el formulario de transferencia (Véase Anexo) que

debe contener los siguientes datos:
 Procedencia
 Serie documental
 Descripción
 Fechas extremas
 Unidades de instalación
 Cantidad
3.2.3. Ordenamiento físico
Se respetará el orden original de procedencia. Significa que no se puede

alterar la organización original que se dio en la Unidad de donde proviene la
documentación.
3.2.4. Transferencia
Las transferencias de documentación se realizarán respetando los ciclos de

permanencia instituidos en la Legislación Nacional.
CEDOCA
ARCHIVO DE GESTIÓN
CÓDIGO
C-AG- 01 NOMBRE DEL PROCESO
Procesos Técnicos Archivo de Gestión
Sistematizar la documentación correspondiente al Archivo de Gestión DGMACC

de Bolivia
1. Ingreso de documentos
2. Verificación de documentos
3. Almacenamiento
1. Documentación semiactiva procedente de la DGMACC

2. Requerimientos de técnicos y funcionarios en general de la DGMACC
1. Técnicos DGMACC
2. DGMACC
3. CEDOCA
CEDOCA
Documentos organizados de acuerdo a procedencia

de Bolivia
FLUJOGRAMA 2
PROCESOS TÉCNICOS - ARCHIVO DE GESTIÓN
TÉ C N IC O S D G M A C C DGMACC CEDOCA
IN IC IO
R ecepción y derivación
R ecepción y
E laboración y rem isión de docum entos al
verificación de
de inform es y notas CEDOCA
docum entos
A lm acenam iento
de docum entación
en estantería
S ervicio de
Inform ación a
usuarios Internos
y externos
F IN

de Bolivia
3.3. Biblioteca Especializada
La biblioteca especializada del CEDOCA acopiará y sistematizará

información exclusivamente en el área de Medio Ambiente.
3.3.1. Selección y Adquisición
La Selección es el proceso mediante el cual se eligen documentos para los

servicios de información en una determinada Unidad de Información. Para
los servicios de información del CEDOCA se seleccionaran documentos en
todos los soportes y formatos disponibles tanto en el interior del Ministerio
como en otras instituciones que dispongan de material documental para
donación.
Existen cuatro formas de adquisición de documentos:
 Compra
 Donación
 Intercambio
 Remisión institucional o particular
Si en el mercado local existen documentos cuyo contenido es de gran

relevancia en el ámbito ambiental, es recomendable la adquisición mediante
la compra directa. Para enriquecer el fondo documental mediante este tipo de
adquisición el CEDOCA podrá generar sus propios recursos mediante el
servicio de fotocopias, previa Reglamentación por parte de la Dirección.
En caso de donaciones, se deben identificar instituciones que disponen de

material ambiental y realizar las gestiones que correspondan.
Existen unidades de información de especialidades afines con las cuales se

concretarán convenios interbibliotecarios6 que permitan intercambio de
información y servicios.
6 Convenios entre Unidades de Información que tienen el propósito de ofrecer mayores recursos de
información a los usuarios mediante intercambio de servicios y productos, tales como: índices catálogos,
listas especializadas, etc.

de Bolivia
La adquisición mediante la remisión directa de documentos se debe lograr a

través de un requerimiento oficial a las Unidades del Ministerio de Medio
Ambiente y Agua e instituciones externas productoras de documentación
ambiental.
3.3.2. Preparación Física
Es la tarea del sellado, etiquetado y anotación de la signatura topográfica

más los términos de indización.
Se aplicarán:
 Un sello que identifique al CEDOCA

 Un sello que identifique la fecha de registro
 Un sello que asigne el número de registro o inventario
Una vez que los libros estén clasificados y se cuente con las etiquetas se
pegarán las mismas en los lomos de los libros.
3.3.3. Clasificación bibliográfica
La Bibliotecología define a la clasificación de libros como el proceso

mediante el cual se aplica un determinado sistema para agrupar los
documentos en categorías temáticas y asignar a un texto impreso u otro
formato de información un código denominado signatura topográfica.7
El CEDOCA adoptará un sistema de clasificación especializado en Medio

Ambiente, basado en términos normalizados o palabras clave, es decir,
empleará un TESAURO. Para la individualización de los textos entre sus
similares temáticos se utilizará el sistema CUTTER. 8
La estructura de la signatura topográfica se lo describe en el siguiente

ejemplo:

de Bolivia
SIGNATURA TOPOGRÁFICA
355 Signatura de Clase

C561a Signatura Librística
t.1 Signatura Complementaria
Esta codificación se asignará a cada uno de los documentos procesados y se

imprimirá una etiqueta para pegar en el lomo de cada documento.
Al margen de la signatura topográfica se asignará a cada unidad documental

un número de registro o número inventario.
3.3.4. Catalogación y Registro en Base de Datos
La catalogación bibliográfica es el proceso mediante el cual se describe un

documento tomando como referencia sus características más relevantes.
En el CEDOCA se aplicarán las Reglas de Catalogación Angloamericanas 9

que son de uso Universal.
En este proceso de descripción se tomar en cuenta los siguientes datos:
 SIGNATURA
 AUTOR
 TÍTULO
 LUGAR DE EDICIÓN
 EDITORIAL
 AÑO DE EDICIÓN
 PÁGINAS
 DESCRIPTOR GENÉRICO
9 Las Reglas de Catalogación Angloamericanas son un conjunto de normas que se aplican a la descripción
bibliográfica. Normaliza la forma de registro de autores, títulos y demás datos descriptivos de un
determinado documento.

de Bolivia
 DESCRIPTOR ESPECÍFICO
 IDIOMA
 NÚMERO DE REGISTRO
 NOTAS
 SERIE
 DESCRIPTOR GEOGRAFICO
 RESUMEN DE CONTENIDO
La base de datos respetará esta estructura y el registro de información se

realizará tomando en cuenta las Reglas de catalogación mencionadas.
3.3.5. Almacenamiento
El almacenamiento consiste en ubicar los textos en la estantería de acuerdo a

la signatura topográfica. Para facilitar la estabilidad de la documentación y la
identificación de los códigos se utilizarán cajas contenedoras.
Para el almacenamiento de CD y DVD se emplearán archivadores especiales

diseñados para este fin. Otros formatos se almacenarán en cajas o
archivadores que se ajusten a estos requerimientos.
CEDOCA
BIBLIOTECA ESPECIALIZADA
CÓDIGO
C-B- 01 NOMBRE DEL PROCESO
Procesos Técnicos Biblioteca Especializada

Sistematizar la documentación correspondiente a la Biblioteca especializada
1. Requerimiento de documentos
2. Recepción
3. Clasificación

de Bolivia
1. Fondo documental bibliográfico

2. Requerimientos de información sistematizada
1. CEDOCA
2. DGMACC
3. INSTITUCIONES AMBIENTALES
1. Biblioteca especializada del CEDOCA
REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS
1. Registro de documentación bibliográficos
1. Libros procesados y organizados temáticamente

2. Base de Datos con información disponible para consulta.

de Bolivia
PROCESOS TÉCNICOS - BIBLIOTECA ESPECIALIZADA
CEDOCA DGMACC INSTITUCIONES AMBIENTALES
INICIO
Recepción de solicitud y Recepción y

Requerimiento de
remisión a instituciones atención de
textos ambientales
solicitud
Registro y Recepción y
preparación física derivación
Clasificación y
catalogación
Registro en base
de datos
Almacenamiento
de documentación
en estantería
Servicio de
Información a
usuarios Internos
y externos
FIN

Página 1 Página 1 Página 1

de Bolivia
CAPÍTULO IV
SERVICIOS Y DIFUSIÓN DE
INFORMACIÓN

de Bolivia
4.1. Destinatarios de la Información
El usuario y la satisfacción de sus necesidades de información, constituyen el

objetivo fundamental del CEDOCA. Las políticas sobre usuarios son el patrón
para todas las demás áreas de organización y funcionamiento.
Existen dos tipos de usuarios: usuarios internos y usuarios externos. Los

usuarios internos se dividen en: usuarios internos institucionales y usuarios
interno eventuales.
4.1.1. Usuarios Internos
Son usuarios internos institucionales todos los funcionarios y funcionarias de

la DGMACC: personal jerárquico, personal técnico, consultores, etc.
Son usuarios internos eventuales los funcionarios o las funcionarias que no

dependen de la DGMACC y que provienen de cualquier Unidad o Área del
Ministerio de Medio Ambiente y Agua. Véase Artículo 23 del Reglamento
Específico.
4.1.2. Usuarios Externos
Son usuarios externos los investigadores e investigadoras que provienen del

exterior del Ministerio de Medio Ambiente y Agua.
4.2. Préstamo en Sala
El servicio de préstamo de documentos en sala es el servicio de mayor

tradición en las Unidades de Información de todo el mundo. Los usuarios
internos y externos pueden acceder a la documentación tanto del Área de
Archivo Ambiental como de la Biblioteca Especializada.

de Bolivia
Para acceder a este servicio, los usuarios internos deben llenar el formulario
de consulta que está habilitado para este propósito (Véase Anexo). Los
usuarios externos, además del formulario deben presentar un documento de
identificación. Véase Artículo 26 del Reglamento Específico.
4.3. Préstamo a Domicilio
El servicio de préstamo a domicilio es exclusivamente para la

documentación de la Biblioteca con las excepciones señaladas en el Artículo
28 del Reglamento Específico.
Los usuarios internos para solicitar un texto deben llenar el formulario de

préstamo y concertar con el Encargado de la Biblioteca la fecha de
devolución, según lo estipulado en el Artículo 28 del Reglamento Específico.
Los usuarios externos para accede a un préstamo domiciliario deben llenar

el formulario correspondiente y dejar en garantía su Cédula de Identidad.
Véase Artículo 27 del Reglamento específico.
4.4. Servicio de Referencia
El Servicio de Referencia consiste en proporcionar al usuario datos

orientativos y relevantes que le permita ubicar la información que requiere.
El Referencista es un guía y tiene la obligación de atender los

requerimientos de información de lo usuarios internos y externos. Si la
información requerida no existe en el CEDOCA, debe proporcionar datos
sobre instituciones que podrían contar con la misma. El Servicio de
Referencia puede ser directo, vía telefónica o vía Email.
La atención a usuarios en sala en el CEDOCA estará a cargo de un

Referencista que tenga amplio conocimiento del fondo documental y de
Unidades de Información tanto locales como nacionales y,
fundamentalmente, debe ser un funcionario con vocación de servicio y
amplia capacidad de receptividad e interacción con los usuarios.
de Bolivia
4.5. Diseminación Selectiva
La diseminación selectiva de información “es un procedimiento mediante el

cual se suministra periódicamente a cada usuario o grupo de usuarios las
referencias de los documentos que corresponden a sus intereses
cognoscitivos”.
Mediante este servicio la Unidad de Información facilita al usuario el acceso

a la información sistematizada, son ejemplos de este servicio:
 Listas especializadas
 Catálogos
 Alertas bibliográficas
El CEDOCA debe elaborar anualmente una lista de las Licencias otorgadas

en la gestión, un resumen de las principales publicaciones ingresadas a la
Biblioteca y alertas semestrales.
4.6. Servicios en Línea
Son todos los recursos de información publicados en la página WEB para

consultas mediante la Internet.
Estarán disponibles en la página WEB las bases de datos del CEDOCA y se

podrá acceder a la misma sin ninguna restricción.
4.7. Difusión
La difusión de los servicios que ofrece el CEDOCA se realizarán mediante la

publicación de trípticos, afiches, folletos y todo tipo de eventos organizados
para la difusión de información ambiental.

de Bolivia
CAPÍTULO V
MEDIDAS DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL

de Bolivia
5.1. Conservación de Documentos
Desde el punto de vista documental se entiende por conservación el

mantenimiento de un documento en buenas condiciones físicas, a fin de que
el mismo pueda cumplir la función para el que fue creado. Dicha conser-
vación se consigue evitando el deterioro o reparándolo si ha sufrido algún
daño. En el primer caso se trata de la aplicación de métodos preventivos; en
el segundo, de un tratamiento directo del documento para de devolverle su
salud perdida por métodos curativos (restauración)
Prevención y restauración son dos términos y realidades inversamente

proporcionales y que forman parte de la conservación. El auge de uno supone
el decrecimiento del otro y es válido en el campo de la conservación
documental la frase aplicada a la conservación humana: "Más vale prevenir
que curar".
5.2. Medidas de Prevención
La prevención consiste en tomar todas las medidas necesarias que eviten un

deterioro acelerado de los documentos.
La conservación preventiva de documentos en papel depende del modo en

que se hallen protegidos de las múltiples causas degradantes. Dicha
protección incluye el local donde estos documentos se alojan, las
instalaciones interiores de los mismos, la protección física inmediata y los
controles ambientales.
5.2.1. Infraestructura
Para la instalación de una Unidad de Información se debe evitar una serie de

posibles lugares en razón a: riesgo de humedad del subsuelo, existencia de
de Bolivia
especies bibliófagas10, ocasionales torrenteras, al pie de elevaciones naturales

propensas a inundaciones, proximidad a lugares peligrosos por la existencia
de industrias contaminantes, potenciales objetivos de manifestantes, etc.
5.2.2. Humedad y Temperatura
La humedad relativa recomendable para la conservación de documentos es

de 50 a 60% y una temperatura que oscile entre 15 y 18 grados centígrados.
Para evitar el exceso de humedad se debe evitar el paso por interior del
depósito de cualquier tipo de conducción hidráulica como ser cañerías y las
paredes, techos y suelos preferentemente llevarán revestimientos
impermeables no susceptibles de oxidación.
5.2.3. Luz
Dos son los posibles tipos de iluminación artificial: incandescente y

fluorescente, cada una de ellas tiene sus ventajas y desventajas:
La luz incandescente es la más antigua en uso, más rica en infrarrojos, emite

más calor, son los focos de uso doméstico en general. La luz fluorescente es
más rica en UV y más fría. El principal problema de la luz incandescente es
el calor y de los tubos fluorescentes, la radiación.
Se puede optar por la luz fluorescente, pero es recomendable la utilización de

filtros absorbentes de radiación.
Los cortocircuitos, que pueden derivar en incendios, tienen su origen en

instalaciones eléctricas deficientes y cableados que no responden a normas
10 Insectos depredadores del papel

de Bolivia
establecidas, de ahí que es importante tomar todas las previsiones al realizar

este tipo de instalaciones.
5.2.4. Otros Factores
Un factor que debe ser considerado para contribuir a la conservación de los

documentos es el polvo. Para evitar el polvo interior producido por
disgregación del piso a causa de pisadas, transporte mecánico de
documentos, etc., éste será de materiales de desgaste mínimo. Son muy
convenientes los materiales plásticos como el vinil o linóleo. No es
recomendable pisos alfombrados en áreas de depósito.
Si se dispone de los recursos necesarios, se debe habilitar un ambiente

destinado específicamente a la fumigación de documentos, éste tendrá como
principal característica la facilidad de ventilación.
5.3. Restauración
Se entiende por restauración a la tarea de devolverle su estado original a un

documento. Dadas las condiciones del CEDOCA la frecuente circulación y la
cantidad de documentos es muy difícil hacer un trabajo riguroso y completo
de restauración. Pero es importante tomar en cuenta las siguientes
recomendaciones:
 Lo primero es no hacer daño al documento, no emplear materiales que

en vez de reparar algún daño se convierten en fuentes de mayor
deterioro, ejemplo, la cinta adhesiva o “Scotch” tiene componentes
químicos que con el transcurrir de los años deteriora el papel y
prácticamente “borra los textos”.

de Bolivia
 Un principio esencial que se debe aplicar es el de la abstención. No

proceder a un trabajo supuesto de "restauración" sin antes conocer los
elementos y herramientas adecuadas para cumplir dicho propósito.
 Se debe retirar de los documentos, en la medida de lo posible, todo

tipo de objetos metálicos que ocasionen con el transcurso del tiempo
oxidaciones y evitar los sellos en partes escritas de los documentos.
Para reparar algunos daños de los expedientes se puede emplear:
 Hilo, engrudo de arroz o carpicola, papel seda (es recomendable el

papel de restauración tisú o tissue 11, muy escaso en el mercado
nacional) y otros similares.
5.4. Medidas de Seguridad y Recomendaciones Técnicas
Es fundamental la implementación de medidas de seguridad para el

resguardo de la documentación y medidas específicas para la prevención de
incendios. Existen en el mercado una serie de sistemas efectivos para
prevenir catástrofes de este tipo.
En general, se deben tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:
 En cuanto a la infraestructura y mobiliario, se deben considerar los

materiales a ser utilizados. Se optará preferentemente por estantes
metálicos y piso sintético (linóleo) para los depósitos.
 Contar con un sistema de renovación de aire o por lo menos con

extractores de aire.
11 Papel con bajo nivel de acidez, especialmente fabricado para la restauración de documentos

de Bolivia
 Contar con, por lo menos, dos extintores y ubicarlos en lugares

accesibles.
 No se deben instalar los estantes pegados a las paredes en lugares

susceptibles de humedad.
 Se debe evitar el uso indiscriminado de sellos o bolígrafos en los

procedimientos de ordenamiento o identificación de los documentos.
 En la medida de lo posible, se evitará el uso de objetos metálicos para

atar documentos.
 En ningún caso se utilizarán cintas adhesivas para reparar desgarros de

documentos, principalmente en espacios con texto.
 Para la restauración se utilizarán preferentemente los siguientes

insumos: papel japonés o papel tisú u otro que no presente grados
elevados de acidez; hilos y agujas.
 Previo a su archivo, se deben extraer los objetos metálicos de los

documentos, tales como grapas o alfileres.
 A futuro y dependiendo del flujo de usuarios, es recomendable contar

con un sistema de código de barras para evitar eventuales
sustracciones de documentos.

de Bolivia
SEGUNDA PARTE

de Bolivia
CAPÍTULO I
NATURALEZA Y FUNCIONES
Artículo 1
Naturaleza del CEDOCA
El CEDOCA es una Unidad de Información especializada en calidad
ambiental, que brinda servicios a las diferentes instancias y usuarios de la
DGMACC y usuarios externos en cumplimiento de los Artículos 15 y 16 de
la Ley de Medio Ambiente y en aplicación de la Constitución Política del
Estado Plurinacional. Las políticas de información responden a lineamientos
institucionales del Ministerio de Medio Ambiente y Agua.
Está constituido por todos los fondos documentales que se constituyen en

patrimonio de la DGMACC y del Estado boliviano. Los fondos de los
Archivos Ambientales y de Gestión provienen de las actividades y las
funciones que desarrolla la DGMACC de acuerdo a lo establecido en la Ley
de Medio Ambiente y demás disposiciones ambientales vigentes. El fondo
bibliográfico está especializado en Medio Ambiente y es producto de las
diferentes adquisiciones, según lo estipulado en el Manual de Procedimientos.
Artículo 2
Funciones del CEDOCA
El CEDOCA tiene las siguientes funciones:
 Recibir los fondos documentales de las Actividades, Obras o
Proyecto que solicitan una Licencia Ambiental en cumplimiento de la
normativa ambiental vigente.
 Procesar, conservar y difundir los fondos archivísticos y bibliográficos
de acuerdo con las normas establecidas en el Manual de
Procedimientos.
 Ofrecer información sistematizada a los técnicos que procesan las
diferentes AOP´s para su respectiva emisión de Licencias Ambientales
 Ofrecer servicios de información ambiental a usuarios internos y
externos.
 Participar en programas y convenios que tengan como objetivo el
mejorar sus propios servicios, integrarse en redes y sistemas de

de Bolivia
información que potencien sus objetivos y cualquier otra acción

encaminada a la optimización de recursos y servicios.
CAPÍTULO II
POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS
Artículo 3
Dependencia administrativa
El CEDOCA depende administrativamente de la Dirección General de Medio

Ambiente y Cambios Climáticos y de la autoridad funcionalmente superior.
Artículo 4
Órganos de administración
Los órganos de administración del CEDOCA serán de dos tipos:
a) Órgano unipersonal: Responsable del CEDOCA

b) Órgano institucional: Dirección General de Medio Ambiente y Cambios
Climáticos
Artículo 5
Organización interna del CEDOCA
El CEDOCA estará estructurado en tres niveles: nivel de decisión, nivel

ejecutivo y nivel técnico.
Artículo 6
Nivel de decisión
El nivel de decisión máxima del CEDOCA es la DGMACC, que tiene

atribuciones para:
 Aprobar los informes narrativos de la gestión pasada del CEDOCA

 Aprobar el plan operativo anual de la próxima gestión del CEDOCA
de Bolivia
 Aprobar y modificar el Reglamento del CEDOCA

 Elegir al personal del CEDOCA
 Aprobar, en general, políticas del CEDOCA en el marco de las
políticas de información del MMAyA.
Artículo 7
Nivel ejecutivo
El nivel ejecutivo del CEDOCA estará conformado por el Responsable del

Centro. Su dedicación al CEDOCA es a tiempo completo, sus atribuciones y
obligaciones se detallan en el artículo 20 de este Reglamento
Artículo 8
Nivel técnico
Estará representado por los técnicos documentalistas que dependen del

Responsable. Su dedicación al CEDOCA es a tiempo completo. Sus
funciones son detalladas en el Artículo 20 del presente Reglamento
Específico.
CAPÍTULO III
PROCESOS TÉCNICOS
Artículo 9
Procesos técnicos del CEDOCA
Se consideran Procesos Técnicos del CEDOCA a todas las tareas de

procesamiento documental detalladas en el Manual de Procedimientos y se
darán estricto cumplimiento de las mismas.
Artículo 10
Asignación de códigos
La documentación del Archivo Ambiental, Archivo de Gestión y Biblioteca
del CEDOCA debe ser codificada de acuerdo a lo establecido en el Manual de
Procedimientos.

de Bolivia
Artículo 11
Clasificación y catalogación
Los sistemas de Clasificación y Catalogación a ser aplicados en los

documentos del Archivo Ambiental, Archivo de Gestión y Biblioteca del
CEDOCA deben guardar estricta relación con lo establecido en el Manual de
Procedimientos.
Artículo 12
Registro en base de datos
El registro de información en la base de datos lo realizará el Responsable del
CEDOCA o los técnicos bajo la supervisión del mismo. El Responsable es
quien administra la base de datos y supervisará cualquier modificación. La
introducción de información en la base de datos se realizará según lo
estipulado en el Manual de Procedimientos.
Artículo 13
Archivo y almacenamiento
Los documentos del Archivo Ambiental, Archivo de Gestión y Biblioteca

serán archivados y almacenados de acuerdo a lo establecido en el Manual de
Procedimientos.
CAPÍTULO IV
INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO
Artículo 14
Infraestructura
La infraestructura del CEDOCA responderá a las necesidades de

almacenamiento de los fondos documentales almacenados en sus tres áreas y
a las necesidades de servicios de información establecidos en el Manual de
Procedimientos. Estará dividida en tres áreas: área de depósitos, área de
servicios internos y área de atención al público o sala de lectura.

de Bolivia
Artículo 15
Mobiliario y servicios
Para su funcionamiento, el CEDOCA debe ser dotado de mobiliario y
servicios mínimos en conformidad a lo señalado en el Manual de
Procedimientos.
Artículo 16
Seguridad
Se contará con dos extintores que deben ser ubicados en lugares accesibles
para afrontar eventuales emergencias y se aplicarán todas las medidas de
seguridad detalladas en el Manual de Procedimiento.
CAPÍTULO V
RECURSOS HUMANOS
Artículo 17
Personal del CEDOCA
El CEDOCA precisa para su funcionamiento: Un Documentalista o

Bibliotecólogo, quien será el responsable de dirigir el CEDOCA y dos o más
técnicos de apoyo, dependiendo del grado de crecimiento.
Artículo 18
Perfil del Responsable del CEDOCA
El Responsable del CEDOCA debe cumplir con el siguiente perfil:
 Licenciatura en Ciencias de la Información, Bibliotecología o
similares
 Experiencia en organización de Archivos y Bibliotecas
 Experiencia mínima de tres años en administración de Unidades de
Información (Bibliotecas y Archivos)
 Experiencia en la atención de usuarios
 Experiencia en diseño de bases de datos bibliográficas
de Bolivia
 Conocimiento de Internet
 Conocimientos sobre la Legislación Ambiental
 Conocimiento sobre Legislación Archivística
Artículo 19
Perfil de los técnicos del CEDOCA
Los técnicos tienen el siguiente perfil:

 Estudiante de la Carrera de Bibliotecología (No excluyente)
 Conocimiento de la Legislación Ambiental
 Experiencia en registro de información en base de datos
 Experiencia en organización de documentos de Archivo
Artículo 20
Funciones del Responsable
El Responsable o la Responsable del CEDOCA será nombrado/a, según la
normativa vigente y los requisitos señalados en el presente reglamento.
Corresponde al Responsable del CEDOCA las siguientes funciones y
atribuciones:
 Representar al CEDOCA al interior y al exterior de la DGMACC
 Aplicar las políticas definidas para el CEDOCA
 Ejecutar el Plan Operativo Anual (P0A) de la gestión
 Supervisar el trabajo de los técnicos operadores del CEDOCA
 Preparar informes y los productos estipulados en el capítulo de
Servicios de Información
 Preparar el POA de la siguiente gestión para ponerlo a consideración
de la DGMACC
 Tomar a su cargo el servicio a usuarios externos
 Proponer la estimación anual de gastos del Centro de Documentación
 Organizar, gestionar y coordinar, técnica y administrativamente,
los servicios documentales
 Dirigir al personal activo del CEDOCA
 Proponer la realización de actividades que favorezcan la formación
del personal del CEDOCA.
de Bolivia
 Cumplir y hacer cumplir el Reglamento y todas las normas sobre

los servicios ofrecidos por el CEDOCA.
 Proponer y presentar convenios que tengan como finalidad la
mejora de los servicios ofrecidos por el CEDOCA.
 Supervisar los proyectos de nuevas instalaciones, equipamientos y
los programas de mejora, reestructuración o supresión de los ya
existentes.
Artículo 21
Funciones de los Técnicos
Los procesos y servicios técnicos del CEDOCA estarán encomendados a los
técnicos quienes realizarán dichas funciones y tareas derivadas de la
actividad documental que exista.
Sus funciones son:
 La clasificación del material documental
 El tratamiento físico
 La catalogación
 Almacenamiento de la documentación
 Búsqueda y ubicación de documentos en estantería
 Registro en bases de datos
 Preparar informes sobre el estado de la colección y otros, a
solicitud del Responsable.
Artículo 22
Personal voluntario y eventual
El CEDOCA podrá contar con personal voluntario y eventual para colaborar

en tareas técnicas y auxiliares y en los servicios del CEDOCA, bajo la
dependencia directa del Responsable.
Artículo 23
Capacitación
La capacitación del personal del CEDOCA, constituye una de las funciones de
importancia estratégica y, de acuerdo a sus objetivos, establecerá dos niveles de
capacitación: Técnica (Bibliotecología, Documentación, Computación y otros)
de Bolivia
y de la especialidad temática (Calidad Ambiental y afines).
Capacitación técnica es aquella que tiene por objetivo la cualificación

permanente de los recursos humanos del CEDOCA en áreas tales como:
 Procesos técnicos documentales
 Bases de datos
 Intranet e Internet
 Otros similares
Capacitación en la especialidad temática es aquella que cualifica a los

Recursos Humanos del CEDOCA en temas, tales como:
 Calidad ambiental
 Tramites ambientales
 Legislación relativa a Medio Ambiente
 Otros similares
CAPÍTULO VI
USUARIOS Y SERVICIOS
Artículo 24
Usuarios
Existen dos tipos de usuarios: usuarios internos y usuarios externos. Los

usuarios internos se dividen en: usuarios internos institucionales y usuarios
internos eventuales.
Son usuarios internos institucionales todos los funcionarios y funcionarias de

la DGMACC: personal jerárquico, personal técnico, consultores, etc.
Son usuarios internos eventuales los funcionarios o las funcionarias que no

dependen de la DGMACC y que provienen de cualquier Unidad o Área del
Ministerio de Medio Ambiente y Agua.

de Bolivia
Son usuarios externos los investigadores e investigadoras que provienen del

exterior del Ministerio de Medio Ambiente y Agua, sin distinción de clase.
Artículo 25
Capacitación
Los Servicios que el CEDOCA presta, son: préstamo en sala, préstamo a
domicilio, préstamo a oficina, servicio de referencia, diseminación
selectiva y servicio de información en línea. Los usuarios tienen acceso a
estos servicios con las observancias detalladas en los artículos 13, 14 y 15
de este Reglamento.
Artículo 26
Préstamos en sala
Consiste en préstamos de documentos en instalaciones del CEDOCA, para

cuyo fin se cuenta con un espacio específico, de acuerdo al Manual de
Procedimientos.
a) Los usuarios internos tienen acceso a este servicio de manera

irrestricta. Tanto los documentos de Archivo como los libros u otros
formatos de Biblioteca serán proporcionados de dos en dos y no
excederán los 10 documentos por día, excepto en casos de atención de
algún trámite urgente, en cuyo caso el usuario requerirá una
autorización de la Dirección del Área.
Para acceder a préstamos en sala el usuario interno tiene la obligación

de llenar el formulario de consulta para cada uno de los documentos
requeridos.
b) Los usuarios externos tienen acceso al servicio de préstamo en sala

tanto de documentos de Archivo como de documentos de la Biblioteca.
Los usuarios tienen la obligación de llenar el formulario de consulta por

cada uno de los documentos requeridos.
de Bolivia
Los documentos serán proporcionados de dos en dos y no excederán los

10 documentos por día.
Artículo 27
Préstamos a oficina
Consiste en préstamos para consultas en oficinas al interior de la DGMACC.

Estas consultas son para trabajos de análisis y evaluación técnica conforme a
funciones y especificaciones señaladas en los términos de referencia de los
funcionarios.
Los préstamos a oficina son exclusivamente para usuarios internos

institucionales quienes deben acudir al CEDOCA, hacer su solicitud y llenar el
formulario de consulta. El tiempo de préstamo no excederá los 15 días.
Artículo 28
Préstamos a domicilio
El servicio de préstamo a domicilio es exclusivamente para la documentación

de la Biblioteca, tanto para usuarios internos como para usuarios externos.
Los usuarios internos institucionales, en casos excepcionales y por motivos
justificados de trabajo, previa autorización de la Dirección, podrán acceder a
préstamos domiciliarios de documentación del Archivo Ambiental que no
excederán los dos documentos y por el lapso improrrogable de 4 días.
a) Tiempo de préstamo. El tiempo de préstamos de documentos a

domicilio no excederán los 5 días en caso de usuarios internos y 3 días
en caso de usuarios externos.
b) Cantidad de documentos prestados. Los usuarios internos y los

usuarios externos podrán solicitar un máximo de dos documentos en un
día y no podrán solicitar otros documentos mientras no devuelvan los
mismos.

de Bolivia
c) Sanciones en caso de incumplimiento. El usuario interno que

incumpla por primera vez los plazos establecidos en el presente
reglamento no podrá acceder al servicio de préstamo domiciliario por el
lapso de 1 mes. El usuario interno que incumpla por segunda vez este
plazo, será privado de este servicio por el lapso de 3 meses y, la tercera
vez, se le privará de este servicio en forma definitiva.
Los usuarios externos que incumplan este plazo no podrán acceder más
al préstamo domiciliario.
d) Sanciones en caso de extravíos o mutilaciones. El usuario interno que

extravíe un documento o mutile el mismo tiene la obligación de
devolver un documento similar en el plazo de 5 días, caso contario será
pasible a las sanciones establecidas en normas vigentes del Ministerio
de Medio Ambiente y Agua y no podrá acceder más a préstamos
domiciliarios.
El usuario externo que extravíe un documento o mutile el mismo tiene

la obligación de devolver un documento similar en el plazo de 5 días,
caso contario se le suspenderán definitivamente todos los servicios de
información del CEDOCA y podrá ser denunciado por Sustracción ante
las autoridades competentes.
Artículo 29
Requisitos para préstamos
Los usuarios internos, para acceder a cualquier préstamo de documentos,

tienen la obligación de llenar el formulario de consulta, siendo este
procedimiento el único requisito.
Los usuarios externos para acceder al servicio de préstamo en sala deben
llenar el formulario de consulta y presentar un documento de identificación.
Para préstamos a domicilio, además de llenar el formulario por cada
de Bolivia
documento, debe dejar su cédula de identidad como garantía, el mismo será

devuelto contra entrega del documento.
Artículo 30
Horarios de atención
La atención a usuarios en el CEDOCA, se realiza en el horario de 8:30 a 12:00

y de 14:30 a 18:00
------------------

de Bolivia
ANEXOS

de Bolivia
ANEXO I
GLOSARIO TÉCNICO DE
TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS Y BIBLIOTECOLÓGICOS
Acceso al documento
Obtención de un documento por parte de un usuario de la biblioteca. Se

habla de libre acceso o acceso directo cuando el usuario puede tomar el libro
de la estantería, y de acceso indirecto cuando necesita llenar antes un boletín
de pedido para que un empleado le sirva el libro desde su lugar de depósito.
Archivística
Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología,

organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el
tratamiento archivístico de sus fondos.
Archivo
En el ámbito archivístico, existen 3 acepciones: (1) Conjunto orgánico de

documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las
personas físicas o jurídicas, públicas y privadas9. (2) La institución cultural
donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de
documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y
la cultura. (3) El archivo también es el local donde se conservan y consultan
los conjuntos orgánicos de documentos.
Archivo de Gestión
Reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos

iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
mismas oficinas u otras que las soliciten.

de Bolivia
Archivo Central
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o

trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una
vez finalizados su trámite y cuando la consulta no es constante. De acuerdo a
nuestra legislación, la documentación inactiva que cumple 15 o más años de
antigüedad debe ser transferida al Archivo Intermedio.
Archivo Intermedio
Es aquél al que se transfieren los documentos de los archivos centrales. De

acuerdo a la legislación boliviana, los archivos intermedios no pueden
conservar documentos que superen los 35 años de antigüedad, cumplido este
lapso, la documentación debe ser transferida al Archivo Histórico.
Archivo Histórico
Es el destino final de la documentación inactiva. Es la institución que

conserva la documentación de valor permanente. En Bolivia, cumple esta
función el Archivo y Biblioteca Nacional con sede en la ciudad de Sucre.
Archivonomía
Parte de la archivística que estudia los archivos en los que atañe a su origen e
incrementos, y a la clasificación, acondicionamiento, catalogación y
utilización de los Documentos que los integran.
Base de datos
Es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados

sistemáticamente para su uso posterior. En este sentido, una biblioteca puede
considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y
textos impresos en papel e indexados para su consulta. Se distribuyen diversos
tipos de bases de datos: las bibliográficas, que ofrecen datos de identificación
de documentos; las numéricas o fácticas, que contienen datos objetivos de un

de Bolivia
área temática especifica; las de texto completo, que ofrecen el texto íntegro de
los documentos; las imágenes, etc.
Bibliometría
Disciplina métrica de la Bibliotecología que se apoya en métodos matemáticos

y estadísticos para calcular la extensión o medida de las bibliotecas y sus
propiedades, además para cuantificar el desarrollo de los procesos
relacionados con las bibliotecas como fenómenos sociales, así como el estudio
del volumen, desarrollo y difusión de la bibliografía científica y la estructura
social de sus destinatarios.
Biblioteca
Institución cultural donde se conservan, reúnen, seleccionan, inventarían,

catalogan, clasifican y difunden conjuntos o colecciones de libros y otros
materiales bibliográficos reproducidos por cualquier medio para su lectura en
sala pública o mediante préstamo temporal. Están al servicio de la educación,
la investigación, la cultura y la información.
Biblioteca virtual
Aquella que incorpora los avances de la realidad virtual; sus equipos de

cómputo tendrán que reflejar la tecnología de punta y las representaciones en
hipermedia serán las adquisiciones más representativas, para relacionar y
dirigir al usuario a colecciones específicas que no se encuentran en un solo
sitio, y administrando su uso remoto.
Bibliotecario / a
Persona que tiene a su cargo la colección, cuidado, ordenación, conservación,

organización, dirección y funcionamiento de una biblioteca. Desarrolla
procedimientos para organizar la información, así como ofrecer servicios para
ayudar e instruir a las personas en las maneras más eficientes para identificar y
acceder a la información que necesiten, en sus diferentes formatos (artículo,
libro, revista, disco compacto, videograbación, archivo digital, etc).
de Bolivia
Bibliotecología
Deriva de las palabras griegas biblios (Libro), teka (Caja) y logos (Palabra,
verbo). Ciencia social que abarca el conjunto sistemático de conocimientos
referentes al libro y a la biblioteca estudiando sus objetivos, principios,
contenido, sistema y leyes de desarrollo. También trata la formación y
acumulación de fondos, operaciones técnicas y utilización de riquezas
literarias en interés de la sociedad, así como la gerencia de bibliotecas
Biblioteconomía
Deriva del griego biblios (Libro), teka (Caja) y nomos (Norma). Rama de la
Bibliotecología que comprende el conjunto de conocimientos teóricos y
técnicos relativos al establecimiento, organización y mantención de la
biblioteca; la administración (política de la administración para realizar con la
mayor eficacia y el menor esfuerzo los fines específicos de la institución) y al
uso adecuado de las colecciones documentales
Catalogación
Es un proceso técnico que consiste en la descripción de un documento,

tomando en cuenta sus principales datos de referencia con el propósito de
facilitar su identificación en la estantería.
Centro de Documentación
Unidad de Información especializada que recopila, sistematiza, almacena y

difunde información existente en diversos soportes para un público también
especializado. Su objetivo es facilitar el acceso rápido y sencillo a los
documentos mediante la aplicación de tecnologías modernas..
Ciencias de la Información
Según la UNESCO, no son sólo las Ciencias de la Comunicación de las masas

(radio, TV, prensa, etc.) sino también todas aquellas que comunican a los

de Bolivia
individuos cualquier información, como la Biblioteconomía la Archivística,

las Ciencias de la documentación.
Cinemateca
Institución donde conservan los filmes para su estudio y exhibición.
Clasificación
Es la distribución de documentos o del conocimiento humano, ya sea general

o especializado, en una serie de categorías y responde a un principio
previamente establecido.
Cutter (Sistema)
El sistema Cutter es una tabla diseñada para la asignación de códigos a autores

en el proceso de clasificación de documentos bibliográficos. Este sistema
permite asignar diferentes códigos a textos que tienen contenidos temáticos
idénticos.
Descriptores
Palabra o grupo de palabras seleccionadas entre un conjunto de términos para

representar sin ambigüedad una noción contenida en un documento o en una
solicitud de búsqueda de información. Los descriptores relativos a un tema se
presentan de forma estructurada en tesauros.
Desiderata
Papeleta en la que el usuario de una biblioteca expone la conveniencia de

adquirir ciertas obras.
Documentación Activa
Todo documento que se maneja de manera frecuente dentro de las actividades

de una institución y que se genera en los archivos de oficina o de gestión.

de Bolivia
Documentación Inactiva
Constituyen los documentos que, luego de un servicio activo en los archivos

de oficina entran en receso y deben ser transferidos al Archivo Central.
Documentación Semiactiva
Documentación que pese a ingresar a un ciclo inactivo aún es consultada con

alguna frecuencia.
Documento
Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte.
Editor / a
Persona que publica por medio de la imprenta u otro procedimiento una obra.
En inglés, director de una publicación.
Editor literario
Persona que cuida de la preparación de un texto ajeno. Su tarea puede ir de la

mera revisión del texto a la redacción de una introducción, comentarios,
índices, etc.
Ejemplar
Cada una de las copias de un documento resultado de una determinada

edición de éste.
Encabezamiento
Elemento que se destaca a la cabecera de un registro bibliográfico, que sirve

para ordenarlo dentro de un catálogo y para facilitar su recuperación.

de Bolivia
Encabezamiento de materia
Término o conjunto de términos que designan o describen el asunto de que

trata un documento.
Expediente
Conjunto de Documentos que forman la historia de un asunto determinado.
Extensión
Es un esfuerzo que hace una Unidad de Información para llegar a sus usuarios,
en los casos en que, por razones de marginación topográfica, física o social, el
usuario no puede llegar a la biblioteca.
Fondo Documental
Colección de los documentos de una determinada Unidad de Información

registrada en cualquier tipo de soporte.
Formato
Forma y tamaño de un libro, un impreso, u otro tipo de documento, etc
Gestión del Conocimiento
Corresponde al conjunto de actividades desarrolladas para utilizar, compartir,

desarrollar y administrar los conocimientos que posee una organización y los
individuos que en esta trabajan, de manera de que estos sean encaminados
hacia la mejor consecución de sus objetivos.
Glosario
Instrumento en forma de diccionario, vocabularios, léxicos, listas o catálogos,

cuyo objetivo consiste en aclarar el sentido de las palabras raras, en desuso,
oscuras o técnicas a través de definiciones con palabras de la misma lengua,

de Bolivia
más claras y usuales, traducciones a otras lenguas, sinónimos o vinculados a

un tema específico.
Hemeroteca
Unidad de Información o área de la misma que colecciona, sistematiza y

difunde información registrada en publicaciones periódicas.
Museo
Institución, sin fines de lucro, abierta al público, cuya finalidad consiste en la

adquisición, conservación, estudio y exposición de los objetos que mejor
ilustran las actividades del hombre, o culturalmente importantes para el
desarrollo de los conocimientos humanos
Norma
Documento publicado con la designación de norma o especificación y otros

documentos afines que se refieren a los diferentes aspectos de la
normalización.
Normalización
Establecimiento de procedimientos y formas de trabajo consensuados, para su

aplicación en la fabricación de productos y en la prestación de servicios.
Nota
Advertencia, explicación, comentario o noticia que va fuera del texto, ya sea

al pie, al margen o al final de la obra, con oportuna llamada en el lugar del
texto a que corresponda.
Principios Archivísticos
Principios que rigen la organización de los fondos documentales. El principio

de ORDEN ORIGINAL determina el respeto a la estructura (orgánica y
funcional) en que se generan los documentos. El principio de
PROCEDENCIA consiste en el respeto de la jerarquía externa de los fondos,
de Bolivia
es decir, mantener y no mezclar los documentos producidos por una

Institución u Organismo con lo que proceden de otra Institución o de otro
Organismo, aunque los tipos documentales sean semejantes.
Procesos Técnicos
Conjunto de procesos que se realizan en una Biblioteca con el fin de

sistematizar la información registrada en los documentos para permitir un
acceso rápido y preciso.
Publicación Periódica
Publicación cuyos volúmenes o números se suceden en orden numérico o

cronológico, bajo un título común y en número indefinido. Se incluyen aquí
los diarios, revistas, anuarios, etc.
Publicación seriada
Publicación cuyos volúmenes o números se suceden en orden numérico o

cronológico, bajo un título común y en número indefinido.
Referencista
Bibliotecario de una determinada unidad de información con amplios

conocimientos sobre sus recursos documentales para ofrece servicios de
información a los usuarios.
Registro bibliográfico
Resultado escrito de la descripción de un documento. Se denomina también

asiento bibliográfico y ficha, aunque estos términos se suelen usar para
referirse a los catálogos manuales.
Registro informático
En un fichero de bases de datos, cada uno de los elementos en que se divide.

Contiene los datos de un elemento de los descritos en el fichero, dividiendo la

de Bolivia
información en campos. Generalmente es el contenido de un formulario

completo del formato escogido para la recogida de datos.
Reimpresión
Edición, por la misma editorial, de una obra, reutilizando las mismas planchas
o fotolitos de la edición anterior.
Repertorio bibliográfico
Documento secundario que recopila información sobre personas destacadas en

relación con una materia, actividad, época y/o área geográfica determinadas.
Suele presentarse en forma de diccionario.
Reseña
Documento secundario de narración sucinta sobre algún hecho notable,

acontecimiento histórico o común de un periodo determinado, en el cual
exponen los datos contenidos en los documentos primarios.
Resumen
Exposición breve y objetiva de un documento que indica el propósito del

trabajo, métodos, los resultados y conclusiones del trabajo. Puede acompañar
al documento original o incluirse en el documento que lo sustituye.
Revista
Publicación periódica ilustrada de información general no diaria.
Selección
Es el proceso mediante el cual se eligen los documentos que son considerados

de mayor utilidad en una determinada Unidad de Información. En esta tarea se
toman en cuenta principalmente el contenido, la forma (formato), el autor (o
editor) y las necesidades de la Unidad.

de Bolivia
Servicio de Referencia
Servicio de información referencial que proporciona el bibliotecario sobre

temas especializados y puntuales a requerimiento del usuario.
Signatura Topográfica
Signos, letras o cifras que se anotan en cada uno de los libros o Documentos.
Tienen la función de asignar una categoría temática y una identificación
irrepetible a un documento bibliográfico.
Soporte
Base material sobre la que se impregna la información.
Tesauro
Es un diccionario que muestra la equivalencia entre los términos o expresiones

del lenguaje natural y aquellos términos normalizados y preferentes del
lenguaje documental, así como las relaciones semánticas que existen entre
otros términos.
Cualquier medio físico que registra información
Unidad de Información
Institución que acopia, sistematiza y difunde información. Son unidades de

información las bibliotecas, archivos, museos, centros de documentación, etc.
Unidad de Instalación
Cuerpo u objeto que tiene una forma determinada y adecuada para almacenar
los documentos. Pueden ser unidades de instalación, entre otras, una caja, un
empaste, una carpeta, un archivador, etc.
Unidad Archivística
Cada una de las series está constituida por documentos singulares (pieza
documental) o por documentos compuestos que constituyen una agrupación de
de Bolivia
documentos que no deben ser separados en cuanto que responden a una

tramitación administrativa que hay que respetar.

de Bolivia
ANEXO II
FORMULARIO DE PRÉSTAMO
ARCHIVO AMBIENTAL Y DE GESTIÓN
USUARIOS INTERNOS
CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE CALIDAD AMBIENTAL (CEDOCA)

DOCUMENTO SOLICITADO
FECHA:........../………/…..…… CÓDIGO:.………………………
FA ( EEIA MOA-DAA MOA DIA MOA CD
MA ( LASP MOA DIA PPM-PASA OTRO
DESCRIPCIÓN:…………………………………………………………….………………………
……………………………………………………………………………….……..…………….…
……………………………………………………………………………….….........……………..
CANTIDAD DE DOCUMENTOS
ANILLADO ( ) ARCHIVADOR DE PALANCA ( ) CARPPETA ( ) FOLDER-file ( )
EMPASTADO ( ) LEGAJO ( ) OTRO……………………....………..... ( )
DATOS DEL SOLICITANTE
NOMBRE Y APELLIDO: ……………………………………………………………………..….…
OBSERVACIONES:……………………………………………………………………..…….…..
FIRMA

de Bolivia
ANEXO III
USUARIOS EXTERNOS

de Bolivia
ANEXO IV
MODELO
FORMULARIO DE TRANSFERENCIA
No. PROCEDENCIA SERIE DES - FECHAS UNIDAD DE CANTIDAD

DOCUMENTAL CRIPCIÓN EXTREMAS INSTALACIÓN
1 DGMACC Informes Informes 2008 -2009 Archivador de 2
de palanca
actividades
2


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MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y AGUA

VICEMIMISTERIO DE MEDIO AMBIENTE, BIODIVERSIDAD, CAMBIOS

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE CALIDAD AMBIENTAL

1.1. Marco Legal………………………………………………….. 7

CAPÍTULO II CARACTERÍSTICAS DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN

2.1. Tipología y Estructura……………………..……………… 12

CAPÍTULO III PROCESOS TÉCNICOS

3.1. Archivo Ambiental…………………………..……………… 18

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y REGLAMENTO ESPECÍFICO CEDOCA

CAPÍTULO IV SERVICIOS Y DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN

4.1. Destinatarios de la Información............................................ 36

CAPÍTULO V PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

5.1. Conservación de Documentos....…………………………... 40

CAPÍTULO I NATURALEZA Y FUNCIONES

Artículo 1. Naturaleza del CEDOCA…………………….…....….. 46

CAPÍTULO II POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS

Artículo 3. Dependencia administrativa…….………………..…… 47

CAPÍTULO III PROCESOS TÉCNICOS

Artículo 9. Procesos técnicos del CEDOCA……………..……….. 48

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y REGLAMENTO ESPECÍFICO CEDOCA

Artículo 12. Registro en base de datos……………………………. 49

CAPÍTULO IV INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO

Artículo 14. Infraestructura…………………………………..……. 49

CAPÍTULO V RECURSOS HUMANOS

Artículo 17. Personal del CEDOCA…………………………….… 50

CAPÍTULO VI USUARIOS Y SERVICIOS

Artículo 24. Usuarios…………………………………………..….. 53

Anexo I. Glosario técnico………………………………………… 59

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y REGLAMENTO ESPECÍFICO CEDOCA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y REGLAMENTO ESPECÍFICO CEDOCA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y REGLAMENTO ESPECÍFICO CEDOCA

1.1. Marco Legal

El artículo 21.6 de la Constitución Política del Estado Plurinacional, dice:

Específicamente, en el ámbito que compete al MMAyA, en el artículo 343, se

El Decreto Supremo No. 28168, regula también el acceso a la información, y

La Ley 1333 en su Título X, Capítulo I, De la participación ciudadana,

El capítulo IV en su Artículo 15, dispone la creación del Sistema Nacional de

Otras disposiciones legales que guardan relación con la gestión documental,

 LEY 1883. Crea el Archivo Nacional de Bolivia.

 DECRETO SUPREMO No. 22144. Declara de máxima utilidad y

1.2. Marco Conceptual

Los conceptos empleados en el presente Manual corresponden al ámbito las

Con referencia a la categoría y tipos documentales que forman parte de las

El conjunto de conceptos forman parte del lenguaje utilizado en cada uno de

Con la finalidad de esclarecer cada uno de los conceptos mencionados se

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y REGLAMENTO ESPECÍFICO CEDOCA

Climáticos y de Gestión y Desarrollo Forestales y, por extensión, a

Convertirse en un Centro de Documentación por excelencia, que recupere,

Las actividades del CEDOCA serán realizadas en base a los siguientes

El CEDOCA se consolidará como un Centro de sistematización y

Identificar, sistematizar, difundir y proporcionar a técnicos,

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y REGLAMENTO ESPECÍFICO CEDOCA

Por regla, el Centro de Documentación de Calidad Ambiental, CEDOCA,

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y REGLAMENTO ESPECÍFICO CEDOCA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y REGLAMENTO ESPECÍFICO CEDOCA

2.1. Tipología y Estructura

La Bibliotecología y las Ciencias Archivísticas clasifican las Unidades de

Por las características del principal fondo documental, el CEDOCA debería

Dada esta peculiaridad, independientemente de las Características del