VIDEO 1: LA NORMA DE AUDITORIAS DE SISTEMA DE GESTION.

UNE – EN ISO 19011.

LA GUIA Y REFERENCIA INTERNACIONAL PARA LA REALIZACION EIKCAZ
DE AUDITORIAS DE GESTION.
Directrices para la realización de Auditoria de Sistema de Gestión.
Frente a la versión anterior del año del año 2002 que limitaba su alcance a
sistema de gestión de calidad y medio ambiente; esta nueva versión incorpora
como gran novedad la ampliación de su alcance, siendo aplicable ahora a todos
los sistemas de gestión. Seguridad alimentaria y msds, seguridad de tecnología e
la información entre otros; sin olvidar que este alcance se centra
fundamentalmente en la realización de auditorías internas y en aquellas
auditorias que los clientes realizan a sus proveedores. Otros cambios que
encontramos que podemos encontrar también en la nueva versión son los
siguientes:
 En primer lugar; la incorporación del concepto de riesgo de auditorías; es
un concepto novedoso que también está siendo incorporado en otros
sistemas de gestión
 En segundo lugar; la descripción de los métodos de realización de
auditorías incluyendo incluso la modalidad de auditorías en remoto; la
realización de muestreo y el análisis estadísticos de los resultados,
incluso la redacción y categorización de los hallazgos de auditorías.
 Y por último y por ello no menos importante; esta nueva versión
incorpora los criterios para la determinación de las competencias de
los auditores que participan en las auditorias de sistemas de gestión
por lo tanto esta norma es ahora la guía y referente internacional para la
realización eficaz de auditorías en sistemas de gestión.
AENOR. Responsable de los centros de formación de AENOR; de los cursos de
de formación de los auditores; a lo largo de más de 20 años se han formados en
estos cursos auditores de empresa de todos los sectores de actividad. También
se forman en estos cursos auditores de AENOR; que están en proceso de
calificación, las empresas que implantan sistemas de gestión tienen en las
auditorias unas herramientas de mejoras más eficaces, no solo porque permiten
detectar no conformidades sino también porque permiten detectar oportunidades
de mejoras.
Específicamente para los auditores, la norma incorpora la información que pueda
resultar muy útil a la hora de realizar las auditorias como por ejemplo: como
seleccionar la información, como realizar las entrevistas. La norma ISO 19011 es
por lo tanto una guía que puede ayudarle a mejorar la eficacia de sus procesos de
auditoria y la competencia de sus auditores.
 VIDEO 2. CURSO DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD ISO 9001.
Vamos a iniciar una breve presentación sobre cómo realizar una auditoria interna
de calidad. Con esta presentación de GRUPO ASM CONSULTORES, pretende
dar a conocer: que es, como se desarrolla y cuáles son los objetivos de una
auditoria interna de calidad, desmitificando el concepto de auditoria como un
examen que hay que superar y que hay que olvidarnos posteriormente de los
resultados. Para esto vamos a seguir el siguiente esquema:
1. Introducción: Explicando el concepto de auditoria.
2. Se indica quien debe o puede hacer una auditoria.
3. Posteriormente desarrollamos las fases de las que consta una auditoria y
finalmente de forma breve, marcaremos consejos prácticos para el auditor.
INTRODUCCION: según ISO 9000: 2005 “la auditoria es un proceso sistemático;
independientemente y documentado, para obtener evidencias y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los
criterios de auditorías (conjunto de políticas, procedimientos o registros usados
como referencia) (ISO 9000: 2005 fundamento y vocabulario Apdo. 3.9.1)”.
Dentro del sistema de gestión la auditoria interna nos permite evaluar si el sistema
es:
 Coherente y adecuado para alcanzar los objetivos propuestos.
 Se ha implementado y mantiene de forma adecuada.
Además es siempre una opción de mejora para el auditado ya que al poner en
manifiesto nuestros puntos débiles nos permiten actuar sobre ellos.
Entender por parte del auditor la auditoria interna como una herramienta que da la
oportunidad al auditado, es importante por su correcto desarrollo. En definitiva la
auditoria nos ayuda analizar nuestra organización de una forma sistematizada,
facilitando nuestra mejora continua. Al margen de la utilidad la auditoria interna
para controlar y analizar nuestra organización; nos permite cumplir con el
Apartado 8.2.2 de la norma ISO 9001 indica que la organización debe llevar a
cabo auditorías internas a intervalos planificados para determinar si el sistema de
gestión de calidad:
A) Es conforme con las disposiciones planificadas; con los requisitos de esta
norma internacional y con los requisitos del sistema de gestión de calidad
establecidos por la organización y.
B) Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
Quien debe, quien puede hacer auditorías internas en la organización.
En principios la auditoria interna se realiza como indica su propio nombre desde el
interior de la organización a auditar siempre por alguien que no tenga
responsabilidad directa sobre el área a auditada es decir; por el responsable de
calidad y algún otro miembro con la formación adecuada, ya que nadie puede
evitar su propio trabajo; la auditoria no podría ser desarrollada por una sola
persona. En realidad son muchas organizaciones; que por falta de personal o falta
de experiencia en la realización de la auditoria o simplemente porque quieren
tener una opinión exterior realizada por expertos y sin vicios adquiridos prefieren
contratar a una consultora externa como pueden ser el grupo ACMS consultores
para realizar la misma.
PROCESO DE AUDITORIA.
PROGRAMACION: lo primero que hay que plantearse es cada cuanto es
necesario la realización de una auditoria teniendo en cuenta factores como; la
complejidad del centro a auditar, los resultados de auditorías anteriores, tipos de
procesos, disponibilidad de recursos etc. Además habrá que determinar, cuando y
quien va a realizar la auditoria: auditor o equipo auditor. Esta fase la debe
desarrollar el responsable del sistema o gerencia de manera general, lo más
habitual es realizar un mínimo de una auditoria completa anual; pudiendo variar
esta periodicidad en función de factores indicados. La programación de la
auditoria; se debe plasmar en el plan de auditoria, una vez programada la auditoria
pasamos al segundo punto.
PREPARACION: Durante esta fase el auditor asignado revisa la documentación
de la empresa y elabora el programa de auditoria, esté como mínimo debe
contener los apartados indicados a continuación:
 Alcance
 Documentación de referencia
 Fecha y lugar de realización
 Fecha y duración para cada actividad
 Identificación del equipo auditor
Una vez que se remita el plan de auditoria al habitado y este aceptado por este, ya
se puede pasar a la etapa de desarrollo de la auditoria en ciclo.
El desarrollo de la auditoria en situ se puede dividir a su vez en 4 fases:
 Reunión inicial
 Búsqueda evidencias objetivas
 Redacción de informe
 Reunión de informe
Se plantea una reunión inicial en la que se desarrollan los siguientes puntos:
 Presentación a la dirección del equipo auditor.
  Verificación de que todo el personal conoce que se va a realizar una
auditoría y su alcance.
 Confirmar el plan de la auditoria
 Explicar el proceso de auditoria
 Resolver las dudas de los auditados
BUSQUEDA EVIDENCIAS OBJETIVAS: Son registros, declaraciones de hechos
o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de auditorías y
que son verificables; los medios para recabar evidencias son:
 Revisión de registro
 Inspecciones de operaciones e instalaciones in situ
 Entrevistas con el personal
La duración de esta fase dependerá de la complejidad de la organización y se
puede documentar todas las evidencias realizadas independientemente que
constituyen desviaciones o no para fundamentar en el informe de auditoría, los
realizado y las conclusiones obtenidas. Respecto a las desviaciones detectadas, si
las hubieras Habitualmente se pueden clasificar en observaciones y no
conformidades.
OBSEVACIONES: Circunstancias, incumplimientos puntuales leves o
inadecuaciones formales. Apreciadas en la auditoria que no repercuten en el
funcionamiento del sistema y que pueden ser corregidas con facilidad.
NO CONFORMIDADES: Falta de cumplimiento de las normas estándares o
requisitos especificados tanto legales como internos.
REDACCION DE INFORME: Tras la revisión de anotaciones se complementa el
informe de auditoría; el informe al menos:
 Fecha del informe
 Identificación del equipo auditor
 Identificación de documento de referencia
 Departamento, alcance y personas o cargos auditados
 Conclusiones de la auditoria: conjunto de desviaciones y puntos fuertes
identificados.
Es importante dejar a su vez registro de las evidencias de auditorías realizadas
aunque no implique ninguna desviación ni puntos a favor.
REUNION INFORME: se debe plantear una reunión final de auditoria en in situ; en
la que participen los responsables de los departamentos implicados en la
auditoria; el objeto principal de esta reunión final es:
 Presentar el informe con las conclusiones, exponiendo desviaciones y
puntos fuertes encontrados.
  Aclarar dudas que se pueden presentar al auditor sobre lo indicado en el
informe y poder así establecer las acciones correctivas necesarias.
Una vez explicado que es auditoria y el proceso de su desarrollo; vamos a
enumerar técnicas y consejos para el auditor.
Durante el proceso de auditoria en interacción con el auditado aconsejamos al
auditor preguntar a diversos miembros de la organización preguntas de tipo: ¿que,
como quién y cuándo? Solicitar evidencias, registros, documentos, dejar
responder al auditado dando confianza a este, centrar al auditado en caso en que
deriven a otros temas gestionando el tiempo de intervención, agradecer siempre la
colaboración de los auditados. Así mismo tenemos que tener presente lo que
nunca se debe hacer en una auditoria interna:
 Hacer más de una pregunta o preguntas vagas, negativas o en
cascadas.
 Sugerir la respuesta.
 Discutir
 Conformarse con sospechas
 Buscar sistemáticamente el fallo
Es un error muy típico aceptar que el auditor siempre encuentra desviaciones. La
auditoría es una oportunidad de mejora para el auditado, no debe asustar por el
contrario debe ayudar al auditado a mejorar